Самоменеджмент и имидж руководителя

Содержание критерия – знание правил и приемов организации личной работы и умение ими пользоваться.

Критерием второго уровня этого блока являются пятнадцать первичных качеств.

Умение организовать рабочее место. Организация рабочего места, а следовательно, и личного труда – это не столько личное дело руководителя, сколько исходное звено организации работы всего аппарата управления. Руководитель, овладевший навыками самоорганизации труда, рабочего места, как правило, рационально использует свое время, рассматривая его как часть рабочего времени всего аппарата управления.

Умение пользоваться организационной и вычислительной техникой. Данное качество предполагает наличие знаний о современной вычислительной и организационной технике в системе управления, умение ею пользоваться.

Умение работать с информацией. В современном деловом мире считается, что нужная и своевременная информация – это ключ к успеху. Поэтому руководитель должен иметь хорошую осведомленность по решаемому кругу вопросов.

Сама по себе информация не является отрицательным фактором, без ее притока мозг деградирует. В то же время нервное напряжение возникает в связи с тем, что в наш мозг нередко поступает за единицу времени больше информации, чем он может переработать. Необходимость быстро мобилизовать все личностные возможности, все ресурсы организма и создает ситуацию нервного перенапряжения. Особенно велика вероятность появления такой ситуации при ответственной работе руководителя, осознающего в полной мере возможные последствия своих решений.

Умение составлять документы. Подразумевает овладение процессом ведения делопроизводства.

Умение говорить по телефону. Часто руководителю поговорить с кем-либо лично удается не всегда. Поэтому первейшим средством связи является телефон. Никогда не следует упускать из виду то обстоятельство, что телефонный разговор – это своего рода визитная карточка. Следовательно, когда менеджер должен что-либо обсудить по телефону, перед звонком следует создать выгодную для разговора атмосферу: подчеркнуть общие точки соприкосновения интересов, упомянуть общих партнеров или друзей, не забыть подтвердить собеседнику свои обязательства, в заключение поблагодарить его за разговор.

Умение слушать. Как правильно слушать своего собеседника? Наверное, мало кто задавался таким вопросом. Для начала проверьте себя, дав ответы на следующие вопросы:

• Внимательно ли Вы слушаете говорящего?

• Не пытаетесь ли часто перебивать его?

• Всегда ли у Вас хватает терпения внимательно выслушать собеседника?

• Не теряете ли самообладание во время неприятной для Вас информации?

• Готовитесь ли Вы заранее к важным переговорам?

Ответы на эти вопросы помогут руководителю сделать правильные выводы, после чего эффективность переговоров, бесед, несомненно, возрастет.

Умение планировать свои дела. Планирование означает, прежде всего, умение думать с опережением и предполагает системность в работе. Приступая к планированию, составьте для себя обзор возможных условий и факторов, которые могут оказать на Ваш план то или иное влияние. Выявленные условия и воздействующие факторы следует скомбинировать и адаптировать таким образом, чтобы они в максимальной степени отвечали потребностям поставленной цели.

Планирование ничего не стоит, если отсутствует контроль за его выполнением. Оно теряет смысл, если план не выполняется или работа ведется, «спустя рукава».

Знание методов рационализации личного труда. Данное качество подразумевает наличие навыков по скорочтению, умению внимательно слушать собеседника, выработке приемов тренировки памяти, а также наличие удобных форм деловых записей и др.

Умение пользоваться записной книжкой. Пользуетесь ли Вы записной книжкой в своей повседневной практике? Существует несколько видов записных книжек. Например, карманная записная книжка. В нее заносят имя, отчество, фамилию владельца, паспортные данные, группу крови. Желательно, чтобы книжка имела алфавитный указатель. Это облегчает запись и поиск нужных адресов и телефонов деловых партнеров, друзей, а также различных справочных данных.

Другой вид записной книжки – ежедневник. Он может быть как переносной – в него записывают распланированные на неделю важные дела, встречи, звонки, так и настольный – более объемный и детальный.

Наличие записной книжки позволяет оперативно вести дела, быть в курсе всех событий и не забывать о запланированных встречах.

Умение менять род занятий. Загруженность современного руководителя может стать причиной серьезных нарушений состояния его здоровья. Основная причина этого – монотонность занятий, постоянное нервное напряжение, неумение «переключаться» с одного вида деятельность на другой. Это расслабляет нервную и иммунную систему, не позволяет набраться сил.

Знание технологии коммуникаций. Подразумевает: искусство убеждения собеседника, рациональную подготовку к публичному выступлению, знание правил проведения деловых переговоров, взаимодействие руководителя с секретарем и т.д.

Умение найти и получить работу. Предполагает наличие качеств и навыков, позволяющих определить свое профессиональное предназначение, а также умение «обойти» конкурентов на рынке труда и получить интересующую работу, с которой можно успешно справляться.

Умение адаптироваться в коллективе. Данное качество предъявляет требования к знанию и соблюдению сформировавшихся традиций в коллективе, проявлению своих профессиональных и положительных личностных качеств.

Умение взаимодействовать с секретарем. Для успешного взаимодействия руководителя и секретаря важно научиться правильно координировать совместную работу, учитывать регламент трудовых процессов. Необходимо учитывать специфические условия и факторы работы, специфические черты характера и руководителя, и секретаря.

Умение делегировать полномочия. Обладание данным качеством помогает руководителю в распределении среди работников организации задач, выполнение которых необходимо для достижения целей организации. Делегирование – это метод расширения управленческих возможностей руководителя путем передачи части прав и обязанностей подчиненным.

Самоменеджмент: понятия, концепции, принципы

Самоменеджмент — это организация руководителем своей собственной деятельности; последовательное и целенаправленное использование эффективных методов работы в повседневной практике с оптимальным использованием своих ресурсов для достижения своих же целей.

Самоменеджмент, или самоуправление, — это личное управление самим собой. Эффективное самоуправление связано как с человеческой природой, так и с организацией, социальным управлением. Целью самоменеджмента может считаться самоусовершенствование, в особенности развитие способности к самоконтролю для управления жизненными ситуациями.

Эффективный самоконтроль — это ключевой момент в процессе самоменеджмента, обеспечивающий возможность самореализации.

Если у менеджера постоянно возникают проблемы (концепция Э. Берна и Т. Харриса), это верный признак отсутствия самоменеджмента. Основные проблемы самоменеджмента выражаются в следующем:

— чрезмерная ответственность в связи с большим количеством обязательств, возникающая из-за неумения говорить «нет» и приводящая к утрате контроля над ситуацией;

отсутствие полной самореализации из-за ежедневного рутинного труда, выполнения работы, не входящей в круг обязанностей менеджера (чужой работы), нежелание изменить ситуацию;

• — неорганизованность (неумение управлять собой, контролировать время);
• — стресс (нарушение сроков выполнения заданий, невыполнение дополнительных заданий, постоянная раздражительность и вспыльчивость, отсутствие энтузиазма в работе);

ошибочные решения (перекладывание вины па обстоятельства и окружающих как нежелание признать свою вину); нерешение проблем; злоупотребление алкоголем как способ уйти от надоевшей реальности и др.;

— дезориентация относительно цели (отсутствие цели в жизни и стремления к успеху), выполнение работы, не приносящей удовольствия, и другие виды самообмана.

Ключевые навыки менеджера, основанные на самоменеджменте, представлены в табл. 18.1.

На уровне ежедневной практики способность к самоменеджменту представляет собой умение менеджера обеспечить и поддерживать:

физическое здоровье, что зависит от отсутствия вредных привычек;

• — энергичность и жизнестойкость;
• — спокойный и сбалансированный подход к работе, личной жизни и др.;
• — способность справляться со стрессом; эффективное использование времени.

К основным принципам самоменеджмента относятся самопроизвольность, «погруженность» системы, направленность самоорганизации, ресурсная поддержка, концептоемкость, виртуальность, дополнительность самоменеджмента.

Самопроизвольность. Принцип является основополагающим и обеспечивающим появление эффекта в условиях управляемых систем; требует определенности в поведении менеджеров и обеспечивает благоприятные возможности для реализации на практике функций самоуправления.

«Погруженность» системы. Эффект самоорганизации, саморазвития возникает лишь в так называемых погруженных системах в свою внешнюю среду и зависит от состояния необходимых ресурсов и характеристики соответствующих отношений и в части доступа к ним. Кроме того, может быть ограничено число состояний по формированию любых систем следующими конечными результатами: для

Таблица 18.1. Ключевые навыки и потенциальные ограничения аффективного самоменеджмента по М. Вудкоку и Д. Френсису

Ключевые навыки самоменеджмента	Потенциальные ограничения эффективного самоменеджмента
1. Способность управлять собой (управлять временем, умениями, энергией, справляться со стрессами)	1. Неумение управлять собой
2. Разумные личные ценности, ясные или адекватные современные реальности	2. Размытые личные ценности (не хватает твердых оснований для суждений и следующих за ними действий, неготовность к нововведениям)
3. Четкие личные цели (ясность в вопросах личной и деловой жизни, реалистичные жизненные цели)	3. Смутные личные цели, приводящие к недооценке реальных альтернатив при совершении выбора
4. Постоянный личностный рост (восприимчивость к инновациям и возможностям)	4. Остановленное саморазвитие, отсутствие «роста над собой», что приводит к превращению ледовой жизни в рутину
5. Навыки решать проблемы (наличие компетенций в выработке стратегий для решения современных проблем)	5. Недостаток творческого подхода, отсутствие креативного мышления
6. Высокая способность влиять на окружающих для обеспечения их поддержки, участия и влияния при принятии креативных, творческих решений	6. Неумение влиять на людей (взаимодействие требует настойчивости, гибкости, умения выражать себя и слушать других; если этого нет, то менеджер начинает обвинять других, конфликтовать и успех покидает его)
7. Современные знания о подходах менеджмента	См. п. 4

завершения работы, для «дома»; для личной жизни. Погруженность также обеспечивает возможность возникновения эффекта самоорганизации.

Направленность самоорганизации. Принцип не гарантирует устойчивость самоформирующихся процессов, так как развивает параллельность: на работу; на себя (лом, семья, личная жизнь).

Ресурсная поддержка. При реализации этого принципа следует учесть несколько моментов: во-первых, самоменеджмент, создавая конкретную горизонтальную систему, должен дать ей самоопределиться, т.е. менеджер обязан стать на время наблюдателем; во-вторых, конкретная система решает проблемы обеспечения себя ресурсами и услугами; в-третьих, практическая система, реализовав свои внутренние задачи, способна закончить конкретную работу, не заботясь о конечных результатах.

Концептоемкость. Данный принцип представляет набор следующих положений: обязательное наличие гибкости, ассоциативность композиционного построения, сохранение иерархического вмешательства, самоуправляемость систем.

Виртуальность. Создание на основе самоорганизации новых объектов самоменеджмента.

Дополнительность самоменеджмента проявляется в развитии демократичности управления и в реализации принципа самоорганизации.

Таким образом, общесистемные аспекты самоменеджмента заключаются в обосновании феномена самоорганизации как нового качества при децентрализованном управлении, и особенно при самоуправлении.