Гриф коммерческая тайна

Слово гриф

Слово состоит из 4 букв: первая г, вторая р, третья и, последняя ф,

Слово гриф английскими буквами(транслитом) — grif

• Буква р встречается 1 раз. Слова с 1 буквой р
• Буква г встречается 1 раз. Слова с 1 буквой г
• Буква ф встречается 1 раз. Слова с 1 буквой ф
• Буква и встречается 1 раз. Слова с 1 буквой и

Значения слова гриф. Что такое гриф?

Гриф

Белкин Р.С. Криминалистическая энциклопедия. — 2000

ГРИФ (фр. griffe), надпись на документе или издании, определяющая особый порядок пользования им или круг лиц, для кого он предназначен .

Белкин Р.С. Криминалистическая энциклопедия

Грифы

Грифы, или сипы (лат. Gyps) — род крупных хищных птиц семейства ястребиных, широко распространённых в тёплом климате восточного полушария. Имеют внешнее сходство с американскими грифами, однако эти две группы птиц близкими родственниками не являются.

ru.wikipedia.org Биологический словарь

«Гриф»

«ГРИФ» — московское издательство (С. А. Соколова), к которому примыкала крайняя религиозно-мистическая группа символистов, противостоявшая эстетизму брюсовской группы (изд-во «Скорпион»).

Лит. энциклопедия. — 1929-1939 Большой энциклопедический словарь

Гриф-индейка

Гриф-индейка, или катарта-индейка (лат. Cathartes aura) — птица семейства американских грифов родом из Северной и Южной Америки. Считается одной из самых распространённых хищных птиц в Новом Свете.

ru.wikipedia.org

Гриф-индейка (Catharies aura) имеет размах крыльев около 1,8 метра. В полете крылья птицы сгибаются, образуя характерный силуэт в виде буквы V. Передняя часть головы (лицо) у него голая и красная, складчатая, с темно-янтарными глазами.

www.apus.ru

Гриф секретности

Гриф секретности — показатель степени секретности документов, издании, специзделий и работ. Степень секретности определяется грифами «особой важности», «совершенно секретно», «секретно», «для служебного пользования».

Контрразведывательный словарь. — 1972

Гри́ф секре́тности — реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемый на самом носителе и/или в сопроводительной документации на него.

ru.wikipedia.org

Гриф Секретности — англ. confidential реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемые на самом носителе и/или в сопроводительной документации на него.

Словарь бизнес терминов. — 2001

Черный гриф

Чёрный гриф или бурый гриф (лат. Aegypius monachus) — птица семейства ястребиных. Общая длина 75—100 см, длина крыла 72—85 см, размах крыльев 250—300 см, вес 7—12 кг. Это оседлая птица гор и предгорий.

ru.wikipedia.org

Черный гриф Черный гриф — Aegypius monachus см. также 7.1.15. Род Грифы — Aegypius Черный гриф — Aegypius monachus Крупная птица с длинными и очень широкими крыльями (размах до 2,5 м) и коротким широким хвостом.

Птицы России. — 1998

Черный гриф — Aegypius monachus Linnaeus — обитает на северных склонах Большого Кавказа в пределах Краснодарского и Ставропольского краев, населяет горные районы Северной Осетии и Дагестана.

www.apus.ru

Американские грифы

Америка́нские гри́фы (Cathartidae Lafresnaye, 1839), — семейство птиц из отряда соколообразных (некоторые авторы выделяют его в новый отряд ястребинообразные), обитающих в районах с умеренным и тропическим климатом Северной и Южной Америки.

ru.wikipedia.org

Американские грифы (Cathartidae), семейство птиц отряда дневных хищников (Falconiformes). Крупные птицы (длиной 63—112 см), оперение коричневато-чёрное, на нижней поверхности крыла светлые участки.

БСЭ. — 1969—1978

АМЕРИКАНСКИЕ ГРИФЫ (американские кондоры) — подотряд птиц отряда соколообразных. Длина до 112 см, крылья в размахе до 3 м. Голова и часть шеи голые. 1 семейство, 7 видов (в т. ч. кондор), в Америке.

Большой энциклопедический словарь

Гриф (деталь музыкального инструмента)

Гриф — так называется у смычковых инструментов, лютни, гитары и пр. пластинка черного дерева (или крашеная под черное дерево), наклеенная на верхнюю, плоскую сторону шейки.

Музыкальный словарь. — 2008

Гриф (нем. Griff — рукоятка) — деталь смычковых или щипковых струнных музыкальных инструментов, представляющая собой длинную деревянную пластину, как бы рукоятку инструмента, к которой исполнитель прижимает струны пальцами…

ru.wikipedia.org

Гриф (нем. Griff, буквально — рукоятка, захват), у струнных смычковых и щипковых инструментов наклеенная на шейку деревянная пластинка, к которой при игре прижимают струны, укорачивая их длину.

БСЭ. — 1969—1978

Семейство Американские грифы (Cathartidae)

Семейство американские грифы Самый бросающийся в глаза отличительный признак семейства американских грифов — сквозные продолговатые ноздри. Кроме того, эти птицы отличаются более или менее длинным клювом…

Брем А. Жизнь животных. — 1958

Семейство Американские грифы (Cathartidae) В семействе американских грифов 6 видов, распространенных в Америке — от Канады в Северной Америке до южной части Южной Америки.

Биологическая энциклопедия

Русский язык

Гриф/¹ (птица).

Морфемно-орфографический словарь. — 2002

Гриф, -а.

Орфографический словарь. — 2004

Примеры употребления слова гриф

Данный документ не имеет гриф секретно, не носит государственную и коммерческую тайну.

Или документы, с которыми вы работаете, утратят гриф секретности и станут общедоступными.

Со многих впервые был снят гриф секретности, сообщается на сайте ведомства.

Бородатая неясыть, горихвостка, черный гриф, кедровка, свиристель.

Документы об организации парада проходили через Политбюро, и гриф «Секретно» на них попадал автоматом.

В новом макете памятника левую руку он положил на гриф, а правую опустил поверх деки.

Гриф ограничения доступа к документу

Последнее издание стандарта на оформление документов — ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – в отличие от предыдущих изданий, не включает реквизита «Гриф ограничения доступа к документу», хотя зачастую при работе с документами ограниченного доступа такой реквизит используется, и даже в отдельных случаях предусматривается законодательством.

Государственная тайна и конфиденциальная информация

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее – Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации») информация подразделяется на общедоступную информацию и информацию, доступ к которой ограничивается. Ограничение доступа к информации устанавливается федеральными законами.

Информация ограниченного доступа может составлять государственную тайну (и тогда обращение информации регулируется Законом РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» (в ред. от 22.08.2004); далее – Закон РФ «О государственной тайне») или конфиденциальную информацию.

Понятие государственной тайны определено Законом РФ «О государственной тайне»: «государственная тайна – защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации». Перечень сведений, составляющих государственную тайну, определен Указом Президента РФ от 11.02.2006 № 90 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне».

Понятие конфиденциальности информации раскрывает Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: «конфиденциальность информации – обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя».

Организация работы с конфиденциальной информацией регулируется рядом законов. В понятие конфиденциальной информации входят различные виды информации, перечень которых установлен Указом Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (в ред. от 23.09.2005):

1. Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях.

2. Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства.

3. Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна).

4. Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.).

5. Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна).

6. Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Ограничение доступа к документам

На документах, содержащих информацию ограниченного доступа (государственную тайну или какой-либо вид конфиденциальной информации), принято проставлять гриф ограничения доступа к документу. Как правило, на документах гриф ограничения проставляется в верхнем правом углу первого листа документа. В системе секретного и конфиденциального делопроизводства гриф ограничения доступа принято проставлять на электронном носителе информации (диске, дискете) и на упаковке, например конверте, в котором пересылается документ ограниченного доступа.

В ряде случаев форма этого грифа, порядок его проставления, а также состав дополнительных сведений, сопровождающих гриф ограничения доступа, установлены законодательством.

Грифы ограничения доступа к документам, содержащим государственную тайну

Законом РФ «О государственной тайне» установлены грифы секретности – реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений, проставляемые на самом носителе и (или) в сопроводительной документации к нему. Законом установлено три степени секретности и, соответственно, три грифа ограничения доступа к документам: «секретно», «совершенно секретно» и «особой важности». Закон устанавливает также, что наряду с грифом секретности на носитель сведений, составляющих государственную тайну, наносится дополнительно следующая информация:

• о степени секретности содержащихся в носителе сведений со ссылкой на соответствующий пункт перечня сведений, подлежащих засекречиванию, действующего в органе государственной власти, в организации;
• об органе государственной власти, организации, осуществивших засекречивание носителя;
• о регистрационном номере;
• о дате или условии рассекречивания сведений либо о событии, после наступления которого сведения будут рассекречены.

При невозможности нанесения таких реквизитов на носитель сведений, составляющих государственную тайну, эти данные указываются в сопроводительной документации на этот носитель. Если носитель содержит составные части с различными степенями секретности, каждой из этих частей присваивается соответствующий гриф секретности, а носителю в целом – гриф секретности, соответствующий тому грифу секретности, который присваивается его составной части, имеющей высшую для данного носителя степень секретности сведений.

Помимо перечисленных реквизитов на носителе и (или) в сопроводительной документации могут проставляться дополнительные отметки, определяющие полномочия должностных лиц по ознакомлению с содержащимися в этом носителе сведениями.

Закон также устанавливает, что использование перечисленных грифов секретности для засекречивания сведений, не отнесенных к государственной тайне, не допускается.

Грифы ограничения доступа к документам, содержащим конфиденциальную информацию

Порядок проставления грифов ограничения доступа на документах, содержащих конфиденциальную информацию, менее определен. Законодательством установлены грифы (отметки) ограничения доступа к документам, содержащим коммерческую тайну и служебную тайну. Для документов, содержащих другие виды конфиденциальной информации, гриф ограничения доступа определяется собственником или пользователем информации.

Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (в ред. от 24.07.2007) устанавливает, что коммерческая тайна – это конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

Закон устанавливает меры по охране конфиденциальности информации, относимой к коммерческой тайне, принимаемые ее обладателем. Они включают в себя:

1) определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну;

2) ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка;

3) учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;

4) регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров;

5) нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).

Таким образом, закон четко определяет вид грифа – «Коммерческая тайна» и состав дополнительных сведений, также наносимых на документ.

Порядок работы со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и подведомственных им организациях установлен постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти». Требования данного Положения распространяются на порядок обращения не только с документами на бумажном носителе, но и со служебной информацией ограниченного распространения на иных материальных носителях (фото-, кино-, видео- и аудиопленка, машинные носители информации и др.).

Постановлением установлено, что на документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

Необходимость проставления этой пометки на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

Порядок снятия пометки «Для служебного пользования» с носителей информации ограниченного распространения определяет руководитель федерального органа исполнительной власти.

Изготавливаются документы, содержащие информацию ограниченного распространения, в машинописном бюро федерального органа исполнительной власти или подведомственной ему организации. Наряду с пометкой «Для служебного пользования» на обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа.

Обратите внимание

В случаях, когда законодательством не установлена форма грифа (пометки) ограничения доступа к документам, содержащим конфиденциальную информацию, собственник или пользователь информации может принимать решения о применении какого-либо грифа. При этом чаще всего используется гриф «Конфиденциально». Он удобен тем, что не раскрывает характера информации, содержащейся в документе, в отличие, например, от таких грифов, как «Банковская тайна», «Налоговая тайна» и др., применяемых для обозначения сведений, связанных с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами.

Наряду с грифом «Конфиденциально» может использоваться гриф «Строго конфиденциально» для обозначения более высокого уровня конфиденциальности. Порядок установления этих грифов должен регламентироваться внутренними нормативными документами организации, работающей с документами конфиденциального характера.

Проставляем гриф коммерческой тайны — образец

Какие сведения могут быть отнесены к коммерческой тайне предприятия

Регламент проставления грифа «коммерческая тайна» (образец грифа)

Гриф «коммерческая тайна» на электронной документации

Изделия с грифом «коммерческая тайна»

Порядок снятия грифа «коммерческая тайна»

Организация делопроизводства документов с грифом «коммерческая тайна»

Какие сведения могут быть отнесены к коммерческой тайне предприятия

Закон определяет: коммерческая тайна — это режим конфиденциальности сведений, характеризующихся совокупностью следующих признаков (п. 2 ст. 3 закона «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ (далее по тексту — закон № 98-ФЗ)):

• эти сведения относятся к информации любого характера (в т. ч. производственной, технической, финансовой и т. д.), которая наделена некой действительной или потенциальной коммерческой ценностью именно в силу ее недоступности прочим лицам;
• они недоступны третьим лицам на законном основании;
• в отношении них правообладателем введен режим коммерческой тайны.

Установление такого режима в отношении названной информации призвано обеспечить при существующих или гипотетических обстоятельствах увеличение уровня доходов ее обладателя, исключить его необоснованные затраты, сохранить его статус на рынке товаров или услуг или достичь коммерческой выгоды прочих видов.

Правомочие на отнесение тех или иных данных к коммерческой тайне предоставлено обладателю таких данных (ст. 4 закона № 98-ФЗ). Кроме того, законом предписан специальный регламент, без соблюдения которого сведения не могут иметь правового статуса коммерческой тайны со всеми вытекающими последствиями. С данным порядком можно ознакомиться в ст. 10 закона № 98-ФЗ. Одним из обязательных пунктов представленного списка мероприятий является и проставление грифа коммерческой тайны на соответствующем носителе информации (подп. 5 п. 1 названной статьи).

При этом должно быть учтено, что не вся информация может представлять коммерческую тайну организации (см. ст. 5 закона № 98-ФЗ, постановление Правительства РСФСР «О перечне сведений…» от 05.12.1991 № 35). Даже если в отношении сведений был проведен надлежащим образом комплекс мероприятий, предусмотренных ст. 10 закона № 98-ФЗ, такая информация все равно не будет признана коммерческой тайной (Определение Московского горсуда от 18.12.2018 № 4га/5-1098/2018).

Регламент проставления грифа «коммерческая тайна» (образец грифа)

В отношении грифа коммерческой тайны законом четко определено следующее:

-форма грифа должна включать слова «коммерческая тайна», указание на правообладателя названных сведений (в отношении юрлиц — их полное наименование и адрес местонахождения, для индивидуальных предпринимателей — фамилию, имя, отчество, адрес проживания);

-такой гриф наносится на материальные носители, содержащие сведения, отнесенные к коммерческой тайне, или включается в состав реквизитов документации, содержащей такие сведения.

Правообладатель может также в локальной документации организации закрепить и иные возможные варианты такого грифа (в т. ч. «Конфиденциально», «Строго конфиденциально», «For internal use only», «Please do not forward» и др. — см. определение Мосгорсуда от 20.02.2015 по делу № 33-5528). В то же время нанесение грифа, не закрепленного локальным актом как грифа коммерческой тайны, не влечет никаких последствий, даже, если текст грифа наводитна мысль об ограниченном использовании информации (см. например, Постановление АС УО от 05.10.2017 по делу № А60-63237/2016).

Способ нанесения грифа на физический носитель в законе не описан. На практике это может быть:

• печать;
• надпись (в т. ч. и от руки);
• наклейка;
• бланк с включением грифа в качестве одного из атрибутов документа;
• печатный текст, нанесенный на носитель информации машинописным способом, и т. д.

Образец грифа (с примером заполнения) расположен ниже по ссылке:

Гриф «коммерческая тайна» — образец.

Так или иначе, локальным нормативным актом организации (например, положением о коммерческой тайне или отдельным специализированным документом) должны быть урегулированы следующие вопросы нанесения грифа коммерческой тайны:

• способ проставления;
• состав информации, включаемой в гриф (например, к установленному законом перечню могут быть добавлены дата нанесения такой отметки, номер экземпляра документа из общего количества, количество листов в документе, дата и срок введения режима коммерческой тайны и т. д.);
• ответственный за нанесение и снятие такого грифа сотрудник.

Гриф «коммерческая тайна» на электронной документации

Законом не указано, каким образом надлежит наносить названный гриф на документы, представленные в электронном варианте.

Исходя из буквального толкования положений подп. 5 п. 1 ст. 10 закона № 98-ФЗ, гриф надлежит размещать на материальном носителе. В случае с электронной документацией такая отметка может быть установлена на лазерном диске, дискете, флеш-карте или жестком диске, содержащем отнесенные к коммерческой тайне сведения, фото- или видеопленке и т. д.

При этом следует также разместить гриф коммерческой тайны в электронном образе документа (на свободном от текста месте, в колонтитулах и т. д.). Это необходимо для соблюдения режима конфиденциальности также и после распечатки документа.

В целях избежания утечки информации при обмене конфиденциальными данными рекомендуется применять различное криптографическое программное обеспечение и использовать электронные подписи. При этом факт получения лицом пароля для входа в систему, содержащую конфиденциальную информацию, сам по себе еще не является подтверждением того, что такое лицо было уведомлено о конфиденциальном характере содержащихся в системе сведений (см. Постановление ФАС Поволжского округа от 10.07.2012 по делу № А57-11021/2011).

Отсутствие грифа коммерческой тайны как на печатной, так и на электронной документации становится причиной непризнания судом установления в отношении такой информации названного режима конфиденциальности данных со всеми вытекающими последствиями (см., например, определение ВС Удмуртской Республики от 25.05.2011 по делу № 33-1796).

Рекомендуем также ознакомиться с видами ответственности, меры которой могут быть применены в отношении лиц, обнародовавших составляющие коммерческую тайну сведения (статья «Ответственность за разглашение коммерческой тайны»).

Изделия с грифом «коммерческая тайна»

Названный гриф может размещаться не только на материальных носителях тестовой, цифровой, аудио- и видеоинформации, но и на изделиях. Такие изделия, помимо того, что являются материальной ценностью, относятся также к носителям охраняемой законом информации.

Названные изделия грифируются путем проставления соответствующей отметки либо на самом изделии, либо в сопроводительной или технической документации к ним. Учет таких изделий производится по заводским или инвентарным номерам. Если проставить названные номера непосредственно на изделии невозможно, то они учитываются по весу, количеству и прочим специфическим характеристикам. При этом названные изделия хранятся в отдельных упаковках, на которых и проставляется гриф коммерческой тайны.

Регламент учета и обращения изделий, составляющих коммерческую тайну организации, должен быть закреплен в локальных актах организации, к которым относятся, например, положение о коммерческой тайне (см. также нашу статью «Положение о коммерческой тайне — образец-2015»), должностные инструкции работников и т. д.

Рекомендуется закрепить в таких локальных НПА в отношении грифированных указанным образом изделий также положение о том, что исполнителю запрещено начинать изготавливать подобные изделия, если ему неизвестно или неясно, с какого момента изделие становится носителем охраняемой законом тайны (определить этот момент также следует либо в локальных НПА организации либо в проектной или технической документации к самому изделию).

Порядок снятия грифа «коммерческая тайна»

Снятие указанного грифа с документа или изделия должно осуществить ответственное лицо, подпись которого стоит в таком документе или техдокументации на изделие, или руководитель организации. Эта обязанность должна быть закреплена в должностных инструкциях соответствующих работников или в положении о коммерческой тайне этой организации.

В качестве оснований для снятия грифа коммерческой тайны могут выступать:

• требования заказчика документации, изделия или услуги;
• изменение (сокращение) списка сведений, составляющих коммерческую тайну организации;
• ошибочное проставление грифа «коммерческая тайна»;
• окончание регламентированного срока действия грифа.

О снятии такого грифа ответственный сотрудник ставит отметку на самом документе и в документации на изделие посредством перечеркивания грифа. Здесь же проставляется дата снятия отметки и подпись ответственного лица с расшифровкой.

В журналах учета документации, содержащей составляющую коммерческую тайну организации информацию, делается также отметка о снятии грифа и смене режима документооборота в отношении такого носителя информации.

После внесения указанных изменений следует также своевременно известить всех лиц, имеющих доступ к названной документации (соответствующих сотрудников организации, контрагентов и т. д.).

Организация делопроизводства документов с грифом «коммерческая тайна»

Основным документом, регламентирующим такое делопроизводство, будет положение о коммерческой тайне организации, в котором должны быть освещены следующие моменты:

• порядок учета документов и изделий с грифом коммерческой тайны;
• правила отправки и получения документации с таким грифом;
• регламент уничтожения грифированной документации, изделий;
• мониторинг наличия грифированных документов и их сохранности;
• регламент обращения и хранения документов с названным грифом.

Все эти мероприятия согласовываются руководителем организации в зависимости от производственных потребностей. Вместе с тем имеются и отдельные предписания закона в отношении тех или иных видов правоотношений.

Так, например, порядок и условия использования сведений, составляющих коммерческую тайну, полученные одной из сторон в рамках договора подряда, определяются соглашением между сторонами (ст. 727 ГК РФ).

Другой пример — «Положение о порядке и сроках хранения…», утв. постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс, регламентирующее порядок хранения и обращения документации АО, в т. ч. с грифом коммерческой тайны (см. пп. 3.2–3.3 названного положения).

***

Итак, проставление грифа «коммерческая тайна» — обязательное действие, включенное законом № 135-ФЗ в список мероприятий по охране коммерческой тайны. Названный гриф должен быть проставлен на материальном носителе, которым, в зависимости от способа фиксации конфиденциальных данных, может быть бумага, лазерная или магнитная пленка, фото- и видеопленка, жесткий диск компьютера и т. д.

Регламент нанесения и снятия такого грифа, а также порядок осуществления документооборота содержащих коммерческую тайну документов, должен быть утвержден соответствующим локальным НПА организации.

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2008, N 12

Работа с документами под грифом коммерческая тайна на предприятиях малого бизнеса

Деятельность предприятия малого бизнеса специфична тем, что она осуществляется малым количеством сотрудников, территориально и функционально тесно связанных между собой. Каждый сотрудник общается практически со всеми сотрудниками организации и в силу этого бывает посвящен во множество вопросов, не имеющих прямого отношения к выполнению своих должностных обязанностей. Они, вольно или невольно, могут способствовать распространению сведений, составляющих «секрет фирмы». Очевидные способы борьбы — строгий контроль исполнения и хранения документов, ликвидация правовой безграмотности работников по вопросам коммерческой тайны, дифференциация доступа работников к некоторым сведениям об организации, а также строгая регламентация делопроизводства документов, содержащих сведения ограниченного доступа, и присвоение им грифа «Коммерческая тайна».

Предприятия малого бизнеса представляют собой слой мелких собственников, которые в силу своей массовости в значительной мере определяют социально-экономический и отчасти политический уровень развития страны. По своему уровню жизни и социальному положению они принадлежат к большинству населения, одновременно являясь как непосредственными производителями, так и потребителями широкого спектра товаров и услуг. Сектор малого бизнеса образует самую разветвленную сеть предприятий, действующих в основном на местных рынках и непосредственно связанных с массовым потреблением товаров и услуг. В совокупности с небольшими размерами малых предприятий, их технологической, производственной и управленческой гибкостью это позволяет чутко и своевременно реагировать на изменяющуюся конъюнктуру рынка.

К основным достоинствам предприятий малого бизнеса относят: возможность разработки и применения инновационных идей, инновационных технологий, мобильность в управлении, производстве.

Словарь кадрового делопроизводства. Инновация (позднелат. innovatio, англ. innovation — нововведение) — явления культуры,

1) которых не было на предшествующих стадиях ее развития, но которые появились на данной стадии и получили в ней признание;

2) зафиксированные в знаковой форме и (или) в деятельности посредством изменения способов, механизмов, результатов, содержаний самой этой деятельности. Во втором случае чаще используют понятие «нововведение», выражая его сущность в терминах инновационной деятельности и инновационных процессов (если учитывается процесс сопряженных изменений в среде).

Нововведение — комплексный процесс создания, распространения и использования нового практического средства (новшества) для удовлетворения человеческих потребностей, меняющихся в ходе развития социокультурных систем и субъектов.

Сами инновационные идеи, технологии, разработки являются коммерческой тайной предприятия.

Словарь кадрового делопроизводства. Коммерческая тайна — режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

В силу небольших размеров к трудовой деятельности на предприятии малого бизнеса привлекаются родственники, близкие знакомые, проверенные лица, заинтересованные в прибыли предприятия и, соответственно, в его развитии. Но тем не менее к деятельности на предприятии могут привлекаться и люди со стороны.

В настоящее время в области информационной безопасности существует понятие «инсайдерство», которое означает случайное или преднамеренное распространение работником организации конфиденциальной информации о ее деятельности, финансовых показателях, стратегии развития, клиентских взаимоотношениях и др.

Инсайдерами могут стать не только злоумышленники-профессионалы, которые за распространение конфиденциальной информации получают вознаграждение от заинтересованных лиц, но и лояльные и преданные компании сотрудники, например, забывшие важный документ в общественном транспорте. Также к списку инсайдеров можно добавить недовольных, обиженных сотрудников, которые могут тем или иным способом повлиять на распространение, хищение, уничтожение или искажение конфиденциальной информации.

Важно отметить, что инсайдеры могут не только скопировать важную информацию с помощью технических средств, но и просто запомнить ее.

Таким образом, одних технических средств для борьбы с инсайдерством недостаточно, важно разделить открытую информацию и информацию ограниченного доступа, а также разработать инструкцию по работе с документами с грифом «Коммерческая тайна». Традиционно такой документ называют «Инструкция по организации и ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» и оформляют на стандартных листах формата А4. Такая инструкция может выглядеть следующим образом:

— 1-й лист — титульный лист или обложка инструкции, на которой указывают название инструкции, дату вступления в действие, должностное лицо, утвердившее инструкцию, или распорядительный документ;

— 2-й лист — содержание документа (разделы) с указанием страниц;

— 3-й и последующие листы — текст инструкции.

В содержательной части инструкции должны быть предусмотрены следующие разделы:

1. Учет документов с грифом «Коммерческая тайна».

2. Отправка документов с грифом «Коммерческая тайна».

3. Размножение документов с грифом «Коммерческая тайна».

4. Уничтожение документов с грифом «Коммерческая тайна».

5. Проверки наличия документов с грифом «Коммерческая тайна».

6. Порядок хранения и обращения с документами с грифом «Коммерческая тайна».

Данная инструкция утверждается приказом руководителя, в котором оговариваются дополнительно сроки вступления документа в действие, порядок ознакомления с ним сотрудников и их ответственность за исполнение и неисполнение, другие вопросы.

Поскольку на предприятии малого бизнеса, как правило, нет специализированных режимно-секретных подразделений, ведение делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» возлагается на секретаря, специалиста по делопроизводству (делопроизводителя) или других специально назначенных лиц.

Хранение документов с грифом «Коммерческая тайна» должно осуществляться отдельно от других документов. С целью осуществления контроля над качеством хранения документов ограниченного доступа рекомендуется проводить ежеквартальные и ежегодные проверки наличия и состояния хранения документов с грифом «Коммерческая тайна».

Работнику, по роду своей служебной деятельности имеющему доступ к конфиденциальной информации, могут быть внесены дополнения в трудовой договор, например:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ … │

│ Сотрудник обязуется сохранять в тайне все ставшие ему известными в│

│рамках его служебной деятельности сведения, составляющие коммерческую│

│тайну. Это обязательство о неразглашении действует и после увольнения. │

│ Сотрудник обязуется при увольнении сдать все находящиеся у него в│

│связи с его служебной деятельностью документы и изделия, содержащие│

│сведения, составляющие коммерческую тайну. Он не имеет права предъявлять│

│какие-либо требования на оставление у себя подобной документации и│

│изделий. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Законодательная база, содержащая нормативно-правовые требования к перечню и содержанию сведений, составляющих коммерческую тайну, порядку обработки, хранения, предоставления, передачи этих сведений, а также ответственность за действия или бездействия, повлекшие за собой разглашение таких сведений, включает:

— Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (ред. от 24.07.2007), который регулирует отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации, составляющей секрет производства (ноу-хау);

— Федеральный закон от 26.07.2006 N 135-ФЗ «О защите конкуренции» (ред. от 30.06.2008) в ст. ст. 25, 26 определяет обязанности предоставления информации, в том числе и составляющей коммерческую тайну, в антимонопольный орган, а также обязанность антимонопольного органа по соблюдению коммерческой тайны;

— Постановление Правительства РСФСР от 05.12.1991 N 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» (ред. от 03.10.2002), определяющее перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну предприятия, и обязывающее руководителей предприятий, а также лиц, занимающихся предпринимательской деятельностью, предоставлять такие сведения по требованию органов власти, управления, контролирующих и правоохранительных органов, других юридических лиц, имеющих на это право в соответствии с законодательством, а также трудового коллектива предприятия;

— ст. 32 части первой НК РФ, которая обязывает налоговые органы соблюдать налоговую тайну и обеспечивать ее сохранение;

— ст. 184 части первой ГК РФ, в соответствии с которой коммерческий представитель обязан сохранять в тайне ставшие ему известными сведения о торговых сделках и после исполнения данного ему поручения;

— ст. 727 части первой ГК РФ запрещает подрядчикам передавать сведения, которые могут рассматриваться как коммерческая тайна, третьим лицам;

— ст. 1465 части четвертой ГК РФ определяет секрет производства (ноу-хау) и устанавливает необходимость введения режима коммерческой тайны, относительно сведений, составляющих секрет производства;

— ст. 24.3 КоАП РФ, в соответствии с которой дела об административных правонарушениях, содержащие сведения, отнесенные к коммерческой тайне, не подлежат открытому рассмотрению;

— ст. 183 УК РФ «Незаконные получение и разглашение сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну».

Словарь кадрового делопроизводства. Информация, составляющая коммерческую тайну (секрет производства), — сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны.

Ниже представлена инструкция по организации и ведению на предприятии делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна». В качестве приложения к инструкции может выступать договорное обязательство работника о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия.

Примерный образец

Инструкция

по организации и ведению

делопроизводства документов

с грифом «Коммерческая тайна»

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок работ по учету, размножению, хранению и уничтожению документов с грифом «Коммерческая тайна».

1.2. Организация и ведение делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» возлагаются на секретаря, ответственного за работу с документами, имеющими гриф «Коммерческая тайна».

1.3. Во время работы с посетителями, посторонними лицами, лицами, не имеющими допуска к информации, содержащей коммерческую тайну предприятия, запрещается работать с документами, имеющими гриф «Коммерческая тайна». Для работы с такими документами должно быть выделено специальное время.

2. Учет документов с грифом «Коммерческая тайна»

2.1. Все документы с грифом «Коммерческая тайна», изданные или поступившие на предприятие, подлежат отдельному учету.

2.2. Учет документов с грифом «Коммерческая тайна» осуществляется отдельно от учета секретных (государственные секреты) и несекретных документов, а также документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП).

2.3. Для решения задач сохранности документов, облегчения справочной работы и обеспечения контроля исполнения на предприятии ведутся следующие виды такого отдельного учета:

— учет подготовленных (внутренних) документов;

— учет входящих и исходящих документов;

— учет компьютерных носителей с охраняемой информацией;

— инвентарный учет;

— номенклатура дел, журналов;

— учет лиц, осведомленных в вопросах, касающихся коммерческой тайны.

2.3.1. Создание документов с грифом «Коммерческая тайна» производится сотрудником, имеющим соответствующий допуск.

По решению руководителя предприятия создание может быть разрешено в рабочих помещениях исполнителей документов при условии исключения получения охраняемой информации посторонними лицами.

Обработка документированной информации, относящейся к коммерческой тайне, на персональном компьютере должна осуществляться только на сменных носителях, сдаваемых в конце рабочего дня секретарю под роспись в журнале.

На последнем листе каждого экземпляра созданного документа необходимо указать:

— количество отпечатанных экземпляров;

— фамилии должностных лиц, принимавших участие в изготовлении документа;

— дату.

Отпечатанный документ с грифом «Коммерческая тайна», а также материалы, подготовленные в рукописном или графическом исполнении как дополнение к нему, регистрируются у секретаря в журналах, имеющих соответствующие графы.

Картотеки или журналы учета подготовленных документов с грифом «Коммерческая тайна» учитываются в номенклатуре дел на общих основаниях. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Учетные номера проставляются на первом листе каждого экземпляра документа, а также на последнем листе — перед отметкой о количестве отпечатанных экземпляров.

Все черновики, а также варианты и испорченные при печатании листы должны быть сданы для уничтожения секретарю.

Словарь кадрового делопроизводства. Гриф — надпись на документе или издании, определяющая особый порядок его использования.

Гриф ограничения доступа к документу — реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.

Гриф секретности — реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемые на самом носителе и/или в сопроводительной документации на него.

Гриф согласования — реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

2.3.2. Прием и регистрация поступивших на предприятие документов с грифом «Коммерческая тайна» осуществляются секретарем.

Главное требование к делопроизводству документов с грифом «Коммерческая тайна» — это однократность их регистрации.

Полученная корреспонденция с грифом «Коммерческая тайна», в том числе полученная сотрудниками охраны предприятия в нерабочее время, не вскрывается и передается секретарю лично. Ошибочно поступившие документы с грифом «Коммерческая тайна» возвращаются отправителю.

В случае отсутствия (недостачи) в пакетах документов (экземпляров, листов, приложений) с грифом «Коммерческая тайна» составляется акт в 2-х экз., один из которых высылается отправителю.

На первом листе входящего документа с грифом «Коммерческая тайна» проставляется регистрационный штамп, в котором указываются:

— наименование предприятия;

— входящий номер документа;

— дата регистрации;

— количество листов основного документа и приложений.

На первом листе каждого приложения к входящему документу указываются:

— номер входящего документа;

— количество листов данного приложения.

2.3.3. Отдельному поединичному (инвентарному) учету подлежат разработанные на предприятии и присланные из других организаций научно-технические, чертежно-конструкторские и другие документы, не подлежащие подшивке в дела.

Присланные документы берутся на поединичный учет после их регистрации по входящему учету и рассмотрения соответствующими должностными лицами.

На инвентарный учет не берутся документы, подшиваемые в дела, а также документы, присланные на согласование и во временное пользование.

В зависимости от специфики предприятия инвентарный учет может вестись в отдельных журналах по наименованиям и видам документов, а также по видам производств.

На инвентарный учет берутся подготовленные подлинники технических документов. Копии учитываются за номером оригинала. Если при изготовлении документа черновик уничтожается сразу после изготовления подлинника, то на инвентарный учет берется подлинник, а в журнале инвентарного учета делается отметка об уничтожении черновиков.

На документах, взятых на инвентарный учет, проставляется штамп с указанием:

— инвентарного номера;

— даты регистрации.

Штамп с инвентарным номером проставляется:

— на сброшюрованных документах — в верхнем левом углу обложки и титульного (первого) листа документа;

— на графических документах — над основной надписью.

2.3.4. Дела, журналы с грифом «Коммерческая тайна» учитываются по сводной (общей) номенклатуре дел предприятия. В графе 1 под индексом, присвоенным данному делу, проставляется гриф «Коммерческая тайна».

Для секретаря делается выписка из номенклатуры, в которую вносятся все дела и журналы с таким грифом.

В экземпляре номенклатуры секретаря в графе «Примечания» может вводиться информация о фамилиях исполнителей, которым предоставлено право пользования документами (делом).

Словарь кадрового делопроизводства. Доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, — ознакомление определенных лиц с информацией, составляющей коммерческую тайну, с согласия ее обладателя или на ином законном основании при условии сохранения конфиденциальности этой информации.

При составлении номенклатуры дел, включающей дела с грифом «Коммерческая тайна», кроме учета требований общего делопроизводства о порядке комплектования дел в соответствии с различными признаками классификации (номинальный, структурный, предметно-тематический, по срокам хранения и т.д.) должен быть предусмотрен круг лиц, имеющих право пользоваться делом.

Документы с грифом «Коммерческая тайна» подшиваются в дела в соответствии с выпиской из номенклатуры после их исполнения. Все дела с таким грифом независимо от сроков их хранения должны иметь внутреннюю опись, которая выполняет функцию учета документов внутри каждого дела.

Листы дела нумеруются. После закрытия дела прошиваются и опечатываются. В конце дела подшивается чистый лист, на котором сотрудником подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» делается заверительная надпись, в которой указывается, сколько подшито документов в деле и на скольких листах.

2.3.5. Учет лиц, осведомленных в сведениях, составляющих коммерческую тайну предприятия, ведется секретарем в отдельном журнале, имеющем соответствующие графы:

— фамилия, имя, отчество;

— должность;

— кто и когда санкционировал допуск к коммерческой тайне;

— и т.д.

3. Отправка документов с грифом «Коммерческая тайна»

3.1. Отправка документов с грифом «Коммерческая тайна» во внешние организации осуществляется по разрешению лиц, которым даны на это соответствующие полномочия руководителем предприятия.

3.2. Документы отправляются заказными или ценными письмами и заказными бандеролями. Возможна пересылка документов с помощью курьерской (фельдъегерской) службы.

При отправке документов заказными или ценными отправлениями на конвертах (пакетах) гриф «Коммерческая тайна» не проставляется. В этом случае рекомендуется использовать двойной конверт. На внутреннем конверте указывается гриф «Коммерческая тайна» и номера документов, а на внешнем — адрес получателя.

3.3. Исходящим номером документа с грифом «Коммерческая тайна» является номер, за которым зарегистрирован документ.

3.4. После отправки документа в карточке (журнале) учета, где зарегистрирован отправляемый документ, делается отметка об отправке, заверяемая подписью лица, производившего отправку.

3.5. При необходимости документы с грифом «Коммерческая тайна» могут доставляться адресату нарочными из числа сотрудников, допущенных к работе с такими документами.

Словарь кадрового делопроизводства. Передача информации, составляющей коммерческую тайну, — передача информации, составляющей коммерческую тайну и зафиксированной на материальном носителе, ее обладателем контрагенту на основании договора в объеме и на условиях, которые предусмотрены договором, включая условие о принятии контрагентом установленных договором мер по охране ее конфиденциальности.

4. Размножение документов с грифом «Коммерческая тайна»

4.1. Размножение документов с грифом «Коммерческая тайна» должно производиться должностными лицами, имеющими соответствующий допуск.

Необходимо помнить, что использование электронной копировальной техники без применения технических средств защиты может привести к утечке информации.

4.2. Размножение документов и снятие копий производится по письменному разрешению лиц, определенных руководителем подразделения.

Дополнительно размноженные экземпляры документов учитываются подразделением по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» за номерами подлинников.

4.3. Выписки из документов с грифом «Коммерческая тайна» производятся по разрешению соответствующих руководителей за новым номером по журналам учета подготовленных документов.

На самом документе, из которого производилась выписка, делается отметка, заверенная подписью лица, производившего выписку.

5. Уничтожение документов с грифом «Коммерческая тайна»

5.1. Уничтожение документов с грифом «Коммерческая тайна», в том числе черновиков, бракованных листов и испорченных копий, производится под контролем секретаря с обязательной простановкой отметок об уничтожении в учетных документах.

5.2. Выделенные к уничтожению документы с грифом «Коммерческая тайна», черновики, испорченные листы, варианты и неподписанные проекты документов надрываются (зачеркиваются) и помещаются секретарем в опечатанную урну (мешок, ящик, портфель и т.д.).

В учетных данных документов (журнале) делается отметка об уничтожении черновика с указанием количества листов и проставлением подписи сотрудника подразделения по ведению делопроизводства с грифом «Коммерческая тайна» и даты.

По мере накопления содержимое урны (мешка, ящика, портфеля и т.д.) изымается и уничтожается. Периодичность изъятия может устанавливаться руководителем предприятия или самостоятельно секретарем в зависимости от количества документов и условий уничтожения.

5.3. Уничтожение документов с грифом «Коммерческая тайна» производится в соответствии со сроками и в порядке, определяемом руководителем предприятия.

Разрешение на уничтожение дает руководитель подразделения, к деятельности которого относится документ, путем проставления в учетной карточке (журнале) резолюции «Уничтожить», своей подписи и даты.

5.4. При проведении экспертизы ценности документов перед их передачей на архивное хранение отбор документов на уничтожение производит экспертная комиссия на общих основаниях.

5.5. Отобранные для уничтожения документы и дела с грифом «Коммерческая тайна» вносятся в отдельный акт уничтожения и уничтожаются комиссией, состоящей из сотрудников предприятия, имеющих отношение к работе с документами с грифом «Коммерческая тайна».

5.6. Уничтожение документов и дел с грифом «Коммерческая тайна» должно производиться путем их сожжения или измельчения или другим путем, исключающим восстановление текста документов.

В акте об уничтожении делается запись о способе уничтожения. Акт об уничтожении подписывается членами комиссии и секретарем. После уничтожения в учетных данных производятся отметки с указанием номера акта, даты уничтожения.

6. Проверки наличия документов с грифом

«Коммерческая тайна»

6.1. Проверка наличия документов с грифом «Коммерческая тайна» проводится не реже одного раза в квартал.

В ходе проверок:

— устанавливается соответствие наличия документов учетным данным;

— контролируется правильность ведения учетов;

— проверяется порядок обращения с документами;

— рассматриваются вопросы снятия грифа «Коммерческая тайна».

6.2. Проверки проводятся комиссией из сотрудников, имеющих допуск к документам с грифом «Коммерческая тайна».

Проверки осуществляются от учетных данных к документам, проверяется наличие всех зарегистрированных экземпляров. Отдельно хранящиеся документы проверяются полистно.

В ходе проверок устанавливается:

— соответствие и правильность заполнения граф учетных карточек и журналов;

— наличие отметок об отправке, возврате, размножении и уничтожении документов.

6.3. Квартальная проверка наличия проводится в первую декаду первого месяца, следующего за последним месяцем проверяемого квартала.

В квартальную проверку проверяются документы, находящиеся на исполнении, не подшитые в дела и не взятые на инвентарный учет, а также документы, находящиеся на хранении в подразделениях или на руках у исполнителей.

6.4. Годовая проверка наличия проводится в январе следующего за проверяемым года. В ходе годовой проверки выявляется наличие всех зарегистрированных документов с грифом «Коммерческая тайна», а также правильность ведения всех видов учета и порядка оформления актов на уничтожение.

6.5. Проверки наличия документов проводятся также при смене руководителя подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» или сотрудников этих подразделений, ответственных за учет и хранение документов.

6.6. Результаты проверок оформляются актами. Акты подписывают члены комиссии по проверке наличия документов и утверждают у руководителя предприятия.

7. Порядок хранения и обращения с документами с грифом

«Коммерческая тайна»

7.1. Документы с грифом «Коммерческая тайна» в нерабочее время должны храниться в металлических шкафах или сейфах, ответственное лицо — секретарь.

Хранение документов в нерабочее время в других помещениях допускается по решению руководителя предприятия при наличии условий, обеспечивающих их сохранность.

7.2. Выдача документов с грифом «Коммерческая тайна» сотрудникам предприятия, а также сотрудникам других организаций и учреждений производится только по разрешению должностных лиц в соответствии с действующей на предприятии разрешительной системой под роспись в карточке учета выдачи документа или дела.

7.3. Передача документов с грифом «Коммерческая тайна» между сотрудниками предприятия может осуществляться только под расписку и в пределах круга лиц, допущенных к данному документу в соответствии с действующей на предприятии разрешительной системой.

7.4. При работе с документами с грифом «Коммерческая тайна» сотрудникам предприятия следует помнить о своих обязательствах по неразглашению охраняемых сведений и выполнению на предприятии правил обращения с грифованной информацией. Каждый сотрудник, допущенный к работе с документами с грифом «Коммерческая тайна», оформляет Договорное обязательство, обязуясь тем самым принимать все необходимые разумные меры, исключающие утрату документов или утечку коммерческой тайны.

Словарь кадрового делопроизводства. Разглашение информации, составляющей коммерческую тайну, — действие или бездействие, в результате которых информация, составляющая коммерческую тайну, в любой возможной форме (устной, письменной, иной форме, в том числе с использованием технических средств) становится известной третьим лицам без согласия обладателя такой информации либо вопреки трудовому или гражданско-правовому договору.

Примерный образец

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Договорное обязательство │

│ │

│ Я, _________________________________________________________________,│

│ (фамилия, имя, отчество) │

│ │

│ при оформлении на работу обязуюсь: │

│ │

│ 1. В период работы не разглашать сведений, составляющих коммерческую│

│тайну, которые будут доверены или станут известны при исполнении мною│

│служебных обязанностей. │

│ │

│ 2. Беспрекословно и аккуратно выполнять относящиеся ко мне требования│

│приказов, инструкций и положений по защите коммерческой тайны, с которыми│

│я ознакомлен. │

│ │

│ 3. Не сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведений,│

│составляющих коммерческую тайну. │

│ │

│ 4. В случае увольнения не разглашать и не использовать для себя или│

│для других сведения, составляющие коммерческую тайну. Я предупрежден,│

│что в случае нарушения данного обязательства должен в полной мере│

│возместить причиненный ущерб или буду привлечен к дисциплинарной│

│или уголовной ответственности в соответствии с действующим│

│законодательством РФ. │

│ │

│ ______________/_______________/ │

│ (подпись, расшифровка подписи) │

│ │

│ Проинструктировал «__» ____________ 20__ г. ____________________ │

│ (Ф.И.О. работника) │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Литература

1. Молибог Ю.И. Формирование системы малого бизнеса как основы создания конкурентной среды. Диссертация на соискание научной степени кандидата экономических наук. Тамбов, 2003. — 173 с.

2. Пшенко А.В., Степанов Е.А. Документационное обеспечение управленческой деятельности. Учебное пособие. Москва, 2006. — 265 с.

3. Кузьмин О. Инсайдерство: лучшая защита — профилактика // http://www.connect.ru.

Е.Некористова

Ассистент

кафедры документоведения

и документационного

обеспечения управления

Государственного университета управления

Подписано в печать

Положение о коммерческой тайне в организации

Положение о коммерческой тайне

Статья 1. Общие положения

2. Настоящее Положение является локальным нормативным актом Общества и разработано в соответствии с нормами:

• Федерального закона № 98-ФЗ от 29 июля 2004 года «О коммерческой тайне»
• Федерального закона № 149-ФЗ от 27 июля 2006 года «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
• Федерального закона № 152-ФЗ от 27 июля 2006 года «О персональных данных»
• Указа Президента Российской Федерации от 06.03.1997 года № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера»
• Устава Общества

3. Общество имеет исключительное право на использование коммерческой тайны Общества любыми незапрещёнными законом способами по собственному усмотрению.

4. В соответствии с настоящим Положением Общество принимает меры к охране коммерческой тайны и ограничению доступа к ней третьих лиц.

5. Действие настоящего Положения распространяется на работников Общества, работающих по заключённому с Обществом трудовому договору, и которые дали обязательство о неразглашении коммерческой тайны, а также на лиц, работающих по заключённым с Обществом гражданско-правовым договорам, и взявших на себя обязательство о неразглашении коммерческой тайны, в порядке и на условиях, предусмотренных настоящим Положением.

6. Действие настоящего Положения распространяется на все структурные и обособленные подразделения Общества.

Статья 2. Права общества, как обладателя информации, составляющей коммерческую тайну

1. Права Общества, как обладателя информации, составляющей коммерческую тайну, возникают с момента установления им в отношении этой информации режима коммерческой тайны.

2. Общество в качестве обладателя информации, составляющей коммерческую тайну, имеет право:

1) устанавливать, изменять, отменять в письменной форме режим коммерческой тайны в соответствии с настоящим Федеральным законом и гражданско-правовым договором;

2) использовать информацию, составляющую коммерческую тайну, для собственных нужд в порядке, не противоречащем законодательству Российской Федерации;

3) разрешать или запрещать доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, определять порядок и условия доступа к этой информации;

4) требовать от юридических лиц, физических лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, которым предоставлена информация, составляющая коммерческую тайну, соблюдения обязанностей по охране её конфиденциальности;

5) требовать от лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, в результате действий, совершённых случайно или по ошибке, охраны конфиденциальности этой информации;

6) защищать в установленном законом порядке свои права в случае разглашения, незаконного получения или незаконного использования третьими лицами информации, составляющей коммерческую тайну, в том числе требовать возмещения убытков, причинённых в связи с нарушением его прав.

Статья 3. Полномочия генерального директора общества в области защиты коммерческой тайны

1. Трудовым договором с Генеральным директором общества должны предусматриваться его обязательства по обеспечению охраны конфиденциальности информации, обладателем которой являются Общество и его контрагенты, и ответственность за обеспечение охраны её конфиденциальности.

2. Генеральный директор Общества:

2.1. Организует и контролирует исполнение настоящего Положения.

2.2. Утверждает перечень лиц, допущенных к коммерческой тайне Общества.

2.3. Принимает решения о внесении изменений и (или) дополнений в перечень сведений, составляющих коммерческую тайну Общества.

2.4. Организует разработку и выполнение мероприятий в области защиты коммерческой тайны Общества.

2.5. В пределах компетенции Общества решает иные вопросы, связанные с коммерческой тайной и её защитой.

3. Генеральный директор несёт предусмотренную законодательством ответственность за непредоставление органам государственной власти, иным государственным органам, органам местного самоуправления информации, составляющей коммерческую тайну Общества.

4. Генеральный директор возмещает Обществу убытки, причинённые его виновными действиями в связи с нарушением законодательства Российской Федерации о коммерческой тайне. При этом убытки определяются в соответствии с гражданским законодательством.

5. Трудовым договором с Генеральным директором должны предусматриваться его обязанности по обеспечению охраны конфиденциальности составляющей коммерческую тайну информации, обладателем которой являются организация и её контрагенты, и ответственность за обеспечение охраны конфиденциальности этой информации.

Статья 4. Порядок отнесения сведений к коммерческой тайне

1. Право на отнесение сведений к информации, составляющей коммерческую тайну, и на определение перечня и состава такой информации принадлежит Обществу в соответствии с нормами Федерального закона № 98-ФЗ от 29 июля 2004 года «О коммерческой тайне».

2. Отнесение сведений к коммерческой тайне Общества осуществляется путём введения в предусмотренном настоящим Положением порядке ограничений на разглашение и доступ к её носителям.

3. Отнесение сведений к коммерческой тайне осуществляется Генеральным директором Общества в соответствии с принципами обоснованности и своевременности. Обоснованность заключается в установлении целесообразности отнесения конкретных сведений к коммерческой тайне. Своевременность заключается в установлении ограничений на разглашение этих сведений с момента их получения (разработки) или заблаговременно до указанного момента.

Статья 5. Коммерческая тайна общества

1. Информация, составляющая коммерческую тайну, — сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых Обществом, как обладателем таких сведений, введён режим коммерческой тайны.

1.1. Обязательным является установление в Обществе режима коммерческой тайны в отношении информации, доступ к которой ограничен федеральными законами.

2. Внесение изменений и дополнений в Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну Общества, допускается только в письменной форме и должно утверждаться Генеральным директором. Со всеми изменениями и дополнениями, внесёнными в Перечень, в обязательном порядке под роспись должны быть ознакомлены работники Общества.

3. К информации, составляющей коммерческую тайну Общества, не относятся следующие сведения:

1) содержащиеся в учредительных документах Общества, документах, подтверждающих факт внесения записей об Обществе в соответствующие государственные реестры;

2) содержащиеся в документах, дающих право Обществу на осуществление предпринимательской деятельности;

3) о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасного функционирования производственных объектов Общества, безопасности каждого гражданина и безопасности населения в целом;

4) о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, и о наличии свободных рабочих мест;

5) о задолженности Общества по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;

6) о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;

7) о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени Общества;

8) обязательность раскрытия которых или недопустимость ограничения доступа к которым установлена иными федеральными законами.

Статья 6. Режим коммерческой тайны

1. Режим коммерческой тайны устанавливается в Обществе посредством принятия следующих мер:

1) утверждение перечня информации, составляющей коммерческую тайну;

2) ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путём установления порядка обращения с этой информацией и контроля по соблюдению такого порядка;

3) учёт лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;

4) регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров;

5) нанесение на материальные носители, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, или включение в состав реквизитов документов, содержащих такую информацию, грифа «Коммерческая тайна» с указанием полного наименования и места нахождения Общества.

2. Меры по охране конфиденциальности информации признаются разумно достаточными, если:

1) исключается доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, любых лиц без согласия Общества;

2) обеспечивается возможность использования информации, составляющей коммерческую тайну, работниками и передачи её контрагентам без нарушения режима коммерческой тайны.

3. Режим коммерческой тайны не может быть использован в целях, противоречащих требованиям защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.

Статья 7. Охрана конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну, в рамках трудовых отношений

1. В целях охраны конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну, работодатель обязан:

1) ознакомить под расписку работника, доступ которого к этой информации, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты, необходим для исполнения данным работником своих трудовых обязанностей, с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну;

2) ознакомить под расписку работника с установленным работодателем режимом коммерческой тайны и с мерами ответственности за его нарушение;

3) создать работнику необходимые условия для соблюдения им установленного работодателем режима коммерческой тайны.

2. Доступ работника к информации, составляющей коммерческую тайну, осуществляется с его согласия, если это не предусмотрено его трудовыми обязанностями.

3. В целях охраны конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну, работник обязан:

1) выполнять установленный работодателем режим коммерческой тайны;

2) не разглашать эту информацию, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты, и без их согласия не использовать эту информацию в личных целях в течение всего срока действия режима коммерческой тайны, в том числе после прекращения действия трудового договора;

3) возместить причинённые работодателю убытки, если работник виновен в разглашении информации, составляющей коммерческую тайну и ставшей ему известной в связи с исполнением им трудовых обязанностей;

4) передать работодателю при прекращении или расторжении трудового договора материальные носители информации, имеющиеся в пользовании работника и содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну.

4. Работодатель вправе потребовать возмещения убытков, причинённых ему разглашением информации, составляющей коммерческую тайну, от лица, получившего доступ к этой информации в связи с исполнением трудовых обязанностей, но прекратившего трудовые отношения с работодателем, если эта информация разглашена в течение срока действия режима коммерческой тайны.

5. Причинённые работником или прекратившим трудовые отношения с работодателем лицом убытки не возмещаются, если разглашение информации, составляющей коммерческую тайну, произошло вследствие несоблюдения работодателем мер по обеспечению режима коммерческой тайны, действий третьих лиц или непреодолимой силы.

6. Работник имеет право обжаловать в судебном порядке незаконное установление режима коммерческой тайны в отношении информации, к которой он получил доступ в связи с исполнением трудовых обязанностей.

7. Прекращение допуска к коммерческой тайне осуществляется по решению Генерального директора Общества, которое оформляется в виде приказа в письменной форме и доводится до сведения работника под роспись.

Статья 8. Порядок предоставления коммерческой тайны

1. Сведения, составляющие коммерческую тайну Общества, могут быть предоставлены третьим лицам только по следующим основаниям:

• выполнение обязательств и условий, предусмотренных заключёнными Обществом гражданско-правовыми договорами;
• с письменной санкции Генерального директора Общества.

2. Общество может на безвозмездной основе предоставить информацию, составляющую коммерческую тайну, по мотивированному требованию органа государственной власти, иного государственного органа, органа местного самоуправления. Мотивированное требование должно быть подписано уполномоченным должностным лицом, содержать указание цели и правового основания затребования информации, составляющей коммерческую тайну, и срок предоставления этой информации, если иное не установлено федеральными законами.

3. Общество обязаны предоставить информацию, составляющую коммерческую тайну, по запросу судов, органов предварительного следствия, органов дознания по делам, находящимся в их производстве, в порядке и на основаниях, которые предусмотрены законодательством Российской Федерации.

4. На документах, предоставляемых третьим лицам и содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, должен быть нанесён гриф «Коммерческая тайна» с указанием полного наименования Общества и места его нахождения.

Статья 9. Ответственность за разглашение коммерческой тайны

1. Нарушение обязательств о неразглашении коммерческой тайны влечёт за собой для работников Общества дисциплинарную, гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2. Работник, который в связи с исполнением трудовых обязанностей получил доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты, в случае умышленного или неосторожного разглашения этой информации при отсутствии в действиях такого работника состава преступления несёт дисциплинарную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3. При обнаружении в действиях работника признаков состава преступления Общество направляет соответствующее заявление в правоохранительные органы.

4. В случае разглашения коммерческой тайны работник обязан возместить Обществу причинённый этим ущерб.

5. Лицо, которое использовало информацию, составляющую коммерческую тайну, и не имело достаточных оснований считать использование данной информации незаконным, в том числе получило доступ к ней в результате случайности или ошибки, не может быть привлечено к ответственности.

5.1. По требованию Общества лицо, указанное в пункте 4 настоящей статьи, обязано принять меры по охране конфиденциальности информации. При отказе такого лица принять указанные меры Общество вправе требовать в судебном порядке защиты своих прав.

Статья 10. Заключительные положения

1. В случае несогласия с настоящим Положением или перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну, или отказа работника либо лица, принимаемого на работу, дать письменное обязательство о неразглашении коммерческой тайны, последний должен дать мотивированное объяснение своего несогласия или отказа.

2. Работник либо лицо, принимаемое на работу, могут внести предложения по содержанию настоящего Положения или Перечня сведений, составляющих коммерческую тайну, либо обязательства о неразглашении коммерческой тайны. Если соответствующие аргументы будут признаны обоснованными, Общество должно внести изменения или дополнения в настоящее Положение или Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, либо в обязательство о неразглашении коммерческой тайны.

Статья 11. Приложения к положению

Приложение № 1 – Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну Общества.

Приложение №1

к Положению о коммерческой тайне в ООО «____________________»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «____________________»

_____________________ /____________

«__» _________ 20__ года

м.п.

ПЕРЕЧЕНЬ

сведений, составляющих коммерческую тайну ООО «____________________»

СВЕДЕНИЯ, составляющие коммерческую тайну ООО «____________________»	Срок действия режима коммерческой тайны
1. Сведения о финансах, характеризующие фактическое и планируемое состояние Общества, его платёжеспособность. Бизнес-планы. Текущие данные о размерах имущества Общества и его денежных средствах; сведения о товарно-денежных оборотах Общества, банковских операциях, кредитах конкретных банков; состояние счетов в банках и расчётов Общества с другими организациями; данные о вложении средств в доходные активы (ценные бумаги) других коммерческих организаций, в процентные облигации и займы.	Постоянно По конкретным сделкам – до окончания срока исковой давности по данной сделке
2. Данные об объёмах реализации туристских услуг. Сводные данные по продажам за период времени. Сравнительные данные между ценой продажи турпродукта и НЕТО стоимостью туристских услуг	Постоянно
3. Сведения о состоянии программного и компьютерного обеспечения.	В течение всего срока применения
4. Данные о планах инвестиций, закупок и продаж.	До окончания реализации планов
5. Сведения о необъявленных официально планах вывода на туристский рынок новых продуктов и услуг.	До окончания реализации планов
6. Информация о направлениях маркетинговых исследований и результатах изучения рынка. Сведения, содержащие оценки состояния и перспективы развития рыночной конъюнктуры.	До открытой публикации этих сведений
7. Сведения о рыночной стратегии компании.	В течение всего срока применения
8. Сведения о новых продуктах, выводимых на рынок до официального представления продукта.	До открытой реализации этих сведений
9. Персональные данные работников. Материалы персонального учёта работников Общества, номера телефонов, адреса места жительства, регистрационные номера автомобилей, информация о других видах материальных ценностей и недвижимости.	До окончания срока претензионной давности трудовому договору
10. Персональные данные клиентов.	До окончания срока исковой давности по договору с клиентом
11. Сведения о контрагентах, поставщиках, спонсорах, посредниках и других партнёрах по коммерческой деятельности, а также о конкурентах, которые не содержатся в открытых источниках (справочниках, каталогах и др.). Данные о фактическом состоянии расчётов с теми или иными партнёрами.	В течение всего срока действия деловых связей или до окончания срока исковой давности по договору
12. Информация о торговых агентах, об условиях взаимодействия с ними; о целях, задачах и тактике переговоров с деловыми партнёрами. Сведения о характере и предмете партнёрских отношений.	В течение всего срока действия деловых связей или до окончания срока исковой давности по договору
13. Сведения о подготовке и результатах проведения переговоров с деловыми партнёрами.	В течение всего срока действия деловых связей и 1 год после их окончания
14. Данные о методах расчёта и структуре выходных цен.	Постоянно
15. Информация о размерах предоставляемых скидок конкретным клиентам, агентам и посредникам. Сведения, имеющие отношение к ценовой политике: минимальная цена продажи товара или услуги; фактическая стоимость товара или услуги;	До окончания срока исковой давности по договору
16. Сведения о целях, задачах и программах перспективных разработок.	До момента их реализации
17. Сведения о порядке и состоянии организации охраны, пропускном режиме, системе сигнализации.	Постоянно
18. Информация, составляющая коммерческую тайну контрагентов, переданная Обществу на доверительной или договорной основе. Логины и пароли, передаваемые Обществом контрагентам.	До снятия
19. Данные об информационной системе компании и о применяемых способах информационной защиты. Базы данных, программное обеспечение, пароли пользователей, процедуры доступа к информационным ресурсам, шифрах.	Постоянно
20. Сведения об организации системы защиты информационных технологий, применяемых аппаратных и программных средствах защиты информации в автоматизированных системах, ключевой информации, порядке её генерации, учёта, хранения, рассылки и обновления.	Постоянно
21. Материалы психологической и профессиональной оценки, психодиагностики работников Общества, результаты внутренних расследований, исследований и опросов работников.	Постоянно
22. Сведения об условиях и формах организации труда, об организации внутренней инфраструктуры. Сведения о системе оплаты труда и выплаты премий (размеры выплаты, сроки выплаты, формы выплаты).	Постоянно

Приложение №2

к Положению о коммерческой тайне в ООО «____________________»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «____________________»

_____________________ /____________

«__» _________ 20__ года

м.п.

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № ___

к Трудовому договору № _____ от «___» _____ 20__ года

ОБЯЗАТЕЛЬСТВО

о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну

ООО «____________________»

Я, как работник Общества с ограниченной ответственностью «____________________», ________________________________________________________________________ ,

(фамилия, имя, отчество полностью)

В соответствии с принятым в Обществе Положением о коммерческой тайне и режимом её обеспечения,

Я ОБЯЗУЮСЬ:

1) не разглашать коммерческую тайну Общества, за исключением случаев, когда на такие действия есть письменное согласие руководителей Общества;

2) выполнять относящиеся ко мне требования приказов и локальных нормативных актов Общества, регламентирующих сохранность коммерческой тайны Общества, соблюдать порядок работы и хранения в отношении документов, содержащих коммерческую тайну, порядок сдачи помещений под охрану, порядок доступа и работы с персональными компьютерами и иной электронной техникой Общества;

3) сохранять коммерческую тайну тех организаций, с которыми у Общества имеются договорные или иные финансово-хозяйственные отношения;

4) не использовать коммерческую тайну Общества для занятий другой деятельностью, а также в процессе работы в интересах третьих лиц;

5) не использовать сведения, составляющие коммерческую тайну Общества, в собственной интеллектуальной деятельности, в ходе публичных выступлений и интервью;

6) незамедлительно сообщать соответствующему должностному лицу Общества об утрате или недостаче носителей информации, содержащих коммерческую тайну, пропусков, ключей от помещений, хранилищ, сейфов, и о других фактах, которые могут привести к компрометации коммерческой тайны Общества, а также о причинах и условиях возможного нарушения режима коммерческой тайны;

7) незамедлительно извещать руководителей Общества о любых попытках посторонних лиц получить от меня сведения, составляющие коммерческую тайну Общества;

8) не создавать условий для нарушения режима коммерческой тайны, установленного в Обществе, не предпринимать попыток получения информации, составляющей коммерческую тайну Общества, с которой я не был официально ознакомлен, и которая мне не необходима для исполнения служебных обязательств;

9) передать руководству Общества при прекращении или расторжении трудового договора имеющиеся в моём пользовании материальные носители информации, содержащие сведения, составляющие коммерческую тайну, либо уничтожить такую информацию или удалить её с этих материальных носителей под контролем руководства Общества;

10) не разглашать эту конфиденциальную информацию, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты, и без их согласия не использовать эту информацию в личных целях в течение всего срока действия режима коммерческой тайны, в том числе после прекращения действия трудового договора.

Я ПРЕДУПРЕЖДЕН, что в случае невыполнения любого из пунктов 1-10 настоящего обязательства:

• Общество может уволить меня в соответствии с подпунктом «в» пункта 6 статьи 81 Трудового кодекса РФ;
• буду обязан возместить причинённые работодателю убытки, в случае моей вины в разглашении информации, составляющей коммерческую тайну и ставшей мне известной в связи с исполнением мной трудовых обязанностей, в том числе и после прекращения трудовых отношений с работодателем, если эта информация будет разглашена мной в течение срока действия режима коммерческой тайны;
• могу быть привлечён к дисциплинарной, гражданско-правовой, административной или уголовной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

До моего сведения с разъяснениями и под роспись доведены нормы Положения о коммерческой тайне в ООО «____________________».

Положения статьи 183 Уголовного Кодекса, статей 81 и 243 Трудового Кодекса Российской Федерации мне разъяснены.

С Перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну ООО «____________________», я ознакомлен:

Юридическим базисом для защиты сведений, отнесенных к коммерческой тайне, являются нормы закона «О коммерческой…» от 29.07.2004 № 98-ФЗ. Статья 10 данного закона определяет перечень мер, которые организация обязана принимать для ее защиты.

Среди них — требование о необходимости проставления на документах конфиденциального характера грифа коммерческой тайны, который служит визуальным оповещением для всех знакомящихся с имеющейся в них информацией лиц о ее закрытом характере.

Внешний вид и способы проставления грифа

Чаще всего гриф выполняется в виде прямоугольной рамки, в центре которой размещается вся необходимая информация. Например:

«КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА»

Общество с ограниченной

Яндекс.Дзен

ответственностью «Старт»

Красногорск, ул. Лесная, 8

№ экземпляра ___. Всего экземпляров ___

Срок действия режима:

с «___» _________ 20 __ г. по «__» ________ 20 __ г.

На бумажные носители, упаковки для дисков и иных цифровых носителей данный гриф может наноситься как вручную, так и при помощи специального штампа. Что же касается электронных документов, то на них гриф может проставляться при помощи колонтитулов или в виде специального изображения.

Проставляется гриф коммерческая тайна обычно в правом верхнем углу документа. При этом в случае, когда документ включает в себя несколько страниц, пометку достаточно сделать только на первом (титульном) листе.

Гриф коммерческая тайна — содержание

Статья 10 ФЗ № 98 указывает, что гриф коммерческая тайна должен содержать в себе следующую обязательную информацию (она не является исчерпывающей, хозяйствующий субъект вправе указывать и иные сведения):

• словосочетание «Коммерческая тайна»;
• для компаний — полное наименование и местонахождения;
• для ИП — инициалы предпринимателя (Ф. И. О) и место проживания.

Важно помнить, что нормы ФЗ № 98 помимо указания обязательных сведений не обозначают каких-либо иных требований к использованию данного грифа. Однако практика показывает, что размещения только обязательных сведений (словосочетания «коммерческая тайна», наименования и адреса организации) для полноценного использования грифа недостаточно. В частности, дополнительно возможно обозначение даты введения соответствующего режима, срока его действия, количества экземпляров документа и т. д.

В случае если в компании выстроена внутренняя иерархия режимов конфиденциальности сведений, следует указывать, какой именно режим распространяется на помеченный документ. Например, если информация может быть использована только директором и главным бухгалтером, то дополнительно гриф может содержать пометку «строго конфиденциально»; если с документом могут знакомиться иные руководящие работники — «конфиденциально» и т. д.

Пункт 2 статьи 14 ФЗ № 98 определяет, что работник, разгласивший информацию, защищенную таким грифом, может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. Ответственность в данном случае предполагает увольнение, согласно статье 81 ТК РФ. Кроме того, статья 6.1 ФЗ № 98 наделяет владельца конфиденциальной информации также правом взыскания с виновного лица ущерба, который был причинен разглашением коммерческой тайны. При этом речь может идти как о действующем работнике, так и о лице, ранее работавшем в компании и разгласившем конфиденциальные сведения после увольнения.

Не стоит забывать и о возможности привлечения к уголовной ответственности работника организации по статье 183 УК РФ за неправомерное разглашение или использование в корыстных целях конфиденциальной информации организации.

Однако следует понимать, что одного только факта нанесения на документ, содержащий в себе конфиденциальную информацию, грифа секретности, согласно положениям пункта 5 статьи 11 ФЗ № 98, для привлечения сотрудника (бывшего сотрудника) к ответственности недостаточно. Помимо нанесения отметок на закрытые документы статья 10 ФЗ № 98 предписывает обязательное выполнение следующих мероприятий:

• ограничение доступа к документам или иным носителям информации путем установления определенного порядка их обращения и создания системы контроля за его соблюдением;
• ведение системы учета лиц, имеющих доступ к таким документам или знакомящихся с их содержанием в ходе работы;
• издание нормативных актов, регулирующих порядок обращения с конфиденциальными сведениями, а также закрепление соответствующих требований к работникам и контрагентам компаний в трудовых или гражданско-правовых договорах;
• определение перечня сведений, являющихся коммерческой тайной.

Правовое регулирование режима коммерческой тайны

Правовой основной регулирования на локальном уровне процессов работы с документами конфиденциального характера должен являться внутренний акт компании (положение, инструкция и т. п.). Данный документ (подробнее о нем читайте в нашей специальной статье) должен содержать разделы, в которых указываются:

1. Перечень сведений, защищаемых грифом коммерческой тайны.
2. Перечень лиц, обладающих правом устанавливать/снимать режим секретности, и срок действия режима.
3. Ответственное лицо, обладающее правом пометки документов грифом, а также обеспечивающее режим ограниченного доступа (при необходимости ознакомления определенных лиц и т. д.).
4. Перечень лиц, имеющих допуск (для ознакомления) к закрытым документам в связи со спецификой трудовой деятельности, а также порядок ведения формуляров (журналов) учета фактов ознакомления с конфиденциальной информацией иных работников.
5. Перечень технических средств и порядок их применения для защиты конфиденциальной информации.

При подготовке внутреннего акта также следует помнить о требованиях статьи 11 ФЗ № 98, которая определяет следующий порядок ознакомления сотрудников с документами, защищенными данным грифом:

1. Работник должен быть ознакомлен под расписку с действующим в компании режимом сохранения коммерческой тайны, перечнем сведений, которые к ней отнесены, и мерами наказания, которые могут быть применены к нему в случае ее разглашения (данные пункты должны содержаться в трудовом договоре либо локальном акте, который будет являться приложением к трудовому соглашению).
2. Работнику должны быть созданы все условия для ознакомления с документами конфиденциального характера при одновременном соблюдении мер ограничения доступа к ним посторонних лиц.

Технические меры защиты коммерческой тайны

Пункт 4 статьи 10 ФЗ № 98 обязывает компанию использовать и методы технической защиты для носителей, отмеченных грифом коммерческой тайны. Таковыми могут быть:

• хранение документов в местах, исключающих доступ к ним посторонних лиц и смешение с другими носителями информации (специальные помещения, сейфы и т. д.);
• при размещении конфиденциальной информации в электронном виде ее носители также должны храниться в изолированных от постороннего доступа местах и быть защищенными паролями;
• создание соответствующих учетных записей с ограниченными правами для просмотра закрытых сведений, если конфиденциальная информация размещается в локальных сетях компании или программах (базах данных), к которым требуется доступ нескольких сотрудников, а также обеспечение защиты сети от несанкционированного доступа при помощи паролей или специальных программ.

Правом отнесения тех или иных сведений к коммерческой тайне в силу правомочий, определенных статьей 4 ФЗ № 98, обладает их владелец, то есть сама компания в лице ее руководителя или иного уполномоченного лица. При решении вопроса о возможности и необходимости закрытия той и или иной информации следует руководствоваться положениями статьи 3 ФЗ того же ФЗ, которые определяют, что же такое коммерческое тайна.

Так, согласно обозначенной норме, коммерческая тайна — это режим ограничения доступа к информации, благодаря которому ее обладатель в настоящее время или в будущем может увеличить свои доходы, уменьшить неоправданные расходы, сохранить либо улучшить свое положение на товарном рынке или извлечь иную коммерческую выгоду.

Кроме того, пункт 2 статьи 3 ФЗ № 98 предлагает классификацию сведений, которые могут быть отнесены к коммерческой тайне:

1. Производственная информация: технологические схемы и карты, чертежи, описание производственных процессов, инженерно-конструкторская документация и т. п.
2. Открытия, ноу-хау, планы внедрения новых технологий и методов производства.
3. Информация о финансово-экономическом положении компании: платежеспособность, величина и нормы прибыли, методика ценообразования.
4. Сведения организационного характера: способы организации производства или ведения бизнеса, информация о проводимых переговорах и предлагаемых партнерам условиях сделок, о клиентах, планах расширения деятельности или увеличения объемов производства и т. д.

Что нельзя относить к коммерческой тайне?

Определенные статьей 3 ФЗ № 98 критерии отнесения тех или иных сведений к разряду конфиденциальных позволяют компании засекречивать практически любую информацию о своей деятельности. В связи с этим для обеспечения нормального взаимодействия компаний с гражданами и другими организациями в статье 5 ФЗ № 98 предусмотрен перечень данных, которые не могут быть конфиденциальными. Согласно данному перечню, не могут быть таковыми сведения, содержащиеся в учредительных документах и соответствующих реестрах (ЕГРЮЛ, ЕГРН, ЕФРСДЮЛ и т. д.), а также информация:

• о лицензиях и иных разрешительных документах;
• негативных факторах, имеющих место при функционировании компании, и их влиянии на безопасность граждан (загрязнении воды, воздуха, почв, состоянии пожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической обстановке и т. д.);
• численности и специализации работников, оплате и условиях труда, вакансиях, показателях профзаболеваемости и профтравматизма;
• задолженности по зарплате перед работниками и долгах по иных социальным выплатам;
• фактах нарушения законодательства компанией и привлечения ее к ответственности;
• размерах и источниках доходов некоммерческих структур, их расходах, составе имущества, численности и суммах оплаты труда работников;
• лицах, имеющих право представлять интересы компании без доверенности.

Также не могут быть конфиденциальными данные, которые должны раскрываться на основании требований действующего законодательства.

***

Подводя итог, остается отметить, что использование грифа коммерческой тайны тесно связано с вопросами защиты конфиденциальности сведений в организации в целом. Это означает, что использование данного грифа должно быть сопряжено с применением других (правовых и технических) средств защиты секретной информации от доступа к ней посторонних лиц.

Вопрос: ООО заключило с контрагентом договор об оказании услуг. В рамках оказания услуг ООО будет передавать контрагенту документы, содержащие конфиденциальную информацию организации. В договоре предусмотрено, что любые данные (информация, документы), полученные контрагентом в рамках оказания услуг по договору, являются конфиденциальными. За их разглашение в договоре предусмотрена ответственность в виде выплаты штрафа. Обязательно ли помечать отдельно каждый документ грифом «коммерческая тайна»?

Ответ: ООО для сохранения конфиденциальности информации, которая содержится в документах, передаваемых контрагенту, должно нанести на них гриф «коммерческая тайна» с указанием полного наименования и места нахождения. Также необходимо принять все меры, предусмотренные для установления режима коммерческой тайны.

Обоснование: В соответствии с ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (далее — Закон N 98-ФЗ) к мерам по охране конфиденциальности информации, принимаемым ее обладателем, относятся определенные действия, указанные в данной части. Помимо прочего, в п. 5 ч. 1 данной статьи содержится обязательное требование о нанесении на материальные носители, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «коммерческая тайна» с указанием обладателя такой информации.

Таким образом, для сохранения коммерческой тайны ООО необходимо наносить на документы гриф «коммерческая тайна». Судебная практика также подтверждает данное мнение (см., например, Постановления Суда по интеллектуальным правам от 05.05.2014 N С01-331/2014 по делу N А40-41976/2013, Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 29.12.2014 N 15АП-20666/2014 по делу N А53-18696/2013).

В ч. 2 ст. 10 Закона N 98-ФЗ также указано, что режим коммерческой тайны считается установленным после принятия обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, мер, указанных в ч. 1 настоящей статьи. То есть только нанесения грифа будет недостаточно. И ООО необходимо провести все мероприятия, перечисленные в ч. 1 ст. 10 Закона N 98-ФЗ, для установления режима коммерческой тайны. На обязательность проведения таких мероприятий указывает и судебная практика (см., например, Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 04.08.2017 N 17АП-8666/2017-АК по делу N А60-11128/2017). В противном случае ООО может быть отказано во взыскании штрафа с контрагента (см. уже упомянутое Постановление Суда по интеллектуальным правам N С01-331/2014 по делу N А40-41976/2013).

При этом установление режима коммерческой тайны, по мнению некоторых судов, допустимо и в самом договоре (см., например, Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 24.06.2015 N 13АП-16964/2014 по делу N А56-5365/2014, оставленное без изменения Постановлением Суда по интеллектуальным правам от 06.11.2015 N С01-1404/2014 по делу N А56-5365/2014).

Таким образом, чтобы сохранить конфиденциальность сведений и получить возможность взыскать с контрагента штраф при наличии нарушений с его стороны, ООО необходимо произвести все процедуры, предусмотренные ч. 1 ст. 10 Закона N 98-ФЗ, для установления режима коммерческой тайны. При этом установление данного режима, по мнению некоторых судов, возможно и в самом договоре.

Гриф коммерческой тайны — образец, понятие и правовые основы регулирования

Юридическим базисом для защиты сведений, отнесенных к коммерческой тайне, являются нормы закона «О коммерческой…» от 29.07.2004 № 98-ФЗ. Статья 10 данного закона определяет перечень мер, которые организация обязана принимать для ее защиты.

Среди них — требование о необходимости проставления на документах конфиденциального характера грифа коммерческой тайны, который служит визуальным оповещением для всех знакомящихся с имеющейся в них информацией лиц о ее закрытом характере.

Чаще всего гриф выполняется в виде прямоугольной рамки, в центре которой размещается вся необходимая информация. Например:

Общество с ограниченной

Красногорск, ул. Лесная, 8

№ экземпляра ___. Всего экземпляров ___

Срок действия режима:

с «___» _________ 20 __ г. по «__» ________ 20 __ г.

На бумажные носители, упаковки для дисков и иных цифровых носителей данный гриф может наноситься как вручную, так и при помощи специального штампа. Что же касается электронных документов, то на них гриф может проставляться при помощи колонтитулов или в виде специального изображения.

Проставляется гриф коммерческая тайна обычно в правом верхнем углу документа. При этом в случае, когда документ включает в себя несколько страниц, пометку достаточно сделать только на первом (титульном) листе.

Статья 10 ФЗ № 98 указывает, что гриф коммерческая тайна должен содержать в себе следующую обязательную информацию (она не является исчерпывающей, хозяйствующий субъект вправе указывать и иные сведения):

• словосочетание «Коммерческая тайна»;
• для компаний — полное наименование и местонахождения;
• для ИП — инициалы предпринимателя (Ф. И. О) и место проживания.

Важно помнить, что нормы ФЗ № 98 помимо указания обязательных сведений не обозначают каких-либо иных требований к использованию данного грифа. Однако практика показывает, что размещения только обязательных сведений (словосочетания «коммерческая тайна», наименования и адреса организации) для полноценного использования грифа недостаточно. В частности, дополнительно возможно обозначение даты введения соответствующего режима, срока его действия, количества экземпляров документа и т. д.

В случае если в компании выстроена внутренняя иерархия режимов конфиденциальности сведений, следует указывать, какой именно режим распространяется на помеченный документ. Например, если информация может быть использована только директором и главным бухгалтером, то дополнительно гриф может содержать пометку «строго конфиденциально»; если с документом могут знакомиться иные руководящие работники — «конфиденциально» и т. д.

Порядок обращения документов с грифом коммерческой тайны

Пункт 2 статьи 14 ФЗ № 98 определяет, что работник, разгласивший информацию, защищенную таким грифом, может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. Ответственность в данном случае предполагает увольнение, согласно статье 81 ТК РФ. Кроме того, статья 6.1 ФЗ № 98 наделяет владельца конфиденциальной информации также правом взыскания с виновного лица ущерба, который был причинен разглашением коммерческой тайны. При этом речь может идти как о действующем работнике, так и о лице, ранее работавшем в компании и разгласившем конфиденциальные сведения после увольнения.

Не стоит забывать и о возможности привлечения к уголовной ответственности работника организации по статье 183 УК РФ за неправомерное разглашение или использование в корыстных целях конфиденциальной информации организации.

Однако следует понимать, что одного только факта нанесения на документ, содержащий в себе конфиденциальную информацию, грифа секретности, согласно положениям пункта 5 статьи 11 ФЗ № 98, для привлечения сотрудника (бывшего сотрудника) к ответственности недостаточно. Помимо нанесения отметок на закрытые документы статья 10 ФЗ № 98 предписывает обязательное выполнение следующих мероприятий:

• ограничение доступа к документам или иным носителям информации путем установления определенного порядка их обращения и создания системы контроля за его соблюдением;
• ведение системы учета лиц, имеющих доступ к таким документам или знакомящихся с их содержанием в ходе работы;
• издание нормативных актов, регулирующих порядок обращения с конфиденциальными сведениями, а также закрепление соответствующих требований к работникам и контрагентам компаний в трудовых или гражданско-правовых договорах;
• определение перечня сведений, являющихся коммерческой тайной.

Правовой основной регулирования на локальном уровне процессов работы с документами конфиденциального характера должен являться внутренний акт компании (положение, инструкция и т. п.). Данный документ (подробнее о нем читайте в нашей специальной статье) должен содержать разделы, в которых указываются:

1. Перечень сведений, защищаемых грифом коммерческой тайны.
2. Перечень лиц, обладающих правом устанавливать/снимать режим секретности, и срок действия режима.
3. Ответственное лицо, обладающее правом пометки документов грифом, а также обеспечивающее режим ограниченного доступа (при необходимости ознакомления определенных лиц и т. д.).
4. Перечень лиц, имеющих допуск (для ознакомления) к закрытым документам в связи со спецификой трудовой деятельности, а также порядок ведения формуляров (журналов) учета фактов ознакомления с конфиденциальной информацией иных работников.
5. Перечень технических средств и порядок их применения для защиты конфиденциальной информации.

При подготовке внутреннего акта также следует помнить о требованиях статьи 11 ФЗ № 98, которая определяет следующий порядок ознакомления сотрудников с документами, защищенными данным грифом:

1. Работник должен быть ознакомлен под расписку с действующим в компании режимом сохранения коммерческой тайны, перечнем сведений, которые к ней отнесены, и мерами наказания, которые могут быть применены к нему в случае ее разглашения (данные пункты должны содержаться в трудовом договоре либо локальном акте, который будет являться приложением к трудовому соглашению).
2. Работнику должны быть созданы все условия для ознакомления с документами конфиденциального характера при одновременном соблюдении мер ограничения доступа к ним посторонних лиц.

Пункт 4 статьи 10 ФЗ № 98 обязывает компанию использовать и методы технической защиты для носителей, отмеченных грифом коммерческой тайны. Таковыми могут быть:

• хранение документов в местах, исключающих доступ к ним посторонних лиц и смешение с другими носителями информации (специальные помещения, сейфы и т. д.);
• при размещении конфиденциальной информации в электронном виде ее носители также должны храниться в изолированных от постороннего доступа местах и быть защищенными паролями;
• создание соответствующих учетных записей с ограниченными правами для просмотра закрытых сведений, если конфиденциальная информация размещается в локальных сетях компании или программах (базах данных), к которым требуется доступ нескольких сотрудников, а также обеспечение защиты сети от несанкционированного доступа при помощи паролей или специальных программ.

Какие сведения могут быть защищены грифом коммерческой тайны?

Правом отнесения тех или иных сведений к коммерческой тайне в силу правомочий, определенных статьей 4 ФЗ № 98, обладает их владелец, то есть сама компания в лице ее руководителя или иного уполномоченного лица. При решении вопроса о возможности и необходимости закрытия той и или иной информации следует руководствоваться положениями статьи 3 ФЗ того же ФЗ, которые определяют, что же такое коммерческое тайна.

Так, согласно обозначенной норме, коммерческая тайна — это режим ограничения доступа к информации, благодаря которому ее обладатель в настоящее время или в будущем может увеличить свои доходы, уменьшить неоправданные расходы, сохранить либо улучшить свое положение на товарном рынке или извлечь иную коммерческую выгоду.

Кроме того, пункт 2 статьи 3 ФЗ № 98 предлагает классификацию сведений, которые могут быть отнесены к коммерческой тайне:

1. Производственная информация: технологические схемы и карты, чертежи, описание производственных процессов, инженерно-конструкторская документация и т. п.
2. Открытия, ноу-хау, планы внедрения новых технологий и методов производства.
3. Информация о финансово-экономическом положении компании: платежеспособность, величина и нормы прибыли, методика ценообразования.
4. Сведения организационного характера: способы организации производства или ведения бизнеса, информация о проводимых переговорах и предлагаемых партнерам условиях сделок, о клиентах, планах расширения деятельности или увеличения объемов производства и т. д.

Определенные статьей 3 ФЗ № 98 критерии отнесения тех или иных сведений к разряду конфиденциальных позволяют компании засекречивать практически любую информацию о своей деятельности. В связи с этим для обеспечения нормального взаимодействия компаний с гражданами и другими организациями в статье 5 ФЗ № 98 предусмотрен перечень данных, которые не могут быть конфиденциальными. Согласно данному перечню, не могут быть таковыми сведения, содержащиеся в учредительных документах и соответствующих реестрах (ЕГРЮЛ, ЕГРН, ЕФРСДЮЛ и т. д.), а также информация:

• о лицензиях и иных разрешительных документах;
• негативных факторах, имеющих место при функционировании компании, и их влиянии на безопасность граждан (загрязнении воды, воздуха, почв, состоянии пожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической обстановке и т. д.);
• численности и специализации работников, оплате и условиях труда, вакансиях, показателях профзаболеваемости и профтравматизма;
• задолженности по зарплате перед работниками и долгах по иных социальным выплатам;
• фактах нарушения законодательства компанией и привлечения ее к ответственности;
• размерах и источниках доходов некоммерческих структур, их расходах, составе имущества, численности и суммах оплаты труда работников;
• лицах, имеющих право представлять интересы компании без доверенности.

Также не могут быть конфиденциальными данные, которые должны раскрываться на основании требований действующего законодательства.

Подводя итог, остается отметить, что использование грифа коммерческой тайны тесно связано с вопросами защиты конфиденциальности сведений в организации в целом. Это означает, что использование данного грифа должно быть сопряжено с применением других (правовых и технических) средств защиты секретной информации от доступа к ней посторонних лиц.

Трудовой кодекс РФ устанавливает лишь общие нормы трудового права, предоставляя работодателям возможность уточнять и детализировать порядок взаимоотношений с сотрудниками с помощью внутренних документов. Один из них — Положение о коммерческой тайне — нацелен на защиту сведений, напрямую влияющих на доход организации.

Что такое «коммерческая тайна»

Понятие коммерческой тайны определяется Федеральным законом № 98-ФЗ от 29.07.2004 как режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

Как видно из определения, закон не устанавливает перечень конкретных сведений, относящихся к коммерческой тайне, а лишь называет некоторые критерии такого рода сведений. Согласно закону № 98-ФЗ, к коммерческой тайне может быть отнесена информация, которая:

• имеет действительную или потенциальную ценность (может прямым или косвенным образом влиять на прибыль или убытки);
• неизвестна третьим лицам;
• недоступна на законном основании.

Стоит обратить внимание на то, что права обладателя информации, представляющей коммерческую тайну, возникают с момента установления для нее режима коммерческой тайны. Зачастую с этой целью организации разрабатывают локальный нормативный акт — Положение о коммерческой тайне.

Что включить в структуру документа

Законодательство строго не указывает, какими должны быть форма и содержание документа. Организация вправе сама определять нюансы отношений с работником, которые стоит внести в Положение. При этом работодатель должен учитывать требования ст. 10 Федерального закона № 98-ФЗ от 29.07.2004. Статья указывает меры, которые следует реализовать в отношении конфиденциальных сведений, а значит, они должны найти свое отражение в Положении о режиме коммерческой тайне.

Итак, меры по охране конфиденциальности информации:

• определить перечень «секретной» информации и порядок отнесения/исключения тех или иных сведений к разряду конфиденциальных;
• ограничить доступ к «секретной» информации, установить порядок обращения с ней и меры контроля;
• определить список лиц, которым будет дан доступ к конфиденциальной информации;
• регулировать отношения с работниками и контрагентами в части информации, составляющей коммерческую тайну;
• нанести гриф «Коммерческая тайна» на материальные носители, содержащие конфиденциальную информацию, или включить этот гриф в состав реквизитов документов, содержащих такую информацию.

Печатайте Соглашение о неразглашении коммерческой тайны прямо из программы Контур-Персонал.

С учетом этих требований структура документа может выглядеть следующим образом:

1. Общие положения. Данный раздел содержит перечень основных понятий, определяет цель и значимость его составления. В него должны быть включены:

1.1. Основные термины и определения.

1.2. Сведения об организации и ее руководителе.

1.3. Сведения о структурном подразделении, ответственном за защиту информации.

1.4. Законодательные акты, на которые опирается организация в работе с коммерческой тайной.

2. Порядок отнесения сведений к коммерческой тайне. В этом разделе следует указать:

2.1. Список сведений, составляющих коммерческую тайну, с уточнением сроков ограничения доступа. Чаще всего список оформляют приложением к Положению.

2.2. Порядок присвоения и снятия грифа конфиденциальности.

3. Порядок использования информации, составляющей коммерческую тайну. Данный раздел описывает порядок предоставления, обращения и прекращения доступа к сведениям, составляющим коммерческую тайну.

4. Обязанности сотрудников, получивших доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну. Тут следует указать порядок регулирования отношений с сотрудниками, ответственность за несоблюдение мер безопасности или разглашение конфиденциальных сведений. Раздел определяет роли и ответственность лиц/подразделений, которые реализуют режим коммерческой тайны, например подразделения физической и информационной безопасности.

5. Обеспечение безопасности конфиденциальной информации. Раздел устанавливает порядок применения необходимых средств и методов защиты сведений, составляющих коммерческую тайну.

6. Заключительные положения. В разделе указывается порядок утверждения Положения и приложения к нему, алгоритм внесения изменений, порядок решения спорных вопросов или иные моменты, не включенные в основную часть документа.

Структура Положения о коммерческой тайне не ограничена, работодатель может вынести некоторые позиции в отдельный раздел, например, перечень сотрудников, имеющих доступ к конфиденциальной информации в случа, когда документ распространяется не на весь штат организации, а на какое-то из подразделений или несколько сотрудников.

Важно! Получить доступ к конфиденциальным сведениям организации имеют право правоохранители, налоговики и прокуратура, но только по решению суда.

Как составить приложение к Положению

В крупных коммерческих и производственных организациях список сведений, относимых к коммерческой тайне, может быть очень объемным. В таких случаях его оформляют приложением к Положению о коммерческой тайне. В перечень охраняемых сведений может быть включена производственная, научно-техническая или технологическая информация, данные о разработках или исследованиях предприятия и пр. Часто к коммерческой тайне относят сведения финансово-экономического характера, например информацию о применяемых оригинальных методах управления, планах расширения географии присутствия или увеличения объемов продаж, планируемых инвестициях или ценные данные о конкурентах.

К конфиденциальной может быть отнесена та информация, что представляет потенциальный коммерческий интерес. Впрочем, есть сведения, которые никак не могут составлять коммерческую тайну организации (ст. 5 Федерального закона № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»):

• сведения из учредительных документов юридического лица и документов, которые подтверждают право на предпринимательскую деятельность;
• данные об имуществе государственного или муниципального унитарного предприятия/учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;
• сведения об активах и пассивах, имуществе, численности сотрудников некоммерческих организаций;
• данные о размере штата, составе работников, о системе оплаты труда, об условиях работы, наличии вакансий и пр.;
• список лиц, которые могут действовать от имени юридического лица без доверенности;
• данные о задолженности работодателя перед сотрудниками по заработной плате и/или иным выплатам социального характера;
• информация о влиянии предприятия на окружающую среду, факторах, оказывающих негативное воздействие и представляющих определенные риски для безопасности каждого гражданина и населения в целом;
• факты нарушения законодательства, меры ответственности, примененные к организации за эти нарушения;
• информация об условиях проводимых конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной/муниципальной собственности;
• иные сведения, раскрытие которых регламентировано иными федеральными законами.

Для каждого из видов информации, причисляемой к коммерческой тайне, следует указать срок действия установленного режима: постоянно, до публикации сведений в открытых источниках, в течение срока действия документа, до окончания срока исковой давности по договору и пр.

Обязательно ли соглашение о неразглашении

Это еще один обязательный документ при работе с конфиденциальной информацией. Он оформляется как дополнение к трудовому договору. Сотрудник, чья работа не связана непосредственно с доступом к сведениям конфиденциального характера, Соглашение о неразглашении подписывает на добровольной основе (п. 2 ст. 11 Федерального закона № 98-ФЗ). Сотрудники, которым доступ к такой информации необходим для выполнения трудовых функций, обязаны не только подписать Соглашение, но и пройти соответствующий инструктаж.

Утвержденного образца соглашения законодательство не предлагает, документ чаще всего определяет порядок допуска работника до информации, составляющей коммерческую тайну, меры ответственности в случае нарушения соглашения и пр. Документ подписывается сотрудником при поступлении на работу, а иногда — при назначении на новую должность или изменении трудовых функций и пр.

Подписывая Соглашение, сотрудник дает согласие на доступ к информации, составляющей коммерческую тайну организации, обязуется выполнять требования Положения, подтверждает знание мер безопасности, принятых в организации, и последствий, которые могут наступить для сотрудника в случае разглашения коммерческой тайны. В Соглашении также оговаривается срок действия ограничительного режима для данного сотрудника.

Кто составляет и утверждает Положение

Документ затрагивает сразу несколько сфер деятельности организации, поэтому в его разработке в зависимости от штата организации участвуют представители нескольких отделов: экономического отдела, юридической службы, отдела кадров, службы безопасности и др. Принимает Положение (и приложение к нему) руководитель или коллегиальный орган. Штамп с подписями, датой утверждения и номером протокола должен появиться на титульном листе документа.

Принятые Положением нормы следует отразить и в других документах организации: в уставе предприятия, коллективном договоре, должностных инструкциях, правилах внутреннего трудового распорядка.

И не забудьте под роспись ознакомить с Положением о коммерческой тайне всех сотрудников, кто подпадает под действие документа, это обезопасит вас от возможной утечки ценной информации.

Материал подготовлен в сотрудничестве с экспертами компании СКБ Контур Максимом Малкиевым, Андреем Нестеровым, Максимом Войциком.

Документы, содержащие сведения, составляющие коммерческую тайну, подлежат обязательной регистрации в канцелярии службы безопасности или в общем делопроизводстве подразделения уполномоченным службы безопасности. Они должны иметь реквизиты, предусмотренные положением, и гриф «КТ» (или полностью «Коммерческая тайна»). На документах, передаваемых иностранцам, гриф «КТ» не проставляется. Полученные от иностранцев документы маркируются грифом «КТ» графитным карандашом.

В тексте документа и его реквизитах дополнительно могут оговариваться права на информацию, порядок пользования ею, сроки ограничения на публикацию и другие.

Отсутствие грифа «КТ» и предупредительных оговорок в тексте и реквизитах означает свободную рассылку и предполагает, что автор информации и должностное лицо, санкционирующее (подписавшее, утверждавшее документ) ее распространение, предусмотрели все возможные последствия свободной рассылки и несут за это всю полноту ответственности.

Вся поступающая корреспонденция с грифом «КТ» или другими грифами принимается и вскрывается сотрудниками канцелярии, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов «КТ» или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых отправляется отправителю.

Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания с грифом «КТ». Такие документы учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) — поэкземплярно.

Учет документов и изданий с грифом «КТ» ведется в журналах (форма 1) или на карточках (форма 2) отдельно от учета другой несекретной документации.

Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются. Издания, которые не подшиваются в дела, учитываются в журнале инвентарного учета (форма 5).

Движение документов и изданий с грифом «КТ» должно своевременно отражаться в журналах или на карточках.

На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном листе к изданиям с грифом «КТ» проставляется штамп, в котором указываются наименование, регистрационный номер документа и дата его поступления.

Тираж издания с грифом «КТ», полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в журнале учета и распределения изданий (форма 3).

Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

Печатание материалов с грифом «КТ» производится в бюро оформления технической документации или в структурных подразделениях под ответственность их руководителей.

Отпечатанные и подписанные документы с грифом «КТ» вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации сотруднику канцелярии, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим сотрудником с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: «Черновик (и варианты) уничтожены». Дата. Подпись.

Размножение документов и изданий с грифом «КТ» в типографиях и на других множительных аппаратах производится с разрешения службы безопасности и под контролем канцелярии по заказам, подписанным руководителем подразделения и утвержденным заместителем директора по направлению. Учет размноженных документов и изданий осуществляется поэкземплярно в специальном журнале.

Рассылка документов и изданий с грифом «КТ» осуществляется на основании подписанных руководителем структурного подразделения списков с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров.

Документы с грифом «КТ» после исполнения группируются в отдельные дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства. В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все справочные картотеки и журналы на документы и издания с грифом «КТ».

При пользовании открытой радиосвязью запрещается передавать сведения, имеющие гриф «КТ». Такие сведения могут передаваться только по закрытым техническим средствам связи или по открытой телетайпной связью с проставлением на документах и телеграммах соответствующего штампа.

При пользовании проводной связью запрещается указывать должности адресатов и отправителей, разрешается указывать только телеграфные адреса и фамилии отправителей и получателей.

Снятие копий (рукописных, машинописных, микро- и фотокопии, электрографических и др.), а также производство выписок из документов и изданий с грифом «КТ» сотрудниками производится по разрешению руководителей подразделений.

Снятие копий для сторонних организаций с документов и издании с грифом «КТ» производится на основании письменных запросов по разрешению руководителей подразделений, подготовивших эти документы и издания.

Аналогичные отметки вносятся в описи и номенклатуры дел.

Порядок работы на ЭВМ при обработке информации с грифом «КТ» осуществляется в соответствии с требованиями инструкции о порядке работы на ПЭВМ при обработке несекретной информации

Работа с документами под грифом «коммерческая тайна» на предприятиях малого бизнеса

Деятельность предприятия малого бизнеса специфична тем, что она осуществляется малым количеством сотрудников, территориально и функционально тесно связанных между собой. Каждый сотрудник общается практически со всеми сотрудниками организации и в силу этого бывает посвящен во множество вопросов, не имеющих прямого отношения к выполнению своих должностных обязанностей. Они, вольно или невольно, могут способствовать распространению сведений, составляющих «секрет фирмы». Очевидные способы борьбы — строгий контроль исполнения и хранения документов, ликвидация правовой безграмотности работников по вопросам коммерческой тайны, дифференциация доступа работников к некоторым сведениям об организации, а также строгая регламентация делопроизводства документов, содержащих сведения ограниченного доступа, и присвоение им грифа «Коммерческая тайна».

Предприятия малого бизнеса представляют собой слой мелких собственников, которые в силу своей массовости в значительной мере определяют социально-экономический и отчасти политический уровень развития страны. По своему уровню жизни и социальному положению они принадлежат к большинству населения, одновременно являясь как непосредственными производителями, так и потребителями широкого спектра товаров и услуг. Сектор малого бизнеса образует самую разветвленную сеть предприятий, действующих в основном на местных рынках и непосредственно связанных с массовым потреблением товаров и услуг. В совокупности с небольшими размерами малых предприятий, их технологической, производственной и управленческой гибкостью это позволяет чутко и своевременно реагировать на изменяющуюся конъюнктуру рынка.

К основным достоинствам предприятий малого бизнеса относят: возможность разработки и применения инновационных идей, инновационных технологий, мобильность в управлении, производстве.

Словарь кадрового делопроизводства. Инновация (позднелат. innovatio, англ. innovation — нововведение) — явления культуры,

1. которых не было на предшествующих стадиях ее развития, но которые появились на данной стадии и получили в ней признание;
2. зафиксированные в знаковой форме и (или) в деятельности посредством изменения способов, механизмов, результатов, содержаний самой этой деятельности. Во втором случае чаще используют понятие «нововведение», выражая его сущность в терминах инновационной деятельности и инновационных процессов (если учитывается процесс сопряженных изменений в среде).

Нововведение — комплексный процесс создания, распространения и использования нового практического средства (новшества) для удовлетворения человеческих потребностей, меняющихся в ходе развития социокультурных систем и субъектов.

Сами инновационные идеи, технологии, разработки являются коммерческой тайной предприятия.

Словарь кадрового делопроизводства. Коммерческая тайна — режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

В силу небольших размеров к трудовой деятельности на предприятии малого бизнеса привлекаются родственники, близкие знакомые, проверенные лица, заинтересованные в прибыли предприятия и, соответственно, в его развитии. Но тем не менее к деятельности на предприятии могут привлекаться и люди со стороны.

В настоящее время в области информационной безопасности существует понятие «инсайдерство», которое означает случайное или преднамеренное распространение работником организации конфиденциальной информации о ее деятельности, финансовых показателях, стратегии развития, клиентских взаимоотношениях и др.

Инсайдерами могут стать не только злоумышленники-профессионалы, которые за распространение конфиденциальной информации получают вознаграждение от заинтересованных лиц, но и лояльные и преданные компании сотрудники, например, забывшие важный документ в общественном транспорте. Также к списку инсайдеров можно добавить недовольных, обиженных сотрудников, которые могут тем или иным способом повлиять на распространение, хищение, уничтожение или искажение конфиденциальной информации.

Важно отметить, что инсайдеры могут не только скопировать важную информацию с помощью технических средств, но и просто запомнить ее.

Таким образом, одних технических средств для борьбы с инсайдерством недостаточно, важно разделить открытую информацию и информацию ограниченного доступа, а также разработать инструкцию по работе с документами с грифом «Коммерческая тайна». Традиционно такой документ называют «Инструкция по организации и ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» и оформляют на стандартных листах формата А4. Такая инструкция может выглядеть следующим образом:

• 1-й лист — титульный лист или обложка инструкции, на которой указывают название инструкции, дату вступления в действие, должностное лицо, утвердившее инструкцию, или распорядительный документ;
• 2-й лист — содержание документа (разделы) с указанием страниц;
• 3-й и последующие листы — текст инструкции.

В содержательной части инструкции должны быть предусмотрены следующие разделы:

1. Учет документов с грифом «Коммерческая тайна».
2. Отправка документов с грифом «Коммерческая тайна».
3. Размножение документов с грифом «Коммерческая тайна».
4. Уничтожение документов с грифом «Коммерческая тайна».
5. Проверки наличия документов с грифом «Коммерческая тайна».
6. Порядок хранения и обращения с документами с грифом «Коммерческая тайна».

Данная инструкция утверждается приказом руководителя, в котором оговариваются дополнительно сроки вступления документа в действие, порядок ознакомления с ним сотрудников и их ответственность за исполнение и неисполнение, другие вопросы.

Поскольку на предприятии малого бизнеса, как правило, нет специализированных режимно-секретных подразделений, ведение делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» возлагается на секретаря, специалиста по делопроизводству (делопроизводителя) или других специально назначенных лиц.

Хранение документов с грифом «Коммерческая тайна» должно осуществляться отдельно от других документов. С целью осуществления контроля над качеством хранения документов ограниченного доступа рекомендуется проводить ежеквартальные и ежегодные проверки наличия и состояния хранения документов с грифом «Коммерческая тайна».

Работнику, по роду своей служебной деятельности имеющему доступ к конфиденциальной информации, могут быть внесены дополнения в трудовой договор, например:

—————————————————————————¬
¦ … ¦
¦ Сотрудник обязуется сохранять в тайне все ставшие ему известными в¦
¦рамках его служебной деятельности сведения, составляющие коммерческую¦
¦тайну. Это обязательство о неразглашении действует и после увольнения. ¦
¦ Сотрудник обязуется при увольнении сдать все находящиеся у него в¦
¦связи с его служебной деятельностью документы и изделия, содержащие¦
¦сведения, составляющие коммерческую тайну. Он не имеет права предъявлять¦
¦какие-либо требования на оставление у себя подобной документации и¦
¦изделий. ¦
L—————————————————————————

Законодательная база, содержащая нормативно-правовые требования к перечню и содержанию сведений, составляющих коммерческую тайну, порядку обработки, хранения, предоставления, передачи этих сведений, а также ответственность за действия или бездействия, повлекшие за собой разглашение таких сведений, включает:

• Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (ред. от 24.07.2007), который регулирует отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации, составляющей секрет производства (ноу-хау);
• Федеральный закон от 26.07.2006 N 135-ФЗ «О защите конкуренции» (ред. от 30.06.2008) в ст. ст. 25, 26 определяет обязанности предоставления информации, в том числе и составляющей коммерческую тайну, в антимонопольный орган, а также обязанность антимонопольного органа по соблюдению коммерческой тайны;
• Постановление Правительства РСФСР от 05.12.1991 N 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» (ред. от 03.10.2002), определяющее перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну предприятия, и обязывающее руководителей предприятий, а также лиц, занимающихся предпринимательской деятельностью, предоставлять такие сведения по требованию органов власти, управления, контролирующих и правоохранительных органов, других юридических лиц, имеющих на это право в соответствии с законодательством, а также трудового коллектива предприятия;
• ст. 32 части первой НК РФ, которая обязывает налоговые органы соблюдать налоговую тайну и обеспечивать ее сохранение;
• ст. 184 части первой ГК РФ, в соответствии с которой коммерческий представитель обязан сохранять в тайне ставшие ему известными сведения о торговых сделках и после исполнения данного ему поручения;
• ст. 727 части первой ГК РФ запрещает подрядчикам передавать сведения, которые могут рассматриваться как коммерческая тайна, третьим лицам;
• ст. 1465 части четвертой ГК РФ определяет секрет производства (ноу-хау) и устанавливает необходимость введения режима коммерческой тайны, относительно сведений, составляющих секрет производства;
• ст. 24.3 КоАП РФ, в соответствии с которой дела об административных правонарушениях, содержащие сведения, отнесенные к коммерческой тайне, не подлежат открытому рассмотрению;
• ст. 183 УК РФ «Незаконные получение и разглашение сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну».

Словарь кадрового делопроизводства. Информация, составляющая коммерческую тайну (секрет производства), — сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны.

Ниже представлена инструкция по организации и ведению на предприятии делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна». В качестве приложения к инструкции может выступать договорное обязательство работника о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия.

Примерный образец

Инструкция по организации и ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» 1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок работ по учету, размножению, хранению и уничтожению документов с грифом «Коммерческая тайна».

1.2. Организация и ведение делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» возлагаются на секретаря, ответственного за работу с документами, имеющими гриф «Коммерческая тайна».

1.3. Во время работы с посетителями, посторонними лицами, лицами, не имеющими допуска к информации, содержащей коммерческую тайну предприятия, запрещается работать с документами, имеющими гриф «Коммерческая тайна». Для работы с такими документами должно быть выделено специальное время.

2. Учет документов с грифом «Коммерческая тайна»

2.1. Все документы с грифом «Коммерческая тайна», изданные или поступившие на предприятие, подлежат отдельному учету.

2.2. Учет документов с грифом «Коммерческая тайна» осуществляется отдельно от учета секретных (государственные секреты) и несекретных документов, а также документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП).

2.3. Для решения задач сохранности документов, облегчения справочной работы и обеспечения контроля исполнения на предприятии ведутся следующие виды такого отдельного учета:

• учет подготовленных (внутренних) документов;
• учет входящих и исходящих документов;
• учет компьютерных носителей с охраняемой информацией;
• инвентарный учет;
• номенклатура дел, журналов;
• учет лиц, осведомленных в вопросах, касающихся коммерческой тайны.

2.3.1. Создание документов с грифом «Коммерческая тайна» производится сотрудником, имеющим соответствующий допуск.

По решению руководителя предприятия создание может быть разрешено в рабочих помещениях исполнителей документов при условии исключения получения охраняемой информации посторонними лицами.

Обработка документированной информации, относящейся к коммерческой тайне, на персональном компьютере должна осуществляться только на сменных носителях, сдаваемых в конце рабочего дня секретарю под роспись в журнале.

На последнем листе каждого экземпляра созданного документа необходимо указать:

• количество отпечатанных экземпляров;
• фамилии должностных лиц, принимавших участие в изготовлении документа;
• дату.

Отпечатанный документ с грифом «Коммерческая тайна», а также материалы, подготовленные в рукописном или графическом исполнении как дополнение к нему, регистрируются у секретаря в журналах, имеющих соответствующие графы.

Картотеки или журналы учета подготовленных документов с грифом «Коммерческая тайна» учитываются в номенклатуре дел на общих основаниях. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Учетные номера проставляются на первом листе каждого экземпляра документа, а также на последнем листе — перед отметкой о количестве отпечатанных экземпляров.

Все черновики, а также варианты и испорченные при печатании листы должны быть сданы для уничтожения секретарю.

Словарь кадрового делопроизводства. Гриф — надпись на документе или издании, определяющая особый порядок его использования.

Гриф ограничения доступа к документу — реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.

Гриф секретности — реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемые на самом носителе и/или в сопроводительной документации на него.

Гриф согласования — реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

2.3.2. Прием и регистрация поступивших на предприятие документов с грифом «Коммерческая тайна» осуществляются секретарем.

Главное требование к делопроизводству документов с грифом «Коммерческая тайна» — это однократность их регистрации.

Полученная корреспонденция с грифом «Коммерческая тайна», в том числе полученная сотрудниками охраны предприятия в нерабочее время, не вскрывается и передается секретарю лично. Ошибочно поступившие документы с грифом «Коммерческая тайна» возвращаются отправителю.

В случае отсутствия (недостачи) в пакетах документов (экземпляров, листов, приложений) с грифом «Коммерческая тайна» составляется акт в 2-х экз., один из которых высылается отправителю.

На первом листе входящего документа с грифом «Коммерческая тайна» проставляется регистрационный штамп, в котором указываются:

• наименование предприятия;
• входящий номер документа;
• дата регистрации;
• количество листов основного документа и приложений.

На первом листе каждого приложения к входящему документу указываются:

• номер входящего документа;
• количество листов данного приложения.

2.3.3. Отдельному поединичному (инвентарному) учету подлежат разработанные на предприятии и присланные из других организаций научно-технические, чертежно-конструкторские и другие документы, не подлежащие подшивке в дела.

Присланные документы берутся на поединичный учет после их регистрации по входящему учету и рассмотрения соответствующими должностными лицами.

На инвентарный учет не берутся документы, подшиваемые в дела, а также документы, присланные на согласование и во временное пользование.

В зависимости от специфики предприятия инвентарный учет может вестись в отдельных журналах по наименованиям и видам документов, а также по видам производств.

На инвентарный учет берутся подготовленные подлинники технических документов. Копии учитываются за номером оригинала. Если при изготовлении документа черновик уничтожается сразу после изготовления подлинника, то на инвентарный учет берется подлинник, а в журнале инвентарного учета делается отметка об уничтожении черновиков.

На документах, взятых на инвентарный учет, проставляется штамп с указанием:

• инвентарного номера;
• даты регистрации.

Штамп с инвентарным номером проставляется:

• на сброшюрованных документах — в верхнем левом углу обложки и титульного (первого) листа документа;
• на графических документах — над основной надписью.

2.3.4. Дела, журналы с грифом «Коммерческая тайна» учитываются по сводной (общей) номенклатуре дел предприятия. В графе 1 под индексом, присвоенным данному делу, проставляется гриф «Коммерческая тайна».

Для секретаря делается выписка из номенклатуры, в которую вносятся все дела и журналы с таким грифом.

В экземпляре номенклатуры секретаря в графе «Примечания» может вводиться информация о фамилиях исполнителей, которым предоставлено право пользования документами (делом).

Словарь кадрового делопроизводства. Доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, — ознакомление определенных лиц с информацией, составляющей коммерческую тайну, с согласия ее обладателя или на ином законном основании при условии сохранения конфиденциальности этой информации.

При составлении номенклатуры дел, включающей дела с грифом «Коммерческая тайна», кроме учета требований общего делопроизводства о порядке комплектования дел в соответствии с различными признаками классификации (номинальный, структурный, предметно-тематический, по срокам хранения и т.д.) должен быть предусмотрен круг лиц, имеющих право пользоваться делом.

Документы с грифом «Коммерческая тайна» подшиваются в дела в соответствии с выпиской из номенклатуры после их исполнения. Все дела с таким грифом независимо от сроков их хранения должны иметь внутреннюю опись, которая выполняет функцию учета документов внутри каждого дела.

Листы дела нумеруются. После закрытия дела прошиваются и опечатываются. В конце дела подшивается чистый лист, на котором сотрудником подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» делается заверительная надпись, в которой указывается, сколько подшито документов в деле и на скольких листах.

2.3.5. Учет лиц, осведомленных в сведениях, составляющих коммерческую тайну предприятия, ведется секретарем в отдельном журнале, имеющем соответствующие графы:

• фамилия, имя, отчество;
• должность;
• кто и когда санкционировал допуск к коммерческой тайне;
• и т.д.

3. Отправка документов с грифом «Коммерческая тайна»

3.1. Отправка документов с грифом «Коммерческая тайна» во внешние организации осуществляется по разрешению лиц, которым даны на это соответствующие полномочия руководителем предприятия.

3.2. Документы отправляются заказными или ценными письмами и заказными бандеролями. Возможна пересылка документов с помощью курьерской (фельдъегерской) службы.

При отправке документов заказными или ценными отправлениями на конвертах (пакетах) гриф «Коммерческая тайна» не проставляется. В этом случае рекомендуется использовать двойной конверт. На внутреннем конверте указывается гриф «Коммерческая тайна» и номера документов, а на внешнем — адрес получателя.

3.3. Исходящим номером документа с грифом «Коммерческая тайна» является номер, за которым зарегистрирован документ.

3.4. После отправки документа в карточке (журнале) учета, где зарегистрирован отправляемый документ, делается отметка об отправке, заверяемая подписью лица, производившего отправку.

3.5. При необходимости документы с грифом «Коммерческая тайна» могут доставляться адресату нарочными из числа сотрудников, допущенных к работе с такими документами.

Словарь кадрового делопроизводства. Передача информации, составляющей коммерческую тайну, — передача информации, составляющей коммерческую тайну и зафиксированной на материальном носителе, ее обладателем контрагенту на основании договора в объеме и на условиях, которые предусмотрены договором, включая условие о принятии контрагентом установленных договором мер по охране ее конфиденциальности.

4. Размножение документов с грифом «Коммерческая тайна»

4.1. Размножение документов с грифом «Коммерческая тайна» должно производиться должностными лицами, имеющими соответствующий допуск.

Необходимо помнить, что использование электронной копировальной техники без применения технических средств защиты может привести к утечке информации.

4.2. Размножение документов и снятие копий производится по письменному разрешению лиц, определенных руководителем подразделения.

Дополнительно размноженные экземпляры документов учитываются подразделением по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» за номерами подлинников.

4.3. Выписки из документов с грифом «Коммерческая тайна» производятся по разрешению соответствующих руководителей за новым номером по журналам учета подготовленных документов.

На самом документе, из которого производилась выписка, делается отметка, заверенная подписью лица, производившего выписку.

5. Уничтожение документов с грифом «Коммерческая тайна»

5.1. Уничтожение документов с грифом «Коммерческая тайна», в том числе черновиков, бракованных листов и испорченных копий, производится под контролем секретаря с обязательной простановкой отметок об уничтожении в учетных документах.

5.2. Выделенные к уничтожению документы с грифом «Коммерческая тайна», черновики, испорченные листы, варианты и неподписанные проекты документов надрываются (зачеркиваются) и помещаются секретарем в опечатанную урну (мешок, ящик, портфель и т.д.).

В учетных данных документов (журнале) делается отметка об уничтожении черновика с указанием количества листов и проставлением подписи сотрудника подразделения по ведению делопроизводства с грифом «Коммерческая тайна» и даты.

По мере накопления содержимое урны (мешка, ящика, портфеля и т.д.) изымается и уничтожается. Периодичность изъятия может устанавливаться руководителем предприятия или самостоятельно секретарем в зависимости от количества документов и условий уничтожения.

5.3. Уничтожение документов с грифом «Коммерческая тайна» производится в соответствии со сроками и в порядке, определяемом руководителем предприятия.

Разрешение на уничтожение дает руководитель подразделения, к деятельности которого относится документ, путем проставления в учетной карточке (журнале) резолюции «Уничтожить», своей подписи и даты.

5.4. При проведении экспертизы ценности документов перед их передачей на архивное хранение отбор документов на уничтожение производит экспертная комиссия на общих основаниях.

5.5. Отобранные для уничтожения документы и дела с грифом «Коммерческая тайна» вносятся в отдельный акт уничтожения и уничтожаются комиссией, состоящей из сотрудников предприятия, имеющих отношение к работе с документами с грифом «Коммерческая тайна».

5.6. Уничтожение документов и дел с грифом «Коммерческая тайна» должно производиться путем их сожжения или измельчения или другим путем, исключающим восстановление текста документов.

В акте об уничтожении делается запись о способе уничтожения. Акт об уничтожении подписывается членами комиссии и секретарем. После уничтожения в учетных данных производятся отметки с указанием номера акта, даты уничтожения.

6. Проверки наличия документов с грифом «Коммерческая тайна»

6.1. Проверка наличия документов с грифом «Коммерческая тайна» проводится не реже одного раза в квартал.

В ходе проверок:

• устанавливается соответствие наличия документов учетным данным;
• контролируется правильность ведения учетов;
• проверяется порядок обращения с документами;
• рассматриваются вопросы снятия грифа «Коммерческая тайна».

6.2. Проверки проводятся комиссией из сотрудников, имеющих допуск к документам с грифом «Коммерческая тайна».

Проверки осуществляются от учетных данных к документам, проверяется наличие всех зарегистрированных экземпляров. Отдельно хранящиеся документы проверяются полистно.

В ходе проверок устанавливается:

• соответствие и правильность заполнения граф учетных карточек и журналов;
• наличие отметок об отправке, возврате, размножении и уничтожении документов.

6.3. Квартальная проверка наличия проводится в первую декаду первого месяца, следующего за последним месяцем проверяемого квартала.

В квартальную проверку проверяются документы, находящиеся на исполнении, не подшитые в дела и не взятые на инвентарный учет, а также документы, находящиеся на хранении в подразделениях или на руках у исполнителей.

6.4. Годовая проверка наличия проводится в январе следующего за проверяемым года. В ходе годовой проверки выявляется наличие всех зарегистрированных документов с грифом «Коммерческая тайна», а также правильность ведения всех видов учета и порядка оформления актов на уничтожение.

6.5. Проверки наличия документов проводятся также при смене руководителя подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» или сотрудников этих подразделений, ответственных за учет и хранение документов.

6.6. Результаты проверок оформляются актами. Акты подписывают члены комиссии по проверке наличия документов и утверждают у руководителя предприятия.

7. Порядок хранения и обращения с документами с грифом «Коммерческая тайна»

7.1. Документы с грифом «Коммерческая тайна» в нерабочее время должны храниться в металлических шкафах или сейфах, ответственное лицо — секретарь.

Хранение документов в нерабочее время в других помещениях допускается по решению руководителя предприятия при наличии условий, обеспечивающих их сохранность.

7.2. Выдача документов с грифом «Коммерческая тайна» сотрудникам предприятия, а также сотрудникам других организаций и учреждений производится только по разрешению должностных лиц в соответствии с действующей на предприятии разрешительной системой под роспись в карточке учета выдачи документа или дела.

7.3. Передача документов с грифом «Коммерческая тайна» между сотрудниками предприятия может осуществляться только под расписку и в пределах круга лиц, допущенных к данному документу в соответствии с действующей на предприятии разрешительной системой.

7.4. При работе с документами с грифом «Коммерческая тайна» сотрудникам предприятия следует помнить о своих обязательствах по неразглашению охраняемых сведений и выполнению на предприятии правил обращения с грифованной информацией. Каждый сотрудник, допущенный к работе с документами с грифом «Коммерческая тайна», оформляет Договорное обязательство, обязуясь тем самым принимать все необходимые разумные меры, исключающие утрату документов или утечку коммерческой тайны.

Словарь кадрового делопроизводства. Разглашение информации, составляющей коммерческую тайну, — действие или бездействие, в результате которых информация, составляющая коммерческую тайну, в любой возможной форме (устной, письменной, иной форме, в том числе с использованием технических средств) становится известной третьим лицам без согласия обладателя такой информации либо вопреки трудовому или гражданско-правовому договору.

Примерный образец

—————————————————————————¬
¦ Договорное обязательство ¦
¦ ¦
¦ Я, _________________________________________________________________,¦
¦ (фамилия, имя, отчество) ¦
¦ ¦
¦ при оформлении на работу обязуюсь: ¦
¦ ¦
¦ 1. В период работы не разглашать сведений, составляющих коммерческую¦
¦тайну, которые будут доверены или станут известны при исполнении мною¦
¦служебных обязанностей. ¦
¦ ¦
¦ 2. Беспрекословно и аккуратно выполнять относящиеся ко мне требования¦
¦приказов, инструкций и положений по защите коммерческой тайны, с которыми¦
¦я ознакомлен. ¦
¦ ¦
¦ 3. Не сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведений,¦
¦составляющих коммерческую тайну. ¦
¦ ¦
¦ 4. В случае увольнения не разглашать и не использовать для себя или¦
¦для других сведения, составляющие коммерческую тайну. Я предупрежден,¦
¦что в случае нарушения данного обязательства должен в полной мере¦
¦возместить причиненный ущерб или буду привлечен к дисциплинарной¦
¦или уголовной ответственности в соответствии с действующим¦
¦законодательством РФ. ¦
¦ ¦
¦ ______________/_______________/ ¦
¦ (подпись, расшифровка подписи) ¦
¦ ¦
¦ Проинструктировал «__» ____________ 20__ г. ____________________ ¦
¦ (Ф.И.О. работника) ¦
L—————————————————————————

Литература

1. Молибог Ю.И. Формирование системы малого бизнеса как основы создания конкурентной среды. Диссертация на соискание научной степени кандидата экономических наук. Тамбов, 2003. — 173 с.
2. Пшенко А.В., Степанов Е.А. Документационное обеспечение управленческой деятельности. Учебное пособие. Москва, 2006. — 265 с.
3. Кузьмин О. Инсайдерство: лучшая защита — профилактика // http://www.connect.ru.

Е.Некористова

Ассистент

кафедры документоведения

и документационного

обеспечения управления

Государственного университета управления

Гриф «Коммерческая тайна» — кто и когда использует?

Гриф коммерческой тайны — образец, понятие и правовые основы регулирования

Порядок обращения документов с грифом коммерческой тайны

Какие сведения могут быть защищены грифом коммерческой тайны?

С 1 июля новый ГОСТ. Что поправить в документах школы и детского сада

Документы теперь нужно оформлять по ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он ввел 4 новых реквизита и изменил требования к 10, которые организации использовали раньше.

В рекомендации – образцы и контрольные точки, чтобы понять, правильные или устаревшие бумаги вам принесли на подпись.

Как оформлять новые реквизиты

С 1 июля проставляйте на документах четыре новых реквизита:

• наименование структурного подразделения – автора документа;
• наименование должности лица – автора документа;
• гриф ограничения доступа к документу;
• отметку об электронной подписи.

Внимание: новый стандарт применяют бюджетные, автономные и казенные организации, государственные органы и коммерческие компании. Исключений нет.

Наименование структурного подразделения и наименование должности лица. Эти реквизиты используйте, если вводите новые виды бланков в школе и детском саду – бланк структурного подразделения и бланк должностного лица. Оба реквизита указывайте под наименованием организации.

Новый реквизит «Наименование структурного подразделения – автора документа»

Новый реквизит «Наименование должности лица – автора документа»

Внимание: наименование структурного подразделения должно соответствовать локальному акту, например положению о структурном подразделении, а наименование должности – приказу о назначении на должность.

Гриф ограничения доступа к документу. Этот реквизит указывайте на документах с информацией, доступ к которой ограничен законом. Отметку о конфиденциальности проставляйте, например, на кадровых документах, поскольку в них есть персональные данные работников. Новый реквизит располагайте в правом верхнем углу документа. В состав реквизита включайте ограничительную надпись – «Конфиденциально», «Персональные данные» и т. п.

Новый реквизит «Гриф ограничения доступа к документу»

Совет: виды грифов ограничения доступа к документам закрепите в локальных актах школы и детского сада, а виды конфиденциальной информации – в соответствующих перечнях.

Отметка об электронной подписи. Этот реквизит используйте, чтобы визуализировать электронную подпись (ЭП) на электронном документе. Проставлять отметку об ЭП распорядились Минкомсвязь и ФСО приказ от 27.05.2015 № 186/258. Когда электронный документ появляется на мониторе или в виде распечатки на бумаге, в месте, где должна быть подпись, программа воспроизводит отметку об ЭП. Если у вас есть СЭД, обратитесь к разработчикам, чтобы реализовать эту функцию.

Новый реквизит «Отметка об электронной подписи»

Как по-новому оформлять старые реквизиты

Чтобы оформлять документы по ГОСТ Р 7.0.97 — 2016, поправьте в шаблонах 10 реквизитов, которые использовали раньше. Как это сделать, смотрите в таблице.

Что изменить в оформлении реквизитов с 1 июля

Дата документа. Если проставляете дату словесно-цифровым способом, дни с 1-го по 9-е пишите без нуля: 1 июля 2018 г. Ранее в цифрах до 10 впереди добавляли ноль. Оформление даты цифровым способом осталось прежним: 01.07.2018.

Адресат. Если направляете письмо руководителю другой организации, укажите наименование его должности в дательном падеже, а затем фамилию и инициалы. Ранее инициалы проставляли перед фамилией.

Ситуация: где ставить инициалы – до или после фамилии

Гриф утверждения, гриф согласования. Если документ утверждает коллегиальный орган, сначала укажите наименование этого органа, а затем в скобках дату и номер протокола. Старый ГОСТ не требовал добавлять реквизиты протокола. Так же оформляйте реквизит «Гриф согласования документа».

Отметка о приложении. Правила написания слова «Приложение» ужесточились. Если раньше была возможность импровизировать, то теперь все строго. На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу укажите: «Приложение 1» или «Приложение № 1».

В распорядительных документах и локальных актах в тексте при первом упоминании документа-приложения пишите в скобках: (приложение) или (приложение 1). Перед номером приложения можете ставить знак номера: (приложение № 1).

Совет: если приложение – электронный носитель, например, диск или флешка, оформите приложение так: «Приложение: CD в 1 экз.». На вкладыше, в который поместите носитель, укажите наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

Подпись. С 1 июля в реквизите «Подпись» нужно указывать ту должность, которую должностное лицо занимает в соответствии с приказом о замещении. До сих пор это нигде не было написано.

Если вместо отсутствующего директора документ подписывает его заместитель, причем в приказе стоит фраза «назначить исполняющим обязанности директора…», то подпись будет выглядеть так:

Подпись исполняющего обязанности на документе

Если же в приказе указано, что на время замещения заместитель останется на своей должности, то и в реквизит «Подпись» войдет его официальная должность, например: заместитель директора по учебно-воспитательной работе.

Печать. Проверьте, как ставите оттиски печати на документе. ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 прямо запрещает захватывать личную подпись. Ставьте печать на свободном от текста месте или на части наименования должности.

Отметка о заверении копии. Если копию документа представляете в другую организацию, дополните реквизит отметкой о месте нахождения подлинника: укажите наименование организации, индекс дела по номенклатуре, год. Старый ГОСТ этого не требовал.

Отметка об исполнителе. Теперь указывают не только фамилию и телефон исполнителя, но и его полные имя и отчество и по желанию – должность, структурное подразделение, электронный адрес.

Отметка о направлении в дело. Отметку оформляйте после того, как завершили работу с документом. Теперь индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещаете документ на хранение, дополняйте указанием года. Не забывайте проставлять должность того, кто оформил отметку, а не только подпись и дату. ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 разрешает дополнить отметку краткими сведениями о характере исполнения документа.

Остальные реквизиты оформляйте по-прежнему, новый ГОСТ их не изменил.

Как по новым правилам печатать текст

Вы можете печатать текст на лицевой и оборотной сторонах листа.

Печатайте текст через один–полтора межстрочных интервала, а многострочные реквизиты – через один межстрочный интервал.

Реквизиты «Адресат», «Заголовок к тексту» или «Подпись», а также отдельные фрагменты текста можете выделить полужирным шрифтом. При этом нужно руководствоваться инструкцией по делопроизводству вашей организации.

Выравнивайте текст документа по ширине листа – по границам левого и правого полей документа. Для абзацев используйте отступ 1,25 см.

Используйте свободно распространяемые бесплатные шрифты, размеры № 12, 13, 14. Если составляете таблицы, шрифт можете уменьшить.

Внимание: приказом от 14.05.2018 № 244-ст Росстандарт исключил названия шрифтов из ГОСТ Р 7.0.97-2016. Изначально стандарт предписывал пользоваться шрифтами Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri и приближенными к ним.

Вторую и последующие страницы документа нумеруйте. Ставьте номер страницы посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Обязательные реквизиты приказа по новому ГОСТу

Внимание: не укажете место создания или забудете поставить дату – документ признают недействительным. Такие же последствия будут, если работники не поставят визу ознакомления.

В соответствии с новыми требованиями Институт новых технологий в образовании разработал ряд программ, которые помогут сотрудникам образовательных учреждений изучить новые правила оформления документов.

• Организация учета сведений о документах об образовании и о квалификации, документах об обучении, выданных организациями, осуществляющими образовательную деятельность
• Правовое регулирование трудовых отношений и кадрового документооборота в образовательной организации

С полным списком программ профессиональной подготовки и повышения квалификации можно ознакомиться

Обучение в июле может стать не только полезным, но и приятным, так как действует акция «Летний марафон цен», предусматривающий скидки 50% на программы ПП и ПК

Для руководителей образовательных организаций разработаны пакетные предложения. Обучите ваш персонал дистанционно прямо во время летнего отдыха. На сайте ИнТехнО вы можете самостоятельно выбрать любые программы профессиональной переподготовки и повышения квалификации и включить их в выбранный вами пакет.

Выбираем любой пакет всего за 50 000 руб.!

• Пакет «Профессиональный» — это 10 программ профессиональной переподготовки и 5 программ повышения квалификации на ваш выбор.
• Пакет «Профстандарт» — это 5 программ профессиональной переподготовки и 10 программ повышения квалификации на ваш выбор.
• «Бизнес-пакет» — это 2 программы профессиональной переподготовки и 20 программ повышения квалификации на ваш выбор.

На коллективные заявки на обучение по программам профессиональной переподготовки и повышения квалификации предоставляются скидки до 30% на стоимость обучения:

• 10 человек — скидка 10% каждому обучающемуся;
• 20 человек — скидка 20% каждому обучающемуся;
• 30 человек и более — скидка 30%.

По программам повышения квалификации можно пройти Экспресс-обучение за 3 дня, 7 дней или 10 дней (практические семинары, факультативы, удобная форма обучения, индивидуальные сроки обучения и экспресс-доставка диплома сразу после окончания обучения).

Желающие могут пополнить свою методическую копилку универсальными электронными уроками по всем школьным предметам с 1 по 11 класс, тренажёрам и по ВПР, ОГЭ и ЕГЭ, уроками по иностранным языкам, дополнительному образованию, курсами развивающих занятий. Обучаться в дистанционном ЧПОУ «СРШ (колледж) Анны Муратовой» можно в любое время и в любом месте, без дополнительных затрат и не отказываясь от запланированных дел или отдыха.