Какие службы занимаются обработкой документации на предприятии

Делопроизводство и документооборот — понятия, которые многие считают синонимами, однако это не так. Делопроизводство — это все, что касается работы с документами, начиная от их создания и заканчивая передачей в архив. Здесь имеется в виду обеспечение создания документов, передачи их из отдела в отдел и хранения после выполнения своей задачи.

Под документооборотом же подразумевают движение документов, т. е. фактически это этап, который находится между созданием документа и его уничтожением или передачей в архив. Делопроизводство и документооборот на предприятии находятся в тесной связи, поскольку последний является частью первого.

Делопроизводство и документооборот: важность для организации

Неспециалистам, которые не сталкиваются с организацией работы в комплексе, может казаться, что правильное делопроизводство и документооборот на предприятии — одна из наименее важных задач. Ведь это «всего лишь бумажки», а самое главное — наладить продажи, производство или предоставление услуг. И действительно, если ваше предприятие представляет собой руководителя и 3 сотрудников, то, возможно, это справедливо. Однако чем сложнее становятся ваши бизнес-процессы, и чем больше людей вовлекаются в каждый из них, тем меньше будет эффективность без налаженного делопроизводства и документооборота. Вы вольны выбирать форму: электронную или бумажную, однако совсем без них обойтись нельзя. Ведь вам нужно:

• Организовать эффективный бухгалтерский, налоговый, управленческий учет;
• Обеспечить с помощью делопроизводства и документооборота оперативное реагирование на входящие сообщения: письма из гос.органов, жалобы клиентов, коммерческие предложения и так далее. Необходимо назначить ответственного, организовать взаимодействие различных отделов по обсуждению вопросов, которые находятся в компетенции нескольких подразделений одновременно, и контролировать скорость обработки информации;
• Обеспечить эффективную обратную связь «снизу»: обсуждение и внедрение предложений по улучшению работы, претензии подразделений друг к другу, сообщения об изменениях в процессах и тому подобное;
• Организовать с помощью делопроизводства и документооборота взаимодействие кадровой службы с бухгалтерией, хозяйственной частью, службой защиты информации на предприятии: своевременную смену кодов доступа при увольнении сотрудника, блокировки/приостановки учетной записи, обеспечение нового сотрудника оборудованным рабочим местом и необходимыми инструментами и материалами для работы;
• Организовать эффективную систему учета показателей работы и выплаты премий по их результатам;
• Организовать автоматизацию рутинных операций, ускорить обработку заявок клиентов.

И это только небольшая часть задач, которые можно решить с помощью эффективного делопроизводства и документооборота на предприятии. Кроме того, в зависимости от вида деятельности организации и размера штата задачи могут сильно отличаться и дробиться.

Делопроизводство и документооборот на предприятии: общая схема организации

Однако вне зависимости от указанных выше факторов, есть общая схема организации делопроизводства и документооборота на предприятии, этапы и задачи, которые будут присутствовать даже в самой маленькой компании.

Организация входящих потоков документов

Это документация, которая создается в других организациях и учреждениях и поступает на предприятие в бумажном или электронном виде: письма, претензии, коммерческие предложения, счета на оплату и тому подобное. В их отношении для эффективного делопроизводства и документооборота необходимо обеспечить:

• регистрацию документа, т. е. отметку даты поступления и присвоение ему входящего номера (опционально);
• передачу входящего документа в установленные графиком документооборота сроки в подразделение, которое занимается этим вопросом, или в несколько подразделений;
• регистрацию принятия документа ответственными лицами в работу;
• получение отметки об исполнении/ ответе/ принятых мерах по документу;
• передачу обработанного документа на хранение.

Организация исходящих потоков документов

Путь таких документов в делопроизводстве и документообороте предприятия обычно начинается в самом «низу» организационной структуры предприятия. После создания они проходят путь согласования и визирования в нескольких структурных подразделениях (в последнюю очередь — у руководства) и отправляются во внешние инстанции: торговым партнерам, поставщикам и покупателям, в контролирующие органы и так далее. Для исходящих документов необходимо разработать:

• назначение ответственных лиц по созданию, проверке и доработке исходящих документов в каждом подразделении;
• эффективный порядок согласования документа в различных отделах, с соблюдением определенных сроков;
• регистрацию документа при его отправке адресату.

Организация внутренних потоков документов

Это самый обширный участок делопроизводства и документооборота на крупных предприятиях. При этом часто именно их движение является наиболее неупорядоченным. Внутренние документы могут объединять в себе черты входящих и исходящих. К примеру, путь какого-то документа может начинаться от специалиста или отдела в качестве проекта, пройти согласование и визирование в вышестоящих подразделениях, поступить на подпись к руководству и уже с его разрешительной резолюцией отправиться обратно вниз — к исполнению сотрудникам определенного отдела или всего предприятия.

Поэтому для результативного делопроизводства и документооборота необходимо разработать наименее затратные по времени пути движения документов как от исполнителей «наверх» при разработке проекта документа, так и «вниз», к исполнению уже готового, а также контроль их исполнения. Нужно избегать повторной регистрации одного и того же документа, поскольку это означает потери времени и непродуктивную нагрузку на исполнителей.

Файл:

В первую очередь, толковый образец графика документооборота для учетной политики нужен отделам, которые занимаются финансами предприятия, заработной платой, кадровыми вопросами, бухгалтерией, снабжением, логистикой, а также подотчетным лицам. График документооборота — это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение. Приказ готовит, как правило, кадровая служба или юридический отдел. График документооборота. Документооборот — это создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, передача в архив. кадровой службы (фрагмент) УТВЕРЖДЕН приказом ОАО «Афиша» от 30.03.2011 № 49 ГРАФИК документооборота отдела кадров ОАО «Афиша» Главный Начальник бухгалтер юридического отдела Куликова Г.А. Куликова Федоров М.И. Федоров 23.03.2011 24.03.2011. Начальнику юридического отдела следует продумать и закрепить в графике документооборота сроки составления ответов на претензии в соответствии, например, с законом о защите Приказ готовит, как правило, кадровая служба или юридический отдел. Юридическое. Главная » Бухгалтерские документы » График документооборота в бухгалтерии. пребывание документа в определенном отделе или службе должно быть однократным Образец графика документооборота. № п/п. Наименование документа. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т-1, Т-1а). Отдел кадров. В соответствии с поданным заявлением. Одним из них является график документооборота с описанием типов используемых документов и указанием сроков их исполнения. Упрощенная схема взаимодействия между кадровой службой, бухгалтерией и финансовым отделом показана на рисунке. Организация документооборота в юридической службе. Компания-разработчик регулярно (1 раз в 1-2 месяца) выпускает новые релизы Все больше сотрудников юридических отделов и юридических фирм выбирают автоматизированное рабочее место (АРМ) для юриста. 3. Совершенствование организации документооборота в отделе обслуживания юридических лиц и корпоративных клиентов Открытого акционерного общества «Электросвязь Оренбургской области»19. — Номенклатуру дел отдела (службы); — документы для пересылки в другие организации. Юридический отдел. Одним из таких регламентов может выступать график документооборота. — Номенклатуру дел отдела (службы); — документы для пересылки в другие организации. Юридический отдел. Одним из таких регламентов может выступать график документооборота. Начальник юридического отдела следует, закрепляет в графике документооборота сроки составления ответов на претензии в соответствии, например, с законом о защите прав потребителей, сроки Приказ готовит, как правило, кадровая служба или юридический отдел. Документооборот отдела Кадров представлен на листах 5-6 графической части курсового проекта. Учет движения кадров. Анализ тестирования и подбор кадров. Составление графика отпусков. График документооборота устанавливает на предприятии рациональный документооборот Отдел по работе с персоналом, учитывая действующее законодательство и заявки работников, составляет график отпусков (форма Т-7) на следующий год в срок до 20 декабря текущего года.

Пацанский договор купли-продажи, Помпы для увеличения члена видеоинструкция, Бланк оперативного журнала для электро установок, Аренда крана ивановец 25т договор аренды, Ввс документальные фильмы прочеловека.

1. Понятие «документооборот» и его развитие. 2. Основные правила организации документооборота в организации (учреждении). 3. Схема движения и технология обработки документов. 4. Учет объема документооборота. 5. Регистрация документов. 1. Понятие » документооборот » и его развитие Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский, П.М.Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов — распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов. Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Утвержденная в 1988 году » Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения » уточнила понятие «документооборот», включив в него и операцию «подшивка документа в дело». ГОСТ Р 51141 » Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия » документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». 2. Основные правила организации документооборота в организации (учреждении) Организация работы с документами — организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Основными правилами организации документооборота являются: оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени; максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов); порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными. Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства — возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей. Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении) Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, должен быть регламентирован инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов. Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения — специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы). В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подразделение может называться по разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации. Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот. Входящие. Входящий документ — документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе. Исходящие. Исходящий документ — официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов ( например запросы в другие организации). Внутренние. Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы. 3. Схема движения и технология обработки документов 3.1. Входящие документы Документы, поступившие, в организацию начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела) (Схема № 11). Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой «лично» передаются по назначению. В организации (учреждении) обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается. Регистрируемые документы делятся на два потока: 1. Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса; 2. Документы в адрес структурных подразделений.

Схема № 11 Схема направления движения потоков входящих документов

Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока — в структурные подразделения. При централизованной регистрации все выше указанные документы поступают в канцелярию. Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя организации (учреждения) и в структурные подразделения организации. Руководству организации (учреждения) передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения). Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям. При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан, заявления и жалобы направляются в него из экспедиции. Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления в организацию (учреждение). Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям организации (учреждения) и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях. 3.2. Исходящие документы Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации (Схема № 12). В соответствии с ГОСТ Р 6.30-97, если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом «грифом согласования документа». Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом «визы согласования документа». Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился. К Схема № 12 Схема направления движения потоков исходящих документов

проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ. Целесообразно в организации (учреждении) установить порядок, при котором право подписания документов имеют не только руководитель организации (учреждения), но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции. При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными. Руководитель организации (предприятия) в праве внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку. После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. Целесообразно иметь массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки и составляются описи на почтовые отправления. Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело. 3.3. Внутренние документы Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах одной организации (учреждения). Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов. Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов. 4. Учет объема документооборота Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени. Учет объема документооборота организуется для установления: загрузки организации (учреждения), его подразделений и службы документационного обеспечения управления; потребности организации (учреждения) организационной и электронно-вычислительной технике. При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель — количество основных документов, знаменатель — количество копий. 5. Регистрация документов 5.1. Общие правила регистрации документов Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения . Следуя определению, регистрация документа — это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов. Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы — в день подписания. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству организации (учреждения) в приложении должен быть представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения. Перечень утверждается руководителем организации (учреждения), если он включает нерегистрируемую документацию всей организации (учреждения), или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется. При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел. 5.2. Индексация документов Индексация документов в делопроизводстве — это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения. Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документы при его регистрации . Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа, например: регистрационный номер 06-10/96 входящего документа включает: 06 — индекс структурного подразделения; 10 — номер соответствующего дела по номенклатуре; 96 — индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации. Исключением являются индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, приказов по личному составу и других документов), протоколов. Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа. На всех входящих документах проставляется регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа в организацию (учреждение). Место проставления штампа определено ГОСТ Р 6.30 — 97. 5.3. Формы регистрации документов и порядок их заполнения В практической деятельности, в зависимости об объема документооборота в организации (учреждении) используют две формы регистрации документов: журналы и карточки. Возможна и третья форма регистрации, с использованием персонального компьютера — автоматизированная электронная (Схема № 13).

Схема № 13 Организация контроля исполнения

В небольших организациях (учреждениях) применяют разные журналы для регистрации входящих и исходящих документов.

ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Индекс документа	Дата отправки документа	Адресат документа	Краткое содержание документа (заголовок)	Исполнитель	Номера структурного подразделения и раздела номенклатуры дел
		Администрация Тюменской области	О совместно проведении региональной конференции	Сидорова

ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Индекс (номер) документа	Дата поступления	Исходящий номер	Краткое содержание документа (заголовок)	Резолюция и кому направлен документ	Отметка об исполнении
77/ 01-03			Приглашение к сотрудничеству с редколлегией журнала «Правоведение»	Петрову С.И. Подготовить ответ до 29.03.2001	Подготовлено и отправлено письмо от 28.03.2001

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов карточная более удобная форма регистрации. Форма карточки — регистрационно-контрольная карточка, расположение в ней необходимых реквизитов для регистрации документа может быть определен в организации (учреждении) и утвержден в инструкции по делопроизводству. Бланки регистрационно-контрольной карточки могут быть изготовлены как типографским способом, так и методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек. Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом справочных и контрольных карточек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться. Бланки регистрационно-контрольной карточки должны изготавливаться типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек.

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА лицевая сторона

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
КОРРЕСПОНДЕНТ
ИНДЕКС ДОКУМЕНТА	ДАТА ОТПРАВКИ ДОКУМЕНТА	ДАТА ПОСТУПЛЕНИЯ ДОКУМЕНТА	ИНДЕКС (НОМЕР) ДОКУМЕНТА
КРАТКОЕ СОДЕРЖАНИЕ (ЗАГОЛОВОК) ДОКУМЕНТА
РЕЗОЛЮЦИЯ И КОМУ НАПРАВЛЕН ДОКУМЕНТ
СРОК ИСПОЛНЕНИЯ

оборотная сторона

ИСПОЛНИТЕЛЬ		ДАТА			ИСХОД №
КОМУ					№ ДЕЛА
КЕМ ПОДПИСАН
ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИ
РАССЫЛКА						КОЛ-ВО ЛИСТОВ
ФОНД №			ОПИСЬ №	ДЕЛО №

На верхнем поле регистрационно-контрольной карточки кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для проставления фактического исполнения документа. Карточки помещают в контрольную картотеку. Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики): 31-я ячейка соответствует максимальному числу дней в месяц; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, сроки, исполнения которых наступят в следующем месяце; в 33-й ячейке располагают карточки на неисполненные в срок документы. Карточки в картотеке располагают по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует определенная ее ячейка. Наиболее рациональным ведением контрольных операций регистрации документов является использования персонального компьютера, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения над ними контрольных операций. 5.4. Контроль исполнения документов Контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов . Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение (Схема № 14).

Схема № 14 Контроль исполнения документов

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу документационного обеспечения управления организации (учреждения). В структурных подразделениях организации (учреждения) контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство. Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя организации (учреждения). Срок исполнения документа — срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный. Типовой срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Индивидуальный срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. На документе поставленном, на контроль в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 делается отметка знаком «К» или штампом «КОНТРОЛЬ». Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составление проекта контракта, проведение делового совещания). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (согласно ГОСТ Р 6.3-97, реквизит 27 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»). Также ставится отметка и в контрольно-ревизионной карточке. Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом. ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ: 1. Дайте определение понятия «документооборот». 2. Каковы основные этапы документооборота? 3. Какие этапы обработки проходят входящие документы? 4. В какие сроки должны быть осуществлены доставка и рассмотрение входящих документов? 5. Какие документы называют исходящими? 6. Какие операции входят в состав обработки исходящей документации? 7. Какие документы называют внутренними? 8. В чем заключается особенность работы с внутренними документами? 9. Для чего и как производится учет объема документооборота? 10. Какие виды документов подлежат регистрации? 11. Какие существуют формы регистрации документов? 12. Какие документы подлежат обязательному контролю?

Регистрация предприятия представляет собой поэтапный процесс, конечным результатом которого является включение предприятия в Единый государственный реестр юридических лиц. В рамках этого процесса от лица (лиц) в уполномоченный орган поступают необходимые документы, а также оплачивается установленная государственная пошлина. По результатам рассмотрения всех документов орган (а в России это федеральный орган исполнительной власти) принимает решение о регистрации либо отказе в регистрации предприятия. Рассмотрим основные аспекты регистрации, а также раскроем содержание каждого из этапов.

Предоставление документов. Итак, для регистрации предприятия необходимо обратиться в соответствующий орган по регистрации и предоставить туда определенный пакет документов. Речь идет о следующих документах:

• заявление о госрегистрации с подписью заявителя. Все заявления заполняются в соответствии с имеющимися образцами;
• документ, подтверждающий наличие решения о создании юрлица (например, это может быть протокол, может быть договор или любой другой документ);
• устав и/или учредительный договор (необходимо предъявить подлинник либо же копию, заверенную нотариусом);
• квитанция об уплате госпошлины.

Также необходимо отметить, что для иностранных организаций, которые сами выступают в роли учредителя, обязательным является предоставление выписка из реестра той страны, в которой эти организации зарегистрированы. Такая выписка подтвердит статус организации.

Приняв документы, необходимые для регистрации предприятий, регистрирующий орган выдает расписку, которая и подтверждает факт предоставления документов. В расписке указывается весь перечень предоставленных документов и дата их получения.

Формирование уставного капитала. Данный этап регистрации может присутствовать либо нет: все зависит от той организационно-правовой формы, в которой представлено регистрируемое предприятие. Так, законодательно установлен минимальный размер капитала для акционерных обществ, обществ с ограниченной ответственностью и кредитных организаций.

Государственная пошлина. Ставки госпошлины за регистрацию юрлица установлены Налоговым кодексом России. Уплата пошлины является необходимым действием, в противном случае пакет документов попросту не будет принят.

Где регистрируют? И как долго?
Регистрация предприятия осуществляется непосредственно по месту нахождения исполнительного органа предприятия. Адрес этого органа должен быть указан в заявлении о регистрации. Если адреса такого нет, то регистрация осуществляется по иным правилам: по месту нахождения любого другого органа либо лица, которые наделены полномочием действовать без доверенности от имени предприятия.

Что касается сроков регистрации, то она, в соответствии с законодательством, проводится в течение 5 рабочих дней с того дня, как были представлены документы.

Следующий этап: принятие решения

На протяжении 5 рабочих дней регистрирующий орган должен либо зарегистрировать предприятие, либо отказать ему в регистрации.

В случае принятия положительного решения, оно само по себе выступает в качестве основания для того, чтобы в реестр было внесено новое предприятие. Соответственно, с момента внесения записи в реестр предприятие считается зарегистрированным.

В течение одного рабочего дня после регистрации исполнительный орган обязан предоставить заявителю соответствующий документ, наличие которого подтвердит сам факт внесения записи в реестр. Кроме того, в течение 5 рабочих дней орган, осуществляющий регистрацию, обязан все сведения о новом предприятии передать во внебюджетные фонды государства.

Выдача свидетельства. Что касается формы регистрации предприятия, то итоговым документом является сертификат о госрегистрации. Этот документ подтверждает тот факт, что сведения о предприятии были внесены в Единый реестр.

Случаи отказа в регистрации. На практике в определенных случаях уполномоченный орган отказывает в регистрации предприятия. Законодательство определяет перечень тех случаев, в которых допустим отказ от регистрации. К этим случаям относятся:

• Непредставление полного пакета документов;
• Представление документов не в тот орган по регистрации.

В своем решении об отказе регистрирующий орган обосновывает причину отказа и ссылается на те нарушения, которые были обнаружены и послужили причиной отказа в регистрации. Такое решение высылается заявителю, который может обжаловать через суд действия уполномоченного органа.

Если же порядок регистрации предприятия не будет нарушен, то, в конечном итоге, будет выдан сертификат.