Суда 2017 возврате суммы подотчет

Решение суда о взыскании подотчетных денежных средств № 2-2141/2017 ~ М-1819/2017

РЕШЕНИЕ

ИМЕНЕМ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

02 августа 2017 года г. Иркутск

Куйбышевский районный суд г. Иркутска в составе председательствующего судьи Минченок Е.Ф., при секретаре Бучневой А.О., с участием представителя истца Орел Н.А., ответчика Черняка И.С., рассмотрев в открытом судебном заседании гражданское дело № 2-2141/2017 по иску общества с ограниченной ответственностью «КапиталЪ Строй» к Черняку И.С. о взыскании подотчетных денежных средств,

УСТАНОВИЛ:

в обоснование исковых требований истец указал, что с ответчиком был заключен трудовой договор от , согласно которому Черняк И.С. принят на работу на должность начальника участка по ремонту и строительству ИССО. Приказом от Черняк И.С. уволен по собственному желанию на основании пункта 3 части 1 статьи 77 ТК РФ.

В рамках исполнении трудовых обязанностей Черняку И.С. выдавались подотчетные денежные средства путем безналичного перечисления на его карту. Всего за период действия трудового договора Черняку И.С. было перечислено подотчетных денежных средств следующими платежами:

— платежным поручением от ;

— платежным поручением от ;

— платежным поручением от ;

— платежным поручением от ;

— платежным поручением от ;

— платежным поручением от ;

— платежным поручением от .

При этом, ответчик Черняк И.С. фактически не сдавал авансовые отчеты, и только в октябре 2016 года им были представлены первичные документы, частично подтверждающие расходование подотчетных денежных средств, на основании которых были подготовлены авансовые отчеты.

В результате целевое расходование подотчетных денежных средств было подтверждено только на сумму , что подтверждается авансовыми отчетами с приложениями к ним . Более никаких документов или авансовых отчетов от Черняка И.С. не поступало.

Ответчик Черняк И.С. представил руководителю истца служебную записку, в которой просит списать с его подотчета денежную сумму в размере , потраченных им на производственные нужды без отчетных документов. Таким образом, задолженность Черняка И.С. по подотчетным денежным средствам составляет .

На основании изложенного, истец просит взыскать с Черняка И.С. в свою пользу денежные средства в размере , расходы по уплате государственной пошлины в размере .

Представитель истца Орел Н.А., действующая на основании доверенности от , в судебном заседании исковые требования поддержала, просила суд их удовлетворить по основаниям, изложенным в иске. Дополнительно суду пояснила, что в период работы ответчику выдавались подотчетные денежные средства. Поскольку банковская карта, принадлежащая ответчику Черняку И.С., была арестована, он устно попросил работодателя перечислять денежные средства на карту своего отца Черняка С.И. Все денежные средства, в том числе заработная плата, переводились на карту отца ответчика. Реквизиты карты для перечисления денежных средств были представлены работодателю самим ответчиком, отец ответчика Черняк С.И. в трудовых отношениях с ООО «КапиталЪ Строй» никогда не состоял. Из выписки по счету усматривается, что и на карту Черняка С.И. переведена заработная плата ответчика. В платежных поручениях, о перечислении подотчетных денежных средств ответчику имеется ссылка на заявление от , вместе с тем заявления о перечислении денежных средств на указанную ответчиком карту не было, между истцом и ответчиком имелась только устная договоренность об использовании карты отца ответчика. Факт родственных отношений с Черняком С.И. ответчиком не оспорен. Также указала, что заработная плата Черняку И.С. выплачивалась 50/50, то есть — официальная заработная плата, неофициально.

Ответчик Черняк И.С. в судебном заседании исковые требования не признал, просил отказать в удовлетворении иска. Дополнительно суду пояснил, что действительно состоял в трудовых отношениях с истцом. Заработную плату получал официальную и «черную», всего зарплата составляла и переводилась работодателем на его сберкнижку. С сентября по декабрь 2015 года зарплату выплачивали в полном объеме- , в последующем стали платить только официальной заработной платы. Он настаивал на получении зарплаты в полном объеме, но работодатель так и недоплатил ему зарплату, в связи с чем он решил уволиться. После увольнения написал обращение в налоговую службу, налоговым органом проведена проверка по его заявлению. Полагал, что представленные истцом авансовые отчеты не подтверждают получение им спорных подотчетных денежных средств от работодателя. Он получал от работодателя денежные средства на хозяйственные нужды предприятия: наем техники, оплата квартир работникам, выплата «черной» заработной платы. Указанные денежные средства от работодателя он получал в наличной форме, за эти деньги он и отчитывался.

Третье лицо Черняк С.И. в судебное заседание не явился, о времени и месте рассмотрения дела извещен надлежащим образом, по известному суду адресу, суд не располагает сведениями о том, что причины неявки являются уважительными.

Принимая во внимание положения статей 115, 116 ГПК РФ, а также части 1 статьи 165.1 ГК РФ, в силу которой сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним, суд считает возможным, в соответствии с частью 3 статьи 167 ГПК РФ, рассмотреть дело в отсутствие не явившихся лиц, участвующих в деле, извещенных о времени и месте рассмотрения дела.

Заслушав лиц участвующих в деле, исследовав материалы дела, представленные доказательства, суд приходит к следующему выводу.

В судебном заседании установлено, что между Черняком И.С. и ООО «КапиталЪ Строй» заключен трудовой договор , согласно которому Черняк И.С. принят в ООО «КапиталЪ Строй» на должность начальника участка по ремонту и строительству ИССО. За выполнение трудовых обязанностей работнику устанавливается оплата в размере в месяц (пункт 3.1).

Согласно приказу от Черняк И.С. принят на работу ООО «КапиталЪ Строй» на должность начальника участка по ремонту и строительству ИССО. К исполнению обязанностей приступил с .

Черняк И.С. написал заявление об увольнении по собственному желанию. Приказом от Черняк И.С. уволен из ООО «КапиталЪ Строй» с по собственному желанию на основании пункта 3 части 1 статьи 77 ТК РФ.

Трудовым договором предусмотрено, что в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения работником своих обязанностей, указанных в настоящем договоре, нарушения трудового законодательства, Правил внутреннего трудового распорядка работодателя, а также причинения работодателю материального ущерба он несет дисциплинарную, материальную и иную ответственность согласно действующему законодательству РФ (пункт 5.1). Работник несет материальную ответственность как за прямой действительный ущерб, непосредственно причиненный им работодателю, так и за ущерб, возникший у работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам (пункт 5.3).

Договор полной материальной ответственности с Черняком И.С. не заключался.

В обоснование иска истец указал, что ответчику выдавались подотчетные денежные средства. Перечисление денежных средств ответчику подтверждается представленными платежными поручениями, из представленных авансовых отчетов не усматривается расходование подотчетных денежных сумм в предоставленном объеме, в связи с чем Черняк И.С. как материально ответственное лицо обязан возместить работодателю причиненный ущерб.

Согласно требованиям статьи 238 ТК РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.

Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам.

В силу статьи 241 ТК РФ за причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено настоящим кодексом или иными федеральными законами.

Согласно статье 242 ТК РФ полная материальная ответственность работника состоит в его обязанности возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере.

В статье 243 ТК РФ перечислены случаи, когда на работника может быть возложена полная материальная ответственность, в частности, в соответствии с пунктом 2 части 1 указанной нормы таким случаем является недостача ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу.

Согласно статье 244 ТК РФ письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности (пункт 2 части 1 статьи 243 ГК РФ), то есть о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, могут заключаться с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество.

Как разъяснено в пункте 4 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю» к обстоятельствам, имеющим существенное значение для правильного разрешения дела о возмещении ущерба работником, обязанность доказать которые возлагается на работодателя, в частности относятся: отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника; противоправность поведения (действия или бездействия) причинителя вреда; вина работника в причинении ущерба; причинная связь между поведением работника и наступившим ущербом; наличие прямого действительного ущерба; размер причиненного ущерба; соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности. При недоказанности работодателем данных фактов материальная ответственность работника исключается. Если работодателем доказаны правомерность заключения с работником договора о полной материальной ответственности и наличие у этого работника недостачи, последний обязан доказать отсутствии своей вины в причинении вреда.

Как разъяснено в пункте 15 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю» при определении суммы, подлежащей взысканию, судам следует учитывать, что в силу статьи 238 ТК РФ работник обязан возместить лишь прямой действительный ущерб, причиненный работодателю, под которым понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе находящегося у работодателя имущества третьих лиц, если он несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение или восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам.

В обоснование доводов о выдаче ответчику подотчетных денежных средств истцом представлены платежные поручения от на сумму , от на сумму , от на сумму , от на сумму , от на сумму , от на сумму , от на сумму , в которых указано назначение платежа: «Перечисление подотчетных денежных средств Черняку С.И. на счет банковской карты 40, согласно заявлению от «дата».

Заявления Черняка И.С. о выдаче подотчетных денежных средств от дат, указанных в платежных поручениях, в материалы дела не представлены, и как следует из пояснений представителя истца, отсутствует. Истец настаивал на том, что выдача денежных средств происходила по устной договоренности с ответчиком и по его просьбе переводилась на банковскую карту его отца.

Ответчик Черняк И.С. в судебном заседании факт родственных отношений с Черняком С.И. не отрицал, но отрицал факт получения данных денежных средств, а также наличие договоренности об использовании карты отца.

Из ответа ПАО «Сбербанк России» Н-03-14/56749 от следует, что банковская карта (л/с ) выдана на имя Черняка С.И., г.р. Из выписки по счету за период с по усматривается, что на указанный счет действительно поступали денежные средства от ООО «КапиталЪ Строй», в наименовании операции указано: «зачисление на счет по поручению клиента».

Из представленных в материалы дела авансовых отчетов невозможно установить расходование ответчиком подотчетных сумм именно из тех денежных средств, на перевод которых ссылается истец.

В силу статьи 56 ГПК РФ каждая сторона должна доказать те обстоятельства, на которые она ссылается как на основания своих требований и возражений, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Факт получения подотчетных денежных средств ответчиком Черняком И.С. не нашел своего подтверждения в ходе рассмотрения дела. Не представлено истцом и доказательств, подтверждающих наличие договоренности между истцом ответчиком о переводе денежных средств на банковскую карту третьего лица Черняка С.И.

Кроме того, составляя бухгалтерскую отчетность, истец должен был выявить факт причинения Черняком И.С. материального ущерба, чего им сделано не было.

Исходя из вышеприведенных норм права, оценивая собранные по делу доказательства по правилам статьи 67 ГПК РФ, суд приходит к выводу, что денежные средства на общую сумму переведены истцом на лицевой счет, открытый на имя третьего лица Черняка С.И. Факт получения денежных средств в заявленном размере ответчиком Черняком И.С. не нашел своего подтверждения, в связи с чем у истца не возникло права требования с Черняка И.С. возврата подотчетных денежных средств.

Таким образом, требования истца о взыскании с ответчика подотчетных сумм, расходов по уплате государственной пошлины удовлетворению не подлежат.

С учетом изложенного, руководствуясь ст. ст. 194- 199, ГПК РФ, суд

РЕШИЛ

В удовлетворении исковых требований общества с ограниченной ответственностью «КапиталЪ Строй» к Черняку И.С. о взыскании подотчетных денежных средств в размере , расходов по уплате государственной пошлины- отказать.

Решение может быть обжаловано в апелляционном порядке в Иркутский областной суд через Куйбышевский районный суд города Иркутска в течение месяца со дня принятия решения в окончательной форме.

Судья Е.Ф. Минченок

Последние изменения в подотчете на 2017 год

Подотчет в 2017 году изменения претерпел существенные. Рассмотрим алгоритм выдачи подотчетных сумм и основные законодательные преобразования в части регулирования подотчета в 2016-2017 годах.

Какие изменения коснулись подотчета в 2016-2017 годах

Алгоритм выдачи средств под отчет

Кому можно выдать деньги под отчет

Можно ли подотчетные суммы перечислить на карту

Обязательно ли заявление на выдачу подотчета

Работник потратил свои деньги — это подотчет?

Итоги

Какие изменения коснулись подотчета в 2016-2017 годах

В 2016 году основные преобразования в части учета подотчетных средств коснулись бюджетных учреждений. В связи с принятием поправок к указанию о бюджетной классификации, утвержденному приказом Минфина от 01.07.2013 № 65н, изменились некоторые коды КОСГУ, вследствие чего поменялись и аналитические счета для учета подотчетных сумм.

Порядок учета подотчетных сумм в бюджетных учреждениях см. в статье «Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях».

Также в 2016 году были внесены поправки в НК РФ. Теперь датой обложения НДФЛ сверхнормативно выплаченных суточных является последний день месяца, в котором работник предоставил авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). Ранее чиновники считали датой получения дохода, подлежащего налогообложению, момент выплаты сверхнормативных средств сотруднику (письмо Минфина от 25.06.10 № 03-04-06/6-135).

Если сверхнормативные суточные были выплачены в иностранной валюте, то и пересчитывать их в рубли для определения дохода следует по курсу ЦБ РФ, действующему в последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина РФ от 05.06.2017 № 03-04-06/35510).

Напомним, что в налоговом учете нормы суточных утверждены п. 3 ст. 217 НК РФ и составляют 700 руб. в день для командировок по России и 2 500 руб. — для заграничных поездок. Суммы суточных, выплаченные сотрудникам сверх указанных норм, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.

В 2017 году в расчеты с подотчетниками, а если конкретно, в п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, были внесены 2 важных изменения:

• Теперь для выдачи денежных средств не обязательно заявление сотрудника – достаточно издать распорядительный документ от имени директора предприятия или ИП.
• Выдавать суммы под отчет можно даже при наличии ранее не возвращенных подотчетных средств.

Изменения базируются на указании ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У и вступили в силу 19.08.2017.

В остальном порядок расчетов с подотчетниками в 2017 году остался прежним. Рассмотрим его более подробно.

Алгоритм выдачи средств под отчет

Основным документом, который регулирует алгоритм выдачи подотчетных сумм сотрудникам предприятия, является указание № 3210-У. Согласно п. 6.3 данного нормативного акта предусмотрена следующая последовательность действий по подотчету:

1. Работник должен предоставить бухгалтеру (кассиру) завизированное руководителем заявление на выдачу средств под отчет в произвольной форме с указанием даты, а также данных о сумме и сроках, на который выдаются деньги. Либо выдача денег под отчет осуществляется без заявления, но на основании приказа руководителя, содержащего аналогичную информацию: срок, сумму, назначение подотчета, , а также дату и регномер документа, подпись руководителя (письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064). Работник в таком случае знакомится с приказом под подпись. Если в течение дня планируется выдать деньги нескольким подотчетникам, то приказ может быть для них общий – с пофамильной детализацией.
2. Перед выдачей новой суммы подотчетнику бухгалтеру следует проверить сальдо расчетов с данным работником. Если имеется непогашенная задолженность по ранее выданным авансам, выплачивать новую сумму законодательство не запрещает. Для контроля за возвратом подотчетных сумм руководство предприятия может все же зафиксировать в Положении о расчетах с подотчетными лицами запрет на выдачу новых сумм, если у подотчетника есть задолженность перед фирмой.
3. В срок до 3 рабочих дней после даты, утвержденной руководителем в заявлении, работник обязан предоставить авансовый отчет с приложенными к нему корректно заполненными первичными документами, а неизрасходованные средства вернуть предприятию.
4. Проверка правильности заполнения авансового отчета и соответствия приложенной к нему первички осуществляется бухгалтерией в срок, установленный локальными актами предприятия.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Работнику можно выдавать под отчет любую сумму — правило 100-тысячного лимита здесь не действует. Однако если сотрудник рассчитывается с контрагентом от имени компании, то платеж наличными средствами по 1 договору не может превышать 100 000 руб.

С порядком бухгалтерского учета подотчетных сумм можно ознакомиться в публикации «Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами».

Кому можно выдать деньги под отчет

Выдача подотчетных сумм возможна лишь работникам предприятия. Согласно нормам трудового законодательства, работником признается только тот сотрудник, с которым у работодателя заключен трудовой договор (ст. 15 ТК РФ). Однако п. 5 указания № 3210-У в понятие «работник» включает и иные физлица, с которыми у компании заключены договоры гражданско-правового характера (далее — ГПХ). Такие пояснения дал ЦБ РФ в своем письме от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859.

Таким образом, подотчетником может выступать как штатный сотрудник предприятия, так и подрядчик, действующий по договору ГПХ. Однако лицо, не являющееся штатным сотрудником, не обязано предоставлять авансовый отчет, а заказчик не имеет возможности удержать аванс из его заработной платы, как в случае со штатным работником (ст. 37 ТК РФ). Чтобы избежать неприятностей с невозвратом подотчетных сумм, при заключении договора ГПХ следует прописать соответствующие штрафные санкции.

Можно ли подотчетные суммы перечислить на карту

Действующее законодательство не запрещает перечислять подотчетные средства на зарплатную карту сотруднику или на корпоративную карту предприятия. Однако подобный порядок перечисления подотчетных средств безопаснее утвердить в учетной политике предприятия и Положении о расчетах с подотчетными лицами. Кроме этого, бухгалтерии не помешает разработать новый бланк авансового отчета, так как стандартный предусматривает лишь обращение с денежной наличностью.

В ситуации с безналичным подотчетом работнику также необходимо предоставить утвержденное руководителем заявление с указанием всех обязательных сведений, а также реквизитов карты. Такое требование чиновники изложили в письме Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288. Либо руководитель может издать приказ о перечислении подотчетных сумм конкретному работнику на банковскую карту. При перечислении аванса в платежном поручении в поле «Назначение платежа» следует указать, что деньги подотчетные.

Минфин подтверждает, что подотчетные суммы можно перечислять на зарплатную карту работника (письмо от 21.07.2017 № 09-01-07/46781).

Какими документами подтвердить командировочные, оплаченные картой, см. .

Обязательно ли заявление на выдачу подотчета

До 19.08.2017 года заявление было обязательным документом, на основании которого выдавались средства под отчет. Отсутствие такого заявления проверяющие могли посчитать нарушением кассового порядка и назначить штраф в размере до 50 тысяч руб. (ст. 15.1 КоАП). Однако судьи часто решали, что за подобные нарушения штрафные санкции не предусмотрены (постановление 7-го арбитражного апелляционного суда от 18.03.14 № А03-14372/2013).

19.06.2017 года ЦБ РФ выпустил указание № 4416-У, которое вступило в силу спустя 2 месяца. В настоящий момент в п. 6.3 указания № 3210-У закреплено следующее: расходный кассовый ордер оформляется либо на основании распорядительного документа юрлица/ИП, либо согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и сроке, на который выдаются наличные деньги. При этом заявление визирует руководитель и указывает дату.

Таким образом, у фирмы есть альтернатива: либо работник пишет заявление на подотчет, а руководитель его подписывает, давая тем самым согласие на выдачу денег с кассы, либо руководитель сам издает приказ, с которым подотчетник знакомится под подпись.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Рекомендуем вам однозначно информировать работника о том, что он получает подотчетные суммы – либо путем получения заявления от работника, либо путем ознакомления с приказом руководителя о подотчете. Иначе возможна ситуация, когда, например, при перечислении подотчета на карту работник расценит такую выплату как доход и потратит не по назначению.

Образец приказа директора о подотчетных лицах вы можете скачать .

Работник потратил свои деньги — это подотчет?

Заявление также нужно получить и у работника, потратившего собственные средства на нужды фирмы. Однако оно будет иметь несколько иную формулировку, поскольку данный случай не относится к подотчету. Поскольку работодатель возмещает расходы сотрудника, последнему нужно написать заявление с просьбой о возмещении потраченных средств. Данное заявление должен утвердить руководитель компании, а также подписать соответствующий приказ.

Порядок действий при возмещении средств сотрудникам следует закрепить в локальном нормативном акте компании. К нему нужно приложить образец соответствующего отчета, который будет подтверждать произведенные расходы сотрудником.

ВАЖНО! Чтобы принять возмещаемые работнику расходы к налоговому учету, следует тщательно проверить предоставленные им первичные документы. В идеале они должны быть оформлены на компанию. В случае если первичка будет оформлена на работника, проверяющие могут посчитать действия сотрудника и предприятия сделкой купли-продажи и доначислить ему НДФЛ. Но, по мнению Минфина, подобные действия налоговиков неправомерны, поскольку сотрудник не получает экономической выгоды, а значит, отсутствует база для обложения налогом (письмо Минфина от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65).

Итоги

Изменения по подотчету в 2016 году в основном касаются порядка учета подотчетных средств в бюджетной сфере. В 2017 году в порядок выдачи и расходования подотчетных сумм внесены изменения: под отчет можно выдавать деньги на основании или заявления, или приказа руководителя. А еще перестало действовать правило, согласно которому следующую подотчетную сумму можно выдать только после полного закрытия всех долгов подотчетника.

Во многих организациях сотрудникам передаются или перечисляются денежные средства под отчет, например, для покупки каких-то материалов, либо для поездки в служебную командировку и др.

После использования подотчетных денежных средств лицо обязано предоставить авансовый отчет, в котором указываются произведенные расходы, с учетом целей на которые предоставлены подотчетные денежные средства.

Ниже рассмотрим отдельные вопросы, касающиеся авансового отчета и возврата подотчетных сумм. Наш адвокат по трудовым спорам поможет работнику или работодателю в процессе взыскания подотчетных сумм: профессионально, на выгодных условиях и в срок.

Нарушение сроков предоставления авансового отчета

Если работнику, направленному в командировку, были выданы или перечислены под отчет денежные средства, то после возвращения из командировки, он обязан в течение 3 рабочих дней предоставить главному бухгалтеру авансовый отчет.

Аналогичная ситуация по срокам предоставления отчета по денежным средствам, выданным на определенный срок. К отчету должны быть приложены подтверждающие расходы документы (за проживание в гостинице, на оплату билетов на проезд и т.д.).

Если работник не предоставил в установленный срок авансовый отчет, у него возникает задолженность перед работодателем в сумме полученного аванса, то есть для работника наступает материальная ответственность, и соответствующие суммы могут быть удержаны из заработной платы работника в порядке, установленном законодательством.

Работодатель имеет право обратиться в суд с исковым заявлением о взыскании выданных подотчетных сумм с работника. В рамках направления по защиты прав работодателя мы не раз инициировали и успешно проводили данные судебные процессы.

Что делать, если работник не вернул подотчетные суммы?

Что делать, если работник, не возвращает денежные средства, полученные под отчет на определенный срок? Необходимо выяснить, в полном ли объеме израсходованы работником подотчетные суммы на соответствующие цели. Потребуйте в письменном виде предоставления соответствующей информации и подтверждающие документы.

• Если денежные средства не израсходованы в полном объеме, необходимо выяснить, намерен ли работник вернуть подотчетные суммы. В письменном виде затребуйте у работника объяснения о том, намерен ли он возвращать подотчетные средства, которые не использованы. В письме укажите срок для предоставления объяснений.
• Если работник не намерен возвращать соответствующие подотчетные суммы, выяснить у него, согласен ли он на удержание неиспользованных подотчетных сумм из заработной платы. Если согласен – получите письменное согласие.
• Если работник не согласен с задолженностью перед работодателем по подотчетным суммам, в этом случае следует обратиться за судебной защитой своих прав.

ПОЛЕЗНО: смотрите видео по советам трудового адвоката, а также пишите свой вопрос в комментариях ролика

Удержание подотчетных сумм из зарплаты работника

Удержание любых сумм, в том числе подотчетных сумм (аванса, который не израсходован и не возвращен), из заработной платы работника производится в установленном законодательством порядке. Кстати, возмещение затрат на обучение работника также возможно провести в данном порядке.

ВНИМАНИЕ: Работодатель может принять решение о том, чтобы производить удержание из заработной платы работника, в связи с неизрасходованным и не возвращенным авансом:

• не позднее одного месяца со дня окончания срока, когда должен быть возвращен аванс. При этом работодатель сам определяет, на какой срок выдает подотчетные средства.
• и если работник не возражает против основания и размера удержания.

В рассматриваемой ситуации работодатель сможет удерживать при каждой выплате заработной платы не более 20 процентов. Работодателю следует получить письменное согласие работника на удержание из его заработной платы подотчетных сумм и издать соответствующий приказ на удержание.

Взыскание с работника подотчетных сумм

Итак, работник не предоставил авансовый отчет либо не предоставил надлежащих документов о расходовании выданных сумм на соответствующие цели; на удержание соответствующих сумм заработной платы работник не согласен.

Что делать?

В этом случае работодатель может подать в суд с исковое заявление о взыскании с работника подотчетных средств.

Исковое заявление о взыскании подотчетных средств

Исковое заявление о взыскании подотчетных средств это процессуальный документ, требующий соблюдения правил по его составлению в соответствии с требованиями процессуального законодательства.

Поскольку работнику денежные средства были выданы на конкретные цели, и работник не отчитался о их целевом использовании, соответственно можно говорить о том, что работодателю причинен ущерб работником, а на стороне работника возникло неосновательное обогащение.

Как указано выше, важно, чтобы был определен срок, до которого выдаются подотчетные суммы.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ на срок исковой давности, работодатель может обратиться в суд с указанным иском в течение одного года после того как обнаружен причиненный ущерб. Поскольку соответствующий спор вытекает из трудовых отношений, дела указанной категории рассматриваются районными судами. Читайте также про порядок взыскания ущерба с работника, его можно заявить одновременно со иском о возмещении подотчетных денежных средств.

Лучше обратиться к нашему профессиональному адвокату для составления указанного документа. Наши адвокаты по трудовым вопросам качественно и быстро составят исковое заявление с соблюдением всех требований законодательства, а также будут защищать работника, к которому заявлен необоснованный иск о взыскании денег выданных на подотчет.

Образец искового заявления о взыскании подотчетных средств

В Ревдинский городской суд

Свердловской области

ИСТЕЦ:

ООО

ОТВЕТЧИК:

К.

Цена иска: 208 471 руб. 11 коп.

Исковое заявление о взыскании с работника подотчетных сумм

К. работал в ООО в должности мастера с 01.04.2010 г. по 31.03.2011 г. по трудовому договору № 233-тд от 01.04.2010 г. За время работы в ООО Ответчику выдавались денежные средства под авансовый отчет:

На всех вышеназванных документах имеется подпись Ответчика. Таким образом, у Ответчика имеется задолженность перед ООО в размере 188 00 рублей.

Согласно ст.233 ТК РФ: «материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате ее виновного противоправного поведения (действий или бездействия), если иное не предусмотрено настоящим Кодексом или иными федеральными законами».

В соответствии с п.2 ч.1 ст. 243 ТК РФ, материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в случае недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу.

ПОЛЕЗНО: смотрите видео и узнаете, почему любой образец иска, жалобы или претензии лучше корректировать с нашим адвокатом, пишите вопрос в комментариях ролика

В денежных обязательствах, предусматривающих обязанность должника уплатить денежные средства, на просроченную уплатой сумму подлежат начислению проценты на основании ст. 395 Гражданского кодекса РФ. Период времени, за который подлежат начислению проценты, составляет 490 дней (с 31.03.2011 г. по 10.08.2012 г.). В связи с этим и на основании п. 1 ст. 395 Гражданского кодекса РФ Истец имеет право на получение от Ответчика процентов за пользование чужими денежными средствами в размере учетной ставки банковского процента (ставки рефинансирования) на день вынесения решения суда.

На основании изложенного и руководствуясь действующим законодательством

ПРОСИМ:

• взыскать с Ответчика в пользу ООО задолженность по подотчетным денежным средствам в размере 188 000 рублей;
• взыскать с Ответчика в пользу ООО проценты за пользование чужими денежными средствами в размере 46 060 рублей;
• взыскать с Ответчика в пользу ООО сумму уплаченной государственной пошлины 7 540 руб.60 коп.

Приложение:

1. Копии искового заявления (по числу участников).
2. Копия Трудового договора.
3. Копия приказа о приеме на работу.
4. Копия приказа о прекращении трудового договора.
5. Копия расходного кассового ордера № 1188 от 30.12.2010 г.;
6. Копия расходного кассового ордера № 2 от 28.04.2011 г.;
7. Копия расходного кассового ордера № 14 от 12.05.2011 г.;
8. Копия расходного кассового ордера № 663 от 15.08.2011 г.);
9. Расчёт процентов за пользование чужими денежными средствами.
10. Копия Устава.
11. Копия свидетельства о постановке на налоговый учет.
12. Копия решения № 16-35/15.
13. Копия выписки из ЕГРЮЛ.
14. Копия доверенности.
15. Квитанция об оплате государственной пошлины.

Дата, подпись

Учет расчетов с подотчетными лицами: последние изменения

Учет расчетов с подотчетными лицами в последние несколько лет претерпел серьезные изменения. Первая порция поправок в сложившийся порядок работы с подотчетом была принята летом 2017 года, вторая – летом 2019 года. Если оценивать изменения в целом, то они упростили процедуру выдачи и учета подотчетных средств. Однако если изменения 2017 года однозначно облегчили жизнь бухгалтерам и берущим деньги под отчет работникам, то нововведения 2019 года не так однозначны. Появление электронных чеков и документов отчасти упрощают жизнь подотчетникам и бухгалтерам, но требуют особой внимательности к содержанию отчетной документации.

Работнику потребовались средства, которые необходимо потратить на нужды компании? Что ему выдать – аванс, кредит? Нет, ему нужен подотчет? Это строго определенная сумма денежных средств, которая передается работнику исключительно на указанные цели и на определенный срок. По прошествии указанного срока сотрудник обязан документально отчитаться по расходам.

Приказом Министерства финансов РФ № 94н утвержден отдельный счет, предназначенный для отражения операций по выдаче и возврату подотчетных сумм. Это счет 71 — «Расчеты с подотчетными лицами».

На что можно потратить подотчет:

• Командировка.
  В подотчет авансируются командировочные расходы. Средства могут быть израсходованы на оплату проживания, передвижения, питания и другие расходы в дороге и на месте пребывания.
• Нужды компании.
  Под нуждами понимаются как хозяйственные, так и административные расходы, иначе говоря, деньги могут быть выданы на любые цели, связанные с жизнедеятельностью предприятия: от подарка ценному сотруднику, оплаты пансионата для проведения тимбилдинга, покупки канцелярии или увлажнителя воздуха в «девичий» кабинет до оплаты стройматериалов, элементов декора и т.п.
• Оплата услуг контрагентов.
  Чаще всего это мелкие расчеты с подрядчиками, например, оказавшими услугу по печати визиток и т.п. Применяется нечасто, так как безналичная оплата сокращает цепочку участников, однако в ряде ситуаций такой способ имеет свои резоны и может быть применен.
• Любые другие цели.
  Деньги могут быть потрачены на что угодно, главное, чтобы эти цели были одобрены руководством.

Краткий алгоритм работы бухгалтера с подотчетом:

1. Прием заявление от сотрудника на подотчет. Альтернатива – принимаем приказ руководителя о выдаче подотчета сотруднику или нескольким сотрудникам.
2. Выдача аванса: наличными средствами или переводом на карту. Для этой операции применение онлайн-кассы не требуется.
3. Прием от сотрудника авансового отчет с пакетом отчетных документов. Все электронные документы принимаем в распечатанном виде.
4. Анализ сданной документации на соответствие новым требованиям.
5. В случае остатка или перерасхода либо принимаем остаток, либо компенсируем перерасход при его доказанности.

Как быстро нужно вернуть подотчетные средства?

Если коротко: подотчетник должен отчитаться не позже чем через 3 дня после того, как истечет срок, на который выдавались подотчетные средства. После этого он становится должником. Разберем этот момент подробнее.

Согласно статьи 6.3 Указания Центрального банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», сотрудник, взявший деньги в подотчет, должен в срок, не превышающий трех рабочих дней после «дедлайна», до которого выданы средства под отчет, предъявить бухгалтеру (главному бухгалтеру или, в случае их отсутствия, руководителю компании) авансовый отчет, к которому приложены подтверждающие расходы документы.

Если же сотрудник после наступления «дедлайна» по сдаче обоснований подотчета отсутствовал на работе (был в отпуске, на больничном и т.п.), то он должен предоставить отчет за подотчетные средства в течение трех рабочих дней после выхода на работу.

Кому можно выдать подотчет?

Подотчетные суммы могут быть выданы любому работнику организации. Однако до середины 2017 года было одно ограничение: подотчет не мог выдаваться сотруднику, имеющему задолженности по предыдущим суммам, взятым под отчет. С августа 2017 года это правило утратило силу.

Согласно указанию ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У, начавшему действовать с 19.08.2017 г., выдавать суммы под отчет можно даже должникам, то есть тем сотрудникам, которые не отчитались по ранее взятым подотчетным средствам в срок. Из указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У был убран абзац, который запрещал выдачу денег подотчетным лицам, не закрывшим долг по ранее взятому подотчету.

Теперь выдавать суммы под отчет можно даже должникам.

Данное изменение с одной стороны облегчило жизнь: например, старая система делала невозможным взять сотруднику несколько авансов подряд. А такая необходимость не редкость, например, когда сотрудник организовывает мероприятие на выезде, берет для его организации средства подотчет, а затем уезжает в командировку для подготовки мероприятия на месте. Мероприятие еще не прошло, закрыть первый подотчет нечем, однако требуются новые средства в подотчет. Внесенные поправки это противоречие сняли. Однако послабление может и «усыпить бдительность» сотрудников, берущих подотчет, которые теперь могут не бояться просрочек. Чтобы избежать хаоса, эксперты рекомендуют внутренним документом прописать «правила игры» по задолженностям.

Если сотрудник все же протянул с отчетом? Компания имеет право удержать сумму авансового платежа из его заработной платы.

На основании чего выдавать подотчет?

Указании ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У внесло изменения и в вопрос — на основании чего выдавать подотчет? До 19 августа 2017 сотруднику требовалось на каждый подотчет писать заявление и визировать его у руководителя. После внесения поправок появилась вариативность: подотчет может быть выдан на основании приказа руководителя или же на основании письменного заявления в свободной форме от подотчетного лица, которое обязательно должно содержать данные о сумме подотчета и о сроке, на который он выдается. Заявление должно быть подписано руководителем.

Появившаяся с августа 2017 года возможность издать приказ о выдаче подотчета упростила эту процедуру, так как данный приказ может заменить необходимость написания множества заявлений подотчетниками. Приказ может содержать имена множества лиц, которым необходимо выдать подотчет. Также в приказе может быть указана, например, информация, что подотчет нужно выдать сотруднику ежемесячно в течение года, а это избавит сотрудника от написания 12 заявлений, а руководителя от необходимости 12 раз в течение года визировать документ.

Как отчитаться за подотчет?

2 способа отчитаться за подотчет:

• авансовый отчёт — это документ, с помощью которого работник подтверждает расходы. Бланк авансового компания может быть использован как унифицированный, так разработанный компанией самостоятельно.
• ведомость или расходный кассовый ордер. Используется тогда, когда подотчетные средства выдавались на выплаты гонорара и т.п. физическим лицам.

С 1 июля 2019 года действуют новые требования к подотчетным документам.

• Бланки строгой отчетности становятся исключением. Абсолютное большинство организаций, оказывающих услуги, теперь должны выдавать чеки с QR-кодом, в которых прописаны все товарные позиции. Чеки с общей суммой покупки и бумажные бланки строгой отчетности уходят в прошлое. В качестве подтверждения расхода подотчетник должен предъявить кассовый чек. Выписывать бланки пока осталась возможность только у индивидуальных предпринимателей на патенте, и не по всем услугам, к тому же. Поэтому сотруднику нужно в абсолютном большинстве случаев требовать чек.
• С 1 июля 2019 года если подотчетник приобретает товары или услуги от имени юрлица или ИП, то в чеке должны быть указаны название, ИНН покупателя, страна производства изделия, номер таможенной декларации, сумма акциза.

Упростить расчеты с подотчетными лицами можно со СБИС Бухгалтерия и учет. В дополнение к нему выбирайте Электронная отчетность и Электронный документооборот. Тем, кто имеет электронный документооборот проще с подотчетом. Поясним: при оформлении расходного кассового ордера в электронном виде подотчетник может поставить электронную подпись. А при возврате неизрасходованных денег и оформлении приходного кассового ордера квитанция подотчетнику может направляться, минуя бумажный вариант, на его электронку.

СБИС Бухгалтерия и учет — это универсальный инструмент приведения в порядок бухучета, расчета зарплаты и кадровой документации, контроль за финансовыми потоками и др.

Во всех тонкостях системы СБИС Бухгалтерия и учет вам помогут разобраться наши специалисты.

Подписаться:

Готовим приказ на выдачу подотчетных сумм

Кроме того, по указанию № 3210-У с 19.08.2017 действует правило, что вновь под отчет могут быть выданы средства, даже если подотчетное лицо не отчиталось по предыдущей выданной авансом сумме. О других нововведениях 2017 года в расчетах с подотчетными лицами читайте здесь.

ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

• на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 рублей;
• на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.

Образец приказа о назначении подотчетных лиц 2018 Образец приказа на подотчетные суммы оформляется в произвольной форме. Чаще всего в единственном экземпляре. В нем нужно указать:

• регистрационный номер и дату составления;
• наименование компании;
• полный перечень подотчетных лиц с указанием их должностей, Ф.И.О.;
• максимально допустимые к выдаче под отчет суммы;
• цели и сроки, на которые можно выдавать деньги.

Распоряжение должен подписать директор компании. Без его подписи оно считается недействительным.

Выдать деньги под отчет в 2017 году компания может на основании одного из двух документов:

• Заявление сотрудника;
• Приказ (распоряжение) директора.

Важно! Фирма самостоятельно выбирает какой документ использовать. Это решение лучше закрепить в локальном акте. Можно остановится на обоих документах – но четко определить, когда и какой из них составляется.

Требования к приказу о выдаче денег в подотчет в 2018 установлены следующие:

1. Должна быть указана выдаваемая сумма;
2. Должен быть указан срок, на который выдаются деньги;
3. Руководитель фирмы должен заверить документ подписью.

Приказ можно оформить на фирменном бланке, но это исключительно на усмотрение компании. В законе такой обязанности нет.

Важно! Сотрудник должен в течение 3 рабочих дней отчитаться по выданным денежным средствам.

Посмотрите образец приказа о выдаче денег в подотчет (образец 2018).

Компания вправе оформить приказ о подотчетных лицах в 2018 году, указав там сразу несколько сотрудников. Об этом праве ЦБ РФ впервые указал в своем письме Письмо ЦБ РФ от 13.10.17 № 29-1-1-ОЭ/24158.

Если фирма решит составить такой единый приказ на подотчетных лиц, то имейте ввиду следующие обязательные моменты:

1. Укажите ФИО сотрудников, которым выдаются деньги;
2. Выдаваемые сумму и срок, на который выдаются эти деньги нужно указать для каждого сотрудника отдельно.

Почему это нужно обязательно сделать? Кассир будет оформлять расходный кассовый ордер на каждого сотрудника отдельно, поэтому он должен видеть, какую сумму кому выдавать.

Авансовый отчет каждый сотрудник будет составлять самостоятельно, поэтому в приказе должен быть установлен четкий срок для каждого работника, чтобы не было нарушения 3-х дневного срока.

Посмотрите образец приказа на подотчетных лиц в 2018 году.

• Регистрировать образец нового приказа на подотчет следует в журнале регистрации распоряжений в обычном порядке.
• Формируя новое распоряжение, строго соблюдайте хронологический порядок, иначе проверяющие заподозрят подлог.
• Утвердить документ имеет право только руководитель организации либо его заместитель или лицо, исполняющее обязанности руководителя.
• В документе обязательно укажите следующие реквизиты:

1. Подотчетное лицо: фамилия, имя и отчество (при наличии), должность.
2. Сумма подотчета: указывайте сумму и прописью и цифрами, в рублях и копейках.
3. Целевое назначение: пропишите конкретное назначение выделяемых денег.
4. Срок подотчета: укажите предельную дату (число, месяц, год), до которой выдали деньги.

Не забудьте назначить ответственное лицо, например, главного бухгалтера.

Правила по хранению, сроки Все приказы, издаваемые в компании, подлежат обязательному хранению. Длительность этого периода определяется либо правилами учетной политики, установленной внутри компании, либо законодательством РФ. После того, как данный срок окончится, приказ можно либо передать в архив, либо уничтожить (с соблюдением процедуры, также указанной в законодательстве).

Образец приказа о выдаче подотчетных сумм Если вы прочли все вышеизложенное, значит перед вами стоит задача по формированию приказа о выдаче подотчетных сумм, с которым вы прежде не сталкивались. Ниже находится пример документа, на основе которого вам без труда удастся составить собственное распоряжение. Вначале бланка напишите:

• наименование организации;
• наименование приказа;
• его номер, дату, место составления.

После этого переходите к основному блоку.

Приказы

Как известно, работники организации могут получать денежные средства в подотчет для выполнения определенных действий. Расходовать полученные деньги работники могут только на нужны организации {amp}amp;#8212; съездить в командировку, приобрести канцтовары, хозтовары, закупить основные средства или материалы, потратить на представительские цели.

Для того чтобы выдавать работнику денежные средства в подотчет, необходимо составить приказ, в котором указать, что данному работнику можно выдавать денежные средства для расходов на нужды организации. Причем может быть оговорено, какие именно суммы он может получать и на что их тратить.

При разработке Положения о расчетах с подотчетными лицами в 2018 году можно установить право работника получать денежные суммы на хозяйственные нужды не только наличным, но и безналичным путем, используя при этом:

• корпоративную карту компании;
• личные банковские карты сотрудника.

Делать это можно на основании заявления работника либо приказа руководителя (письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). Если деньги выдаются по заявлению, то в нем работник указывает данные своей карты.

Отметим, что с 19 августа 2017 года получить деньги работники могут не только на основании заявления, но и на основании распорядительного документа организации (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Если в компании деньги выдаются периодически одним и тем же сотрудникам, эти операции следует упорядочить, установив перечень лиц, которые имеют право получать денежные средства на постоянной основе. Можно установить лимиты по суммам и срокам предоставления авансов. Чтобы не издавать отдельный приказ о сроках отчета по подотчетным суммам, можете этот важный момент тоже отобразить в едином документе.

Преимущества такого способа регулирования кассовой дисциплины очевидны:

• бухгалтерия «в курсе», кому и сколько можно выдать денег;
• работники заранее планируют свои расходы;
• работники (в отличие от бухгалтера, не всегда осведомленные о сроках отчета по авансу) под подпись ознакомлены со сроками предоставления авансового отчета;
• оптимизируется документооборот: не нужно писать заявление на каждый аванс.

Если в вашей фирме деньги из кассы выдаются эпизодически или понадобилось выдать средства сотруднику, не указанному в общем документе, то вам больше подойдет распоряжение на выдачу сумм для разового случая.

Напомним, что для разового получения сотрудником денег подойдет и заявление работника, как это было до 19 августа 2017 года. Но приведенный нами пример позволит вам более детально урегулировать срок предоставления авансового отчета, назначить ответственного (бухгалтера), контролирующего отчетность по выданным авансам.

Подоточетником называют сотрудника фирмы (или ИП), которому работодатель авансом выдает денежные средства в целях совершения покупок, необходимых для ведения своей деятельности, как правило на приобретение канцтоваров, хозпринадлежностей, ГСМ, а также на командировочные и представительские расходы.

Регламентируются отношения участников данных правоотношений следующими основными нормативными актами:

• указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У;
• приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» от 31.10.2000 № 94н;
• законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
• КоАП РФ;
• Трудовым кодексом РФ.

Кроме того, к правоотношениям с подотчетными лицами следует применять письма разъяснительного характера, изданные структурами финансового ведомства РФ: Минфином, ФНС, Банком России. Примером такого разъяснения могут служить письмо Минфина РФ от 21.07.2017 № 09-01-07/46781 (о возможности выдачи под отчет денег в безналичной форме).

Рассмотрим перечень основных положений закона о бухучете, которые имеют отношение к оформлению локальных распорядительных документов, авансовых отчетов и подтверждающей расходы подотчетного лица первичке:

• Каждый факт хоздетельности предприятия должен быть подтвержден первичным документом. К бухучету не принимается документация, оформленная на непроизведенные хозоперации (п. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
• Вся первичная документация должна включать реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ.
• Первичка составляется непосредственно при совершении того или иного факта хоздеятельности или сразу по его завершении. Ответственные лица, оформляющие первичную документацию, обязаны своевременно ее передавать сотрудникам, осуществляющим учет хозяйственных операций на предприятии (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
• Предприятию вменяется обязанность по организации действенного внутреннего контроля совершаемых им фактов хоздеятельности (п. 1 ст. 19 закона № 402-ФЗ).

ВАЖНО! Во исполнение последней в приведенном выше списке обязанности на предприятии оформляется, в частности, приказ руководителя, утверждающий перечень сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Советуем вам оформлять перечень подотчетников именно приказом, но не перечислять указанных лиц в учетной политике.

Трудовой кодекс: права и обязанности подотчетников

Одним из важных документов при выдаче подотчетных денег является приказ руководителя. Правильно составленный приказ позволит обезопасить компанию от претензий налоговых органов. В статье подробно рассмотрим как составить приказ на выдачу подотчетных сумм в 2018 году.

Внимание

Порядок оформления выдачи подотчетных сумм С обновлением Центробанком указаний по ведению кассовых операций выдача подотчетных средств теперь ведется по новым правилам. С 19 августа 2017 года для выдачи подотчетной суммы можно составить только приказ, без написания заявления от сотрудника. Однако, организации не обязаны отменять установленные ранее правила.

Но на практике в случае отсутствия распоряжения проверяющие органы (налоговая служба или трудовая инспекция) могут наложить штрафные санкции за нарушение кассовых правил (см.

Законодательством ограничений по срокам и суммам не обозначено, следовательно, организация самостоятельно определяет норму денежных средств, выдаваемых под авансовый отчет, и сроки. Предельный срок сдачи авансового отчета — не позднее трех рабочих дней, установлено п. 6.3 Указаний № 3210-У. Учреждение не вправе утвердить больший срок.

А если в организации нет приказа о сроках отчета по подотчетным суммам, то сотрудники обязаны отчитываться в день окончания подотчетного периода (срока, на который были выданы деньги) или в первый рабочий день (по возвращении из командировки). Можно ли обойтись без распоряжения руководителя Вступившие изменения в Указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014 отменили обязательность заявления от сотрудника на получение и распоряжения руководителя на выдачу средств.

Обычно эту функцию выполняют либо секретари, либо руководители структурных подразделений, либо юристы – в зависимости от того, какой именно бланк нужно сформировать. Приказ о подотчетных суммах обычно пишется с подачи отдела бухгалтерии либо в самом отделе, либо в секретариате. Кто подписывает приказ о выдаче подотчетных сумм Вне зависимости от того, кто именно занят в составлении бланка, приказ в обязательном порядке должен быть подписан директором предприятия.

Связано это с тем, что любые приказы всегда формируются от его имени (или от лица сотрудника, временно исполняющего его обязанности). Кроме того, под документом должны расписаться и все работники, в нем указанные. Так они зафиксируют то, что ознакомились с распоряжением и готовы к его выполнению.

На что опираться при создании приказа Приказы, издаваемые на предприятии, всегда должны на чем-то базироваться.

Приказы

К подотчетным суммам можно отнести не только авансы на командировочные расходы, но и выдачу денег на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, основных средств, ГСМ, продуктов питания и прочие траты на нужды учреждения.

Выдавать средства подотчет можно только сотрудникам, с которыми заключены трудовые договоры. Не будет считаться ошибкой выдача средств работнику, трудящемуся по гражданско-правовому договору, например, на приобретение строительных материалов. В небольших организациях допустимо издание распоряжения, в котором прописываются конкретные должностные лица и фамилии, которым допустимо предоставление денег под авансовый отчет. Ниже вы найдете образец приказа о назначении подотчетных лиц 2018 года.

В бюджетном учреждении должен быть установлен лимит расчетов с подотчетными лицами и максимальный срок, на который выдаются деньги. Законодательством ограничений по срокам и суммам не обозначено, следовательно, организация самостоятельно определяет норму денежных средств, выдаваемых под авансовый отчет, и сроки.

Предельный срок сдачи авансового отчета — не позднее трех рабочих дней, установлено п. 6.3 Указаний № 3210-У. Учреждение не вправе утвердить больший срок. А если в организации нет приказа о сроках отчета по подотчетным суммам, то сотрудники обязаны отчитываться в день окончания подотчетного периода (срока, на который были выданы деньги) или в первый рабочий день (по возвращении из командировки).

Вступившие изменения в Указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014 отменили обязательность заявления от сотрудника на получение и распоряжения руководителя на выдачу средств. Теперь выдать деньги подотчет можно на основании либо только приказа руководителя, либо заявления сотрудника с резолюцией директора.

На практике большинство бухгалтерских и кадровых работников продолжают требовать оба документа. Почему? Одного приказа недостаточно для ревизора, так как нет расчета суммы и обоснования целевого назначения подотчета.

Проверяющий обязательно потребует обосновать сложившиеся расходы. Так и наоборот, заявление с резолюцией директора, но без официального распоряжения многие проверяющие признают недостаточным.

Чтобы исключить проблемы с проверяющими органами, налоговики рекомендуют сохранить старый порядок оформления выдачи: составлять и заявление, и распоряжение.

Преподаватель верховой езды Петров П.П., сотрудник ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР», направляется в командировку на 10 дней. По расчетам бухгалтера, ему понадобится 20 300 рублей.

Водитель ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» Шоферкин С.П. предоставил заявление на выдачу денежных средств на приобретение горюче-смазочных материалов в сумме 8 500 рублей. Марка бензина — АИ-95.

• распорядительный документ юрлица;
• письменное заявление подотчетника.

Напомним, что до 19.08.2017 письменное заявление подотчетного лица было обязательным (п. 6.3 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У в ред., действ. до 19.08.2017). Теперь же организация сама решает, как обосновать выдачу наличных. Составить распорядительный документ (например, приказ) или получить от лица заявление о выдаче денежных средств в подотчет (об образце его расскажем ниже).

В таком заявлении, составленном в произвольной форме, должна быть информация о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются. На заявлении должны стоять подпись руководителя и дата. Аналогичные сведения, а также Ф.И.О. подотчетника, регистрационный номер должны содержаться в распорядительном документе (Письмо ЦБР от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642).

Если организация решит использовать заявку на выдачу денежных средств под отчет, образец ее можно посмотреть здесь.

Приказ о выдаче денежных средств в подотчет: образец

В Порядок выдачи денежных средств в подотчет в 2017 году внесены изменения, касающиеся выдачи наличных денег лицам, которые полностью не отчитались за полученные ранее средства. Раньше выдавать деньги должникам по подотчетным суммам было запрещено. Теперь же такое требование исключено (п. 1.3 Указания ЦБР от 19.06.

Внутренний документ о порядке расчетов с подотчетными лицами по выданным денежным средствам на хозяйственные нужды разрабатывается в организации, чтобы обеспечить полный контроль движения подотчетных сумм, их целевого использования и правильного отражения в бухгалтерском учете.

При разработке Положения необходимо пользоваться нормативными документами, регламентирующими отношения участников и их действия:

• указанием ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У;
• законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
• приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 № 94н;
• Трудовым кодексом РФ.

Положение может являться приложением к учетной политике, а может быть и самостоятельным локальным документом.

Подробнее о нормативных документах, регламентирующих движение подотчетных сумм, прочтите в статье «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».

Деньги в подотчет выдаются работникам предприятия на осуществление расходов, связанных с непосредственной деятельностью организации. Согласно п. 5 указания № 3210-У, работник — это лицо, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера. Это значит, что получить деньги может как штатный сотрудник, так и подрядчик со стороны.

В данном пункте Положения можно дать общее описание того, на какие расходы будут выдаваться деньги работникам:

• административно-хозяйственные,
• представительские,
• командировочные.

А можно на усмотрение руководства издать отдельный приказ об утверждении списка хозяйственных расходов и сумм, в пределах которых будут выдаваться денежные средства. Подотчетные суммы, превышающие указанные в приказе, должны утверждаться руководителем дополнительно.

Сроки, на которые подотчетник может получить деньги, также определяются руководством и могут быть одновременно прописаны в приказе с перечнем целей выдачи аванса и его лимита. В самом же Положении следует указать, что конкретные сроки на определенные подотчетные суммы указаны в отдельном приказе. Для неоговоренных в приказе случаев следует зафиксировать пункт в Положении, определяющий общий максимальный срок подотчета, например не более месяца.

Список работников, имеющих право получать денежные средства на хозяйственные расходы облегчит работу бухгалтера. Его можно представить в данном Положении в виде перечня должностей. Конкретные же фамилии лучше собрать в специальный список подотчетных лиц и издать отдельным приказом, чтобы не переиздавать все Положение из-за внесения в список дополнительного подотчетного лица.

Как правильно составить приказ, узнайте из статьи «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец-2017-2018».

Выдача подотчетных средств руководителю организации иногда допускается на основании распоряжения, которое будет содержать всю необходимую информацию и будет адресовано кассиру. Однако это противоречит законодательству, и, если налоговые органы нагрянут на предприятие с проверкой, то они могут привлечь организацию к ответственности.

Онлайн журнал для бухгалтера

Для учета расчетов с подотчетниками планом счетов предусмотрен сч. 71. Аналитика по данному счету осуществляется по каждой подотчетной сумме.

Подробнее о применении сч. 71 читайте в материале «Проводки Дебет 71 и Кредит 71, 50 (нюансы)».

Как правильно оформить?

Список подотчетных лиц необходимо утвердить руководителю, делается это с помощью приказа, составленного в свободной форме.

Бланк приказа должен включать:

• название организации и ее реквизиты;
• название бланка и заголовок;
• дату и место оформления;
• номер;
• список подотчетных лиц (ФИО, должность) {amp}amp;#8212; лиц, которым можно выдавать деньги в подотчет;
• если необходимо установить ограничение по выдаваемой сумме, то это нужно отразить в приказе;
• назначение лица, на которого возлагается контроль за соблюдением приказа;
• подпись директора;
• визы каждого из подотчетных лиц (они должны быть ознакомлены с данным приказом под роспись);
• виза лица, назначенного ответственным за исполнение приказа.

При этом понятие «работник» указание № 3210-У трактует несколько иначе, чем другие нормативные акты, в частности ТК РФ. Согласно п. 5 указания № 3210-У под работником подразумевается физлицо, с которым у хозсубъекта имеется договор трудовой или гражданско-правовой направленности. Эта же позиция Банка России по отношению к трактовке понятия «работник» прослеживается и в его письме от 02.10.

О правах и обязанностях работников читайте публикацию «Ст. 21 ТК РФ: вопросы и ответы».

Перечислим другие важные правила выдачи подотчетной наличности, закрепленные в п. 6.3 указания № 3210-У:

• Выдача средств под отчет разрешается на совершение расходов, связанных с хоздеятельностью лица, работником которого подотчетник является.
• Выдача подотчетных сумм производится на основании оформленного сотрудником заявления, в котором он указывает: размер необходимой для покупки суммы и срок, который потребуется для совершения этой покупки. На оформленном таким образом заявлении необходимо проставить дату и далее отдать его на визу руководителю. Вместо заявления разрешается выдавать деньги на основании приказа руководителя компании, в котором также указывается их размер, целевая направленность и получатель подотчетных сумм. Приказ должен содержать регистрационный номер и дату, а также подпись руководителя (письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064).
• Передача из кассы денежных средств сотруднику сопровождается оформлением расходного кассового ордера формы ОКУД 0310002.

• Выдача следующей суммы подотчетнику возможна даже при наличии долгов по предыдущим отчетным суммам. Эту поправку (как и разрешение выдавать подотчетные деньги на основании приказа руководителя) в указание № 3210-У внесены указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У (вступило в силу 19.08.2017).
• По истечении 3 дней, отсчитываемых от последнего дня периода, на который выдавались подотчетные суммы, работник обязан представить авансовый отчет о произведенных им расходах, сопроводив его подтверждающей первичной документацией.

Отразить данные авансового отчета в бухучете вам поможет публикация «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

• Представленная работником отчетная документация проверяется главбухом или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем (он же утверждает отчет, а также устанавливает сроки, в течение которых производятся окончательные расчеты с подотчетным лицом).

ВАЖНО! Указание № 3210-У не приводит предельной суммы, которая может быть выдана под отчет, так же как и сроков, на которые выдаются подотчетные средства: такие критерии компании и предприниматели устанавливают самостоятельно.

• распространяет на руководителя общий порядок оформления подотчетных сумм вследствие наличия у него трудовых отношений с фирмой, выдающей деньги под отчет, – ст. 16–19 ТК РФ;
• определяет обязанность возмещения работником неизрасходованных отчетных сумм в сроки, в течение которых к нему можно предъявить претензии, – ст. 137 ТК РФ;
• устанавливает ограничение сумм удержаний из зарплаты работника – ст. 138 ТК РФ;
• обязывает работодателя осуществлять компенсации работнику при использовании его личного имущества, в т. ч. денег (ст. 188 ТК РФ), компенсировать расходы при направлении в служебные командировки (ст. 165, 168, 168.1 ТК РФ).

Подробности – в материале «Ст. 188 ТК РФ: вопросы и ответы».

Правила составления документа

Унифицированной формы не существует, но обратите внимание на следующие правила:

1. Создавайте документ на фирменном бланке учреждения в единственном экземпляре. Если такой бланк отсутствует, то в шапке документа отразите наименование госучреждения (полное), номер, дату и наименование приказа.
2. Регистрировать образец нового приказа на подотчет следует в журнале регистрации распоряжений в обычном порядке.
3. Формируя новое распоряжение, строго соблюдайте хронологический порядок, иначе проверяющие заподозрят подлог.
4. Утвердить документ имеет право только руководитель организации либо его заместитель или лицо, исполняющее обязанности руководителя.
5. В документе обязательно укажите следующие реквизиты:

Не забудьте назначить ответственное лицо, например, главного бухгалтера. Если в организации отсутствует бухгалтерия, то контроль за соблюдением данного распоряжение должен быть возложен на руководителя.