Цель проведения инвентаризации

Принципы, сроки и порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация всех ценностей проводится в установленные сроки, включая ценности, на предмет наличия которых проведены внеплановые проверки в течение года.

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения и перечень имущества и обязательств, которые подлежат инвентаризации во время каждой из них, определяются руководителем учреждения — кроме случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным.

Проведение инвентаризации является обязательным (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н.):

— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

— при изменении материально ответственных лиц (на день принятия — передачи дел);

— при установлении фактов краж или злоупотреблений, порчи ценностей (на день установления таких фактов);

— после пожара или стихийного бедствия (наводнений, землетрясений и др.) — срочно после ликвидации пожара или стихийного бедствия;

— в случае ликвидации учреждения;

— согласно распоряжению судебных и следственных органов;

— при передаче имущества учреждения в аренду;

— при передаче предприятий, учреждений, организаций или их структурных подразделений из одного подчинения в другое (на установленную дату передачи).

Обязательная ежегодная инвентаризация должна охватывать все без исключения виды имущества и обязательств. Обязательную ежегодную инвентаризацию нельзя заменить какими-либо внешне схожими процедурами – внутренним или внешним аудитом, ревизией.

Учреждения обязаны проводить инвентаризацию:

Объекты инвентаризации Частота
Библиотечные фонды Раз в 5 лет
Здания сооружения, другие недвижимые объекты Раз в 3 года
Другие основные средства и МБП, капитальные работы и ремонты, готовые изделия, сырье и материалы, незавершенное производство, полуфабрикаты Раз в год
Драгоценные металлы, драгоценные камни и изделия из них (в т.ч. в ломе), расчеты с дебиторами и кредиторами 2 раза в год
Молодняк животных, животные на откорме, птица, кроли, меховые звери и семьи пчел, продукты питания, спирт , денежные средства и эквиваленты, бланки строгой отчетности, расчеты с бюджетом Раз в квартал
Счета в банках По мере поступления выписок банка

В сроки, которые указаны выше, подлежат инвентаризации материальные ценности, которые не принадлежат учреждению — как таковы, что находятся на учете (в арендном пользовании, на ответственном хранении и т.п.), так и не учтенные по любым причинам.

Инвентаризация может не проводиться в случаях передачи учреждений или их структурных подразделений, а также зданий и сооружений внутри одного министерства, другого центрального органа исполнительной власти (если инвентаризация была ранее проведена в сроки согласно требованиям этой Инструкции).

При проведении инвентаризации необходимо придерживаться принципов, позволяющих эффективно проводить проверку. Основные из них следующие:

Принцип Характеристика
Объективность Состоит в выявлении причин и условий, которые вызывают хозяйственные нарушения, недостачи или излишки ресурсов
Своевременность Своевременная проверка не позволяет скрыть недостачу и предоставляет возможность предупредить нарушения при условии, что они носят частичный и незначительный характер
Точность Предусматривает достоверное отображения фактического наличия имущества, его количественных и качественных характеристик
Сопоставимость Состоит в том, что единицы измерения, применяемые в учете, должны совпадать с единицами измерения, которые указаны в инвентаризационных документах, как по способу вычисления, так и по системе расчетов
Полнота охвата объектов Предусматривает сплошную проверку объекта инвентаризации. Соблюдение является обязательным при проведении полных или частичных инвентаризаций, когда выявляется наличие и состояние всего имущества, как принадлежащего предприятию, а также не принадлежащего ему
Эффективность Каждая инвентаризация должна заканчиваться принятием эффективных решений и рекомендаций по результатам инвентаризации
Экономичность На проведение инвентаризации затраты должны быть минимальными и ее проведение не должно создавать препятствий осуществления хозяйственных процессов
Гласность С целью оказания помощи в проведении инвентаризации заинтересованными лицами этот процесс должен быть гласным
Юридичность Предусматривает строгое соблюдение положений, которые позволяют отображать результаты инвентаризации в бухгалтерском учете
Документальное оформление результатов Результаты инвентаризации должны быть обязательно оформлены документами, имеющими доказательную силу для юридического подтверждения ее итогов
Материальная ответственность Ответственность за выявленные результаты (излишки, недостачи) и объективность проведения проверок ресурсов

Ответственность за организацию инвентаризации, правильное и своевременное ее проведение несет руководитель учреждения.

Главный бухгалтер, вместе с руководителями соответствующих подразделений и служб, обязан контролировать соблюдение установленных правил проведения инвентаризации.

Стадии инвентаризации:

1) Выбор объектов инвентаризации.

Объектами инвентаризации на предприятии являются объекты бухгалтерского учета, которые имеют материально-вещественную форму, количественное измерение и стоимостную оценку, а также финансовые обязательства.

Инвентаризация отдельных объектов осуществляется по месту нахождения объекта или по центрам ответственности.

Объектами инвентаризации в системе бухгалтерского учета являются:

1. Необоротные активы

2. Оборотные активы

3. Денежные средства

4. Дебиторская задолженность

5. Расчеты

6. Кредиторская задолженность

7. Капитал

2) Создание инвентаризационной комиссии.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя учреждения создается постоянно действующая комиссия из числа работников учреждения при обязательном участии главного (старшего) бухгалтера. Инвентаризационную комиссию возглавляет руководитель учреждения или его заместитель. В состав комиссии включаются специалисты, руководители структурных подразделений, технологи.

Приказом устанавливаются также сроки начала и завершения работ по проведению инвентаризации и порядок отображения ее результатов в учете.

В учреждениях, в которых вследствие большого объема работ проведение инвентаризации не может быть обеспечено одной комиссией, образовываются также рабочие комиссии, возглавляемые руководителями соответствующих структурных подразделений, на которые возлагается проведение инвентаризации в структурных подразделениях этих учреждений. В их состав входят представители руководства предприятия, руководители структурных подразделений, бухгалтера, экономисты.

Запрещается назначать председателем рабочей инвентаризационной комиссии в одном и том же учреждении одного и того же работника два года подряд. В состав рабочей комиссии включается работник бухгалтерии. Работа рабочих комиссий организовывается и контролируется постоянно действующей комиссией.

Рабочие инвентаризационные комиссии проводят снятие фактических остатков материальных ценностей, сверяют наличие указанных ценностей с данными бухгалтерского учета и составляют свои выводы о выявленных недостачах и излишках, вносят предложения по вопросам упорядочения приема, хранения и отпуска материальных ценностей, улучшения учета и контроля за их хранением.

3) Инструктаж инвентаризационной комиссии

Инвентаризационные комиссии несут ответственность за:

— своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации согласно приказу руководителя учреждения;

— полноту и достоверность внесения в инвентаризационные описи данных о фактических остатках имущества, основных средств, материальных ценностей, денежных средств и документов, нематериальных активов, ценных бумаг и задолженности в расчетах;

— правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации согласно установленному порядку.

Члены инвентаризационных комиссий за внесение в описи неправильных данных о фактических остатках материальных ценностей с целью сокрытия недостач или излишков материальных ценностей несут ответственность в установленном законом порядке.

Запрещается проводить инвентаризацию ценностей при неполном составе членов инвентаризационной комиссии. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Проверка остатков материальных ценностей в натуре членами комиссии проводится при обязательном участия материально ответственных лиц.

4) Проведение инвентаризации

К началу инвентаризации в бухгалтериях необходимо закончить обработку всех документов о поступлении и выдаче материальных ценностей, провести соответствующие записи в регистрах аналитического учета и определить остатки на день инвентаризации.

На складах и в других местах хранения материальные ценности должны быть разложены по наименованию, сортам, размерам и т.п. На материальных ценностях нужно вывесить ярлыки с подробными сведениями, которые характеризуют эти ценности, с указанием их качества, количества, веса и меры.

Инвентаризационная комиссия приступая к проведению инвентаризации предъявляет свои полномочия, уточняет места хранения ТМЦ и останавливает работу с ними. Если в подотчете материально ответственного лица есть ценности в других помещениях, то они должны быть опечатаны.

Лица, ответственные за хранение материальных ценностей, к началу инвентаризации дают расписку о том, что все приходные и расходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию, все товарно-материальные ценности, которые поступили на хранение, оприходованы, а те, что выбыли — списаны.

Если инвентаризация на складах или в других закрытых помещениях не закончена в тот же день, то помещение нужно опечатать в конце рабочего дня инвентаризационной комиссией. Печать на время инвентаризации хранится у председателя инвентаризационной комиссии. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (на обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящиках, шкафах, сейфах, в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Наличие ценностей при инвентаризации выявляется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера и тому подобное, исходя из установленных единиц измерения. Определение веса (или объема) материалов, которые хранятся насыпью, можно проводить на основании технических расчетов, о чем в описях делаются соответствующие отметки (путем обмера).

Допускается в виде исключения количество материалов и товаров, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, фиксировать на основании документов при обязательной (выборочной) проверке в натуре части этих ценностей.

Для оформления результатов инвентаризации используются инвентаризационные описи, акты инвентаризации и сличительные ведомости.

Наименование инвентаризованных ценностей и объектов (предметов) и их количество отображаются в инвентаризационные описях по субсчетам, номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

Оформление результатов инвентаризации денежных средств в кассе, драгоценных металлов, расходов будущих периодов, продукции в пути осуществляется актами.

На ценности, которые не принадлежат учреждению, но находятся в его распоряжении, составляются отдельные описи с распределением: на арендованные, принятые на ответственное хранение и тому подобное.

Данные инвентаризации по каждому виду ценностей записываются в инвентаризационные описи отдельно, по местонахождению ценностей и лицам, ответственным за их хранение.

Инвентарные описи составляются в двух экземплярах.

При изменении материально ответственных лиц составляется три экземпляра описи.

Описи могут быть заполнены как ручным способом, так и средствами вычислительной и другой оргтехники. Описи, которые составляются вручную, заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно. Никакие исправления и подчистки не являются допустимыми. На каждой странице описи прописью указываются число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества всех ценностей в натуральных показателях, записанных на данной странице, независимо от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и тому подобное) эти ценности показаны. В тех случаях, когда материально ответственные лица укажут после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (к открытию склада, амбара, секции и тому подобное) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия выполняет проверку указанных фактов и, в случае их подтверждения, проводит исправление выявленных ошибок в установленном порядке. Исправления должны быть указаны и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом. В описях нельзя оставлять незаполненные строки. На последних страницах описей незаполненные строки прочеркиваются.

В случае изменения материально ответственного лица в описях лицо, которое приняло ценности, расписывается об их получении, а то, которое сдало, — об их сдаче.

Материальные ценности, полученные во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и оприходуются после инвентаризации. Эти материальные ценности заносятся в отдельную опись под названием “Материальные ценности, полученные во время инвентаризации”. В описи указывается когда, от кого они поступили, дата и номер приходного документа, наименование, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью главы инвентаризационной комиссии делается отметка “После инвентаризации” со ссылкой на дату описи, в которой записаны эти ценности.

На больших складах при продолжительном проведении инвентаризации, в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера учреждения, в процессе инвентаризации материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности вносятся в отдельную опись под названием: “Материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации”. Оформление описи должно осуществляться в таком порядке, как и при поступлении материальных ценностей во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии.

При осуществлении инвентаризации расчетов всем дебиторам предприятия кредиторы должны передать выписки об их задолженности. Дебиторы обязаны в течение 10 дней с дня получения выписок подтвердить задолженность или заявить свои возражения. На суммы задолженности поставщиков по неотфактуренным поставкам после их проверки бухгалтерия должна потребовать от поставщиков расчетно-платежные документы или сообщить причины их неподачи и об отсутствии такой задолженности. (Акты сверки дебиторской и кредиторской задолженности, акты инвентаризации расчетов)

На счетах учета расчетов с дебиторами и кредиторами должны оставаться согласованные суммы. Если до окончания отчетного периода различия не устранены или не выяснены, каждая сторона отражает в своем балансе задолженность в сумме, которая вытекает из записей в бухгалтерском учете и признается правильной. Не допускается оставление в учете неурегулированных сумм по расчетам с банками, финансовыми и налоговыми органами.

К акту инвентаризации расчетов прикладывается справка о дебиторской и кредиторской задолженности, срок исковой давности по которой прошел. Он составляет три года. Для отдельных видов требований законом может устанавливаться сокращенная или более длительная исковая давность.

Просроченная дебиторская задолженность списывается по решению руководителя предприятия на результаты финансово-хозяйственной деятельности. Но такое списание не является основанием для отмены задолженности. Она должна отражаться в балансе не менее трех лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее возмещения в случае изменения имущественного состояния должника.

Кредиторскую задолженность между предприятиями негосударственной формы собственности, относительно которой срок исковой давности прошел, относят на результаты финансово-хозяйственной деятельности в следующем месяце после окончания срока исковой давности. Во всех других случаях кредиторская задолженность, срок исковой давности по которой прошел, подлежит перечислению предприятиями и учреждениями в соответствующий бюджет не позднее десятого числа следующего месяца после окончания срока исковой давности.

Подлежат списанию безнадежный налоговый долг, в том числе пеня, начисленная на такой налоговый долг, а также штрафные санкции.

В межинвентаризационный период в учреждениях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, которые проводят в межинвентаризационный период, выполняются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя учреждения.

5) Передача результатов в бухгалтерию и отражение данных бухгалтерского учета

Первый экземпляр инвентаризационной описи передается в бухгалтерию предприятия, а второй МОЛ.

Данные бухгалтерского учета, которые проставляются в описях, подтверждаются подписью работника бухгалтерии. Материалы инвентаризации рассматриваются и утверждаются лицами, которые были назначены комиссией для проведения инвентаризации и материально ответственными лицами.

6) Сопоставление — составление сличительной (сопоставляющей) ведомости в которой сравниваются данные инвентаризации с данными бухгалтерского учета.

Работники бухгалтерии с участием членов инвентаризационной комиссии определяют расхождения и составляют протокол результатов инвентаризации, где указано состояние складского хозяйства, рекомендации по списанию недостач в пределах норм естественной убыли, пересортицы, решение руководителя.

Стоимость излишков и недостач ТМЦ в сличительных ведомостях приводится в соответствии с их оценкой в учетных регистрах.

7) Определение конечного результата

Если в ходе проведения инвентаризации будут выявлены расхождения между показателями бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей, то бухгалтерия организации составляет соответствующие сличительные ведомости.

8) Выявление возможных причин (естественных, технических…) и виновных.

9) Корректировка – отражение результатов инвентаризации на бухгалтерских счетах

Понятие, сущность и виды инвентаризации

инвентаризация имущество нормативный оформление

Инвентаризация — это обязательная ежегодная процедура для всех без исключения предприятий. Главной ее целью является проверка соответствия данных бухгалтерского учета фактическому положению. Но не все организации понимают важность проведения инвентаризации. Только в ходе данной процедуры можно выявить излишки или недостачи имущества, установить фактическое состояние объектов, упорядочить имущественные отношения, оценить действительность отраженной в учете задолженности, выявить возможность снижения затрат, откорректировать учет и, что самое главное, минимизировать налоговые риски.

Инвентаризация — это определенная последовательность практических действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации с целью обеспечения достоверности данных учета и отчетности.

Бухгалтерское законодательство предусматривает обязательное проведение инвентаризации в ряде случаев, в том числе перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Некоторые организации игнорируют инвентаризацию по ряду причин: трудоемкость, отсутствие времени или острой необходимости и т.д. Тем более что ответственность за ее непроведение не предусмотрена.

Инвентаризация имущества — это сверка того, что есть у бухгалтера на бумаге, с тем, что находится в офисе, на складе, в обособленном подразделении фирмы.

Инвентаризация состояния финансовых обязательств — это сверка задолженностей, которые отражены в бухгалтерском учете, с данными договоров, актов сдачи-приемки, налоговыми декларациями и т.д.

Инвентаризации подлежит все имущество и все виды финансовых обязательств как по головному предприятию, так и по его подразделениям.

Под имуществом организации понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы, а под финансовыми обязательствами — кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы. Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Основными целями инвентаризации являются:

  • 1. выявление фактического наличия имущества (как собственного, так и не принадлежащего организации, но числящегося в бухгалтерском учете) в целях обеспечения его сохранности; а также неучтенных объектов;
  • 2. определение фактического количества материально-производственных ресурсов, использованных в процессе производства;
  • 3. сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач);
  • 4. проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их рыночной стоимости и фактического физического состояния;
  • 5. проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных активов, а также правил и условий хранения товарно-материальных ценностей, ценных бумаг, денежных средств.

Фактическое наличие находящегося в организации имущества при инвентаризации проверяют путем подсчета, взвешивания, обмера. Для этого членов комиссии необходимо обеспечить помощниками для взвешивания и перемещения грузов и необходимыми механизмами (весами, контрольно-измерительными приборами и т.п.).

Если инвентаризацию проводят в течение нескольких дней, то складские помещения после ухода комиссии каждый раз опечатывают.

Основная задача инвентаризации — выяснить, совпадают ли данные бухгалтерского учета с фактическим наличием тех или иных ценностей (суммой задолженностей), чтобы обеспечить достоверность данных отчетности.

Проверять нужно не только имущество, которое принадлежит фирме. Инвентаризации также подлежат ценности, учтенные на забалансовых счетах, права собственности на которые у фирмы нет (например, арендованные основные средства; товары, полученные на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т.д.).

Дату инвентаризации определяет руководитель фирмы по согласованию с бухгалтером. Обычно ее проводят по состоянию на 1 октября или 1 декабря отчетного года. К этому сроку бухгалтер должен успеть подготовить документы для инвентаризационной комиссии, и у него будет время, чтобы внести исправления в учет до сдачи годового баланса.

Порядок проведения инвентаризации определяется организацией самостоятельно, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным, согласно п.2 ст.12 Закона N 129-ФЗ.

Плановые инвентаризации проводятся в заранее установленные сроки. К плановым инвентаризациям относятся и ежегодные инвентаризации, проводимые перед составлением годового отчета.

Внеплановые (внезапные) инвентаризации проводятся неожиданно для материально ответственного лица, чтобы установить наличие товарно-материальных ценностей. Внеплановые инвентаризации могут проводиться как по решению руководителя организации, так и по требованию следственных и контрольных органов.

Виды инвентаризаций можно представить в виде таблицы.

Таблица 1.

Основные виды инвентаризации

Критерий

Вид инвентаризации

Отличительные особенности инвентаризации

По обязательности проведения

Обязательная

Проводится в обязательном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации

Инициативная

Проводится по решению руководителя

По периодичности

Плановая

Проводится в установленные порядком проведения инвентаризации сроки

Внеплановая

Проводится по решению руководителя организации вне утвержденного плана для обеспечения дополнительного контроля над сохранностью отдельных видов имущества, либо необходимость ее проведения предусмотрена законодательством

По степени охвата

Полная

Инвентаризации подвергаются все объекты имущества и обязательств

Частичная

Проверке подлежит один или несколько видов имущества и обязательств

По методу проведения

Натуральная

Состоит в непосредственном наблюдении объектов и определении их количества путем подсчета, взвешивания, обмера и тому подобного

Документальная

Состоит в проверке документального подтверждения наличия объектов

Организация самостоятельно решает вопросы проведения полной или частичной (выборочной) инвентаризации и отражает это в приказе по учетной политике исходя из требований действующего законодательства. Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества и финансовых обязательств организации, а частичная (выборочная) — один или несколько видов имущества и обязательств, например, только денежные средства, сырье и материалы, товары и т.п. Выборочная инвентаризация наличия товарно-материальных ценностей может проводиться в случаях обнаружения нарушения порядка и сроков проведения инвентаризации, а также установления фактов списания материальных ценностей по незаконным операциям или неправильно оформленным документам.

В период между инвентаризациями в организациях рекомендуется систематически проводить выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

Основу любой инвентаризации составляет полная или выборочная проверка фактического наличия материальных ценностей, имущественных прав и обязательств специально созданной в организации комиссией. При этом различают два вида проверок: натуральную и документальную. Натуральная проверка состоит в непосредственном наблюдении объектов и определении их количества путем подсчета, взвешивания, обмера. Натуральной проверке подвергаются основные средства, материально-производственные запасы, наличные денежные средства и бланки документов строгой отчетности.

При документальной проверке наличие в организации имущественных прав (нематериальных активов, расходов будущих периодов, дебиторской задолженности) и финансовых обязательств подтверждается непосредственно документами. В составе документальной проверки проводится бухгалтерская или книжная проверка, заключающаяся в сопоставлении записей непосредственно в регистрах бухгалтерского учета (в частности, при инвентаризации сумм начисленной амортизации, оценочных резервов).

4. Сущность инвентаризации, ее виды и порядок проведения

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризации подлежат:

  • все имущество, принадлежащее организации, независимо от его местонахождения;

  • все виды финансовых обязательств организации (кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы);

  • другие виды имущества, не принадлежащие организации, но отраженные в бухгалтерском учете (обычно это имущество отражается на забалансовых счетах, например, 001, 004);

  • имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Основные цели инвентаризации:

1) выявление фактического наличия имущества;

2) сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

3) проверка полноты отражения в учете обязательств.

Различают полную и частичную, плановую и внезапную инвентаризацию.

Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества и финансовых обязательств организации.

Частичная инвентаризация охватывает один или несколько видов имущества или обязательств (например, только денежные средства).

Плановые инвентаризации проводятся в заранее установленные сроки.

Внезапные инвентаризации проводятся неожиданно для материально-ответственного лица, чтобы установить наличие ценностей (например, инвентаризацию кассы проводят внезапно).

Проведение инвентаризации обязательно:

1) при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

2) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

  1. при смене материально-ответственного лица (на день приема-передачи дел);

  2. при установлении фактов хищения или злоупотребления, а также порчи ценностей;

  1. в случае стихийных бедствий, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

  2. при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса;

  3. в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Рассмотрим общие правила (порядок) проведения инвентаризации.

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризации допускается возлагать на нее.

В состав инвентаризационной комиссии включаются:

  1. представители администрации организации;

  2. работники бухгалтерской службы;

  3. другие специалисты (инженеры, экономисты и т.д.).

До начала проверки материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера при обязательном участии материально ответственных лиц.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от конкретных единиц измерения.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

В случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в его получении, а сдавший — в сдаче этого имущества.

По имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости, в которых отражаются результаты инвентаризации, т.е. расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

Выявленные при инвентаризации расхождения регулируются в следующем порядке:

  • излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, а у бюджетных организаций — на увеличение финансирования (фондов);

  • недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм — на счет виновных лиц.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации — на уменьшение финансирования (фондов).

Инвентаризация. Цели инвентаризации, порядок и сроки ее проведения

Инвентаризация представляет собой метод контроля за сохранностью бюджетных средств и средств полученных за счет внебюджетных источников, а также за достоверностью данных бухгалтерского учета.

Инвентаризация — это проверка имущества и обязательств организации путем подсчета, обмера, взвешивания. Она является способом уточнения показателей учета и последующего контроля за сохранностью имущества организации.

Основными целями инвентаризации являются:

1. Выявление фактического наличия имущества;

2. Сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

3. Проверка полноты отражения в учете обязательств;

4. Обеспечение сохранности собственности учреждения.

Инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств проводится учреждением в соответствии с нормативными правовыми актами Минфина России.

Детально порядок проведения инвентаризации изложен в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.

Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

В зависимости от степени охвата проверкой имущества и обязательств организации различают полную и частичную инвентаризацию.

Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества и финансовых обязательств организации.

Частичная инвентаризация охватывает один или несколько видов имущества и обязательств (например, только денежные средства, материалы и т.п.).

Инвентаризации могут быть плановыми, которые проводят в заранее установленные сроки, и внезапными, которые проводят, чтобы установить наличие ценностей, неожиданно для материально ответственного лица. Их осуществляют по распоряжению вышестоящих органов, руководителей организаций, по требованию ревизоров, следственных и контрольных органов.

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

— при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;

— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в 5 лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

— при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

— при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

— в случаях стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

— при ликвидации (реорганизации) организации;

— в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Возглавлять эту комиссию должен руководитель учреждения либо его заместитель. Для проведения инвентаризации в подразделениях создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Кроме проверки состояния и наличия имущественных ценностей они имеют право выносить на заседание постоянно действующей инвентаризационной комиссии предложения о списании отдельных объектов (групп) учета, об организации учета того или иного имущества.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Перед инвентаризацией осуществляют подготовительные мероприятия.

До начала инвентаризации рекомендуется проверить наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета, а также технических паспортов или другой технической документации.

При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.

Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации. Материальные ценности рассортировывают и укладывают по наименованиям, сортам, размерам; в местах хранения вывешивают ярлыки с указанием количества, массы или меры проверяемых ценностей. Все документы по приходу и расходу ценностей должны быть обработаны и записаны в регистры аналитического учета. От материально ответственных лиц необходимо получить расписку в том, что у них нет не оприходованных и не списанных в расход ценностей.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «_____» (дата)», что должно служить для бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Наличие средств в натуре проверяют при обязательном участии материально ответственного лица. Результаты подсчета, обмера и взвешивания заносят в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, которые должны быть составлены не менее чем в двух экземплярах и подписаны всеми членами комиссии. Материально ответственные лица подтверждают на каждой описи, что у них нет претензий к комиссии и что проверенные ценности приняты ими на хранение.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают и выведенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагаются в описи.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, независимо от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

На последней странице описи незаполненные строки прочеркиваются и должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление ошибок в установленном порядке.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует осуществлять с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.

В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

На поврежденные или испорченные ценности составляют акты, в которых указывают характер и степень порчи, ее причины, лиц, виновных в порче ценностей.

На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

Инвентаризационная комиссия обязана выявить причины недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы, предложения и решения комиссии оформляются актом о результатах инвентаризации, к которому прилагается ведомость расхождений по результатам инвентаризации.

В учреждениях результаты инвентаризации оформляются инвентаризационными описями, указанными в Инструкции по бюджетному учету:

— инвентаризационной описью ценных бумаг;

— инвентаризационной описью остатков на счетах учета денежных средств;

— инвентаризационной описью задолженности по бюджетным кредитам;

— инвентаризационной описью состояния государственного долга Российской Федерации в ценных бумагах;

— инвентаризационной описью состояния государственного долга Российской Федерации по полученным кредитам и предоставленным гарантиям;

— инвентаризационной описью (сличительной ведомостью) бланков строгой отчетности и денежных документов;

— инвентаризационной описью (сличительной ведомостью) по объектам нефинансовых активов;

— инвентаризационной описью наличных денежных средств;

— инвентаризационной описью расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами;

— инвентаризационной описью расчетов по доходам.

Выявленные в процессе инвентаризации расхождения между фактическими и учетными данными по проверяемым объектам учета оформляются Ведомостью расхождений по результатам инвентаризации.

В ведомости указываются:

— фамилия, имя, отчество материально ответственного лица;

— наименование объекта учета и его номер;

— единица измерения;

— номер счета бюджетного учета;

— результаты инвентаризации:

— недостача в пределах норм естественной убыли и сверх норм естественной убыли в количественном и стоимостном выражении, рыночная стоимость объекта учета, разница между рыночной и балансовой стоимостью;

— излишки в количественном и стоимостном выражении.

Ведомость является основанием для составления Акта о результатах инвентаризации (ф. N 0504835).

Акт о результатах инвентаризации составляется комиссией, назначенной приказом руководителя учреждения для отражения результатов инвентаризации.

В акте указываются номера и даты инвентаризационных описей (сличительных ведомостей), на основании которых составлен акт.

В акте отражается:

— наименование объекта инвентаризации;

— единица измерения;

— количество, номер счета бюджетного учета;

— стоимость за единицу;

— недостача по дебету и кредиту, отнесенная за счет учреждения, за счет виновных лиц;

— оприходование излишков по дебету и кредиту.

Акт подписывается председателем и всеми членами инвентаризационной комиссии.

Основные задачи инвентаризации

Задача – это действие, дело, которое необходимо выполнить для приближения к цели. Совокупность задач представляет собой план по достижению цели.

Задачами инвентаризации являются:

  • контроль соблюдения условий, необходимых для хранения ценностей и наличных денежных средств, правил использования оборудования, машин, эксплуатации других основных средств;
  • обнаружение товарно-материальных ценностей, не соответствующих стандартам качества и технических требованиям, утративших свои изначальные свойства;
  • установление материальных ценностей, которые не используются или превышают предусмотренные нормативы, для их последующей продажи;
  • контроль обоснованности учтенной дебиторской и кредиторской задолженности, товарно-материальных ценностей, незавершенного производства, денежных средств, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов, остальных статей баланса.

Осуществление вышеописанных мероприятий позволит достигнуть основных целей инвентаризации.

Каждая из задач исследует определенный участок в организации, устанавливает фактическое наличие имущества и обязательств предприятия, стимулирует сверку учетной информации и сведений, полученных в ходе инвентаризации. Задачи инвентаризации являются своеобразными этапами, ступенями в ходе осуществления ревизии.

Цели и периодичность проведения инвентаризации

Частоту проведения инвентаризаций в отчетному году, сроки их проведения, список исследуемых объектов утверждает руководитель организации. Но существуют случаи, при которых проведение инвентаризации обязательно:

  • составление бухгалтерской отчетности за год. Исключение составляет имущество, которое было инвентаризировано не ранее 1 октября года, за который составляется отчетность;
  • порча имущества, его хищение или злоупотребление;
  • смена материально ответственных лиц;
  • сдача в аренду имущества, его продажа или выкуп. Сюда дополнительно относятся случаи выбытия имущества вследствие преобразования унитарных предприятий (государственных или муниципальных);
  • ликвидация организации, ее реорганизация. Инвентаризация проводится перед составлением ликвидационного или разделительного баланса;
  • чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями, в том числе стихийные бедствия, аварии, пожары;
  • при коллективной ответственности смена руководителя коллектива или более 50% участников коллектива, инициатива участников коллектива.

По инициативе руководителя назначение инвентаризации происходит посредством приказа (постановления, распоряжения) после создания инвентаризационной комиссии.

Инвентаризация объектов бухгалтерского учета Текст научной статьи по специальности «Экономика и экономические науки»

Учет в некоммерческих организациях

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ОБЪЕКТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Т. И. МЕЛЕХИНЛ, кандидат экономических наук, доцент кафедры «Бухгалтерский учет, анализ и аудит» Государственный университет управления

При осуществлении хозяйственной деятельности некоммерческих организаций возникает необходимость периодической проверки фактического наличия имущества, сопоставления фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета, регулярной проверки полноты отражения в учете обязательств, что решается путем проведения инвентаризации на основании ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и п. 26—28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

• при смене материально ответственных лиц;

• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций; вызванных экстремальными условиями;

• при реорганизации или ликвидации организации;

• в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Объектами проверки при проведении инвентаризации являются:

• имущество организации, под которым понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы;

• финансовые обязательства — кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы.

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

Инвентаризации подлежат все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.

Кроме того, инвентаризации должны подвергаться производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Инвентаризация имущества производится по местонахождению этого имущества и материально ответственного лица. Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризаци-

онная комиссия. Порядок работы и объем функций, возлагаемых на постоянно действующую инвентаризационную комиссию, целесообразно установить в специально разработанном и утвержденном положении, которое необходимо закрепить в качестве приложения к учетной политике организации.

Это положение должно включать в качестве обязательного минимума следующие виды работ:

• выявление фактического наличия имущества организации;

• проверка документального подтверждения размеров и сроков обязательств организации;

• сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

• документальное оформление фактов несоответствия количества, качества, ассортимента поступающих запасов соответствующим показателям (характеристикам), предусмотренным в договорах (поставки, купли-продажи) и других аналогичных документах;

• документальное оформление актов сверки взаиморасчетов с дебиторами и кредиторами организации;

• определение причин списания имущества и возможности использования материалов от такого списания;

• определение причин возникновения просроченной кредиторской и дебиторской задолженности;

• установление сумм стоимости излишествующего имущества и размера недостач;

• подготовка распорядительного документа о взыскании сумм недостач с виновных лиц или организации либо о списании сумм недостач;

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

• разработка мероприятий, предупреждающих возникновение инвентаризационных разниц в будущем.

Состав постоянно действующей комиссии утверждается руководителем организации, о чем издается распорядительный документ (приказ, распоряжение и т. п.). В состав комиссии включаются: представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, юристы, инженеры, экономисты, техники и другие специалисты, знания и опыт которых позволят обеспечить эффективность проведения проверок и инвентаризаций.

Кроме того, в состав инвентаризационной комиссии целесообразно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

До начала проверки фактического наличия имущества члены инвентаризационной комиссии должны получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или

отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к отчетам, с указанием «до инвентаризации на «…» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имуществаи финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Фактическое наличие имущества определяется при инвентаризации посредством обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки. Он обязан обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены с использованием средств вычислительной, другой организационной техники и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указываются в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указываются прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне

зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

Ошибки исправляются во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки. На последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчете итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, свидетельствующую об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и о принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц, лицо, принявшее имущество, расписывается в описи в получении, а сдавшее — в сдаче этого имущества. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, помещения, где хранятся материальные ценности, должны быть опечатаны при уходе инвентаризационной комиссии. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Для оформления инвентаризации необходимо применять типовые формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, разработанные и утвержденные Минфином России.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Для оформления инвентаризации необходимо применять унифицированные формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Госкомстатом России.

По окончании инвентаризации могут осуществляться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации, которые производятся с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц в обязательном порядке до открытия склада, кладовой, секции, где проводилась инвентаризация.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются соответствующим актом.

В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

Работники бухгалтерской службы имеют следующие основные обязанности при проведении инвентаризаций и проверок:

• осуществляют контроль за своевременностью и полнотой проведения инвентаризаций. Выполнение данной функции достигается посредством включения соответствующих мероприятий в планы работы бухгалтерии (бухгалтерской службы) на очередной месяц;

• требуют сдачи материалов инвентаризаций в бухгалтерскую службу. Для получения права на такое требование в распорядительном документе о проведении соответствующей инвентаризации или проверки указываются сроки, в течение которых результаты инвентаризации или проверки должны быть представлены в бухгалтерию. Если деятельность постоянно действующей комиссии, создаваемой для проведения инвентаризаций и проверок, регулируется специальным положением (или иным аналогичным документом), разработанным в организации, то вышеуказанное требование должно быть в него включено;

• следят за своевременным завершением инвентаризаций и документальным оформлением их результатов. Эта обязанность является продолжением (развитием) предыдущей обязанности и, следовательно, может быть урегулирована соответствующим распорядительным документом;

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

• отражают на счетах бухгалтерского учета выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета.

По результатам инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие решения по устранению недостатков в хранении и учете запасов и возмеще-

Унифицированные формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные постановлением

Госкомстата России от 18.08.1998 № 88

№п/п Наименование первичного учетного документа Номер документа

1 Ведомость результатов, выявленных инвентаризацией № ИНВ-26

2 Инвентаризационная опись основных средств № ИНВ-1

3 Инвентаризационный ярлык № ИНВ-2

4 Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей № ИНВ-3

5 Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных № ИНВ-4

6 Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение № ИНВ-5

7 Акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути № ИНВ-6

8 Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств № ИНВ-10

9 Акт инвентаризации расходов будущих периодов № ИНВ-11

10 Акт инвентаризации наличных денежных средств № ИНВ-15

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

11 Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности № ИНВ-16

12 Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами № ИНВ-17

13 Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами Приложение к форме № ИНВ-17

14 Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств № ИНВ-18

15 Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных товарно-материальных ценностей № ИНВ-19

нию материального ущерба, а также в организации бухгалтерского учета и документооборота.

В результате инвентаризации могут быть выявлены излишки имущества (фактическое наличие превышает их наличие по данным бухгалтерского учета) или недостачи. Порядок регулирования инвентаризационных разниц установлен положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Выявленные при инвентаризации излишки имущества приходуются по рыночным ценам, и одновременно их стоимость относится в коммерческих организациях на финансовые результаты, а в некоммерческих организациях — на увеличение доходов.

Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовой бухгалтерской отчетности. При этом для целей финансового учета должны быть учтены события после отчетной даты. Материалы инвентаризации используются при создании резерва под обесценение материальных ценностей.

Основное отличие инвентаризаций, проводимых в некоммерческих организациях, от инвентаризаций, осуществляемых в организациях, где предпринимательская деятельность является основной, заключается в отражении результатов инвентаризации.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

• излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на увеличение доходов у некоммерческой организации (на финансовые результаты у коммерческой организации);

• недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), а сверх норм — за счет виновных лиц.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или на увеличение расходов у некоммерческой организации.

Таким образом, в бухгалтерском учете некоммерческой организации по результатам инвентаризации могут быть оформлены следующие проводки:

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

Д-т сч. 01 К-т сч. 86 — на сумму стоимости излишествующих основных средств;

Д-т сч. 10 К-т сч. 86 — на сумму стоимости излишествующих материалов;

Д-т сч. 50 К-т сч. 86 — на сумму излишка наличных денег в кассе;

Д-т сч. 94 К-т сч. 01 — на сумму стоимости недостающих объектов основных средств;

Д-т сч. 94 К-т сч. 10 — на сумму стоимости недостающих материалов;

Д-т сч. 94 К-т сч. 50 — на сумму недостачи денежных средств в кассе.

После выявления недостачи и отражения этого факта в бухгалтерском учете определяются источники списания сумм, отнесенных на счет 94.

Суммы недостачи могут быть возмещены за счет виновных материально ответственных или должностных лиц некоммерческой организации:

Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба», К-т сч. 94 — на сумму недостачи, отнесенную на счет виновных лиц;

Д-т сч. 70 К-т сч. 73 — на сумму материального ущерба, удержанную при начислении сумм оплаты труда;

Д-тсч. 50 К-тсч. 73 — на сумму материального ущерба, возмещенную посредством сдачи наличных денег в кассу организации;

Д-т сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по претензиям», К-тсч. 94 — на сумму недостачи, отнесенную насчет виновных организаций (например, обеспечивающих охрану материально-производственных запасов);

Д-тсч. 51 К-тсч. 76 — на сумму денежных средств, поступивших в оплату предъявленной претензии;

Д-т сч. 86 К-т сч. 94 — на сумму недостачи, по которой виновные лица не определены либо во взыскании которой отказано органами суда или арбитража.

В качестве подтверждения фактов отсутствия виновных лиц или иных обстоятельств, позволяющих списать суммы недостач на увеличение расходов, рекомендуется использовать документы, подтверждающие обращения в органы МВД России, судебные органы и т. д., а также заключения о факте порчи запасов, полученные от служб технического контроля или специализированных организаций. Данные документы должны прилагаться к материалам, представляемым руководству организации, для оформления списания недостач запасов и порчи сверх норм естественной убыли.

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может производиться по решению руководства организации только за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении запасов одного и того же наименования и в тождественных количествах. Материально ответственные лица представляют подробные объяснения о допущенной пересортице инвентаризационной комиссии.

Если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих запасов выше стоимости запасов, оказавшихся в излишке, то вышеуказанная разница списывается в порядке, установленном для списания сумм недостачи, аименно: в общем случае разница относится на виновных лиц. Если конкретные виновники недостачи не установ-

лены, то разницы рассматриваются как недостача сверх норм убыли и списываются на увеличение расходов у некоммерческой организации.

Исключительное право принятия решения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия запасов и данных бухгалтерского учета предоставлено только руководителю организации. Это значит, что наиболее целесообразным представляется оформление такого решения в виде приказа или иного распорядительного документа. Соответственно, и основание для принятия такого решения (предложение инвентаризационной комиссии) должно быть оформлено документально. Ни председатель комиссии, ни комиссия (коллегиально) не могут самостоятельно принимать решение о проведении зачета о пересортице.

Активы, утраченные (уничтоженные) в результате стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, списываются с кредита счетов учета запасов в дебет счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» по фактической себестоимости этих запасов с последующим отражением на счете учета финансовых результатов как чрезвычайные расходы.

Страховые возмещения, поступающие в качестве компенсации потерь от стихийных бедствий, пожаров, аварий и другихчрезвычайныхситуаций, учитываются в составе чрезвычайныхдоходов организации.

Для учета чрезвычайных доходов и расходов планом счетов предусмотрен счет 99 «Прибыли и убытки». Следовательно, и суммы ущерба, понесенного вследствие стихийных бедствий и иных чрезвычайных обстоятельств, и суммы страховых возмещений должны отражаться на этом счете.

Список литературы

1. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств: приказ Минфина России от 13.06.1995 № 49.

2. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 21.11.1996№ 129-ФЗ (вред. от03.11.2006№ 183-Ф3).

3. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации: приказ Минфина России от 29.07.1998 № 34н (в ред. от 26.03.2007 № 26н).

4. Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99: приказ Минфина России от 06.05.1999 № ЗЗн (вред, от 27.11.2006 № 165н).

5. Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99: приказ Минфина России от 06.05.1999№ 32н (вред. от27.11.2006№ 156н).

6. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению: приказ Минфина России от 31.10.2000 № 94н (в ред. от 18.09.2006 № 115н).

7. Трудовой кодекс РФ: Федеральный закон от 30.12.2001 № 197-ФЗ.

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

Цель проведения инвентаризации

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *