ГОСТ правила оформления документов

Содержание

Оформление контрольной по образцу

Контрольная работа – составной проект, поделенный на несколько частей. Речь идет об обязательных структурных элементах, присущих практически любой письменной работе, которую выполняет студент. Самым первым в списке идет титульный лист. При прочтении информации преподаватель узнает о том, чья перед ним работа и какому вопросу посвящена. Перелистываем страницу – содержание. Необязательно скрупулезно читать каждую страницу. Чтобы оценить охват темы, достаточно ознакомиться с оглавлением. Оно соответствует плану работы.

Далее – основная часть, самая важная и содержательная. Если информации много, целесообразно разделить её на разделы или главы. Деление на параграфы для контрольных работ не актуально – такая особенность характерна для курсовых и дипломных проектов.

Когда студент рассмотрел поставленные перед ним вопросы, он делает выводы. О том, все ли задачи выполнены, в каком объеме и с каким результатом, можно указать в заключении. После этого раздела следует список литературы с перечислением использованных источников. Завершающий раздел – приложения (если есть).

Контрольная работа: примеры оформления

Проверочные работы обязательно имеют титульный лист. Не имеет значения, в каком вузе вы учитесь, в методических рекомендациях всегда есть упоминание о титульном листе. Это обложка контрольной, курсовой, диплома – любого письменного проекта. Достаточно взглянуть на первую страницу, чтобы узнать о том, где учится автор, как его зовут, кто курирует проект, когда и где была написана работа, какому вопросу она посвящена. Оформляя титульный лист, вы должны указать:

  1. полное наименование учебного заведения (в большинстве случаев требуется упомянуть факультет) – располагается сверху по центру;
  2. тема работы – утверждается преподавателем, находится посередине листа, начинается со слов «контрольная работа на тему…»;
  3. ФИО студента и куратора проекта – этой информации выделен правый нижний угол (используется выравнивание текста по правому краю);
  4. Город выполнения работы и год – указывается по центру в самом низу.

Если ознакомиться с образцами контрольных, можно заметить еще один важный пункт – наименование предмета, по которому студент готовит работу. При наличии сомнений относительно оформления скачайте шаблон и заполните недостающие поля актуальной информацией.

Как писать контрольную работу заочникам по примерам? Сначала ознакомьтесь с содержимым домашнего задания. Любой проект состоит из нескольких частей. Чем он объемнее, тем больше разделов и подразделов. В контрольной работе их минимум. Однако без обязательных элементов дело не обошлось. Речь идет о введении, основной части, заключении, списке литературы и, конечно же, содержании.

Оглавление оформляется на отдельной странице, которая следует сразу после титульного листа. После заголовка «Содержание» студент перечисляет названия основных разделов работы с номером страниц, на которых они располагаются. Если глава имеет название, оно указывается в оглавлении наравне с порядковым номером раздела. То же касается и приложений. Обратите внимание: самого содержания в перечне нет – это лишняя информация.

Чтобы оформить данный раздел, воспользуйтесь планом контрольной работы и уже готовым текстом. Оглавление можно оформить только тогда, когда всё сделано. Чтобы вручную не выставлять номера страниц, вписывать названия заголовков, оформляйте их в соответствующем стиле, а затем воспользуйтесь функцией автособираемого оглавления, если пишите работу в программе Word.

Введение

Введение – это аннотация работы. Студент ставит цель, разбивает её на мелкие задачи, перечисляет использованные источники, обосновывает актуальность вопроса и плавно подводит читателя к основной части проекта. Многие преподаватели вчитываются во введение, но основную часть даже не смотрят – лишь пролистают несколько страниц. Вот почему так важно уделить внимание началу. Старайтесь излагать информацию четко, разложите проблемы по полочкам. Но не размахивайтесь на большой объем, всё-таки не диплом пишете – 1-2 страниц достаточно. Воспользуйтесь примером оформления, чтобы поразить преподавателя с первых страниц, причем не только содержимым.

Если вы не знаете, как написать введение к контрольной работе, вам некогда вникать в нюансы оформления домашнего задания, поручите написание проекта нам. Самостоятельное написание – это, конечно же, хорошо, но в некоторых ситуациях легче воспользоваться 10-процентной скидкой и получить грамотно написанную работу по заданной теме.

Основная часть и заключение

Как оформить контрольную работу в институте по образцу, чтобы получить положительную отметку и зачет по предмету? Уделите пристальное внимание содержанию работы: используйте актуальную и достоверную информацию. Не забудьте об оформлении, придерживайтесь установленного объема: основная часть размещается на 10-12 страницах. Именно такие цифры предусмотрены действующим ГОСТом. Что касается шрифта, у студента есть 2 варианта:

  • Times New Roman;
  • Arial.

Но в обоих случаях установлен размер 14 пт. Чтобы обозначить заголовки и подзаголовки, используйте полужирное начертание. Основная информация таких манипуляций не требует: начертание обычное. Между двумя строчками допускается одинарный или полуторный интервал.

В примере контрольной работы для заочников есть заключение. Это завершающая часть домашнего задания. Студент рассмотрел поставленный перед ним вопрос с разных сторон, познакомился с различными точками зрения и на основе полученной информации сделал выводы. У многих заочников введение и заключение вызывают массу вопросов. Эти разделы пишут после того, как основная часть готова. Если во введении студент ставит цель и определяет задачи, то в заключение (объем – 1-2 страницы) их перечисляет вновь, обращая внимание преподавателя на проделанную работу.

Оформление списка литературы

При оформлении контрольных работ для заочников образец списка литературы поможет вам расставить источники в правильном порядке. Без этого раздела не обходится ни одно задание. Студент берет информацию из книг, учебников, исторической литературы, монографий, диссертаций, нормативных документов и даже с сайтов. Если в тексте встречаются цитаты, на них обязательно должна быть ссылка. Студент делает сноску прямо на странице, внизу которой указывает информацию об источнике. И так – по всей работе. Общий же список литературы оформляется отдельным разделом после заключения и выводов по теме.

Большинство ошибок студенты допускают именно в списке использованных источников. Следуйте методическим рекомендациям вуза, в которых наверняка есть пример оформления данного раздела. Обычно источники делятся на несколько групп: нормативно-правовые акты, учебная литература и монографии, периодические издания и интернет ресурсы. Студентам-юристам нужно быть предельно внимательными, так как группа с нормативно-правовыми актами заполняется в строго определенном порядке: сначала международные акты и конвенции, затем высший законодательный акт страны (Конституция), далее законы, подзаконные акты и так далее – по мере снижения юридической значимости документа.

Дополнительный материал

Правила оформления контрольной работы для заочника допускают использование дополнительного материала. Чтобы обозначить уровень понимания заданной темы, студент вправе использовать графические и табличные данные. Текст разбавляют схемами и диаграммами. Часть информации легче воспринимать в виде графика, особенно при сравнении нескольких объектов. Контрольная работа не предполагает глубинных исследований поставленной проблемы, однако разбавление текстовых данных различными схемами и таблицами – хороший плюс к оценке преподавателя.

Если решили использовать дополнительный материал, правильно оформите графические данные. У каждой таблицы, схемы, диаграммы имеется числовое обозначение, например, 1.2, где:

  • первая цифра – порядковый номер графического объекта;
  • вторая цифра – номер главы, в которой используются эти данные.

Каждая схема должна иметь ссылку в тексте. Если речь идет о табличных данных, в конце предложения сделайте отсылку на таблицу, указав её порядковый номер. Только так преподаватель по ходу прочтения текста сможет наглядно ознакомиться с приведенными данными.

Кстати, некоторые студенты-технари или заочники экономического факультета вместо графиков используют формулы. Способ оформления тот же – порядковые номера обязательны.

Приложение

Требования к контрольной работе для заочников устанавливаются непосредственно вузом. Сборником правил выступают методические указания. Они содержат нормы оформления всех частей работы, в том числе приложений. Хотя этот раздел в контрольной необязателен, но допустим. В приложение студент выносит информацию, которая не подходит для содержания по формату: занимает слишком много места, является справочной, выступает в качестве доказательства. Это могут быть документы, примеры договоров, заполненные анкеты, утвержденные бланки, таблицы и графики.

Каждое приложение располагается на отдельном листе, имеет порядковый номер и название (эти сведения указываются в оглавлении). В общий объем часть с договорами, анкетами и документами не включается. Контрольная работа не требует использования большого количества дополнительной информации – это же не диплом, однако для наглядного примера пару приложений можно использовать. К тому же, теперь вы знаете, как оформить не только завершающую часть контрольной, но и все её разделы: от титульного листа до списка литературы. Ориентируйтесь на образцы и методические указания вуза, чтобы не допустить ошибок. А если разбираться в тонкостях оформления некогда, обратитесь за помощью в студенческий сервис.

Другие материалы по самостоятельному написанию контрольных работ:

  • Как быстро выполнить контрольную?
  • Как правильно работать со списками литературы и источниками информации
  • Таблицы Брадиса

Доброе время суток! Сегодня хочу затронуть тему: как оформить контрольную работу правильно и по ГОСТу: в институте, колледже, техникуме и других учебных учреждениях.

Поможем написать любую учебную работу

Это тоже очень важная тема, которую должны знать студенты, точно так же как и правильное оформление реферата и лабораторной работы.

Ну в общем, поехали…

В первую очередь определим основные требования к контрольной.

Оформление ссылок в контрольной работе по ГОСТу

Прежде всего давайте разберёмся с видами ссылок:

  1. Внутри текстовые
  2. Под строчные
  3. За текстовые

А теперь по порядочку

Внутри текстовые — располагают внутри текста, после цитаты либо в круглых скобках, указывают данные об авторе, город и т.п.

Под строчные — располагают под текстом, т.е в виде примечания, а в тексте располагают сноску.

За текстовые — располагают на отдельной странице, в виде цифр и выносят сноски.

Ну вот в принципе и все, что хотел донести до Вас по теме: Как оформить контрольную работу.

Теперь вы в курсе и знаете — как оформить контрольную работу. Оставляем свои комментарии и делимся с друзьями в социальных сетях! До новых встреч!

Поможем написать любую учебную работу

С уважением Алексей!

Являюсь администратором данного сайта и по совместительству автором, в свободное время пишу статьи связанные с тематикой сайта. В 2015 году заинтересовался сайтостроением и заработком на нем. Изучил множество различных курсов, фотошоп, основы html, seo и другие. Самостоятельно научился писать оптимизированные тексты, в связи с этим заинтересовался тематикой сайта. И теперь уже не остановить ))

Предыдущая запись Как написать курсовую работу самостоятельно, правильно и быстро, без плагиата Следующая запись Как выглядят и существуют ли русалки на самом деле?

ГОСТ Р 6.30-2003: Требования к оформлению документов

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Москва


Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.

ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России.

2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.

3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

Дата введения 2003-07-01

1 Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, от­носящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее — документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспро­изведением Государственного герба Российской Федерации.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов — в приложении Б.

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

2 Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

Издание официальное

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

3 Требования к оформлению реквизитов документов

3.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соот­ветствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Феде­рации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

3.2 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3.3 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

3.4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и орга­низаций (ОКПО).

3.5 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.6 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.7 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

3.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государст­венным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

3.9 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

3.10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

3.11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

3.12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

3.14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

3.15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Минюст России
Департамент информатизации
и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору
ОАО «Северные регионы»
В.А.Лагунину

или

АО «Электроцентромонтаж»
Главному бухгалтеру
В.М.Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов
Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору
Издательского дома
«Медиадом»
Н.В.Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.
ул.Садовая, д.5, кв.12,
г.Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264

3.16 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО «Ростекстиль»
Личная подпись _______В.А.Степанов
Дата

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АО «Электронные технологии»
Личная подпись _______ Л.В.Кузнецов
Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверж­дения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания
акционеров от 05.04.2003 N 14

или

УТВЕРЖДЕНО
приказом ВНИИДАД
от 05.04.2003 N 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

3.17 Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Н.В.
Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект
договора с Консалтинговой группой
«ТЕРМИКА» к 05.10.2003
Личная подпись
Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

3.18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

3.19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

3.20 Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах едино­началия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразде­лений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

3.21 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2
к приказу Росархива
от 05.06.2003 N 319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
к приказу Минздрава России
от 05.06.2003 N 251

3.22 В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации региональных предприятий

Личная подпись

А.А.Борисов

или на бланке:

Вице-президент

Личная подпись

А.А.Борисов

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор
ЗАО «Партнер»

Личная подпись

Н.А.Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института

Личная подпись

М.В.Ларин

Главный бухгалтер

Личная подпись

З.В.Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора
по научной работе

Заместитель директора
по научной работе

Личная подпись

Ю.Г.Демидов

Личная подпись

К.И.Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии

Личная подпись

В.Д.Банасюкевич

Члены комиссии

Личная подпись

А.Н.Сокова

Личная подпись

А.С.Красавин

Личная подпись

О.И.Рысков

3.23 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись

А.Г.Грязнова

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 05.06.2003 N 430-162

или

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Правления
Российской государственной
страховой компании «Росгосстрах»
от 05.06.2003 N 10

3.24 Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись

А.С.Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись

А.С.Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

3.25 Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

3.26 При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Инспектор службы кадров

Личная подпись

Т.С.Левченко

Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

3.27 Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А.Жуков

924 45 67

3.28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.29 Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

3.30 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), простав­ляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

4 Требования к бланкам документов

4.1 Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов — А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

4.2 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

4.3 Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

4.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).

4.5 Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

— центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

— флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

4.6 Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа.

4.7 Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

4.8 Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

4.9 При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.


ПРИЛОЖЕНИЕ А (справочное)

СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
Рисунок А.1 — Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рисунок А.2 — Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

ПРИЛОЖЕНИЕ Б (справочное)

ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

Рисунок Б.1 — Образец общего бланка организации

Рисунок Б.2 — Образец углового бланка письма организации
Рисунок Б.3 — Образец продольного бланка письма организации
Рисунок Б.4 — Образец продольного бланка письма должностного лица

Рисунок Б.5 — Образец бланка конкретного вида документа организации


>Правила оформления документов в делопроизводстве

Основные изменения, вошедшие в новый стандарт

Для создания документации можно использовать только шрифты:

  • Times New Roman № 13, 14;
  • Arial № 12, 13;
  • Verdana № 12, 13;
  • Calibri № 14.

Меньший размер шрифтов новый ГОСТ разрешает использовать только в таблицах.

С 01.07.2018 документация может содержать герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования. Теперь нормативно закреплено и место расположения данного реквизита. Он размещается в середине верхнего поля бланка над реквизитами организации, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Кроме того, ранее обязательные реквизиты ОРГН, ИНН, КПП, код ОКВЭД теперь располагаются в реквизите «Справочные данные об организации».

Появился «Гриф об ограничении доступа к документу». Он проставляется в правом верхнем углу первого листа.

При указании адресата разрешается использовать сокращения «г-ну» (господину) и «г-же» (госпоже) перед фамилией должностного лица, а также указывать электронный адрес в случае, если письмо отправляется по факсу или электронной почте.

Также ГОСТ содержит указание на недопустимость проставления косой черты (слэша) или надписи «за», когда бумаги подписывает лицо, замещающее руководителя. Изменения в таком случае вносятся от руки или с использованием штампа.

В споре, как же правильно ставить печать, можно ли закрывать часть подписи печатью, поставлена точка. В новом ГОСТе указано, что печать организации проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

Вопросы ведения электронного документооборота также освещены в ГОСТе.

Классификация документов в делопроизводстве

Все бумаги в делопроизводстве классифицируются в зависимости от их назначения:

  • организационно-распорядительные (уставы, решения, приказы по основной деятельности);
  • справочно-информационные (справки, телеграммы);
  • по личному составу (трудовые договоры, приказы по личному составу, заявления).

Отдельное внимание следует уделить регистрации входящих документов в делопроизводстве.

Для регистрации входящего письма вверху бланка, справа или слева ставится порядковый номер и дата приема. Выглядит это так: «Вх. № 152 от 02.02.2017». Затем в журнале регистрации входящих писем записывается этот номер, информация: от кого и кому адресовано письмо, о чем оно, а также кому письмо передано в работу после визирования его руководителем. Оригиналы и копии писем подшиваются в соответствующие папки. Таким же образом регистрируются исходящие письма (пример: «Исх. № 152 от 29.05.2017») и другая документация.

Регистрация входящих документов в делопроизводстве позволяет быстро найти в журнале (или электронной таблице) нужный документ и определить ответственное за его исполнение лицо.

Порядок оформления бухгалтерских документов

Поступившие в бухгалтерию первичные документы до записи в регистры бухгалтерского учета подвергаются обработке, которая проводится в три этапа:

— формальная проверка — проверяется правильность оформления документов: полнота заполнения всех реквизитов, наличие и подлинность подписей должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и за оформление документов, четкость и разборчивость заполнения документа;

— арифметическая проверка предусматривает проверку правильности арифметических подсчетов итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей;

— проверка по существу заключается в установлении законности и экономической целесообразности хозяйственных операций, отраженных в документах с учетом особенностей функционирования экономического субъекта.

Неправильные оформленные документы не имеют юридической силы, а отраженные в них хозяйственные операции считаются недействительными.

После проверки бухгалтерские документы подвергаются обработке, т.е. их регистрации, таксировке, группировке и контировке.

Таксировка (расценка) — предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель.

Группировка — подбор документов, однородных по экономическому содержанию.

Контировка — указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа.

После окончательной обработки документы подшиваются в папки и передаются на хранение в текущий архив, чем обеспечивается их сохранность и удобство хранения.

6.2 Классификация бухгалтерских документов

Все многообразие документов, оформляемых организацией, принято группировать, т.е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: по назначению, по объему содержания, по содержанию хозяйственных операций, по способу отражения операций, по месту составления, по способу обработки (Рисунок 13).

Рисунок13 – Классификация бухгалтерских документов

По назначению бухгалтерские документы делятся на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции, но не подтверждают факт ее совершения. Например: приказы руководителя на командировку, платежное поручение, доверенность на получение материальных ценностей и др.

Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Например: приходный кассовый ордер, акт приемки – передачи основных средств, требование на отпуск материалов в производство, накладная на получение материальных ценностей от поставщика, платежная ведомость и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются, если для записи хозяйственной операции нет других документов или при обобщении и обработке распорядительных и оправдательных. Например: справки бухгалтерии, накопительная ведомость, мемориальные ордера, разные виды бухгалтерских расчетов и др.

Комбинированные документы – документы, которые одновременно являются и распорядительными, и оправдательными. Например: расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости, авансовые отчеты и др.

По объему содержания бухгалтерские документы делятся на первичные и сводные.

Первичные документы составляются на каждую хозяйственную операцию в момент ее совершения. Например: чеки, кассовые ордера, акты, платежные требования и др.

Сводные документы обобщают показатели, взятые из первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Например: реестры, авансовые отчеты, кассовая книга, отчеты о движении материальных ценностей, накопительные ведомости и др.

По содержанию хозяйственных операций бухгалтерские документы делятся на материальные, денежные, расчетные.

Материальные документы — документы, которыми оформляют операции по движению ТМЦ. Например: акты приемки – передачи основных средств, приходный ордер, накладные и др.

Денежные документы служат основанием для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами. Например: платежные поручения, чеки, и др.

Расчетные документы служат основанием для оформления расчетных взаимоотношений со своими контрагентами. Например: счета – фактуры, платежные поручения и др.

По способу отражения хозяйственных операций бухгалтерские документы подразделяются на разовые и накопительные.

В разовых документах отражается одна хозяйственная операция. Например: кассовые ордера, счет-фактура, требование-накладная и др.

Накопительные документы оформляются в течение определенного периода времени, путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. Например: лимитно-заборные карты на отпуск материалов, реестры, ведомости и др.

По месту составления документы группируются на внутренние и внешние.

Внутренние документы оформляются непосредственно экономическим субъектом. Например: кассовые ордера, акты, накладные и др.

Внешние документы поступают в организацию со стороны. Например: счета-фактуры поставщиков, выписки банков, платежные требования и др.

По способу обработки документы подразделяются на обрабатываемые вручную или с применением вычислительной техники

6.3 Организация документооборота. График документооборота

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции в бухгалтерском учете должны оформляться оправдательными первичными документами. При этом существует определенный порядок движения таких документов, который может быть установлен как законодательными или нормативными актами (например, бухгалтерским и налоговым законодательством в части сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности, постановлениями Центробанка России (касательно кассовых и банковских операций, подотчетных сумм) и др.), так и внутренним распорядительным документом.

Документооборот — это движение первичных документов от момента создания их или получения их от других организаций, до передачи в архив. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.

Правила документооборота утверждаются в составе учетной политики организации по бухгалтерскому учету (пункт 5 ПБУ 1/2008).

Каждое предприятие самостоятельно определяет правила своего документооборота.

Общая схема документооборота включает в себя следующие позиции:

1) первичные документы;

2) учетные регистры;

3) бухгалтерская и налоговая отчетность;

4) график документооборота;

5) хранение документов.

График документооборота — это индивидуально разработанная схема взаимодействия всех его подразделений от момента создания (получения) документа до момента его передачи в архив (в места хранения). Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.

За его основу берется перечень работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. График документооборота составляется в виде таблицы, на основе которой, в случае необходимости, могут быть созданы разного рода схемы и графики.

График документооборота должен предусматривать оптимальное количество подразделений и обрабатывающих его лиц и время работы над ним. Разрабатывает график документооборота главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.

Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово — экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а, если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

3) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

4) обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа:

— таксировка (расценка) — предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

— группировка — подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей;

— контировка — указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определяется в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетаются. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Правила ведения бухгалтерского учета предусматривают срок хранения первичных документов в течение пяти лет.

В соответствии со ст.17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изменениями от 01.01.2011 г.) организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Примеры сроков хранения документов:

— годовые отчеты и отчеты по финансированию, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению отчетов и балансов – в течение десяти лет;

— документы об инвентаризации, документы о проведении документальных ревизий и контрольно – ревизионной работы, акты проверки кассы, правильности взимания налогов и др. — в течение пяти лет;

— доверенности на получение денежных сумм и материальных ценностей – в течение пяти лет;

— паспорта зданий, сооружений и оборудования – в течение пяти лет;

-договоры, соглашения, договоры о материальной ответственности – в течение пяти лет;

— лицевые счета работников, личные дела – 75 лет.

Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.

6.4 Инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учета

Инвентаризация является одним из основных элементов ме­тода бухгалтерского учета, а также методическим приемом фак­тического контроля при проведении ревизии, аудита и др. В соответствии со ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и доку­ментально подтверждаются их наличие, состояние и правиль­ность оценки.

Инвентаризация- это определенная последовательность практических действий по документальному подтверждению на­личия, состояния и оценки имущества и обязательств организации с целью обеспечения достоверности данных учета и отчетности.

Правила проведения инвентаризации определены в Методи­ческих указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.95г. №49.

Сущность инвентаризации состоит в том, что наличие тех или иных объектов устанавливается с помощью их визуального изучения путем осмотра, обмера, взвешивания и пересчета. При инвентаризации данные наличия хозяйственных средств фиксируются в инвентаризационных описях и в сличительных ведомостях сверяются с данными бухгалтерского учета с целью установления (выявления) недостач или излишков средств. Инвентаризации подергаются также дебиторская и кредиторская задолженности организации с целью установления их достоверности. При помощи инвентаризации устанавливают состояние и правильность оценки имущества в бухгалтерском учете и отчетности.

В соответствии с п.1.4 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств основными целями инвентаризации являются:

— выявление фактического наличия имущества (как соб­ственного, так и не принадлежащего организации, но чис­лящегося в бухгалтерском учете) в целях обеспечения его сохранности, а также неучтенных объектов;

-определение фактического количества материально-про­изводственных ресурсов, использованных в процессе производства;

— сопоставление фактически полученных данных о нали­чии имущества в натуре с данными аналитического и син­тетического учета (выявление излишков и недостач);

— проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их ры­ночной стоимости и фактического физического состояния;

— проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных акти­вов, а также правил и условий хранения товарно-матери­альных ценностей, ценных бумаг, денежных средств.

Количество, порядок и сроки проведения инвентаризаций определяет руководитель организации, кроме тех случаев, когда ее проведение обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

— при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муни­ципального унитарного предприятия;

— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

— при смене материально ответственного лица;

— при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

— в случае стихийного бедствия, пожара или других чрез­вычайных ситуаций, вызванных экстремальными усло­виями;

— при реорганизации или ликвидации организации;

— в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

В иных случаях инвентаризация может устанавливаться ру­ководителем, который и будет определять ее круг и сроки проведения.

Организация с учетом специфики своей деятельности и за­дач, которые необходимо решить в ходе инвентаризации, исполь­зует различные виды инвентаризации.

По периодичности проведенияв соответствии с учетной политикой организации различают плановую и внеплановую ин­вентаризацию.

Плановая инвентаризация проводится в соответствии с пла­ном контрольно-ревизионных работ органа внутрихозяйствен­ного контроля (ревизионной комиссии, внутреннего аудита) и учетной политики организации, а также тогда, когда проведение инвентаризации обязательно согласно законодательству. К пла­новым инвентаризациям относятся также и ежегодные инвента­ризации, проводимые перед составлением годового отчета.

Внеплановые (внезапные) инвентаризации (проведение ко­торых не предусмотрено в учетной политике и плане конт­рольно-ревизионных работ, а также их проведение не носит обя­зательный характер) проводятся внешними аудиторами при про­ведении аудита (обязательного или инициативного) в данной организации, внутренними ревизорами ревизионной комиссии, аудиторами аудиторской службы, инвентаризационной комисси­ей организации при выявлении фактов нарушений законности, по сигналам персонала, при обнаружении сомнительных хозяй­ственных операций и др.

В зависимости от полноты охвата имущества и обяза­тельстваорганизации различают полную и частичную инвен­таризацию.

Полная инвентаризация — это проверка в натуре всего имущества организации и ее обязательств на определенную дату. Полная инвентаризация проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при реорганизации экономического субъекта и т.д.

Частичной (выборочной) инвентаризацией является каждая отдельная проверка в натуре объектов определенных видов. Например, инвентаризация материалов на складе, инвентариза­ция денежных средств в кассе и др.

По обязательности проведения различают инвентариза­цию обязательную и инициативную.

Обязательная инвентаризация проводится в обязательном по­рядке в соответствии с законодательством РФ, инициативная — по решению руководства организации.

Инвентаризации подлежат все виды имущества и финансо­вых обязательств.

Инвентаризация имущества осуществляется по каждому его наименованию и в разрезе материально ответственных лиц.

Вся работа по проведению инвентаризации возлагается на ревизионную комиссию, рабочие или постоянно действующие комиссии.

Состав инвентаризационной комиссии утверждает руководитель предприятия с включением в него представителей администрации, бухгалтерии и других специалистов (технологов, экономистов), а также могут привлекаться работники службы внутреннего аудита.

Суть работы инвентаризационной комиссии: сравнение фактического наличия ценностей в натуре с данными бухгалтерского учета. Результаты инвентаризации отражаются в сличительной ведомости, также в ней отражается порядок регулирования инвентаризационных разниц.

Перед проведением инвентаризации директор издает приказ о ее проведении (форма № ИНВ-22). Он регистрируется в журна­ле учета контроля за выполнением приказов о проведении ин­вентаризации (форма № ИНВ-23).

В приказе определяют, что конкретно будет учитываться в ходе инвента­ризации, в каком порядке она должна проводиться, в какие сроки и кто входит в инвентаризационную комиссию.

После проверки фактического наличия материальных цен­ностей составляются акты инвентаризации и инвентаризацион­ные описи.

Причем основной формой первичной документации для уче­та результатов вещественной инвентаризации является инвен­таризационная опись, а для учета документальной инвентариза­ции — акт инвентаризации.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором она закончена, а если инвента­ризация проводилась за год, то в годовом бухгалтерском отчете.

Отражение в учете излишков имущества, выявленных в про­цессе инвентаризации. Выявленные излишки имущества нужно оприходовать по рыночной цене на дату проведения инвента­ризации.

Стоимость такого имущества увеличивает налогооблагаемые доходы организации. Поэтому с полученного внереализационно­го дохода надо заплатить налог на прибыль. (Внереализацион­ными доходами налогоплательщика в соответствии с п. 20 ст. 250 НК РФ признаются доходы в виде стоимости излишков товарно материальных ценностей и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации.)

Таким образом, излишки, выявленные при инвентаризации, принимаются к учету по рыночной стоимости по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей (01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция», 50 «Касса») и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», суб­счет 1 «Прочие доходы».

Отражение в учете недостач, выявленных в процессе инвен­таризации.

Недостачапредставляет собой установленное при инвента­ризации, ревизии или проверке несоответствие по товарно-мате­риальным ценностям или денежным средствам данным бухгал­терского учета.

Порядок отражения недостач в бухгалтерском учете опреде­лен п. 3 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете и п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. №34н.

В соответствии с этими пунктами недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм — на виновных лиц.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыс­кании убытков с них, то убытки от недостачи и его порчи списы­ваются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.

Решение о списании недостачи на финансовые результаты принимает руководитель организации.

Если в процессе заготовления, хранения и продажи матери­альных и иных ценностей будет выявлена недостача, то первона­чально она отражается на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В результате естественных физико-химических процессов (выветривания, усушки, распыления, крошения, вымораживания, утечки и т. д.) масса товара или продукции во время хранения может измениться. Кроме того, товар может испортиться в процес­се транспортировки или разгрузки по причине его естественной ломкости, нежности или других свойств. Принято считать, что пе­речисленные процессы приводят к естественной убыли товаров.

Под нормами естественной убыли следует понимать пре­дельно допустимую величину безвозвратных потерь материалов, которые возникают при транспортировке и хранении товарно-материальных ценностей, вследствие естественного изменения биологических и (или) физико-химических свойств товаров.

К естественной убыли не следует относить технологичес­кие потери и потери от брака, при ремонте, а также потери товарно-материальных ценностей при их хранении и транспор­тировке, вызванные нарушением требований стандартов, тех­нических и технологических условий, правил технической экс­плуатации, повреждением тары, несовершенством средств за щиты товаров от потерь и состоянием применяемого технологического оборудования.

Суммы недостач, учтенные первоначально на счете 94, в пределах естественной убыли списываются по фактической себестоимости в дебет счетов учета затрат на производство (расходов на продажу), например в дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и 44 «Расходы на продажу». Списание недостачи за счет виновного лица: Дт 73 Кт 94

Довольно часто в организациях, имеющих широкий ассорти­мент товаров, встречаются ситуации, когда в результате инвента­ризации выявляется так называемая пересортица товаров. Пере­сортица — это появление излишков одного сорта и недостача другого сорта товаров одного и того же наименования. Причинами возникновения пересортицы могут быть:

— отсутствие порядка приемки и хранения товаров на скла­де, а также порядка документооборота;

— недостаточный внутренний контроль движения товаров;

— халатное отношение материально ответственных лиц к своим обязанностям.

Согласно п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств может быть допущен вза­имный зачет излишков и недостач, образовавшихся в результате пересортицы. Однако такой зачет может быть возможен только при соблюдении следующих условий:

— выявленные излишки и недостача образовались за один и тот же проверяемый период;

— излишки и недостача выявлены у одного и того же материально ответственного лица;

— излишки и недостача выявлены у товаров одного и того же наименования и равного количества.

Проводить взаимный зачет недостач и излишков по товарам разных наименований, даже однородных недопустимо.

При выявлении пересортицы материально ответственные лица должны представить подробные объяснения инвентаризационной комиссии по этому факту.

Решение о взаимном зачете излишков и недостач в результа­те пересортицы принимает руководитель предприятия.

Если при зачете пересортицы стоимость недостающих цен­ностей будет выше стоимости ценностей, оказавшихся в излиш­ке, то разница в стоимости относится за счет виновных лиц.

Если виновники пересортицы не установлены, то разница по пересортице рассматривается как потери сверх норм естествен­ной убыли и списывается на прочие расходы: дебет 91, субсчет «Прочие расходы» кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недоста­чи, которая произошла не по вине материально ответственных лиц, в протоколе инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым раз­ница по пересортице не отнесена на виновных лиц.

Без бумажки ты — никто! А с бумажкой — добросовестно и профессионально ведущий свои дела бизнесмен. Или грамотный бухгалтер, который ему помогает. Правильное оформление документов в бухгалтерском учете важно и для формирования данных бухгалтерского учета, и для определения налоговых обязательств организации. И если вы хотите обезопасить самое дорогое — не относитесь к документам снисходительно, и тщательно изучите, каким требованиям они должны отвечать. Хотя бы почитайте эту статью, для начала!

Специалистам бухгалтерских служб, представителям малого бизнеса, которые ведут учет самостоятельно, необходимо знать основные требования к порядку создания, оформления, движения и хранения документов.

1. Понятие документа

2. Виды первичных бухгалтерских документов

3. Формы первичных учетных документов

4. Утверждение первичных учетных документов

5. Обязательные реквизиты учетных документов

6. Оформление документов в бухгалтерском учете

7. Доверенность на подпись первичных документов

8. График документооборота бухгалтерских документов

9. Журнал учета первичных документов

10. Исправление бухгалтерских документов

11. Хранение бухгалтерских документов

12. Ответственность за хранение первичных документов

Итак, идем по порядку.

1. Понятие документа

Понятие «документ» в нормативных актах по бухгалтерскому учету не раскрывается. Воспользуемся определением, установленным ГОСТом Р ИСО 15489-1-2007:

Документ: зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности (п. 3.3 ГОСТ).

Какие документы являются первичными? Первичные документы – это документы, содержащие исходные сведения об операциях, процессах. Это документы, на основании которых делаются бухгалтерские проводки.

Первичные учетные документы — это документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни (п. 1 статьи 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете»).

Основное требование при их составлении — первичные документы должны быть составлены при совершении фактов хозяйственной жизни, либо сразу после их окончания (при наличии такой возможности).

Примеры первичных документов:

  • приходные и расходные кассовые ордера,
  • товарная накладная (по форме ТОРГ-12),
  • авансовый отчет,
  • бухгалтерская справка.

2. Виды первичных бухгалтерских документов

Стройной классификации, группировки бухгалтерских документов нет ни в одном нормативном акте.

Можно выделить следующие виды первичных бухгалтерских документов в зависимости от:

  1. места составления:
  • внутренние,
  • внешние,
  1. используемых форм документов:
  • унифицированные (созданные по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм),
  • неунифицированные (созданные по формам, разработанным организацией самостоятельно),
  1. вида носителя информации:
  • бумажные,
  • электронные,
  1. объема сведений:
  • первичные,
  • сводные,
  1. вида активов и обязательств, участков бухгалтерского учета:
  • по учету основных средств,
  • по учету МПЗ,
  • по учету начислений и выплате заработной платы,
  • по учету кассовых операций,
  • другие аналогичные.

3. Формы первичных учетных документов

Оформление документов в бухгалтерском учете подразумевает использование как самостоятельно разработанных, так и унифицированных форм. С 2013 года применение большинства унифицированных форм не является обязательным.

Все формы первичных документов утверждает руководитель организации. В настоящее время обязательны к применению следующие виды унифицированных форм:

  1. по учету кассовых операций (Постановление Госкомстата от 18.08.1998 № 88, Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У),
  2. по учету труда и его оплаты (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1),
  3. по учету услуг по перевозке грузов (Постановление Правительства от 15.04.2011 № 272, Уставы различных видов транспорта).

Также стандартную форму имеет платежное поручение, все его поля мы .

При оформлении унифицированных форм заполняются все предусмотренные строки (графы). В случае отсутствие каких-либо показателей в них ставится прочерк.

Пример 1.

Поставщик поставил материалы, предоставил ТОРГ-12 и счет-фактуру, последние строки которых заполнены как «услуги по доставке», других документов нет.

Возможные последствия — непринятие вычетов по НДС и расходов по налогу на прибыль, признание сделки фиктивной (мнимой), так как реальность сделки (факт доставки материалов, а возможно и само приобретение материалов) не подтверждены. Необходимо оформление транспортной накладной.

Унифицированные формы, не обязательные к применению, по-прежнему используются в организациях. Исходя из внутренних потребностей компании, такие формы можно доработать, сделать их более удобными, подходящими для отражения конкретных хозяйственных фактов.

Например, можно убрать реквизит «место печати», отказать от использования пометки «лицевая/оборотная сторона».

4. Утверждение первичных учетных документов

Организация обязана утвердить используемые формы первичных учетных документов, в своей учетной политике (пункт 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»). При этом необходимо помнить, что просто ссылки на один из альбомов унифицированных форм документов не достаточно.

В учетной политике (в приложении к учетной политике) должны быть перечислены конкретные документы из альбомов унифицированных форм, которые компания будет применять, а также перечень лиц, имеющих право подписывать первичные документы (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Пример оформления приложения к учетной политике можно посмотреть в нашей статье «Создание учетной политики в организации: бухгалтерский аспект». Образцы самостоятельно разработанных форм прилагаются к учетной политике с пояснениями по их заполнению.

Утвердить формы можно и другим локальным нормативным актом. Например, Приказом об утверждении первичных документов. Ссылка на такой приказ должна содержаться в учетной политике.

5. Обязательные реквизиты учетных документов

Требования к обязательным реквизитам первичных учетных документов установлены Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Таких реквизитов всего 7:

  1. наименование документа,
  2. дата составления документа,
  3. наименование экономического субъекта, составившего документ,
  4. содержание факта хозяйственной жизни,
  5. величина натурального и (или) денежного измерения с указанием единиц измерения,
  6. наименование должностей ответственных за сделку лиц,
  7. подписи ответственных лиц с расшифровкой подписи.

Некоторые документы, не являющиеся первичными учетными документами, могут использоваться в качестве таковых.

При отражении в расходах арендной платы, такими документами служат договора и акты по аренде. В соответствии со статьями 611 и 622 ГК РФ в таком случае обязательно оформление двухсторонних актов приема-передачи объектов учета.

Пример 4.

Компания арендует офисное помещение. Документами, на основании которых будет начисляется ежемесячная арендная плата, служат договор аренды и акт приема-передачи арендованного имущества.

В соответствии со статьей 753 ГК РФ в качестве первичных документов могут использоваться односторонние акты.

6. Оформление документов в бухгалтерском учете

Рассмотрим частные случаи, часто встречающиеся при оформлении документов.

Отказ от печатей

Назначение печати — удостоверение подписи ответственного лица.

С 07.04.2015 организации не обязаны иметь печать. Сведения о печати должны быть указаны в Уставе компании (Федеральный закон № 82-ФЗ от 06.04.2015).

Печать нужна только в установленных федеральным законодательством случаях.

Ее должны содержать, например, следующие документы:

  • Доверенность на представление интересов юридического лица в суде (статья 53 ГПК РФ, статья 61 АПК РФ),
  • документы, представляемые в таможенные органы (311-ФЗ от 27.11.2010),
  • акт о несчастном случае на производстве (статья 230 ТК РФ),
  • двойное складское свидетельство (статья 913 ГК РФ).

Печать не является обязательным реквизитом, но ее наличие может быть предусмотрено формой первичного документа, утвержденной руководителем организации (Письмо Минфина РФ от 06.08.2015 № 03-01-10/45390).

Документы на иностранных языках

К учету принимаются только документы на русском языке (п.9 Приказа Минфина РФ № 34н).

Должен быть перевод на русский язык, причем перевод построчный. Заверять перевод не требуется (Письмо Минфина РФ от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202). Случаи, когда требуется нотариальный перевод, оговорены Гаагской конвенцией 1961 года.

Нерублевые измерители в первичных документах

Стоимостные данные в бухгалтерских документах допустимо отражать в рублях, валюте, условных единицах.

Для сравнения — в налоговом учете требование заполнять счета-фактуры при расчетах в рублях только в рублях установлено Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 (п.1 Порядка заполнения счетов-фактур).

Электронные первичные документы

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» позволяет оформлять первичные документы как в бумажном, так и в электронном виде.

Электронный документ должен содержать все обязательные реквизиты учетных документов и электронную подпись (ЭП).

Электронная подпись бывает трех видов — простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная. Минфин РФ считает возможным использование любой электронной подписи (Письмо Минфина РФ от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53176).

7. Доверенность на подпись первичных документов

Сотрудник организации имеет право подписи, когда оформлен один из документов:

  • приказ о праве подписи,
  • доверенность на подпись первичных документов (статьи 185 – 189 ГК РФ).

В отличие от приказа о праве подписи, доверенность на подпись первичных документов может быть выдана и гражданину, не являющемуся сотрудником организации.

Для подписи по соглашению сторон может использоваться факсимиле (статья 160 ГК РФ, определение ВАС РФ от 17.12.2009 № ВАС-16259/09).

8. График документооборота бухгалтерских документов

График документооборота — это описание в виде схемы или таблицы процедуры создания, движения, обработки и хранения документов. График может утверждаться как приложение к учетной политике, так и в виде локального нормативного акта. В последнем случае в учетной политике должна быть ссылка на такой акт.

В графике документооборота обязательно должны быть указаны:

  • сроки оформления, передачи, обработки и хранения документов,
  • должности лиц, которые ответственны за операции, указанные в графике документооборота (п. п. 5.4, 5.6 Приказа Минфина от 29.07.1983 № 105).

(Пример оформления графика документооборота также можно посмотреть в нашей статье про учетную политику.

9. Журнал учета первичных документов

Ведение журнала учета первичных документов — это скорее правило рационального документооборота, а не бухгалтерского учета.

Для регистрации входящих/исходящих документов такой журнал учета первичных документов необходим. Советуем вести такой журнал и в том случае, когда бухгалтерский учет ведется без использования бухгалтерской программы.

При использовании, например, программы 1С, журнал учета документов можно сформировать и распечатать в любой момент. Так журнал учета документов поставщиков будет сформирован как «Реестр документов «Поступление (акт, накладная)», журнал учета кассовых документов как «Реестр кассовых документов».

В бухгалтерском учете, в отличии от налогового, возможно отражение факта хозяйственной жизни при отсутствии первичных документов, при условии, что они поступят позже.

В таком случае факт хозяйственной жизни отражается в учете в оценочном значении. При поступлении документа ранее сделанная проводка не сторнируется, а лишь корректируется на дату поступления документа.

Такой подход подтвержден в следующих документах:

  1. ПБУ 21/2008
  2. Приказ Минфина от 28.12.2001 № 119н «Методические указания по учету МПЗ» (подраздел 5 раздела 1)
  3. Решение ВС РФ от 08.07.2016 № АКПИ16-443.

Исключение из такого порядка — документы по посредническим сделкам. Посредник должен передать все документы по сделке. Если отчет по сделке оформлен с ошибками, либо неточностями, возражение доверитель может предъявить лишь в течение 30 дней со дня получения отчета (статьи 999, 1008 ГК РФ).

10. Исправление бухгалтерских документов

Оформление документов в бухгалтерском учете сопровождается иногда ошибками и неточностями. В таком случае потребуются исправления.

Исправления запрещены только в кассовых и банковских документах (например, бумажных платежных поручениях). Во все остальные документы можно вносить изменения.

Исправление бухгалтерских документов проводится следующим образом:

  1. зачеркивается неверная запись одной чертой так, чтобы можно было прочитать перечеркнутое,
  2. рядом указывается верное значение,
  3. проставляется запись «Исправлено»,
  4. ставится дата исправления и подпись лица, составившего документ с расшифровкой его подписи.

Такие правила установлены Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ (п.7 статьи 9) и Приказом Минфина от 29.07.1983 № 105.

Печать ставить не нужно. Исключение — исправления на листке нетрудоспособности, которые заверяются печатью.

Вносить исправление должен сотрудник, составивший документ. Если это не возможно, например, человек уволился, тогда исправление производит вновь принятый на должность сотрудник, либо его непосредственный руководитель.

11. Как хранить и уничтожить бухгалтерские документы

Порядок хранения документа определен Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Общий срок хранения документов в соответствии по статье 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете» — 5 лет. Ответственным за организацию хранения документов является руководитель.

Для многих документов установлены повышенные сроки хранения:

№ п/п Документы Срок хранения
1 По приобретению движимого имущества В течение не менее 10 лет после выбытия имущества
2 По сделкам с недвижимостью Бессрочно
3 Командировочные удостоверения при командировках на Крайний Север, ведомости выплаты дивидендов 75 лет

Бухгалтерские документы можно уничтожить, если истек их срок хранения (п. п. 2.3, 4.11 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 ). Решение об уничтожение принимает экспертная комиссия, которая может создавать ежегодно, а может действовать на постоянной основе.

На основании экспертизы документов сначала составляются предложения о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а затем непосредственно акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В акт включаются документы, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором составляется акт.

Акт должен быть утвержден руководителем.

Уничтожить документы можно:

  1. самостоятельно. При этом необходимо составить акт об уничтожении документов. В таком акте должно быть указано, какие именно документы, в каком количестве и каким способом были уничтожены,
  2. путем передачи на уничтожение в специализированную организацию. При этом составляется накладная, в которой указывается количество переданных документов и их вес (п. 2.4.7 Правил Росархива, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). В этом случае акт об уничтожении документов оформляет специализированная организация.

12. Ответственность за хранение первичных документов

Штрафные санкции по работе с первичными документами установлены статьей 15.11 КоАП РФ.

Санкции предусмотрены за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Одним из грубых нарушений ведения бухгалтерского учета является:

«отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов, и (или) регистров бухгалтерского учета, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности, и (или) аудиторского заключения о бухгалтерской (финансовой) отчетности (в случае, если проведение аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности является обязательным) в течение установленных сроков хранения таких документов».

Суммы штрафов:

  1. на должностных лиц в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей,
  2. за повторное совершение — на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до двух лет.

При этом необходимо учесть тот факт, что при проверке под отсутствием первичных документов будет пониматься и тот случай, когда документы есть, их достаточное количество, но они оформлены по формам, которые не утверждены.

Налоговая ответственность за не обеспечение сохранности первичных документов установлены и НК РФ (статья 120):

  1. В течение одного отчетного периода — до 10 тыс.руб.,
  2. В течение более одного налогового периода — до 30 тыс.руб.,
  3. При занижении налоговой базы — 200 % от величины неуплаченного налога (взноса), но не менее 40 тыс. руб.

Как организовать ведение делопроизводства с нуля

Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас. Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами. Мы предлагаем вашему вниманию примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации, изложенное в доступной форме, чтобы наладить работу смог даже человек, не имеющий специального образования.

НАЧИНАЕМ РАЗБИРАТЬСЯ

Основными этапами создания делопроизводства с нуля являются:

  • организация документооборота (оптимального движения готовых документов внутри организации);
  • создание документов (документирование деятельности);
  • обеспечение хранения документов и их использования.

Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации. Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства – общий отдел, канцелярия, управление делами и др., в маленькой фирме чаще всего выполнение всей работы делегируется секретарю.

Прежде всего требуется определиться в отношении единых правил работы с документами. Лучше всего закрепить их в инструкции по делопроизводству. Необходимо учитывать, что в современном делопроизводстве очень многое определяет непосредственно сама организация, поскольку часто нормативные акты приводят лишь рекомендации.

Для выполнения намеченного службе делопроизводства потребуется разработать два основных документа:

  • инструкцию по делопроизводству, которая закрепляет принятые внутри организации правила работы с документами на всех этапах работы с ними;
  • номенклатуру дел, которая представляет собой систему группировки документов в дела, а также используется для учета документов временных сроков хранения, их отбора к передаче в архив или на уничтожение.

Если организация только начинает свою деятельность (т. е. определенные правила еще не сложились) или разработка инструкции по делопроизводству на данном этапе кажется неподъемным занятием, то временно можно ограничиться положениями (регламентами и т. п.) по отдельным направлениям, утверждаемыми приказами руководителя.

Наш совет. Начинать любую работу следует с изучения необходимого минимума нормативно-методических документов. В делопроизводстве такими документами являются:

  • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
  • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).

Второй документ предназначен для применения прежде всего в федеральных органах исполнительной власти. Вместе с тем службы делопроизводства организаций любых форм собственности и направлений деятельности могут использовать его как нормативную основу, поскольку на сегодняшний день альтернатив этому документу не существует. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти охватывают все этапы работы с документами с учетом всех действующих на сегодняшний день нормативов по делопроизводству и архивному делу, в них приведены образцы отдельных документов. Вы можете адаптировать интересующий вас раздел в соответствии с конкретными требованиями и условиями вашей деятельности и включить его в инструкцию по делопроизводству своей организации.

Далее мы рассмотрим основные этапы организации работы с документами. На основании приведенных ниже рекомендаций вы сможете создать оптимальную систему делопроизводства в своей организации или в случае необходимости внести коррективы в уже действующую.

Получение документов, первичная обработка, предварительное рассмотрение

Как правило, все перечисленные ниже работы выполняются службой делопроизводства.

Документы могут быть получены по почте, телеграфу, электронной почте, через факсимильную связь или доставлены курьером. Прежде всего проверяют, по адресу ли доставлена почта. После вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Ошибочно доставленные письма возвращают на почту или пересылают по указанному на них адресу. Конверт с пометкой «Лично» передают адресату, не вскрывая.

Если имеется значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то составляют акт в произвольной форме (один экземпляр направляют отправителю, другой прикладывают к полученным документам). Кроме того, можно проставить на документе отметку о получении без приложений, а затем дополнительно запросить недостающие документы у отправителя.

Конверты обычно не сохраняют из-за отсутствия практической надобности и значительного увеличения объема формируемых дел. Однако есть исключения. Конверт хранят в следующих случаях:

  • адрес указан только на конверте, в документе он отсутствует или не читается;
  • в полученном документе не проставлена дата или она имеет значительное расхождение с датой получения письма;
  • дата на конверте позволяет доказать время получения документов (это актуально для судебных документов и некоторых других).

В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации все поступившие документы направляют:

  • руководителю;
  • его заместителям;
  • сразу непосредственно в подразделения.

При этом руководствуются принципом: руководству необходимо доставлять важные документы и избавить его от потока второстепенных, имеющих оперативное значение. Какие документы являются важными – решают в каждом случае индивидуально, опираясь на мнение руководства.

Регистрация входящих документов

Регистрации подлежат входящие документы, которые требуют исполнения или которые предстоит использовать в справочных целях. Это означает, что следует регистрировать абсолютно все поступившие документы за исключением внесенных в особый список. Такой список готовят, проведя анализ обычно поступающей почты. Его включают в инструкцию по делопроизводству или утверждают приказом руководителя как самостоятельный документ.

Примерный перечень нерегистрируемых документов:

  • печатные издания (журналы, газеты, брошюры);
  • копии информационных документов и рекламные материалы;
  • поздравления;
  • приглашения;
  • прейскуранты.

Для создания оптимальной системы регистрации поступивших документов в организации предлагаем учитывать следующие сложившиеся правила:

  • Регистрировать входящие документы следует в день их поступления (полученные во внерабочее время – на следующий день), для чего необходимо проставить отметку на первом листе в правом нижнем углу и занести краткие сведения о документе в принятую в организации форму регистрации (образец такой формы приведен в Примере 1).
  • Отметка должна содержать порядковый номер и дату. Кроме того, очень часто она включает название организации. Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее наносить ее с помощью штампа. Можно заказать штамп с возможностью проставления даты, что значительно сэкономит время при большом объеме документооборота.

ЗАО «Засада»

Вх. № 0421

  • Каждому документу следует присваивать уникальный номер путем добавления принятого в организации префикса для каждой группы документов (например, к входящему номеру писем из филиалов дописывают «-ф» и т. д.).
  • Входящие документы следует централизованно регистрировать в службе делопроизводства. При большом объеме документооборота допускается децентрализованный способ при условии обеспечения поступления документов (возможно, какой-то отдельной категории) напрямую в соответствующее подразделение.
  • Необходимо соблюдать принцип однократности регистрации. Например, для оперативности письмо было направлено факсом, а затем пришел оригинал письма или одно и то же письмо было передано из одного подразделения в другое. В этих и иных случаях на документе от одного и того же корреспондента с одинаковым исходящим номером и датой должен быть один и тот же входящий номер вашей организации.
  • Регистрировать необходимо все поступившие документы вне зависимости от способа их получения (по электронной почте, по обычной почте и т. д.). Иногда исполнители получают документы напрямую. Постарайтесь убедить их в необходимости передавать в этом случае документы в службу делопроизводства на регистрацию.

Сама организация также предусматривает, какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами (потоками). В каждом выделенном массиве начинают присваивать номера в валовом порядке начиная с № 1 с 1 января каждого года.

При разделении документов (всех, а не только поступивших) на различные потоки обычно исходят из следующих соображений:

  • в отдельные группы регистрации попадают исходящие, входящие и внутренние документы;
  • обычно отдельные виды документов при регистрации не смешивают – так, отдельно регистрируют деловые письма, приказы (при этом по личному составу всегда отдельно от приказов по основной деятельности), акты, протоколы, договоры, служебные записки и др.;
  • регистрация проводится в одном месте;
  • допускается отдельные большие группы разбивать еще на несколько групп – например, можно выделить из деловой переписки в отдельный поток регистрации входящие письма из филиалов или по каким-то определенным вопросам, типичным для деятельности вашей организации.

■ Регистрационные формы входящих документов. Документы допускается регистрировать в журнале или на карточках (на бумажных носителях или в электронном виде). Какие именно формы следует использовать – не регламентирует ни один нормативный правовой акт, значит, каждая организация самостоятельно определяет наиболее подходящую ей форму.

Изначально для регистрации документов использовался обычный бумажный журнал. Затем было предложено регистрировать документы на бумажных регистрационных карточках и на их основе создавать картотеку по различным категориям (не только по порядку номеров и виду документов – дополнительно один и тот же документ можно систематизировать в зависимости от исполнителя, автора, содержания документа и др.).

Сейчас нельзя рекомендовать ни один из этих способов из-за неэффективной справочной работы. Например, не представляется возможным оперативно узнать, кому отдан документ на исполнение или поступал ли вообще определенный документ в организацию.

Наиболее современный подход – регистрация документов в системе электронного документооборота (СЭД). Для этого в СЭД создается регистрационная карточка (РК) документа, в готовой форме необходимо только заполнить нужные поля. Внешний вид этой карточки может быть различным в зависимости от применяемой СЭД и предъявляемых организацией требований к ее форме.

Если в организации не внедрена СЭД, то используйте электронный журнал регистрации входящих документов. Простейший вариант – использовать для этих целей обычный файл Word или Excel. Для каждого отдельного регистрируемого массива документов нужно создать отдельный файл.

Если в организации ведется электронная регистрация, то можно быстро получать информацию об интересующем документе (группе документов) по заданному параметру (например, номеру, автору, содержанию и т. д.).

К сведению. Распечатывать журнал необходимо, только если требуется получить подпись исполнителя для доказательства направления ему на исполнение конкретного документа. В общем же случае электронный журнал не распечатывается и объективно не существует никакой иной необходимости его дублирования на бумаге.

ПРИМЕР 1

Примерная форма журнала регистрации входящих документов

Номер

Дата

От кого получен (корреспондент)

Исходящий номер

Исходящая дата

Роспись в получении

ООО «Клин»

О заключении договора

Часто в журнал регистрации входящих документов добавляют графы о количестве листов документа и приложения, а также о содержании поручения с указанием срока исполнения.

Рассмотрение входящих документов руководством и передача их на исполнение

Зарегистрированные документы в этот же день передают на рассмотрение руководителю, его заместителям либо сразу непосредственно в структурные подразделения (в зависимости от распределения обязанностей и сложившихся внутренних традиций). В задачу руководства входит оперативно рассмотреть переданные документы. Итогом рассмотрения становится вынесение резолюции (на самом документе, бумажной или электронной регистрационной карточке), из которой должно быть понятно, кто исполнитель, каковы поручения и срок исполнения, например:

Богданчикову М.Б.

Для подготовки ответа. Ознакомить работников отдела. Срок – до 16.05.2012.

Никифоров

Для типовых документов, не требующих дополнительных поручений, обычно ограничиваются указанием фамилии исполнителя:

Богданчикову М.Б.

Никифоров

После возврата документов в службу делопроизводства их необходимо в тот же день передать исполнителю. При наличии нескольких исполнителей подлинник всегда передается тому, кто назван в резолюции первым. Чтобы не возникало вопросов, когда документ поступил на исполнение и был ли он вообще передан определенному исполнителю, документы передают под роспись в журнале регистрации входящих документов.

Контроль исполнения и ведение справочной работы

В случае организации делопроизводства с нуля контроль исполнения, конечно, не является первоочередной задачей. Однако в целях качественного и своевременного исполнения документов такой контроль в той или иной форме должен проводиться в любой организации. Различают два направления контрольной деятельности:

  • контроль за исполнением документов по существу поставленных вопросов;
  • контроль за сроками исполнения документов.

Обычно за своевременное и в полном объеме исполнение поручений отвечают начальники структурных подразделений. Задача службы делопроизводства – контролировать сроки исполнения. В зависимости от имеющихся технических возможностей и объема документооборота следует определить, какие категории документов будут ставиться на контроль – все или ограниченное число (например, из вышестоящей организации, от наиболее важных контрагентов и т. д.).

Если в организации делопроизводство ведется с применением СЭД, то этот вид деятельности автоматизирован и есть возможность контролировать, на какой стадии исполнения и у кого конкретно находится любой прошедший регистрацию документ. Если регистрация ведется в журналах на бумажных носителях, то для постановки документов на контроль потребуется заводить на них дополнительную карточку (понятно, что в этом случае работа будет трудоемкой и контролироваться будет ограниченное количество документов). В случае электронной регистрации (но без применения СЭД) возможности будут находиться где-то посередине.

Итак, задача делопроизводственной службы – ставить на контроль документы, напоминать исполнителям о приближающемся сроке исполнения, вести анализ результатов исполнения документов и информировать руководство о результатах. В зависимости от практической надобности определите, с какой периодичностью будет составляться справка для руководства о просроченных или исполненных с опозданием документах (эту информацию можно также готовить в виде докладной записки).

Создание документов

Ответственность за составление и оформление исходящих (отправляемых) документов возлагается на сотрудников, подготовивших данные документы. Функции делопроизводственной службы в отношении создания документов следующие:

  • разработка образцов бланков (письма, приказа, распоряжения, акта, протокола и др.) и утверждение их в составе инструкции по делопроизводству или отдельно приказом;
  • определение порядка подготовки и оформления документов и утверждение его в составе инструкции по делопроизводству или отдельно приказом;
  • оказание методической помощи сотрудникам организации и обучение их правильному оформлению документов.

Нормативные акты по делопроизводству не регламентируют внешнее оформление документов, поэтому допускается проявить некоторую инициативу и установить правила, наиболее подходящие вашей организации. Тем не менее в этом вопросе стоит ориентироваться на рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Оформленные документы в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации передаются на регистрацию. Специалист службы делопроизводства не несет ответственности за содержание документа и проверяет только правильность оформления. При этом следует проверить:

  • наличие необходимых виз согласования;
  • подпись документа лицом, имеющим на это право согласно принятому в организации распределению обязанностей;
  • использование бланка организации установленной формы, реквизиты документа;
  • наличие индекса в соответствии с номенклатурой дел;
  • правильность адресования документа и наличие всех необходимых приложений.

Регистрация исходящих документов и их отправка

Подписанные руководителем документы регистрирует служба делопроизводства, в небольших фирмах – секретарь. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях.

Важно соблюдать следующие требования:

  • документ регистрируется только того, как он был подписан имеющим на это право лицом – существует вероятность внесения изменений в документ, кроме того, его вообще могут не подписать, тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют, или будут пропуски номеров, или нарушится хронология регистрации,
  • однократность регистрации каждого документа в день утверждения или подписания документа – если регистрация производится в службе делопроизводства, то в подразделениях может быть только учет.

Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы. Наиболее распространенный пример разделения:

  • исходящие деловые письма (при большом документообороте допускается из единого массива дополнительно выделить отдельные группы регистрации, например переписку с подведомственными организациями, документы, выделенные по территориальному признаку, и т. д.);
  • приказы по основной деятельности;
  • распоряжения по основной деятельности;
  • приказы по личному составу (обычно в зависимости от сроков хранения их дополнительно делят – о приеме, переводе, увольнении (срок хранения – 75 лет), об очередных отпусках (срок хранения – 5 лет) и т. д.);
  • докладные и служебные записки (внутреннюю переписку не допускается регистрировать совместно с внешними деловыми письмами);
  • иные группы – отдельно по видам в зависимости от образующихся в организации документов (например, ведется отдельная регистрация протоколов, актов, договоров и т. д.).

На бланке письма, приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляются в месте расположения данных реквизитов.

Следующий порядковый номер присваивают в пределах каждого выделенного массива, который очень удобно дополнять индексом по номенклатуре дел (например, 09-24/968, где 09 – принятый в организации номер подразделения, 24 – номер дела по номенклатуре подразделения, 968 – следующий присваиваемый свободный номер). Допускается дополнять порядковые номера буквенными обозначениями по исполнителю (например, 09-24/968АЛ, где АЛ – исполнитель Алла Лихова), корреспонденту или применять другие классификаторы, удобные организации.

Установленной формы журнала регистрации исходящих документов не существует (Пример 2). Его допускается заполнять на бумажных носителях, но мы советуем согласно современным веяниям вести его в электронном виде (хотя бы в Word или Excel). Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию.

Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно. Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения, например приказов по основной деятельности (срок хранения – постоянно), приказов по личному составу (срок хранения – 75 лет).

ПРИМЕР 2

Примерная форма журнала регистрации исходящих документов

Номер

Дата

Кому направлен (адресат)

Исполнитель

Куда помещен документ

(№ дела)

Отметка об
исполнении

Арбитражный суд

О направлении ходатайства

Ковалева А.И.

Отправлено почтой

Если в организации используется СЭД, то, разумеется, регистрация проходит в электронном виде с применением СЭД.

Подготовка номенклатуры дел

Когда работа над документом завершена (т. е. на письмо-запрос дан ответ, сведения в соответствии с информационным письмом используются в работе, согласно письму-просьбе выполнены все необходимые действия и т. п.), требуется исполненные документы поместить в подходящее дело по номенклатуре дел.

Номенклатура дел (Пример 3) представляет собой перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, составленный по установленной форме. Ее ведение является обязательным, т. к. она позволяет систематизировать и упорядочить документы в текущем делопроизводстве для обеспечения их оперативного поиска и использования. Также ее можно использовать для учета документов временных сроков хранения, отбора их к передаче в архив или на уничтожение.

ПРИМЕР 3

Образец номенклатуры дел

Закрытое акционерное УТВЕРЖДАЮ

общество «Блиц» Генеральный директор

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

24.12.2011 № 1

Москва

На 2012 год

Индекс дела

Заголовок дела (тома, частей)

Количество дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню*

Примечание

02. Отдел кадров

Штатные расписания и изменения к ним. Копии

3 года

Ст. 71 б

Подлинники в деле 01-02

Приказы генерального директора по основной деятельности. Копии

До минования надобности

Ст. 19 а

Подлинники в деле 01-04

Приказы генерального директора по личному составу (о приеме, перемещении, увольнении и др.)

75 лет ЭПК

Ст. 19 б

Приказы генерального директора о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков

5 лет

Ст. 19 б

03. Бухгалтерия

Годовой бухгалтерский отчет (баланс)

Постоянно

Ст. 351 б

Квартальные бухгалтерские отчеты (балансы)

5 лет

Ст. 351 в

При отсутствии годовых – постоянно

Договоры о материальной ответственности

5 лет

Ст. 457

После увольнения материально ответственного лица

Начальник общего отдела Турчинская К.Е. Турчинская

Ответственный за архив

Боровичка А.О. Боровичка

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от 22.12.2011 № 3

* Какой именно перечень – обычно оговаривают во введении.

После завершения делопроизводственного года необходимо заполнить графу 3 с проставлением количества заведенных дел напротив каждого заголовка и обобщить данные сведения в итоговой записи к номенклатуре дел.

Самое сложное при составлении номенклатуры дел – сформулировать заголовки дел (они должны отражать всю документируемую деятельность с включением в нее всех подразделений организации) и правильно определить сроки хранения дел на основании действующих нормативных документов. На сегодняшний день действуют два типовых перечня, регламентирующих сроки хранения документов:

  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182.

Дополнительно можно использовать ведомственные перечни (если они составлены для вашей сферы деятельности).

Сводная номенклатура дел организации на предстоящий год разрабатывается в IV квартале каждого года. Утверждение номенклатуры включает следующие основные этапы:

  • подписание руководителем службы делопроизводства;
  • визирование ответственным за архив организации;
  • согласование с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии;
  • рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет (данный этап можно пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, т. е. не является источником комплектования государственного архива);
  • утверждение руководителем организации (приказом или с помощью грифа утверждения на самом документе).

Конечно, для составления номенклатуры дел требуется владеть определенными знаниями и навыками. При ее составлении необходимо приложить максимум усилий, поскольку правильно составленная номенклатура дел способствует эффективному ведению делопроизводства.

Формирование документов в дела

Документы по рассмотрению одного вопроса помещаются вместе (формируют пакет документов) в последовательности:

  • входящий документ;
  • приложение к нему (если имеется);
  • документ во исполнение входящего;
  • приложение к нему (если имеется);
  • другие документы, имеющие отношение к указанному вопросу.

Чаще всего их располагают в деле в хронологической последовательности (начиная с самой ранней даты в каждом пакете документов). Например, запрос и ответ о строительстве моста помещаются рядом, затем следующий пакет документов − о строительстве торгового центра и т. д. По правилам делопроизводства нельзя завести дело с заголовком «Исходящие» и другое самостоятельное дело с заголовком «Входящие» (а это довольно часто встречающаяся ошибка при формировании дел).

Другое существенное требование – нельзя помещать в одно дело документы различных сроков хранения, т. е. документы постоянного (или долговременного) хранения не располагают вместе с документами временного срока хранения (до 10 лет). Например, приказы по личному составу о приеме, перемещении, увольнении и др. (срок хранения – 75 лет) формируют отдельно от приказов по предоставлению очередных отпусков (5 лет).

К приказам по основной деятельности, утвердившим какие-либо приложения, инструкции и др. всегда должны прилагаться утвержденные документы (например, к приказу об утверждении положения о службе делопроизводства должно прилагаться названное положение, к приказу об утверждении инструкции по делопроизводству − соответствующая инструкция.

Хранение и уничтожение документов

Первоначально все документы находятся на оперативном хранении в структурных подразделениях организации. Через 2–3 года после завершения делопроизводственного года документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения (в т. ч. по личному составу) передаются по описям в архив организации. Документы временных сроков хранения (до 10 лет) обычно в архив не поступают. После истечения сроков их хранения и потери практического значения они подлежат уничтожению с составлением акта установленной формы.

Если вы применили на практике приведенные в статье рекомендации, то можете с уверенностью сказать, что в вашей организации система делопроизводства функционирует. Однако с течением времени происходят изменения, поэтому для поддержания на эффективном уровне организации работы с документами вам предстоит постоянно вносить в нее коррективы.

1.4 Требования к оформлению кадровой документации

В соответствии с положениями статьи 11Федеральногозакона от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации. В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти. В ТК РФне содержатсятребования к оформлению документов, за исключением требования об обязательном подписании приказов (распоряжений) по личному составу работодателем и отметке об ознакомлении работника с содержанием приказов (распоряжений), а также локальных нормативных актов, имеющих отношение к трудовой функции работника, и коллективного договора. Для правильного оформления документа, нужно определить, к какой группе документов или системе документации он относится. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (пункт 34 ГОСТ Р 51141-98). В Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93, утвержденным постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года N 299, кадровое делопроизводство должно включать две системы документов:

  • унифицированную систему организационно-распорядительной документации;

  • унифицированную систему первичной учетной документации (группа документации по учету труда и его оплаты). Правила оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, определены ГОСТом Р 6.30-2003. Настоящим стандартом установлены требования к оформлению реквизитов документов и требования к бланкам документов.

Указания по применению и заполнению унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты содержатся в постановлении Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

В системе современной кадровой службы используются электронные документы. В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. А так же электронный документ должен обладать всеми реквизитами юридически значимого документа и формой, доступной для непосредственного восприятия человеком. Реквизит документа — это обязательный элемент оформления официального документа (пункт 39 ГОСТ Р 51141-98).18

Перечислим правила оформления кадрового документа.

1. Наименование организации – автора документа. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении) организации. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа и располагают ниже наименования организации.

2. Код организации – автора документа. Проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факса, телекса, счет в банке, адрес электронной почты и другое). В дальнейшем проставляется наименование вида документа, составленного или изданного организацией. Регламентируется уставом (положением) организации и должно соответствовать видам документов. В письме наименование вида документа не указывают. Обязательно проставляется:

— код формы документа.

-Дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дата документа оформляется арабскими цифрами (день месяца, месяц, год), также допускается словесно — цифровой способ оформления даты.

3. Регистрационный номер документа. Состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и другое.

И создается ссылка на регистрационный номер и дату документ (включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ)

4. Гриф ограничения доступа к документу (гриф ограничения доступа (конфиденциально, для служебного пользования и другие) можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации ограниченного доступа)

5. Адресат документа. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

6.Гриф утверждения документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» и наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

7. Резолюция. Пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

8. Заголовок к тексту документа. Включает краткое содержание документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

9. Текст. Оформляется в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур. Связанный текст, как правило, должен состоять из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).

10. Визы согласования. Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Гриф согласования документа состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Внутреннее согласование оформляется визой. Виза согласования включает наименование должности и подпись лица, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату.

11. Оттиск печати. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал конец наименования должности лица, подписывающего документ (захватывать начало подписи не следует, так как в некоторых случаях необходимо четкое различение подписи для ее дальнейшей идентификации).

12. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

13. Отметка о поступлении документа в организацию. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа

14. Идентификатор электронной копии документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.19

Общие сведения о кадровом делопроизводстве

Чтобы избежать проблем при прохождении проверок Роструда, ФНС и внебюджетных фондов, необходимо наладить грамотное кадровое делопроизводство. Если не нарушать порядка оформления кадровых документов, не придется решить проблемы со штрафами, судебными разбирательствами, дисквалификацией и приостановкой деятельности предприятия.

Нередко бухгалтерам компаний приходится также выполнять и функции сотрудника кадровой службы. И тогда приходится иметь дело со следующими внутренними документами фирмы:

  1. Распорядительными (постановлениями, решениями, указаниями, распоряжениями, приказами – документами административного характера, адресованным нижестоящим/подчиненным фирмам, руководителям, группам и отдельным исполнителям).
  2. Справочно-информационными.
  3. По личному составу, журналами учета и контроля (книгами).
  4. Организационными:
Вид организационных документов Описание
Штатное расписание Документ, оформляющий структуру фирмы и содержащий в себе список подразделений, наименования должностей внутри каждого из подразделений, число штатных единиц компании, месячный фонд зарплаты, оклады по должностям и надбавки.
Должностная инструкция Документ организационно-распорядительного характера, включающий определение финансовых, технологических, научно-технических и иных сторон деятельности фирмы, подразделений, должностных лиц.
Устав Документ, представляющий собой свод правил, регулирующих деятельность фирмы, отношения между членами компании в ходе ведения деятельности.
Положение Документ, определяющий порядок формирования, права, задачи, ответственность, обязанности и организацию работы компании в целом и ее структурных подразделений.

Новый ГОСТ «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» утвержден Приказом Госстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст и введен в действие 1 июля 2018 года. Распространяется новый ГОСТ на организационно-распорядительные документы (письма, акты, протоколы, решения, приказы, распоряжения, постановления и иные документы, которые включены в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000)).

Важно! Требования стандарта являются рекомендуемыми.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Новые правила оформления кадровых документов – общие требования к созданию

В новом ГОСТе достаточно много подробных разъяснений по поводу того, как создавать документ. К примеру, сказано, что текст документа необходимо выровнять по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). При угловом расположении реквизитов (в верхнем углу) длина наиболее длинной строи составляет не более 7,5 см. Если текст набирается продольным способом, самая длинная строка может составлять не более 12 см. Текст должен печататься с соблюдением 1-1,5 межстрочных интервалов. Многострунные реквизиты печатаются через 1 межстрочный интервал. Абзацы делаются равными 1,25 см.

Предпочтительными размерами и гарнитурами шрифтов для реквизитов документа являются (но при составлении таблиц можно использовать шрифты меньших размеров):

  • Arial № 12, 13;
  • Times New Roman № 13, 14;
  • Calibri № 14;
  • Verdana № 12, 13 и приближенные к ним.

Реквизиты «подпись», «заголовок к тексту», «адресат» и отдельные фрагменты текста могут быть выделены полужирным шрифтом, если такое оформление предусмотрено нормативными правовыми актами ООО.

Локальный нормативный акт многостраничный, нумеровать страницы можно с титульного листа, а можно со второй страницы (не включая титульную страницу). Номер страницы ставится в центре верхнего поля на расстоянии как минимум 10 мм от верхнего края листа.

Документы можно создавать на обеих сторонах (лицевой, оборотной) листа. Если оформитель поступает таким образом, ширина левого поля на лицевой стороне и правового поля на оборотной стороне должны быть равными.

Важно! Печать на документе не должна попадать на подпись.

Если оформляется копия документа, предназначенная для уволенного работника или внешнего пользователя, новый ГОСТ требует применять новый порядок заверения копии. Указывается слово «Верно», прописывается информация о заверителе (должность, подпись с расшифровкой) и дата заверения (строкой ниже). Также необходимо сообщить о месте хранения подлинника и поставить печать ООО.

Новые правила оформления кадровых документов – новые реквизиты

Произошли изменения в составе реквизитов, при этом их количество не изменилось. Во-первых, состав документа был дополнен несколькими новыми реквизитами:

  • отметка об электронной подписи (вместо реквизита 30 по старому ГОСТ Р 6.30-2003 «Идентификатор электронной копии документа» – утратившего практическое значение) – в ней указываются текст «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа ЭП, ФИО владельца сертификата и срок действия сертификата;
  • гриф ограничения доступа к документу (в правом верхнем углу 1-ого листа ставится надпись «Коммерческая тайна», «Конфиденциально», «Для служебного пользования»);
  • название структурного подразделения, выпустившего документ (прописывается сразу под названием организации), наименование должности лица, составившего документ (Нововведение обусловлено тем, что на практике данная информация используется в бланках документов структурных подразделений и бланках должностных лиц. Прежний ГОСТ позволял изготовлять такие бланки, но не выделял соответствующие реквизиты).

Идентификатор электронной копии документа стал неактуальным, поскольку на сегодняшний день организации повсеместно используют СЭД – системы электронного документооборота. Документ может быть включен в СЭД (к примеру, в форме отсканированного бумажного документа), и тогда его реквизиты вносятся в электронную карточку документа, и по ним документ можно найти. Если компания применяет СЭД, ей позволено проводить согласование в электронном виде.

Во-вторых, также отдельные реквизиты были исключены из документа:

  • реквизит 06 по ГОСТ 6.30-2003 (идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП));
  • реквизит 05 по ГОСТ Р 6.30-2003 (основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица);
  • реквизит 04 по ГОСТ 6.30-2003 (код организации).

Важно! Ранее реквизиты 04, 05, 06 ГОСТ 6.30-2003 проставлялись в бланках писем, а новый ГОСТ предполагает утрату ими статуса самостоятельных реквизитов, хотя фактически они остаются в бланках писем (в составе реквизита 08 «Справочные данные об организации»).

Читайте также статью ⇒ “Передача дел главному бухгалтеру: пошаговая инструкция“.

ГОСТ правила оформления документов

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *