Файл СЗВ м

Как правильно выгрузить отчет СЗВ-М?

Как выгрузить отчет СЗВ-М — такой вопрос часто встает при сдаче отчета. Разделим процесс на этапы и рассмотрим каждый из них по отдельности.

Подготовительный этап для формирования СЗВ-М

Этап формирования отчета

Непосредственная отправка выгрузка

Что делать, если форма не выгружается?

Итоги

Подготовительный этап для формирования СЗВ-М

Подготовительный этап включает мониторинг информации в справочниках «1С», от корректности и актуальности которой зависит успех выгрузки отчета в дальнейшем. В том числе это информация:

• о предприятии — через справочник «Предприятие» (Главное — Настройки — Организации) проверяются данные о предприятии: наименование (сокращенное), коды ИНН, КПП, регистрационный номер в ПФР;
• руководителе предприятия — через справочник «Предприятие» (раздел «Подписи»);
• текущем пользователе (исполнителе) — лице, ответственном за ввод документов в информационную базу организации страхователя — через справочник «Пользователи» (настройки текущего пользователя);
• застрахованных лицах — через справочник «Сотрудники» (Зарплата и кадры — Кадровый учет — Сотрудники) проверяются Ф. И. О. работников, СНИЛС, ИНН (при наличии).

ВАЖНО! СНИЛС в СЗВ-М должен присутствовать обязательно, без него застрахованный работник не будет включен в отчетность.

Далее проверяется заполнение данных по СНИЛС — через отчет «Личные данные сотрудников» (Зарплата и кадры — Кадровый учет — Отчет по кадрам).

ВАЖНО! Проверьте, чтобы за отчетный период в программе были в полном объеме введены кадровые документы (прием на работу / увольнение, периоды для сотрудников, работавших по договорам ГПХ).

Подробно о сдаче форм через «1С» читайте в статье «Как проходит сдача электронной отчетности через «1С»?».

Этап формирования отчета

Этот этап включает непосредственно формирование отчета СЗВ-М:

• структурирование сведений в рабочей области «1С-Отчетность»: Отчеты — 1С-Отчетность — Регламентированные отчеты;
• создание формы нового экземпляра отчетности: Создать — Виды отчетов — СЗВ-М — Выбрать;
• заполнение нового экземпляра формы:

Поле формы	Информация для заполнения
Организация	По умолчанию (информация подгружается из справочников)
Дата	Дата заполнения отчета (по умолчанию — текущая рабочая дата)
Номер	Номер документа присваивается программой автоматически
Отчетный период	Отчетный период (месяц)
Тип формы	По умолчанию указывается «Исходная» (в случае первичной подачи в отчетном периоде)
Табличная часть документа	Введение информации по работникам производится автоматически кнопкой «Заполнить» или «Подбор» (информация подгружается из справочников)
Руководитель и должность	По умолчанию (информация подгружается из справочников)
Ответственный	По умолчанию (информация подгружается из справочников)
Закончить заполнение формы нужно кнопкой «Провести».

• проверка корректности заполнения отчета — кнопка «Проверить» (автоматическая проверка формы по встроенному в «1С» алгоритму).

Непосредственная отправка — выгрузка

Возможны следующие варианты отправки:

• в конфигурациях на базе «1С» встроен алгоритм обмена документами между Пенсионным фондом и работодателем по ТКС с использованием ЭЦП в электронном виде;
• отправка из самой «1С» при наличии подключенного сервиса «1С-Отчетность» (при использовании этого вида отправки требуется проверить все необходимые настройки и выполнить проверку заполнения сведений: кнопка «Отправить», выбрать пункт «Проверить»). Для непосредственной отправки сведений из «1С» — кнопка «Отправить» и пункт «Отправить в ПФР».

Об использовании электронной подписи при отправке форм отчетности через интернет смотрите в материале «Усиленная квалифицированная электронная подпись — что это такое?».

В последнем случае из файла можно получить печатную форму документа и файл для передачи сведений в фонд: кнопка «СЗВ-М» — формирование печатной формы; кнопка «Выгрузить» — выбор каталога для сохранения файла (сохраняется информация о застрахованных лицах в электронном виде); присоединенные файлы — кнопка «Просмотреть» (просмотр содержимого файла).

ВАЖНО! После отправки сведений в ПФР рекомендуется зафиксировать отчет от корректировок: установить значок «Пачка принята в ПФР (не редактируется)» — провести документ.

С порядком передачи налоговой отчетности по ТКС можно ознакомиться в статье «Порядок сдачи налоговой отчетности через интернет».

Что делать, если форма не выгружается?

Если выгрузка прерывается, необходимо проверить:

• актуальность релиза «1С»;
• наличие обязательных сведений или реквизитов организации страхователя, отделения ПФР или работников в справочниках «1С».

В любом случае отчет требуется заполнить заново (кнопка «Переделать»).

Итоги

Поскольку программа «1С» формирует СЗВ-М автоматически, для корректной отправки отчета следует актуализировать релиз «1С», а также исходные данные по организации и работникам, выполнить автоматическое заполнение отчета, а затем произвести отправку СЗВ-М в ПФР.

Если программа 1С подключена к системе обмена документа с территориальными органами по телекоммуникационным каналам связи, то сведения можно отправить по нажатию кнопки «Отправить». Также можно получить печатную форму сведений:

Вопросы по форме СЗВ-М

Ситуация 1:
Нужно ли сдавать СЗВ-М, если в организации нет работников?

Ответ:
Да, нужно. Для этого в программах 1С предусмотрено формирование нулевой декларации.

Ситуация 2:
Если работник пенсионного возраста отработал в организации один день, необходимо ли его указывать в списках СЗВ-М?

Ответ:
Да, необходимо. Для работающего пенсионера индексация пенсии в этом месяце уже производиться не будет — месяц считается рабочим, даже если пенсионер отработал 1 день.

Ситуация 3:
Нужно ли ИП отчитываться по форме СЗВ-М?

Ответ:
В данной форме отражаются сведения о работниках, с которыми в текущем месяце заключены, продолжают действовать либо расторгнуты трудовые договора или договора гражданско-правового характера. Обязанность отчитываться возникает, если у предпринимателя есть выплаты по данным договорам.

Ситуация 4:
Необходимо ли включать в форму СЗВ-М женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком?

Ответ:
Да. Так как трудовой договор продолжает действовать.

Заполнить сведения о застрахованных лицах

Федеральным законом от 29.12.2015 № 385-ФЗ с 1 апреля 2016 года вводится новая ежемесячная форма отчетности в Пенсионный фонд.

Кто и как должен сдавать новую форму

Страхователи (организации и индивидуальные предприниматели) представляют данные (ФИО, СНИЛС, ИНН) о каждом работающем у него застрахованном лице, включая тех, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы (п. 2.2 ст. 11 закона № 27-ФЗ).

Сведения на 25 и более работников могут быть поданы только в электронном виде с использованием электронной подписи (абз. 3 п. 2 ст. 8 закона № 27-ФЗ).

Сроки представления отчетности

Сведения подаются ежемесячно, не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным месяцем (п. 2.2 ст. 11 закона № 27-ФЗ).

Ответственность за несданную отчетность

За непредставление отчета в установленный срок либо представление неполных или недостоверных сведений, к страхователю применяются серьезные финансовые санкции — 500 рублей за каждого застрахованного лица (абз. 4 ст. 17 закона № 27-ФЗ).

Как отчитаться через СБИС

Создание и заполнение сведений СЗВ-М ничем не отличается от создания и заполнения любого другого отчета.

Отчетность СЗВ-М. Пошаговая инструкция по заполнению

С 2018 года юридические лица и индивидуальные предприниматели ежемесячно передают в Пенсионный фонд сведения о застрахованных сотрудниках. В материале PPT.ru представлена детальная инструкция по заполнению СЗВ-М и некоторые особенности предоставления этого документа.

Форма, сроки и порядок предоставления отчета СЗВ-М были утверждены Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ № 83п от 01.02.2016.

Отчет СЗВ-М: кто сдает и когда

Отчетность СЗВ-М нужно предоставлять ежемесячно не позднее 15 числа, следующего за отчетным месяцем. Если крайний срок сдачи формы выпадает на праздничный или выходной, сдавать ее надо в ближайший рабочий день.

Действующими нормами не запрещено сдавать ее и ранее, в текущем месяце. Однако работодатель должен быть уверен, что до конца месяца не примет на работу нового сотрудника. Иначе — штраф за предоставление неполных сведений. Сроки сдачи СЗВ-М в 2019 году для ИП с работниками не отличаются от общеутвержденных.

Предоставим сроки сдачи СЗВ-М в 2019 году в виде таблицы:

Ежемесячную отчетность СЗВ-М в 2019 году должны предоставлять все страхователи (организации и индивидуальные предприниматели) в отношении застрахованных лиц, которые работают по трудовым договорам и с которыми заключены гражданско-правовые договоры, если с вознаграждений по ним уплачиваются страховые взносы. Бланк сдается в территориальный орган ПФР, в котором зарегистрирована отчитывающаяся организация.

Надо ли отчитываться, если нет наемных работников и лиц, работающих по договорам ГПХ

Форму СЗВ-М обязаны предоставлять и те компании, у которых не оформлено ни одного сотрудника. Согласно действующему законодательству, генеральный директор также является наемным работником.

ВАЖНО!В соответствии с новыми требованиями ПФР, даже если руководитель является единственным учредителем юрлица, даже если он является единственным работником, отчетность на него нужно подавать. Такие разъяснения содержатся в сообщении Пенсионного фонда РФ.

Кто освобожден от сдачи отчетности

Для отдельных категорий хозяйствующих субъектов и работников предусмотрены исключения. Так, отчет СЗВ-М не предоставляют:

• крестьянские фермерские хозяйства, где нет наемных работников;
• индивидуальные предприниматели, арбитражные управляющие, частнопрактикующие адвокаты и нотариусы, которые уплачивают фиксированные страховые взносы только за себя;
• работодатели в отношении иностранных граждан и лиц без гражданства, которые временно пребывают в России или работают дистанционно, на которых не распространяется обязательное пенсионное страхование;
• работодатели в отношении военнослужащих, сотрудников органов МВД и ФСБ (за исключением вольнонаемных), так как к ним обязательное пенсионное страхование не применяется, и для них государством предусмотрены иные гарантии.

Куда и в какой форме сдавать
СЗВ-М в 2019

Форма СЗВ-М сдается в территориальный орган ПФР, в котором зарегистрирован страхователь (п. 1 ст. 11 закона № 27-ФЗ). При этом каждый филиал отдельно подает сведения о работниках и лицах, которые выполняют работы (оказывают услуги) по договорам гражданско-правового характера. Обращаем ваше внимание, что во время заполнения документа указывается ИНН основной фирмы, а КПП обособленного подразделения.

Согласно п. 2 ст. 8 № 27-ФЗ, компания, где менее 25 застрахованных лиц, может предоставлять отчетность в виде документов в письменной форме (на бумаге). Остальные обязаны сдавать отчеты в электронном варианте. В 2019 году Пенсионный фонд штрафует те организации, которые не соблюдают предусмотренный законом формат сдачи отчетов, на 1000 рублей. Ниже приведена инструкция по заполнению бланка.

Быстро и бесплатно заполнить ежемесячный отчет можно в специальной программе «Документы ПУ 6». Она доступна для скачивания на официальном сайте Пенсионного фонда в разделе «Бесплатные программы для работодателей».

Заполнить отчет в онлайн-сервисах можно и на сайтах разработчиков бухгалтерского ПО — Мое дело, Контур, Небо и других. Некоторые сайты позволяют это делать свободно, но обычно сервисы требуют платы (до 1000 рублей).

Инструкция по заполнению раздела I отчета СЗВ-М

Форма состоит из 4 разделов, каждый из которых обязателен для заполнения. Инструкция по заполнению поможет разобраться. В разделе 1 следует указать следующие реквизиты страхователя:

• регистрационный номер в ПФР. Он указан в уведомлении из Пенсионного фонда, полученном при регистрации. Также его можно узнать в местном отделении ПФР, налоговой инспекции либо на сайте nalog.ru;
• наименование (краткое);
• в поле «ИНН» следует указать код в соответствии с полученным свидетельством о постановке на учет в налоговом органе;
• поле «КПП» индивидуальные предприниматели не заполняют. Организации при заполнении бланка указывают КПП, который был получен в ИФНС по месту нахождения (обособленные подразделения указывают КПП по своему месту нахождения).

Образец заполнения раздела I

Инструкция по заполнению раздела II отчета СЗВ-М

В разделе 2 нужно указать период, за который подается форма. Код отчетного периода — это двузначный порядковый номер месяца, год состоит из четырех цифр. Если возникнут трудности, то в форме предусмотрены пояснительные данные с этой информацией.

Образец заполнения раздела II

Инструкция по заполнению раздела III отчета СЗВ-М

В разделе 3 необходимо указать шифр типа передаваемого отчета. Он может принимать 3 значения:

• «исхд» — исходная форма, которую предприятие сдает за указанный отчетный период впервые;
• «доп» — дополняющая форма. Этот код нужно указать в случае, если исходный отчет уже сдан, но его нужно откорректировать. К примеру, появился новый сотрудник либо по нему были поданы неверные данные;
• «отмн» — отменяющая форма. Этот код нужно использовать, если необходимо полностью исключить из поданного исходного отчета каких-либо сотрудников. Например, в отчете содержатся данные на работника, который уволился и в текущем периоде уже не работал.

Образец заполнения раздела III

Инструкция по заполнению раздела IV отчета СЗВ-М

Последний раздел представлен в виде таблицы, в которую заносится список работников, имеющих заключенные трудовые контракты на предприятии в текущем периоде, в том числе и договоры ГПХ. Таблица состоит из четырех столбцов:

• в первый записывается порядковый номер строки;
• во второй — полные Ф.И.О. сотрудника в именительном падеже. Если отчество отсутствует, его не указывают;
• в третьем — СНИЛС (регистрационный номер работника в ПФР). Это обязательная информация;
• в четвертом — ИНН (регистрационный номер работника в ИФНС). Как сказано в Постановлении Правления ПФ РФ № 83п, этот столбец заполняется при наличии у страхователя необходимых сведений.

Вносить данные в таблицу разрешается либо в алфавитном порядке, либо случайным образом.

В конце отчет должен быть подписан генеральным директором или предпринимателем с указанием должности и Ф.И.О. Здесь же указывается дата составления формы и проставляется печать, если она используется в компании. Поскольку в форме СЗВ-М не предусмотрена возможность подписания отчета представителем страхователя, она должна подаваться лично либо директором организации, либо предпринимателем.

Образец заполнения раздела IV

Полностью заполненный согласно инструкции образец документа выглядит следующим образом:

Распространенные ошибки при заполнении СЗВ-М

Ошибка	Как должно быть	Как исправить
Отсутствуют сведения о застрахованном лице	При заполнении формы нужно указывать всех сотрудников, с которыми заключен трудовой договор или договор ГПХ (даже если человек проработал всего один день). Сведения нужно подавать и в том случае, если не было никаких начислений и выплат на сотрудника в ПФР, но он не уволен.	Сдается дополняющая отчетность, в которой указываются те сотрудники, которые не были отражены в исходной форме. В третьем разделе ставим код формы «ДОП».
Присутствует лишний сотрудник	Наличие записей о лишних сотрудниках (например, уволенных) приравнивается к недостоверным сведениям.	Нужно предоставить отменяющую форму с указанием в ней только лишних сотрудников. В третьем разделе ставим код формы «ОТМН».
Неправильный ИНН сотрудника	Хотя отсутствие самого ИНН при заполнении бланка не будет являться ошибкой, тем не менее, если он указывается, вводите его корректно.	Одновременно предоставляются два бланка: отменяющий — по сотруднику с неверным ИНН и вместе с ним дополняющий, в котором указываются верные сведения.
Неправильный СНИЛС сотрудника	Как и в случае с ИНН, отсутствие кода не является ошибкой, но за неверные сведения можно получить штраф.	Если отчет не будет принят, то его необходимо исправить и предоставить заново как исходящий. Если будут приняты лишь правильные сведения, то исправления предоставляются на сотрудников с ошибками в дополняющей форме.
Неправильный отчетный период	Нужно правильно указать код месяца и год.	Необходимо повторно предоставить форму со статусом «исходящая», корректно указав отчетный период.

Санкции и штрафы

За непредоставление формы СЗВ-М в установленный срок предусмотрен штраф в размере 500 рублей. Эту сумму придется заплатить за каждого работника, на которого не предоставлены сведения (ч. 4 ст. 17 закона № 27-ФЗ). Таким же штрафом будет наказываться подача неполных и(или) недостоверных сведений в отношении каждого работника (ч. 4 ст. 17 закона № 27-ФЗ). Кроме того, за подачу отчетности не в той форме ПФР оштрафует работодателя на 1000 рублей. В случае ошибочных сведений штрафа можно избежать, если исправить неточность самостоятельно.

Оформление данного отчета не занимает большого количества времени и СЗВ-М инструкция по заполнению в этом поможет.

Как составить и сдать декларацию по налогу при упрощенке

Как заполнить СЗВ-СТАЖ в 1С

Как сформировать бухгалтерский баланс в 1С 8.2

Начисление зарплаты в 1С 8.3. Пошагово для начинающих. Для чайников

1С:Бухгалтерия. Программа для бухгалтера. Особенности, преимущества, обучение программе

Как заполнить новую форму 2-НДФЛ за 2019 год — сдаем в 2020 году.

Как подготовить и сдать отчет СЗВ-М

Так называемый «пенсионный» отчет СЗВ-м появился в апреле 2016 года и отнюдь не облегчил жизнь компаниям и ИП. Если в организации числится хоть один сотрудник, такой отчет придется сдавать ежемесячно. Предлагаем во всех подробностях узнать, как подготовить, проверить и сдать отчет СЗВ-м быстро, удобно и без ошибок.

Как сдать отчет СЗВ-М?

Среди множества видов отчетности в Пенсионный фонд есть не так давно появившийся отчет – форма СЗВ-М (сведения о застрахованных лицах). Эта форма понадобилась госорганам в связи с приостановлением индексации пенсий работающим пенсионерам, которых теперь нужно «отслеживать».

Форму должны заполнять ИП и организации, где есть хоть один сотрудник, работающий по трудовому или гражданско-правовому договору. Форма СЗВ-М сдается ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. На бумаге эти сведения могут подавать работодатели с числом сотрудников менее 25 человек, а остальные работодатели обязаны сдавать СЗВ-М только в электронном виде.

Штраф за просрочку сдачи формы или неправильное заполнение составляет 500 рублей за каждого работника. А если вместо обязательного электронного документа сдать бумажный, штраф за такой случай составит 1000 рублей.

Как составить отчет СЗВ-М?

Если сотрудников меньше 25 человек, форму можно заполнить от руки на бумажном бланке.

Для формирования сведений в электронном виде можно воспользоваться несколькими сервисами:

• бесплатные программы Пенсионного фонда или «личный кабинет» на сайте ПФР (там можно заполнить СЗВ-М);
• промо-версии в онлайн-сервисах;
• профессиональные бухгалтерские программы;
• онлайн-сервисы на постоянной основе.

Программы Пенсионного фонда

Их можно в разделе «бесплатные программы для работодателей». Для подготовки СЗВ-М подходят несколько программ: «Документы ПУ 6», «Spu_orb», «ПД СПУ», «PsvRSV». Однако чтобы разобраться, какая между ними разница, и правильно установить выбранную программу, понадобятся советы специалиста, разбирающегося в этих вопросах.

Чтобы завести на сайте ПФР личный кабинет, придется пройти непростую процедуру регистрации. Не выходя из офиса это можно сделать только с помощью ЭЦП. Либо нужно обратиться в ПФР лично и получить регистрационную карту для входа в кабинет.

Промо-доступ в онлайн-сервисы

Форму СЗВ-М заполнить онлайн можно через специальные сервисы интернет-бухгатерии. Это можно сделать на сайтах компаний «Мое дело», «Контур», «Небо». Иногда это удается сделать бесплатно по акции промо-доступа, но обычно требуется небольшая плата (до 1000 рублей).

Профессиональные бухгалтерские программы

Если вам не хочется возиться с программами пенсионного фонда или проходить регистрацию в личном кабинете, можно использовать профессиональное бухгалтерское ПО.

Наиболее известная и популярная — это, конечно, 1СБухгалтерия. Но есть и другие программы для ведения бухгалтерии и сдачи налоговой отчетности. Из отечественных это «Галактика» и «Парус», обе существуют на рынке более 20 лет. Из зарубежных наиболее известна SAP.

Но зачастую компания не нуждается в том объеме функций, которые предлагают данные программы. Программы бухучета с «навороченным» функционалом по карману только крупным компаниям. Но есть более современные и «легкие» программы для бухгалтерского и налогового учета, ориентированные в основном на небольшие компании и ИП: «Бухсофт», «Мое дело», «Контур.Экстерн» и некоторые другие.

Онлайн-сервисы на постоянной основе

Другой вариант без проблем заполнить СЗВ-М — воспользоваться услугами онлайн-сервисов.

Существует несколько порталов, позволяющих отчет СЗВ-М заполнять онлайн: «Мое дело», «Контур», «Небо».

Для наглядности приведем таблицу по этим сервисам:

Название сервиса	На кого ориентирован	Преимущества	Цена
Мое дело	ИП на УСН и ЕНВД	Специализируется на наиболее популярных у малого бизнеса налоговых режимах.	От 3990 в год.
Контур.Экстерн	Малый бизнес, применяющий УСН и ЕНВД, средний бизнес (в том числе в сфере алкогольной продукции) и бюджетные предприятия, находящиеся в Санкт-Петербурге и Ленинградской области.	Возможность сформировать отчеты во все госороганы, в том числе РПН и РАР, возможность работать с разных компьютеров, бесплатный доступ по акции в течение 3 месяцев.	От 2900 в год
Небо	Компании, желающие сдавать отчетность в электронном виде. Возможно составление деклараций УСН, ЕНВД, ЕУНД, НДС.	Есть бесплатный тариф «Только отчетность»	100–170 рублей за один документ при одновременной отправке документа.

А теперь посмотрим, как заполнить СЗВ-М в этих программах.

Проверка СЗВ-М

Прежде чем отправить документ в ПФР, его обязательно нужно проверить. Это можно сделать двумя способами:

• проверка в программах Пенсионного фонда;
• проверка СЗВ-М онлайн бесплатно в сервисах интернет-бухгалтерии.

1. Программы ПФР, позволяющие заполнить СЗВ-М, позволяют и протестировать его. Особенной популярностью пользуются программы CheckXML и CheckPFR. Чтобы проверить форму, предварительно нужно и установить на компьютере.

2. Проверить СЗВ-М онлайн без регистрации в онлайн-сервисах практически невозможно, но процедура регистрации не займет много времени.

Отправка СЗВ-М

После того как вы проверили отчет СЗВ-М онлайн или программой ПФР, необходимо убедиться, что файл сформирован в нужном формате. Следует перевести файл в нужный формат. ФНС принимает документы в формате xml. Если ваш документ сформирован в формате excel, нужно повозиться, чтобы перевести файл в xml. Придется разбираться в нерядовых функциях excel.

Если же бланк сформирован в pdf-формате, можно воспользоваться онлайн-конвертером файлов из pdf в excel. Затем файл excel сохраняем в формате xml через функцию «сохранить как».

Но чтобы избежать ошибок при сохранении файла в нужном формате, лучше изначально заполнить его в специально предназначенной для этого программе или онлайн-сервисе.

Отправка СЗВ-М в электронном формате

Пенсионный фонд не предоставляет работодателям возможности отправить отчет из личного кабинета на сайте ПФР, поэтому в электронном виде направить бланк можно через оператора электронного документооборота (ЭДО).

Операторы ЭДО — это специализированные компании, которые предоставляют сервисы не только по формированию отчетности, но и по ее отправке в налоговые органы по защищенным каналам связи с использованием электронной цифровой подписи.

Для этого потребуется заключить договор с оператором ЭДО, чтобы подключиться к его сервису и получить ЭЦП, и уведомить ПФР о сдаче документов в электронном виде.

Как выбрать оператора ЭДО?

Необходимо убедиться, что организация находится в официальном списке операторов ЭДО, взаимодействующих с Пенсионным фондом. Список можно посмотреть на портале ПФР на странице соответствующего региона.

Второе, на что стоит обратить внимание, — это интерфейс сервиса ЭДО. Он должен быть простым и интуитивно понятным, не требовать многоступенчатых действий по установке программ и обучению работе.

И обязательно нужно взвесить соотношение цены и качества.

Отправка СЗВ-М на бумаге или лично

Для отправки документа почтой его нужно распечатать, поставить печать (если она есть), заполнить два экземпляра описи вложений и заполнить конверт (адрес ПФР и адрес отправителя). Незапечатанный конверт с отчетом и двумя экземплярами описи отнесите на почту. Сотрудник отделения поставит печать и подпись на втором экземпляре описи и выдаст квитанцию об оплате, на которой будет указан идентификатор отправки. Храните эти документы на случай, если в Пенсионном фонде потеряют ваш отчет.

Подача СЗВ-М лично

Чтобы лично представить форму СЗВ-М в ПФР, распечатайте его в двух экземплярах (с подпись и печатью, если есть), возьмите паспорт и/или доверенность от организации на сдачу отчетности. Передайте сотруднику ПФР оба экземпляра отчета. Один экземпляр инспектор оставит себе, а на втором (вашем) поставит отметку о приемке.

Формат файла СЗВ-М

Актуально на: 18 октября 2016 г.

Все страхователи, которые сдают на своих работников сведения по форме СЗВ-М (утв. Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п) в электронном виде, знают, что ПФР разработал и утвердил электронный формат СЗВ-М. В нем перечислены технические требования к данным, указываемым в отчете, к имени файла и т.д. (Приложение к Распоряжению Правления ПФР от 31.08.2016 № 432р).

Конечно, человеку без соответствующего образования достаточно сложно разобраться в документе, определяющем, каким должен быть формат файла СЗВ-М. Ведь специальных терминов и иностранных слов в нем хоть отбавляй. Однако даже поверхностное знакомство с Распоряжением ПФР может избавить страхователя от некоторых ошибок при сдаче электронных СЗВ-М.

СЗВ-М: формат xml

В каком формате сдавать СЗВ-М? В данном случае под словом «формат» понимается расширение файла, которое указывается в конце его названия после точки.

Так вот сдается электронная форма СЗВ-М в формате xml (п. 3 Приложения к Распоряжению Правления ПФР от 31.08.2016 № 432р). Это важный нюанс, который вы можете проконтролировать при подготовке файла, но вряд ли сможете исправить, если по каким-то причинам программа будет формировать файл с другим расширением. Поэтому если что-то будет не так с форматом, лучше сразу обратиться в службу поддержки.

СЗВ-М: ошибка в имени файла

Имя файла СЗВ-М должно состоять из нескольких частей, каждая из которых несет в себе определенную информацию. Так, в правильно сформированное имя файла должен быть «вшит» регистрационный номер страхователя, код территориального органа ПФР и другие сведения (п. 3 Приложения к Распоряжению Правления ПФР от 31.08.2016 № 432р).

Если формат имени файла СЗВ-М не будет соответствовать утвержденной ПФР структуре, то программа выдаст ошибку. Например, может появиться такое предупреждение при подготовке СЗВ-М: «неправильное имя файла отчета» или «СЗВ-М не соответствует утвержденному формату 00042» (последние цифры – это код ошибки в одной из программ).

Ранее одной из частых проблем при формировании электронного СЗВ-М было отсутствие в имени файла кода территориального органа ПФР. Другая часто встречающаяся ошибка – неверный идентификатор файла. Это набор букв и цифр в конце имени файла, непосредственно перед расширением документа. Он должен состоять из 12 знаков. Если у вас количество символов меньше, значит, название файла сформировано неправильно. И пора писать письмо в службу технической поддержки или обновить программу. Хотя при использовании некоторых программных средств помогало и ручное исправление ошибки – простое добавление нужного количества символов.

Спасибо!

Наш менеджер уже увидел Ваше обращение и спешит помочь Вам как можно скорее!

В рабочее время (пн – пт с 9:00 до 18:00) наши менеджеры очень активны и общительны и с радостью ответят Вам в течение дня.

В остальное время – дожидайтесь ответа на следующий рабочий день.

А пока предлагаем вам:

• Почитать отзывы наших клиентов;
• Узнать о новинках для бизнеса в блоге;
• Пообщаться с нашими клиентами в группе ВКонтакте и на Facebook.

Заказ обратного звонка

Подключите сервис 1С-Отчетность бесплатно на 30 дней!

Шаг 1. Открытие раздела Документы персучета

В программе 1С заходим во вкладку Отчетность, справки и выбираем Документы персучета.

Рис. 1. Вкладка Отчетность, справки в 1С: ЗУП ред. 3.1

Шаг 2. Создание отчета по форме СЗВ-М

В отрывшемся разделе Документы персучета нажимаем на кнопку Создать и выбираем Сведения о застрахованных лицах, СЗВ-М.

Рис. 2. Раздел Документы персучета

Шаг 3. Заполнение отчета по форме СЗВ-М

В отчете выбираем отчетный период и тип формы «Исходная». Нажимаем кнопку Заполнить.

Рис. 3. Заполнение отчета о застрахованных лицах

Шаг 4. Проверка корректности заполнения отчета

Сервис позволяет запустить программу, проверяющую корректность заполнения отчета.

На кнопке Отправить нажмите на стрелку вниз и выберите Проверить в Интернете.

Рис. 4. Проверка корректности заполнения отчета

В открывшемся окне заполните согласие на передачу персональных данных и нажмите Продолжить.

Рис. 5. Форма согласия на передачу персональных данных

По итогам проверки отчета программа выдаст сообщение. Если ошибок в отчете не обнаружено, переходите к следующему шагу.

Рис. 6. Сообщение об отсутствии ошибок в отчете

Шаг 5. Отправка отчета в Пенсионный фонд РФ

На кнопке Отправить нажмите на стрелку вниз и выберите Отправить в ПФР.

Рис. 7. Отправка отчета в ПФР

Подтвердите, что отчет заполнен полностью и корректно, нажмите отправить.

Рис. 8. Подтверждение отправки отчета

Далее вы увидите сообщение о том, что отчет успешно отправлен в ПФР.

Рис. 9. Сообщение о сдаче отчета

Шаг 6. Проверка отправки отчета

Для того чтобы проверить отправку отчета в разделе Отчетность, справки, зайдите в раздел 1С-Отчетность.

Рис. 10. Вкладка Отчетность, справки в 1С: ЗУП ред. 3.1

В разделе Отчеты можно увидеть отправленные в контролирующие органы документы и их статус. Отчет по форме СЗВ-М сразу после отправки будет иметь статус Отправлено в ПФР.

Рис. 11. Вкладка Отчеты в разделе 1С-Отчетность

После обновления информации с контролирующими органами статус отчета должен измениться на Отчет успешно сдан.

С сервисом 1С-Отчетность сдать отчет просто и удобно. Вы можете оформить у нас бесплатный доступ на месяц к сервису, для того чтобы попробовать в работе все преимущества.

Подключите сервис бесплатно на 30 дней!

Ответы на часто возникающие вопросы

Когда сдавать отчет

Отчет о застрахованных лицах необходимо сдавать до 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Кому нужно сдавать отчет

Всем организациям и ИП, имеющим в найме сотрудников по трудовому и гражданско-правовому договору, необходимо подавать в ПФР сведения о застрахованных лицах.

В отчет должны включаться сотрудники в декрете, отпуске и уволившиеся в рамках отчетного периода.

Можно ли сдавать отчет досрочно

Отчет можно сдать с 1-го числа месяца, следующего за отчетным.

Как исправить ошибку в отчете

Чтобы исправить ошибку в сведениях отчета по форме СЗВ-М, необходимо заполнить и отправить дополняющую/отменяющую форму.

Большие изменения произошли в порядке сдачи отчетности в Пенсионный Фонд России (ПФР) в 2017 году. Именно тогда многие процессы были оптимизированы, благодаря чему теперь сдача отчета в ПФР у любой компании отнимает гораздо меньше времени и трудовых ресурсов.

Кто обязан направлять отчетность в ПФР?

Это мероприятие является обязательными абсолютно для всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, которые удовлетворяют двум основным критериям:

• Зарегистрированы на территории Российской Федерации;
• Имеют работников в штате.

Другими словами, можно сказать, что сдача отчетности в ПФР является неоспоримой обязанностью практически всех фирм, работающих в нашей стране. Следовательно, вопросы, касающиеся этого обязательства, актуальны для большинства предпринимателей из России.

Какие необходимо сдавать отчеты в ПФР?

Прежде всего, хотелось бы напомнить, что с 2017 года отменена форма РСВ-1. Зато осталось много других форм, которые не утратили своей актуальности, а также появились новые. Это относится, например, к единому расчету по взносу, который пришел на замену отмененному после 2016 года РСВ-1. Его необходимо сдавать на ежеквартальной основе, не позднее тридцатого числа следующего за отчетным периодом календарного месяца.

Несмотря на кардинальные перемены, вступившие в силу с 2017 года, форма СЗВ-М сохранилась и продолжает быть одной из наиболее трудоемких задач для специалистов, ведь направлять ее необходимо каждый месяц (не позднее пятнадцатого числа). Причем, если этот отчет в ПФР будет содержать ошибки или не будет направлен вовсе, то предпринимателю грозит штраф в размере пятисот рублей за каждого сотрудника, в сведениях о котором допущена неточность.

К новым формам отчетности в ПФР стоит отнести, в первую очередь, СЗВ-СТАЖ. Этот документ направляется раз в год в срок до 1 марта следующего за отчетным календарного года. Например, за 2017 год данную форму необходимо отправить в составе отчетности в ПФР за год не позже 01.03.2018 года. Важно отметить, что даже в случае ликвидации компании этот документ должен быть сдан в надзорный орган в установленные законодательством сроки.

Впрочем, в некоторых ситуациях сроки по ее предоставлению в Пенсионный фонд немного сдвигаются. К примеру, когда сотрудник уходит на пенсию. В этом случае ее необходимо предоставить в ПФР не позднее, чем через 3 дня, начиная с даты получения соответствующего заявления от пенсионера.

Кроме того, с 2017 года были введены еще две новые формы отчетности в ПФР:

Эти документы не имеют обязательного характера. К примеру, как вы успели заметить из названия, СЗВ-КОРР является корректировочным документом, а поэтому подается исключительно в тех ситуациях, когда необходимо внести изменения в ранее поданные отчеты. А СЗВ-ИСХ сдается в случаях, когда компания обнаруживает, что в одном из предыдущих периодов она не отправляла в ПФР данные о каком-либо застрахованном лице.

Отличительной особенностью всех перечисленных выше трех новых форм является то, что они подаются вместе с реестром ОДВ-1.

О страховых взносах

Помимо отчетов в ПФР необходимо направлять взносы, причем осуществляются такие платежи с 2017 года через Федеральную Налоговую Службу (ФНС). С позиций налогоплательщика это удобно, так как теперь все налоговые выплаты можно делать централизованно.

Для каждого страхового взноса существует свой код бюджетной классификации (КБК). Например, если вы хотите оплатить пени по страховому взносу за 2017 год, то вам следует использовать КБК 182 1 02 02010 06 2110 160. Оплачивая такие же пени, но за 2016 год, указывайте КБК 182 1 02 02010 06 2100 160. И так далее. Обязательно разберитесь с кодами прежде, чем оплачивать. Иначе ваши деньги могут не дойти до пункта назначения.

Сдача отчета в ПФР через СБИС

Чтобы оптимизировать процедуру сдачи отчетности в ПФР, мы рекомендуем использовать специализированный программный продукт — СБИС Электронная отчетность. Отличительной особенностью данного сервиса является возможность подгрузки уже готовых документов из других смежных систем. Например, из Налогоплательщика, 1С:ЗУП и др. Ну и, конечно, при желании вы можете заполнять документы непосредственно в системе СБИС.

Одним из наиболее важных достоинств этой системы является проверка документации в автоматическом режиме. Программа найдет ошибки, если они будут, и укажет вам на них. Делает она это при помощи специализированного ПО, ранее рекомендованного для этих целей ПФР (CheckUFA, CheckXML). Это позволит вам снизить риски, которые связаны с задержкой сроков подачи отчетности и получением пени.

Имейте в виду, что в СБИС вы сможете настроить отправку отчетности непосредственно из вашего компьютера в налоговую, что значительно упростит вам жизнь и лишит необходимости поездок туда, ожидания в очередях и т.д. Приобрести подходящую для этих целей электронную подпись можно в специализированном Центре ЭЦП на нашем сайте.

Подробное руководство по сдаче отчетов в ПФР через программу СБИС расписано выше, а кратко этот процесс можно обозначить четырьмя основными шагами:

1. Загрузить программу и выбрать раздел Пенсионного фонда;
2. Загрузить или заполнить отчет;
3. Подписать документ;
4. Отправить его по зашифрованному каналу в Пенсионный фонд.

В ответ на эти действия вы сможете получить от ПФР ответ в виде квитанции и протокола. Если вы получите отрицательный протокол, это означает, что в вашем документе содержалась ошибка, которую необходимо исправить, а затем направить отчет заново. Только в случае получения положительного протокола вы можете считать, что сдали отчетность.

Если вы оцените преимущества и выгоды от автоматической отправки документов в надзорные органы (Пенсионный фонд, Налоговая инспекция, Фонд обязательного медицинского страхования и т.д.), тогда вам, наверняка, также окажется по душе другой продукт — СБИС Электронный документооборот. Этот сервис позволит вам оптимизировать движение договоров и другой документации как внутри организации, так и за ее пределами. Это сокращает не только время согласования, но и затраты на курьерскую службу. Кроме того, вы и ваши коллеги всегда будете иметь полноценную картину о состоянии согласования той или иной бумаги.

Загрузка отчетности в Пенсионный фонд из других программ в СБиС++ идентична загрузке любой другой отчетности — по команде «Загрузить из других программ» на шаге 2:

Но есть свои особенности, которые важно учитывать:
№ 1. Если сведения нужно отправить в ПФР одним комплектом, то файлы из программы, в которой Вы формируете сведения, нужно выгружать в одну папку. Тогда после загрузки в СБиС++ «Тензор» документы будут объединены в один комплект. И обратная ситуация: если сведения нужно отправить в разных комплектах, то и выгружать их из учетной программы следует в разные папки.

Формирование разных комплектов

№ 2. Если в своей программе Вы сформировали неполный комплект отчетности (например, только СЗВ-6), то в программе СБиС++ «Электронная отчетность» Вы можете вручную заполнить недостающие формы. В этом случае на первом шаге мастера формирования отчетности необходимо поменять состав отчетности на «РСВ и индивидуальные сведения». После изменения в комплекте появятся недостающие вкладки:

Дополнение комплекта формами РСВ-1 и СЗВ-6-3

№ 3. Формы РСВ-1 и СЗВ-6-3 всегда идут в комплекте друг с другом, поэтому, если в выгруженном из другой программы комплекте отсутствует одна из них, вторая форма будет сформирована автоматически незаполненной. Вам нужно будет ее заполнить.

Дополнение комплекта формой СЗВ-6-3

Загружаем неполный комплект

В комплекте есть РСВ-1, но нет СЗВ-6-3

Создается пустая форма СЗВ-6-3

1. Откройте отчет
2. Перейдите на вкладку Период 2012 год
3. Нажмите Загрузить
4. Выберите нужные отчеты. Далее. Загрузить.

На вкладках Отчет РСВ-1 и Список сотрудников СЗВ-6 так же есть кнопка Загрузить, но она позволяет загрузить только или РСВ-1, или Индивидуальные сведения и Опись соответственно.

Если у Вас возникли вопросы по заполнению и отправке отчетности в программе СБиС++ Электронная отчетность, Вы можете задать их сотрудникам Департамента электронной отчетности по тел. (495) 956-08-80. или обратиться в техническую поддержку СБиС++ «Тензор»

Загрузка в СБиС из других программ отчетности в Пенсионный фонд.

Загрузка отчетности в Пенсионный фонд из других программ в СБиС++ идентична загрузке любой другой отчетности — по команде «Загрузить из других программ» на шаге 2:

Но есть свои особенности, которые важно учитывать:
№ 1. Если сведения нужно отправить в ПФР одним комплектом, то файлы из программы, в которой Вы формируете сведения, нужно выгружать в одну папку. Тогда после загрузки в СБиС++ «Тензор» документы будут объединены в один комплект. И обратная ситуация: если сведения нужно отправить в разных комплектах, то и выгружать их из учетной программы следует в разные папки.

Формирование единого комплекта

Формирование разных комплектов

№ 2. Если в своей программе Вы сформировали неполный комплект отчетности (например, только СЗВ-6), то в программе СБиС++ «Электронная отчетность» Вы можете вручную заполнить недостающие формы. В этом случае на первом шаге мастера формирования отчетности необходимо поменять состав отчетности на «РСВ и индивидуальные сведения». После изменения в комплекте появятся недостающие вкладки:

Дополнение комплекта формами РСВ-1 и СЗВ-6-3

№ 3. Формы РСВ-1 и СЗВ-6-3 всегда идут в комплекте друг с другом, поэтому, если в выгруженном из другой программы комплекте отсутствует одна из них, вторая форма будет сформирована автоматически незаполненной. Вам нужно будет ее заполнить.

Дополнение комплекта формой СЗВ-6-3

Загружаем неполный комплект

В комплекте есть РСВ-1, но нет СЗВ-6-3

Создается пустая форма СЗВ-6-3

1. Откройте отчет
2. Перейдите на вкладку Период 2012 год
3. Нажмите Загрузить
4. Выберите нужные отчеты. Далее. Загрузить.

На вкладках Отчет РСВ-1 и Список сотрудников СЗВ-6 так же есть кнопка Загрузить, но она позволяет загрузить только или РСВ-1, или Индивидуальные сведения и Опись соответственно.

Если у Вас возникли вопросы по заполнению и отправке отчетности в программе СБиС++ Электронная отчетность, Вы можете задать их сотрудникам Департамента электронной отчетности по тел. (495) 956-08-80. или обратиться в техническую поддержку СБиС++ «Тензор»