Уважаемый господин Иванов

Деловой этикет: пишите правильные письма!

Автор gulnara 14.05.2007 09:08

Если вы думаете, что эпистолярный жанр канул в Лету, вы глубоко ошибаетесь. В быту, не поспоришь, стало привычным звонить по телефону или обмениваться моментальными сообщениями ICQ — просто и быстро. Однако в деловых взаимоотношениях по-прежнему письма играют важную роль: телефонный разговор, переписку по «аське» к делу не подошьешь: здесь нужны более серьезные документы.

Относиться к написанию деловых писем необходимо щепетильно и ответственно. Для любого делового письма, в том числе посылаемого по электронной почте, рекомендуется использовать фирменный бланк , где указаны реквизиты организации. Это подчеркивает, что за письмом стоит солидная фирма, и с ней можно иметь дело. Обязательно указать дату написания письма. Месяц желательно писать буквами, сокращения, типа 20.01.02, приняты только в России и в международной практике не употребляются.

Деловое письмо должно содержать заголовок , раскрывающий содержание текста. Это значительно облегчает обработку и сортировку писем получателем. В первую очередь надо добиться того, чтобы ваше письмо выделили из массы аналогичных и направили нужному сотруднику. Тема письма подчеркивается или пишется заглавными буквами.

Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма. Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз — в письме, и оно складывается так, чтобы адрес получателя оказался в окошке. Адрес пишется в следующем порядке: номер дома, улица, название города, области, республики (штата, графства, кантона и т.п.), почтовый индекс, страна.

После адреса — инициалы и фамилия адресата. Перед инициалами ставятся сокращения «Г-ну», «Г-же» или «Г-дам». Если у адресата есть звание или титул, лучше вместо обращения «Господин» указать его. Во всех западноевропейских странах и в США опускать титулы считается невежливым. Однако писать и говорить «Господин + титул + фамилия» принято только в Германии. Во Франции и в Англии дворянский титул адресата всегда указывается в адресе, но его не принято упоминать в тексте письма.

Слова «Господин» и «Госпожа» не принято употреблять без фамилии, и их всегда сокращают до «Г-н» или «Г-жа», тогда как звания и титулы желательно писать полностью. В Англии после имени адресата часто пишется вежливое обращение «Эсквайр» (Esquire — Esq.), причем оно никогда не употребляется в совокупности со словом «Господин». Если вы хотите послать письмо лично, то после фамилии укажите: «Лично» (Private — для Англии, Personal — для США).

Если письмо адресовано фирме и должно быть прочитано определенным человеком, употребляется выражение «Вниманию г-на…» (Attention of…). Можно послать письмо на адрес фирмы лицу, чей адрес неизвестен, а фирма, в которой он работает, поддерживает с ним деловую связь, указав «Через» (Care of или C/O).

Вступительное обращение традиционно состоит из слов «Уважаемый г-н (г-жа) + фамилия» или «Дорогой г-н (г-жа) + фамилия». В официальных письмах не принято обращаться на «ты», даже если в жизни вы накоротке. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами «Дорогой + имя» или «Уважаемый + фамилия».

Не стоит в обращении писать: «Ув. г-н директор!». В данном случае сокращения неуместны. Слова «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и им подобные следует писать полностью. Иначе получатель вправе подумать, что вы его на самом деле не очень-то уважаете.

Хорошее впечатление производят деловые письма, в которых после приветствия содержат некое вступление-комплимент . Обычно говорят о том, что рады приветствовать столь известную фирму, что для вас будет оказывать услуги столь солидному партнеру большой честью и т.п. Можно выразить надежду на долговременное и взаимовыгодное сотрудничество.

Плохое впечатление производят деловые письма, содержащие словесный мусор ( «Мы, конечно же, уверены, что сотрудничество с нами обязательно будет выгодно вам «, излишнюю вежливость (» Будьте любезны, прочтите это письмо, пожалуйста «), бессодержательные прилагательные ( выдающийся, восхитительный, замечательный ), лишних местоимений (» мы все рады сотрудничать с вами и вашей фирмой «).

Письма, составленные в таком стиле, всегда создают впечатление, что его автор имеет низкий социальный статус. Они оцениваются как менее компетентные и заслуживающие меньшего доверия, чем те, где текст написан «тверже». Поэтому нужно всячески избегать употребления общих фраз, слов-паразитов и ненужных прилагательных.
При написании деловых писем не стоит употреблять директивные фразы-указания (» вам следует связаться с нами по телефону… «). Такой фразой вы психологически настраиваете людей против себя. Не стоит высокомерно указывать партнерам, как им следует себя вести. Лучше написать: » Для обсуждения деталей нашего предложения вы можете связаться с нами по телефону.. .». Смысл тот же, но тон письма настраивает на более доброжелательное к вам отношение.

О писывая деятельность своей фирмы, для создания впечатления конкретных достижений обратите внимание на выбор глаголов . Глаголы совершенного вида говорят о реальных результатах: выполнили, разработали, увеличили, создали, сделали и т.п . Глаголы несовершенного вида создают более неопределенные по отношению к результату деятельности: производим, работаем, выполняем, участвуем . Они дают представление скорее о выполняемых функциях, чем о достигнутых результатах. Использование глаголов совершенного вида создаст впечатление конкретных успехов, а значит создаст впечатление солидности и респектабельности вашей фирмы.
В письме-просьбе , по возможности, сжато укажите причину, саму просьбу сформулируйте чётко, заранее поблагодарите за исполнение. В знак благодарности за ответ, как выражение готовности к сотрудничеству или в качестве информационного сообщения пишутся письма-извещения . Под таким письмом достаточно поставить подпись референта.

Письмо-напоминание направляется в тех случаях, когда с помощью телефонных переговоров или личного контакта не удается получить желаемый результат. Цель такого письма — тактично напомнить о необходимости выполнить взятые на себя обязательства.

Письмо-подтверждение является гарантией ранее данных обещаний или уже оговоренных условий. Такое письмо является выражением вежливости и уважения к партнеру. В письме-претензии должна содержаться сама претензия, основание для её предъявления и конкретные требования.

В ответ на претензию пишут письма-отказы . Начинать и заканчивать такое письмо лучше с позитивной информации: например, перечислением того, с чем вы согласны, затем объяснить причину отказа. Письмо поможет, несмотря на отказ, поддержать нормальные отношения с клиентом или партнером.

Письмо-извинение обычно содержит изложение причин, по которым внезапно нарушается предварительная договоренность. В ряде случаев такое письмо направляется после уведомления по телефону. Гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за что-либо с указанием вида операции, которую предстоит произвести. Письмо заканчивается фразой «Оплату гарантируем» и указанием своих банковских реквизитов и имеет две подписи — руководителя и главного бухгалтера.

Поздравления, благодарности, соболезнования лучше писать от руки, чтобы подчеркнуть искреннее и индивидуальное отношение к партнёру.

Письмо, содержащее серьезное деловое предложение , предполагающее денежные взаиморасчеты на солидную сумму, лучше отправлять по почте, а не по факсу или e -mail. В идеале почтовый курьер должен вручить его лично руководителю или секретарю. Такое письмо обязательно должно иметь большой фирменный конверт, отпечатанный типографским способом.

В деловом письме обязательно должна присутствовать заключительная формула вежливости : «С почтением», «С уважением». В официальном письме за рубежом, как правило, употребляется Very truly yours («Искренне ваш»). Причём в ответном письме желательно употребить ту же формулу вежливости, что и в полученном.

Как видите, всё очень просто, хотя условностей более чем достаточно. Пишите письма!

Почему слово “уважаемый” не всегда говорит об уважении?

Формулировка — да, оставляет желать… Но как есть.

Значит, использовать это слово можно только при обращении?

Нет, конечно, не только.

Эту ахинею утвердил и подписал уважаемый человек, префект Центрального округа Музыкантский, а сподвигло его на этот шаг, судя по всему, техническое заключение ←…→

Родился он, это точно, в русской семье, но кто-то был рядом, с иной фонетикой, человек в семье уважаемый, не с решающим голосом, но и не с совещательным, авторитетный был человек, из чужих краёв, прибалт или чухонец. ←…→

(нацкорпус)

И много еще примеров. Причем, если в первом случае еще можно найти какое-то ехидство (а его бы и не было, будь слово «уважаемый» ироничным), то второй уж никак нельзя осмыслить негативно.

Может быть, в других случаях оно приобретает сниженное значение (ироничное, например)?

Может, конечно, и приобретать, но совершенно не обязательно. См. выше.

А если без имени, то и вовсе негативное: не уважительное, а фамильярное, с оттенком неприязни, например: Отойдите в сторонку, уважаемый, и уберите сумку с дороги!

А вот это вопрос интересный. Скорее как раз наоборот…

Само обращение подобного типа до 1917-го в русском языке использовалось при сниженной речи (наряду, например, с «господин хороший»), в письменной, тем более — официальной, речи вряд ли использовалось, ни с именем, ни самостоятельно.

Навскидку — оно единично встречалось в переписке в первые годы советской власти взамен упраздненного «милостивый государь» пока не было окончательно вытеснено «товарищем». В быту же не то чтобы исчезло, но использовалось довольно вяло, без какого-то иронического оттенка. Но, как верно подмечено, утратив связь с именем-фамилией стало звучать несколько комично. Ну что за уважение, если не знаешь имени того, к кому обращаешься?! Русский менталитет этого принимает. Так появилось это иронично-ехидное «уважаемый» без имени собственного. Но нельзя сказать, что его часто употребляли при советской власти…

По моим (и не только) наблюдениям в последние годы оно, однако, активизировалось — и при этом постепенно теряет однозначно ироническое наполнение.

Слышал версию, что всему виной массовый приток (в столицы особенно) носителей восточного менталитета. В Средней Азии, на Кавказе — да и вообще на Востоке — подобное обращение к незнакомому, особенно старшему, — в порядке вещей и вполне уважительно. Мне, как человеку немного знакомому с восточными традициями, такое объяснение хорошо понятно, но я его не очень разделяю, ибо при всей логичности оно несколько притянуто за уши. Не так у нас и много «гостей с Востока», а отношение к ним не такое, чтобы эти манеры массово перенимать.

Отойдите в сторонку, уважаемый, и уберите сумку с дороги!

А вот это — как раз пример нового использования, о котором я говорил в предыдущем абзаце. Нельзя сказать, что здесь какая-то а) фамильярность, б) пренебрежительность. Все зависит от сопутствующих тона, интонации… жестикуляции даже.

Вся беда, видимо, в том, что товарищами мы быть перестали, а господами вряд ли уже станем: была надежда до начала 2000-х, но история пошла другим путем. Ну, может, хоть уважаемыми останемся.

Уважаемый господин Иванов

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *