При совершении любой сделки очень важную роль, помимо второстепенных документов (квитанций, чеков, выписок), играют так называемые закрывающие документы, наличие и правильность их оформления.
Контрагенты компаний при совершении любой сделки должны представлять такие бумаги с обеих сторон. В этой статье мы подробно рассмотрим специфику закрывающих документов, то, что в них входит и прочие рабочие нюансы.
Содержание
Что собой представляют закрывающие документы
Такими документами называют специальные бумаги, в которых точно прописано, что акт сделки полностью совершен обеими сторонами. В частности, что все партнеры, вступившие в сотрудничество, выполнили все оговоренные заранее условия сделки. Наличие такой документации является гарантом честной сделки. В бухгалтерии закрывающие документы тщательно регистрируются, оформляются и в дальнейшем прослеживаются при необходимости.
Во избежание непонимания со стороны контрагентов отдельное внимание всегда уделяется правильности оформления документации. Все нюансы и условия заведомо должны быть тщательно прописаны в контракте. Не будет лишним также прописать там, какие выписки и чеки необходимы для успешного совершения дела, чтобы оно, наконец, считалось выполненным.
Для чего конкретно документы необходимы
Чтобы сделка юридически считалась оконченной, а не только оплаченной, требуются всяческие закрывающие документы.
При совершении каких-либо юридических операций также крайне важно, чтобы эти операции были письменно оформлены. Если на счет компании поступили некоторые средства, то бухгалтерии в обязательном порядке нужно зафиксировать это в письменном виде.
Закрывающая документация бывает разного типа и зависит, прежде всего, от характера сделки. Далее мы более подробно рассмотрим этот вопрос.
Читайте также: Как составляется бухгалтерский баланс
Типы документов
В стандартный список закрывающих бумаг входит:
- акт, свидетельствующий об успешном выполнении того или иного действия;
- счет-фактура;
- накладная товарно-транспортного или просто товарного характера.
Сделки на поставку товаров требуют заключения накладной. Отдельно стоит отметить, что самую главную юридическую силу имеют только копии этих документов. По этой причине даже на временное использование копия не годится для правомерного совершения действий.
Реквизиты накладной
Накладная создается в двух экземплярах: поставщиком для себя и для покупателя. Осуществляется такой правовой акт при продаже или транспортировке товаров. Основные реквизиты накладной:
- прописывание даты и наименования документа;
- имя поставщика;
- подробное или поверхностное описание предмета сделки;
- общее количество предмета сделки;
- единица измерения в денежном эквиваленте;
- подпись ответственного органа с указанием инициалов.
Официально законодательством Российской Федерации не учрежден конкретный вид накладной. Поэтому зачастую различные организации разрабатывают свой вид накладной. Однако все вышеперечисленные пункты обязательно должны быть прописаны в закрывающем документе.
Если вам еще не до конца понятно, как выглядит накладная, мы разработали для вас примерный бланк.
Пример накладной:
Накладная № 19 от «24» июня 2016 года.
Отправитель: ООО «БухгалтГарант».
Получатель: ООО «ОмегаРиэлт».
Основание для отпуска товара: договор № 8 от «13» марта 2016 года.
Договоренность № 54 от «29» декабря 2016 года через менеджера по снабжению И. Е. Иванова.
Далее следует стоимость и количество продукции, желательно в таблице (номер, наименование, единица измерения, количество, цена, конечная сумма).
Отпущено всего одно наименование.
На сумму: десять тысяч рублей 00 копеек.
Отгрузил товар директор: ____________ Д. И. Нестеров.
Получил товар: _________ М. Н. Хлестаков.
МП
Если основным объектом сделки выступает работа или услуга, то закрывающим документом станет акт. Последний является не только документом, подтверждающим, что обе стороны выполнили свои действия, но и что они не имеют никаких претензий друг к другу. Акт распечатывается в двух экземплярах, и они сохраняются у каждой стороны.
Если документы отсутствуют
Сделка считается оформленной и полноценной по всем пунктам, только когда при ней присутствуют закрывающие документы. Хотя иногда может возникнуть случай, что документы были утеряны или же некорректно составлены из-за халатности работников бухгалтерии. Это может очень дурно сказаться не только на репутации фирмы, но и здорово ударить по кошельку владельца, если во время проверки налоговой фирмы и других контролирующих органов расходы были включены в декларацию, но не были подтверждены документально.
Такая оплошность может повлечь за собой массу негативных последствий. Одна из них: доначисление налогов. В результате всего этого снижается налог на прибыль и его приходится доплачивать, включая все пени и проценты.
Помимо всего прочего, вас могут также наказать и за отсутствие самих документов.
Читайте также: Нормативное значение коэффициента автономии в бухгалтерском деле
Чтобы всего этого не произошло, настоятельно советуем вам тщательнейшим образом отслеживать все обороты документации предприятия, особое внимание уделяя закрывающим документам. Возможно, потребуется нанять отдельного человека, которому вы доверяете и квалификация которого позволяет ему на высшем уровне проводить все операции проверок.
Минфин и МНС во исполнение поручения Совмина от 19.10.2010 № 30/224-1112 совместным письмом № 15-5/840 и № 2-1-9/324 от 21.10.2010 «Об актах выполненных работ, оказанных услуг» в целях обеспечения методологического руководства бухгалтерским учетом, отчетностью и налогообложением в Республике Беларусь разъясняют следующее. «При отражении в бухгалтерском и налоговом учете хозяйственных операций по выполнению работ (оказанию услуг), имеющих незначительную стоимость (до 2 млн. Br) по сделке с одним лицом в течение календарного месяца, необходимо руководствоваться следующим.
В соответствии с Законом Республики Беларусь от 18 октября 1994 г. «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее — Закон) факт совершения хозяйственной операции должен подтверждаться первичным учетным документом, обязательные реквизиты которого определены статьей 9 Закона. Подтверждение факта выполнения работ или оказания услуг оформляется, как правило, актом выполненных работ, оказанных услуг (далее — акт), который должен иметь подписи исполнителя и заказчика. Одновременно акт служит подтверждением полноты и качества выполненных работ (оказанных услуг), используется для исчисления гарантийных сроков, защиты прав потребителей.
Несоставление актов может иметь место только в некоторых сферах экономической деятельности, таких, как услуги связи, аренда, лизинг, прокат, рекламные и другие услуги, при оказании которых заключаются однотипные договоры, в том числе относимые Гражданским кодексом Республики Беларусь к категории публичных.
В случаях, когда стороны договорились не составлять акт, в договоре между заказчиком и исполнителем должен быть указан способ, которым исполнитель информирует заказчика об исполнении работы (оказании услуги). Уведомление может быть направлено заказчику по электронной почте, факсимильной связи и другими способами.
Основанием для отражения на счетах бухгалтерского учета и принятия к налоговому учету, а также к вычету сумм налога на добавленную стоимость (НДС) по работам, услугам, приобретенным (выполненным, оказанным) без составления акта, являются договоры (в том числе включающие графики арендных (лизинговых) платежей) в совокупности со счетами на оплату и иными аналогичными документами (для плательщиков, определяющих выручку от реализации продукции (работ, услуг) «по оплате», — также платежными инструкциями, подтверждающими оплату работ, услуг). Для принятия к вычету сумм НДС в этих документах следует указывать ставку и сумму НДС.
Документы, служащие основанием для подтверждения факта выполнения работ и оказания услуг, а также для вычета сумм НДС, могут быть как на бумажном носителе информации, так и в электронном виде. Способ передачи документа не является определяющим. Передача таких документов возможна лично, по почте, по факсу, по электронной почте путем предоставления ссылки в сети Интернет или направления по e-mail почте.
До внесения изменений в Инструкцию по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденную постановлением Минфина от 30.05.2003 № 89, отражение в бухгалтерском учете операций по расчетным, валютным, специальным и прочим счетам в банке может осуществляться как на основании выписок банка из лицевого счета с приложением платежных инструкций, так и на основании выписок банка с указанием в них реквизитов платежных инструкций и/или информации о банковском переводе, что должно быть предусмотрено в договоре на банковское обслуживание».
ИТАК, сделан еще один шаг в направлении упрощения бухгалтерского и налогового учета. Но следовать по этому пути можно только с большой осторожностью. С одной стороны, ни один нормативный акт не указывает прямо, что акт сдачи-приемки — это первичный учетный документ, и считать его таковым в значении Закона «О бухгалтерском учете и отчетности» можно только с некоторой натяжкой — равно как и остальные документы, которыми в рассматриваемом письме его предлагается заменять. С другой стороны, согласно ст. 673 ГК заказчик, обнаруживший при приемке недостатки в результате выполненной работы, вправе ссылаться на них только в случае, если в акте либо в ином документе, удостоверяющем приемку, были оговорены эти недостатки либо возможность последующего предъявления требования об их устранении. При этом, если иное не предусмотрено договором подряда, заказчик, принявший результаты работы без проверки, лишается права ссылаться на недостатки работы, которые могли быть установлены при обычном способе ее приемки. Нужно помнить, что общие положения о подряде (ст.ст.656–682 ГК) применяются к договору возмездного оказания услуг (в т.ч. услуг связи, медицинских, ветеринарных, аудиторских, консультационных, информационных, риэлтерских услуг, услуг по обучению, туристическому обслуживанию и иных, за исключением услуг, оказываемых по договорам, предусмотренным главами 37, 38, 40, 41, 44–47, 49, ГК), если это не противоречит статьям 733–736 ГК, а также особенностям предмета договора.
Кроме того, в некоторых случаях наличие акта, независимо от стоимости работ, прямо предусмотрена гражданским законодательством. Так, согласно п.4 ст.708 ГК при исполнении договора строительного подряда сдача результата работы подрядчиком и приемка его заказчиком оформляются актом, подписанным обеими сторонами.
Таким образом, отказавшись от составления акта ради упрощения бухучета и сокращения документооборота, можно столкнуться с проблемами неналогового характера — например, если к качеству работ или услуг у заказчика в дальнейшем появятся претензии.
По материалам: neg.by
Ой, ща напишу!!!!!!
«При выполнении комплекса работ по изготовлению буклетов, афиш и иной продукции отношения регулируются нормами главы 37 ГК. Согласно ст. 656 ГК по договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику в установленный срок, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его (уплатить цену работы. В данном случае подрядчик изготавливает издательскую продукцию.
В соответствии с Инструкцией утвержденной Пост. МФ РБ от 14.05.2001 г. N 53, ТН-2 используется для отпуска и приемки товарно-материальных ценностей, если их перемещение осуществляется без участия автомобильных транспортных средств (почтой или нарочным). Законодательством не определено, по каким видам гражданско-правовых договоров оформляется товарная накладная формы ТН-2. Поскольку товарная накладная подтверждает факт перемещения товарно-материальных ценностей, то необходимость ее оформления возникает, прежде всего, при исполнении договоров, где объектами являются вещи (купля-продажа, поставка, мена и др.). Инструкцией о порядке заполнения счета-фактуры по налогу на добавленную стоимость (Инструкция N 91), установлено, что счет-фактура по налогу на добавленную стоимость является первичным учетным документом, подтверждающим выполнение работ (оказание услуг) и предъявляется продавцом (подрядчиком) работ (услуг) их покупателю (заказчику) наряду с другими документами, которыми оформляются выполненные работы или оказанные услуги (при наличии этих документов). П. 2 Инструкции N 91 допускает отражение стоимости работ в товарной накладной формы ТН-2. При этом счет-фактура по НДС не выписывается. В Инструкции N 91 не определено, в каких случаях при выполнении работ следует оформлять товарную накладную формы ТН-2, а в каких — счет-фактуру по НДС формы СФ-1. Анализ норм вышеназванных Инструкций позволяет сделать вывод: если создаваемые по договору подряда товарно-материальные ценности (материальный результат работы) должны быть списаны у подрядчика и оприходованы у заказчика, то заполняется товарная накладная.
Цены (тарифы) формируются подрядчиком на основании Закона Республики Беларусь от 10.05.1999 г. N 255-З «О ценообразовании», Положения о порядке формирования и применения цен и тарифов, утвержденного Постановлением Министерства экономики Республики Беларусь от 22.04.1999 г. N 43, Инструкции по планированию, учету и калькулированию себестоимости издательской продукции, утвержденной Приказом Государственного комитета по печати Республики Беларусь от 29.09.1999 г. N 314.
С учетом изложенного в данной ситуации издательскому предприятию следует оформлять товарную накладную формы ТН-2 с указанием сформированной им цены. Расходы по оплате полиграфических услуг сторонней организации в учете издательского предприятия отражаются записью Д-т 20, 18 — К-т 60 и учитываются им при ценообразовании.
Беларусь
С поставкой товара сталкивается практически каждая компания. Однако не всегда ее оформлению уделяется должное внимание, хотя от этого зависит, будет ли оплачен поставленный товар или поставлен купленный. Рассмотрим, какие документы или действия подтвердят факт поставки, а каких будет недостаточно.
Товарная накладная
Самый надежный способ зафиксировать факт поставки — подписать товарную накладную. По общему правилу она подтверждает, что товар принят покупателем и подлежит оплате. Накладная должна содержать все необходимые сведения: реквизиты договора, наименование, количество, цену товара, подписи должностных лиц поставщика и покупателя, оттиски их печатей, дату составления и номер. Один из самых важных реквизитов — подпись лица, принимающего товар. У него на это должны быть полномочия, иначе накладная бесполезна. Лучше всего заблаговременно запросить у контрагента доверенность на то лицо, которое будет принимать товар.
Акт приема-передачи
Еще один надежный способ подтвердить поставку — подписать акт приема-передачи товара. Важно, чтобы он был подписан уполномоченными лицами.
Имейте в виду: если нет акта, но есть товарная накладная, факт поставки все равно будет считаться доказанным.
Таможенная декларация
Если в качестве доказательства передачи товара представляются одни только таможенные декларации, суд не признает поставку состоявшейся. Чтобы подтвердить факт поставки, нужны первичные учетные документы. К ним как раз и относятся накладные, в том числе CMR, акты приема-передачи. Декларации их не заменят.
Акт сверки взаимных расчетов
Сам по себе акт сверки в качестве доказательства поставки, скорее всего, не примут. Однако в совокупности с другими документами он может пригодиться. Суды указывали, что исполнение обязательств по поставке подтверждается актами приема-передачи, актами ввода товара в эксплуатацию и проведения инструктажа специалистов, товарными накладными, сводным актом приема-передачи товара, а сумма задолженности — актом сверки взаимных расчетов.
Счет-фактура и УПД
Не подтвердить факт поставки и одним лишь счетом-фактурой. Он содержит информацию о величине платежа и о товарах, подлежащих оплате. Можно сказать, что он выставляется для оплаты товаров, а не для фиксации факта их получения. Другая ситуация с универсальным передаточным документом (УПД), подписанным уполномоченным представителем покупателя. Такой документ подтверждает факт поставки. В отличие от счета-фактуры, УПД может фиксировать передачу груза, так как содержит реквизиты должности лица, получившего груз или уполномоченного на принятие товара от имени покупателя. Рекомендуем продавцу утвердить в учетной политике форму УПД и порядок ее применения.
Факт оплаты товара
Частичная оплата товара в некоторых случаях может свидетельствовать о том, что товар был поставлен. Однако полностью полагаться на этот довод, чтобы взыскать полную оплату, не стоит. Он может сработать вместе с другими доказательствами. Частичную оплату могут расценить как одобрение покупателем приемки товара лицом, полномочия которого не подтверждены. Представить товарную накладную или акт приема-передачи все-таки придется.
Обзор подготовлен специалистами компании «Консультант Плюс»
