Протокол инвентаризационной комиссии

Составление акта по результатам инвентаризации

Документальное оформление результатов инвентаризации основных средств осуществляется в соответствии с постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. N 88 «Об утверждении Унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (введено в действие с 1 января 1999 года).

Согласно вышеуказанному Постановлению:

1. Для оформления данных инвентаризации основных средств (зданий, сооружений, передаточных устройств машин и оборудования, транспортных средств, инструмента, вычислительной техники, производственного и хозяйственного инвентаря и т.п.) применяется Инвентаризационная опись основных средств (форма N ИНВ-1).

Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии отдельно по каждому месту хранения ценностей и лицом, ответственным за сохранность основных средств.

Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй — остается у материально ответственного(ых) лица (лиц).

При выявлении объектов, которые не отражены в учете, а также объектов, по которым отсутствуют данные, характеризующие их, ответственные лица комиссии должны включить в инвентаризационную опись недостающие сведения и технические показатели по этим объектам. По решению инвентаризационной комиссии эти объекты должны быть оприходованы. В этом случае их первоначальную стоимость определяют с учетом рыночных цен, а сумму износа определяют по техническому состоянию объектов с обязательным оформлением соответствующих актов.

Описи составляются отдельно по группам основных средств (производственного и непроизводственного назначения).

На основные средства, принятые в аренду, опись составляется в трех экземплярах отдельно по каждому арендодателю с указанием срока аренды. Один экземпляр инвентаризационной описи высылают в адрес арендодателя.

2. При инвентаризации незаконченных ремонтов зданий, сооружений, машин, оборудования, энергетических установок и других объектов основных средств применяется Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (форма N ИНВ-10)

Акт составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании проверки состояния работ в натуре, подписывается, и один экземпляр передается в бухгалтерию, второй — материально ответственному(ым) лицу (лицам).

В случае выявления необоснованного перерасхода выявляются его причины и производятся соответствующие исправления в бухгалтерском учете.

3. Для отражения результатов инвентаризации основных средств и нематериальных активов), по которым выявлены отклонения от данных учета применяется сличительная ведомость (формы N ИНВ-18).

В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

На ценности, не принадлежащие, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные, полученные для переработки) составляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй — передается материально ответственному(ым) лицу (лицам).

По итогам инвентаризации организации должны оформлять ее результаты документально. Делается это с помощью специальных актов и описей. В связи с этим, лица, ответственные за осуществление инвентаризаций, должны знать, как выглядит образец заполнения акта о результатах инвентаризации.

Виды инвентаризации

Принято деление на несколько видов в зависимости от порядка, полноты, сроков, способов и целей проведения:

По объему:

• полная. Проводится во время аудита на предприятии, до начала составления годовых отчетов, при ревизиях. Предполагает осуществление контроля за ТМЦ фирмы, денежными средствами, операциями по договорным отношениям с другими организациями;
• частичная – контроль фактического наличия определенной части средств предприятия. Например, денежной наличности во время ревизии, при смене уполномоченного лица, увольнении работника.

По способу:

• выборочная – контроль наличия ценностей на выбор, относящихся к ведению конкретного работника;
• сплошная – полностью охватывает структурные подразделения организации.

По назначению:

• плановая. Перед проведением составляются и утверждаются графики проверки. Сотрудников не информируют о конкретном времени проведения;
• внеплановая – при возникновении непредвиденных обстоятельств (увольнение работника, стихийное бедствие);
• повторная – если есть сомнения относительно достоверности и объективности предыдущей проверки;
• контрольная. После проведения очередной плановой или внеплановой процедуры может быть назначена контрольная, где принимают участие лица, входящие в состав комиссии.

Порядок проведения

1. Подготовка. Издается приказ о сроках и структурных подразделениях, подлежащих проверке, утверждается состав инвентаризационной комиссии; разрабатываются акты, свидетельствующие о готовности конкретного структурного подразделения и предприятия. На период проведения процедуры операции по приемке или отгрузке ТМЦ приостанавливаются.
2. Основной период. Комиссия проводит опись ТМЦ путем подсчета ценностей, денежных средств в кассе, других активов. Все сведения отражаются в графе документальной описи «Фактическое наличие». Лица, являющиеся материально ответственными, подписывают расписку о том, что вся первичная документация по отражению ТМЦ сдана в подразделение бухгалтерии;
3. Аналитический период. Опись с проставленными подписями членов утвержденной комиссии передается в подразделение бухгалтерии для последующей детальной сверки с данными бухучета.

Инвентаризация признается недействительной и назначается повторно, если:

• нарушен порядок документального оформления;
• присутствовали не все члены комиссии и лица, являющиеся материально ответственными, согласно приказу;
• на территории при инвентаризации находились посторонние лица;
• были выявлены скрытые факты недостачи или хищения имущества, опись содержит недостоверные данные.

По результатам процедуры заполняются все документы, а также документы, поясняющие расхождение фактического наличия ТМЦ с данными, отраженными в бухгалтерском учете. Руководство принимает решение об определении ответственности виновных сотрудников и способах возмещения ущерба, который был причинен организации. Итоги утверждаются председателем комиссии.

Документальное оформление

Инвентаризация проводится при личном присутствии ответственных лиц. Все результаты проверки подлежат документальному оформлению. Методические указания содержат формы описей (актов), где указаны все объекты, контроль наличия и состояния которых будет осуществляться, их количество. При этом для измерения используются реальные показатели (штуки, кг, метры и пр.).

При обнаружении по результатам проверки отклонений и расхождений обязательный документ, который подлежит составлению – сличительная ведомость.

Все излишки оприходуют на баланс фирмы по рыночной стоимости, недостачу или порчу имущества переносят на виновных или списывают в пределах норм естественной убыли. Если отсутствует возможность установления виновных, недостачи переносят на счет операционных расходов.

Отражают результаты в ведомости учета, где указывают излишки, недостачу, порчу имущества. Несоответствия фиксируют в акте несоответствия фактического остатка ТМЦ с данными бухучета. Итоги подлежат отражению также в годовом отчете подразделения бухгалтерии.

Таким образом, инвентаризация – это внутренняя проверка, которая проводится сотрудниками организации для сверки фактического наличия материальных ценностей с данными бухучета. По результатам процедуры виновное лицо, допустившее нарушения, может быть уволено или ему начисляется штраф.

Правильное выполнение всех этапов, составляющих инвентаризацию, ведет к выработке внутренней дисциплинарной ответственности на предприятии, развивает навыки детальной проверки, увеличивает качество составления и ведения внутреннего документооборота.

>Инвентаризация: пошаговая инструкция

Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация проводится в несколько этапов.

Шаг 1. Создание инвентаризационной комиссии

Создание инвентаризационной комиссии оформляется приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Унифицированная форма данного приказа (форма N ИНВ-22) утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены любые работники организации. Членами комиссии, как правило, являются:

• представители администрации организации;

• работники бухгалтерской службы (например, главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, бухгалтер по отдельному участнику);

• другие специалисты (работники технических (например, инженер), финансовых (например, руководитель финансового отдела), юридических (например, юрист) и других служб).

Материально ответственные лица не могут входить в состав инвентаризационной комиссии, однако их присутствие при проверке фактического наличия имущества является обязательным.

В комиссию должны входить как минимум два человека.

Помимо состава инвентаризационной комиссии, в этом приказе указываются также сроки и причины проведения инвентаризации, проверяемое имущество и обязательства.

После утверждения приказа генеральным директором этот документ должны подписать председатель и члены инвентаризационной комиссии.

Приказ о проведении инвентаризации регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации, который может составляться по форме N ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 2. Получение последних приходных и расходных документов

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надо получить последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы.

Полученные документы заверяются председателем инвентаризационной комиссии с указанием «до инвентаризации на «__» __________ 201_ г.», что является основанием для определения бухгалтерией остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 3. Получение расписки от материально ответственных лиц

Расписка, оформляемая материально ответственным лицом перед началом инвентаризации, предоставляется инвентаризационной комиссии в день проверки и подтверждает факт того, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы материально ответственным лицом в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны.

Шаг 4. Проверка и документальное подтверждение наличия, состояния и оценки активов и обязательств

Инвентаризационная комиссия определяет:

• наименования и количество имущества (ОС, МПЗ, денежные средства в кассе, документарные ценные бумаги), имеющегося в организации, в том числе арендованного имущества, – путем натурального подсчета (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации). Одновременно с этим проверяется состояние этих объектов (могут ли они использоваться по назначению);

• виды активов, не имеющих материально-вещественной формы (например, НМА, финансовые вложения), – путем сверки документов, подтверждающих права организации на эти активы (п. п. 3.8, 3.14, 3.43 Методических указаний по инвентаризации);

• состав дебиторской и кредиторской задолженности – путем проведения сверки с контрагентами и проверки документов, подтверждающих существование обязательства или требования (п. 3.44 Методических указаний по инвентаризации).

Полученные данные инвентаризационные комиссия заносит в инвентаризационные описи (акты). После этого материально ответственные лица в инвентаризационных описях (актах) должны расписаться в том, что они присутствовали при проведении инвентаризации (п. п. 2.4, 2.5, 2.9 — 2.11 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 5. Сверка данных в инвентаризационных описях (актах) с данными бухгалтерского учета

После этого полученные данные в инвентаризационных описях (актах) сверяются с данными бухгалтерского учета.

Если в ходе инвентаризации выявлены излишки или недостача, тогда оформляется сличительная ведомость, в которой указывают расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ее составляют только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных.

Для оформления проведения и результатов инвентаризации можно использовать следующие формы документов:

• по ОС – Инвентаризационная опись ОС (форма N ИНВ-1) и Сличительная ведомость инвентаризации ОС (форма N ИНВ-18);

• по МПЗ – Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3); Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4) и Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма N ИНВ-19);

• по расходам будущих периодов – Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма N ИНВ-11);

• по кассе – Акт инвентаризации наличных денег (форма N ИНВ-15);

• по ценным бумагам и БСО – Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16);

• по расчетам с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами – Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17).

Шаг 6. Обобщение результатов, выявленных инвентаризацией

Инвентаризационная комиссия на заседании по итогам инвентаризации анализирует выявленные расхождения, а также предлагает способы урегулирования обнаруженных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом.

Если по итогам инвентаризации расхождений не выявлено, этот факт также следует отразить в протоколе заседания инвентаризационной комиссии.

Инвентаризационная комиссия по итогам заседания обобщает результаты проведенной инвентаризации.

С этой целью может применяться унифицированная форма N ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией», утвержденная Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26, в которой отражаются все выявленные излишки и недостачи, а также указывается способ отражения их в учете (п. 5.6 Методических указаний по инвентаризации).

Протокол заседания инвентаризационной комиссии вместе с ведомостью учета результатов представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает окончательное решение.

Шаг 7. Утверждение результатов инвентаризации

Инвентаризационная комиссия представляет руководителю организации протокол заседания инвентаризационной комиссии и ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

К указанным документам могут прилагаться сличительные ведомости и инвентаризационные описи (акты).

После рассмотрения документов руководитель организации принимает окончательное решение, которое оформляется приказом об утверждении результатов инвентаризации (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

Обязательной частью приказа является предписание о порядке устранения расхождений, выявленных инвентаризацией.

После этого документация по результатам инвентаризации передается инвентаризационной комиссией в бухгалтерскую службу.

Шаг 8. Отражение в учете результатов инвентаризации

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета следует отразить в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

В случае годовой инвентаризации указанные результаты должны быть отражены в годовой бухгалтерской отчетности (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).

При выявлении в результате инвентаризации имущества, которое не подлежит дальнейшему использованию в связи с моральным устареванием и (или) порчей, такое имущество подлежит списанию с учета.

Также с балансового учета списывается задолженность с истекшим сроком исковой давности.

Выявлена недостача

В бухгалтерском учете недостачи отражаются на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Закона о бухучете).

Стоимость приобретения недостающих МПЗ относят на затраты, связанные с производством или продажей, в пределах норм естественной убыли (пп. «б» п. 28 Положения по бухучету N 34н).

Проводки будут такие.

Проводка	Операция
Д 94 — К 10 (41, 43)	Списана стоимость утраченного имущества
Д 20 (25, 26, 44) — К 94	Списана недостача в пределах норм естественной убыли

Стоимость недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) (пп. «б» п. 28 Положения по бухучету N 34н):

• если лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено, – взыскивается с этого лица;

• если лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено, – списывается в прочие расходы.

Проводка	Операция
Д 94 — К 01 (10, 41, 43, 50)	Списана стоимость утраченного имущества
Д 73 (76) — К 94	Стоимость недостач отнесена на виновных лиц
Дт 50 (51, 70) — К 73 (76)	Стоимость недостач взыскана с виновного лица
Д 91 — К 94	Сверхнормативная недостача списана в расходы

Для целей налога на прибыль стоимость приобретения недостающих МПЗ учитывается в материальных расходах в периоде выявления недостачи в пределах утвержденных норм естественной убыли (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

Порядок учета недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) зависит от ситуации.

Ситуация 1. Лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено. В этом случае стоимость недостач учитывается в расходах на одну из следующих дат (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ):

• или признания виновным суммы ущерба (например, на дату заключения с работником соглашения о добровольном возмещении ущерба);

• или вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба.

Одновременно в доходах надо учесть сумму ущерба, признанную виновным или присужденную судом (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).

Ситуация 2. Лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено. Тогда стоимость недостач учитывается в расходах на дату составления одного из следующих документов (пп. 5, 6 п. 2 ст. 265 НК РФ):

• или постановления о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с тем, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено;

• или документа компетентного органа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием.

Например, при пожаре такими документами будут справка из органов противопожарной службы (МЧС), акт о пожаре и протокол осмотра места происшествия.

Оформление документов

Инвентаризации – это не просто пересчет имущества и проверка документов, но и оформление результатов. Приказ № 49 детально регламентирует, что и в каком порядке необходимо оформлять. Если инвентаризуется имущество, то необходимо произвести фактическую проверку, то есть пересчет или обмер, взвешивание имущества и внести данные в инвентаризационную опись. По результатам сверки фактического результата с данными учета заполняется сличительная ведомость, в которой указываются расхождения. Итоговые данные отражаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией.

В Приказе № 49 протокол заседания инвентаризационной комиссии в числе обязательных документов не указан и упоминается только один раз – в п. 5.3 Приказа № 49 при рассмотрении вопроса об отражении недостачи при пересортице. Тем не менее в судебной практике этот документ может не просто фигурировать, но и являться одним из доказательств, причем по ущербу, с пересортицей не связанному. Так, отсутствие подписи и даты составления протокола инвентаризационной комиссии послужило одним из оснований для отказа предприятию в иске о взыскании ущерба с работника – системного администратора в связи с нарушением порядка оформления результатов инвентаризации (апелляционное определение Московского городского суда от 14.08.2013 по делу N 11-23913 ).

Итоги инвентаризации

Результаты инвентаризации подводятся после проведения инвентаризации. Если по результатам инвентаризации расхождений между фактическими данными и данными учета не обнаружено, то можно отразить это в протоколе инвентаризации. Но как обязательный документ протокол не предусмотрен.

Если же инвентаризация выявила недостачи, то на заседании инвентаризационной комиссии анализируются полученные данные, запрашиваются объяснения у материально ответственных лиц, при наличии информации устанавливаются причины недостач, принимается решение об отражении их в учете.

По результатам рассмотрения итогов инвентаризации оформляется протокол инвентаризационной комиссии. Образец не установлен, поэтому оформить его можно в произвольной форме. Также приводятся сведения об имуществе, подлежащем уценке, с указанием причин и виновных в этом лиц (при наличии). Необходимо указать все данные о проведённой инвентаризации, подписать протокол всем членам комиссии. Таким образом, прямо не установлено, что писать в заключении инвентаризационной комиссии, это зависит от результатов инвентаризации.

Итоги инвентаризации и предложения по устранению разницы в данных о фактическом наличии имущества и учете рассматривает руководитель, именно он принимает окончательное решение (п. 5.4 Приказа № 49 ).

Инвентаризация основных средств (излишки и недостача)

Инвентаризация основных средств – процедура, необходимая каждому предприятию. Инвентаризация – это процесс сверки фактического наличия объектов основных средств и их местонахождения с данными бухгалтерского учета. Эта важна процедура позволяет выявить несоответствия учетных и фактических данных, выявить излишки и недостатки.

Порядок проведения инвентаризации регламентируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Прежде, чем начать инвентаризацию, нужно подготовиться – проверить следующие моменты:

• Наличие и правильность заполнение документов по основным средствам: инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и прочих документов;
• Наличие технической документации на основных средства;
• Наличие документов на арендованные объекты, а также на переданные в аренду.

Если какие-либо документы не найдены или испорчены, то их следует восстановить, получить или оформить.

Перед началом процедуры с материально-ответственных лиц берется расписка о том, что все объекты находятся по месту назначения и учтены.

Инвентаризация может проводиться в следующих случаях:

• Контрольная проверка;
• Смена материально-ответственного лица;
• Очередная плановая проверка и пр.

Порядок проведения инвентаризации основных средств

Данная процедура должна сопровождаться грамотным документальным оформлением.

Прежде всего, решение о проведении инвентаризации основных фондов закрепляется в приказе на инвентаризацию. Для этого существует унифицированная форма ИНВ-22. В этом приказе отмечается, какие активы подвергаются проверке, устанавливается дата проведения процедуры, а также состав инвентаризационной комиссии.

Формирование инвентаризационной комиссии – это неотъемлемая часть данного процесса. В ее состав нужно включить представителей бухгалтерии, материально-ответственных лиц, представителей руководящего состава, сторонних лиц, не являющихся работниками данного предприятия. В функции сформированной комиссии входит контроль процесса инвентаризации, оформление необходимой документации и вынесение итогового заключения.

При наступлении указанной в приказе даты начинается проверка наличия и состояния основных фондов предприятия.

Комиссия осматривает все объекты, заносит в специальные инвентаризационные описи по форме ИНВ-1 сведения о проверенных объектах:

• Наименование,
• Назначение;
• Инвентарный номер;
• Технические и эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений, земельных участков проверяется наличие документов, подтверждающих нахождение этих объектов в собственности организации.

Инвентаризационные описи составляются в двух экземплярах: для бухгалтерии и для материально-ответственного лица.

При инвентаризации арендованных основных средств описи составляются в трех экземплярах, третий вариант описи передается непосредственному владельцу объекта.

На объекты основных средств, по которым в процессе инвентаризации выявлены расхождения, составляются сличительные ведомости по форме ИНВ-18.

Сличительная ведомость также составляется в двух экземплярах: для работников бухгалтерии, которые выполнят необходимые проводки по учету излишков и списанию недостачи, и для материально-ответственного лица.

Объекты, которые пришли в негодность и не подлежат восстановлению, отражаются в отдельной описи с указанием даты начала использования, а также причины, по которой они не пригодны к эксплуатации.

Объекты, находящиеся на ремонте, также отражаются отдельно, на эти основные средства заполняется акт инвентаризации незаконченных ремонтов по форме ИНВ-10.

Объекты, числящиеся в организации, но ей не принадлежащие, например, находящиеся на ответственном хранении, заносятся в отдельные сличительные ведомости.

Все документы по инвентаризации заверяются подписями материально-ответственных лиц и членов комиссии во главе с председателем.

Итоговые результаты инвентаризации основных средств заносятся в ведомость учета результатов форма ИНВ-26.

Бухгалтерский учет инвентаризации основных средств

Результаты инвентаризации подлежат немедленному отражению в бухгалтерском учете предприятия. Выявленные излишки и недостача должны быть отражены с помощью бухгалтерских проводок в месяце, в котором была проведена инвентаризация.

Все выявленные излишки и недостача должны быть объяснены материально-ответственными лицами.

Излишки при инвентаризации (проводки):

Излишки – это неучтенные в бухучете объекты.

Выявленные в процессе проведения инвентаризации излишки приходуются на счет учета основных средств (сч.01) в корреспонденции со счетом учета прочих доходов и расходов (сч.91). Принятие излишков на учет производится через 08 счет, так же, как и в случае поступления основных средств. Проводки по принятию излишков имеют вид: Д08 К91/1 и Д01 К08. Принимаются такие основные средства по средней рыночной стоимости на текущую дату.

Списание недостачи при инвентаризации (проводки):

Выявленная недостача списывается с 01 счета в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». При списании объекта необходимо выполнить три шага:

1 – списать с 02 счета начисленную амортизацию по недостающему объекту (проводка Д02 К01/2),

2 – списать с 01 счета первоначальную стоимость недостающего объекта (проводка Д01/2 К01/1),

3 – списать с 01 счета остаточную стоимость недостающего объекта (проводка Д94 К01/2).

Для того чтобы списать объект, необходимо на 01 счете открыть субсчет 2, в его дебет перенести первоначальную стоимость недостающего объекта, а в его кредит начисленную амортизацию. После чего по кредиту сч.01/2 определится остаточная стоимость, которую и нужно списать в недостачу. Подробнее о процессе выбытия основных средств читайте в этой статье .

Далее возможны два пути развития:

1 – виновное лицо не установлено, в этом случае недостача списывается в прочие расходы проводкой Д91/2 К94. В данном случае должно быть документальное подтверждение отсутствия виновных лиц или же отказ от взыскания ущерба с виновного лица.

2 – виновное лицо установлено, в этом случае недостача списывается в дебет субсчета 2 счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» проводкой Д73/2 К94. Далее работник либо вносит недостачу в кассу наличными деньгами (проводка Д50 К73/2) либо она удерживается из его зарплаты (проводка Д70 К73/2). Если с виновного лица взыскивается рыночная стоимость недостающего объекта, то разница между суммой недостачи и рыночной стоимостью относится на счет 98 «Доходы будущих периодов».

Проводки при инвентаризации основных средств:

Заключение инвентаризационной комиссии: образец составления акта

Инвентаризация осуществляется подготовленной комиссией. Назначает ее директор компании или старший руководитель. По итогам инвентаризации составляется заключение инвентаризационной комиссии. Ее образец мы предоставим чуть ниже.

Формируется комиссия специальным приказом. В нем указываются:

• Предмет инвентаризации
• Основы для процедуры (причины)
• Временные рамки, отведенные для инвентаризации
• ФИО председателя комиссии и всех ее участников
• Срок сдачи документов с результатами проведенного учета

Важно: все члены обязаны заверить своими подписями итоги инвентаризации.

Поэтому, в инвентаризации должен быть задействован (не номинально, а фактически) каждый участник сформированной комиссии. Отсутствие любого из них станет основанием для признания заключения недействительным.

Участниками инвентаризационной комиссии выступают:

• представители административного аппарата предприятия
• сотрудники бухгалтерского отдела
• иные работники (из отделов юридического сопровождения, инженерии и прочих структур)

Дополнительно в формирующуюся команду могут включаться сотрудники внутреннего аудиторского отдела и участники независимой компании по аудиту. Кадры, несущие материальную ответственность, не входят в комиссию, но обязаны присутствовать при проверке.

Основания для назначения инвентаризации и формирования проверочной группы:

• стандартная плановая процедура
• контрольный учет
• замена материально-ответственного работника и др.

Каждый шаг комиссии имеет свой алгоритм и подчиняется установленному регламентом порядку.

Инвентаризация – не только перечень имущества компании и проверка бумаг, это еще и создание заключения о проведенной процедуре. Для соблюдения регламента создан Приказ № 49. Он подробно описывает порядок оформления предметов инвентаризации.

Когда учету подлежит имущество, то алгоритм оформления документов такой:

1. Следует провести проверку наличия предметов по факту: пересчет, взвешивание или обмер объектов.
2. Полученные сведения вносятся в инвентаризационную опись.
3. Итоги сверки фактического заключения соотносят с данными учета и заполняют (с отражением различий) соответствующий бланк сличительной ведомости.
4. Результаты, выявленные процедурой, заносят в ведомость учета.

Существует еще протокол заседания инвентаризационной комиссии. Он не входит в перечень обязательных бумаг в Приказе № 49, но отмечается в пункте 5.3 (описываемый ситуацию с недостатком или превышением числа проверяемых объектов).

В суде такой протокол не редко становится важным элементом доказательной базы по ущербу. А его отсутствие, или наличие без заверения подписью и проставления даты заполнения от членов инвентаризационной комиссии может привести к отклонению иска компании, направленному в сторону сотрудника о взыскании по недостаче.

Так произошло в деле № 11-23913, рассматриваемом в городском суде г. Москва 14.08.2013. Из-за нарушения правил оформления документов по инвентаризации фирме-истцу было отказано в иске к их сисадмину.

Создание заключения комиссии и его отражение в учетной политике

Если проверяющая группа обнаружила по ходу учета излишки или недостачу, то она обязана создать ведомость расхождений. Такая бумага отображает показатели исключительно тех активов, по которым выявлены несовпадения с изначальными показателями учета.

Далее на основе такой ведомости создается акт результатов инвентаризации по форме № 0504835. Акт заверяется каждым участником комиссии и ее председателем. Завершающую подпись на бумаге ставит руководитель фирмы.

Акт об итогах проверки формируется на всех сотрудников с переизбытком или недоимкой, имеющих материальную ответственность.

Так, инвентаризация помогает:

• проверить на корректность сведения отчета бухгалтерии
• обнаружить ошибки, имеющиеся в отчетах
• записать неучтенные объекты под отчет
• проконтролировать сохранность материальных активов
• предотвратить или своевременно выявить нарушения, недоимки и хищения имущества

Заключение инвентаризации занимает важное положение в политике бухучета. Оно одно из аналитических средств экономики компании.

При наличии недоимки комиссия по инвентаризации организует заседание. На нем обнаруженные сведения проходят анализ и выявляются причины недостачи. У ответственного сотрудника запрашивают разъяснения по ситуации. По окончании совещания принимается решение об отображении показателей в учетной политике.

Стоимость недосчитанной собственности списывается с баланса фирмы. Убытки в рамках нормы утверждены законодательством и отражаются в «Методичке». Списание проводится только по распоряжению управляющего компанией, как «расходы на производство».

Недостача сверх установленной нормы переходит под ответственность соответствующих сотрудников предприятия. Устанавливаются виновные в недочете лица, с которых взыскивается стоимость пропавшего имущества.

Когда виновные не обнаружены или суд отказал о взыскании материального ущерба, недостача отражается в бухучете, как прочие расходы.

Ценность же материальных излишков, выявленных при проверке, рассчитывается по актуальным рыночным тарифами, добавляется к общему доходу предприятия в отчетном году.

Алгоритм действий

Правила реализации проверки оговорены в соответствующих Методических указаниях инвентаризации фин. обязательств и собственности.

Подготовка

Перед стартом процесса рекомендована подготовительная проверка:

• присутствие и корректное оформление бумаг по главным активам (инвентарные карточки, книги и др.)
• расположение в пользование тех. отчетами на главные фонды
• отображение находящихся в аренде объектов в документации, и ее наличие

Когда бумаги отсутствуют или имеют дефекты, то их необходимо запросить, переоформить или восстановить.

Также до начала процесса инвентаризации следует получить расписку об учете и расположении нахождения всех объектов. Расписку пишут материально-ответственные сотрудники.

Проверка

По наступлению отображенного в приказе дня стартует проверочная деятельность по состоянию основных активов компании.

Сформированная комиссия ведет осмотр фондов, фиксирует данные об осмотренных объектах в соответствующие описи (форма ИНВ-1) по инвентаризации:

• название
• инвентарный номер
• назначение
• показатели по эксплуатации и тех. характеристики

При учете участков земли и строительных объектов проверяется наличие бумаг о владении фирмой этими зданиями, сооружениями и землей.

Описи о результатах инвентаризации создаются в количестве двух штук: материально ответственному кадру и бухгалтеру.

При учете арендованных активов составляется еще один акт для собственника объектов.

При создании акта следует учитывать, что его официальный бланк утвердило государство, но предприятиям разрешено использовать бланк по собственным разработкам. Такая бумага заверяется минимум двумя ответственными людьми. Основные предписания к составлению акта:

1. Вверху должна быть отражена причина создания акта.
2. В обязательном алфавитном порядке перечисляются участники комиссии и ее председатель.
3. Следует подробно изложить цепочку событий, служивших основанием к формированию бумаги.
4. В заключительной части приводятся выводы и описываются рекомендательные замечания.

Акт инвентаризации обязан принять руководитель предприятия.