Кассовый приходный ордер

ИА ГАРАНТ

В расходно-кассовом ордере неверно указан номер бухгалтерского счета и указано неверное назначение платежа. Можно ли их зачеркнуть, написать правильный вариант и заверить подписью кассира «исправленному верить»?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

В расходные кассовые ордера не допускается внесение изменений.

На наш взгляд, в данном случае можно оформить бухгалтерскую справку, на основании которой вносятся исправления в бухгалтерский учет.

Конкретная ответственность за внесение исправлений в кассовые документы законодательством не предусмотрена. При этом, учитывая запрет на внесение изменений в такие документы, исправленный документ может считаться недействительным.

Обоснование вывода:

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (далее — Закон N 402-ФЗ)). В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета (ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

В частности, не допускается внесение изменений в кассовые документы (п. 4.7 Указания Банка России 11.03.2014 N 3210-У (далее — Указание), п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).

К кассовым документам относятся приходные кассовые ордера и расходные кассовые ордера (п. 4.1 Указания).

При этом действующими на сегодняшний день нормативными актами не установлен порядок исправления ошибок для случаев, указанных в вопросе.

На наш взгляд, при обнаружении ошибки в расходном кассовом ордере в части неверного указания корреспондирующего счета и основания платежа можно составить бухгалтерскую справку, в которой следует указать, по какой причине была допущена ошибка, при возможности представить доказательства того, что основание платежа указано неверно.

Например, если в основании платежа указано: выплата заработной платы, а фактически выдана сумма под отчет (на командировочные расходы), доказательством может служить авансовый отчет, приказ на командировку и т.п.

С кассира (бухгалтера), допустившего ошибку, следует взять объяснительную записку.

Бухгалтерскую справку с объяснением кассира (бухгалтера) целесообразно приложить к расходному кассовому ордеру.

Напомним, что в бухгалтерской справке должны присутствовать обязательные реквизиты, приведенные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Бухгалтерская справка будет являться первичным документом, на основании которого вносятся исправления в бухгалтерский учет (смотрите Энциклопедию решений. Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности).

Заметим, что возможен и иной вариант исправления ошибки в данной ситуации, когда к неверно заполненному документу прикладывается новый с верными записями. На неверном документе ставится надпись «ошибочно», дата, подписи, а также ссылка на правильный документ (смотрите Энциклопедию решений. Исправление первичных документов; Вопрос: Допускается ли внесение исправлений в кассовые и банковские документы? («Пищевая промышленность: бухгалтерский учет и налогообложение», N 6, июнь 2013 г.)).

Выбранный порядок внесения исправлений для аналогичных случаев следует закрепить в учетной политике организации в целях бухгалтерского учета.

Например, если организация примет решение исправлять рассматриваемые ошибки на основании бухгалтерской справки, в учетной политике можно указать, что исправление ошибок в части применения корреспондирующего счета и основания платежа, допущенных при осуществлении кассовых операций, отражается в учете на основании бухгалтерской справки.

В части ответственности за внесение исправлений в расходный кассовый ордер отметим следующее.

Ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, а также нарушение требований об использовании специальных банковских счетов установлена ст. 15.1. КоАП РФ.

Так, ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ установлено, что нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в:

• осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;

• неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности;

• несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств;

• а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов,

— влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Ответственность за внесение исправлений в кассовые документы (в частности, в расходный кассовый ордер) ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ не предусмотрена.

Поэтому полагаем, что привлекать к ответственности по названной норме за внесение исправлений в данной ситуации оснований нет.

Однако учитывая, что согласно п. 4.7 Указания не допускается внесение изменений в кассовые документы, не исключаем того, что документ, в который внесены изменения, может быть рассмотрен контролирующими ведомствами как недействительный.

В этом случае существует вероятность привлечения к ответственности за отсутствие первичного документа (ст. 15.11 КоАП РФ, ст. 120 НК РФ, Энциклопедия решений. Ответственность за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (базы для исчисления страховых взносов) (ст. 120 НК РФ)).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Башкирова Ираида

Ответ прошел контроль качества

Главная ›› Печатные формы ›› Приходный кассовый ордер КО-1

— выписка приходного кассового ордера КО 1 в программе «Экспредо»

Приходный кассовый ордер ко 1 — это документ первичной учетной документации кассовых операций, согласно которому производится прием денежных средств в кассу предприятия.

Составление приходных кассовых ордеров КО 1

— проще простого это не займет у Вас много времени, скачайте программу (БЕСПЛАТНО) и убедитесь. Программа «Экспредо» имеет возможность составления приходных кассовых ордеров КО 1 и сделаете Вы это буквально за несколько минут.

Огромным преимуществом «Экспредо» является наличие мобильной (портативной) версии, то есть Вы сможете выписывать формы и бланки приходных кассовых ордеров КО 1 с любого компьютера, при наличии установленной копии программы на любых съемных носителях — все важные документы Вы всегда носите с собой.

Таким образом, покупаю копию программы «Экспредо» вы получаете и мобильную версию ничем не отличающуюся по функциональности от стационарной версии (она тоже умеет выписывать приходный кассовый ордер ко 1). Нашу программу выбрали более 300 компаний и индивидуальных предпринимателей.

Приходный кассовый ордер КО 1 состоит из двух частей: это собственно ордер и квитанция к нему. Содержимое обеих частей одинаковое. Прием наличных денег в кассу производится по приходному кассовому ордеру КО 1 (ПКО). Приходные кассовые ордера КО 1 и квитанции к ним заполняются бухгалтерией, а не кассиром. Документ должен быть заполнен четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или сформирован с применением компьютера. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

На картинке представлен образец приходного кассового ордера КО 1, реализованного в программе за пару минут.

Примеры печатных форм, реализуемых в «Экспредо»

• Авансовый отчет. Форма № АО-1
• Акт приема передачи векселей
• Внутренняя накладная
• Акт выполненных работ
• Банковская выписка
• Доверенность М-2 на одном листе
• Журнал доверенностей
• Журнал командировок
• Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров КО-3
• Журнал учета полученных счетов-фактур
• Журнал учета выставленных счетов-фактур
• Журнал учета выставленных счетов
• Карточка контрагента
• Кассовая книга
• Книга покупок
• Книга продаж
• Командировочное удостоверение Т-10
• Командировочное удостоверение
• Накладная ТОРГ-12
• Накладная ТОРГ-13
• Оборотно-сальдовая ведомость по складу
• Объявление на взнос наличными
• Платежная ведомость Т-53
• Платежное поручение
• Платежное требование
• Приходный кассовый ордер КО-1
• Путевой лист форма № 3
• Путевой лист свободная форма
• Расходный кассовый ордер КО-2
• Реестр прихода товара на склад
• Реестр расхода товара со склада
• Список контактных лиц
• Счет на предоплату
• Счет-фактура
• Товарный чек
• Требование-накладная М-11
• Гарантийный талон

1. Общие правила заполнения первичной документации

Согласно ст. 1 Закона № 996 первичный документ — это документ, содержащий сведения о хозяйственной операции и подтверждающий ее осуществление. Первичные документы должны быть составлены в момент проведения каждой хозяйственной операции или, если это невозможно, непосредственно после ее завершения. Они являются основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций.

Согласно п. 2 ст. 9 Закона № 996 первичный документ может быть составлен на бумажных или машинных носителях и должен иметь следующие обязательные реквизиты:

— название документа (формы);

— дату и место составления;

— наименование предприятия, от имени которого составлен документ;

— содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции (в натуральном и/или стоимостном выражении);

— должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;

— личную подпись и другие данные, дающие возможность однозначно идентифицировать лицо, принимающее участие в хозяйственной операции.

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных первичные документы могут содержать дополнительные реквизиты:

— идентификационный код предприятия (согласно ЕГРПОУ);

— номер документа;

— основание для осуществления операции;

— данные о документе, подтверждающем личность получателя, и другие реквизиты.

Основные требования, связанные с составлением и обработкой первичных документов, установлены Положением № 88.

Первичные документы составляются на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти. Документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны содержать обязательные реквизиты или реквизиты типовых или специализированных форм (п. 2.7 Положения № 88).

Кроме того, Госкомстат неоднократно указывал на тот факт, что в утвержденные типовые формы допускается включение других реквизитов, если в них есть необходимость исходя из особенностей деятельности предприятия (см., например, письмо от 07.03.2007 г. № 14/225/149).

Документы составляются на украинском языке. На предприятиях, расположенных в местах, где большинство граждан являются представителями других национальностей, наряду с украинским языком может использоваться и другой язык в порядке, определенном ст. 11 Закона Украины «О языках в Украинской ССР» от 28.10.89 г. № 8312XI.

Записи в первичных документах должны осуществляться только чернилами темного цвета, пастой шариковых ручек, с помощью печатных машинок, принтеров и другими средствами, обеспечивающими сохранность записей в течение установленного срока хранения документов и невозможность незаметных несанкционированных исправлений (п. 2.10 Положения № 88). При этом напомним, что сроки хранения первичных документов установлены в Перечне типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденном приказом Главного архивного управления при КМУ от 20.07.98 г. № 41.

В свободных строках первичных документов ставят прочерки.

Перечень лиц, которые имеют право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, товарно­материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества, утверждает руководитель предприятия.

Документ должен быть подписан лично таким лицом, а подпись может быть скреплена печатью. Электронная подпись применяется с учетом требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте. Использование при оформлении первичных документов факсимильного воспроизведения подписи допускается в порядке, установленном законом и другим актами гражданского законодательства. При этом не допускается использование факсимильной подписи в кассовых документах, документах на перечисление безналичных денежных средств (см. письмо НБУ от 30.10.2006 г. № 25113/245311507). Против использования факсимиле в доверенностях высказался Минфин (см. письмо от 03.08.2009 г. № 31340002016/20991).

Ошибки в первичных документах, составленных от руки, исправляются корректурным способом: неправильный текст или цифры зачеркиваются (одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное) и над зачеркнутым надписывается правильный текст или цифры. Исправление ошибки сопровождается записью «исправлено» и подтверждается подписями лиц, которые подписали этот документ, с указанием даты исправления. В кассовых, банковских документах, а также в документах, отражающих операции с ценными бумагами, исправления не допускаются.

Ответственность за несвоевременное составление первичных документов и за недостоверность отраженных в них данных несут лица, которые составили и подписали эти первичные документы (п. 2.14 Положения № 88).

Порядок движения первичных документов с момента создания и до сдачи в архив регулируется графиком документооборота, который утверждается приказом руководителя предприятия. График документооборота должен обеспечить оптимальное количество подразделений и исполнителей, которые обрабатывают первичный документ, улучшение качества учетной работы и усиление контрольных функций бухгалтерского учета. Каждому лицу, ответственному за составление каких­либо первичных документов, выдается извлечение из графика документооборота, в котором приводится список документов, которые данный исполнитель должен составлять, сроки составления и передачи первичных документов в подразделения предприятия.

График документооборота может быть составлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Контроль за соблюдением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера предприятия. Требования главного бухгалтера относительно порядка предоставления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия.

2. Документальное оформление кассовых операций в национальной валюте

Порядок оформления кассовых операций установлен Положением № 637. Главы 3 и 4 этого документапредусматривают следующий алгоритм документального оформления кассовых операций.

Прием наличности в кассу предприятия производится по приходным кассовым ордерам (п. 3.3 Положения № 637), а выдача наличности оформляется расходными кассовыми ордерами и ведомостями на выплату денег (далее — расходная ведомость) (п. 3.4 Положения № 637). В свою очередь, до передачи в кассу предприятия кассовые ордера регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (п. 3.11 Положения № 637).

Кроме того, для учета наличности в кассе применяется кассовая книга и книга учета выданных и принятых старшим кассиром денег.

Типовая форма приходного кассового ордера (типовая форма № КО1) приведена в приложении 2 к Положению № 637. Приходный кассовый ордер выписывается работником бухгалтерии и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Одновременно с заполнением приходного кассового ордера к нему оформляется квитанция (она является отрывной частью приходного кассового ордера), которая выдается на руки лицу, сдавшему деньги.

Приходный кассовый ордер и квитанция к нему подписываются главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это руководителем предприятия. Кроме того, квитанция к приходному кассовому ордеру должна быть заверена печатью предприятия (абзац второй п. 3.3 Положения № 637). После этого надлежащим образом оформленный кассовый ордер передается в кассу предприятия.

Приходный кассовый ордер, по которому получена наличность, прилагается к отчету кассира.

Расходный кассовый ордер типовой формы № КО2 (приложение 3 к Положению № 637) такжевыписывается работником бухгалтерии,после чегоподписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером (или лицом, уполномоченным на это руководителем). В том случае, если на документах, приложенных к расходному кассовому ордеру (заявлениях на выдачу наличных, расчетах и т. п.), есть разрешительная надпись руководителя, то его подпись на самом кассовом ордере не обязательна (абзац второй п. 3.4 Положения № 637).

Оттиск печати в расходном кассовом ордере типовой формы № КО2 не предусмотрен.

Оформленный таким образом расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, а затем передается в кассу предприятия.

Расходные кассовые ордера, оформленные на основании расходных ведомостей, регистрируются после осуществления выплат, указанных в этих расходных ведомостях.

В случае выдачи отдельным физическим лицам наличности (в том числе работникам предприятия) по расходным кассовым ордерам кассир требует предъявить паспорт или документ, который его заменяет, записывает его наименование и номер, кем и когда он выдан. Физическое лицо расписывается в расходном кассовом ордере о получении наличности с указанием полученной суммы (гривень — словами, копеек — цифрами). При этом для выведения остатка наличности в кассе не принимаются расходные кассовые ордера, в которых выдача наличности из кассы не подтверждена подписью получателя.

Если выдача наличности проводится на основании доверенности, оформленной в установленном порядке согласно законодательству Украины, то в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя наличности бухгалтер указывает фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получить наличность. Доверенность остается у кассира и прилагается к расходному кассовому ордеру.

Выдача наличности лицам, которых нет в штатном расписании предприятия, осуществляется по расходным кассовым ордерам, которые выписываются отдельно на каждое лицо, либо по отдельной расходной ведомости.

Заметим, что при заполнении как приходных, так и расходных кассовых ордеров необходимо учитывать ряд общих требований к их оформлению, предусмотренных Положением № 637:

1. Кассовый ордер оформляется бухгалтером предприятия, а не кассиром (п. 3.10 Положения № 637).

2. Приходные и расходные кассовые ордера выписываются в одном экземпляре.

3. Приходные и расходные кассовые ордера заполняются чернилами темного цвета чернильной или шариковой ручкой, при помощи печатной машинки, компьютерных средств или другими способами, которые бы обеспечили надлежащую сохранность этих записей в течение установленного для хранения документов срока (п. 3.10 Положения № 637).

4. Исправления в кассовых ордерах запрещены (п. 3.10 Положения № 637). В случае если при заполнении этих документов бухгалтер допустил ошибку, следует оформить новый документ.

5. Прием и выдача наличности по кассовым ордерам может осуществляться только в день их составления (п. 3.10 Положения № 637).

6. В документах при указании сумм национальной денежной единицы гривни может использоваться ее графический знак (п. 3.14 Положения № 637).

7. В приходных и расходных кассовых ордерах, которые оформляются на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (выдача наличных по расходным ведомостям, платежным карточкам, сдача наличности в банк, получение наличных из банка по чеку и оприходование денежных средств в кассе), реквизит «Получил» или «Принято от» не заполняется.

8. Сразу же после получения или выдачи наличности по кассовым ордерам, они подписываются кассиром, а на приложенных к ним документах ставится отпечаток штампа или надпись «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год).

Как предусмотрено п. 3.11 Положения № 637, все кассовые ордера до передачи в кассу предприятия регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (типовые формы № КО3 или № КО-3а, приведенные в приложении 4 к Положению № 637), который ведется отдельно по приходным и расходным операциям. Исключение сделано только для расходных кассовых ордеров, которые оформлены на основании расходных ведомостей, — такие ордера регистрируются после осуществления выплат, указанных в таких ведомостях.

При рассмотрении порядка оформления журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов следует обратить внимание на такой момент, как возможность исправления ошибок, допущенных при его заполнении.

Как было отмечено выше, п. 3.10 Положения № 637 запрещает вносить исправления в приходные и расходные кассовые ордера. Относительно корректировок в журналах по форме № КО3 и № КО3а указанным Положением никаких ограничений не предусмотрено. Следовательно, подобные исправления вполне возможны.

При внесении исправлений в журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов следует придерживаться общих правил. То есть неправильный текст и цифры зачеркиваются и над ними пишутся правильные значения. Зачеркивание осуществляется одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки должно сопровождаться надписью «Исправлено» и подтверждено подписью бухгалтера с указанием даты исправления.

Все поступления и выдачу наличных в национальной валюте предприятия отражают в кассовой книге типовой формы № КО4 (приложение 5 к Положению № 637). Каждое предприятие (юридическое лицо), имеющее кассу, ведет одну кассовую книгу для учета операций с наличностью в национальной валюте (без учета касс обособленных подразделений). Если предприятие осуществляет операции с наличной иностранной валютой, то на каждый вид валюты ведется отдельная кассовая книга.

Прежде чем приступить к заполнению кассовой книги, кассир должен оформить ее титульную страницу (указать наименование предприятия, идентификационный код согласно Единому государственному реестру предприятий и организаций Украины) и пронумеровать листы книги. После этого кассовую книгу прошнуровывают, количество листов заверяют своими подписями руководитель предприятия и главный бухгалтер. Кроме того, на обороте последней страницы кассовой книги делается надпись «В настоящей книге пронумеровано и прошнуровано… листов». Прошнурованные листы скрепляются печатью юридического лица.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. В случае необходимости корректировка записей производится в общем порядке. Исправления удостоверяются подписями кассира и главного бухгалтера.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера (или на лицо, уполномоченное руководителем предприятия).

При заполнении кассовой книги следует руководствоваться следующими требованиями Положения № 637:

1. Записи в кассовой книге кассир осуществляет в двух экземплярах (через копировальную бумагу) чернилами темного цвета чернильной или шариковой ручкой. Первые экземпляры, которые являются неотрывной частью листа кассовой книги, остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры, которые являются отрывной частью листа кассовой книги, представляют собой документы, по которым кассиры отчитываются относительно движения денег в кассе. Первые и вторые экземпляры должны иметь одинаковые номера.

2. Записи в кассовой книге производятся кассиром по операциям получения или выдачи наличности по каждому кассовому ордеру и расходной ведомости в день ее поступления или выдачи.

3. Остаток наличных денежных средств в кассе предприятия на начало рабочего дня (данные по строке книги «Остаток на начало дня») должен быть равен остатку наличных на конец предыдущего дня (данные по строке книги «Остаток на конец дня» за предыдущий день).

4. Наличные денежные средства, выданные по расходным ведомостям на выплаты, связанные с оплатой труда, отражаются в кассовой книге после окончания сроков этих выплат, а именно по истечении трех рабочих дней, включая день получения наличных в учреждении банка. До этого в конце дня по строке «В том числе на оплату труда» указывается сумма по расходным ведомостям, не списанная в расход кассы.

5. Если данные приходных и расходных кассовых ордеров, выписанных в течение дня, не помещаются на одном листе, то заполняется следующий лист кассовой книги.

При наличии на предприятии нескольких кассиров обязательным является ведение старшим кассиром книги учета выданных и принятых старшим кассиром денег типовой формы № КО5 (приложение 6 к Положению № 637).

Как предусмотрено п. 4.6 Положения № 637, старший кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличности под роспись в книге по форме № КО5.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны составить отчет о полученной и выданной наличности по соответствующим приходным и расходным кассовым документам, а также сдать остаток наличности и кассовые документы по проведенным операциям старшему кассиру под роспись в книге по форме № КО5.

Кроме того, книга учета выданных и принятых старшим кассиром денег применяется также для учета наличности, выданной из кассы предприятия доверенному лицу, которое выплачивает заработную плату в течение установленных сроков, и возврата им имеющейся наличности и кассовых документов.

Приведем примеры заполнения перечисленных выше кассовых документов.

Приходный и расходный кассовые ордеры – два первичных документа, на основании которых заполняется кассовая книга. Ее обязаны вести все хозяйствующие субъекты – юридические лица. Ведут ее и большинство индивидуальных предпринимателей, несмотря на указание ЦБ №3210-У от 11-03-14 г., содержащее послабления для ИП для контроля за движением наличных денег. Соблюдение кассовой дисциплины предполагает правильное заполнение реквизитов первичных кассовых документов, в связи с чем у кассиров и бухгалтеров часто возникают вопросы, как правильно нумеровать ПКО и РКО. Что делать, если номер пропущен или, напротив, повторяется? Как нумеровать кассовые ордеры обособленных подразделений организации? Попробуем разобраться.

Как должны нумероваться ПКО и РКО

Многие организации начинают нумеровать ПКО и РКО с начала года заново. Однако ни в одном законодательном или разъяснительном документе контролирующих органов не содержится такого правила. Оно продиктовано лишь удобством отражения в учете данных первичных кассовых документов. Строго говоря, начинать в январе с единицы необязательно, можно продолжать сплошную нумерация кассовых ордеров с прошлого года.

Крупные организации с большим кассовым документооборотом нередко закрепляют в учетной политике поквартальную нумерацию ПКО и РКО, т.е. каждый квартал начинают нумеровать документы заново.

При любом избранном способе нумерации должны соблюдаться два правила:

• нумерация должна быть сквозной;
• нумерация должна быть хронологической.

Это означает, что приходные и расходные ордеры должны быть пронумерованы в том порядке, как они оформлялись, с учетом календарных дат кассовых операций.

Статья 15 КоАП РФ посвящена нарушениям порядка ведения операций по кассе. В ней напрямую не прописана ответственность за нарушение нумерации приходных и расходных кассовых ордеров, а лишь за нарушение порядка работы с наличными деньгами в кассе. Вместе с тем, если порядок нумерации не соблюдается, для контролирующих органов это может стать сигналом, свидетельствующим о серьезных нарушениях законодательства.

Нарушение порядка нумерации кассовых документов

Сбой в порядке нумерации ПКО и РКО не редкость. Причин может быть много: это проблемные моменты в работе компьютерной программы, если учет ведется в ней, и человеческий фактор при заполнении документов вручную. В некоторых случаях налицо попытка скрыть допущенные нарушения в учете денежных средств. Стоит ли ожидать санкций при проверке кассовой дисциплины – зависит от конкретной ситуации.

Ситуация: в результате программного сбоя задвоился номер кассового ордера. Нужно ли исправлять номер и как это сделать? Ответ будет отрицательным, поскольку вносить изменения в кассовые документы запрещено (Указания ЦБ №3210-У п. 4.7). Применить же положения ст. 15 КоАП РФ фискальным органам в данной ситуации проблематично: задвоение номера не касается нарушений, связанных с наличными деньгами напрямую.

Другая ситуация: торговая организация приходует выручку магазинов на основании Z-отчетов ежедневно. В то же время кассовые ордера на приход выписываются с номерами, присваиваемыми не в хронологическом порядке. Здесь, несмотря на то что выручка приходуется ежедневно и присвоенные номера ПКО на размер выручки не влияют, фискальные органы могут усмотреть нарушение. Согласно ст. 15 КоАП РФ выручка, зафиксированная «неправильным» ПКО, может считаться не оприходованной в кассу.

В ситуации, когда номера приходных кассовых ордеров случайно пропущены, у чиновников может возникнуть подозрение в неполном отражении выручки по кассе. Это может означать, по мнению фискальных органов, что деньги в кассу принимались, квитанция на сторону выдавалась и нумеровалась, но по кассе прихода не было. Целесообразно получить от кассира объяснительную, в которой указывается, что ошибка совершена ненамеренно и на фактическое отражение выручки не повлияла. На основании этого документа руководитель может издать распоряжение считать пропущенные номера недействительными либо присвоить их другим ПКО, в другом периоде.

Играет роль и применяемая система налогообложения. Например, при ЕНВД скрывать выручку, манипулируя номерами кассовых ордеров, не имеет смысла, а значит, претензий контролирующих органов, вероятнее всего, не будет.

На заметку!
Если ФНС докажет при проверке нарушения по ст. 15 КоАП РФ, могут применяться штрафные санкции.

Размер штрафов:

• на организацию 40-50 тыс. руб.;
• на руководство 4-5 тыс. руб.

Комплексно либо по отдельности — на усмотрение ФНС.

Нумерация в филиалах и обособленных подразделениях

Как и в случае с организацией без подразделений, жесткой регламентации здесь не существует. Нумеруют ПКО и РКО, руководствуясь соображениями удобства и полноты отражения учетных кассовых данных. Обычно каждому обособленному подразделению присваивается префикс: буквы или цифры, его кодировка. Номер кассового ордера и будет содержать префикс, его вписывает через горизонтальную черту или черту дроби.

Такая нумерация нужна, например, если обособленные подразделения самостоятельно ведут учет выручки и присылают затем данные в головной офис. Если при этом возникает необходимость вести учет еще и по видам дохода, и эту информацию можно закодировать в номере ПКО.

Номер кассового ордера, таким образом, может состоять из трех частей, разделенных чертой дефиса или дробью:

• кодировка подразделения (филиала);
• кодировка дохода;
• номер ПКО,

Если разделение по видам доходов для организации в учете неактуально, его можно исключить.

Заметим, что при всех очевидных сложностях сквозной нумерации кассовых ордеров, когда организация имеет филиалы или обособленные подразделения, целесообразно руководствоваться этим принципом. Идентификация филиалов (подразделений) должна строиться на использовании дополнительной информации в структуре номера ПКО и РКО (как показано выше), а не на параллельной нумерации кассовых документов.

Порядок нумерации ПКО и РКО необходимо отразить в локальных нормативных актах хозяйствующего субъекта. Подразделениям и филиалам должно быть уделено в ЛА особенное внимание, с учетом их территориальной удаленности от головного офиса.

Главное

1. Порядок нумерации приходных и расходных кассовых ордеров устанавливается организацией самостоятельно и фиксируется в локальных нормативных актах.
2. Нумерацию обычно начинают с начала года, реже — квартала, но допускается и сквозная нумерация по другим периодам.
3. Нумерация ПКО и РКО должна быть организована так, чтобы сведения о приходных и расходных операциях по кассе отражались достоверно и полно.
4. Принципы сквозной нумерации и соблюдения хронологии являются основными.
5. Номера приходных и расходных ордеров по кассе в филиалах и подразделениях присваивают с использованием дополнительных записей в номере документа: через дробь или дефис.