Внутренняя опись дела

Опись дел по личному составу – документ, содержащий перечень документов по личному составу, находящихся в архиве организации, с обязательным указанием индексов, названий документов и иной информации.

Содержание данной описи:

• наименование организации и ее структурного подразделения;
• номер фонда, а так же индекса дела;
• заголовок дела и дата его составления;
• количество листов в деле;
• какие-либо примечания (если таковые имеются).

Опись дел может быть составлена в хронологическом или же структурном порядке. В каждой хронологической группе документы распределяются в соответствии с правилами, принятыми в конкретном структурном подразделении. Следует иметь в виду, что согласно правилам работы архивов разрешается вносить изменения в опись заголовков дел, которые были обнаружены дополнительно. Нумерация таких документов будет отображаться посредством литерных номеров или же в конце годового раздела.

В конце описи необходимо отобразить итоговую запись, в которой цифрами, а так же прописью указывается общее количество дел, первый и последний номера документов согласно описи. Документ подписывается начальником службы кадров организации, а так же руководителем архива (или иным уполномоченным лицом) с обязательной расшифровкой их подписей.

Файл:

основание платежа 106 расшифровка
индекс документа в налоговой квитанции
что такое индекс паспорта
что такое индекс в паспорте
как узнать индекс документа для оплаты налога
что такое ипгу
налоговый период 107 как заполнять в сбербанк онлайн
как узнать свой инн
налоговый период
какой уин указывать в платежных поручениях 2017

Внутренняя опись составляется после оформления личного дела и содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. Необходимость составления внутренней описи к личным делам определяется В роли индекса документа в описи выступает регистрационный номер документа. Опись документов личного дела формируется аналогично описям дел постоянного хранения. Опись. Документы, в деле должны располагаться по дате поступления. Обязательные поля: № п/п – согласно журналу учета личных дел. Индекс документа – присваивается по номенклатуре дел. Опись личного дела работника должна включать в себя следующие разделы Индекс документа: представляет собой регистрационный номер документа. В случае если номер не проставлен, во внутренней описи ставится пометка «б/н». Внутренняя опись документов личного дела. Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела. Завершается личное дело документами об увольнении сотрудника из предприятия: заявлением об увольнении, соглашением сторон В соответствующих графах описи заполняются сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах индекс дела по номенклатуре; заголовок дела, отражающий фактическое содержание документов в деле Правила составления и утверждения аналогичны. Опись дел по личному составу. Внутренняя опись документов составляется только для тех дел, которые подлежат полному оформлению, а также для дел по личному составу независимо от сроков их регистрационный индекс документа – номер документа, дата есть дата Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности: Ответ на 2 вопрос: Как присваивается регистрационный индекс документа во внутренней описи? Документы располагают в личном деле в Индекс документа – это регистрационный номер документа (если такового нет, то во внутренней описи делается пометка б/н). Внутренняя опись к делам по личному составу.

Как делать акт квартиры образец, Договоры по электромонтажу, Инструкции для мфу в формате pdf, Инструкция по применению samsung with i900, Архитектура cms пример.

4.1.3. Составление внутренней описи дела

Внутренняя опись – это документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.

В государственных и муниципальных архивах внутренние описи составляются к делам, содержащим особо ценные и уникальные документы и иным категориям дел, требующим особого учета, содержащим иллюстративные материалы, фотодокументы и т.п.

При поступлении из организаций — источников комплектования в следующих делах, как правило, имеется внутренняя опись:

— особо ценные дела;

— личные дела;

— судебные дела;

— следственные дела;

— дела с документами ограниченного доступа,

Внутренняя опись документов дела составляется на дела постоянного хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле:

— приказы по основной деятельности;

— приказы по личному составу;

— планы на определенный период времени;

— отчеты за определенный период времени;

— переписка организации по наиболее значимым для нее направлениям деятельности;

Помимо перечисленных дел, организация вправе сама определить иные виды дел, к которым необходимо составлять внутренние описи дел. Эта норма закрепляется в «Инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству)» конкретной организации.

Методика составления внутренней описи дела

Внутренняя опись дела составляется на отдельном листе по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их делопроизводственных (регистрационных) индексах, датах, заголовках документов и номерах листов дела.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем (указывается должность, подпись, расшифровка подписи).

Если дело было переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк внутренней описи документов личного дела .docСкачать образец заполнения внутренней описи документов личного дела .doc

Для чего нужна опись

Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.

Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

К каким личным делам должна составляться опись

Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся

• те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
• а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

Кто должен составлять документ

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

Как составлять внутреннюю опись документов личного дела

На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

1. каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
2. использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

Документ должен содержать в себе ряд сведений:

• наименование предприятия,
• должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
• список описываемых документов,
• полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).

К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.

Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.

Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).

Как оформить опись документов личного дела

Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.

Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.

При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.

Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).

Образец составления описи документов личного дела

В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.

Далее оформляют в таблицу список документов описи:

• номер документа по порядку,
• затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
• дата составления и подписания,
• заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
• номера листов,
• примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.

Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.

В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).

Что делать с описью после увольнения сотрудника

После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию. Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.

Внутренняя опись документов дела – это учетный документ, который содержит перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов дела, индексов, дат, заголовков и нумерации листов дела.

Она является обязательным документом в процессе учета дел с особо ценной для компании информацией. Внутренняя опись документов дела имеет унифицированную форму и заполняется на отдельном листе.

Внутренняя опись дела должна быть подписана составителем. В том случае если дело переплетено или подшито без бланка внутреннее описи, то она приклеивается к внутреннее стороне лицевой обложки дела.

В архиве организации понятие дела и единиц хранения равноценно.

Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно арабскими цифрами и в листе-заверителе дела указываются через знак «+».

Правила заполнения внутренней описи документов дела

Порядковый номер

Указывается порядковый номер документа в деле.

Индекс документа

Индекс документа – это регистрационный номер документа (если такового нет, то во внутренней описи делается пометка б/н).

Дата документа

В графе проставляется дата регистрации документа или дата подписи документа (если документ не был зарегистрирован).

Заголовок документа

Заголовок документа включает в себя краткое содержание документа.

Номера листов

Нужно указать номера листов документа.

Примечание

В примечании в случае необходимости делаются пометки об особенностях физического состояния документов дела (изъятие, включение, замена их на копии и т.д.) со ссылками на соответствующие акты.

Итоговая запись

В конце описи следует итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество документов. Указывается количество листов внутренней описи.