Возмещение командировочных расходов заказчиком

Возмещение командировочных расходов

В любой компании, занимающейся той или иной деятельностью, существует необходимость служебных поездок сотрудников. Нередко возникают вопросы, связанные с организацией поездки, с тем, как необходимо компенсировать расходы сотрудников. По законам каждый работодатель должен либо самостоятельно организовать поездку за собственный счет, либо выплатить за расходы компенсацию.

Расшифровка понятия «служебная командировка» указана в 166 ст. ТК РФ. Согласно этой статье под данным понятием подразумевается поездка по работе в конкретный город или местность согласно письменному распоряжению работодателя на некий срок, указанный в распоряжении и связанный с выполнением служебной задачи.

Другая статья (168) расшифровывает, что подразумевается под командировочными расходами. Согласно ей – это затраты денежных средств, связанные с проездом к месту командирования, проживанием в гостинице или в другом месте. Также в них входят и иные затраты, связанные с тем, что человек должен будет некоторый период проживать не в своем собственном доме. В эти же расходы также вписываются разрешенные работодателем издержки.

П. 12.1 ст 264 налогового законодательства дает более подробное описание понятия командировочных расходов. В нем сообщается, что кроме указанных выше расходов, к командировочным относятся затраты на оформление документов (виза, паспорт, ваучер), консульский и таможенный сборы и иные. При налоговой проверке проводится сверка документов по командировкам с учетом описанных в 12 подпункте трат. Во время командировки возможны непредвиденные расходы. Например, на транспорт, если нужно будет совершать дополнительные поездки.

В тексте Постановления Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 более детально описывается, что входит в затраты по служебным поездкам. Так 12 пункт этого документа указывает на то, что в такие затраты входят и те, которые связаны с передвижением к объектам, находящимся за чертой населенного пункта, а также страховые взносы и затраты на оформление проездных документов.

В течение командировки, возможно, потребуется посещать сразу несколько городов или сел. В такой ситуации затраты учитываются по каждому отдельному населенному пункту.

Согласно этому Постановлению, командировочные расходы должны возмещаться, и это не зависит от того, будет ли человек во время командировки находиться на территории страны или же предполагается выезд за ее пределы. Но при командировке за границу перечень расходов, которые должен оплатить работодатель, увеличивается.

Как учитываются и возмещаются командировочные расходы:

1. Авансовый отчет. Он фактически подтверждает то, что выданные авансовые денежные средства были израсходованы. Авансовые деньги могут быть выданы на основании приказа директора компании, в котором указывается, какие лица отправляются в рабочую поездку, длительность, цели командировки и непосредственно выдача финансов.

Документ составляется согласно форме №АО-1. Он обязательно заполняется в единственном экземпляре сотрудником и представителем бухгалтерского подразделения.

Откомандированный работник должен на одной из сторон этого документа вписать такие данные:

  • название предприятия;
  • число составления отчета по авансу;
  • свои данные: ФИО, должность;
  • назначение средств.

На обратной стороне бланка фиксируются суммы произведенных затрат и их назначение. К бланку прилагают бумаги, подтверждающие эту информацию. Все это сдается по возвращению из рабочей поездки в бухгалтерию.

Бухгалтер при приеме отчета по авансовым деньгам должен будет зафиксировать его получение своей подписью, вписать время и дату сдачи. Лицо, которое будет отчитываться по этому бланку, должно будет получить расписку о том, что данный документ был выдан ему на руки. Данные, указанные на оборотной стороне бланка, тщательнейшим образом проверяются. После это бухгалтер проставит сумму и счет, с которого будет осуществлено списание финансов.

Может случиться так, что авансовая сумма не будет расходоваться полностью. В таком случае его остаток необходимо вернуть в бухгалтерское подразделение. Если же был перерасход средств, этот факт подлежит компенсированию согласно расходно-кассовому ордеру.

2. Начисление суточных. Производится за каждый день пребывания работником в служебной поездке. В них входят и те дни, которые были потрачены на перемещение до места командировки.

Днем выезда определяется тот, когда произошло отбытие транспорта, на котором работник уезжает до места командировки. День прибытия также устанавливается, исходя из времени прибытия транспорта к месту основной работы сотрудника. Допустим, отправление поезда произошло 26 января в 00.30. Тогда первым днем рабочей поездки будет считаться 25 января, та как учитывается время, которое работник потратил на путь к вокзалу.

Когда осуществляется компенсация суточных расходов? Это происходит в том случае, если продолжительность рабочей поездки составила сутки, или работник имеет возможность каждый день добираться до своего основного места жительства.

Каждым предприятием размеры суточных устанавливаются в индивидуальном порядке. Может быть предусмотрено увеличение сумм по выплатам. Это обязательно фиксируется в коллективном договоре организации. При такой ситуации сумма, превышающая выплаты по суточным, облагается налогами по доходам физ лица и социальным налогом.

3. Затраты на транспорт. Сюда входит цена на проездные билеты (учитывается весь транспорт, исключая такси) к месту проведения служебной поездки, стоимость страхового полиса и предварительного бронирования, цена на постельное белье. Последний пункт не обязателен.

Если же произошла утеря проездного документа или он не был сдан в бухгалтерское подразделение, затраты на проезд будут возмещены согласно минимальным тарифам.

4. Съем жилья. Эти затраты в обязательном порядке возмещаются полностью исходя из предоставленных документов, в которых зафиксирован факт аренды проживания. Эта сумма не подлежит налогообложению, так как оплата ее не считается как доход работника, а только возмещает его траты.

Если командированный по каким-либо причинам не имеет возможности подтвердить документами аренду жилья в командировке, то ему полагается компенсация, исходя из имеющихся нормативов.

Затраты не возмещаются в тех ситуациях, когда в качестве них подразумеваются сопутствующие услуги гостиницы, предоставляемые платно. Обычно они заносятся в счет в качестве отдельной графы. К ним относятся посещение мини-бара, сауны, оплата платного телевидения.

Иные же обязательные услуги, а также питание, которые указываются в счете за проживание, должны быть обязательно компенсированы в суточных.

Сотрудник, командировка которого будет проходить в странах СНГ, сам может решать, в каком месте ему проживать, и какого уровня должна быть гостиница. Согласно законодательству каких-либо ограничений по этому поводу нет.

5. Иные расходы. Служебная поездка командированного может происходить за границей. При такой ситуации сотруднику должны возмещаться сборы, связанные с комиссиями, которые будут оплачены при обмене средств в той стране, где была командировка.

Кроме того, работник имеет право во время сдачи документов, вписать и иные расходы, которые были во время служебной поездки. Правда, они должны быть связаны с осуществлением выполнения служебных целей. Этими затратами могут являться средства, оплаченные за медицинское страхование, стоимость входных билетов на различные мероприятия (конгрессы, выставки, семинары), за перевод документации и так далее.

Как компенсируются расходы подрядчикам

С контрагентом обязательно заключается договор подряда. В соответствии с ним может предусматриваться то, что компенсируются расходы подрядчика заказчиком. В эти расходы входят также и те, которые были связаны с поездками для выполнения задач.

Согласно ст. 702 Гражданского Кодекса РФ, подрядчик в соответствии с договором подряда должен выполнить все предусмотренные заказчиком задачи в конкретные сроки. Заказчик же должен оплатить проделанную работу, исходя из полного объема, описанного в документе. Если по договору не прописано иное положение вещей, то подрядчик должен выполнить самостоятельно, собственными силами работу, а также потратить собственные финансы и материалы.

В статье 709 ГК РФ указывается, что в договоре должна быть прописана цена сделанной работы или какие-либо способы, помогающие ее установить в дальнейшем. Компенсация по рабочей поездке может сразу входить в цену или же быть установленной дополнительно. Сдавая работу, подрядчик обязуется сопроводить ее полным комплектом документов, которые связаны с рабочей поездкой. Затраты по ним подлежат возмещению.

Направление в командировку руководителя предприятия

В этом случае должны применяться те же самые правовые нормы, которые используются и при командировках других работников. Директору точно также выдаются служебное удостоверение и авансовая сумма. Если потребуется, то издается приказ или выписывается необходимое служебное задание. Иными словами, выходит, что руководитель сам себе выдает документы и себя же отправляет в командировку по службе. Подписывать документы может и заместитель руководителя. Это должно быть зафиксировано в соответствующем локальном акте.

По возвращению из командировки руководитель точно так же сдает все отчетные документы, фиксирующие расходы, остаток авансовой суммы, как и любой другой работник. В случае выявления перерасхода средств, подтверждение расходов производится согласно общему установленному порядку.

Самое важное при необходимости служебной поездки – наличие всех правильно заполненных документов, а также предоставление всех необходимых бумаг, которые будут подтверждать затраты. При этом не важно конечное место назначения. При их наличии не будет каких-либо затруднений, связанных с компенсацией расходов, связанных с рабочей поездкой.

Нужно помнить, что есть определенная категория лиц, которую нельзя отправить в служебную поездку.К ним относятся женщины, ожидающие ребенка; лица, которым не исполнилось 18 лет; сотрудники, осуществляющие трудовую деятельность в момент действия договора на обучение. Кроме того, женщины, которые имеют детей, не достигших трехлетнего возраста, могут быть отправлены в служебные поездки только после получения их согласия. Также есть некоторые определенные сроки. Если командировка планируется на территории РФ, то ее продолжительность не должна превышать сорока дней.

Командировки, предполагающие выполнение строительных работ, не должны быть более одного года. С 61-го дня нахождения сотрудником в рабочей поездке за пределами России суточные выплачиваются по нормам, согласно действующему установленному законодательству.

Независимо от того, чем занимается та или иная организация, рано или поздно везде возникает необходимость отправить своего сотрудника в командировку.

При этом обязательно встает вопрос о том, как организовать поездку и компенсировать расходы работника, ведь согласно действующему законодательству нашей страны каждый наниматель обязан организовать поездку сотрудника за свой счет или же компенсировать понесенные расходы по прибытию последнего к месту работы.

Понятие

166 статья Трудового кодекса РФ (ТК РФ)дает определение, что же означает служебная командировка – это рабочая поездка сотрудника в определенную местность или конкретный населенный пункт на основании письменного распоряжения нанимателя на определенный срок в связи с необходимостью выполнения некоего служебного задания.

Согласно 168 статье ТК РФ, командировочными расходами признаются такие денежные затраты, которые были связаны с проездом к месту откомандирования, наймом гостиницы или другого жилого помещения на время пребывания в определенной местности, а также другие обязательные расходы, которые вытекают из того факта, что человек вынужден проживать вне своего постоянного дома (суточные). Сюда также включаются те издержки, что не считаются обязательными, но были разрешены работодателем.

Более расширенное понятие командировочных расходов представлено в налоговом законодательстве, а именно в 12 подпункте 1 пункта 264 статьи НК РФ.

Здесь указано, что в целях обложения налогами к расходам, связанным с командировками, помимо указанных выше относится:

  • оформление визы, если речь идет о выезде за рубеж,
  • паспорта,
  • ваучера,
  • приглашения,
  • консульские сборы,
  • сборы за въезд, проход или транзит автомобиля или другого транспорта,
  • аэродромные платы и другие расходы.

Проверяя налоговую базу определенного предприятия, налоговики сверяют документы относительно командировок именно с учетом последнего списка.

В ходе командировки помимо вышеуказанных расходов может возникнуть необходимость в дополнительных тратах. Наиболее часто это касается расходов на транспорт в случае необходимости совершения дополнительных поездок.

Более подробно с понятием командировочных расходов можно ознакомиться в Постановлении Правительства Российской Федерации, вышедшем в свет 13.10.2008 за порядковым номером 749.

Так, 12 пункт этого официального документа гласит, что расходы по проезду к месту откомандирования и обратно включают в себя:

  • расходы, связанные с проездом к месту нахождения станции, вокзала, аэропорта и т.д. и от аналогичных строений в месте назначения, при условии, что они находятся вне пределов населенного пункта, являющегося начальной иконечной точкой прибытия;
  • страховой взнос, связанный с обязательным страхованием на транспорте;
  • предоставление постельных принадлежностей (например, если речь идет о железнодорожном транспорте), а также расходы, связанные с оформлением проездных документов.

Если командировка будет проходить в нескольких населенных пунктах, то аналогичные расходы должны быть учтены при переезде в каждое место назначения.

Согласно Постановления №749 для возмещения командировочных расходов не имеет значения куда откомандирован работник: внутри страны или за ее пределы. Но, как указывалось ранее, заграничная командировка имеет несколько расширенный перечень дополнительно оплачиваемых нанимателем расходов.

Для того чтобы возмещение расходов не было проблематичным, а также произошло в полном объеме, необходимо правильно оформить целый ряд документации.

Те, кто не имеет возможности оплачивать счета за квартиру, могут рассчитывать на помощь государства. Читайте о компенсации расходов на оплату коммунальных услуг и жилого помещения.

Оценка вероятности банкротства предупреждает финансовый крах. Подробнее о процедуре в статье.

Документация

Для того чтобы работник был отправлен в командировку на законных основаниях необходимо издать соответствующий приказ и (или) выдать сотруднику командировочное удостоверение. На основании этих документов официально подтверждается необходимость работника выехать в соответствующую командировку и определяется ее срок.

При этом стоит иметь в виду, что оформляя только один документ, лучше отдавать предпочтение командировочному удостоверению, так как именно там проставляются отметки о прибытии в место назначения и выезде обратно.

Если командировка состоится в официальные выходные и праздничные дни, то для учета таких расходов в налоговых документах следует представить документ (чаще – коллективный договор или правила внутреннего распорядка), согласно которому разрешена работа в выходные и праздничные дни. Если такого нет, то у организации могут возникнуть проблемы с налоговыми службами.

Правила учета и возмещения командировочных расходов

Авансовый отчет

Главная цель этого документа – подтвердить израсходование денежных средств, выданных сотруднику авансом.

Суммы в счет аванса выдаются работнику только на основании соответствующего приказа руководителя организации с указанием списка лиц, отправляющихся в командировку, срока ее прохождения, а также цели откомандирования и выдачи средств.

Не менее важной информацией является указание размера выданных средств.

Бланк этого документа составляется согласно единой унифицированной форме №АО-1. Заполняется в единственном экземпляре подотчетным работником и сотрудником бухгалтерского отдела предприятия.

Образец бланка авансового отчета:

Авансовый отчет

Откомандированное лицо заполняет на лицевой стороне бланка следующие данные:

  1. наименование своей организации;
  2. дату первичного формирования авансового отчета;
  3. данные о самом командировочном (Ф.И.О., профессия или должность работника, табельный или личный номер);
  4. назначение авансовой суммы.

На оборотной стороне перечисляются по пунктам произведенные расходы и суммы затрат.

К бланку прилагаются оправдательные документы. Все это подлежит сдаче в бухгалтерию предприятия по прибытию из командировки.

Бухгалтер, принимая авансовый отчет, должен расписаться о его получении, проставить дату и время сдачи на проверку. Расписку о получении необходимо передать подотчетному лицу.

После успешного окончания проверочных мероприятий на оборотной стороне в соответствующих графах бухгалтер проставляет сумму, принятую к учету, а также счет, с которого произойдет списание средств.

Если сумма аванса не израсходована полностью, то остаток также сдается работником в бухгалтерию. Если же имело место быть перерасходование средств, то они обязательно подлежат компенсации согласно расходно-кассового ордера.

Суточные

Суточные платежи начисляются откомандированному сотруднику за каждый день нахождения в командировке, включая дни, затраченные на передвижение к месту назначения. Днем выезда признается тот день, в который происходит отбытие транспорта, на котором сотруднику уедет к месту назначения (до 24 часов включительно). День прибытия также исчисляется согласно суточному времени прибытия транспорта в место, где проходит постоянная работа откомандированного.

К примеру, если самолет (поезд) отправляется в 00.20 часов 25 января, то первым днем командировки будет считаться 24 января, так как необходимо учитывать и время, проведенное в пути к вокзалу, аэропорту или другой станции.

Не подлежат компенсации суточные расходы в том случае, если командировка длилась всего сутки или есть возможность ежедневно возвращаться обратно к месту жительства. Возможность возвращения отдельно решается нанимателем и сотрудником, отправляющимся в командировку.

Размер суточных выплат определяется каждым предприятием в отдельности и самостоятельно. Коллективным договором может быть предусмотрен повышенный размер выплат. Если такое положение вещей присутствует, то сумма, на которую выплаты превышены, должна подлежать обложению налогами на доходы физического лица, а также социальным налогом.

Транспорт

Транспортные расходы включают в себя стоимость проезда любым видом транспорта (кроме такси) к месту назначения, стоимость страховки, цену предварительного бронирования, а также цену постельных принадлежностей, если это необходимо.

Если проездные документы были утеряны или не были сданы в бухгалтерию, то расходы на проезд возмещаются по минимальному тарифу.

Найм жилья

Расходы, затраченные на аренду жилого помещения, должны быть компенсированы в полном объеме согласно предоставленным документам, подтверждающим факт съема жилья. Налоги с этих сумм не выплачиваются, так как компенсационные выплаты не относятся к числу доходов работника, а призваны лишь возместить его затраты.

Если работник по каким-то причинам не смог подтвердить документально найм жилого помещения по месту командировки, то ему возмещаются денежные средства согласно имеющимся нормативам.

Не подлежит возмещению дополнительная сумма затрат, связанная с сопутствующими платными услугами гостиницы (мини-бар, сауна, платное телевидение и т.д.), если они в счете указаны отдельной графой.

Питание и другие обязательные услуги, указанные в счете за проживание, подлежат компенсации в счет суточных.

Если сотрудник выезжает в командировку в страны СНГ, то он вправе самостоятельно определиться с местом проживания и уровнем гостиницы, так как законом не установлено никаких ограничений на этот счет.

Прочие расходы

Если сотрудник откомандирован за границу, то ему должны быть возмещены комиссионные сборы, уплаченные им при обмене валюты в стране, где проходила командировка.

Также работник при сдаче документов может указать все расходы, произведенные им в командировке и напрямую связанные с выполнением им служебного задания.

Например, к таким расходам могут быть причислены суммы, затраченные на медицинскую страховку, входные билеты на конгресс, выставку, семинар, перевод документации с одного языка на другой и т.д.

Важные детали

Нет отметок в командировочном удостоверении: как быть?

Такая ситуация может возникнуть в том случае, когда командировка была связана не с посещением организации, а с беседой или переговорами с другим физическим лицом, у которого нет своей печати или штампа.

Чтобы обезопасить себя в ходе налоговой проверки командировочных документов, рекомендуется предприятию, отправляющему работника в такую командировку, составить и собрать следующие документы:

  1. издать приказ о направлении сотрудника в командировку;
  2. сохранить проездные документы сотрудника в обе стороны;
  3. составить служебное задание;
  4. представить отчет сотрудника о проделанной работе;
  5. сохранить документы, подтверждающие пребывание сотрудника в определенном городе в конкретное время.

При наличии этого перечня подтверждающих документов расходы организации не будут переведены в счет прибыли.

Визит за рубеж

Обязательное условие нахождение сотрудника в заграничной командировке – самостоятельное декларирование своих расходов и доходов, связанных с пребыванием в другой стране. С юридического лица снимается ответственность налогового агента.

Компенсация расходов подрядчику

Согласно заключенному с контрагентом договору подряда, может быть предусмотрено, что заказчик обязан компенсировать подрядчику все расходы, в том числе и связанные с командировками.

702 статья ГК РФ определяет, что по договору подряда подрядчик имеет обязанность выполнить предусмотренное документом задание заказчика в установленный срок, а последний в свою очередь должен оплатить работу. Если договором не предусматривается иного положения вещей, то подрядчик выполняет работу своими силами, средствами и с использованием собственных материалов.

709 статья ГК РФ указывает, что в заключаемом сторонами документе должна быть указана стоимость совершенной работы или способы, которыми в дальнейшем она будет определяться. Компенсационные выплаты на командировку могут быть сразу же учтены в цене или же устанавливаться дополнительно.

Обязательно при сдаче работы подрядчик должен предоставить полный комплект документации, связанной с проведенной командировкой и подлежащей возмещению.

При приеме на работу часто устанавливают испытательный срок. Можно ли продлить испытательный срок?

Увольнение по собственному желанию без отработки возможно. Подробнее читайте .

Даже после увольнения можно добиться оплаты больничного листа. Смотрите, как.

Поездка директора предприятия

При направлении в командировку главного должностного лица организации применяются те же правовые нормы, что и при откомандировании других сотрудников. Таким образом, директору также необходимо выдать служебное удостоверение и аванс. При необходимости издается приказ и выписывается соответствующее служебное задание.

Получается, что директор сам себе подписывает документы и как бы сам себя отправляет в служебную командировку.

Право подписи может быть делегировано и заместителям директора на основании соответствующего локального акта.

По прибытию из командировки директор также обязан сдать подтверждающие расходные документы и остатки авансового платежа. При перерасходе средств необходимо подтвердить расходы в общем порядке.

При осуществлении командировки, независимо от того, куда вы направляетесь, главное – правильно заполненные документы и предоставление подтверждающих бумаг о расходах лица. В этом случае каких-либо проблем с компенсацией затрат не возникнет.

Предыдущая статья: Компенсация расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг Следующая статья: Компенсация за работу в выходные и праздничные дни

Возмещение командировочных расходов заказчиком

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *