Возврат спецодежды

• Поставить закладку
• Посмотреть закладки

А. Калденбергер, магистр учета и аудита,

профессиональный бухгалтер РК,

старший преподаватель КЭУК

КАК ВЕДЕТСЯ БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ СПЕЦОДЕЖДЫ, ИНСТРУМЕНТОВ И КАКОВЫ СПОСОБЫ ИХ СПИСАНИЯ?

Как ведется бухгалтерский учет спецодежды, инструментов и способы их списания?

Торговая организация, приобретает спецодежду для грузчиков, кладовщиков и др. работников.

1. Обязательно ли вести учет спецодежды на счетах подраздела 1300 или надо списать ее на забалансовый счет?

2. Если списывать ее на забалансовый счет то, в случае утери или порчи, как можно удержать остаточную стоимость спецодежды?

Комментарии. Спецодежда представляет собой разновидность запасов, способы списания которых могут быть различны.

В качестве способа погашения стоимости спецодежды может быть выбран один из двух вариантов:

линейный — погашение стоимости спецодежды производится пропорционально в течение срока ее полезного использования;

при передаче в эксплуатацию — погашение стоимости производится в момент передачи спецодежды в эксплуатацию.

В учетной политике организации необходимо отразить порядок списания спецодежды. Существует несколько вариантов учета спецодежды в организации.

Ниже предложена следующая корреспонденция счетов по учету спецодежды:

1. Оприходование спецодежды:

Д-т	К-т
1350 «Прочие запасы» субсчет «Спецодежда на складе»	3310 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам»

2. Выдача спецодежды со склада в эксплуатацию:

Д-т	К-т
1350 «Прочие запасы» субсчет «Спецодежда в эксплуатации»	1350 «Прочие запасы» субсчет «Спецодежда на складе»

3. Списание стоимости спецодежды на расходы организации в течение срока ее полезного использования:

Д-т	К-т
7210 «Административные расходы», 7110 «Расходы по реализации продукции и оказанию услуг», 8410 «Накладные расходы», 2930 «Незавершенное строительство» и др.	1350 «Прочие запасы» субсчет «Спецодежда в эксплуатации»

4. Реализация спецодежды работнику в счет заработной платы в случае его увольнения (с согласия работника):

— на остаточную стоимость неизношенной спецодежды:

Д-т	К-т
7470 «Прочие расходы»	1350 «Прочие запасы» субсчет «Спецодежда в эксплуатации»

— начислен доход:

Д-т	К-т
1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников»	6280 «Прочие доходы»

— на сумму НДС:

Д-т	К-т
1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников»	3130 «Налог на добавленную стоимость»

— погашение задолженности работником за счет заработной платы:

Д-т	К-т
3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда»	1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников»

5. В случае возврата неизношенной спецодежды на склад при увольнении работника (на остаточную стоимость спецодежды):

Д-т	К-т
1350 «Прочие запасы» субсчет «Спецодежда на складе»	1350 «Прочие запасы» «Спецодежда в эксплуатации»

6. Возмещение остаточной стоимости спецодежды работником, в случае ее порчи или потери:

— списание остаточной стоимости спецодежды в начет работнику организации:

Д-т	К-т
1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников»	1350 «Прочие запасы» «Спецодежда в эксплуатации»

— на сумму НДС:

Д-т	К-т
1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников»	3130 «Налог на добавленную стоимость»

— возмещение ущерба:

Д-т	К-т
1010 «Денежные средства в кассе»	1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников»

Не исключен также вариант списания спецодежды на расходы предприятия в момент ее передачи в эксплуатацию (если стоимость спецодежды и срок ее полезного использования несущественны для организации). В этом случае, в целях сохранности запасов, дальнейший контроль за спецодеждой целесообразно осуществлять на забалансовых счетах.

Забалансовый учет обеспечивает учет спецодежды ответственным лицом за каждым работником в количестве и по стоимости с указанием даты выдачи, срока службы и даты окончания носки.

Тогда, возмещение остаточной стоимости спецодежды работником, в случае ее порчи или утери отражается корреспонденциями счетов:

— начислен доход по остаточной стоимости спецодежды:

Д-т	К-т
1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников»	6280 «Прочие доходы»

— на сумму НДС:

Д-т	К-т
1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников»	3130 «Налог на добавленную стоимость»

— возмещение ущерба:

Д-т	К-т
1010 «Денежные средства в кассе», 3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда»	1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников»

Согласно статье 167 Трудового кодекса, материальная ответственность в полном размере ущерба, причиненного работодателю, возлагается на работника в случаях, в том числе, недостачи, умышленного уничтожения или умышленной порчи материалов, полуфабрикатов, изделий (продукции), в том числе при их изготовлении, а также инструментов, измерительных приборов, специальной одежды и других предметов, выданных работодателем работнику в пользование.

Учет инструментов осуществляется аналогично учету спецодежды, который описан выше.

Таким образом, Вашей организации необходимо выбрать приемлемый вариант учета спецодежды и инструментов, и закрепить его в учетной политике.

Определение объектов спецоснастки

Спецоснастка в бухучете — это термин, объединяющий такие понятия, как имеющее специальное назначение оборудование, приспособления, инструменты. Бухучет спецоснастки определен Методическими указаниями по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды (далее — Методические указания № 135н), которые утверждены отдельным приказом Минфина от 26.12.2002 № 135н.

В пп. 1–9 этого документа подробно расписано, что подразумевается под понятиями спецоборудования, спецприспособления и специнструмента, и приведены примеры. Главные черты спецоснастки таковы: во-первых, она является средством труда, во-вторых, она служит для выполнения отдельных операций, выходящих за рамки стандартного или типового производства. Иначе говоря, спецактивы противопоставляются основным средствам, применяемым постоянно для изготовления продукции типовой номенклатуры.

В зависимости от особенностей производства компания должна прописать в учетной политике, какие именно объекты целесообразно отнести к спецоснастке.

ВАЖНО! С 2021 года порядок учета МПЗ, в т. ч. спецоснастки, существенно меняется. Учет всем придется вести по новому стандарту — ФСБУ 5/2019 «Запасы». Подготовиться к переходу на новые правила вам помогут рекомендации экспертов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в материал.

Бухгалтерский учет поступления и списания объектов специальной оснастки

Спецоснастка приходуется организацией по фактической стоимости при передаче имущественных прав на нее и при самостоятельном производстве. Компания имеет право выбирать способ учета и списания стоимости объекта спецоснастки на затраты. Один из главных критериев выбора — срок службы конкретного оборудования.

Вариант 1. Срок эксплуатации спецоснастки более 12 месяцев

Методические указания № 135н предоставляют выбор из 2 способов учета, указанных ниже:

1. Учет ведется, как того требует ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утвержденное приказом Минфина от 30.03.2001 № 26н.

Если стоимость спецоснастки менее 40 000 руб., то бухгалтерия предприятия вправе учесть ее в качестве материально-производственных запасов (п. 5 ПБУ 6/01), а на затраты ее можно списать единовременно при оформлении в производство.

Если стоимость превысит сумму в 40 000 руб., то спецоснастка признается основным средством.

Основные средства списываются на затраты с помощью института амортизации в течение срока полезного использования.

О способах амортизации основных средств подробно читайте в статье «Правила начисления амортизации внеоборотных активов».

2. Объекты спецактивов бухгалтерия должна отражать по дебету 10-го счета «Материалы», субсчет «Спецоснастка и спецодежда на складе» в корреспонденции со счетами 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». При самостоятельном производстве затраты, накопленные на счетах 20 «Основное производство» или 23 «Вспомогательное производство», надо будет перевести на 10-й счет, используя субсчет «Спецоснастка и спецодежда на складе». Причем делается это даже тогда, когда объект оснастки минует склад и отправляется сразу в производство (п. 17 Методических указаний № 135н).

Методическими указаниями установлена необходимость аналитического учета. В обстоятельствах, когда спецактив передается в производство сразу со склада, необходимо отразить данную операцию на следующих субсчетах:

• Дт 10 субсчет «Спецоснастка и спецодежда в эксплуатации» Кт 10 субсчет «Спецоснастка и спецодежда на складе».

Компаниям разрешено также вести такой учет за балансом. Делается это для удобства контроля сохранности в обстоятельствах, когда спецактив в полной мере списывается на производство.

Существуют 3 способа такого списания:

• в прямой пропорции к объему произведенной продукции (выполненных работ или оказанных услуг);
• линейным путем (исходя из положений п. 24 Методических указаний № 135н);
• погашения в полной мере в момент перевода в производство (исходя из положений п. 25 Методических указаний № 135н).

Списание стоимости спецактива осуществляется по дебету счетов учета затрат на производство и кредиту счета 10 «Материалы», субсчет «Спецоснастка и спецодежда в эксплуатации».

Пример:

Предприятие закупило сварочное оборудование для специального лимитированного выпуска садовых ограждений. Стоимость сварочного аппарата 78 000 руб.; в сумму входят 18% НДС. Планируется использовать этот аппарат 15 месяцев. В учетной политике прописано, что подобное оборудование учитывается в составе МПЗ, а для списания используется линейный способ.

Несмотря на то что время использования специального оборудования превысит годичный срок, а стоимость больше 40 000 руб., его можно учесть в оборотных активах. Операция по покупке отражается следующим путем:

Дт 10 субсчет «Спецоснастка и спецодежда на складе» Кт 60 — 66 102 руб.

Отражен входящий НДС:

Дт 19 Кт 60 — 11 898 руб.

Спецоснастка передана в производство:

Дт 10 субсчет «Спецоснастка и спецодежда в эксплуатации» Кт 10 субсчет «Спецоснастка и спецодежда на складе» — 66 102 руб.

Ежемесячная сумма списания в течение 15 месяцев составит 66 102 / 15 = 4 407 руб.

Спецоснастка списана на затраты в 1-м месяце эксплуатации:

Дт 20 Кт 10 субсчет «Спецоснастка и спецодежда в эксплуатации» — 4 407 руб.

Важно! Рекомендация от «КонсультантПлюс»
Испорченные товары, материалы и другие ценности, пришедшие в негодность, а также недостачу этих ценностей спишите со счетов учета запасов. Отнесите их стоимость в дебет…().

Вариант 2. Срок эксплуатации спецоснастки менее 12 месяцев

Учет ведется только при помощи Методических указаний № 135н, как рассмотрено в п. 1 данной статьи.

Пример:

Завод по изготовлению керамических изделий приобрел формы для отливки, которые будут использоваться для производства праздничной партии цветочных горшков. Стоимость покупки 280 000 руб. без НДС. Планируется произвести 7 000 шт. горшков за 5 месяцев. В учетной политике прописано, что подобные приспособления учитываются в составе МПЗ, а на затраты относятся пропорционально объему производства.

Несмотря на то что срок эксплуатации данного спецактива меньше чем 12 месяцев, его следует все-таки списывать не единовременно, как обычные МПЗ, а пропорционально. Это помогает равномерно отразить себестоимость продукции в разрезе месяцев, без резких скачков из-за единовременных списаний.

В 1-м месяце было произведено 1 500 шт., во 2-м — 1 000 шт., в 3-м — 1 700 шт., в 4-м — 1 800 шт., в 5-м — 1 000 шт.

Покупка отражается следующей проводкой:

Дт 10 субсчет «Спецоснастка и спецодежда на складе» Кт 60 — 280 000 руб.

Спецоснастка передается в производство:

Дт 10 субсчет «Спецоснастка и спецодежда в эксплуатации» Кт 10 субсчет «Спецоснастка и спецодежда на складе» — 280 000 руб.

Сумма списания в 1-м месяце составит 280 000 / 7 000 × 1 500 = 60 000 руб.

Сумма списания в 2-м месяце составит 280 000 / 7 000 × 1 000 = 40 000 руб.

Сумма списания в 3-м месяце составит 280 000 / 7 000 × 1 700 = 68 000 руб.

Сумма списания в 4-м месяце составит 280 000 / 7 000 × 1 800 = 72 000 руб.

Сумма списания в 5-м месяце составит 280 000 / 7 000 × 1 000 = 40 000 руб.

Спецоснастка списана на затраты каждый месяц эксплуатации проводкой:

Дт 20 Кт 10 субсчет «Спецоснастка и спецодежда в эксплуатации».

Подведем итог. В таблице ниже перечислены все возможные способы учета спецоснастки и случаи, когда они применимы.

Способ учета	Условия применения
Приходуется как МПЗ на 10-м счете, используя субсчет «Спецоснастка и спецодежда на складе». Списывается на затраты единовременно, как того требуют Методические указания № 135н.	Способ доступен для любой оснастки и для всех случаев.
Учитывается как МПЗ на 10-м счете, используя субсчет «Спецоснастка и спецодежда на складе». Списывается на затраты не единовременно (в пропорции к объему или линейно), как того требуют Методические указания №135н.	Способ доступен для любой оснастки и для всех случаев.
Учитывается как ОС на 01-м счете. Списывается на затраты, амортизируясь, как того требуют ПБУ 6/01.	Способ доступен при сроке полезного использования спецоснастки, превышающем 12 месяцев.
Учитывается как МПЗ на счете 10. Списывается на затраты единовременно в соответствии с ПБУ 6/01.	Способ доступен при сроке полезного использования спецоснастки, превышающем 12 месяцев и если ее стоимость не превысит 40 000 руб. Допускается установление в учетной политике иного порога стоимости, однако он в любом случае не должен превысить 40 000 руб.

Итоги

Таким образом, в зависимости от выбора организации, от ее особенностей и специфики спецоснастка может учитываться как обычные материалы и списываться единовременно при отпуске в производство, а может списываться равномерно в качестве основных средств или материалов.

В учетной политике необходимо подробно расписать, как организация отражает специальную оснастку, в соответствии с какими нормативно-правовыми актами. Стоит отметить, что для разных видов спецактивов возможны разные способы неединовременного списания.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Спецодежда входит в состав средств индивидуальной защиты работника (СИЗ). Это собственно спецодежда, обувь специального назначения, различные приспособления предохраняющего характера, например, специальные очки (приказ №135н Минфина от 26-12-02 г., п.7). При увольнении работник обязан сдать спецодежду, выданную ему в пользование. В статье рассматриваются нюансы указанной процедуры, действия работодателя, а также проблемные моменты возврата СИЗ увольняющимся сотрудником.

Всегда ли нужно возвращать спецодежду?

Законодательство обязывает работодателя обеспечивать сотрудников спецодеждой из средств организации. Бывают случаи, когда работник приобретает средства защиты самостоятельно, а затем получает компенсацию стоимости СИЗ. Спецодежда – это собственность работодателя, следовательно, возвратить ее работник обязан. Исключение составляет случай, когда СИЗ приобретается за собственные средства работником, но до момента увольнения ему не успели произвести никаких выплат и поставить на учет комплект спецодежды.

Какие есть типовые нормы бесплатной выдачи СИЗ, специальной одежды и специальной обуви работникам?

В бухгалтерском учете возврат не всегда оформляется проводками. Если срок использования спецодежды меньше года, ее можно списать на затраты непосредственно после выдачи сотруднику (пр. №135н п. 21). Проводок БУ в момент сдачи такой спецодежды не делается, поскольку она не числится в учете. В то же время при сдаче ее увольняющимся сотрудником по решению созданной комиссии возможно оприходование ветоши – актом, с подписями ответственных лиц.

Порядок возврата спецодежды при увольнении

ВАЖНО! Рекомендации по порядку возврата спецодежды при увольнении работника от КонсультантПлюс доступны

Увольняясь, работник обязан получить на руки выписку из личной карточки выдачи СИЗ, а затем по списку сдать спецодежду ответственному лицу: работнику склада либо иному сотруднику с аналогичными контрольными функциями. В справке-выписке целесообразно указывать не только количество единиц спецодежды, но и ее остаточную стоимость, даже если она имеет нулевое значение.

Принимающий сотрудник оценивает состояние спецодежды. Если она получена недавно, но видны следы подмены, порчи либо степень износа не соответствует срокам эксплуатации, целесообразно создать компетентную комиссию для оценки состояния СИЗ.

Если спецодежда имеет нормальный внешний вид, соответствующий сроку износа, она сдается на склад, а затем выдается повторно, после химической чистки. При принятии таких ТМЦ в документах кладовщик делает запись о сроках эксплуатации, например: «комбинезон защитный, срок эксплуатации 5 месяцев». Ответственное лицо после сдачи подписывает работнику обходной лист, в котором делает соответствующую пометку.

По общему правилу, увольняясь, работник может сдать спецодежду полностью, либо частично, либо возместить ее стоимость организации и оставить для личного пользования.

Повторное использование списанной спецодежды в качестве обтирочного материала после сдачи ее работником также должно быть подтверждено актом с подписями членов комиссии.

Справочные данные по стоимости спецодежды могут быть использованы в дальнейшем:

• если принято добровольное решение со стороны работника возместить стоимость СИЗ;
• если работника нужно привлечь к ответственности за порчу, подмену, утерю спецодежды;
• если комиссия приняла решение списать ранее не списанную спецодежду ввиду ее фактического износа;
• если комиссия аналогично приняла решение оприходовать ветошь от списанной спецодежды.

Правила возврата спецодежды должны быть прописаны в локальных нормативных актах организации.

На заметку! Работник, изъявивший желание выкупить спецодежду при увольнении, с выплатой стоимости должен написать заявление на имя руководителя организации. В нем указывается перечень СИЗ, за которые будет вноситься оплата, а также намерение приобрести ценности для своих нужд. Целесообразно указать и способ оплаты.

Присвоение спецодежды работником

Согласно ст. 243 ТК РФ работник материально ответственен за выданные ему ТМЦ. Это относится и к спецодежде. В случае если увольняющийся гражданин присвоил спецодежду и не сдал ее в установленном порядке на склад организации, стоимость оной может быть удержана с причитающихся при увольнении выплат. При этом есть ограничения. Согласно ст. 138 ТК РФ удержание более 20% выплат (в отдельных случаях до 50%) противозаконно.

Нельзя делать удержания с таких сумм, как:

• компенсационные выплаты за неиспользованный отпуск;
• пособия («чернобыльские», на погребение и пр.);
• премиальные, выплачиваемые не из ФЗП.

На заметку! Нельзя удерживать документы работника (трудовую книжку, оригиналы иных документов из личного дела) под предлогом невыплаты им сумм за спецодежду. Эти действия противозаконны и могут быть обжалованы в суде.

Если работник полностью отказывается выплачивать стоимость спецодежды, компенсировать ее из заработной платы, целесообразно получить письменный отказ гражданина с его подписью. К письменному отказу прилагается справка о стоимости спецодежды, другие документы, свидетельствующие о том, что работник был обеспечен спецодеждой и не сдал ее законным порядком. Такие действия необходимы на случай конфликтной ситуации, которая может решаться в суде.

Чаще всего работодатель, получив отказ сдать спецодежду или возместить ее стоимость, издает приказ на списание СИЗ. Также внесудебное решение проблемы может быть, если работник уволился без обходного листа: момент взыскания из заработной платы упущен. В этом случае доказать в суде, что злонамеренно не окончил расчеты с организацией, бывает проблематично.

На заметку! У работника отсутствует обязанность возмещения стоимости спецодежды, в том числе и при увольнении, если она повреждена не по его вине, например, в случае аварийной ситуации, форс-мажора, или используется им после истечения срока годности, по причине невыдачи нового комплекта.

Бухгалтерский учет

Спецодежда отражается на счете 10. Обычно используют субсчета 10 и 11, соответственно, «Спецодежда и оснастка на складе» и «Спецодежда и оснастка в эксплуатации».

Если работник, увольняясь, сдает СИЗ на склад, отражается эта операция внутренней проводкой
Дт10/10 Кт 10/11. Кроме того, могут использоваться следующие проводки:

• Дт94 Кт 10/11 – при сдаче на склад комиссией спецодежда признана негодной.
• Дт91/2 Кт 94 – ее стоимость включена в прочие расходы.
• Дт73 Кт 94 (91/1) — зафиксирована сумма не возвращенной сотрудником при увольнении спецодежды.
• Дт 70 Кт 73 – сумма СИЗ удержана из зарплаты работника.
• Дт 50 Кт 73 – сумма СИЗ внесена работником в кассу.
• Дт 51 Кт 73 – сумма СИЗ перечислена работником на счет организации.
• Д 94 К 10/11 – списана стоимость невозвращенной спецодежды.
• Д 91/2 К 94 – недостача спецодежды отражена в расходах.

Последние две проводки используются, если работник уже уволился, а компенсацию за СИЗ взыскать организации не удалось.

Бухгалтерский учет СИЗ производится на основании различных первичных документов, например, карточки выдачи СИЗ, ведомости учета выдачи спецодежды и др.

Главное

1. Спецодежда является собственностью работодателя, и при увольнении работник обязан ее вернуть.
2. Если работник отказывается возвращать спецодежду, ее стоимость может быть удержана из увольнительных выплат.
3. Работодатель не имеет права удерживать из выплат работнику более 20% (в исключительных случаях 50%).
4. С госпособий и выплат компенсационного характера, аналогичных сумм удержание не производят.
5. Возврат спецодежды фиксируют внутренней проводкой по счету 10.
6. Если одежда пришла в негодность, получить компенсацию за нее от уволенного сотрудника не удалось, используют счет 94.
7. Компенсацию за спецодежду проводят по счету 91/1 или 94, в корреспонденции со счетом 73, погашение сумм со стороны работника отражают по кредиту 73, в корреспонденции со счетами выплат денежных средств или расчетов по оплате труда.

Спецодежда – это специально созданная рабочая одежда, основной задачей которой является защита работника в необходимых условиях труда. Именно поэтому спецодежда сегодня – неотъемлемая часть многих развитых производств и сфер обслуживания.

На практике возникают ситуации, когда по той или иной причине сотрудник при увольнении не может возвратить выданную спецодежду. При этом ее стоимость взыскивают с работника.

Автором статьи рассмотрены следующие основные моменты в этом случае: как можно произвести взыскание исходя из первоначальной стоимости спецодежды, из ее остаточной стоимости на момент увольнения либо по иным оценкам.

Обеспечение охраны труда работников является обязанностью нанимателя независимо от организационно-правовых форм и видов экономической деятельности.

При организации труда работников наниматель обязан обеспечить здоровые и безопасные условия труда на каждом рабочем месте, соблюдать установленные нормативными правовыми актами требования по охране труда и предоставлять гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда. При отсутствии в нормативных правовых актах требований, обеспечивающих безопасные условия труда, наниматель обязан принять все меры по обеспечению здоровых и безопасных условий труда (Трудовой кодекс РБ от 26.07.1999 № 296-З (в ред. от 30.12.2010; далее – ТК) и Закон РБ от 23.06.2008 № 356-З «Об охране труда» (далее – Закон № 356-З)). Также наниматель должен обеспечить работников в соответствии с установленными нормами специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, организовывать надлежащее хранение и уход за этими средствами (ст. 5, 8 ТК, ст. 13 Закона № 356-З).

Порядок обеспечения работников средствами индивидуальной защиты (далее – СИЗ) определен Инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.12.2008 № 209 (далее – Инструкция № 209).

Каждый работник организации, если его профессия или должность в рамках охраны труда предусматривает выдачу СИЗ, обязан быть ими обеспечен. При этом не имеет значения, работает он в штате организации или временно замещает отсутствующего работника, в т.ч. и на условиях совместительства, либо привлекается на работу по гражданско-правовому договору (в котором должно быть указано, что обеспечение средствами индивидуальной защиты осуществляется самостоятельно либо за счет организации) (ст. 22 Закона № 356-З, подп. 1.4 п. 1 Указа Президента РБ от 06.07.2005 № 314 «О некоторых мерах по защите прав граждан, выполняющих работу по гражданско-правовым и трудовым договорам»).

Справочно: перечень профессий и должностей, а также сроки носки средств индивидуальной защиты определены Типовыми нормами бесплатной выдачи средств индивидуальной защиты работникам общих профессий и должностей для всех отраслей экономики, утвержденными постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 22.09.2006 № 110 (далее – Типовые нормы).

Выданные работнику СИЗ должны быть возвращены нанимателю по окончании срока их носки, при увольнении до окончания сроков носки, при переводе на другую работу, для которой выданные средства индивидуальной защиты не предусмотрены Типовыми нормами. Однако по желанию работника они могут остаться у него. В этом случае на основании письменного заявления от работника производят удержания по остаточной стоимости СИЗ из его заработной платы (пп. 30, 31 Инструкции № 209).

Ситуация

В соответствии с учетной политикой организации на 2012 г. стоимость СИЗ в составе средств в обороте погашают в размере 50 % при передаче в эксплуатацию и 50 % при выбытии из эксплуатации в связи с непригодностью.

В марте 2012 г. грузчику выдан костюм хлопчатобумажный стоимостью 150 000 руб. (срок носки – 12 месяцев). В июне 2012 г. работник уволился и написал заявление о желании выкупить спецодежду.

Из заработной платы работника удерживают остаточную стоимость спецодежды с учетом исчисленного НДС – 90 000 руб. (75 000 + 15 000 (НДС 20 %)).

Бухгалтерский учет средств индивидуальной защиты см. в табл. 1.

Произведя такой расчет, бухгалтерия формально будет права. Но в данной ситуации мы видим, что фактическая остаточная стоимость спецодежды отличается от учетной. То есть за 4 месяца эксплуатации спецодежда изношена только на 30 %, а не на 50 %, и реальная ее стоимость составляет 100 000 руб. (без НДС), а не 75 000 руб. Таким образом, будут нарушены интересы организации (собственника имущества).

Подобная ситуация может возникать и в тех случаях, когда по учетной политике организации стоимость СИЗ погашается в размере 100 % при передаче их в эксплуатацию, тогда остаточной стоимости спецодежды и вовсе нет. А если стоимость СИЗ погашают в размере 100 % при выбытии из эксплуатации в связи с непригодностью, то в учете спецодежда до выбытия числится по полной стоимости, что также не соответствует ее действительному износу.

Во всех подобных ситуациях, по мнению автора, бухгалтерии необходимо рассчитать фактическую остаточную стоимость спецодежды, исходя из нормативных сроков носкии фактических сроков эксплуатации и по соглашению с работником производить удержания из заработной платы реальной остаточной стоимости спецодежды.

Произведем расчет фактической остаточной стоимости спецодежды в нашей ситуации: 150 000 – (150 000 / 12 × 4) + 20 000 руб. (НДС) = 120 000 руб.

На основании данного расчета бухгалтерские записи в июне 2012 г. будут выглядеть следующим образом (см. табл. 2):

В организациях возникают и такие ситуации, когда работник увольняется и выданную ему спецодежду не возвращает (письменное заявление о приобретении СИЗ нанимателю не представлено). В этом случае остаточную стоимость спецодежды по приказу руководителя удерживают из окончательного расчета по заработной плате с данным работником без его согласия. Однако следует учитывать, что удержанию в бесспорном порядке подлежит ущерб, величина которого не превышает среднемесячного заработка работника. Если стоимость невозвращенных, пришедших в негодность (испорченных, уничтоженных, недостающих) спецодежды и обуви выше среднемесячного заработка этого работника, то взыскать полную величину ущерба без его согласия наниматель может только по решению суда (п. 3 ст. 107, п. 1 ст. 403, ст. 408 ТК).

При хищении, утере, недостаче, умышленной порче работником СИЗ их стоимость возмещают за счет виновного лица.

Для целей бухгалтерского учета и налогообложения недостачу, порчу спецодежды рассматривают как прочее выбытие товаров. С 2012 г. эти обороты не признают объектами обложения НДС.

В бухгалтерском учете произведем следующие записи исходя из данных, приведенных выше (см. табл. 3):

В соответствии с законодательством предприятия обязаны обеспечить сотрудников в условиях вредных и опасных работ средствами индивидуальной защиты для физической защиты и защиты от загрязнений. Рассмотрим теоретические аспекты проведения таких операций с учетом бухгалтерских и налоговых особенностей, а также практический способ ввода данных в программу 1С:Бухгалтерия 8.3.

Бухгалтерский и налоговый учет спецодежды

Термин «спецодежда» подразумевает средства индивидуальной защиты, куда помимо непосредственно одежды входит спецобувь и защитные приспособления.

Нормативная база:

• Приказ Минфина № 135н от 26.12.2002;
• Приказ Минтруда России от 09.12.2014 № 997н;
• Приказ Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н;
• Справка о типовых нормах бесплатной выдачи спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты;
• Налоговый кодекс;
• Трудовой кодекс (статьи 209, 221);
• Кодекс РФ об административных правонарушениях (ст. 5.27.1 п.4 – штраф на должностных лиц от 20 000 до 30 000, на организацию от 130 000 до 150 000 рублей за необеспечения сотрудников спецодеждой).

Выдача спецодежды на определенных видах предприятий и по отдельным видам профессий закреплена законодательно. Срок использования и количество выдаваемой спецодежды определяется отраслевыми нормами или типовыми правилами. Спецодежда выдается работникам бесплатно, при этом продолжает оставаться собственностью работодателя, затраты по ее стирки и чистки лежат на предприятии. Один из важных моментов: спецодежда должна быть сертифицирована.

Первоначально приказ Минфина №135н предусматривал учет спецодежды в составе оборотных средств. На счете Материалы открывались два субсчета:

• Спецодежда на складе (в 1С это счет 10.10) ;
• Спецодежда в эксплуатации (в 1С счет 10.11) .

В настоящее время допускается применять ПБУ 6/01 «Учет основных средств» (Письмо N 16-00-14/159 Департамента методологии БУ и отчетности Минфина РФ от 12 мая 2003 г.), но для этого срок службы спецодежды должен составлять более одного года и критерий стоимости подходить под определение основного средства.

Остановимся на «традиционном» подходе, когда спецодежда учитывается на 10-м счете. Для корректного списания стоимости спецодежды на затраты требуется правильно определить срок ее эксплуатации. Возможные варианты:

• Норма службы не больше года – затраты в БУ в полном объеме учитываются в расходах в момент передачи в эксплуатацию;
• Норма службы больше года – в БУ следует применять линейный метод списания расходов в течение всего срока службы одежды.

В НУ стоимость спецодежды учитывается в расходах сразу (ст. 254 п. 1 пп.3). В результате для налога на прибыль появляются временные разницы (ПБУ 18/02).

Следует сделать оговорку, что при желании налогоплательщик может в НУ не списывать стоимость сразу, а отразить расходы в нескольких отчетных периодах. В БУ также возможен вариант, когда при передаче в эксплуатацию спецодежды, у которой срок службы меньше 12 месяцев, не сразу списывать всю стоимость, а делать это линейным методом в течение всего срока эксплуатации. Выбранный порядок следует закрепить в учетной политике.

Спецодежда в эксплуатации со сроком службы более года числится на счете 10.11, износ ежемесячно списывается на счет затрат. По всей выданной спецодежде ведется забалансовый учет до момента, когда в результате износа (или по другой причине) происходит выбытие. В 1С используется забалансовый счет МЦ.02 Спецодежда в эксплуатации.

После того как в затраты БУ списана вся стоимость со счета 10.11, спецодежду следует списать с баланса в связи с износом. В случае увольнения сотрудника или перевода его на должность, где спецодежда не нужна, работник должен сдать на предприятие выданные ему средства защиты. Наша компания предоставляет услуги внедрения и сопровождения 1С в Москве. Если у вас возникнут вопросы по работе с системой, свяжитесь с ним, мы с радостью вам поможем.

Учет и списание спецодежды в 1С 8.3

Оприходование спецодежды от поставщиков схоже с поступлением других видов материальных ценностей. Главная особенность – в справочнике номенклатуры установить правильный тип – Спецодежда . Тогда поступление отразится на счете 10.10.

Рис.1 НоменклатураРис.2 Поступление товаров: НакладнаяРис.3 Движения документа

При передаче спецодежды в эксплуатацию путь по меню:

Склад => Спецодежда и инвентарь => Передача материалов в эксплуатацию.

Пункты меню Списание материалов из эксплуатации и Возвраты материалов из эксплуатации разберем ниже (но этот скриншот в дальнейшем приводить не будем).

Рис.4 Спецодежда и инвентарь

Для получения корректных проводок важно правильно заполнить раздел Назначение использования. На каждый вид номенклатуры он заполняется заново (это не ошибка, так задумано).

Рис.5 Передача материалов в эксплуатацию

По костюмам выберем из справочников Линейный способ погашения стоимости и Способ отражения расходов – счет 20.01 (варианты 23, 25, 26, 44).

Рис.6 Назначение использования

По защитным очкам другой способ погашения стоимости – при передаче в эксплуатацию.

Рис.7 Назначение использования

Поскольку пару перчаток мы выдаем сверх нормы, расходы будем списывать на счет 91.02. При этом в расчете налога на прибыль принимать их к учету не будем, в результате чего образуется постоянная разница в размере 30 руб. (150 руб. х 20%).

Рис.8 Назначение использования

В разделе Способ отражения расходов добавим вид расходов по спецодежде сверх норм, укажем какой это вид расходов и снимем «галку» учитывать в НУ.

Рис.9 Прочие расходы и доходы

Счет затрат укажем 91.02.

Рис.10 Способ отражения расходов

После заполнения документа проведем его. Из проводок мы видим:

• Сначала все позиции списались на счет 10.11.1;
• По позициям, которые списываются единовременно, произошло списание в БУ на счета 20.01 и 91.02;
• По защитным костюмам в БУ списания нет;
• В налоговом учете суммы по защитным костюмам списались и образовались временные разницы;
• По одежде сверх норм посчиталась постоянная разница. Кроме того, заполнились данные по забалансовому счету МЦ.02.

Рис.11.1 Движения документа Рис.11.2 Движения документа

Оборотно-сальдовая ведомость за январь до закрытия месяца.

Рис.12.1 Оборотно-сальдовая ведомость Рис.12.2 Оборотно-сальдовая ведомость

Можем посмотреть аналитику по забалансовому счету.

Рис.13 Оборотно-сальдовая ведомость

В карточке видно, какому конкретно сотруднику передали в эксплуатацию спецодежду. Напомним, консультацию по 1С, в частности по учету спецодежды, вы можете получить, обратившись к нашим специалистам по телефону или оставив заявку на сайте.

Рис.14 Карточка счета

Закроем месяц. Образовалась ОНО в размере 400 рублей (2000 руб. х 20%).

Рис.15 Оборотно-сальдовая ведомость Рис.16 Карточка счета

По костюмам защитным списание расходов пока не произошло. Стандартная функциональность 1С:Бухгалтерия начинает списывать линейную амортизацию по спецодежде, начиная со следующего месяца после ввода в эксплуатацию, хотя следует отметить, что методологически этот момент не обозначен в законодательстве. Если бухгалтер не против реализованного алгоритма, советуем закрепить его в учетной политике, чтобы избежать возможных разногласий с проверяющими органами.

Закроем следующий месяц. Теперь в форме Закрытие месяца появился пункт про погашение стоимости спецодежды.

Рис.17 Закрытие месяца

Суммы списались на 20-й счет.

Рис.18 Движения документа

Списалась сумма ОНО (111,12 руб. х 20% = 22,22 руб.).

Рис.19 Оборотно-сальдовая ведомость

На забалансовом счете МЦ.02 спецодежда должна числиться все то время, пока находится в эксплуатации. По истечению 18 месяцев балансовая стоимость спецодежды списана полностью.

Рис.20.1 Оборотно-сальдовая ведомость Рис.20.2 Оборотно-сальдовая ведомость

Спишем пришедшую в негодность и полностью амортизированную спецодежду.

Чтобы облегчить заполнение документов, можно на основании передачи материалов в эксплуатацию создать документ Списание материалов из эксплуатации. Очки и перчатки можно было списать после года эксплуатации, но в целях примера покажем списание всех позиций в одном документе.

Рис.21 Создать на основании

Заполнить таблицу данных можно По остаткам.

Рис.22 Заполнение документа Рис.23 Списание материалов из эксплуатации

После проведения увидим проводки.

Рис.24 Движения документа

Забалансовый счет обнулился.

Рис.25 Оборотно-сальдовая ведомость

Учет спецодежды при увольнении сотрудников

Довольно часто бывает, что сотрудник увольняется (или переходит в другое подразделение) и сдает спецодежду до истечения срока амортизации. Тогда следует создать документ Возврат материалов из эксплуатации. Табличную часть можно автоматически Заполнить по остаткам, а потом оставить только фамилии уволенных сотрудников.

Спецодежда вернется на счет 10.10, списание стоимости в расходы временно прекратиться. Потом ее можно будет передать другому сотруднику по алгоритму, показанному выше.

Следует отметить, что вопрос, что делать со спецодеждой, если сотрудник увольняется, а остаточная стоимость еще не списана, стоит довольно остро и не имеет единого методологического решения. Ситуация, которая приведена выше, показывает самый простой вариант. Но иногда спецодежду нельзя передать новому сотруднику:

• По соображениям гигиены;
• В связи с физическим износом;
• Спецодежда шилась на заказ на конкретного сотрудника.

Также бывают ситуации, когда уже после увольнения сотрудника счетные работники обнаружили, что спецодежду он не сдал. Остаточная стоимость не списана и висит на балансе. Что же делать в таких случаях?

На вопрос, каким образом подобные ситуации затронут расчет налогов (НДС, прибыль, НДФЛ и страховые взносы), единого ответа нет. Понятно, что позиция налоговых органов и Минфина нацелена на увеличение налоговой нагрузки на предприятие. В то же время судебная практика часто говорит в пользу организаций, которые не стали доначислять лишние, с их точки зрения, налоги. Рассмотрим некоторые варианты действий, не настаивая при этом на том, что только они единственно верные. Главный бухгалтер предприятия должен для себя выработать стратегию действий в подобной ситуации и закрепить ее в учетной политике.

Предположим, что по суммам на момент увольнения сотрудника сложилась такая ситуация:

Дт	Кт	Сумма	Операция
		1 800	Оприходована стоимость защитного костюма
			Оприходован НДС
			НДС принят к вычету
		1 800	Передан костюм в эксплуатацию, срок носки 18 месяцев
		1 000	За 10 месяцев начислен износ по спецодежды
			Остаточная стоимость спецодежды при увольнении сотрудника

Далее приведем несколько примеров действий сотрудника и варианты реакции бухгалтера на них:

Дт	Кт	Сумма	Операция
1. Сотрудник сдал спецодежду на склад, но выдать ее заново нельзя. Комиссия по инвентаризации сформировала акт на списание в связи с износом.
			Списана остаточная стоимость спецодежды
			Стоимость списанной спецодежды учтена в составе внереализационных расходов
2. Если бухгалтер в Примере 1 решит, что списанные на счет 91.2 затраты не принимаются для расчета налога на прибыль, а НДС надо восстанавливать дополнительно, то проводок будет больше. По прибыли постоянная разница 160 руб.(800 руб. х 20%). По НДС теоретически два варианта действий – рассчитать сумму налога пропорционально, как при раздельном учете, и восстановить НДС в сумме 144 руб. (800 руб. х 18%). В тоже время возможно следует действовать с оглядкой на положение налогового кодекса, где сказано, что восстанавливать НДС пропорционально балансовой стоимости следует по основным средствам, а ведь у нас материалы. Поэтому надо для себя решить вопрос, не следует ли восстанавливать НДС полностью с суммы 324 руб.?
			Постоянная разница по налогу на прибыль
		144 (? 324)	НДС восстановлен
		144 (? 324)	НДС списан на внереализационные затраты
3. Сотрудник не сдал спецодежду, окончательный расчет при увольнении им еще не получен. Бухгалтер решил высчитать остаточную стоимость одежды из заработной платы.
			Списана остаточная стоимость спецодежды
			Стоимость спецодежды перенесена на расчеты с сотрудниками
			Стоимость спецодежды погашена за счет начисления зарплаты
Следует отметить, что если Пример 3 несколько изменить, и сотрудник уже успел получить расчет, то взыскать стоимость спецодежды можно только через суд, т.к. это своего рода хищение имущества предприятия. Здесь стоит соотнести стоимость недостачи и судебных издержек.
4. Сотрудник компенсирует предприятию остаточную стоимость спецодежды и оставляет ее себе. Делать это он должен добровольно, предоставив заявление с просьбой сделать удержание из зарплаты.
			Спецодежда передана сотруднику
			Задолженность учтена при расчете зарплаты
5. Пример 4 вызывает жаркие споры между предприятиями и налоговыми органами о том, надо ли начислять НДС на остаточную стоимость спецодежды при ее передаче сотруднику. Контролирующие органы говорят, что надо, т.к. происходит передача права собственности – это реализация и НДС возникает. Суды склоняются к тому, что данная ситуация является возмещением затрат, и НДС не возникает. Если отражать передачу спецодежды как реализацию, то возможны такие проводки
		944 (800 + 144)	Внереализационные доходы от реализации спецодежды
			Учтена в расходах остаточная стоимость спецодежды
			НДС
			Задолженность сотрудника учтена при расчете зарплаты
6. При отражении передачи спецодежды как реализации не все однозначно с ценовым вопросом. До этого мы рассматривали примеры, в которых в целях реализации учитывали остаточную стоимость. Но что, если необходимо производить реализацию исходя из рыночных цен, и необходимо делать какую-то наценку? Скажем сразу, что при продаже спецодежды с наценкой и начислением НДС вы будете избавлены от претензий со стороны проверяющих, но вот выгодно ли это предприятию и сотрудникам – вопрос. Допустим, стоимость одежды без НДС сделаем равной 1 000 руб., тогда проводки будут такими:
		1 180 (1 000 + 180)	Внереализационные доходы от реализации спецодежды
		1 000	Учтена в расходах остаточная стоимость спецодежды
			НДС
		1 180	Задолженность сотрудника учтена при расчете зарплаты

Мы рассмотрели далеко не полный список вопросов, которые могут возникнуть у бухгалтера при передаче спецодежды сотрудникам. Например, есть возможность оформить такую операцию как безвозмездную передачу. НДС тогда все равно возникает, а сотрудник, скорее всего, должен будет заплатить НДФЛ с материальной выгоды по ставке 35%.

Видя спектр вопросов, связанных с остаточной стоимостью средств защиты при увольнении сотрудников, становится понятен подход поэтапного списания в расходы даже той спецодежды, срок эксплуатации у которой меньше года, особенно в условиях большой текучки кадров.

Понятно, что показать весь спектр действий пользователя 1С в одной статье при таком множестве вариантов невозможно, здесь нужна книга или квалифицированная помощь консультанта. Понимая всю сложность выбора, мы можем предложить определиться с планом действий в подобных ситуациях и зафиксировать найденный алгоритм в учетной политике. То есть предварительно составив список проводок и сумм, которые следует в итоге получить, обратиться к консультантам по работе с 1С для отражения данной ситуации в программе 1С:Бухгалтерия.

Учет форменной одежды

Немного про форменную одежду и ее отличия от специальной. Спецодежда является средством защиты, и несмотря на неоднозначность вопросов учета при увольнении, по многим другим имеет четкие рамки, обозначенные действующим законодательством. Помимо этого существует такое понятие, как форменная одежда. Она служит для идентификации сотрудника, как человека, относящегося к некоторой организации или структуре. Для многих профессий ношение формы закреплено законодательно. Многие организации вводят форму на рабочих местах для улучшения качества и скорости обслуживания клиентов, для создания имиджа компании.

Не всегда вопросы учета форменной одежды освещены налоговым кодексом, а позиции контролирующих органов не всегда слажены и однотипны. Следует отметить, что возможны два варианта:

• Форма выдается сотруднику на время работы, являясь собственностью фирмы;
• Форма становится собственностью сотрудника и остается в его владении и после увольнения.

В первом случае расходы учитываются как материальные затраты, во втором – такая передача отражается как оплата труда с начислением НДФЛ. Если выдача формы предусмотрена законодательством, страховые начисления делать не надо, соответственно, в обратном случае страховые взносы начисляются. Если у вас регулярно возникают вопросы, наши специалисты техподдержки 1С с радостью помогут вам. Просто позвоните или оставьте заявку на сайте, мы свяжемся с вами в кратчайшие сроки.