Существенно увеличить эффективность бизнес-процессов поможет протокол встречи с клиентом. Этот документ способствует улучшению формулировок основных достигнутых договоренностей, но не является договором. Его составление – мостик к пониманию между двумя сторонами. А также на практике замечено, что протокол встречи с каждым клиентом способен увеличить продуктивность отдельно взятого менеджера.
- Бланк и образец
- Бесплатная загрузка
- Онлайн просмотр
- Проверено экспертом
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк протокола встречи с клиентом .docСкачать образец протокола встречи с клиентом .doc
Важным моментом является отметка времени. Принцип прост: если что-либо можно измерить, значит, этим можно управлять. Заполнение этого пункта позволяет правильно распределить время, избавиться от незапланированного увеличения продолжительности встреч.
Содержание
Элементы протокола
После названия, располагающегося по центру в верхней части листа документа, идет заполнение информации о месте и времени проведения. Рекомендуется максимально точно записывать как временные промежутки, так и географические данные.
В верхней части также указывается дата подписи. Идеально, чтобы стояло единственное число во всех случаях. Но бывают ситуации, когда подписи ставятся после согласований или консультации с руководителями организаций. Таким образом, эта дата может отличаться от первой.
После вводной информации идет перечисление организаций и присутствующих на встрече лиц. Обязательно при этом указывать должностное положение сотрудников и причастность их к той или иной организации.
Если в ходе встречи присутствует какой-либо привлеченный специалист (переводчик, консультант, технический гуру), то о его присутствии можно указать в конце документа, оформив текст в качестве сноски, примечания или приложения.
Формулировка
После перечисления сторон встречи в документе в укороченном виде перечисляются основные принципиально важные моменты, выносимые на обсуждение. Обе стороны должны быть согласны с информацией. Для того чтобы это стало возможным, должны учитываться финансовые и иные возможности обеих сторон. Идеальный вариант – установление долгосрочных и взаимовыгодных отношений.
Важно! Протокол встречи с клиентом не является договором о поставках или каким-либо другим видом соглашения. Единственное, на что претендует грамотно составленный документ, – это на возможность последующих консультаций и встреч не позднее конкретно указанного числа.
Специфика
Протокол должен быть вручен клиенту сразу же после окончания встречи. Для согласования чем раньше предоставлена информация о достигнутых договоренностях, тем лучше для обеих сторон. Более того, некоторые компании прибегают к визуальному протоколированию сразу же в процессе переговоров. Достигнутая точка соприкосновения интересов сторон сразу же фиксируется маркером на доске или другим способом. Позже протокол должен поступить в обе организации, которые вели переговоры.
Необходимо распределить роли встречи между участниками. Например, докладчик, председатель, секретарь, рядовой участник и пр. Это поможет избежать путаницы и провести встречу более продуктивно.
Что должно быть зафиксировано
Удобнее каждую отдельную тему для обсуждения выносить в отдельный пункт протокола. Напротив пункта – сразу фиксировать принятое решение, желательно упоминая лиц, взявших на себя ответственность за выполнение.
Секретарь, выбранный из участников собрания, не должен упускать принципиальных моментов и важных мыслей, возникших в результате встречи.
Недопустимо пользоваться при составлении протокола жаргонной или ненормативной лексикой. Правила делового этикета предполагают только косвенную речь. Например, «Ивановым А.А. вынесено предложение..». Также необходимо избегать субъективных оценок личности, чрезмерного сосредоточения на личных вопросах и пр. Официальный стиль текста должен соблюдаться неукоснительно.
Какие могут быть цели встречи с клиентом
Исходя из того, какая по счету встреча предполагается, поставщик и клиент могут руководствоваться разными мотивами и задачами. Конечная цель известна обоим: совершение сделки по продаже. Но цели помельче могут формулироваться следующим образом:
- Определение готовности клиента к сотрудничеству, заключению договора в принципе.
- Определить круг потребностей, удовлетворение которых преследуется.
- Наметить примерный перечень товаров или услуг из ассортимента компании, подпадающих под интересы.
- Показать товар во всей красе, дать использовать пробники, убедиться в качественности предлагаемой продукции или услуги.
- Получить «обратную связь», выслушать конструктивные отзывы о своем товаре от клиента, подготовиться к аргументированному диалогу.
Другие формы
Ели говорить о том, в какой еще форме может быть оформлен протокол встречи с клиентом, то можно классифицировать три основные:
- В виде таблиц (либо одной таблицы с множеством строк и столбцов).
- В свободной форме без соблюдения граф только с постановкой даты и подписи.
- В виде укороченного «резюме» на каждого из клиентов (к самой принимающей организации при этом эта информация не поставляется).
Сбор информации
Помимо мотивирующих задач, перед продавцом может стоят задача сбора информации о клиенте. Могут быть выяснены, например, такие вопросы:
- Сфера деятельности.
- Размер организации клиента, годовой оборот активов.
- Существует ли потребность в конкретном товаре и или услуге. Если да, то насколько она сильна и можно ли ее развить.
- Сталкивался ли клиент с конкурентами, использовал ли их товар или услугу. Если да, то что именно его устроило или не устроило.
- Какие качества должен иметь оптимальный для этого покупателя поставщик.
Словом, протокол встречи с клиентом – важная бумага для фиксации предварительных договоренностей, выполнения грамотной работы менеджера любой уважающей себя организации.
Голами в составе «синих» в концовке второго тайма отметились Педро и Эден Азар. Превзойти упорно оборонявшийся «Борнмут» лондонцам помогли терпение и уверенность в том, что они делают.
Подводя итоги встречи, Маурицио Сарри отметил, что ни на секунду не сомневался, что его подопечным удастся склонить чашу весов в свою пользу
«Я доволен как результатом, так и показанной игрой, — делится итальянец. — Это был невероятно сложный матч против организованного и уверенно обороняющегося соперника».
«В первом тайме мы испытывали сложности. Возможно, они были связаны с недостаточной скоростью перемещения мяча и общекомандного движения. Однако в матчах такого рода зачастую победа приходит в заключительные 20–25 минут».
Сарри объяснил замену Альваро Мораты на Оливье Жиру на исходе часа игрового времени
«Я всегда отталкиваюсь от ситуации на поле. На тот момент мы выполнили три, четыре или даже пять кроссов за несколько минут, поэтому я решил, что в такой игре Жиру будет предпочтительнее. Замена была продиктована исключительно этими соображениями. Альваро улучшает свою игру и, возможно, ему нужно больше свободного пространства, чтобы показать свои сильные стороны. Тем не менее, я доволен, поскольку выход Жиру оказался полезен».
Главный тренер «синих» не скупился на похвалы в адрес Маркоса Алонсо, который провел очередной впечатляющий матч за клуб
«На данный момент Алонсо является возможно лучшим левым защитником Европы. Он обладает великолепными физическими данными и очень хорош в атакующей фазе. Тем не менее, я считаю, что ему нужно улучшить игру в обороне. Если ему удастся добиться этого, он точно станет одним из лучших левых защитников в мире».
После четырех побед подряд на старте сезона Сарри считает, что его команда еще будет расти
«На данный момент я доволен своими игроками. Они отлично справляются со своими задачами и на тренировках, и во время матчей. Безусловно, я счастлив, что нам удалось набрать максимум очков в первых четырех турах, но я считаю, что мы всегда можем сделать больше и у нас всегда есть пространство для дальнейшего роста».
«Теперь нам необходимо сосредоточиться на следующем матче. По итогам прошлого сезона мы отстали от победителя на 30 очков, и сократить такое расстояние за один год будет невероятно трудно. Поэтому сейчас мы должны быть довольны тем, чего нам удалось достичь на сегодняшний день».
Каждую пятницу мы публикуем ответы на вопросы читателей, касающиеся русского языка. Если вы тоже сомневаетесь в каком-то правиле, пишите нам в соцсетях. А пока почитайте, в каких случаях использовать сочетание «по итогу», а в каких — «в итоге». Мы разбирались вместе со Светланой Богомазовой, методистом Городского методического центра Департамента образования и науки Москвы.
Рассылка «Мела» Мы отправляем нашу интересную и очень полезную рассылку два раза в неделю: во вторник и пятницу
Вопрос. Все чаще встречаю использование «по итогу» вместо «в итоге». Мне это режет слух, но пока я не нашла подтверждения того, что это ошибка. Помогите разобраться, пожалуйста.
Светлана Богомазова:
Использование в нашей речи выражений «в итоге», «по итогу», «по итогам», «итого» и других сочетаний со словом «итог» зависит от контекста и от лексического значения выражения в целом. Необходимо разобраться, в каких сочетаниях может участвовать слово «итог» и какую роль выполнять в предложении.
Сочетание «в (конечном) итоге» — наречное выражение, которое в предложении выполняет роль обстоятельства (когда?), имеет лексическое значение «в (конечном) результате», «в конце концов». (Источник: С. И. Ожегов, «Словарь русского языка»).
Например: «Мы бродили по лесу часа три, потом шли вдоль реки, свернули обратно в лес и пересекли старую просеку, в итоге мы вышли к нашему палаточному городку».
Выражение «по итогу (по итогам) чего-либо» — это сочетание предлога и существительного, в предложении выполняет роль дополнения. От выражения «по итогу» к существительному можно задать вопрос «чего?». Слово «итог» имеет значение «вывод», «результат». (Источник: С. И. Ожегов, «Словарь русского языка»).
Например: «По итогу семинара, на котором выступили студенты последнего курса, был опубликован сборник с научными докладами и статьями о новейших технологиях в области фармацевтики»; «По итогам районных соревнований команда нашей школы заняла первое призовое место». (Источник: С. И. Ожегов, «Словарь русского языка»).
Ещё больше весёлых и полезных карточек о русском языке — в «Грамотности» на «Меле»» во «ВКонтакте». Подписывайтесь, чтобы всегда говорить и писать правильно!
1 Августа 2019 29 июля в Гродно состоялось совещание по подведению итогов работы Гродненской областной нотариальной палаты и нотариусов Гродненского нотариального округа за первое полугодие 2019 года. Участие в совещании приняли заведующие нотариальными конторами Гродненского нотариального округа, нотариусы Гродненского нотариального округа и почетные гости: председатель Белорусской нотариальной палаты Наталья Борисенко и начальник главного управления юстиции Гродненского областного исполнительного комитета Елена Юргель.
Совещание открыла председатель Гродненской областной нотариальной палаты Людмила Орсик, выступившая для присутствовавших с общим отчетом о работе ТНП Гродненской области и нотариусов Гродненского нотариального округа за 6 месяцев 2019 года. Заместитель председателя ТНП Гродненской области Светлана Гриво продолжила совещание с докладом о работе Гродненской областной нотариальной палаты с обращениями граждан и юридических лиц.
С докладами за первое полугодие 2019 года для присутствовавших также выступили: заведующий нотариальным архивом Гродненского нотариального округа Ирина Салей о работе нотариального архива Гродненского нотариального округа, председатель дисциплинарной комиссии ТНП Гродненской области Лариса Мискевич о работе дисциплинарной комиссии Гродненской областной нотариальной палаты, член комиссии Белорусской нотариальной палаты по проведению мониторинга соблюдения нотариусами законодательства о нотариате Юлия Биркос о результатах мониторинга соблюдения нотариусами Гродненского нотариального округа законодательства о нотариате член Ревизионной комиссии Белорусской нотариальной палаты Ольга Сидорчик о результатах проверок порядка наличных и безналичных расчетов при оплате нотариального тарифа нотариусами Гродненского нотариального округа, член Методической комиссии Белорусской нотариальной палаты Алла Волк о работе Методической комиссии Белорусской нотариальной палаты. В число приглашенных на совещание вошел также тренер-медиатор, эксперт в сфере школьной, коммерческой и семейной медиации Иван Хурс, который выступил для слушателей с докладом на тему «Новеллы в современной белорусской медиации».
Итоги совещания были подведены председателем Белорусской нотариальной палаты Натальей Борисенко и начальником главного управления юстиции Гродненского облисполкома Еленой Юргель. Наталья Владимировна отметила необходимость дальнейшего соблюдения принципа общедоступности нотариальных услуг для населения, а также проведения дальнейшей работы по повышению уровня профессиональной квалификации нотариусов, работников нотариальных, сотрудников аппарата ТНП и осведомленности населения о деятельности нотариальных органов, видах нотариальных услуг для граждан и юридических лиц. Елена Ивановна обратила внимание на положительное развитие и рост показателей работы нотариусов Гродненского нотариального округа в сравнении с аналогичным периодом 2018 года и отметила необходимость расширения использования современных информационных и компьютерных технологий в области хранения сведений о совершенных нотариальных действиях. В заключительной части мероприятия заслуженными наградами были отмечены лучшие. За добросовестное исполнение профессиональных обязанностей, активное участие в решении задач, поставленных перед Белорусской нотариальной палатой, и в связи с юбилеем, нотариус Гродненского нотариального округа Елена Казакевич была награждена памятным ценным подарком Белорусской нотариальной палаты. Почетными грамотами главного управления юстиции Гродненского облисполкома за образцовое выполнение выполнение служебных обязанностей, достижение высоких показателей в профессиональной деятельности, значительный вклад в реализацию государственной политики в сфере юстиции были отмечены нотариусы Гродненского нотариального округа Юлия Биркос и Виктория Козырева.
