Помещено в тему: Образцы протоколов
Рассмотрим образец полного протокола заседания комиссии. Правила оформления протоколов одинаковы и не зависят от вида заседания (аттестационной комиссии, экспертной комиссии, комиссии по проведению чего-либо или заседания совета, рабочей группы, комитета и т.п.), если это специально не регламентировано в соответствующем нормативном акте.
Прокол обычно составляется согласно произведенным записям во время заседания или на основании переданных секретарю материалов к заседанию. Оформляется на общем бланке, закрепленном инструкцией по делопроизводству, или на стандартном листе формата А4. Необходимые реквизиты и их расположение приведены ниже в образце протокола заседания комиссии.
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «МАЛЕНЬКИЙ БУБЛИК»
(ОАО «Маленький бублик»)
ПРОТОКОЛ
заседания (его вид)
«_____» __________ 20___ г. № _________
г. Омск
Председательствующий – И.М. Загорулько Секретарь – М.П. Ягодкина Присутствовали: 16 человек (список прилагается) или перечислить их в алфавитном порядке
ПОВЕСТКА ДНЯ:
- 1. Об исполнении сметы расходов за 2014 год.
Доклад заместителя главного бухгалтера Вольской М.С.
2. О …
Доклад начальника отдела информатизации Залихватского Р.Ю.
1. СЛУШАЛИ:
Вольскую М.С. – текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
Андреянко И.О. – подчеркнула важность…
Вопрос: экономия средств по статье …?
Ответ: да, 3%.
Кузюкина К.У. – текст выступления прилагается
РЕШИЛИ:
1.1.
1.2.
2. СЛУШАЛИ:
Залихватсткого Р.Ю – проинформировал о начале работы …
РЕШИЛИ:
2.1. Принять к сведению и использованию в работе …
2.2. Юридическому отделу (Кукушкин А.П.) доработать проект регламента. Срок – 21.11.2014.
2.3. Завершить … к 30.11.2014. Ответственный – начальник хозяйственного отдела Балалайка С.Р.
Председательствующий И.М. Загорулько
Как можно еще составить протокол посмотрите на конкретном примере протокола заседания экспертной комиссии. Приведенный в данной статье образец оформления протокола доступен к скачиванию в формате doc.
Теперь несколько пояснений. Датой протокола (указывается словесно-цифровым способом) всегда является дата заседания, даже если оформление документа проводилось позднее. Регистрируются протоколы по каждому виду отдельно и присваивание номеров начинают с начала каждого года. К номеру протокола могут добавляться буквенные индексы. Для совместных заседаний указывают составные номера (через дробь).
Если присутствующих более 15 человек, то их в форме протокола не перечисляют. Оформляется ссылка на список, который будет неотъемлемой частью протокола. Если в заседании участвовали представители различных организаций, то требуется указать их должности и место работы.
Вопросы повестки нумеруются и всегда начинаются с предлога «О…» или «Об…».
Схема каждого рассматриваемого вопроса строится стандартно: «СЛУШАЛИ» – «ВЫСТУПИЛИ» (если не было обсуждения или задано вопросов, то эту часть можно пропустить) – «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ».
После фамилии (внимание на падеж – «слушали» кого? и «выступили» кто?) включается в текст протокола основное содержание выступлений (излагается в прошедшем времени от третьего лица ед. числа – «ознакомил», «отметил», «предложил» и т.д.) или оформляется в виде отдельных приложений к протоколу.
Принятое решение формулируется по форме, принятой в распорядительных документах («утвердить положение», «подготовить программу» и т.д.). Если даются поручения, то требуется указать ответственного исполнителя и срок. Итоги голосования при необходимости приводятся в постановляющей части: «за» – 5 голосов, «против» – нет, «воздержалось» – 2 голоса, решение принято 5 голосами.
Протокол подписывают только председательствующий и секретарь (не требуется другим членам комиссии). Некоторые виды протоколов должны быть утверждены руководителем организации, например, протокол заседания экспертной комиссии. В этом случае добавляем гриф утверждения.
Я надеюсь, что с помощью приведенных образцов вам теперь легко удастся составить любой протокол заседания.
Евгения Полоса
К записи 31 комментарий
Иголка | 06 09 2011
Оказывается я оформляла протоколы бог знает как. Хорошо, что наткнулась на этот материал. Почему нет отзывов? неужели никому не понравилось?
Оберон | 18 04 2012
Ошибаетесь, понравилось. Немного переделаю и смогу использовать его как протокол собрания открытия общественного объединения. Спасибо автору!
Ирина | 04 11 2012
Спасибо Евгении, очень актуально. Главное «рыба», а под себя каждый сможет переделать по-своему.
Ольга | 10 11 2012
Огромное спасибо за помощь!Вы очень помогли,Евгения!
Наталья | 30 01 2013
С огромным уважением к Вашей отзывчивости! Спасибо перед итоговым совещанием золотая находка!
Галина | 08 04 2013
Спасибо, очень помогли!!!
Лия | 24 06 2013
большое спасибо!
Виктория | 10 07 2013
Евгения, огромное спасибо!!!
Нашла здесь образцы всех необходимых документов. А то уже подумывала на курсы секретарей идти…
Еще раз СПАСИБО!
ЮЛИЯ | 14 10 2013
СПАСИБО!
Людмила | 05 02 2014
Спасибо, очень кстати. Доходчиво и понятно.
Ольга | 05 03 2014
Здравствуйте, меня волнует такой момент: «Регистрируются протоколы по каждому виду отдельно и присваивание номеров начинают с начала каждого года.» У нас есть протоколы на выделение дел к уничтожению, утверждение инструкции по делопроизводству (это еще только надо сделать), утверждение номенклатуры и описей на передачу дел пост.хранения в гор.архив. Получается это всё разные виды протоколов и все должны регистрироваться в разных журналах? А если их у нас от силы за год 2-3 шт., можно ли в один журнал их заносить? У нас очень маленький документооборот.
admin | 08 03 2014
Здравствуйте! Вы не правильно поняли приведенную цитату. Протоколы регистрируются отдельно по видам заседаний, комиссий, советов и т.п. Нельзя, например, регистрировать протоколы инвентаризационной комиссии вместе с протоколами экспертной комиссии (ЭК). В приведенных Вами примерах речь идет, очевидно, о протоколах заседаний ЭК. Все протоколы ЭК регистрируются в одном массиве с присвоением порядковых номеров в пределах календарного года, независимо от рассматриваемых вопросов (документов).
Яна | 10 06 2014
Добрый день. Евгения, а существует порядок, в котором надо указывать присутствующих?
admin | 12 06 2014
Здравствуйте! Согласно ГОСТ 6.30-2003 в протоколах коллегиальных органов фамилии и инициалы членов коллегиального органа, участников заседания, сотрудников организации и приглашенных перечисляются в алфавитном порядке без указания должностей.
Светлана | 27 02 2020
Так и не нашла в ГОСТе 6.30-2003 (и в новом …2016 то же) про список в алфавитном порядке. Если не сложно, пожалуйста, «ткните меня носом» в этот текст (пункт), чтобы я тоже могла кого-нибудь ткнуть.
admin | 02 03 2020
Здравствуйте! Поскольку комментарий о порядке оформления протоколов давался в 2014 году, то в нем я ссылалась на ГОСТ Р 6.30-2003, а именно «Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (М., 2005). П. 4.9. К ГОСТР 7.0.97-2016 тоже есть «Методические рекомендации по применению…» (М.,2018), однако в этих рекомендациях уже нет указания на то, что список присутствующих лиц составляется в алфавитном порядке.
Наталья | 20 10 2014
А я вообще не могу понять вот что: зачем нужны протоколы? Разве для того, чтобы уничтожить документы по акту ЭК, нужно обязательно совещаться? Скажем, постоянно действующая ЭК комиссия работу всю проделала, архивариус (или делопроизводитель) подготавливает проект приказа, а руководитель подписывает приказ об уничтожении документов. Разве эффект не один и тот же? Комиссии ведь для того и создаются, чтобы у них были полномочия решать.
admin | 21 10 2014
Здравствуйте! Согласно правилам акт о выделении к уничтожению документов утверждается руководителем организации, предварительно согласовывается экспертной комиссией (ЭК). ЭК – совещательный (коллегиальный) орган, а решения коллегиального органа принимаются на заседании, которые положено оформлять протоколом. Такова процедура. На практике само заседание можно не проводить, собрав подписи членов комиссии. Но протокол оформлять надо.
Ксения | 21 03 2017
Здравствуйте.
Подскажите, если заседание не проводится и протокол не оформляется. То можно ли в положении/регламенте о ЭК прописать, что решения ЭК принимаются заочно и протокол как документ ЭК не включать в регламент?
admin | 23 03 2017
Здравствуйте! Вы можете прописать всё, что угодно. Наш сайт дает рекомендации согласно правилам.
Татьяна Ивановна | 25 03 2015
Хотелось бы посмотреть образец оформления решения заседания какого-либо совещательного органа (научно-технического совета и пр.). Спасибо!
admin | 26 03 2015
Здравствуйте! Какого-то конкретного образца нет.
Елена | 21 05 2015
Евгения, не ответили на вопрос: у Вас написано «в алфавитном порядке», это имеется ввиду Ф.И.О.? а если мы указываем сначала должность, а после Ф.И.О., тогда как?
Например:
руководитель административной службы Ф.И.О.
зам. директора по персоналу Ф.И.О.
главный инженер Ф.И.О.
и т.д.
Меня также интересует данная информация. Если указываются должности в протоколе, в каком порядке размещать присутствующих? Относительно должности (по иерархии) или в алфавитном порядке по фИО?
admin | 24 05 2015
Здравствуйте! Список присутствующих на заседании составляется в алфавитном порядке (по фамилиям), также и в том случае, когда указываются должности.
Светлана | 09 09 2015
Здравствуйте! Следующая ситуация: Есть распоряжение «О создании комиссии по документальной проверке дебиторской задолженности ОАО «Морозко». По итогу протокол оформили и «встал» вопрос регистрации… Т.е. получается данная комиссия создавалась для решения конкретного вопроса. Также у нас есть протоколы заседаний аттестационной комиссии, ЭК. Но журналов регистрации данных протоколов у нас нет. Вопросы: в данном протоколе по вышеназванному распоряжению при регистрации ставить №1? и Заводить ли нам журналы регистрации протоколов если за год их 2-3 шт.?
admin | 13 09 2015
Здравствуйте! Протоколы формируются и регистрируются в пределах каждой группы. Как правило, для регистрации протоколов журналы не заводятся, достаточно присвоение порядковых номеров.
Евгения | 17 11 2015
Добрый день! Подскажите, пожалуйста! У нас ведутся протоколы заседаний:
— аттестационной комиссии
— антикоррупционной комиссии
— комиссии по распределению премий.
По каждому виду протоколов ведем журнал их регистрации.
Вопрос: Нужно ли заносить эти журналы в номенклатуру дел и если нужно, то по какой статье, если в утвержденном перечне таких журналов нет.
admin | 18 11 2015
Здравствуйте! Если журналы ведутся, то их обязательно надо включать в номенклатуру дел. Сроки хранения регистрационных журналов соответствуют срокам хранения самих документов, в частности протоколов. Если отдельной статьи для журнала нет, сошлитесь на статью со сроком хранения протоколов.
Людмила | 16 12 2015
Здравствуйте. В учебниках написано, что текст протокола начинается со слова «Председатель». У Вас в примере «Председательствующий».
Поясните, пожалуйста, почему Вы употребляется это слово в своем примере? И какие есть требования в употреблению слов «председатель» и «председательствующий»
admin | 20 12 2015
Здравствуйте! Наш сайт ориентируется не на учебники, а на последние нормативные документы по делопроизводству. «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденные приказом Росархива от 21.12.2009 № 76, приводят образец оформления протокола именно со словом «Председательствующий…».
2018. Клиентская база выпустила дополнение «Собрания»
Уходит много времени на организацию собрания и оповещение всех участников? Часть важной информации бывает утеряна? Нет возможности оценить эффективность выполнения задач, принятых на совещании? Клиентская база выпустила дополнение «Собрания», предназначенное для лёгкой организации собраний, внесения и хранения всей информации по ним в одном месте. Используя дополнение «Собрания», вы получите возможность: экономить время на организацию собраний и приглашение участников, удобно, структурированно хранить и использовать всю информацию по собраниям, мониторить исполнение задач, принятых на собрании, в режиме онлайн, распечатывать протоколы собраний со всей необходимой информацией и др.
2018. DirectumRX 2.8 упрощает организацию и проведение совещаний
Вышла новая версия системы DirectumRX 2.8. В ней внимание уделено решению узкоспециализированных задач, в частности проведению совещаний. Теперь вы сможете создавать повестку и протокол совещания прямо из карточки совещания, при этом все нужные документы привязаны к карточке и всегда «под рукой»; оформлять документы из предзаполняемых шаблонов — данные подтягиваются автоматически из карточки документа; передавать решения на исполнение за пару кликов — система сама создает поручения из протокола, остается только отправить их в работу; контролировать текущее состояние работ прямо из карточки совещания. Также, в новой версии улучшена работа с организационно-распорядительными документами, создание и утверждение проектов резолюций. А также повысилось удобство веб-клиента и мобильных приложений.
2015. Office FindTime — сервис для планирования совещаний
Раньше состав офисного пакета MS Office был довольно стабильный: Word, Excel, PowerPoint, Access +/- OneNote, Project, SharePoint. А теперь у Офиса есть собственный магазин приложений, в который и сама Microsoft часто добавляет свои новинки. Одна из последних новинок — FindTime — сервис для планирования совещаний. Он призван решить проблему согласования времени со всеми участниками встречи. Обычно вы отправляете всем приглашения, а потом (если кого-то данное время не устраивает) — начинается длительный процесс согласования и пересогласования. FindTime работает по другому. Вы отмечаете на онлайн-календаре 2-3 варианта даты/времени встречи, отправляете приглашения сотрудникам, а они заходят на эту онлайн страничку и голосуют за наиболее удобный вариант. Таким образом, можно быстро найти оптимальное время. Есть интеграция с Outlook. Приложение доступно бесплатно для тарифов Office 365 Business и Enterprise.
2015. Видео: глючная видеоконференция в реальном мире
Популярный западный сервис видеоконференций Zoom выпустил смешной видеоролик о том, как бы выглядело бизнес-совещание в реальном мире, если б на нем происходили глюки, которые иногда случаются во время сеансов видеоконференцсвязи. Конечно, уточняют в Zoom, таких неприятностей никогда не случается в их сервисе.
2007. WebEx WebOffice обеспечивает групповое календарное планирование
Пакет WebOffice компании WebEx превосходно справляется с коллективным календарным планированием, а также выполняет базовые функции СУБД, управления групповыми обсуждениями и документами. Этот продукт наилучшим образом подходит небольшим организациям, насчитывающим от 5 до 100 территориально разбросанных пользователей, имеющим немногочисленный штат специалистов по инфраструктуре ИТ или не имеющим его вовсе. Вероятно, WebOffice больше всего понравится тем организациям, которым необходимо коллективное использование календаря событий и документов без трудоемкой настройки сетевой инфраструктуры.Во время тестирования WebOffice в лаборатории eWeek Labs (последний раз оно проводилось в апреле) возможности этого сервиса произвели на нас большое впечатление. Однако мы сочли его слишком дорогим по сравнению с тем, что предлагают конкуренты, также предоставляющие через Интернет доступ к инструментам коллективной работы. При цене 60 долл. в месяц в расчете на пять пользователей, или 144 долл. на каждого пользователя в год, WebOffice, например, почти втрое дороже Google Apps Premier Edition. WebEx Mail обойдется еще в 4 долл. на каждого пользователя в месяц, а WebEx Meeting Center добавит к общей сумме еще 50 долл. в месяц за одно рабочее место. Шифрование с использованием SSL (Secure Sockets Layer) означает дополнительные 300 долл. в год, а полнотекстовый поиск в документах — добавит еще 199 долл. в год. Следует обратить внимание еще на одну цифру. Утверждается, что WebOffice доступен по меньшей мере 99,99% времени. Это означает, что в течение года сервис может быть недоступен на протяжении не более 53 мин. Наиболее важными приложениями в пакете WebOffice являются групповой календарь, коллективно используемые документы и базы данных. Чтобы задействовать эти возможности, нет необходимости приобретать аппаратуру или ПО. Хотя установка клиентской программы не предусматривается, для корректной работы некоторых вызываемых по запросу функций нам пришлось установить Sun Microsystems Java 2 Runtime Environment (JRE). Приступаем к работеМы обнаружили, что WebOffice прост в настройке и применении. Практически все заботы пользователей, включая регистрацию домена и первоначальную настройку учетных записей, взяла на себя компания WebEx. Однако продукт можно практически бесконечно подстраивать под свои потребности. Именно этим мы и занимались основную часть времени, отведенного на тестирование. Первое, что нам пришлось усвоить, — в WebOffice закладка для доступа к документам предназначена для хранения создаваемых другими программами коллективно используемых документов и управления ими. Такими источниками документов могут быть помимо прочего Microsoft Word, PDF-файлы или простые текстовые документы. Собственных инструментов для работы с текстами WebOffice не имеет. Продукт показал нам, как поместить наши документы в коллективно используемую папку. Мы могли по собственному желанию определить, сколько пользователей получат к ней доступ. Владелец коллективной папки может также задать уровень доступа для каждого из них, определив его как менеджера или предоставив ему право либо только читать, либо одновременно редактировать документы в папке. Вероятно, это можно рассматривать как возврат к прошлому, но документы допускается размечать с помощью метаданных, в том числе таких, как ключевые слова и дескрипторы, которые члены группы имеют возможность использовать для поиска документов в папках. Как мы уже отметили выше, полнотекстовый поиск, являющийся, по нашему мнению, одной из важнейших функций, доступен за дополнительную плату. Нами также было обнаружено, что работать с хранящимися в WebOffice документами не всегда удобно. Мы сохранили наши тестовые документы, затем зарегистрировались под учетной записью конкретного пользователя и загрузили один из тестовых документов. Для этого потребовалось лишь щелкнуть правой кнопкой мышки на имени файла и сохранить файл на локальном компьютере. После этого у нас появилась возможность вносить изменения в наши тестовые документы. Но нам пришлось вручную заменить документ в коллективно используемой папке. Дабы гарантировать, что никто другой не модифицирует файл, пока с ним работает один из пользователей, было применено сообщение (check-out flag), предупреждающее всех прочих, что в настоящий момент уже идет работа с данным файлом. Мы использовали также интернет-папки, создав их на настольном ПК, работающем под управлением Windows. Эти папки открывались с помощью Windows Explorer. Запускать веб-браузер, чтобы получить доступ к коллективно используемым файлам, не приходилось. Мы имели возможность работать с файлами Word, Excel и PowerPoint, которые сохранили в этих общих папках. Но мы всегда применяли предупредительное сообщение, чтобы гарантировать, что лишь один документ является конечным продуктом. Одно из наиболее ценных свойств интернет-папок заключается в быстром сохранении документов. Мы могли встроить интернет-папку в «дерево” Windows Explorer, которое показывало весь перечень документов, и мышкой перетаскивать документы по «дереву”. Это делается значительно быстрее, чем с помощью пользовательского интерфейса WebOffice. КалендарьКоллективно используемый календарь — самая большая жемчужина в короне WebOffice. Мы обнаружили, что календарь WebOffice прост в применении. Нам понравились его удобные возможности составления графика задействования ресурсов, таких как переговорные комнаты. Кроме того, он позволяет учесть все обстоятельства, связанные с приглашением участников дискуссии. Поскольку наш вариант WebOffice включал дополнительную функцию WebEx Mail, мы имели возможность направлять участникам дискуссии приглашения, на которые те могли отвечать по электронной почте. Мы могли не только добавлять новых участников дискуссии к имеющемуся списку, выбирая их в ниспадающем перечне пользователей WebOffice, но и на том же экране проверять, свободны ли участники в то время, когда должна состояться дискуссия. Можно было внести в список участников дискуссии тех, кто территориально располагался вне нашего офиса. Для этого требовалось либо выбрать их из коллективно используемого списка контактов, либо ввести их адрес электронной почты. Для пользователей Windows нами применялся WebOffice Desktop Assistant. В настоящее время это приложение из состава WebOffice в наибольшей степени приближается к работающей в офлайновом режиме клиентской программе. WebOffice Desktop Assistant напоминал о предстоящих событиях даже тогда, когда мы не были подключены к Интернету и при отключенной функции WebEx Mail. Desktop Assistant загружается и устанавливается отдельно на каждом компьютере, на котором предполагается использовать это приложение. Не составило для нас особого труда и настроить календарь для коллективного или индивидуального применения. Другие могут либо только просматривать его, либо просматривать и вносить изменения. При составлении графика совещаний мы видели, свободен человек или занят, независимо от индивидуальных настроек календарей наших пользователей. Главный недостаток календаря заключается в том, что он не позволяет создавать новые события, перетаскивая в него почтовые сообщения с помощью мышки. Это, разумеется, не конец света, если приходится сначала открыть сообщение, а затем уже вносить в календарь новое событие. Но мы считаем, что возможность перетаскивания относится к базовым функциям и должна быть включена в пакет. А так нам приходилось постоянно переключаться между окном сообщения и окном нового события, чтобы занести в календарь все необходимые сведения о совещании, которое мы собирались созвать. WebOffice обладает функциями довольно мощной СУБД и поставляется с восемью типовыми базами данных, охватывающих такие основные бизнес-функции, как управление активами, прогнозирование продаж, отношения с клиентами и графики рабочего времени. Если рассматривать эти БД в качестве шаблонов, с помощью которых можно создавать собственные приложения, то организациям, вероятно, понравятся скромные возможности продукта. Создавали мы и базы данных с чистого листа. Но организациям следует учитывать, что настройка под свои потребности и применение функций СУБД в WebOffice потребует гораздо больших усилий, чем использование какой-либо другой функции продукта. Базы данных можно совершенствовать практически до бесконечности. После тщательного планирования и обдумывания владельцы компаний смогут составлять полезные отчеты с помощью коллективно используемых баз данных. Однако, как уже говорилось, эти функции WebOffice не соответствуют принципу «включи и работай”. Следует привлечь специалиста по СУБД в качестве консультанта или по крайней мере поручить ответственному сотруднику создавать новые базы данных либо модифицировать имеющиеся шаблоны. Компаниям, которые предполагают воспользоваться сервисом WebOffice, следует быть готовыми к тому, что пользователям придется установить JRE. Это делается лишь один раз и занимает всего несколько минут. https://pcweek.ru
Введение.
Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.)’
Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями. и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).
Унифицированные системы документации — это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.
Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации другим нормативными документам, содержащим правила документирования.
Целью данной контрольной работы является дать понятие протокола, отразить правила его оформления, а также показать какие бывают формы протоколов.
1.Понятие протокола и его назначение.
В ряду управленческих документов особое место принадлежит протоколам. Они входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях
Нужно иметь в виду, что в деятельности организаций и предприятий часто составляются документы под названием «Протокол», однако они не подпадают под приведенное определение. Так, в области договорных отношений составляются протоколы о намерениях, протоколы разногласий, протоколы согласований; в числе основных документов общего собрания акционеров законодательство называет протоколы счетной комиссии и т.д. Подобные разновидности протоколов сходны по своему назначению с актами: они фиксируют и подтверждают факты или события.
Протоколы составляются в любой организации, где есть временные или постоянно коллегиальные органы, комиссии и т.п. Формой их деятельности является обсуждение действующие тех или иных вопросов на собраниях или заседаниях и совместное принятие решений, часто голосованием.
С появлением в нашей стране акционерных обществ возросло внимание к этому виду документа. Высшие органы управления акционерного общества — коллегиальные, и протоколы, в которых находит отражение их деятельность, становятся одними из важнейших управленческих документов. Речь идет о протоколах общих собраний акционеров, заседаний совета директоров и правления. Не случайно Федеральный закон «Об акционерных обществах» и иные правовые акты уделяют специальное внимание содержанию этих документов.
2. Правила оформления протоколов
Протокол — документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).
Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.). Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).
В протоколе отражаются все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения. Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседания. Обязательными реквизитами протокола являются:
-
наименование организации;
-
наименование вида документа;
-
дата и регистрационный номер;
-
место составления или издания;
-
заголовок к тексту;
-
текст;
-
подписи.
3.Виды протоколов
Существует два вида протоколов: полный и краткий.
Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседаниях.
Краткий протокол — только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления.
Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.
Заголовком протокола служит название коллегиального органа или заседания (Протокол заседания аттестационной комиссии…; протокол совещания …).
Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть оформляется одинаково в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка — «Список участников прилагается»), повестка дня.
Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, — в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.
При этом слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (без кавычек) печатают слева от поля, отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга.
Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагают по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже, нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлогов «О», «Об». Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом «Разное». Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.
Слова «Повестка дня» располагаются центрировано через два-три интервала от списка участников.
В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: «текст доклада прилагается». В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указываются количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.
Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатается через 1,5 межстрочный интервал с красной строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.
Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения.
Текст, краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается по центру размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.
Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа — «ПРОТОКОЛ» — или на специальном бланке протокола (бланк конкретного вида документа).
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы документационного обеспечения управления (ДОУ).
В связи с нарушениями в оформлении протоколов производственных совещаний организации был разработан образец протокола .
Протокол может содержать пункт об утверждении какого-либо документа. В таком случае документ должен прилагаться к протоколу и иметь ссылку на его номер и дату.
Подпись отделяется от текста протокола тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего (выполнявшего обязанности секретаря) на протокольном мероприятии, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Положение последней буквы в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Гриф (пометка об ограничении доступа к документу) — печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра документа печатается ниже грифа (пометки) через полтора межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.
НАЗВА УСТАНОВИ (ЗАКЛАДУ)
ПРОТОКОЛ №6
оперативної наради керівництва РУ ГУ МВС України в м. Києві
12.09.2006 м. Київ
Голова зборів: Шульга С.В.
Секретар: Цибуленко Т.В.
Присутні: оперативні працівники Управління у складі 15 осіб.
ПОРЯДОК ДЕННИЙ:
1. Про хід виконання планових завдань на друге півріччя 2006 року.
2. Різне.
СЛУХАЛИ: інформацію Музики П.М. про хід виконання планових завдань на друге півріччя 2006 року.
ВИСТУПИЛИ: (хто, з приводу чого) УХВАЛИЛИ:
1. Заслухану інформацію взяти до відома.
2. Начальникам відділів забезпечити в повному обсязі виконання планових завдань.
3. Начальникові відділу Мормілю Т.В. організувати роботу насамперед щодо …. До 01.12.2006 з урахуванням пропозицій і зауважень, внесених під час обговорення, доопрацювати окреме рішення з даного питання і доповісти начальникові Управління Павлову П.М.
Голова наради (підпис) С.В.Шульга
Секретар (підпис) Т.М.Харченко
Примітка до Протоколу:
Протокол — документ, у якому фіксується хід обговорення питання й ухвалення рішень на зборах, нарадах, засіданнях, конференціях із зазначенням місця, часу й мети, складу присутніх та змісту доповідей.
Протокол укладає офіційна, компетентна особа, що засвідчує той чи інший факт. Залежно від повноти висвітлення ходу засідання чи наради протоколи бувають:
1. Стислі, де фіксуються лише ухвали. У них вказується порядок денний, прізвища доповідачів, тих, хто виступив у дебатах та прийняті рішення.
2. Повні, що містять виклад виступів і дають можливість скласти враження не тільки про характер зборів чи наради, а й про діяльність структури в цілому.
3. Стенографічні, де всі виступи записуються дослівно.
Реквізити протоколу:
— назва структури, в якій складено документ;
— назва виду документа (протокол)
— порядковий номер протоколу;
— назва зборів, засідання, наради із зазначенням їх характеру (розширена нарада, загальні збори тощо);
— дата і місце проведення;
— кількісний склад учасників. Якщо їх багато, то слід вказати кількість при¬сутніх і додати до протоколу реєстраційний лист;
— посада, ініціали, прізвище керівників зборів (голови, секретаря, членів президії);
— порядок денний, де питання записуються в називному відмінку;
— текст;
— перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;
— підписи керівників зборів, засідання чи наради (голови і секретаря).
Вимоги до оформлення протоколу:
1. Протокол оформляють на загальному аркуші формату А4.
2. Датою протоколу є дата засідання.
3. Протоколи нумеруються у межах календарного року.
4. Заголовок містить такі відомості: вид наради (засідання, збори, нарада), назва колегіального органу та питання, які обговорюються).
5. Текст протоколу.
5.1. Вступна частина має постійну інформацію (голова зборів, секретар, були присутніми).
5.2. Прізвища членів колегіального органу та запрошених записуються в алфавітному порядку (окремо члени комісії, окремо — запрошені). їх друкують в один рядок через один інтервал. Прізвища запрошених слід вказувати, якщо їх кількість не перевищує 15. Інакше до протоколу додається список присутніх.
5.3. Вступ протоколу закінчується порядком денним. Після слів «ПОРЯДОК ДЕННИЙ» ставлять дві крапки і через два інтервали нижче друкують з абзацу порядкові номери питань.
5.4. Головна частина тексту протоколу складається згідно з пунктами порядку денного. Текст будується за схемою: СЛУХАЛИ — ВИСТУПИЛИ — УХВАЛИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)
5.5. Слово СЛУХАЛИ друкують великими літерами, перед словом ставиться цифра, що відповідає питанню, після слова ставиться дві крапки. Ініціали, прізвище доповідача пишуться у родовому відмінку з нового рядка; після прізвища ставиться тире і з великої літери пишуть зміст доповіді у вигляді прямої мови.
5.6. Слово ВИСТУПИЛИ друкують великими літерами, після нього ставлять дві крапки, ініціали і прізвище пишуть у називному відмінку з абзаца, в дужках вказують посаду, потім ставиться тире і з малої літери друкують зміст доповіді.
5.7. Запитання доповідачу і відповіді входять до розділу ВИСТУПИЛИ й оформляються так само.
5.8. Слово УХВАЛИЛИ друкують великими літерами через два інтервали нижче попереднього тексту.
