Мемориальные документы банка

Материал подготовлен с использованием правовых актов
по состоянию на 1 августа 2004 года
А.М. ЭРДЕЛЕВСКИЙ
А.М. Эрделевский, профессор, д.ю.н.
26 февраля 2004 г. Верховным Судом РФ было вынесено решение по весьма важному вопросу — о правомерности возложения Банком России на организации обязанности хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. Оспариванию подверглись п. 1 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40, и п. 2.1 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 5 января 1998 г. N 14-П, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 19 декабря 1997 г. N 47. Верховный Суд РФ в удовлетворении заявления отказал, однако это решение, как будет показано ниже, вряд ли можно счесть законным и обоснованным.
Почему рассмотренный Верховным Судом РФ вопрос имеет важное практическое значение? Как известно, юридические лица обычно хранят свои свободные денежные средства на своих банковских счетах, поэтому большая часть таких денежных средств существует не в наличной форме, а в виде записей по банковским счетам. В стабильной ситуации этот способ хранения денежных средств очень удобен, о чем свидетельствует и зарубежная практика. Такой способ хранения денежных средств юридических лиц давно и прочно вошел в обиход и сегодня воспринимается подавляющим большинством российских участников гражданского оборота не только как право, но и как обязанность юридического лица, неисполнение которой представляет собой правонарушение.
Однако детальный анализ этого вопроса, который будет предложен вниманию читателя ниже, позволяет сделать иные выводы. Правильное решение поставленного вопроса имеет большую практическую значимость, поскольку обязанность хранения денежных средств на счетах в банках, если такая обязанность действительно существует, представляет собой существенное ограничение права юридических лиц по владению, пользованию и распоряжению принадлежащими им денежными средствами. Кроме того, именно в отношении денежных средств, хранящихся на банковских счетах, допускается упрощенный, то есть внесудебный, порядок обращения взыскания налоговыми и иными государственными органами. Наконец, далеко не всегда устойчивое положение в российском банковском секторе создает для юридического лица повышенный риск утраты своих денежных средств в случае банкротства банка или риск невозможности своевременно распорядиться ими в период временной неплатежеспособности банка (наглядным примером является сегодняшнее развитие ситуации, сложившейся в результате отзыва лицензии у Содбизнесбанка).
***
Проведем небольшой ретроспективный обзор законодательства, регулировавшего в прошлом хранение организациями наличных денег. Впервые советское государство обратило внимание на вопрос о хранении организациями свободных денежных средств, издав Декрет СНК от 30 марта 1922 г. «О кассовых операциях государственных учреждений и предприятий», впоследствии дополненный и измененный одноименным Декретом от 19 апреля 1923 г. Эти Декреты были отменены Постановлением СНК от 8 января 1925 г. «О порядке хранения свободных денежных сумм государственных учреждений и предприятий, действующих на началах коммерческого расчета». В ст. ст. 1 и 2 указанного Постановления предусматривалось, что государственные учреждения и предприятия, действующие на началах коммерческого расчета, по общему правилу могут хранить в своих кассах лишь суммы, необходимые для удовлетворения их текущих расходов, а сверх этих сумм могли храниться не более чем за три дня до срока выплаты заработной платы и не более 3 дней после указанного срока суммы, необходимые для текущей расплаты с рабочими и служащими. Согласно п. 3 Постановления все денежные суммы, превышающие указанный в ст. ст. 1 и 2 размер, должны были быть вносимы не позже следующего за их поступлением дня на текущие счета в учреждения Государственного Банка Союза ССР, Торгово-Промышленного Банка Союза ССР, Банка для Внешней Торговли Союза ССР, Центрального Сельскохозяйственного Банка Союза ССР и сельскохозяйственных банков союзных республик, коммунальных банков или в другие кредитные учреждения. Следует обратить внимание, что, хотя все названные акты издавались в период НЭПа, они распространялись лишь на государственные организации. Право разного рода организаций, основанных на частной собственности, свободно распоряжаться принадлежащими им денежными средствами этими актами не затрагивалось.
В дальнейшем вывод о наличии у юридического лица обязанности хранить денежные средства на расчетном счете в банке можно было сделать из ст. 391 ГК РСФСР 1964 г. (далее — ГК РСФСР), где устанавливалось, что платежи по обязательствам между государственными организациями, колхозами и иными кооперативными и другими общественными организациями производятся в порядке безналичных расчетов через кредитные учреждения, в которых указанные организации в соответствии с законом хранят свои денежные средства. Из ст. 392 ГК РСФСР следовало, под хранением денежных средств в кредитных организациях в ст. 391 ГК РСФСР понималось их хранение на расчетных счетах соответствующих организаций (собственно говоря, других способов хранения денежных средств в банках в то время и не существовало). Обязанность такого хранения денежных средств была установлена также в п. 1 Положения о ведении кассовых операций государственными, кооперативными и общественными учреждениями, предприятиями и организациями, утв. Постановлением Совета Министров СССР от 6 августа 1973 г. N 552. В своей кассе указанные юридические лица вправе были иметь наличные деньги лишь в пределах установленных лимитов.
В начале 90-х Гражданский кодекс РСФСР продолжал действовать постольку, поскольку он не противоречил законодательным актам РФ, принятым после 12 июня 1990 г. (п. 2 Постановления Верховного Совета РФ от 14 июля 1992 г. «О регулировании гражданских правоотношений в период проведения экономической реформы»). Действие на территории РФ союзного Положения о ведении кассовых операций, Постановления от 8 января 1925 г., как и других нормативных актов бывшего Союза ССР, было возможно лишь в части, не противоречащей Конституции РСФСР и законам РСФСР (ст. 5 Декларации от 12 июня 1990 г. «О государственном суверенитете Российской Советской Федеративной Социалистической Республики)». Однако действие перечисленных нормативных актов в любом случае не распространялось на многочисленных к этому времени юридических лиц, основанных на частной форме собственности, поскольку в указанных актах были упомянуты лишь государственные, кооперативные и общественные организации.
14 июня 1992 г. был издан Указ Президента РФ N 622 «О дополнительных мерах по ограничению налично-денежного обращения» (далее — Указ), где среди прочего устанавливалось, что впредь до нормализации денежного обращения и ликвидации напряженности с денежной наличностью предприятия, организации и учреждения (включая организации торговли) независимо от их организационно-правовой формы обязаны хранить свои денежные средства в учреждениях банков. Впрочем, в этой части Указ, имевший, как следует из его преамбулы, характер вынужденной и временной правоограничительной меры, недолго сохранял свое значение, поскольку уже с 3 августа 1992 г., в соответствии с п. 1 Постановления Верховного Совета РФ от 14 июля 1992 г. «О регулировании гражданских правоотношений в период проведения экономической реформы», на территории РФ вступили в действие Основы гражданского законодательства Союза ССР и республик. В ч. 1 ст. 109 Основ без каких-либо изъятий устанавливалось, что юридические лица обязаны хранить свободные денежные средства в банках. 22 сентября 1993 г. Совет директоров ЦБ РФ решением N 40 утвердил Порядок ведения кассовых операций в РФ, где в п. 1 также устанавливалось, что все юридические лица обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.
Следует отметить, что обязанность хранить деньги именно на банковском счете достаточно определенно не следовала ни из Основ, ни из Указа, ни из Порядка ведения кассовых операций, поскольку хранение денег в банке не исчерпывается лишь одной из возможных форм такого хранения — хранением на банковском счете, на чем ниже мы остановимся более подробно. Таким образом, принуждение юридических лиц частных форм собственности к хранению денежных средств на счетах в банках в период действия Основ не имело правового основания. С 1 марта 1996 г. была введена в действие вторая часть Гражданского кодекса РФ (далее — ГК), и с этого же момента раздел «Обязательственное право» Основ, включая ст. 109, утратил силу.
***
Перейдем к анализу действующего законодательства и оценке решения Верховного Суда РФ от 26 февраля 2004 г. ГК не содержит нормы, обязывающей юридических лиц хранить денежные средства как в учреждении банка вообще, так и на банковском счете в частности. Договор банковского счета регулируется ст. ст. 845, 846 ГК, при этом среди обязанностей банка не упоминается обязанность хранить денежные средства клиента. Если клиент внесет или перечислит на свой счет денежные средства (он всегда вправе это сделать), то эти средства окажутся на хранении у банка, но обязанность клиента хранить денежные средства в банке может существовать, как следует из ч. 2 ст. 859 ГК, лишь в отношении некоего минимального размера, и то только в том случае, если банковскими правилами или договором предусмотрена обязанность клиента сохранять минимальный размер средств на своем банковском счете.
19 декабря 1997 г. решением Совета директоров Банка России было утверждено Положение N 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» (далее — Положение). В п. 2.1 Положения установлено, что организации, предприятия, учреждения независимо от организационно-правовой формы хранят свободные денежные средства в учреждениях банков на соответствующих счетах на договорных условиях. Именно п. 2.1 Положения, а также п. 1 Порядка ведения кассовых операций подверглись оспариванию в Верховном Суде РФ. Как упоминалось выше, Верховный Суд в своем решении от 26 февраля 2004 г. отказал в удовлетворении заявления о признании этих пунктов упомянутых нормативных актов незаконными.
Заявитель (ООО Юридическая фирма «Юрконс») основывал свои требования на том, что закон не устанавливает обязанности хранить свободные денежные средства в банках. Существо доводов, которые Верховный Суд РФ привел в качестве оснований отказа в удовлетворении заявления, сводится к следующему:
а) в ст. 4 ФЗ «О Центральном Банке Российской Федерации (Банке России)» от 10 июля 2002 г. среди функций Банка России названа организация наличного денежного обращения, для чего в силу ст. 34 Закона на Банк России возложена функция порядка ведения кассовых операций;
б) основанное на п. 2 ст. 861 ГК ограничение суммы расчетов наличными деньгами между организациями предопределяет необходимость заключения юридическими лицами договоров банковского счета;
в) п. 1 Указа Президента РФ N 622 от 14 июня 1992 г. «О дополнительных мерах по ограничению налично-денежного обращения» (об этом Указе упоминалось выше) предусматривает, что организации обязаны хранить свои денежные средства в банках.
Ни с одним из доводов Верховного Суда не представляется возможным согласиться. Действительно, Банк России вправе определять порядок ведения кассовых операций, но это не означает права Банка России обязывать юридические лица хранить денежные средства в банках. Из ст. 34 Закона о Банке России, на которую ссылается Верховный Суд, напротив, следует, что вопрос о хранении денежных средств любых лиц, кроме кредитных организаций, не включен в компетенцию Банка России, поскольку в ст. 34 этого Закона на Банк России возложена функция установления правил хранения наличных денег только для кредитных организаций. Поэтому попытка Банка России устанавливать правила хранения наличных денег для иных лиц представляет собой явный выход за пределы его компетенции.
Что касается ссылки Верховного Суда РФ на п. 2 ст. 861 ГК, то эта норма вовсе не касается хранения наличных денег, а устанавливает особые правила совершения расчетных операций для юридических лиц, чего заявитель и не оспаривал. Расчеты между юридическими лицами в соответствии с п. 2 ст. 861 ГК действительно должны производится в безналичном порядке, если иное не установлено законом (в настоящее время, согласно указанию Банка России от 14 ноября 2001 г. N 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке» допускается расчет наличными на сумму до 60000 руб. по одной сделке). Но это лишь означает, что если юридическое лицо, хранящее свои денежные средства в кассе или в банке в виде наличных денег, намерено произвести расчетную операцию, то в случае, когда нормативным актом предписано производить эту операцию через банковский счет, оно должно внести необходимую для совершения этой операции сумму наличных денег на свой банковский счет и дать банку соответствующее поручение. Таким образом, п. 2 ст. 861 никоим образом не может служить основанием для возникновения у юридических лиц обязанности хранить денежные средства в банке.
Перейдем к третьему доводу Верховного Суда РФ — ссылке на Указ N 622. На сегодняшний день Указ в части, касающейся рассматриваемого вопроса, официально не отменен. Однако продолжает ли он действовать? Как показано выше, ГК не устанавливает для юридических лиц каких-либо ограничений в способах хранения денежных средств, то есть с позиций ГК правовой режим хранения денежных средств одинаков для физических и юридических лиц. Указ такое ограничение устанавливает, тем самым входя в противоречие с ГК. В соответствии со ст. 3 ГК, Указы Президента РФ и любые подзаконные акты не должны противоречить ГК, а при наличии противоречия они не подлежат применению. Такое же правило установлено в отношении Указов Президента РФ в ст. 90 Конституции РФ, а в отношении нормативных актов ЦБ РФ — в ст. 7 Закона о Центральном банке РФ.
Следует также обратить внимание, что можно хранить денежные средства в банке, но для этого совсем не обязательно хранить их именно на банковском счете. Статьи 921, 922 ГК устанавливают правила хранения наличных денег и иных ценностей в банке по договору хранения, в том числе и с использованием индивидуального банковского сейфа, причем банк не вправе пользоваться этими ценностями, если иное не установлено договором хранения (ст. 892 ГК). Предоставление в аренду физическим и юридическим лицам специальных помещений или находящихся в них сейфов для хранения документов и ценностей предусмотрено в качестве специальной банковской сделки кредитной организации в ст. 5 Федерального закона «О банках и банковской деятельности». Кстати, такое хранение вполне соответствовало бы Указу и Порядку ведения кассовых операций, ведь денежные средства

ПРАКТИКА ПРИМЕНЕНИЯ СТАТЬИ 304 АПК РФ(В.В. Петрова) «

Мемориальные документы – это документы по безналичным расчетам, которые делятся на внутрибанковские-мемориальные ордера, мемориальные внебалансовые ордера и документы, которые оформляет клиент: платежное поручение, требование, аккредитив и т.д.

В составе документов выделяют те, которые содержат эти записи (мемориальные документы), и те, которые раскрывают содержание этих записей, подтверждают их правильность и достоверность (первичные документы).

К числу мемориальных документов относятся расчетно-денежные документы, мемориальные документы, кассовые и внебалансовые ордера.

Первичные документы — это акты, справки, счета и другие документы, подтверждающие факт совершения операции, ее юридическую законность.

Все мемориальные документы с приложенными первичными документами, подтверждающие совершение банком операций за данный день, называются документами дня.

Совокупность мемориальных и первичных документов, используемых банком для ведения бухгалтерского учета и контроля, образует банковскую документацию.

Виды мемориальных банковских документов:

— расчетные (поручения, требования, чеки, аккредитивы, платежные ордера, авизо, ордера-распоряжения кредитного отдела);

— кассовые (объявления, денежные чеки, приходные, расходные ордера);

— документы по внутрибанковским операциям (мемориальные ордера).

Мемориальный ордер — это документ, содержащий бухгалтерское оформление любой хозяйственной операции с отражением суммы операции на бухгалтерских счетах. Составляются мемориальные ордера на все операции за отчетный период. Затем каждый мемориальный ордер разносится в две контрольные ведомости (дебетовую и кредитовую) по соответствующим счетам.

Мемориальный ордер представляет собой специальную таблицу ( учетный регистр), с помощью которой по каждому бухгалтерскому счету, использованному в проводках, в условиях ручной технологии подсчитываются обороты по дебету и кредиту. В этом случае мемориальный ордер называется оборотным мемориальным ордером.

В банковской деятельности используются самые разные документы (директивные, юридические, плановые).

Документы, которые используются в учетно-операционной работе, относятся к особому виду банковских документов.

Учетно-операционные документы — это:

— то, что является основанием для операции отражения в учете банка;

— то, на основе чего совершаются бухгалтерские записи;

— то, что подтверждает правильность совершенных операций и их отражения в учете.

Используемая в банках мемориально-ордерная система бухгалтерского учета означает, что записи в учете совершаются не в журналах, как это принято при организации учета других субъектов экономики, а в самих документах.

В составе документов выделяют те, которые содержат эти записи (мемориальные документы), и те, которые раскрывают содержание этих записей, подтверждают их правильность и достоверность (первичные документы).

К числу мемориальных документов относятся расчетно-денежные документы, мемориальные документы, кассовые и внебалансовые ордера.

Первичные документы — это акты, справки, счета и другие документы, подтверждающие факт совершения операции, ее юридическую законность. Первичные документы, как правило, прилагаются к мемориальным документам. В последних делается запись о прилагающихся первичных документах. В случае, если первичные документы сшиваются в отдельные сшивы, в мемориальных документах делается ссылка на дату и номер первичного документа, послужившего основанием для совершения проводки.

Все мемориальные документы с приложенными первичными документами, подтверждающие совершение банком операций за данный день, называются документами дня.

Совокупность мемориальных и первичных документов, используемых банком для ведения бухгалтерского учета и контроля, образует банковскую документацию.

Виды мемориальных банковских документов:

— расчетные (поручения, требования, чеки, аккредитивы, платежные ордера, авизо, ордера-распоряжения кредитного отдела);

— кассовые (объявления, денежные чеки, приходные, расходные ордера);

— документы по внутрибанковским операциям (мемориальные ордера).

Все документы по месту их составления подразделяются на банковские, составляемые учреждениями банков, и клиентские, поступающие от предприятий, учреждений и организаций.

Расчетные, кассовые, кредитные и другие операции совершаются в банках и отражаются в бухгалтерском учете на основании расчетно-денежных документов, оформленных в соответствии с установленными требованиями. Применение бланков не установленной формы или замена бланка одной формы другой формы может привести к неправильному отражению операций. Так, во время арбитражного разбирательства было выяснено, что банк вопреки установленному порядку использовал бланк формы платежного поручения 0401002 вместо бланка аккредитива формы 0401005. В нарушение пункта 5.8 Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации платежное поручение не содержит всех необходимых реквизитов аккредитива. В частности, в нем отсутствуют точное наименование документов, на основании которых производится выплата по аккредитиву, вид аккредитива, способ его исполнения. Банк получателя зачислил средства на счет получателя. При этих условиях неправомерно возлагать на исполняющий коммерческий банк имущественную ответственность за неисполнение получателем средств договорных обязательств. Перечень утвержденных к применению форм документов дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД), утвержденном Госстандартом России в 1993 г. В деятельности банков, в основном, используются бланки класса форм 04 «Унифицированная система банковской документации», т.е. бланки по банковским операциям начинаются с 04. С 1 января 1998 г. введены новые форматы расчетно-платежных документов. Например, платежное требование 0401060, платежное требование 0401061, платежное требование — поручение 0401064, заявление на аккредитив 0401063, мемориальный ордер 0481008, платежный ордер 0401066. При необходимости (и отсутствии утвержденного бланка) банки разрабатывают и утверждают собственные формы документов. Требования к реквизитам документа содержатся в Законе «О бухгалтерском учете».

Совершение операций в кредитной организации может происходить на основании электронного платежного документа, а в случаях, установленных действующим законодательством и договором, — его бумажной копии, заверенной уполномоченным лицом. Электронные платежные документы должны содержать все реквизиты платежных документов, предусмотренные утвержденными форматами и нормативными актами Банка России. Бумажные копии электронных платежных документов, предназначенные для хранения в качестве оправдательных документов по совершенным операциям, а также подлежащие приложению к выпискам из счетов, заверяются штампами кредитной организации и подписями ее работников. В электронных платежных документах должен быть обеспечен аналог собственноручной подписи клиента.

Особенности оформления документов по отдельным операциям:

— операции, совершаемые без документов клиентов банка, оформляются документами, составляемыми самими банками согласно требованиям Правил ведения бухгалтерского учета в банках, расположенных на территории РФ №61, на бланках действующих форм. Сюда относятся, в частности, приходные и расходные кассовые ордера, мемориальные балансовые и внебалансовые ордера, распоряжения кредитного отдела и др. Эти операции требуют дополнительного контроля;

— основанием для проведения операций по корреспондентским счетам является выписка по корреспондентскому счету, выдаваемая банку РКЦ (ЦОУ, ОПЕРУ) ЦБ РФ, ВЦ ЦБ РФ или банком-корреспондентом;

— при проведении операций на фондовом, валютном и других рынках основанием для учета операций служат выписки расчетных центров бирж, дилеров, отчеты о проведенных операциях и другие документы.

Данные документов, раскрывающие их содержание, называются реквизитами. Требования к реквизитам документа содержатся в законе «О бухгалтерском учете».

Стандартные документы содержат следующие основные реквизиты:

— дату документа (различается дата составления и дата исполнения документа: там, где не предполагается разрыв, — отметка, там, где предполагается разрыв, — отдельный реквизит);

— номер документа;

— наименование клиента (ИНН) и его банка (БИК);

— наименование контрагента (ИНН) и его банка (БИК);

— сумму (числом и прописью);

— контировку — документы, служащие основанием для проводок, должны контироваться (иметь номера счетов по дебету и кредиту);

— назначение платежа (содержание операции, а при необходимости — основание для ее совершения);

— коды технической обработки;

— подписи ответственных лиц клиента и оттиск его печати;

— подписи работников банка, проверивших документ .

Все документы должны быть оформлены на пишущих или электронных машинках. Кассовые документы заполняются от руки. Исправления в банковских документах не действительны, даже если они оговорены. Денежно-расчетные документы изготавливаются методом мультипликации, т.е. их количество должно быть достаточно для совершения бухгалтерских записей по всем затронутым данной операцией лицевым счетам.

Банк не несет ответственности за отказ в приеме сомнительных документов. Бланки строгой отчетности подлежат дополнительному внебалансовому учету.

Должностное лицо банка, подписавшее документ, несет ответственность за правильность совершаемой по нему бухгалтерской операции в банке. Работники банка, которые подписали какой-либо расчетно-денежный документ, не имея на то права, отвечают за этот проступок в дисциплинарном порядке, а при наличии в их действиях состава преступления привлекаются к уголовной ответственности. В таком же порядке несут ответственность работники банка, имеющие право подписи, в случае превышения ими своих полномочий .

В процессе осуществления своих функций учреждения банков выполняют огромное количество различных операций. Только при правильной организации учетно-операционной работы банки могут выполнять возложенные на них функции. Банковский учет является составной частью системы народно-хозяйственного учета. От его постановки, правильности ведения зависит своевременность и правильность выполнения отдельных операций. Кроме того, это отражается и на состоянии учета обслуживаемых предприятий и организаций, т.к. банк даёт соответствующим клиентам выписки из лицевых счетов.

Одним из принципов бухгалтерского учета, в том числе и банковского, как части единой системы народнохозяйственного учета, является обязательное наличие документа, на основании которого выполняется соответствующая операция.

Документ — слово латинское. Оно означает доказательство, свидетельство.

Банковской документацией называется совокупность документов, содержащих необходимые данные для оформления и учета отдельных операций, а также подтверждающих их законность.

Итак, следовательно, документ, используемый банком должен:

• Являться основанием для выполнения определенной операции, подтверждением ее законности;
• Должен содержать все необходимые данные, информацию о характере содержания операции.

Как уже отмечалось, учреждения банков выполняют большой объем различных операций. Это предъявляет особые требования к построению банковской документации. Формы этих документов должны быть приспособлены к автоматизации учета, что достигается путем стандартизации и унификации форм документов. Под стандартизацией понимается построение форм документов для определенных операций по единым образцам. Под унификацией же — максимальное сокращение количества таких образцов и объединяемых ими форм.

Формы документов, которые хозорганы представляют учреждениям банков, включены в унифицированную систему денежно-расчетных документов. Применение унифицированной системы денежно-расчетных документов значительно облегчает работу банковских работников по обработке документов, дает возможность шире использовать средства вычислительной техники.

По некоторым операциям, например, эмиссионным, применяются документы специфических форм (для оформления выпуска или изъятия денег из обращения и др.). Для составления документов используются стандартные бланки. Они изготовляются типографским способом (например, платежные требования, платежные поручения и др.).

Денежно-расчетные документы могут быть составлены на электронных вычислительных машинах. Но расположение в них данных должно соответствовать стандартной форме бланка документа, используемого для оформления данной операции.

Для того, чтобы документы могли быть использованы для выполнения определенных операций, они должны иметь данные, раскрывающие содержание этих операций, т.е. они должны иметь соответствующие реквизиты. Основные реквизиты, которые применяются в банке, регламентированы Положением о расчетных документах. Этим положением предусмотрены также правила и сроки оформления документов, ответственность работников, подписавших их.

Стандартные документы содержат следующие основные реквизиты:

1. Наименование документа (платежное требование, платежное поручение и т. д.);
2. Номер формы документа;
3. Номер документа и дата его составления;
4. Наименование и местонахождение хозограна, получающего средства и обслуживающего его банка;
5. Наименование и местонахождение клиента, получающего средства и обслуживающего его банка;
6. Номера счетов клиентов-участников данной операции;
7. Сумма операции;
8. Коды для обработки информации на вычислительных машинах;
9. Подписи должностных лиц клиента, составившего документ и оттиск его печати;
10. Подписи соответствующих работников банка.

Номера документов могут быть напечатаны типографский (например, на чеках), проставлены клиентами и работниками банка. Документы имеют строго унифицированные стандарты в содержании, размещении и заполнении реквизитов. Это чрезвычайно важно для контроля и машинной записи операций.

В правой части лицевой стороны документа приводятся данные, необходимые для ввода в вычислительную машину. Бланки документов заполняются обычно на машинах. Некоторые документы заполняются от руки с соблюдением ряда требований (например, денежные чеки). Документы, на основании которых будут совершаться операции, обязательно имеют контировку, т.е. в них обозначены номера счетов, по которым отражаются суммы. Контировка — это бухгалтерская проводка по счетам.

Для того, чтобы сократить трудоемкость оформления операций, избежать дублирования в оформлении документов, банк с максимальной возможностью использует те документы, которые представлены клиентами. Это ведет к сокращению издержек, связанных с оформлением документов. Например, отдельные части объявлений на взнос наличными остаются у кассиров расходных касс, передаются ответственным исполнителям и клиентам.

Клиенты снабжаются бланками документов, изготовляемых типографическим способом, либо банком (например, объявления на взнос наличными) либо же заказывают бланки в типографии по формам, сообщаемым банком. Для банковских учреждений бланки документов изготовляются централизованно. Документы могут составляться предприятиями и организациями, т.е. клиентами. В этом случае их так и называют клиентскими (платежные требования, поручения и т.д.).

Часть же документов составляется учреждениями банков. К таким документам, называемым банковскими, относятся авизо, мемориальные ордера, приходные и расходные внебалансовые ордера и др.

Денежно-расчетные документы по характеру отражаемых операций подразделяются на три группы:

1. кассовые;
2. мемориальные;
3. внебалансовые.

К кассовым относятся такие документы, которыми оформляются движения наличных денег, т.е. их прием или выдача из кассы банка. Соответственно эти документы подразделяются на приходные и расходные.

К приходным кассовым документам относятся:

1. объявления на взнос наличными в кассы банка;
2. приходные кассовые ордера.

К расходным кассовым документам относятся:

1. денежные чеки;
2. расходные кассовые ордера.

Объявления на взнос наличными применяются в тех случаях, когда клиенты вносят наличные деньги в кассы банка на расчетные, текущие и другие счета. В зависимости от формы платежа и вносителя наличных денег применяются различные формы объявлений. Эти формы отличаются реквизитами, количеством экземпляров. Объявления на взнос в бюджет налоговых и других платежей должны содержать данные бюджетной классификации и т.д.

При инкассации денег применяются препроводительные ведомости. В них кроме реквизитов объявлений даётся покупюрная опись денег. При приёме наличных денег банк выдает вносителю квитанцию. Она может быть оформлена на отдельном бланке или на отдельной части бланка. Кассовые приходные ордера применяются реже. Например, при выполнении банком эмиссионной операции — выпуск денег в обращение. Денежные билеты и монет на основании специальных разрешений передаются из резервных фондов денежных билетов и монет в оборотную кассу учреждения банка.

Денежный чек

Основным расходным кассовым документом является денежный чек.

Денежный чек — это письменный приказ предприятия или организации, т.е. владельца счета в банке о выплате указанной в чеке суммы чекодержателю, иными словами предъявителю чека. Чеки выписываются на специальных бланках, которые являются бланками строгой отчетности.

Кассовые расходные ордера применяются при выплате пенсий, переводов, выдаче денег на заработную плату работникам банка, сумм на командировочные расходы и т.д.

Мемориальные документы — наиболее многочисленная группа документов. Они используются, главным образом, при безналичных перечислениях средств с одного счета в банке на другой.

Мемориальные документы составляются как клиентами, так и банком. Основными клиентскими документами являются: платёжные поручения, расчетные чеки, реестры платежных требований и чеков, заявления на выставление аккредитива, на выдачу чековых книжек и другие.

К мемориальным документам, составленным банком, относятся мемориальные ордера (раньше к ним относились также авизо по взаимным межбанковским расчетам). Платежное требование — это расчетный документ, содержащий требование поставщика (получателя) о переводе ему через банк средств со счета плательщика за отгруженные товарно-материальные ценности или указанные услуги. Платёжные требования применяются при акцептной форме в одногородних и иногородних расчетах.

Бланки платёжных требований используются также и в других случаях. В частности, на них составляются реестры товарно-транспортных документов, предъявляемых поставщиками к оплате с открытых аккредитивов, инкассовые поручения по исполнительным документам и др.

Платежное поручение — это распоряжение плательщика своему банку о перечислении указанной в нем суммы с его счета на счет получателя средств. Счета участников расчетов могут находиться как в одном, так и в разных одногородних или иногородних учреждениях банка. Платёжные поручения применяются при оплате товарно-материальных ценностей, оказанных услуг в одногороднем и иногороднем обороте и по нетоварным обязательствам. Особенно широко поручения применяются по нетоварным обязательствам (платежам в государственный бюджет, перечислению средств на капитальное строительство, в фонды предприятий и т. д.).

Расчетный чек

Расчетный чек — в отличие от денежного чека используется только для перечисления средств с одного счета на другой в безналичном порядке. Наличные деньги по этим чекам не выдаются.

Расчетный чек — расчетный документ-поручение чекодателя своему банку о перечислении указанной в нем суммы с его счета на счет предъявителя чека или чекодержателя.

В соответствующих темах курса будут подробно рассмотрены различные виды оформляемых предприятиями и организациями мемориальных документов. Авизо по межфилиальным расчетам традиционно являлось банковским документом. Это поручение, даваемое одним учреждением банка другому о выполнении указанной в нем операции. Например, банк, обслуживающий плательщика, списав на основании расчетного документа сумму платежа со счета плательщика, дает поручение иногороднему банку, обслуживающему поставщика, зачислить сумму на его счет. До 2002г. авизо составлял Центральный банк (Центр расчетов) от имени коммерческого банка.

Мемориальный ордер — это составляемый учреждением банка документ, в котором дается характеристика совершаемой учетной операции и указывается корреспонденция затрагиваемых ею счетов. Например, при частичной оплате платёжного требования из-за недостаточности средств у плательщика, банком оформляется мемориальный ордер.

К внебалансовым документам, являющимся банковскими, относятся приходные, расходные и приходно-расходные внебалансовые ордера. Все рассмотренные документы имеют большое контрольное значение. Поэтому учреждения банков должны обеспечить их строгую сохранность. Ответственность за правильное хранение документов возлагается на руководителя учреждения банка и главного бухгалтера.

Но прежде чем документы отправить на хранение, их необходимо систематизировать и сформировать в специальные папки. Это следует сделать таким образом, чтобы при возникновении, например, претензий хозоргана или при получении запроса от другого учреждения, банка, при ревизии и т.п. можно было легко и быстро найти соответствующий документ. В учреждениях банков установлен специальный порядок формирования документов.

В процессе отражения в учете выполняемых в течение дня операций работники банка осуществляют подборку и систематизацию используемых документов. Отдельно подбираются кассовые, внебалансовые и мемориальные документы. Кассовые и внебалансовые с подразделением на приходные и расходные, а мемориальные — по номерам дебетованных балансовых счетов. Мемориальные документы могут быть сформированы в порядке возрастания номеров кредитованных счетов. По некоторым операциям один документ может затрагивать по дебету или кредиту несколько счетов. Такие документы со сложной контировкой помещаются после всех мемориальных документов.

После этих документов находятся внебалансовые ордера по счетам, не учитываемым в книгах кладовой. Например, приходные и расходные ордера, относящиеся к расчетным операциям. Внебалансовые документы подбираются в возрастающем порядке номеров внебалансовых счетов. Причем сначала помещаются документы, которыми оформляются приходные операции, после них — расходные внебалансовые ордера и затем приходно-расходные.

При формировании документов учитываются сроки их хранения. Поэтому документы, по которым установлены были длительные сроки хранения, помещаются в отдельные папки. К этой группе относятся:

1. Кассовые документы.
2. Мемориальные документы, внебалансовые приходные и расходные ордера со всеми приложениями к ним по вкладам граждан и военнослужащих.
3. Мемориальные и кассовые документы по ссудам, выдаваемым индивидуальным заемщикам на жилищное строительство и на другие цели.
4. Мемориальные документы, внебалансовые приходные и расходные ордера со всеми приложениями к ним по операциям с драгоценными металлами, иностранной валютой и по расчетам в иностранной валюте.

Для удобства ревизии отдельно брошюруются документы по операциям самих банков с основными фондами, их капитальными вложениями, доходами и расходами и другими внутрибанковскими операциями.

Кассовые документы и внебалансовые ордера располагаются в следующей последовательности: кассовые приходные, расходные документы, затем внебалансовые приходные и расходные ордера.

В общие папки мемориальных и кассовых документов помещаются справки о суммах документов по дебету каждого балансового счета, приходу и расходу каждого внебалансового счета, сформированные в отдельных папках. Эти справки подписываются главным бухгалтером учреждения банка или его заместителем. Формирование документов производится, как правило, ежедневно после совершения всех бухгалтерских записей, составления материалов аналитического и синтетического учета и их сверки.

Документы с длительным сроком хранения с разрешения руководителя учреждения банка могут формироваться в другие сроки. В порядке формирования этих документов имеются некоторые особенности.

Формирование документов производится специальным работником. Кассовые документы формирует кассир. Сформированные документы брошюруются. Затем сброшюрованные документы подсчитываются на вычислительной машине. Суммы подсчета сверяются с итогами оборотов в бухгалтерском журнале или сводке оборотов (с учетом соответствующих корректив). Итоги подсчета внебалансовых документов так же сверяются с бухгалтерским журналом. Ленты подсчета прилагаются к сброшюрованным документам.

На обложке папок указывается количество и сумма сброшюрованных документов. Папки сброшюрованных документов хранятся учреждениями банков в соответствии с Правилами введения бухучета и отчетности в учреждениях банков. Кассовые документы за последние двенадцать месяцев и мемориальные документы за текущий месяц хранятся в кладовой или в несгораемых шкафах бухгалтерии. Мемориальные документы за истекшие месяцы до сдачи их в архив хранятся в текущем архиве бухгалтерии, оборудованном железными шкафами, ящиками, стеллажами.

Справки по документам, хранящимся в кладовой, бухгалтерии и текущем архиве, наводятся по требованиям, подписанным главным бухгалтером учреждения банка или его заместителем.

От организации работы учетно-операционного аппарата во многом зависят правильное завершение расчетных операций, своевременное зачисление средств на счета предприятий и организаций, укрепление их расчетной и платежной дисциплины, обеспечение сохранности государственных средств. Поэтому четкая организация работы учетно-операционного аппарата банка приобретает особое значение в настоящее время при переходе предприятий и организаций на новые условия хозяйствования исходя из требований рыночной экономики.