Вычет НДС по кассовому чеку

Ответ:

Принятие к вычету НДС по кассовому чеку с выделенной суммой налога по командировочным расходам при отсутствии счета-фактуры находится в зоне риска. Если организация примет решение принять к вычету НДС, то заполнять книгу покупок следует правильно. В этом случае в книге покупок нужно указывать код 23.

По общему правилу для применения вычета по НДС нужен счет-фактура (п. 1 ст. 172, п. 1 ст. 169 НК РФ). При реализации услуг соответствующие счета-фактуры выставляются не позднее 5 календарных дней, считая со дня их оказания (п. 3 ст. 168 НК РФ). При этом в расчетных документах, в том числе в реестрах чеков и реестрах на получение средств с аккредитива, первичных учетных документах и в счетах-фактурах, соответствующая сумма НДС выделяется отдельной строкой (п. 4 ст. 168 НК РФ). При оказании организациями платных услуг населению требования, установленные п. 3 и 4 данной нормы по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур, считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы (п. 7 ст. 168 НК РФ).

При этом обязательным условием применения вычета НДС по кассовому чеку является выделенная в нем сумма НДС (Определение ВАС РФ от 26.12.2013 № ВАС-18613/13).

В соответствии со ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (далее — закон о применении ККТ) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа ставка и сумма НДС являются обязательными реквизитами в кассовом чеке для продавцов — плательщиков НДС.

В силу пункта 7 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки, в том числе расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно, включая расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.

Согласно пункту 7 Положения о служебных командировках в случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на транспорте, находящемся в собственности работника, фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работодателю работником по возвращении из командировки с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).

Таким образом, затраты на проезд на служебном или личном транспорте, проезд по платной дороге, как и расходы на топливо, автомойку подтверждаются путевым или маршрутный листом, счетами, квитанциям, чеками ККТ и иными документами (п. 2 ст. 1.2 Закона о применении ККТ, п. 7 Положения о служебных командировках)

Значит, НДС по расходам, связанным с командировками работников (наем жилья, проезд к месту командировки и обратно, включая предоставление постельных принадлежностей в поездах), можно принять к вычету и без счета-фактуры на основании заполненных в установленном порядке бланков строгой отчетности (БСО) с выделенной суммой налога, приложенных к авансовому отчету (п. 7 ст. 168, п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

Разъяснения контролирующих органов о принятии к вычету НДС по чеку с выделенной суммой налога без счета-фактуры по расходам на проезд по платной дороге командированных работников отсутствуют.

В письме от 23.11.2018 № 03-07-11/84787 Минфин РФ разъяснил, что основанием для вычета НДС, уплаченного при приобретении услуг по проезду к месту служебной командировки и обратно, а также найму жилого помещения в период служебной командировки работников, являются счет-фактура и документы, подтверждающие фактическую уплату налога (в том числе кассовый чек с выделенной в нем суммой НДС), либо БСО, оформленный на командированного сотрудника, в котором указана сумма НДС, и включенный им в отчет о служебной командировке. При этом чиновники подчеркнули, что кассовый чек не является основанием для вычета указанных сумм НДС. Таким образом, принятие к вычету НДС по кассовому чеку может привести к спору с контролирующими органами.

В общем случае, когда речь идет не о командировочных расходах, по мнению Минфина РФ, вычет НДС по кассовому чеку при отсутствии счета-фактуры невозможен. НДС по товарам (работам, услугам), оплаченным наличными деньгами, можно принять к вычету только при наличии счета-фактуры продавца с выделенной суммой налога. Приложенные к авансовому отчету чек ККТ, а также товарный чек или БСО с выделенной суммой НДС права на вычет НДС не дают (письма от 13.08.2018 № 03-07-11/57127, от 12.01.2018 № 03-07-09/634, от 28.12.2017 № 03-07-11/87948).

Арбитражная практика по данному вопросу складывается в пользу налогоплательщиков.

В Постановлении Президиума ВАС РФ от 13.05.2008 № 17718/07 суд пришел к выводу, что налогоплательщик может заявить к вычету «входной» НДС и без счета-фактуры по кассовому чеку на основании п. 7 ст. 168 НК РФ. Конституционный Суд Российской Федерации в Определении от 02.10.2003 № 384-О разъяснил, что счет-фактура не является единственным документом для предоставления налогоплательщику налоговых вычетов по НДС. Вычеты могут предоставляться и на основании иных документов, подтверждающих уплату данного налога.

Правомерность применения вычета по НДС на основании кассового чека при отсутствии счета-фактуры подтверждается многочисленной арбитражной практикой кассационной инстанции (постановления ФАС Северо-Западного округа от 03.09.2013 по делу № А56-4764/2013, от 19.03.2012 по делу № А56-45370/2011, ФАС Московского округа от 23.08.2011 № КА-А41/7671-11, ФАС Центрального округа от 05.08.2010 по делу № А64-3986/09).

Судебные решения за более поздний период удалось найти только в арбитраже первой инстанции.

В Решении Арбитражного суда города Санкт-Петербурга и Ленинградской области от 03.03.2017 по делу № А56-75021/2016 суд поддержал налогоплательщика указав, что Конституционный Суд РФ в Определении от 02.10.2003 № 384-О и Президиум ВАС РФ в Постановлении от 13.05.2008 № 17718/07 отметили, что в случае отсутствия счета-фактуры покупатель может подтвердить сумму предъявленного НДС и включить ее в состав налоговых вычетов на основании кассовых чеков и иных документов, подтверждающих уплату налога.

К аналогичному выводу пришел суд в Решении Арбитражного суда Свердловской области от 17.10.2017 № А60-42694/2017. Суд отклонил ссылку налогового органа на конкретное письмо Минфина РФ и указал, что поскольку в письме Минфина РФ от 07.11.2013 № 03-01-13/01/47571 налоговым органам было дано указание руководствоваться актами, письмами ВАС РФ и ВС РФ со дня размещения в полном объеме на их официальных сайтах (или со дня официального опубликования), если письменные разъяснения Минфина РФ (рекомендации, разъяснения ФНС РФ) по вопросам применения налогового законодательства не согласуются с этими актами, письмами.

Из изложенного выше следует, что наличие противоположного мнения Минфина РФ приводит к возникновению у организации налоговых рисков. Налоговые органы, скорее всего, будут следовать разъяснениям Минфина РФ и настаивать на том, что вычет возможен только при наличии счета-фактуры. Положительная арбитражная практика свидетельствует о том, что в случае спора организация сможет отстоять свою позицию в судебном порядке.

Если организация примет решение принять к вычету НДС по кассовому чеку с выделенной суммой налога по командировочным расходам при отсутствии счета-фактуры, то заполнять книгу покупок следует правильно. Приказом ФНС РФ от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136@ утвержден перечень кодов видов операций, указываемых в книге покупок. В этом случае кассовый чек следует зарегистрировать в книге покупок с кодом 23 «Приобретение услуг, оформленных бланками строгой отчетности в случаях, предусмотренных п. 7 ст. 171 Налогового кодекса Российской Федерации».

В целях снижения налоговых рисков организация может заключить договор с организацией, оказывающей услуги предоставления проезда по платной дороге. Тогда организация-исполнитель предоставит организации-заказчику счет-фактуру в установленном порядке. Это особенно актуально для тех организаций, работники которых часто пользуются проездом по платной автодороге.

Ответ подготовлен службой правового консалтинга компании РУНА

На практике нередки ситуации, когда работники компании приобретают за наличный расчет материальные ценности. При этом на руках у сотрудника имеется только чек с выделенной суммой НДС. Возможен ли вычет НДС?

Для плательщиков НДС право на применение налогового вычета по налогу возникает при соблюдении следующих условий: товары (работы, услуги) имущественные права должны быть приобретены для осуществления операций, признаваемых объектом налогообложения, и поставлены на учет, у налогоплательщика имеются счета-фактуры, соответствующие требованиям ст.169 НК РФ. А с учетом правовой позиции Конституционного Суда РФ, выраженной в Определении от 25.07.2001 г. №138-О, возмещение НДС из бюджета возможно при условии, что налогоплательщик действовал добросовестно.

НАЛОГОВЫЕ СПОРЫ ПО НДС

ВЕДЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Однако в некоторых ситуациях допускается принятие НДС к вычету при наличии иных документов. Перечень таких случаев закрыт и распространяется на следующие операции:

• ввоз товаров на территорию РФ и иные территории, находящиеся под ее юрисдикцией (п.1 ст.172 НК РФ);
• оплата покупателем — налоговым агентом приобретенных товаров (работ, услуг), имущественных прав (п.3 ст.171 НК РФ);
• выполнение строительно-монтажных работ для собственного потребления, стоимость которого подлежит включению в расходы (в т.ч. через амортизационные отчисления) при исчислении налога на прибыль (п.6 ст.171 НК РФ);
• командировочные (проезд к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходы на наем жилого помещения) и представительские расходы, принимаемые к вычету при исчислении налога на прибыль организаций (п.7 ст.171 НК РФ).

БУХГАЛТЕРСКАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ, МОСКВА

ЮРИДИЧЕСКИЕ УСЛУГИ

А при реализации товаров за наличный расчет компаниями и ИП розничной торговли и общественного питания, а также другими компаниями, ИП, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования, установленные п.3 и п.4 ст.168 НК РФ, по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы (п.7 ст.168 НК РФ).

Но из данной нормы непонятно, может ли компания или ИП, приобретающие товары (работы, услуги) за наличный расчет, принимать НДС к вычету без счета-фактуры? Если нет, то имеется ли возможность учесть непринятую сумму НДС как прочий расход в целях исчисления налога на прибыль?

Важно! На протяжении ряда лет финансисты разъясняли, что особенности вычета сумм НДС в отношении товаров, приобретаемых в розничной торговле, НК РФ не предусмотрены. В связи с этим суммы налога по товарам, приобретенным в розничной торговле, без наличия счетов-фактур к вычету не принимаются (Письма Минфина РФ от 24.01.2017 г. №03-07-11/3094, от 26.02.2016 г. №03-07-11/11033, от 03.08.2010 г. №03-07-11/335, от 15.06.2010 г. №03-07-11/252, от 09.03.2010 N 03-07-11/51).
БУХГАЛТЕРСКОЕ СОПРОВОЖДЕНИЕ ФИРМ

Месяцем позже финансисты выпустили еще одно разъяснение, касающееся возможности принятия НДС к вычету по услугам почтовой связи без счета-фактуры (Письмо от 14.02.2017 г. №03-07-11/8245). Позиция финансистов осталась неизменна – налогоплательщики не вправе принять НДС к вычету только на основании одного кассового чека, даже если НДС в нем выделен отдельной строкой.

НАПРИМЕР

Предприятие предъявило к вычету НДС по приобретенным ГСМ за наличный расчет на АЗС без счета-фактуры. На АЗС выдавали кассовый чек ККТ, в кассовых чеках сумма НДС не была выделена. Для налоговой отчетности по НДС предприятием самостоятельно заполнялась счет-фактура за отчетный месяц на сумму приобретенного ГСМ за наличный расчет на основании кассовых чеков ККТ и вносилась запись в книгу покупок.

Претензии налоговиков сводились к тому, что предприятие завысило сумму НДС, предъявленную к вычету по ГСМ за наличный расчет на АЗС без счетов-фактур, поскольку норм, регулирующих выделение НДС из сумм чека ККТ самим покупателем расчетным методом, налоговым законодательством не предусмотрено.

Суд согласился с выводами инспекции.

ПОДАЧА ИСКОВОГО ЗАЯВЛЕНИЯ В СУД

Как отметили судьи, обязанность подтверждать правомерность и обоснованность налоговых вычетов первичной документацией лежит на налогоплательщике-покупателе товаров (работ, услуг). При этом документы должны достоверно свидетельствовать об обстоятельствах, с которыми связывается применение права на налоговый вычет. При этом если сумма налога продавцом не указана в кассовом чеке, покупателю определить ее расчетным путем в целях получения вычета нельзя (Решение АС Смоленской области от 24.10.2016 г. №А62-4508/2016).

ВЗЫСКАНИЕ ДОЛГОВ

Но судьями не отрицается возможность принятия НДС к вычету без счета-фактуры, если сумма НДС выделена в кассовом чеке. Это в свое время подтверждали и высшие судьи (Постановление Президиума ВАС РФ от 13.05.2008 г. №17718/07).

Таким образом, выделение в кассовом чеке суммы НДС дает налогоплательщику возможность в случае отсутствия счета-фактуры подтвердить сумму предъявленного ему НДС и включить ее в состав налоговых вычетов.

Следовательно, налогоплательщик в отсутствие у него документов (счетов-фактур, кассовых чеков или иных документов), в которых была бы указана конкретная сумма НДС, уплаченная продавцу, не вправе расчетным путем определить ее для последующего предъявления к вычету. Аналогичные выводы содержатся в Постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 19.03.2012 г. №А56-45370/2011 и от 03.09.2013 г. №А56-4764/2013.

ЮРИДИЧЕСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ ЦЕНЫ

На практике лучше не допускать подобных ситуаций. Для того чтобы в дальнейшем избегать подобных проблем, необходимо на работника, закупающего материальные ценности, оформлять доверенность от имени компании и требовать от поставщика оформленную счет-фактуру.

ИСЧИСЛЕНИЕ ТРЕХЛЕТНЕГО СРОКА ДЛЯ ВЫЧЕТА НДС

НДС по авансовым отчетам в зависимости от документов, предоставленных поставщиком подотчетному лицу и переданных подотчетным лицом в бухгалтерию предприятия, учитывается и оформляется по-разному.

В документе «Авансовый отчет» (раздел Банк и касса – Авансовые отчеты, вид операции документа – «Авансовый отчет») на закладке «Товары» (при приобретении товарно-материальных ценностей) или на закладке «Прочее» (при приобретении услуг, использовании билетов и т.п.):

1. Если поставщик не предоставил счет-фактуру, а сумма НДС выделена отдельной строкой в кассовом чеке, то в колонке НДС в верхней подстроке укажите процент НДС (сумма НДС рассчитается автоматически), флажок в колонке СФ не устанавливайте (рис. 1). Сумма НДС при проведении документа спишется в расходы (только в бухгалтерском учете) на счет 91.02 на предопределенную статью прочих доходов и расходов «Списание НДС, не подтвержденного счетом-фактурой поставщика» с видом статьи «Прочие косвенные расходы» и снятым флажком «Принимается к налоговому учету» (статья может называться по-другому) (рис. 2).
2. Если поставщик предоставил дополнительно к кассовому чеку счет-фактуру или сумма НДС выделена отдельной строкой в бланке строгой отчетности, то в колонке НДС в верхней подстроке укажите процент НДС (сумма НДС рассчитается автоматически), в колонке СФ установите флажок и укажите номер и дату в поле Реквизиты счета-фактуры. При проведении документа автоматически будет создан новый документ Счет-фактура полученный.

Рис. 1

Рис. 2

Если нет счета-фактуры

Довольно часто подотчетному лицу при совершении покупок на выданные авансовые средства не удается получить у продавца счет-фактуру. Обычно такое случается при совершении покупок в розничных точках продаж и приобретении товаров на небольшую сумму. При этом если продавец является плательщиком НДС, то даже при отсутствии счета-фактуры у предприятия, принявшего отчет подотчетного лица без счета-фактуры, все же остается возможность воспользоваться вычетом по НДС.

Если в расчетном документе (кассовом чеке или приходном ордере) будет выделен отдельной строкой НДС, то у предприятия будет возможность воспользоваться вычетом с этой сделки, совершенной подотчетным лицом. Ведь в Налоговом кодексе нет четкой оценки для такой ситуации.

Причем официальная позиция государственных органов озвучена четко и безапелляционно. Если нет счета-фактуры, то нет и права на вычет, даже если сумма налога удержана продавцом товара или услуги. Так, в письмах Минфина от 26.03.2019 № 03-07-09/20252, от 24.01.2017 № 03-07-11/3094, от 25.08.2017 № 03-07-14/54643, от 12.01.2018 № 03-07-09/634 говорится о том, что к вычету не принимаются суммы налога по товарам, приобретенным у розничных торговцев, без наличия счетов-фактур с указанием НДС к вычету. Даже если при этом у покупателя есть чек ККТ с выделенной суммой НДС.

В то же время финансовое ведомство указывает, что консультация, предоставленная в вышеупомянутом письме и других подобных письмах, носит разъяснительно-рекомендательный характер. Позитивная судебная практика, которая сложилась на сегодняшний день по вопросу оспаривания отказа налоговой к принятию к вычету суммы НДС по авансовому отчету без наличия счета-фактуры, позволяет налогоплательщикам доказывать свое право.

Положительные для налогоплательщиков решения судов (например, постановления ФАС Центрального округа от 05.08.2010 № А64-3986/09 и ФАС Московского округа от 23.08.2011 № Ф05-6832/11) основываются на судебной практике, обобщенной Президиумом ВАС РФ в постановлении от 13.05.2008 № 17718/07. В свою очередь, Высший арбитражный суд опирался на мнение судей Конституционного суда. В решении КС РФ от 02.10.2003 № 384-О указано, что счет-фактура не является единственным основанием для использования права на вычет.

Подробнее о том, как в текущий момент складывается правоприменительная практика по данному вопросу, вы можете узнать в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите к подборке разъяснений чиновников и примеров из арбитража.

Однако если в чеке продавца, который является плательщиком НДС, не выделена отдельной строкой сумма налога, но есть надпись «включая НДС», то предприятие должно высчитать НДС самостоятельно и уменьшить стоимость товаров на эту сумму в целях налогообложения прибыли. Это правило необходимо применять всегда, за исключением случаев, указанных в пп. 2, 5 ст. 170 НК РФ (письма Минфина от 24.04.2007 № 03-07-11/126, от 24.01.2017 № 03-07-11/3094).

Если же сумма налога вообще никак не выделена, тогда налогоплательщик может включить сумму налога в расходы, т. е. не высчитывать НДС из стоимости приобретенного товара при его оприходовании (письмо УФНС России по Москве от 10.01.2008 № 19-11-603, п. 2 ст. 254, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Также существует позитивная судебная практика по этому случаю — постановление ФАС Волго-Вятского округа от 09.06.2006 № А29-13221/2005а.

Чтобы не спорить с налоговиками и не терять НДС-вычет, рекомендуем оформить на подотчетника доверенность на получение ТМЦ. В данной ситуации продавец оформит отгрузочные документы и счет-фактуру на компанию.

Как правильно оформить доверенность, подробно разъясняется в КонсультантПлюс:

Получите пробный доступ к К+ бесплатно и переходите в Готовое решение.

Условия выдачи денег под отчет

1. Сторонние лица.

В последние годы изменились правила выдачи денег под отчет. Теперь подотчетными лицами могут быть не только числящиеся в штате сотрудники, но и лица, работающие на основании гражданско-правовых договоров. При этом Центробанк РФ в своем указании от 11.03.2014 № 3210-У сообщил, что деньги из подотчета могут выдаваться кому угодно (при условии что подотчетное лицо должно составить авансовый отчет).

Если подотчетное лицо видит необходимость в том, чтобы распределить выданные ему под отчет средства между сторонними лицами, то учитывать движение средств оно может в ведомости произвольной формы. При этом если подтверждающие расход средств документы, подкладываемые к авансовому отчету, будут оформлены на другое лицо, а предприятие сможет подтвердить, что покупка была совершена в его интересах, то можно не беспокоиться о том, что у налоговой появятся вопросы к такому отчету.

Есть положительная судебная практика, которая позволяет налогоплательщику отстоять свое право на понесенные затраты. Девятый арбитражный апелляционный суд в своем постановлении от 08.10.2007 № 09АП-12853/2007-АК встал на сторону налогоплательщика в споре с налоговой по этому вопросу.

2. Лимит.

На сегодняшний день лимит на расчет наличными не изменился — он составляет 100 тыс. руб. по одному договору. Такая норма закреплена в указании Центробанка РФ «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У. Это значит, что подотчетное лицо сможет совершить покупки у одного контрагента на сумму, не превышающую 100 тыс. руб.

3. Документы.

Авансовый отчет заполняется по утвержденной Госкомстатом РФ форме АО-1 либо по форме, разработанной и утвержденной хозсубъектом самостоятельно.

Авансовый отчет заполняется в одном экземпляре. Подробнее читайте в статье .

К авансовому отчету должны быть приложены расчетные документы, подтверждающие каждую строчку, касающуюся расхода выданных под отчет денежных средств. Подтверждающими документами могут быть кассовые чеки, квитанции к приходному ордеру, бланки строгой отчетности, а также квитанции банкоматов и платежных терминалов.

Если в кассовом чеке будет содержаться достаточная информация о приобретенных товарах (наименование, количество и цена), то подотчетное лицо может не требовать у продавца выписку товарного чека.

Итоги

По мнению Минфина и ФНС РФ, налогоплательщик не может воспользоваться правом на вычет при приобретении товаров (услуг) подотчетным лицом у розничных торговцев — плательщиков НДС без наличия счета-фактуры. Однако имеется положительная судебная практика, которой могут воспользоваться налогоплательщики, оспаривая отказ в вычете.

При этом важно, чтобы в расчетном документе, который подотчетное лицо приложило к авансовому отчету, была выделена сумма НДС. Если же налогоплательщики не желают спорить с налоговой, то уплаченный продавцу налог на добавленную стоимость не стоит даже ставить в расход (согласно п. 1 ст. 170 НК РФ).

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль расходы на бензин учитывайте в зависимости от того, в какой деятельности используете транспорт. Если машины эксплуатируют для оказания автотранспортных услуг, то стоимость ГСМ отнесите к материальным расходам (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Когда же транспортное средство используют просто для нужд организации (например, для перевозки сотрудников), то расходы включите в состав прочих, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Это подтверждает Минфин России в письмах от 11 июля 2012 г. № 03-03-06/4/71, от 22 июня 2010 г. № 03-03-06/4/61.

Для расчета налога на прибыль топливо принимайте к учету по покупным ценам (п. 2 ст. 254 НК РФ). При этом сумму НДС, выделенную в чеке, исключите из налоговой базы (п. 1 ст. 170 НК РФ).

Если затраты на приобретение ГСМ отнесли к материальным расходам, то списывайте их с учетом метода оценки материалов, который применяете в организации (п. 8 ст. 254 НК РФ).

Когда же речь идет о прочих расходах, стоимость учтенного бензина списывайте по фактической стоимости приобретения (без НДС) (подп. 11 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 170 НК РФ).

Ситуация: нужно ли при расчете налога на прибыль учитывать расходы на топливо в пределах норм?

Нет, не нужно.

Дело в том, что при расчете налога на прибыль расходы на содержание автотранспорта, в том числе на ГСМ, не нормируются (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). А те нормы, которые приведены в Методических рекомендациях (введены в действие распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р), носят рекомендательный характер. То есть применять их не обязательно. Таким образом, при расчете налога на прибыль организация вправе учитывать расходы на ГСМ в полном объеме. При условии, конечно, что они экономически оправданны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 3 июня 2013 г. № 03-03-06/1/20097 и от 30 января 2013 г. № 03-03-06/2/12.

Совет: для экономического обоснования расходов на ГСМ можете использовать нормы, рекомендованные Минтрансом России. Или же самостоятельно разработайте внутренние нормы.

Выбрав второй вариант, утвердите лимиты приказом руководителя организации. Они должны соответствовать маркам машин, учитывать их техническое состояние и особенности эксплуатации. Лучше всего утвердить отдельно летние и зимние нормы расхода топлива. Сезонные нормы установите исходя из климатических условий в районе эксплуатации автомобиля. Для этого можно воспользоваться таблицей значений зимних надбавок по регионам России. Издавать каждый сезон приказы не нужно. Если зимний сезон наступит раньше, то руководитель может своим приказом изменить срок действия зимних надбавок.

Чтобы установить внутриорганизационные нормы расхода ГСМ по отдельным видам служебного транспорта, можно провести контрольные заезды автомобилей (в заданных условиях). Их результат задокументируйте актом контрольного заезда (в произвольной форме).

Также в качестве ориентира можете использовать нормы расхода топлива, приведенные в Методических рекомендациях, введенных в действие распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р.

Еще один вариант: заключить договор на разработку норм расхода ГСМ с профильным научным учреждением, например с Государственным научно-исследовательским институтом автомобильного транспорта (НИИАТ) (п. 1 ст. 252 НК РФ).

А организациям узкоспециализированной направленности, использующим спецтехнику, стоит воспользоваться нормами, утвержденными отраслевыми ведомствами. Например, для предприятий лесной промышленности это Нормы расхода горюче-смазочных материалов на механизированные работы, выполняемые в лесном хозяйстве, утвержденные приказом Рослесхоза от 13 сентября 1999 г. № 180.

Если расходы на бензин превысят и внутриорганизационные нормы, то данный факт надо документально обосновать. В противном случае сверхлимитные расходы на ГСМ экономически оправданными не будут, и потому учесть их при расчете налога на прибыль не получится (п. 1 ст. 252 НК РФ). Такой вывод содержится в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 5 апреля 2012 г. № А27-8757/2011.

Следует отметить, что ранее контролирующие ведомства придерживались иной точки зрения. Суть ее в том, что организации, использующие служебные автомобили, обязаны соблюдать установленные Минтрансом России нормы. Списывать топливо по другим лимитам (например, разработанным организацией самостоятельно) можно только на автомобили, для которых нормы не установлены (письма Минфина России от 11 июля 2012 г. № 03-03-06/4/71, от 3 сентября 2010 г. № 03-03-06/2/57, от 22 июня 2010 г. № 03-03-06/4/61, УФНС России по г. Москве от 3 ноября 2009 г. № 16-15/115253). Однако, учитывая последние разъяснения финансового ведомства, нормировать расходы на ГСМ не нужно.

Ситуация: когда в состав расходов для расчета налога на прибыль можно включить стоимость ГСМ, приобретенных за наличный расчет?

Даты списания ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете совпадают. Это объясняется тем, что основанием для списания ГСМ является правильно оформленный путевой лист. Именно этот документ подтверждает обоснованность списания ГСМ (письмо Минфина России от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161, п. 1 ст. 252 НК РФ). После того как путевой лист провели по учету, стоимость израсходованных по нему ГСМ можно включить в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. К путевому листу должны быть приложены чеки АЗС.

При покупке ГСМ за наличный расчет к моменту фактического получения топлива его стоимость уже оплачена покупателем. Поэтому такой порядок списания топлива распространяется как на организации, которые применяют метод начисления, так и на организации, которые рассчитывают налог на прибыль кассовым методом. Данный вывод позволяют сделать положения пункта 2, подпункта 3 пункта 7 статьи 272, пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ.

Однако из этого правила есть одно исключение. Если организация использует метод начисления и расходы на ГСМ признаются прямыми, то стоимость топлива можно учесть только по мере реализации услуг. Тех, в себестоимость которых они включены (абз. 6 п. 1, абз. 2 п. 2 ст. 318 НК РФ).

Ситуация: может ли организация, имеющая филиал на территории иностранного государства, учесть при расчете налога на прибыль расходы на приобретение ГСМ, которые подтверждаются путевым листом, оформленным филиалом?

Да, может.

Организации, имеющие филиалы за пределами России, учитывают при расчете налога на прибыль доходы от их деятельности в полном объеме за вычетом расходов как в России, так и за ее пределами. При этом применяйте общий порядок, прописанный в главе 25 Налогового кодекса РФ. Об этом сказано в пункте 5 статьи 288, пунктах 1, 2 статьи 311 Налогового кодекса РФ.

Путевой лист, поступивший от иностранного филиала, должен быть оформлен по тем же правилам, которые действуют в России для первичных документов. То есть должен отвечать требованиям статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и раздела II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. В частности, проверьте, чтобы в бланке были обязательные реквизиты:

• наименование путевого листа (с указанием типа используемого транспортного средства, например, путевой лист легкового автомобиля);

• номер путевого листа (в хронологическом порядке);

• данные о сроке действия путевого листа (дата или даты (начала и окончания) использования путевого листа);

• сведения о собственнике (владельце) транспортного средства (для организации – наименование, организационно-правовая форма, местонахождение и номер телефона);

• сведения о транспортном средстве (тип, модель, государственный регистрационный номер, показания одометра при выезде из гаража (депо) и заезде в него, дата и время выезда и возвращения в автохозяйство);

• сведения о водителе (Ф. И. О. водителя, дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра).

Кроме того, такой путевой лист потребуется перевести на русский язык. Это следует из статьи 68 Конституции РФ и пункта 1 статьи 16 Закона от 25 октября 1991 г. № 1807-1, в которых сказано, что официальное делопроизводство в России ведется на русском языке, а также пункта 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

Перевод может сделать как профессиональный переводчик, так и специалист самой организации, на которого возложена такая обязанность. Такая позиция отражена в письмах Минфина России от 3 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/725, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170.

Если все вышеназванные требования соблюдены, то путевой лист можете принять к учету, а расходы на ГСМ по нему признать.

Ситуация: может ли организация учесть при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ при работе автотранспорта в нерабочее время?

Да, может.

Но для этого организация должна документально подтвердить, что расходы на ГСМ связаны с производственной необходимостью (п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого надо оформить ряд документов.

Во-первых, нужно обосновать сам факт деятельности в нерабочее время. Если в организации установлен ненормированный рабочий день для отдельных сотрудников, то перечень должностей таких сотрудников закрепите в коллективном договоре или иных локальных нормативных актах. Факт привлечения сотрудника к работе в нерабочее время на конкретный день нужно подтвердить приказом (распоряжением) руководителя организации. Такой вывод позволяют сделать правила статьи 101 Трудового кодекса РФ.

Если организация привлекает к работе в нерабочее время сотрудников, для которых установлен нормальный режим работы, то такая работа в зависимости от обстоятельств может признаваться сверхурочной (ст. 99 ТК РФ) или работой в праздничный (выходной) день (ст. 113 ТК РФ).

Для того чтобы обосновать необходимость работы в выходной день или вне графика, издайте приказ. В нем укажите причину, по которой понадобился автотранспорт, а также время и место его использования.

Во-вторых, нужно подтвердить факт расхода ГСМ. В этом помогут первичные документы (например, кассовые чеки) и путевой лист. При этом формы путевых листов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78, обязаны применять лишь автотранспортные организации. Остальные организации вправе разрабатывать форму путевого листа самостоятельно.

Таким образом, чтобы учесть при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ при работе автомобильного транспорта в нерабочее время, организации нужно иметь ряд документов. Во-первых, такие, которые обосновывают необходимость работы сотрудника вне графика. А во-вторых, те, что подтверждают затраты на приобретение ГСМ. И, конечно, оформленные по всем правилам путевые листы. Такой подход подтверждают налоговое ведомство и арбитражная практика (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 19 июня 2006 г. № 20-12/54213 и постановление ФАС Московского округа от 4 февраля 2008 г. № КА-А40/13427-07-2).

Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть расходы на ГСМ для автомобиля, который организация приобрела менее чем за 40 000 руб. и единовременно списала при вводе его в эксплуатацию?

Да, можно.

Способ учета стоимости автомобиля не влияет на то, в каком порядке признавать расходы на ГСМ. Как бы организация ни учитывала транспортное средство (в составе основных средств или в качестве МПЗ), это никак не влияет на право списать затраты на приобретение ГСМ. Поэтому расходы на ГСМ учтите в общем порядке.

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы на приобретение ГСМ для бензиновых газонокосилок и снегоуборщиков?

Да, можно, если затраты на приобретение газонокосилки, снегоуборщика являются экономически обоснованными.

Если приобретение данной техники связано с производственной необходимостью, то расходы на ее содержание, в том числе ГСМ, организация может учесть при расчете налога на прибыль в составе материальных затрат (п. 1 ст. 252, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). Учесть такие расходы можно в полном объеме, но при условии, что они экономически оправданны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Совет: для экономического обоснования расходов на ГСМ самостоятельно разработайте нормы расхода ГСМ для газонокосилки, снегоуборщика.

Нормы списания ГСМ для бензиновых газонокосилок и снегоуборщиков утвердите приказом руководителя. Для этого проведите контрольный замер расхода топлива техники из расчета ее работы в течение часа. Результаты замера оформите актом. ГСМ, использованные для работы спецтехники, спишите на основании акта.

НДС

Ситуация: как при налогообложении учесть НДС, предъявленный продавцом ГСМ? Организация приобретает ГСМ за наличный расчет через подотчетное лицо.

Порядок учета НДС зависит от того, как оформлены расчетные документы, выданные АЗС.

Возможны три варианта.

Вариант 1

Помимо кассового чека, АЗС выдает сотруднику счет-фактуру, выписанный на организацию. Если сотрудник действует на основании доверенности, то АЗС обязана выдать ему счет-фактуру. Об этом сказано в письме МНС России от 10 октября 2003 г. № 03-1-08/2963/11-АЛ268. При наличии счета-фактуры сумму НДС, выделенную в нем, можно принять к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Вариант 2

Счет-фактура отсутствует. Сотруднику выдан кассовый чек, из которого следует, что в стоимость ГСМ включен НДС.

По мнению контролирующих ведомств, в этом случае принять НДС к вычету нельзя (исключение – ГСМ, которые входят в состав командировочных расходов) (письма Минфина России от 9 марта 2010 г. № 03-07-11/51, МНС России от 10 октября 2003 г. № 03-1-08/2963/11-АЛ268, п. 1 ст. 172, п. 7 ст. 171 НК РФ). Такая позиция основана на том, что получить вычет по НДС можно только на основании счета-фактуры (п. 1 ст. 172 НК РФ). При этом в отдельных случаях Налоговый кодекс РФ допускает применение вычетов по НДС на основании иных (помимо счетов-фактур) документов (в т. ч. кассовых чеков) (п. 1 ст. 172, п. 7 ст. 168 НК РФ). Налоговая служба считает, что в отношении розничных торговых операций этот порядок не применяется, поскольку договор розничной торговли не предусматривает продажу товаров, предназначенных для использования в предпринимательской деятельности (ст. 492 ГК РФ). Поэтому при таком оформлении покупки ГСМ воспользоваться налоговым вычетом организации не удастся. Позицию контролирующих ведомств разделяют и некоторые суды (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 24 января 2005 г. № А66-7929/2004).

Перечень случаев, в которых сумму предъявленного НДС можно включить в состав расходов (учесть в стоимости приобретенного имущества), приведен в пункте 2 статьи 170 Налогового кодекса РФ. Ситуация, когда нет документов, подтверждающих право на вычет, в этот перечень не входит (письмо Минфина России от 24 апреля 2007 г. № 03-07-11/126). Поэтому в налоговом учете сумму НДС, указанную в кассовом чеке (например, «стоимость ГСМ – 118 руб., в т. ч. НДС – 18 руб.»), в состав расходов не включайте. Если точная сумма налога не указана (например, «стоимость ГСМ – 118 руб., в т. ч. НДС»), ее нужно выделить расчетным путем (по ставке 18/118) и списать без уменьшения налоговой базы.

В бухучете в момент списания ГСМ возникнет постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02). Его нужно отразить проводкой:

Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

– отражено постоянное налоговое обязательство по расходам на приобретение ГСМ, не учитываемым при налогообложении прибыли.

Если ГСМ входят в состав командировочных расходов, принять к вычету НДС можно на основании кассового чека с выделенной суммой НДС (п. 1 ст. 172, п. 7 ст. 171 НК РФ). Если в кассовом чеке указано «в том числе НДС», а сумма налога не выделена, то воспользоваться налоговым вычетом не удастся (п. 1 ст. 172 НК РФ). Увеличить стоимость ГСМ на сумму НДС тоже нельзя. В состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, НДС не включается (п. 1 ст. 170 НК РФ). Следовательно, для налогового учета сумму НДС нужно выделить расчетным путем (по ставке 18/118) и списать ее без уменьшения налоговой базы. В бухучете в момент списания ГСМ возникнет постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).

Совет: принять к вычету НДС со стоимости бензина можно по кассовому чеку, без счета-фактуры. Но отстаивать такой подход придется в суде. Там помогут следующие аргументы.

Продавец не обязан требовать от покупателей (в т. ч. подотчетника) подтверждения своего статуса (потребитель, представитель организации, предприниматель) (ст. 5 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Выдав покупателю кассовый чек, продавец исполняет обязанность, предусмотренную пунктом 7 статьи 168 Налогового кодекса РФ. И если в этом чеке указана сумма НДС, то покупатель вправе воспользоваться налоговым вычетом (см., например, п. 5 определения Конституционного суда РФ от 2 октября 2003 г. № 384-О, постановление Президиума ВАС РФ от 13 мая 2008 г. № 17718/07, определения ВАС РФ от 22 октября 2008 г. № 13065/08, от 3 апреля 2007 г. № 3127/07, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 31 июля 2008 г. № А78-6177/07-С3-22/56-Ф02-3423/08, Поволжского округа от 11 января 2007 г. № А57-6533/05-17, Северо-Западного округа от 14 ноября 2007 г. № А56-33572/2006).

Более того, некоторые суды признают правомерным вычет по НДС даже в тех кассовых чеках, в которых сумма налога отдельной строкой не обозначена (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 17 сентября 2007 г. № Ф04-6361/2007(38155-А46-14), Уральского округа от 2 августа 2007 г. № Ф09-6013/07-С2).

Вариант 3

Счет-фактура отсутствует. Сотруднику выдан кассовый чек, в котором указана стоимость ГСМ, а НДС не упоминается. В этом случае материалы можно учесть по цене приобретения, которая равна сумме, указанной в чеке (п. 2 ст. 254, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на приобретение ГСМ за наличный расчет. Организация применяет общую систему налогообложения и списывает расходы на ГСМ при расчете налога на прибыль по нормам, утвержденным приказом руководителя

Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев на служебном автомобиле «Шкода Фабиа» выехал в командировку в г. Владимир. 13 января сотрудник получил из кассы аванс на командировочные расходы в сумме 2000 руб. 15 января Кондратьев вернулся из командировки и представил в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет.

В числе прочих документов к авансовому отчету приложены кассовые чеки АЗС, из которых следует, что сотрудник приобрел 60 литров бензина марки АИ-95 на общую сумму 1920 руб. В чеке цена бензина указана с учетом НДС, однако конкретная сумма налога не выделена.

Учетной политикой организации предусмотрено составление путевых листов за месяц. 31 января водитель представил в бухгалтерию путевой лист, подтверждающий использование топлива. По данным путевого листа:

• остаток топлива в баке при выезде в командировку – 5 литров;
• остаток топлива в баке при возвращении из командировки – 7 литров;
• пробег автомобиля за время командировки – 700 км.

В организации принято решение списывать расходы на ГСМ как в бухгалтерском, так и в налоговом учете в соответствии с нормами, утвержденными локальными документами.

Приказом руководителя организации утверждена зимняя норма расхода бензина по автомобилю «Шкода Фабиа» в размере 8,2 литра на 100 км.

Учетной политикой организации предусмотрено списание материально-производственных запасов методом средней стоимости. Для учета израсходованного бензина бухгалтер открыл к счету 26 субсчета:

• «Расходы на бензин в пределах норм»;
• «Расходы на бензин сверх норм».

Расходы Кондратьева на приобретение бензина бухгалтер «Альфы» отразил в учете следующими проводками.

13 января:

Дебет 71 Кредит 50
– 2000 руб. – выдан аванс на командировочные расходы.

15 января:

Дебет 10-3 Кредит 71
– 1920 руб. – оприходован бензин, приобретенный за наличный расчет.

В конце месяца (января) бухгалтер «Альфы» рассчитал среднюю стоимость 1 литра топлива. Из расчета средняя стоимость 1 литра бензина оказалась равной его покупной стоимости. Списание бензина в бухучете бухгалтер «Альфы» отразил так:

В результате образовалась постоянная разница в сумме 382,59 руб. (1920 руб. + 19,20 руб. – 1556,61 руб.). Постоянное налоговое обязательство с этой разницы бухгалтер отразил проводкой:

Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 76,52 руб. (382,59 руб. × 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство по расходам на приобретение бензина, не учитываемым при налогообложении прибыли.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на приобретение ГСМ за наличный расчет. Организация применяет общую систему налогообложения и списывает расходы на ГСМ при расчете налога на прибыль по нормам, установленным Минтрансом России

На балансе ООО «Альфа» числится легковой автомобиль «Шкода Фабиа», который находится в эксплуатации два года (общий пробег – 55 000 км). 10 февраля менеджер «Альфы» А.С. Кондратьев на этом автомобиле был отправлен на служебное задание (развоз клиентам «Альфы» корпоративных приглашений по г. Москве). В подотчет Кондратьеву был выдан аванс на расходы по заданию в сумме 2000 руб. По окончании рабочего дня сотрудник представил в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет.

В числе прочих документов к авансовому отчету приложены кассовые чеки АЗС, из которых следует, что сотрудник приобрел 30 литров бензина марки АИ-95 на общую сумму 1000 руб. В чеке цена бензина указана с учетом НДС, однако конкретная сумма налога не выделена.

Учетной политикой организации предусмотрено составление путевых листов за месяц. 28 февраля водитель представил в бухгалтерию путевой лист, подтверждающий использование топлива. По данным путевого листа:

• остаток топлива в баке при выезде на служебное задание – 5 литров;
• остаток топлива в баке при возвращении на рабочее место – 7 литров;
• пробег автомобиля за время служебной поездки – 200 км.

В организации принято решение списывать расходы на ГСМ как в бухгалтерском, так и в налоговом учете в соответствии с нормами, утвержденными распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р.

Приказом утверждены базовая норма расхода топлива и поправочные коэффициенты:

• базовая норма расхода топлива – 7,7 л/100 км;
• надбавка за работу в городе с населением свыше 5 млн человек – 35 процентов;
• надбавка за работу в зимнее время – 10 процентов;
• надбавка за использование системы «климат-контроль» в автомобиле – 7 процентов.

При расчете нормативного расхода топлива для легкового автомобиля бухгалтер использовал формулу (п. 7 раздела 2 Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р):

Нормативный расход топлива, л

=

0,01

×

Базовая норма расхода топлива (л/100 км)

×

Пробег автомобиля, км

×

1 + 0,01 × поправочный коэффициент, %

Нормативный расход топлива составил:
0,01 × 7,7 л/100 км × 200 км × (1 + 0,01 × 52) = 23,41 л.

Учетной политикой организации предусмотрено списание материально-производственных запасов методом средней стоимости. Для учета израсходованного бензина бухгалтер открыл к счету 26 субсчета:

• «Расходы на бензин в пределах норм»;
• «Расходы на бензин сверх норм».

Расходы Кондратьева на приобретение бензина бухгалтер «Альфы» отразил в учете следующими проводками.

10 февраля:

Дебет 71 Кредит 50
– 2000 руб. – выдан аванс на выполнение служебного задания;

Дебет 10-3 Кредит 71
– 1000 руб. – оприходован бензин, приобретенный за наличный расчет.

В конце месяца (февраля) бухгалтер «Альфы» рассчитал среднюю стоимость 1 литра топлива. Из расчета средняя стоимость 1 литра бензина оказалась равной его покупной стоимости. Списание бензина в бухучете бухгалтер «Альфы» отразил так:

Дебет 26 субсчет «Расходы на бензин в пределах норм» Кредит 10-3
– 780,33 руб. (23,41 л × (1000 руб. : 30 л)) – списан израсходованный бензин в пределах норм;

В налоговом учете на прочие расходы бухгалтер списал только 661,30 руб. (23,41 л × (1000 руб. – 1000 руб. × 18/118) : 30 л).

В результате образовалась постоянная разница в сумме 272,03 руб. (780,33 руб. + 153,00 руб. – 661,30 руб.). Постоянное налоговое обязательство с этой разницы бухгалтер отразил проводкой:

Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 54,41 руб. (272,03 руб. × 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство по расходам на приобретение бензина, не учитываемым при налогообложении прибыли.