Внутренний контроль банка

Оценка системы внутреннего контроля в организации

В соответствии с правилом (стандартом) № 8 «Оценка аудиторских рисков и внутренний контроль, осуществляемый аудируемым лицом» аудиторский риск включает три составные части: неотъемлемый риск, риск средств контроля и риск необнаружения. В данном разделе подробнее остановимся на оценке риска средств контроля.

Риск средств контроля означает риск того, что искажение, которое может иметь место в отношении остатка средств по счетам бухгалтерского учета или группы однотипных операций и быть существенным (по отдельности или в совокупности с искажениями остатков средств по другим счетам бухгалтерского учета или групп однотипных операций), не будет своевременно предотвращено или обнаружено и исправлено с помощью систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля.

Система внутреннего контроля означает совокупность организационных мер, методик и процедур, используемых руководством аудируемого лица в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения финансово-хозяйственной деятельности, обеспечения сохранности активов, выявления, исправления и предотвращения ошибок и искажения информации, а также своевременной подготовки достоверной финансовой (бухгалтерской) отчетности.

Система внутреннего контроля выходит за рамки тех вопросов, которые непосредственно относятся к системе бухгалтерского учета, и исключают контрольную среду.

Анализ системы внутреннего контроля очень важен для аудитора, ибо, чем эффективнее эта система, тем меньше его риск при проведении проверки. Это объясняется тем, что управление организацией связано с осуществлением непрерывного контроля, охватывающего все стороны его деятельности. Это и выписка документов, и их визирование ответственными работниками администрации, и взаимосверки, и другие многочисленные процедуры, формирующие систему внутреннего контроля.

Система внутреннего контроля, созданная руководством организации, может быть эффективной или неэффективной в зависимости от способности решать поставленные задачи и обеспечивать защиту организации от возможных рисков. Проведём оценку информации, необходимой для разработки стратегии проверки. При организации внутрипроизводственного контроля следует иметь в виду, что никакая система, сколь бы идеальной она ни была, не сможет абсолютно надежно защитить предприятие от посягательств на его активы, от искажения учетной и отчетной информации. Системы внутрипроизводственного контроля создают не для того, чтобы полностью исключить все злоупотребления и гарантировать безубыточную работу, а для того, чтобы снизить до минимума вероятность попыток незаконных действий, обеспечить их выявление и способствовать достижению максимального эффекта каждым подразделением, службой и исполнителем.

При этом необходимо исходить из следующего: любая система контроля целесообразна лишь настолько, насколько она приносит выгоду предприятию. Сложность контроля и затраты на его осуществление должны компенсироваться реально приносимой им пользой.

На предприятии проводится проверка сплошным методом: касса, банк, заготовки сырья, реализация, расчеты дебиторской и кредиторской задолжности. На предприятии внутрипропускной режим (КПП), СВК организована через контролеров охраны, там, где есть ТМЦ — точка прием-передачи — есть служба контроля, системы слежения нет, на пульте вневедомственной охраны — склады ГП, касса, административный корпус и опасные объекты (ежесуточно охраняются службой охраны МВД компрессорные установки (аммиачные установки)).

При первичной оценке надежности системы внутреннего контроля принимается во внимание весь отчётный период, особое внимание уделяется периодам, в которых имелись особенности или различия в деятельности. Выполнив предварительную оценку надёжности системы внутреннего контроля (Приложение 7), можно определить уровень надёжности СВК как высокий.

Организация внутреннего контроля в кредитных организациях

Понятие и цели внутреннего контроля

В соответствии с ч. 4 ст. 24 Закона о банках и банковской деятельности кредитная организация обязана организовывать внутренний контроль, обеспечивающий надлежащий уровень надежности, соответствующий характеру и масштабам проводимых операций.

Правила организации внутреннего контроля на основании ст. 57 Закона о Центральном банке РФ устанавливает Банк России См.: Положение об организации внутреннего контроля в кредитных организациях и банковских группах, утв. ЦБ РФ 16.12.2003 № 242-П.. При этом в части организации внутреннего контроля (аудита) Банк России предлагает кредитным организациям руководствоваться Рекомендациями Базельского комитета по банковскому надзору Доведены до сведения кредитных организаций письмами ЦБ РФ от 10.07.2001 № 87-Т и от 13.05.2002 № 59-Т «О рекомендациях Базельского комитета по банковскому надзору»..

Базельский комитет по банковскому надзору является комитетом органов банковского надзора, который был создан управляющими центральных банков стран «большой десятки» в 1975 г. Он состоит из представителей высших должностных лиц органов банковского надзора и центральных банков Бельгии, Канады, Франции, Германии, Италии, Японии, Люксембурга, Нидерландов, Швеции, Швейцарии, Великобритании и США. Как правило, заседания Комитета проходят в Банке Международных Расчетов в Базеле, где расположена штаб-квартира постоянного Секретариата Комитета.

Под внутренним контролем в кредитной организации понимается деятельность органов управления, подразделений и служащих кредитной организации, осуществляемая в целях обеспечения:

  • — эффективности управления активами и пассивами, а также банковскими рисками;
  • — достоверности всех видов отчетности;
  • — соблюдения положений нормативных актов;
  • — исключения случаев легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем, и финансирования терроризма.

В банковской группе внутренний контроль строится на единстве подходов к организации внутреннего контроля в кредитных организациях, входящих в банковскую группу.

Система внутреннего контроля

Под системой внутреннего контроля понимается совокупность системы органов и направлений внутреннего контроля.

Направлениями внутреннего контроля являются:

контроль со стороны органов управления за организацией деятельности кредитной организации;

контроль за функционированием системы управления банковскими рисками и оценка банковских рисков;

контроль за распределением полномочий при совершении сделок;

контроль за управлением информационными потоками (получением и передачей информации) и обеспечением информационной безопасности;

осуществляемое на постоянной основе наблюдение за функционированием системы внутреннего контроля (мониторинг системы внутреннего контроля).

Составной частью системы внутреннего контроля кредитной организации является так называемый комплаенс-контроль Рекомендации Базельского комитета по банковскому надзору по его организации содержатся в приложении к письму ЦБ РФ от 02.11.2007 № 173-Т «О рекомендациях Базельского комитета по банковскому надзору».. Общее значение этого понятия сводится к обеспечению соблюдения кредитной организацией и ее служащими нормативных правовых актов, стандартов саморегулируемых организаций (для профессиональных участников рынка ценных бумаг), учредительных и внутренних документов кредитной организации.

Система органов внутреннего контроля

Система органов внутреннего контроля — это совокупность органов управления, а также подразделений и служащих (ответственных сотрудников), выполняющих функции в рамках системы внутреннего контроля.

В соответствии с п. 6 ч. 2 ст. 10 Закона о банках и банковской деятельности в уставе кредитной организации должны содержаться сведения о системе органов внутреннего контроля, порядке их образования и полномочиях. Организационная структура кредитной организации в части распределения полномочий между членами совета директоров (наблюдательного совета), коллегиального исполнительного органа, определения полномочий единоличного исполнительного органа, полномочий, подотчетности и ответственности всех подразделений кредитной организации, служащих должна соответствовать характеру и масштабам проводимых операций.

Внутренний контроль должны осуществлять:

  • — органы управления кредитной организации;
  • — ревизионная комиссия (ревизор);
  • — главный бухгалтер кредитной организации (его заместители);
  • — руководитель и главный бухгалтер филиала кредитной организации (их заместители);
  • — подразделения и служащие.

К таким подразделениям и служащим относятся:

  • — служба внутреннего контроля (внутреннего аудита) — специальное структурное подразделение кредитной организации. Положение о службе внутреннего контроля утверждается советом директоров (наблюдательным советом) кредитной организации;
  • — контролер профессионального участника рынка ценных бумаг;
  • — ответственный сотрудник по правовым вопросам;
  • — ответственный сотрудник или структурное подразделение, ответственные за разработку и реализацию правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма О квалификационных требованиях к таким сотрудникам см.: Указание ЦБ РФ от 09.08.2004 № 1486-У «О квалификационных требованиях к специальным должностным лицам, ответственным за соблюдение правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма и программ его осуществления в кредитных организациях»..

> Организация внутреннего контроля в банке

Формирование системы внутреннего контроля в кредитных организациях

Инструкция о порядке организации и проведения Службой внутреннего контроля внутренних проверок ООО КБ «Востокбизнесбанк» устанавливает основные правила организации, методы и порядок проведения Службой внутреннего контроля внутренних проверок в ООО КБ «Востокбизнесбанк» (далее по тексту — Банк), а также определяет права и обязанности проверяющей и проверяемой стороны по оказанию содействия в проведении проверок.

Внутренние проверки являются основным способом реализации функций Службы внутреннего контроля. Служба внутреннего контроля может проводить внутренние проверки по любым вопросам и видам деятельности Банка. Предметом (объектом) проверок являются документы, процедуры, процессы, сделки и операции, проводимые Банком и оказываемые им услуги.

Основными задачами при проведении внутренних проверок являются:

  • -установление законности совершенных операций, правильности их учета и документального оформления, достоверности и своевременности предоставления бухгалтерской, финансовой и иной отчетности, их соответствия действующему законодательству.
  • -Обеспечение защиты интересов Банка, его клиентов и акционеров, предотвращение случаев нанесения Банку любого вида ущерба: проверка применения и эффективности методологии оценки банковских рисков и процедур управления банковскими рисками, обеспечение контроля за своевременным принятием мер по минимизации рисков банковской деятельности, проверка применяемых способов (методов) обеспечения сохранности имущества кредитной организации, оценка функционирования системы внутреннего контроля банка, в том числе за использованием автоматизированных информационных систем, и т.п.
  • -Проверка соответствия внутренних документов Банка законодательству РФ и иным нормативно-правовым актам, стандартам саморегулируемых организаций, профессиональных кодексов поведения.

Выявление нарушений во внутренних процессах, процедурах и системах контроля или злоупотреблений при проведении банковских операций, вскрытие причин выявленных нарушений.

Своевременное информирование руководства Банка об имеющихся проблемах, выработка рекомендаций по их решению, повышению качества и эффективности работы подразделений и Банка в целом и функционирования системы внутреннего контроля.

Осуществление контроля за областями потенциального конфликта интересов сотрудников, проверка должностных обязанностей сотрудников, в частности занимающих должности, предусмотренные частью третьей статьи 11.1 Федерального закона «О банках и банковской деятельности», на соответствие требованиям законодательства РФ и иных актов регулирующих и надзорных органов, а также внутренних документов Банка, определяющих политику и регулирующих его деятельность, с тем, чтобы исключить возможность сокрытия ими противоправных действий.

В зависимости от целей и задач Служба внутреннего контроля использует следующие способы проведения проверок:

  • -финансовая проверка, цель которой состоит в оценке надежности и достоверности учета и отчетности;
  • -проверка соблюдения требований законодательства Российской Федерации и иных актов регулирующих и надзорных органов, а также внутренних функционально-технологических, организационно-распорядительных и иных документов Банка, целью которой является оценка качества и соответствия созданных в Банке систем обеспечения соблюдения требований законодательства Российской Федерации и иных актов;
  • -операционная проверка, цель которой заключается в оценке качества и соответствия систем, процессов и процедур, в выявление потенциального конфликта интересов Банка и (или) ее служащих и (или) клиентов и условия его возникновения, совершение преступлений и осуществление иных противоправных действий при совершении банковских операций и других сделок, анализе организационных структур и их достаточности для выполнения возложенных функций;
  • -проверка качества управления, цель которой состоит в оценке качества подходов органов управления, подразделений и служащих Банка к банковским рискам и методам контроля за ними в рамках установленных в Банке целей.

Организация и подготовка внутренних проверок

  • -основанием для проведения проверок является утвержденный Советом директоров Банка план работы Службы внутреннего контроля на год.
  • -по решению руководителя Службы внутреннего контроля могут проводиться внеплановые проверки.
  • -проверки могут носить комплексный или тематический характер:
    • а) комплексные проверки охватывают все основные направления деятельности проверяемых подразделений Банка, включая его филиалы.
    • б)тематические проверки могут проводиться по отдельным видам документов, процедурам, процессам, сделкам и операциям, проводимым Банком и оказываемым им услугам.
    • в) проверки могут проводиться с выездом на место проведения проверки или камеральным методом, т.е. посредством запроса необходимых для проверки документов от проверяемых подразделений Банка.
    • г) внутренние проверки охватывают, как правило, периоды деятельности проверяемых участков с даты окончания предыдущей проверки и по первое число месяца, в котором начинается текущая проверка. В случае необходимости руководителем Службы внутреннего контроля может приниматься решение об увеличении или сокращении проверяемого периода.
    • в) в зависимости от объема операций, их подверженности риску, и наличия выявленных в ходе предыдущих проверок грубых ошибок и существенных нарушений Службой внутреннего контроля может проводиться сплошная или выборочная проверка.
  • -при выборочном способе проведения проверки проверяется часть первичных документов и данные бухгалтерского учета на определенном участке.
  • -при сплошном способе проверяются все первичные документы и данные бухгалтерского учета за период, подлежащий проверке.

Планирование периодичности проведения внутренних проверок, как в подразделениях Головного офиса Банка, так и в его филиалах, производится в зависимости от количественных и финансовых показателей деятельности, срока осуществления деятельности, результатов и времени проведения последней проверки, в том числе внешними контролирующими органами, и других объективных причин. Каждый региональный филиал Банка должен проверяться не реже одного раза в год.

Для проведения проверки руководителем Службы внутреннего контроля определяется состав сотрудников, участвующих в проверке. Численность сотрудников, участвующих в проведении проверки, определяется в зависимости от объема предстоящей работы и характера проверки, при этом она должна быть достаточной для эффективного достижения целей проверки.

Решение о направлении сотрудников Службы внутреннего контроля в проверяемый филиал оформляется письменным приказом по Банку, который подписывается Президентом Банка и регистрируется в соответствии с установленным в Банке порядком.

Сотрудники Службы внутреннего контроля перед началом проверки должны ознакомиться со всей информацией, содержащейся в базах данных по проверяемому направлению/подразделению, материалами предыдущих внутренних и внешних проверок. На основе изучения вышеуказанных материалов разрабатывается рабочий план (программа) проведения проверки.

План (программа) проверки разрабатывается сотрудниками Службы внутреннего контроля и утверждается руководителем Службы внутреннего контроля.

По результатам проведенной внутренней проверки сотрудниками Службы внутреннего контроля формируется отчет по проведенной проверке.

Отчет по результатам проведенной проверке утверждается руководителем Службы внутреннего контроля и представляется руководителям проверяемых структурных подразделений Банка, Президенту Банка, Совету директоров Банка (по запросу), и иным заинтересованным лицам по усмотрению руководителя Службы внутреннего контроля.

Отчеты по результатам внутренних проверок являются собственностью Банка и не подлежат копированию и распространению на бумажных и электронных носителях без ведома руководителя Службы внутреннего контроля.

Права и обязанности проверяющей стороны и проверяемой стороны

Руководитель и сотрудники Службы внутреннего контроля при проведении проверок имеют право:

  • -требовать в процессе осуществления проверок в подразделениях Банка предъявления материалов бухгалтерского учета, отчетности, денежно-расчетных и любых других документов по проверяемым вопросам, в том числе:
    • а) учредительных документов,
    • б) протоколов заседаний коллегиальных органов управления,
    • в) приказов и других распорядительных документов,
    • г) актов проверок внешними надзорными и контролирующими органами.
  • -доступа в режиме просмотра (чтения) к любым информационным системам, программным комплексам, их функциональным подсистемам, отдельным задачам и программам, используемым проверяемой стороной в своей работе, к информации, хранящейся в файлах и базах данных, а также к любой программной, технической и эксплуатационной документации, в том числе описаниям структур данных, алгоритмов программ, инструкциям по использованию программ, журналам сбойных ситуаций на любую дату, описаниям прав доступа пользователей к информации и программам и т.д., кроме закрытой ключевой и парольной информации.
  • -снимать в качестве доказательств бумажные и электронные копии с цитируемых документов, а также копии файлов и отдельных записей, хранящихся как в автономных компьютерах, так и на серверах в локальных вычислительных сетях (в соответствии с установленным порядком обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну).
  • -пользоваться необходимыми для проведения проверки собственными программно-техническими средствами, в том числе компьютерами, дискетами, сканерами, принтерами, калькуляторами и т.д. Вносить и выносить эти технические средства из здания или помещения, в которых располагается проверяемое подразделение Банка.
  • -доступа в любые помещения проверяемого подразделения Банка, в том числе в хранилища, в помещения обменных пунктов, кассы, архива, операционные и компьютерные залы, с привлечением сопровождающих из числа работников проверяемого подразделения и материально — ответственных лиц.
  • -проводить полные внеочередные или частичные инвентаризации материальных ценностей, ревизии операционных касс и проверки пунктов обмена валюты проверяемых подразделений.
  • -привлекать специалистов проверяемых подразделений Банка для сбора и подготовки информации, необходимой для проведения проверки.
  • -при выявлении в процессе осуществления проверки нарушений и недостатков требовать исчерпывающие устные и/или письменные объяснения должностных лиц для установления обстоятельств и характера совершенных действий (бездействии), а также по существу проверяемых вопросов.
  • -определять соответствие действий и операций, осуществляемых работниками проверяемых подразделений Банка, требованиям действующего законодательства Российской Федерации, нормативных актов Банка России, внутренних нормативных документов Банка.
  • -вносить предложения об устранении выявленных проверкой недостатков и нарушений, а также способах возмещения причиненного Банку материального ущерба.
  • -после окончания проверки осуществлять возврат подразделению или ответственному лицу всех предоставленных в распоряжение первичных документов по описи с взятием подписи соответствующего ответственного лица о получении.

Руководители и сотрудники Службы внутреннего контроля при проведении проверок обязаны:

  • -документально устанавливать сущность, причины и механизм образования выявленных в проверяемом подразделении Банка недостатков и нарушений, размер причиненного Банку материального ущерба и другие негативные последствия, а также условия, способствующие допущенным нарушениям, и виновных в этом должностных лиц.
  • -обеспечивать в необходимом объеме документирование каждого проверяемого участка работы, а также описание процедуры проверки в полном соответствии с планом (программой) проверки. При необходимости собирать информацию в виде ксерокопий документов, необходимую для документального подтверждения фактов, изложенных в материалах проверки. Копии документов могут быть заверены руководителями проверяемых подразделений.
  • -обеспечивать сохранность и возврат документов, полученных в процессе осуществления проверки от проверяемых подразделений Банка.
  • -соблюдать полную конфиденциальность информации и документов, представляющих коммерческую или банковскую тайну Банка и его клиентов.
  • -при выявлении фактов растрат, хищений, незаконного расходования денежных средств и других злоупотреблений немедленно докладывать об этом руководителю Службы внутреннего контроля.
  • -объективно вносить в материалы проверок все выявленные факты нарушений финансовой, расчетной и исполнительской дисциплины, злоупотребления, искажения учетных и отчетных данных, давать им принципиальную оценку с тем, чтобы недостатки и нарушения были своевременно и в полном объеме устранены, не могли повлечь за собой нанесение Банку материальных или иных потерь.
  • -руководствоваться интересами Банка, действующим законодательством Российской Федерации, нормативными актами Банка России, внутренними нормативными документами Банка.
  • -осуществлять контроль выполнения мероприятий по устранению недостатков и замечаний, отмеченных по результатам проверок.
  • -постоянно повышать свою квалификацию, знать и правильно применять действующее законодательство Российской Федерации, нормативные акты Банка России и внутренние нормативные документы Банка в своей работе, соблюдать профессиональную этику.
  • -после окончания проверки осуществлять возврат подразделению или ответственному лицу всех предоставленных в распоряжение первичных документов по описи с взятием подписи соответствующего ответственного лица о получении.

Руководители и сотрудники проверяемой стороны в период проведения проверки обязаны:

  • — Содействовать в проведении проверки, оказывать сотрудникам Службы внутреннего контроля помощь в решении возложенных на них задач. Не препятствовать сотрудникам Службы внутреннего контроля в проведение проверки в выполнении ими своих обязанностей, не оказывать на них давление, не вынуждать их давать какие-либо устные и письменные обязательства, не предъявлять к ним иные, не предусмотренные данным положением, требования.
  • — Обеспечивать на период проведения проверки сотрудникам Службы внутреннего контроля беспрепятственный вход и выход из здания и его служебных помещений в любое время суток, доступ в компьютерную сеть и автоматизированные банковские системы.
  • — В случае проведения выездной проверки при наличии возможности выделять в день начала проверки изолированное и опечатываемое служебное помещение для свободного размещения сотрудников Службы внутреннего контроля на время проведения проверки, а также находящихся в их распоряжении документов и организационно-технических средств.
  • — Давать исчерпывающие устные и письменные пояснения по существу задаваемых ответственными за проведение проверки сотрудниками Службы внутреннего контроля вопросов.
  • — Представлять по требованию сотрудников Службы внутреннего контроля в установленные ими сроки все необходимые справки, письменные объяснения и документы, при необходимости снимать с них копии или предоставлять возможность ответственным сотрудникам за проведение проверки снимать копии самостоятельно, заверять справки и копии документов подписью ответственного должностного лица и печатью. Сотрудники подразделений Банка (в том числе руководители) не вправе отказать сотрудникам Службы внутреннего контроля в выдаче необходимых документов, в том числе со ссылкой на конфиденциальность запрашиваемой информации.
  • — Невыполнение или ненадлежащее выполнение вышеперечисленных требований руководителями и/или сотрудниками проверяемого подразделения рассматривается как неисполнение или ненадлежащее исполнение ими возложенных на них трудовых обязанностей и может повлечь за собой дисциплинарное взыскание в установленном порядке.

Руководители и сотрудники проверяемой стороны в период проведения проверки имеют право:

  • — Требовать от сотрудников Службы внутреннего контроля безусловного соблюдения требований действующего законодательства РФ и внутренних документов по организации и осуществлению внутреннего контроля в Банке.
  • — Изложить, в случае несогласия с результатами проверки, свое особое мнение в форме письменных возражений или замечаний и приложить их к материалам проверки.

Порядок проведения внутренних проверок в ООО КБ «Востокбизнесбанк».

Проверка может начинаться по усмотрению Службы внутреннего контроля, либо внезапно, либо с предварительным уведомлением руководителя проверяемого подразделения. Уведомление производится как в устной, так и письменной форме, в том числе по электронной почте, за подписью сотрудника Службы внутреннего контроля ответственного за проведение проверки.

Уведомление о начале проверки может содержать требование о заблаговременной подготовке необходимых для проведения проверки документов, выделении служебного помещения, об оборудовании его вычислительной техникой, а также проведении других подготовительных мероприятий.

В случае, если проверка сопровождается ревизией денег и ценностей в операционной кассе, то после предъявления своих полномочий сотрудники Службы внутреннего контроля в сопровождении лиц, ответственных за сохранность ценностей на объектах, немедленно приступают к их ревизии.

С этого времени разрешение на доступ в ревизуемые помещения может дать только руководитель рабочей группы проверяющих сотрудников, вложение и изъятие денег и ценностей в этот период производится под его контролем.

Ревизия денежной наличности и ценностей осуществляется таким образом, чтобы не нарушать нормального кассового обслуживания клиентов в проверяемом подразделении. В тех случаях, когда в один прием не могут быть обревизованы все деньги и ценности, руководитель рабочей группы проверяющих сотрудников после окончания рабочего дня опечатывает хранилища и сейфы и присутствует при их сдаче под охрану совместно с должностными лицами ревизуемого подразделения. Об изменении порядка опечатывания мест хранения ценностей с предоставлением образцов оттисков используемых печатей заблаговременно письменно уведомляется подразделение охраны. Вскрытие хранилища в данном случае может быть проведено только в присутствии руководителя рабочей группы проверяющих сотрудников.

Результаты произведенной ревизии ценностей оформляются в форме Акта о проведении ревизии.

В случае, если в результате ревизии выявлены расхождения между учетными данными и фактическим наличием денег, ценностей и бланков строгой отчетности, то причины всех выявленных расхождений выясняются немедленно и указываются в Акте о проведении ревизии или оформляются объяснительными записками. При этом принимаются меры к устранению этих расхождений в соответствии с требованиями, установленными нормативными актами Банка России. Во всех случаях принимаются меры к взысканию выявленной недостачи.

Результаты проведения проверок обменного пункта операционной кассы Головного офиса или дополнительного офиса Банка, совершающего(ей) валютно-обменные операции, оформляются в виде отчета о проведении проверки.

По окончании рабочего дня изучаемые в ходе проверки документы и материалы остаются либо в служебных помещениях проверяющих, или при необходимости возвращаются на места их постоянного хранения.

В случае выездной проверки ответственность за обеспечение сохранности и неприкосновенности проверяемых документов в период отсутствия сотрудников Службы внутреннего контроля в предоставленном для их размещения служебном помещении возлагается на руководителя проверяемого подразделения Банка.

Результаты проверок оформляются сотрудниками Службы внутреннего контроля в соответствии с планом (программой) проверки в форме Отчета по результатам проведенной проверки (далее по тексту — Отчет).

Все выявленные в проверяемом периоде нарушения и рекомендации по их исправлению в Отчете должны быть подтверждены действующими федеральными законами, инструкциями, письмами, положениями, разъяснениями и иными нормативными документами соответствующих органов (Центральный Банк Российской Федерации, Министерство Российской Федерации по налогам и сборам и Министерство финансов Российской Федерации и т.д.) и/или внутренними нормативными документами Банка, носить конкретный характер и не содержать эмоциональных оценок и выражений.

Отчет должен содержать следующую информацию:

  • — цели проведенной проверки,
  • — период проведения проверки,
  • — проверяемый период,
  • — выполненные проверочные процедуры,
  • — данные о рассмотренных документах,
  • — выявленные нарушения, ошибки и недостатки,
  • — рекомендации и предложения по устранению допущенных нарушений, а также, в случае необходимости, предложения по предупреждению ошибок и улучшению работы проверенного подразделения Банка,
  • — невыполнение должностными лицами указаний и предложений, содержащихся в материалах предыдущих проверок,
  • — и иную полученную в ходе проверки информацию.

Установленные в ходе проверки нарушения должны быть изложены в Отчете в том виде, в котором они имелись в действительности, с указанием, по возможности, следующей информации:

  • — в чем выразилось нарушение;
  • — какой нормативный документ нарушен;
  • — основные виновники допущенных нарушений;
  • — в какое время и каким способом совершено нарушение;
  • — чем оно вызвано;
  • — каковы его последствия и сумма ущерба, нанесенного Банку;
  • — на какую сумму возмещен ущерб.

Нарушения, изложенные в Отчете, подлежат обязательному подтверждению первичными документами. В целях настоящей Инструкции к первичным документам могут быть отнесены: платежные документы, договоры, контракты, протоколы, решения, приказы, распоряжения, мемориальные ордера, книги и журналы внесистемного, балансового и внебалансового учета, акты и прочая используемая при проведении проверки документация.

В случаях, когда по выявленному нарушению или злоупотреблению необходимо принять срочные меры к их пресечению либо к привлечению виновных лиц к ответственности, составляется Промежуточный отчет о выявленных нарушениях или злоупотреблениях (далее по тексту — Промежуточный отчет).

Промежуточный отчет подписывается сотрудниками Службы внутреннего контроля с последующим ознакомлением с ним должностных лиц, непосредственно отвечающих за участок деятельности, где выявлены нарушения, после чего предоставляется руководителю проверяемого подразделения Банка для принятия мер.

При установлении в ходе последующих проверок фактов наличия отмеченных ранее недостатков и нарушений, сотрудники Службы внутреннего контроля могут потребовать объяснения от соответствующих должностных лиц проверяемого (проверенного) подразделения и отразить в Отчете факты и причины повторения ранее выявленных нарушений.

Отчеты по результатам проведенной проверки утверждаются руководителем Службы внутреннего контроля.

После получения визы руководителя Службы внутреннего контроля отчеты по результатам проведенной проверки направляются на согласование руководителям проверяемой стороны. Срок для согласования устанавливается не более семи (начиная со следующего за днем рассылки) рабочих дней.

Если в установленный срок от проверяемой стороны не получено уведомление о согласовании или несогласовании отчетов по результатам проведенной проверки, документы считаются согласованным с данным согласующим лицом по умолчанию.

При наличии возражений или замечаний к Отчету руководитель проверенного подразделения согласовывает документы с пометкой: «с замечаниями» и прикладывает письменные возражения и замечания (с приложением необходимых первичных документов).

После получения письменных возражений или замечаний от проверяемой стороны, сотрудниками Службы внутреннего контроля готовятся комментарии для предоставления проверяемой стороне и в случае необходимости отчеты по результатам проведенной проверки корректируются. Окончательные версии отчетов по результатам проведенной проверки направляются сотрудниками Службой внутреннего контроля в проверенное подразделение в электронном виде.

Сотрудники Службы внутреннего контроля ежеквартально представляют руководителю Службы внутреннего контроля информацию на бумажном носителе и/или в электронном виде о проведенных мероприятиях по устранению выявленных в ходе проверок нарушений и недостатков и принятию мер по недопущению их в будущем, подготовленную на основании отчетов руководителей проверенных подразделений.

Особенности проведения внутренних проверок в филиалах ООО КБ «Востокбизнесбанк».

Перед выездом в филиал проводится предварительная работа по сбору и анализу информации о финансово-хозяйственной деятельности проверяемого филиала, в т.ч. информации, содержащейся в операционном дне филиала.

При подготовке к проверке финансово-хозяйственной деятельности филиала членами Рабочей Группы может запрашиваться в структурных подразделениях Банка информация в разрезе взаимодействия подразделений с проверяемым филиалом по различным направлениям работы.

Порядок, сроки, формы представления информации и ответственные исполнители по данной информации могут определяться в специальном запросе, который подписывает руководителем Службы внутреннего контроля.

После завершения проверки в филиале (на месте проведения проверки) подготавливается Отчет по результатам проверки, в котором содержится перечень выявленных нарушений в ходе проверки. Нарушения, изложенные в Отчете по результатам проверки, подлежат обязательному подтверждению первичными документами (рабочими документами).

Досье, cформированное по результатам проведенной проверки, может содержать следующие рабочие документы:

  • — оборотно-сальдовую ведомость (за отчетный период проверки);
  • — выписки по лицевым счетам (за отчетный период проверки), вошедшим в выборку;
  • — иные рабочие документы:
    • а) первичные документы;
    • б) рабочие документы, содержащие другую необходимую информацию для подготовки отчета (описание технологии проведения операции, перечень первичных документов, подвергнутых проверке, рекомендации проверяющего и т.п.);
  • — отчет о проведенной проверке.

Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) содержит информацию о том, какие счета бухгалтерского баланса должны быть подвергнуты проверке.

ОСВ состоит из перечня лицевых счетов филиала по определенной статье баланса или виду операций, формируется в ходе предварительной подготовки к проверке. Все лицевые счета, входящие в выборку (лицевые счета, транзакции по которым должны быть проверены), отмечаются соответствующим символом — «1».

Суммарная величина выборки должна охватывать не менее 70 % общего оборота по счету второго порядка. В отдельных случаях объем выборки может уменьшаться (увеличиваться) в процессе подготовки к проверке, по согласованию с руководителем Службы внутреннего контроля.

По лицевым счетам, которые были подвергнуты выборке, подготавливаются выписки за отчетный период (период, который охватывает проверка).

Проверяющий производит оценку правильности учета операций по счету, корреспонденции счетов, правомерности отражения в бухгалтерском учете данной операции, а также оценку соответствия данной операции внутреннему регламенту по Банку и действующему законодательству.

При выявлении расхождений учетных данных, нарушения порядка отражения в бухгалтерском учете проведенных операций, неправомерности их отражения, или каких-либо других нарушений проверяющий описывает указанное нарушение в Отчете, т.е. фиксирует нарушение (несоответствие), описывает причину, которая привела к данному нарушению (расхождению), указывает рекомендации по устранению расхождения и подшивает соответствующий первичный документ.

В обязательном порядке проверяющими запрашиваются первичные документы, которые являются обоснованием для отражения операции по счетам бухгалтерского учета.

В целях настоящей Инструкции к первичным могут быть отнесены следующие документы: платежные документы, договоры, контракты, протоколы, решения, приказы, распоряжения, мемориальные ордера, книги и журналы внесистемного, балансового и внебалансового учета, акты и прочая документация.

Внутренний контроль банка

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *