Юридически значимый электронный документооборот

Юридически значимый документооборот холдинга – способы организации, практика проектов

Анна Белюта, аналитик-консультант, компания Akelon

Чтобы разобраться в сути вопроса, немного теории. Холдинг – это группа коммерческих организаций, среди которых есть одна главная (управляющая, материнская) компания и несколько дочерних, находящихся в подчинении. Все специфические функции обычно выделены в отдельные юридические лица, территориально удалены от головной организации и друг от друга. Бизнес-процессы у них могут существенно отличаться.

В процессах нужно дополнительно учитывать корпоративный документооборот между предприятиями холдинга и внешний – с контрагентами. Когда все документы передаются в бумажном виде на огромные расстояния – это дорого и долго. В такой ситуации переход на обмен документами в электронном виде выглядит очень перспективным и выгодным. В электронный вид возможно перевести все виды документооборота: внутренний, между компаниями и с внешними контрагентами.

Но в реальности не все так просто. Далеко не все организации готовы переходить на обмен документами в электронном виде. Законодательство не требует обязательного перехода на электронные документы. Выходит, что с некоторыми контрагентами придется работать по старинке, используя бумажные документы. Те же, кто готов к переходу на ЭДО, могут работать с разными операторами ЭДО. Здесь вырисовывается еще один глобальный вопрос – роуминг между операторами. Согласитесь, в итоге мы получаем больше вопросов, чем ответов.

Поделимся своим опытом и прольем свет на следующие моменты перехода на ЭДО:

1. Какие существуют подходы к обработке бумажного и электронного потока документов, их плюсы и минусы.

2. Какие существуют подходы к созданию единого электронного архива документов, их плюсы и минусы.

3. Зачем нужен общий центр обработки документов?

4. Где место системе электронного документооборота (СЭД) в этом процессе?

5. Единая СЭД и разграничение прав доступа.

Подходы к обработке бумажного и электронного потоков документов

На первый взгляд кажется, что переход на электронный документооборот – это процесс, при котором пользователи перестают распечатывать документы и работают с ними в электронном виде. Конечно, частично это правда. Законодательством предусмотрено, что акты выполненных работ, счета-фактуры и другие, так называемые формализованные первичные финансовые документы действительно могут больше не распечатываться. Они создаются в учетной системе, согласуются и подписываются электронной подписью в СЭД, после чего отправляются контрагенту на подпись через оператора ЭДО. Но остаются еще неформализованные документы – например, договоры, счета на оплату, акты сверок, транспортные накладные, товарно-транспортные накладные и т.д. Работа с ними может быть переведена в электронный вид, а может быть оставлена по-прежнему на бумаге.

Поэтому при переходе на ЭДО перед компаниями стоит задача организовать работу с двумя потоками документов: бумажным и электронным.

Правильный документооборот без бумаги с помощью DirectumRX.

Электронные документы обрабатываются в электронном виде, поэтому они автоматически попадают в электронный архив документов.

При работе с «бумагой» существует два диаметрально противоположных подхода: в зависимости от того, как идет согласование в бумажном или электронном виде, и в какой момент документы попадают в электронный архив. Разберем на примере работы в СЭД DIRECTUM.

1. Входящие документы:

a. Документы поступают в единый электронный архив после обработки. То есть при поступлении бумажные версии обрабатываются ответственным сотрудником в бумажном виде: согласуются, подписываются и размещаются в архиве. Перед размещением бумажных оригиналов в архиве их сканируют и загружают в СЭД скан-образ.

b. Документы поступают в архив еще до их обработки. Бумажные документы при поступлении в организацию сразу сканируются и их скан-образы загружаются в систему. Ответственные сотрудники работают уже со скан-образами документов, за исключением этапа подписания, т.к. физическую подпись необходимо поставить на бумажном оригинале. Подписанные с двух сторон бумажные документы повторно сканируются и новые скан-образы загружаются в систему.

2. Исходящие документы:

a. Бумажные документы распечатывают непосредственно из учетной системы. В этом случае работа по согласованию/подписанию документов ведется в бумажном виде. После подписания документов с двух сторон, их сканируют и загружают в СЭД.

b. Возможен вариант, когда документы распечатываются из учетной системы со штрихкодом и параллельно выгружаются в СЭД. В этом случае необходимо одновременно вести работы с бумажными и электронными документами. После подписания бумажных оригиналов контрагентом, документы сканируют и автоматически создается новая версия в системе.

c. Бумажные документы распечатывают из СЭД. В этом случае документы выгружаются из учетной системы со штрихкодом в СЭД, где проходит их согласование. После чего их распечатывают, подписывают и отправляют на подписание контрагенту. Получив подпись от контрагента, документы сканируют и в системе автоматически создается новая версия.

Давайте поговорим о сложностях, плюсах и минусах каждого подхода.

Создание единого электронного архива по итогам обработки документов

У такого подхода создания единого электронного архива мы видим следующие плюсы:

  • схема работы пользователей с бумажными документами не меняется;
  • скан-образы бумажных документов попадают в архив уже подписанными с двух сторон.

Но, есть и свои минусы:

  • в случае, если процесс согласования/подписания документов довольно сложный, то бумажные документы могут потеряться/повредиться в процессе их обработки;
  • нет возможности отследить на каком этапе согласования/подписания находятся документы внутри организации.

Создание единого электронного архива перед обработкой документов

У такого подхода создания единого электронного архива есть следующие плюсы:

· перевод бумажных документов в электронный вид в самом начале процесса их согласования/подписания снижает риск потери и порчи бумажных оригиналов.

  • за счет перевода бумажных документов в электронный вид в начале процесса есть возможность отследить на каком этапе согласования/подписания находятся документы внутри организации;
  • добавляется функционал по работе с электронными документами, которые поступают непосредственно в систему и автоматически считаются документами архива.

У данного подхода есть и свои минусы:

  • Меняется схема работы пользователей с бумажными документами: с ними нужно работать в электронном виде, за исключением этапа подписания, так как физическую подпись необходимо поставить на бумажном оригинале. С другой стороны, данный тезис можно назвать плюсом, т.к. при внедрении процесса работы с электронными документами – процессы работы с бумажными и электронными документами будут очень похожи.
  • Для того, чтобы в архиве были скан-образы бумажных документов, подписанные с двух сторон, их необходимо сканировать несколько раз.

В одном из своих проектов (внедрения ЭДО в ГК ДКС) мы использовали именно этот подход. Такой выбор был связан с довольно сложными и многоступенчатыми процессами согласования первичных учетных документов внутри компании.

При переходе на ЭДО помимо глобальной цели работы с первичными финансовыми документами в электронном виде необходимо было унифицировать процессы работы с ними, а, следовательно, ускорить их обработку.

Несмотря на то, что территориально компании группы ДКС в основном находятся на небольшом расстоянии друг от друга, передача электронных документов через оператора системы обмена происходит быстрее, чем машина с грузом успевает доехать с одного склада на другой. Таким образом работники компаний заранее знают, что товар отгружен и могут начать проверить корректность оформления документов еще до прихода товара на склад.

Оперативный обмен документами позволяет сократить сроки закрытия бухгалтерской отчетности, а значит вовремя возместить вычет по НДС.

Использование общего центра обработки документов

Для централизованного перевода бумажных документов в электронный вид можно выделить отдельное подразделение – Общий центр обработки документов (ОЦО).

Использование ОЦО позволяет:

  • снизить риск потери бумажных документов;
  • снять необходимость обеспечения всех сотрудников принтерами штрих кодов и сканерами для перевода документов в электронный вид;
  • ускорить обработку документов – сотрудники ОЦО за счет постоянной работы с документами по переводу их в электронный вид будут выполнять ее более оперативно, чем сотрудники на местах.

В ходе проекта в ГК ДКС было выделено отдельное подразделение, которое было названо «Центр обработки документов» (ЦОД).

В обязанности данного подразделения входит:

  • сканирование исходящих документов, вернувшихся с подписью контрагента;
  • наклейка штрих кода и сканирование входящих документов, запуск скан-образов входящих документов на согласование по маршрутам;
  • размещение бумажных оригиналов в архиве.

Выделение отдельного подразделения с небольшим количеством работников было правильным решением с точки зрения руководства холдинга, так как:

  • затраты на печать штрихкодов и сканирования документов для 4-5 работников подразделения были меньше, чем если бы они обеспечивали всех пользователей первичных финансовых документов напечатанными экземплярами;
  • создан единый центр агрегации бумажных документов, что сокращает риск их потери и увеличивает степень контроля за состоянием документов;
  • увеличена скорость обработки документов, за счет более быстрого выполнения однотипных действий выделенных пользователей, чем если бы это делал каждый пользователь.

Зачем здесь СЭД?

Этот вопрос особенно актуален для электронных документов, создаваемых в учетной системе. С одной стороны, казалось бы, что мешает непосредственно в учетной системе создать документ, подписать его и отправить контрагенту через оператора ЭДО. С другой стороны, учетная система не всегда позволяет хранить скан-образы бумажных документов, не умеет работать с маршрутами согласования и подписания документов, не обладает удобными инструментами для поиска документов, их массовой выгрузки в различных форматах или выводу документов на печать.

Использование СЭД в связке с учетной системой и оператором электронного документооборота как раз решает эти проблемы:

  • создает единый электронный архив, который будет хранить формализованные документы вместе с информацией об их подписании, и скан-образы подписанных бумажных документов;
  • настраивает маршруты для согласования и подписания как бумажных, так и электронных документов. Следовательно, предоставляет возможность для отслеживания этапа обработки по каждому документу;
  • разграничивает права доступ пользователей к документам в зависимости от юридического лица и подразделения работника;
  • позволяет использовать удобные и эффективные инструменты поиска документов;
  • дает массово выгружать документы в разных форматах при подготовке к налоговым и аудиторским проверкам.

Единая СЭД и разграничение прав доступа

От множественности юридических лиц в холдинге появляется новая задача – организовать зоны обработки документов. С одной стороны – удобнее работать в единой базе, с другой – необходимо разграничить права доступа к документам каждой организации.

Специфика холдинга в том, что сотрудник может совмещать несколько должностей в разных организациях. Отсюда вопрос: как разграничить доступ к документам в зависимости от организации и занимаемой должности. В случае использования единой СЭД проблема решается использованием нескольких записей работника для одного пользователя системы. Конечно, при таком подходе возникают сложности. Например, при формировании отчета по выполненным задачам – отражать данные по человеку или по его должностям. Но с другой стороны настройка различных отчетов не вызовет сложностей.

По нашему опыту организации, входящие в состав группы компаний, обычно используют единую учетную систему. Поэтому работа в рамках единой СЭД является логичным продолжением унификации процессов. Это позволяет упростить поддержку типовых маршрутов для согласования первичных документов внутри компаний.

Разграничение прав доступа к документам в рамках единой СЭД происходит в рамках балансовой единицы, входящей в группу компаний.

На примере ГК ДКС работники ЦОД обслуживают все компании группы одновременно, поэтому работа в единой СЭД всех компаний упростила настройку сканирования первичных документов, поступающих в организации и дала возможность работникам ЦОДа работать в «одном окне» системы.

Итоги

Подводя итоги, мы приходим к выводу, что юридически значимый документооборот внутри холдинга может принести много положительных моментов. Но при принятии решения о реализации проекта по переходу на ЭДО, надо понимать, что это не панацея от всех проблем с документооборотом организации. Необходимо быть готовым к изменению процессов работы с документами внутри организации.

Конечно же положительных моментов больше, но минусы, с которыми сталкиваются организации при переходе зачастую отталкивают и оттягивают на неопределённое время принятие решения о реализации. В такой ситуации выбор хорошего партнера для внедрения проекта очень важен. В процессе запуска вы наверняка столкнетесь с нестандартными задачами. Очень важно, чтобы партнер был готов совместно со специалистами организации вырабатывать решение и сделал все процессы в компании максимально удобными.

Если на данный момент вы задумались о реализации такого проекта, возьмите на заметку чек-лист ключевых моментов, которые необходимо проработать:

  1. Изучить законодательную базу юридически значимого документооборота: какими документами можно обмениваться в электронном виде, как сдавать эти документы для проверок.
  2. Выбрать оператора ЭДО. Выбор оператора может зависеть, например, от количества контрагентов организации, которые уже работают с тем или иным оператором.
  3. Выделить организации и документы, с которыми будет стартовать проект перехода на ЭДО. Довольно часто компании запускают пилотный проект на ограниченном количестве организаций и ограниченном наборе видов документов. Это дает возможность за небольшое количество времени и трудозатрат запустить ЭДО в компании, чтобы на практике понять, что такое ЭДО и как с ним работать. По итогам пилотного проекта организация может с большим пониманием перестраивать процессы документооборота внутри компании при подключении к ЭДО организаций, не участвовавших в пилоте.
  4. Выбрать партнера для реализации данного проекта.

Пункты 1-3 возможно выполнять совместно с партнёром, которого вы выберете для реализации проекта по переходу на ЭДО. В этом случае партнёр сможет пояснить вам тонкости законодательства, поможет выбрать оператора ЭДО и определить круг организаций и видов документов для пилотного проекта.

Понятие и преимущества ЮЗДО

Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗДО) можно организовать и внедрить без излишних затрат времени и сил. С повышением востребованности «безбумажного» делопроизводства интерес к нему со стороны заказчиков возрастает, так как необходимо обмениваться договорными и информационными бумагами с контрагентами и партнерами, следя за их правовой «обеспеченностью».

Юридическая значимость — термин, под которым понимают способность документа быть полноценным правовым аргументом при доказательстве своих прав, в том числе и в судебных инстанциях.

Внедряя юридически значимый электронный документооборот, можно:

  • гарантировать юридическую силу документа и правомочность операций;
  • выстроить полноценные и безопасные взаимоотношения со сторонними организациями;
  • участвовать в госзакупках и тендерах;
  • наладить простой и прозрачный диалог с налоговыми инстанциями;
  • гарантировать юридическую силу безбумажной договорной документации;
  • найти оптимальные способы использования электронных подписей;
  • отказаться от ручного ввода и хранения документации;
  • снизить число ошибок и погрешностей при работе с бумагами и так далее.

Грамотно организованный юридически значимый электронный документооборот предоставляет пользователю много удобств и преимуществ. Он дает возможность обеспечить наличие всех необходимых реквизитов и идентификационных атрибутов, разграничить права и доступ, гарантирует подлинность внутрифирменных регистров. Также подобные программные решения значительно ускоряют обмен документами, что, в конечном итоге, повышает оборачиваемость и эффективность бизнеса.

Как обеспечить для документации юридическую значимость

Чтобы ЮЗДО был полноценным, необходимо обеспечить для него правовой «фундамент» — на практике это выражается в разработке механизма определения и признания ответственности и прав. Когда лицо совершает действия, принимая документы к исполнению, оно должно точно понимать, что не совершает ничего, выходящего за пределы законодательства и собственных полномочий. То же касается признания регистров организациями и инстанциями. Однако документ в электронной форме — это файл, который содержит не только основную информацию, но и идентифицирующие его реквизиты. Чтобы не «потерять» связь между ними, необходим четкий механизм.

Законы (например, №149-ФЗ) и ГОСТ Р 7.0.8-2013 оговаривают, что юридическая сила документа — свойство, придающее ему «официальность». Понятие значимости не зафиксировано, но сегодня под ним подразумевают равнозначность электронного регистра бумажному с сохранением всех признаков. Необходимо понимать, что юридически значимым электронный документ становится не в момент создания, а только после его удостоверения, регистрации, оформления. «Правовую силу» ему придают специализированные организации — операторы электронного документооборота, прошедшие процедуру заверения в ФНС РФ. Они предоставляют компаниям услуги по организации обмена счетами-фактурами и другой налогово-бухгалтерской документацией.

Чтобы быстро, полноценно и комплексно наладить взаимодействие предприятия с операторами и партнерскими компаниями, необходимы специальные интеграционные инструменты. Компания Docsvision предоставляет модули, с помощью которых на предприятии можно организовать юридически значимый электронный документооборот. Программные решения позволяют вести полноценный ЮЗДО в нашей СЭД и беспрепятственно интегрировать его в операторский обмен.

Поддержка ЮЗДО от Docsvision

Чтобы обеспечить эффективный безбумажный документооборот между контрагентами, в Docsvision был разработан модуль для юридически значимого обмена между контрагентами, подключенными к системе «Диадок» от СКБ Контур, либо к любому другому оператору электронного документооборота. Наши решения:

  • дают возможность реализовать интеграцию с «Диадок» или любым произвольно выбранным оператором электронного документооборота;
  • помогают создавать, отправлять контрагентам документацию, подписанную ЭЦП (механизм встроен в решения Docsvision);
  • облегчают процесс обработки документации — для этого предусмотрены инструменты гибкой настройки, выбора произвольных сценариев использования;
  • предоставляют возможности получать документы от контрагентов, обмениваться неформализированной внутрифирменной и внешней корреспонденцией;
  • упрощают поиск, группировку входящих/исходящих документов по реквизитам, статусам, отправку и получение запросов на уточнение счетов-фактур и так далее.

У пользователей модуля есть и другие удобные инструменты. Они могут непосредственно в оболочке Docsvision получать ответные подписи, контрагентские документы, исправлять счета-фактуры, отправлять запросы. Решение заказчики получают в виде удобных дистрибутивов/приложений, которые разработчик сопровождает дополнительной поддержкой.

Юридически значимый электронный документ

Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 даёт понятие электронного документа:

«электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 даёт понятие электронной подписи:

«электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию».

А Статья 6 Федерального закона № 63-ФЗ содержит условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» даёт следующее определение юридической силы документа (юридической значимости документа):

«юридическая сила документа: Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».

Юридическую значимость (силу) электронному документу (как и бумажному) придают следующие условия: во-первых, наличие в документе обязательных реквизитов и соблюдение правил отображения этих реквизитов, во-вторых, компетентность источника, то есть право автора создавать и подписывать документы такого рода, в-третьих, гарантия целостности и подлинности.

Электронная подпись как реквизит электронного документа решает задачу гарантии целостности, подлинности документа и авторства подписи электронного документа.

Межкорпоративный обмен юридически значимыми электронными документами

Межкорпоративный обмен ЮЗЭД имеет следующие основные преимущества перед бумажной формой:

  • быстрый срок доставки документов (вне зависимости от адреса контрагента): в десятки раз меньше, чем срок доставки бумажных документов;
  • сокращение издержек, связанных с подготовкой и последующей передачей ЮЗЭД между контрагентами: подготовка и передача юридически значимых документов в электронной форме по стоимости меньше передачи документов в бумажной форме.

Гарантии доставки и конфиденциальности документов:

  1. Специализированные технологии:
    • Информационные системы операторов обмена со средствами интеграции.
    • Протоколирование всех действий по передаче документов.
    • Защищённые протоколы передачи данных и т.п.
  2. Регламенты обработки электронных документов:
    • Регламент обработки электронных документов служит целям разграничения между участниками оборота прав и обязанностей по обработке документов, указывает состав и порядок использования различных технических документов.
    • Для электронных счетов-фактур существует законодательный порядок выставления, т.е. обработки всеми участниками оборота (Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи»).
    • Для других видов документов участники оборота или оператор определяют регламент обработки (порядок действий, технологические документы, права и обязанности участников и т.п.).

Из данных преимуществ следуют выгоды:

  • быстрый обмен документами позволяет ускорить бизнес-процессы компаний (например, по заключению и актированию сделок), что в свою очередь увеличивает скорость оборота денежных средств, т.е. позволяет больше заработать за тот же самый период времени;
  • сокращение издержек на подготовку и передачу документов экономит денежные средства, которые можно направить на решение других задач;
  • быстрый обмен ЮЗЭД и гарантии их доставки позволяют вовремя подавать отчетность в налоговые органы и НДС к вычету, что также позволяет оставлять денежные средства в обороте;
  • форма электронных документов облегчает процедуру обработки документов и позволяет ее существенно автоматизировать, что положительно влияет на скорость обработки документов в целом.

Эти преимущества особенно актуальны для компаний с большим объемом внешнего документооборота.

Кроме очевидных плюсов электронного обмена ЮЗЭД значительное влияние на его развитие оказывает законодательство и предлагаемые на рынке продукты и решения по обмену, которые делают межкорпоративный электронный документооборот реальностью.

Основы законодательства и правовое поле обмена

Основные нормативно-правовые акты (далее – НПА), регулирующие межкорпоративный обмен ЮЗЭД:

  1. Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий.
  2. Федеральный закон № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002, который ещё действует до 1-го июля 2013 года.
  3. Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 дает понятие электронного документа и смежных с ним областей.
  4. Гражданский кодекс РФ регулирует использование электронных документов и электронной подписи при совершении сделок и заключении договоров (ст. 160, 434, 847 ГК РФ).
  5. Федеральный закон № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 12.11.1996 регулирует использование электронных юридически значимых первичных учетных документов (ст. 9).
  6. Налоговый кодекс РФ определяет возможность использования юридически значимых электронных счетов-фактур (ст. 169, счёт-фактура).
  7. Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» определяет порядок обмена электронными юридически значимыми счетами-фактурами.

Также есть и другие НПА, регулирующие использование ЮЗЭД.

Представленное законодательство создает правовое поле для использования электронных документов наравне с бумажными, т.е. организации уже сейчас для определенных видов документов могут производить обмен электронными юридически значимыми документами.

Также для межкорпоративного обмена ЮЗЭД компаниям необходимо определить локальное правовое поле – заключить соглашения об обмене контрагент-контрагент или присоединиться к регламенту обмена, если используется оператор обмена; выпустить необходимые внутренние приказы и положения по использованию электронной подписи и ЮЗЭД, которые будут регламентировать выполнение внутри компании внешних принятых соглашений (например, Положение организации об обмене ЮЗЭД с контрагентами, Приказ о создании системы обмена ЮЗЭД и принятии регламента системы, Инструкция уполномоченного сотрудника).

Электронная подпись

№63-ФЗ «Об электронной подписи» выделяет следующие виды электронной подписи:

  • простая электронная подпись;
  • усиленная электронная подпись, которая также подразделяется на квалифицированную и неквалифицированную.

№1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» определяет вид электронной подписи: электронная цифровая подпись.

Для межкорпоративного обмена ЮЗЭД, как правило, используется усиленная электронная подпись (или электронная цифровая подпись), которая обеспечивает:

  • контроль целостности передаваемого документа;
  • защиту от изменений (подделки) документа;
  • невозможность отказа от авторства и доказательное подтверждение авторства документа.

Электронная подпись в России на текущий момент активно используется в следующих областях:

  • сдача отчетности в налоговые органы и во внебюджетные фонды в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (для подписания отчетности);
  • электронные торговые площадки и государственный заказ;
  • внутренний документооборот в крупных компаниях;
  • системы интернет-банкинга с использованием банк-клиента (часто используется электронная подпись и сертификат подписи).

Активную роль в распространении электронной подписи играет государство как регулятор различных областей. Т.е. на текущий момент электронная подпись работает и успешно используется для решения различных задач бизнеса и государства.

Для межкорпоративного документооборота использование электронной подписи также не вызывает проблем, необходимые законы и технологии существуют и работают (например, для сдачи электронной отчётности в налоговые органы, пенсионный фонд, ФСС, Росстат).

Виды межкорпоративного документооборота

Обмениваться ЮЗЭД контрагенты могут по-разному, выделяются следующие основные виды обмена:

  1. Обмен напрямую контрагент-контрагент.
    Основной минус данного варианта: компании необходимо с каждым из своих контрагентов заключать соглашения, настраивать порядок и технологии обмена документами и т.п. Для части компаний плюс варианта в следующем: не надо платить оператору за передачу документов; но все расходы по организации обмена компания будет нести сама.
  2. Обмен через спецоператора.
    Спец.оператор — организация, обеспечивающая обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота юридически значимых документов между заинтересованными контрагентами.

Весомый плюс данного варианта: компании достаточно один раз подключиться к сети спецоператора, а он, в свою очередь, обеспечивает все необходимое для обмена, но здесь отношения будут очень похожи на услуги связи (например, по аналогии с услугами телефонной связи). Для части компаний минус данного варианта в следующем: надо платить оператору за передачу документов; но расходы по организации обмена полностью или частично берёт на себя оператор.

Подробное рассмотрение плюсов и минусов представленных вариантов (и других возможных вариантов) выходит за рамки данной статьи, поэтому остановимся подробнее на некоторых особенностях 2-го варианта.

На текущий момент на рынке уже существуют различные спецоператоры, которые предлагают комплекс услуг по межкорпоративному обмену ЮЗЭД. Данные услуги можно разделить на 2 основные категории:

  • услуги по организации обмена и подключению к спецоператору – «подключение к сети»,
  • услуги по передаче документов (после подключения) – «услуги связи».

Кроме того, через спецоператоров будет производиться обмен документами с налоговыми органами (согласно приказам Минфина и ФНС –приказ Минфина РФ ФНС № MMB-7-2/168@ от 17 февраля 2011 г.), выставление счетов-фактур также должно производиться через спецоператоров согласно приказу Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи».

Безопасность межкорпоративного обмена ЮЗЭД

Многие компании еще сомневаются в надежности электронного межкорпоративного документооборота, это связано с недоверием к электронной подписи и привычной бумажной формой юридически значимых документов (оригиналов документов).

Разберем некоторые часто встречающиеся сомнения:

  1. Можно ли доверять электронной подписи и не подделают ли мои документы?
    Технология электронной подписи очень надежна и обеспечивает целостность передаваемого документа, его защиту от изменений (подделки) документа, невозможность отказа от авторства и доказательное подтверждение авторства документа; подделать электронную подпись при соблюдении порядка ее использования практически не возможно. По сравнению с подписью и печатью на бумажных документах, электронная подпись более надежна; подделать бумажные документы сейчас значительно проще. Технология электронной подписи использует асимметричные схемы криптосистем с открытым ключом. В отличие от асимметричных алгоритмов шифрования, в которых зашифрование производится с помощью открытого ключа, а расшифрование — с помощью закрытого, в схемах цифровой подписи подписывание производится с применением закрытого ключа, а проверка — с применением открытого. Без обладания закрытым ключом вычислительно очень сложно создать легитимную цифровую подпись, на это необходим мощный суперкомпьютер и несколько лет работы (и не факт, что в итоге получится создать легитимную подпись).
  2. А если мой документ удалится или потеряется?
    Современные технологии электронного обмена и установленные регламенты деятельности специалистов компаний обеспечивают резервное копирование документов и гарантируют доставку документов до адресата; вероятность потери электронных документов существенно ниже (практически нулевая), чем бумажных документов, а своевременное резервное копирование гарантирует сохранность документов.
  3. Что делать, если государственные органы запросят документы?
    На текущий момент часть государственных органов уже предусмотрела порядок предоставления электронных юридически значимых документов (например, налоговые органы – приказ Минфина РФ ФНС № MMB-7-2/168@ от 17 февраля 2011 г.); также, согласно законодательству (например, ст. 93 Налогового кодекса РФ), на требования госорганов компаниями могут предоставляться бумажные копии ЮЗЭД, заверенные печатью организации.
  4. А можно ли электронные документы использовать в качестве доказательств и как их предоставлять в суд?
    ЮЗЭД могут использоваться в качестве доказательств наравне с бумажными, это подтверждает судебная практика (например, Постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 11.08.2010 по делу N А43-5226/2010 – ФАС Волго-вятского округа признал юридическую значимость (силу) электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП). В деле истец требовал взыскать задолженность с ответчика за неоплаченный товар. Ответчик не хотел признавать электронные документы, подписанные ЭЦП, утверждал, что они были подписаны не уполномоченным лицом. Суд установил, что документы составлены в соответствии с требованиями, между сторонами было заключено дополнительное соглашение к договору, в котором стороны предусмотрели применение электронного документооборота с использованием ЭЦП при составлении первичной учетной документации. В суде был представлен сертификат ЭЦП подписанта. Таким образом, суд правомерно пришел к выводу о подписании первичных документов надлежащим образом, уполномоченным лицом ответчика.); в случае сомнения подлинности электронного документа или электронной подписи, как и с бумажными документами, может использоваться экспертиза.

Межкорпоративный обмен юридически значимыми электронными документами становится реальностью, есть законодательные основы и необходимые технологии, а преимущества электронной формы обмена очевидны. Также есть примеры проектов, когда между компаниями в рамках холдинга был организован и работает обмен ЮЗЭД. На текущий момент накоплен огромный опыт по автоматизации документооборота предприятий с применением электронной подписи. Теперь пришла пора переходить на новый уровень электронного взаимодействия, вовлекая партнеров по бизнесу.

Автор статьи: Иван Агапов, аналитик проекта Synerdocs.

Юридически значимый электронный документооборот

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *