Визирование документа

Отметки на документе

Все этапы обработки прохождения и исполнения документа фиксируются отметками, помогающими определить, где он находится в данный момент и какова стадия его исполнения.

Отметка о поступлении документа в организацию

При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации, специальным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем. Она состоит из сокращенного названия организации, куда поступил документ, даты получения и входящего учетного номера (индекса).

Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учетный номер может служить для поиска документа в делопроизводстве, и, кроме того, он используется для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле документа.

Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически.

Идентификатор электронной копии документа

Если документ вводится в память машины или создан на компьютере, на бумажном документе делается об этом специальная отметка. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Резолюция

После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю (организации или структурного подразделения) для рассмотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции.

Резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение». Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы маленький распорядительный документ, составляемый на полученном документе. От конкретности и четкости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. По своему характеру текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса (например,»Зачислить», «Выделить 300 тыс. руб.», «Отказать») или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается — фамилия и инициалы исполнителя, что поручается — характер и порядок решения вопроса, срок исполнения.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. Инициалы исполнителя указываются обычно после фамилии.

Если срок исполнения документа является типовым или он указан в тексте самого документа, и, следовательно, не требуется его специально указывать в резолюции, то руководитель может проставить в резолюции только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, порядок подготовки вопроса, подпись и дату.

Резолюция переносится в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.

В ряде случаев, когда на документе нет свободного места или резолюция готовится в виде отдельного поручения, допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги, обычно формата А6 или А7 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится

Отметка о контроле

Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы «К» (контроль) или слова «Контроль». Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или быть написанной от руки ярким красным, синим, зеленым карандашом.

Ее цель — напоминание исполнителю, что документ контролируется.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Завершающая отметка на документе — это отметка об исполнении. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа. Отметка об исполнении документа особенно важна на бухгалтерских документах. Так, все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого, краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер этого дела, подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом, или руководитель структурного подразделения. Этот реквизит помещается на нижнем поле в левой его части.

На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ. Такая отметка позволяет в случае необходимости быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вас информацию. Отметка включает в себя инициалы и фамилию исполнителя и номер его телефона. Но так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облепит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.

Отметка об исполнителе может находиться как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа с левой стороны на нижнем поле.

При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил: если документ подлежит размножению, отметка указывается на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копии двух сторон листа).

На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров.

На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого.

Визирование (согласование) документа – это деловой процесс, при котором проект разработанного документа анализируется, оценивается и редактируется специалистами — руководителями служб и подразделений. Они проверяют содержание документа на соответствие нормам оформления и закона, корректность используемых формулировок и приведенных расчетов, правильности технологических или управленческих решений.
Визирование проводится перед подписанием документа теми должностными лицами, в чью компетенцию входит оценка документа в целом или его отдельных положений. Виза – это реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. При визировании проекта документа заинтересованными считаются структурные подразделения в следующих случаях:

• в документах содержатся вопросы по направлению деятельности этих подразделений;
• в их адрес имеются поручения;
• из числа должностных лиц этих подразделений создаются комиссии или рабочие группы.

Должности лиц, визирующих проект документа, всегда ниже должностного ранга Руководителя, подписывающего (утверждающего) документ. При визировании проект документа последовательно перемещается с более низкого уровня управления на более высокий. Конкретный порядок визирования определяется инструкцией по делопроизводству организации.
Документ, который необходимо завизировать, у пользователя отображается в разделе «На подпись /визирование»:

Для визирования документа необходимо нажать ЛКМ по кнопке «Завизировать» в статусе документа.

Чтобы завизировать документ, необходимо нажать ЛКМ по кнопке «Завизировать» или в противном случае «Отклонить». В отдельном окне можно указать комментарий и приложить файл. Далее следует нажать ЛКМ по кнопке подписи (завизировать или отклонить можно без привязки к электронной подписи или с помощью мобильной или локальной электронной подписи).

После отклонения визирования документ автоматически направляется его автору в раздел «Вернулись на доработку». В случае, если согласование было последовательным, далее по маршруту согласования документ не направляется. В случае параллельного согласования визы одной параллели могут быть получены, однако после исправления документа, он будет направлен повторно по тому же маршруту визирования в случае, если в него не были внесены изменения. После успешного проведения визирования документ автоматически направляется на подпись. При этом в РК отображается информация о процессе визирования:

СОГЛАСОВАНИЕ И ВИЗИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА

Гриф согласования документа (23) состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подписьА.Г. Грязнова
12.04.2003

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 05.06.2003 № 430-162

или:

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Правления
Российской государственной
страховой компании «Росгосстрах»
от 05.06.2003 № 10

Если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне, слева и справа:

СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ООО «Феникс» Личная подписьБ.С. Филатов 12.08.2003

СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ОАО «Севтрест» Личная подписьА.Г. Сергеев 14.08.2003

Если грифов согласования более двух, то они размещаются двумя вертикальными рядами. В отдельных случаях при необходимости согласования документа с несколькими организациями может оформляться лист согласования.

Согласование документа относится к так называемому внешнему согласованию. Внутреннее согласование (в пределах конкретной организации) выполняется путем визирования документа (24).

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. По усмотрению организации допускается полистное визирование документа и его приложения.

Добавлено в закладки: 0

Что такое визирование? Описание и определение термина.

Визирование – это подписание должностным лицом документа, которое означает согласие с содержанием данного документа, подтверждает действие документа, дает разрешение на выполнение описанных в документе процедур, операций, процессов и пр. Визирование может оформляться подписью, скрепляться штампом или печатью. Визирование, проставленное с учетом правил ведения делопроизводства также может обозначать ознакомление должностного лица с содержанием документа без дачи разрешения выполнять предписанные в нем действия. Визирование используется как термин при киносъемке и фотографировании, и обозначает процесс наблюдения за изображением, которое снимается.

Визирование — является заверением документа официальным лицом с помощью простановки подписи, которая удостоверяет, что подписывающий ознакомлен с содержанием документа и согласен с ним. Визирование также может быть осуществлено с помощью штампа или печати. Можно удостоверить согласие с его содержанием или обязывать всех, кому адресован документ, заниматься исполнением или руководствоваться постановлениями, которые в нем изложены. Визирование нужно, чтобы устранить обезлички в процессе управления.

В официальных письмах и служебных записках это выражение «Визирование» писать некорректно и неправильно. Зачастую выражение «Визирование» в официальной переписке заменяют на «Согласование».

Визирование документа является согласованием документа внутри организации, когда лицо-исполнитель занимается оформлением документа листом (визой) согласования документа с указанием:

• «Должности»
• «Подписи»
• «Инициалов, фамилии»
• «Даты»

В случае необходимости указанные замечания оформляются на листе (замечания прилагаются на отдельном листе с подписью) следующим образом:

• «Должность»
• «Подпись»
• «Инициалы, фамилия»
• «Дата»
• «Визы»

Их размещают на оборотной стороне последнего листа документа, который визируется, в нижней части, для оригинала. Этот документ сохраняют внутри организации. Для документа, отправляющегося из организации «визы» размещают на лицевой стороне копии документа, который визируется.

Согласование договоров

Чаще всего согласование проходят хозяйственные договоры а также приказы руководителя. Процедура согласования зачастую является добровольной. Исключением может быть разве что центральные органы исполнительной власти, и еще государственные предприятия, учреждения и организации. Данные субъекты могут подпадать под действие норм Общего положения о юридической службе министерства, который является другим центральным органом исполнительной власти, государственного предприятия, учреждения, организации, утвержденного постановлением Кабмина от 27.08.95 г. № 690 (далее — Положение о юридической службе), в п. 8 которого указывается, что проекты приказов и других нормативных актов, которые могут быть поданы на подпись руководства, должны быть обязательно проверены и завизированы юридической службой данного органа.

Должен ли главный бухгалтер (бухгалтер) визировать документы, которые передаются на подпись руководству? Законодательством такая обязанность не предусматривается, но если ее предусмотреть в должностной инструкции или другом локальном акте предприятия, от главного бухгалтера (бухгалтера) можно потребовать завизирования документа. То же можно отнести к работникам юридической службы или другого структурного подразделения.

Споры по договорам

Нередко между работниками предприятия могут возникнуть споры по поводу того, в какой очередности необходимо визировать документы. Конечно же, этот вопросоставляется на усмотрение предприятия. Но принятым считается, чтобы юрисконсульт (иной работник юридической службы предприятия) проходил визирование документа последним. Это правило было установлено и в упомянутом нами п. 8 Положения о юридической службе.

Согласно п. 4.5.2 Примерной инструкции в визе должны быть: личная подпись, инициалы и фамилия лица, который визирует документ, и дата визирования. При необходимости можно было бы указать наименование должности этого лица. Визу проставляют на лицевой стороне последнего листа проекта документа, а если там не хватает места, ее можно проставить на оборотной стороне этого листа.

Хочется обратить внимание, что применение изложенных в Примерной инструкции правил не является обязательным, хотя бы потому, что распространяется она на ограниченный круг субъектов. Поэтому нельзя считать нарушением, если, к примеру, проставить визу на каждом листе проекта документа, а не лишь на последнем. Зачастую это делается для того, чтобы стала невозможной замена страниц в документе.

Ответственность завизировавших документ

Многих, конечно же, будет беспокоить вопрос об ответственности завизировавших документ лиц о содержании такого документа. Прежде всего может пугать перспектива уголовной ответственности. По свидетельствам практики, при исследовании и анализе документов следователями в процессе дознания или досудебного следствия, они имеют желание пообщаться не только с руководителем, подписавшим документ, но и с теми работниками, чьи визы стоят на этом документе.

К уголовной ответственности за преступления, связанными с принятием незаконных распорядительных решений (подписание договоров, приказов, распоряжений и т.п.) могут быть привлечены зачастую служебные лица. А на предприятиях служебными являются лица, постоянно или временно занимающие должности, которые связаны с выполнением организационно-распорядительных или же административно-хозяйственных обязанностей, или выполняющих такие обязанности по специальному полномочию.

Организационно-распорядительными обязанностями могут наградить руководителей предприятий и их заместителей, начальников структурных подразделений и их заместителей (может также подразумеваться присутствие главного бухгалтера, заместителя главного бухгалтера, начальника юридического отдела или его заместителя) и т.п. А говоря о административно-хозяйственных обязанностях, то их выполнение лежит на начальниках планово-хозяйственных, снабженческих, финансовых отделов и служб, которые заведуют складами и другие.

Субъекты служебных преступлений

Это значит что, тот факт, что к уголовной ответственности за служебные преступления привлекаются руководители и главные бухгалтера предприятий, особого удивления не вызывает. А вот то что может быть возбуждено уголовное дело относительно «простого» бухгалтера при указанных обстоятельствах — это уже из ряда вон выходящее. Это понятно, что обычно бухгалтер не обладает официальными полномочиями руководить работниками, предъявлять требования, а также требовать воплощения в жизнь его воли, распределения обязанностей между работниками и т.п. Кроме того бухгалтер, как правило, не обладает полномочиями в управлении или распоряжении имуществом предприятия, подписании финансовых документов. Таким образом, его нельзя считать служебным лицом предприятия а значит он не может быть субъектом служебных преступлений.

Но и главный бухгалтер, хотя и считающийся служебным лицом предприятия, не может подлежать уголовной ответственности за согласование (визирование) «сомнительного» документа. Потому что ответственность за служебные преступления должна наступать только при условии, что противоправные действия служебного лица обу­словливались его служебным положением и связываются с его властными или служебными полномочиями.

Утверждено

Постановлением коллегии

Госгортехнадзора России

04.06.92 N 4

Срок введения в действие

4 июня 1992 года

ПОЛОЖЕНИЕ
О РАЗРАБОТКЕ, СОГЛАСОВАНИИ И ПЕРЕСМОТРЕ
РУКОВОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

РД-01-03-92

Разработано и внесено Главным техническим управлением.

Настоящее Положение распространяется на организационно — методическую и нормативную документацию * по надзорной деятельности и устанавливает порядок ее разработки, согласования, утверждения, регистрации, организации пересмотра, издания и ввода в действие.

* В дальнейшем по тексту — «руководящие документы».

Перечень документов, на которые распространяется настоящее Положение, приведен в Приложении 1.

Разработка и пересмотр руководящих документов

2.1. В связи с происходящими изменениями в науке, технике и технологии, а также с учетом анализа аварийности и травматизма, практики надзорной деятельности, руководящие документы Госгортехнадзора России должны систематически не реже 1 раза в 10 лет пересматриваться и переутверждаться.

2.2. Планирование работ по разработке и пересмотру руководящих документов управления Комитета осуществляют на основании «Плана-графика разработки, согласования, утверждения и издания НТД»*.

План-график составляется на 5 лет и утверждается руководством Комитета. Разделы Плана-графика по видам надзора разрабатывают отраслевые управления и представляют в Главное техническое управление для составления общего Плана-графика, в котором должны указываться: характер работы (разработка нового документа, пересмотр, внесение изменений и дополнений и т.п.); головная организация, ведущая разработку документа, основные этапы проведения работ (представление проекта, согласование, утверждение, передача в издательство), сроки выполнения, а также управление, ответственное за подготовку документа **, и управления, согласовывающие данный документ.

<*> В дальнейшем — «План-график».

<**> В дальнейшем — «Управление — разработчик».

2.3. Организация разработки руководящих документов и их пересмотр возлагается на управления Комитета в соответствии с Планом-графиком. Ответственность за соблюдение сроков разработки и пересмотра руководящих документов, в том числе и за документами, разрабатываемыми сторонними организациями, несет управление — разработчик.

2.4. Контроль за ходом разработки и пересмотра руководящих документов осуществляется Главным техническим управлением.

2.5. Разработка и пересмотр руководящих документов должна производиться соответствующими специализированными научно — исследовательскими организациями. Управление — разработчик может привлекать к разработке и пересмотру руководящих документов соответствующих специалистов из министерств, ведомств, концернов, научно — исследовательских и проектно — конструкторских организаций, региональных органов надзора, объединений и предприятий.

Окончательная редакция проекта руководящего документа должна подготавливаться редакционной комиссией, создаваемой управлением — разработчиком. Состав редакционной комиссии утверждается Председателем Комитета или его заместителем, курирующим данный вид надзора.

2.6. Руководящие документы Госгортехнадзора должны быть увязаны с требованиями действующего законодательства, нормативных документов по проектированию и строительству, стандартов, норм технологического проектирования, санитарных, противопожарных и других норм.

2.7. Отраслевые управления анализируют эффективность применения руководящих документов, подготавливают предложения по их усовершенствованию и уточнению, а также рассматривают поступающие от заинтересованных организаций аналогичные предложения, подготавливают материалы по использованию этих предложений при пересмотре документов или внесении в них дополнений и изменений.

Рассмотрение руководящего документа

3.1. Представленные в Комитет проекты руководящих документов или разработанные Комитетом рассматриваются соответствующими управлениями и Главным техническим управлением в пределах их компетенций на:

соответствие требований руководящего документа современному уровню достижений науки и техники в области охраны труда, техники безопасности и охраны недр;

соответствие документа нормам, утвержденным другими органами государственного надзора, стандартам, строительным нормам и правилам, действующему законодательству и решениям Комитета, а также принятой терминологии и понятиям;

обеспечение, в необходимых случаях, единства требований по одним и тем же вопросам техники безопасности в разных отраслях промышленности.

3.2. Руководящие документы, затрагивающие интересы нескольких видов надзора, направляются управлением — разработчиком на рассмотрение в соответствующие управления Комитета, указанные в Плане-графике.

3.3. По усмотрению управления — разработчика руководящий документ может направляться на отзыв в заинтересованные посторонние организации или на экспертизу в специализированные научно — исследовательские организации.

Согласование руководящих документов перед их утверждением

4.1. Перед представлением на утверждение проекты руководящих документов должны быть согласованы с заинтересованными подразделениями Комитета.

4.2. При необходимости согласования документа со сторонними организациями, данный документ направляется в эти организации с соответствующим сопроводительным письмом. Срок рассмотрения документа не должен превышать одного месяца.

По обоснованным причинам он может быть продлен.

4.3. Согласование проектов руководящих документов организуется управлением — разработчиком. При этом срок рассмотрения документа согласующим управлением Комитета не должен превышать 10 рабочих дней.

4.4. Управление — разработчик документа, получив предложения и замечания к проекту при согласии с ними, учитывает их. При несогласии с замечаниями разработчик составляет сводку разногласий и представляет ее коллегии (утверждающему лицу) для принятия окончательного решения.

После обработки замечаний и предложений окончательная редакция проекта руководящего документа с материалами о согласовании перед представлением на коллегию (утверждающему лицу) направляется управлением — разработчиком в Главное техническое управление и Юридическую службу на согласование.

4.5. Руководящие документы, подлежащие утверждению Председателем Комитета, должны согласовываться его заместителями, курирующими затрагиваемые вопросы.

Утверждение или согласование руководящих документов

5.1. На коллегию управлением — разработчиком представляются руководящие документы в окончательной редакции, согласованные с заинтересованными организациями и управлениями Комитета.

5.2. Руководящие документы представляются на утверждение или согласование руководству Комитета (на коллегию) в машинописном виде.

Примечание. По мере освоения вычислительной техники руководящие документы также записываются на магнитном носителе для последующего хранения в базовом компьютере Отдела информации ГТУ с целью формирования базы данных нормативных документов, утвержденных или согласованных Госгортехнадзором.

5.3. В зависимости от вида (правила, нормы, инструкции, положения и т.п.) и характера (отраслевые, межотраслевые, единые) руководящего документа утверждение может реализовываться путем непосредственной утверждающей подписи, издания приказов или постановлений Комитета.

Проекты приказов и постановлений Комитета подготавливаются управлениями, ответственными за выпуск документа.

5.4. К документам, утверждаемым коллегией или Председателем Комитета, относятся правила, нормы и межотраслевые инструкции по безопасному ведению работ, безопасной перевозке опасных грузов железнодорожным транспортом, устройству и эксплуатации оборудования, использованию и охране недр, производству маркшейдерских работ, а также руководящие документы, общие для всей системы госгортехнадзора или для нескольких видов надзора.

5.5. К документам, согласовываемым коллегией Комитета, относятся: правила технической эксплуатации, положения, уставы, инструкции и другие нормативные акты, регламентирующие деятельность военизированных горноспасательных частей, газоспасательных и прифонтанных служб, восстановительных поездов железных дорог.

5.6. К документам, утверждаемым заместителями Председателя Комитета или членами коллегии относятся: отраслевые инструкции, содержащие требования по безопасному ведению работ, безопасной перевозке опасных грузов железнодорожным транспортом, устройству и эксплуатации оборудования; руководства и методические указания на отдельные виды деятельности и режимы работ, а также другие документы по видам деятельности, курируемым заместителями Председателя.

5.7. К документам, согласовываемым заместителями Председателя Комитета или членами коллегии относятся: дополнительные требования по безопасному ведению работ для предприятий, имеющих специфические особенности производства; временные инструкции, содержащие требования по безопасному ведению работ в данной отрасли, а также другие документы, отнесенные к курируемому виду надзора.

5.8. К руководящим документам, утверждаемым или согласовываемым начальниками управлений Комитета относятся:

разрешения (лицензии), выдаваемые по видам деятельности, связанным с повышенной опасностью производств (объектов) и работ, а также с пользованием недрами;

государственные и отраслевые стандарты на подконтрольное госгортехнадзору оборудование, материалы и работы; технические задания на разработку нового бурового, нефтепромыслового и геологоразведочного оборудования, контрольно-измерительных приборов и инструмента;

технические условия, руководства и инструкции по применению взрывчатых материалов, оборудования, приборов взрывного дела, ведомственные положения о руководстве взрывными работами;

типовые инструкции по охране труда для рабочих основных профессий; строительные нормы и правила, касающиеся вопросов, входящих в компетенцию Комитета; свидетельства и разрешения на изготовление и применение горно-шахтного оборудования и взрывозащищенных электротехнических изделий.

Примечание. Руководители управлений Комитета утверждают или согласовывают руководящие документы в пределах компетенций управлений, предусмотренных в Положениях о них.

5.9. Утверждение руководящих документов оформляется подписью руководителя, утверждающего документ, под грифом «утверждено».

Согласование документов производится отдельным письмом, а в необходимых случаях и подписью на титульном листе под грифом «согласовано».

5.10. Заместители Председателя Комитета в необходимых случаях могут изменять уровень утверждения или согласования документов, указанных в пп. 5.6, 5.7 и 5.8 настоящего Положения.

5.11. Наиболее важные документы отраслевого и межотраслевого значения, утверждаемые или согласовываемые заместителями Председателя Комитета или начальниками управлений, должны доводиться до сведения членов коллегии. Ответственность возлагается на лицо, утвердившее или согласовавшее такой документ.

6.1. После утверждения руководящего документа на титульном листе делается отметка об утверждении, ставятся дата утверждения и печать Госгортехнадзора.

6.2. Все руководящие документы, утвержденные Госгортехнадзором, регистрируются путем присвоения шифра. При этом буквы шифра указывают на принадлежность материала к руководящим документам (РД)*, первые две цифры соответствуют номеру Перечня видов руководящих документов, последующая группа цифр — это порядковый номер документа, две последние — указывают год утверждения руководящего документа.

* РД — для правил безопасности ставится ПБ.

Пример шифрования: РД 03-02-92.

Перечень видов руководящих документов для шифрования дан в Приложении 3.

6.3. Один экземпляр утвержденного коллегией или Председателем Комитета руководящего документа с постановлением или приказом об утверждении с письмами о согласовании направляются в Общий отдел Комитета для хранения в делах коллегии.

Второй утвержденный экземпляр передается управлению — разработчику для дальнейшей работы по изданию документа массовым тиражом и хранения его до последующего переутверждения.

6.4. Копии руководящих документов, утвержденных заместителями Председателя Комитета или начальниками управлений Комитета, хранятся соответственно в делах заместителей Председателя или соответствующих управлений.

6.5. Для обеспечения единого учета утвержденных и согласованных Госгортехнадзором руководящих документов, а также формирования базы данных и публикования Перечней руководящих документов отраслевые управления регистрируют их в Главном техническом управлении.

6.6. Руководящие документы, затрагивающие права и законные интересы граждан или носящие межведомственный характер, после их утверждения направляются Главным техническим управлением для регистрации в научном центре правовой информации Министерства юстиции России.

6.7. О всех вновь утвержденных руководящих документах Главным техническим управлением сообщается в Информационном бюллетене Комитета.

6.8. Размножение руководящих документов объемом менее одного печатного листа и тиражом до одной тысячи экземпляров осуществляется на множительно-копировальной базе Комитета.

Организация работ по изданию руководящих документов массовым тиражом, в том числе и считка верстки осуществляется управлением — разработчиком документов совместно с Главным техническим управлением.

6.9. Утвержденный руководящий документ в двух экземплярах (один из них обязательно первый) направляется в издательство разработчиком документа.

6.10. Рассылка документов тиражом до 1,0 тыс. экземпляров производится через Общий отдел Комитета по списку, подготовленному управлением — разработчиком документа в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате Комитета.

Не менее пяти экземпляров каждого руководящего документа должно передаваться в библиотеку Комитета.

Пересмотр и внесение изменений в руководящие документы

7.1. Пересмотр руководящих документов осуществляется соответствующими управлениями — разработчиками согласно срокам, установленным в «Плане-графике» и плане работы Комитета, а также на основании приказов и указаний Комитета.

7.2. Подготовленные дополнения и изменения руководящего документа проходят те же стадии согласования, утверждения, регистрации и хранения, что и сам документ и оформляются Извещениями установленной формы (Приложение 2).

7.3. Все извещения о дополнениях и изменениях руководящих документов регистрируются управлением — разработчиком в Главном техническом управлении и подлежат рассылке управлением — разработчиком в порядке, установленном п. 6.10 настоящего Положения.

7.4. По всем изменениям и дополнениям руководящих документов Главным техническим управлением сообщается в Информационном бюллетене Комитета после представления материалов управлениями — разработчиками.

7.5. Главное техническое управление Комитета осуществляет формирование и пополнение информационной базы данных о руководящих документах, учет и регистрацию руководящих документов, а также контроль за своевременным внесением изменений и дополнений в тексте на магнитных носителях; периодически пополняет и переиздает Перечни утвержденных Госгортехнадзором руководящих документов.

Содействует обеспечению ими местных органов, а также приобретению их предприятиями и организациями по договоренности с последними.

Ответственность

Лица, утвердившие или согласовавшие руководящие документы, несут персональную ответственность за достаточность и полноту требований безопасности в них и соблюдение порядка прохождения документов в соответствии с настоящим Положением.

Заключительное положение

Введение в действие руководящих документов осуществляется приказом или постановлением Комитета после их размножения или издания массовым тиражом с учетом времени, необходимого для изучения этих руководящих документов.

ПЕРЕЧЕНЬ РУКОВОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ ИЛИ СОГЛАСОВАНИЮ ГОСГОРТЕХНАДЗОРОМ РОССИИ

I. Нормативные документы

1. Правила безопасности (единые, общие, межотраслевые, отраслевые).

2. Правила (технической эксплуатации; устройства и безопасной эксплуатации; перевозки; аттестации; разработки).

3. Инструкции (типовые, межотраслевые, отраслевые, единые технические, временные и т.п.).

4. Государственные и отраслевые стандарты.

5. Строительные правила и нормы.

6. Технические условия.

7. Технические требования.

8. Нормы технологического проектирования.

9. Другие документы, содержащие нормативные требования.

II. Организационно — методические документы

1. Руководства.

2. Положения (основные, типовые, временные).

3. Методики.

4. Уставы, ВГСЧ, газоспасательных и противофонтанных служб.

5. Указания (инструктивные, методические, типовые, временные).

6. Требования (основные, дополнительные, специальные).

7. Свидетельства.

8. Разрешения.

9. Другие документы, содержащие организационно — методические указания (требования).

Приложение 2

к Приказу (Постановлению)
от _________ N _________

Утверждаю

ИЗВЕЩЕНИЕ О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ (ДОПОЛНЕНИЙ) В РУКОВОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ ГОСГОРТЕХНАДЗОРА РОССИИ

«__» ______________ 199_ г. N _________

Подписи:

разработчика документа

начальника Главного технического

управления

Перечень организаций и подразделений

Комитета, согласовавших изменения

(дополнения)

ПЕРЕЧЕНЬ ВИДОВ РУКОВОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

01. Руководящие документы, регламентирующие деятельность управлений и отделов Комитета.

02. Руководящие документы, регламентирующие деятельность региональных органов и инспекторов Госгортехнадзора России.

03. Руководящие документы, общие для всех или нескольких видов надзора.

04. Руководящие документы, регламентирующие деятельность Главного технического управления.

05. Руководящие документы, регламентирующие деятельность надзора в угольной промышленности.

06. Руководящие документы, регламентирующие деятельность надзора в горнорудной промышленности.

07. Руководящие документы, регламентирующие деятельность надзора за охраной недр и геолого-маркшейдерского контроля.

08. Руководящие документы, регламентирующие деятельность надзора в нефтяной и газовой промышленности.

09. Руководящие документы, регламентирующие деятельность надзора в химической и нефтеперерабатывающей промышленности.

10. Руководящие документы, регламентирующие деятельность котлонадзора и надзора за подъемными сооружениями.

11. Руководящие документы, регламентирующие деятельность надзора в металлургической промышленности.

12. Руководящие документы, регламентирующие деятельность надзора в газовом хозяйстве.

13. Руководящие документы, регламентирующие деятельность надзора за взрывными работами и изготовлением взрывчатых веществ.

14. Руководящие документы, регламентирующие деятельность надзора за предприятиями по хранению и переработке зерна.

15. Руководящие документы, регламентирующие деятельность надзора на железнодорожном транспорте.

16. Руководящие документы, регламентирующие организацию работы с кадрами и спецработы.

17. Руководящие документы, регламентирующие финансовую деятельность.

18. Руководящие документы, регламентирующие административно-хозяйственную деятельность Комитета и снабжения.