Удержана подотчетная сумма

Подотчетные деньги могут выдаваться работникам на различные производственные нужды, командировки и т.п. Основанием для признания подотчетных средств израсходованными выступает авансовый отчет сотрудника с документальными подтверждениями затрат (подается в трехдневный срок после окончания срока, на который выданы деньги). Неиспользованные ресурсы подлежат внесению в кассу или на расчетный счет работодателя. Удержание из зарплаты подотчетных сумм допускается в ситуациях, когда сотрудник не отчитался о подотчетных деньгах в установленный срок или не возвратил остаток работодателю.

Содержание

Порядок удержания подотчетных сумм из заработной платы

Сроки, в которые работники должны представить нанимателю отчетность по расходованию выданных авансом подотчетных денег, фиксируются в приказе работодателя о выдаче денег, либо в заявлении подотчетника. Авансовый отчет в бухгалтерию нужно предоставить не позже 3-х дней по истечении этого срока, либо после выхода на работу по окончании командировки (Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, п. 6.3). На основании авансового отчета может быть произведена доплата сотруднику (если выданных авансовых средств оказалось недостаточно, и он потратил часть своих денег) или возврат денег работодателю (если подотчетные деньги потрачены не полностью, либо использованы не по назначению и сотрудник не предоставил по ним авансовый отчет).

Возмещение неизрасходованных подотчетных сумм работодателю может осуществляться несколькими способами:

  • работник добровольно погашает сформировавшийся долг путем внесения денег в кассу или переводом средств на банковский счет нанимателя;

  • сотрудник дает письменное согласие на удержание неизрасходованных подотчетных сумм из заработной платы;

  • если подотчетное лицо не дает согласия на возврат денег, или прошло более месяца после установленного для возврата срока, работодатель обращается в суд для взыскания долга в принудительном порядке на основании исполнительного листа.

Документально оформить приказ на удержание средств работодатель должен в течение месяца после истечения срока возврата полученных денег (предварительно получив согласие работника). Возможность осуществления удержаний и их максимальный размер зафиксированы в ст. 137, 138 ТК РФ. Нельзя взыскать из месячного заработка за один раз сумму, превышающую 20% от его размера (после вычета НДФЛ). Это ограничение касается всех удержаний с работника в сумме.

Альтернативный вариант – работодатель прощает подотчетнику весь долг или его часть. Для этого руководитель издает внутренний приказ, а бухгалтерия относит сумму списываемых средств в доходы работника и начисляет на них НДФЛ и страховые взносы (письмо УФНС по Московской области от 14.09.2018 № 16-10/099623@).

Удержание из заработной платы подотчетных сумм – проводки

Информация по выданным в подотчет средствам аккумулируется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в аналитике расчеты привязаны к конкретным сотрудникам. При образовании задолженности за сотрудниками они должны ее погашать, если этого не происходит, долг переводится в недостачи на счет 94. Списание прощеной задолженности осуществляется путем переноса ее суммы в прочие расходы с одновременным отражением на забалансовом счете 007.

Пример 1

Работнику в подотчет было выдано 14 500 руб. По авансовому отчету объем подтвержденных расходов составил 7300 руб., возврату подлежит 7200 руб. Сотрудник согласился на вариант возмещения долга по подотчетным средствам через удержание их из заработной платы. В учете будут сделаны следующие записи:

  • Д71 – К50 – 14 500 руб., выданы денежные средства в подотчет;

  • Д20 – К71 – 7300 руб., часть подотчетных средств признана подтвержденным расходом;

  • Д94 – К71 – 7200 руб., остаток подотчетных денег преобразован в долг работника и считается недостачей;

  • Д20 – К70 – 33 800 руб., работнику, не возместившему подотчетные средства, начислена зарплата;

  • Д70 – К68/НДФЛ – 4394 руб. (33 800 х 13%), из заработной платы удержан подоходный налог;

  • определяется максимальный размер долга, который бухгалтер может удержать из начислений по зарплате за истекший месяц – 5881,20 руб. ((33 800 – 4394) х 20%);

  • Д70 – К94 – 5881,20 руб., из зарплаты подотчетного лица с его согласия частично удержана задолженность по подотчетным средствам;

  • Д70 – К50 – 23 524,80 руб. (33 800 – 4394 – 5881,20), выплачена через кассу зарплата.

Так как удержание неиспользованных подотчетных сумм из заработной платы было произведено не в полном объеме, работник решил добровольно вернуть остаток долга в кассу. Как это отразить в учете:

  • Д73 – К94 – 1318,80 руб., оставшаяся часть долга, которую не удалось удержать из зарплаты;

  • Д50 – К73 – 1318,80 руб., сотрудник добровольно внес остаток подотчетных средств в кассу.

Пример 2

Уволившийся работник не вернул подотчетные средства в размере 550 руб. Приказом руководителя этот долг решено простить. В учете будут составлены следующие корреспонденции:

  • Д91 – К73 – 550 руб., на прочие расходы списана задолженность;

  • Д007 – 550 руб., в забалансовом учете отражен прощеный долг, который должен учитываться за балансом на протяжении 5 лет с момента списания;

  • Д73 – К68/НДФЛ – 72 руб. (550 х 13%), с суммы прощеного долга удержан подоходный налог;

  • Д91 – К69 – 165 руб., начислены страхвзносы.

Как оформляется удержание подотчетных сумм из зарплаты сотрудника

При получении денег в подотчет работник предприятия обязуется представить документы, подтверждающие факт расходования денег, и вернуть неиспользованные суммы. На составление отчета и передачу его в бухгалтерию отводится 3 рабочих дня после возвращения из командировки или окончания периода пользования подотчетными средствами. Если ответственное лицо не отчиталось в срок при помощи авансового отчета или не вернуло остаток авансовых средств, работодатель может взыскать выданные деньги несколькими способами.

Порядок удержания подотчетных сумм в случае их невозврата сотрудником

Возврат неизрасходованных авансовых подотчетных сумм может быть осуществлен одним из методов:

  1. Работник подает заполненный авансовый отчет и на его основании вносит в кассу требуемую сумму.
  2. У сотрудника нет возможности вернуть в установленные сроки деньги, он обращается к работодателю с письменной просьбой о произведении удержаний из заработной платы.
  3. Руководитель компании издает распоряжение или приказ на удержание суммы задолженности из зарплаты (при условии, что сотрудник не имеет возражений).
  4. При наличии разногласий между подотчетным лицом и руководством фирмы вопрос решается в судебном порядке.
  5. Директор компании решил простить долг и признать его в качестве дохода работника.

Удержание невозвращенного вовремя аванса можно произвести из суммы ежемесячного заработка работника. Осуществляется эта процедура в соответствии с нормами ст. 137 ТК РФ. Для появления полномочий у бухгалтерии по удержанию из доходов подотчетного лица невозвращенных им средств:

  • руководитель компании в течение месяца с момента окончания срока представления отчета и внесения денег в кассу издает приказ об удержаниях;
  • в приказе или на отдельном бланке должник расписывается и дает согласие на произведение удержаний.

При несоблюдении указанных требований возврат средств возможен только в судебном порядке.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Для долгов, возникших по причине невозврата подотчетных средств, действует обычная продолжительность срока исковой давности (3 года), на протяжении которого работодатель может обратиться в суд для принудительного взыскания задолженности работника перед предприятием.

Если руководство компании не инициирует возврат средств через удержание из зарплаты или принудительный возврат по судебному решению, то для должника невозвращенные подотчетные средства становятся доходом. В этой ситуации работодатель выступает в роли налогового агента: у него появляется обязательство по начислению и удержанию НДФЛ с общей величины неиспользованных и подлежащих возврату подотчетных средств. При отсутствии возможности удержать подоходный налог работодатель уведомляет в письменной форме налоговые органы. Такая последовательность действий оговорена в Письме Минфина от 24.09.09 г. №03-03-06/1/610.

ВАЖНО! При наличии заявления от подотчетного лица об удержании из его заработка долга по авансовому отчету разрешается направлять на возмещение сразу всю сумму задолженности.

Роструд в Письме от 26.09.2012 г. под №ПГ/7156-6-1 указал, что работодатель может произвести единоразовое удержание долга по подотчетным средствам, если это действие согласовано с работником. Сотруднику дается право прописать в заявлении процент удержаний или фиксированную ежемесячную сумму, в рамках которой можно осуществлять погашение долга из зарплаты.

При удержании задолженности из ежемесячных доходов работника на основании приказа руководителя необходимо руководствоваться максимальными ограничениями из ст. 138 ТК РФ. Общая величина всех видов удержаний из начисляемой заработной платы не может превышать уровень 20% от дохода, в некоторых ситуациях допускается увеличение лимита до 50 или 70%.

При инициировании судебного разбирательства между подотчетным лицом и работодателем алгоритм действий такой:

  • до истечения срока исковой давности предприятие подает иск в судебные органы;
  • по окончании месячного срока, отводимого для урегулирования вопроса путем добровольного исполнения обязательств или издания распоряжения руководства об удержаниях, бухгалтерия должна показать в учете доначисление страховых взносов на сумму задолженности по подотчетным средствам;
  • при вступлении в силу судебного решения в пользу работодателя из суммы долга удерживается подоходный налог.

ЗАМЕТЬТЕ! Прощение долга оформляется приказом по предприятию.

Чтобы простить задолженность по подотчетным средствам, руководитель компании издает приказ. Альтернативный вариант: должник обращается с просьбой об аннулировании задолженности в форме заявления на имя директора предприятия, руководитель своей резолюцией на заявлении фиксирует решение о прощении долга. Дата списания обязательств с должника будет совпадать с датой резолюции или днем регистрации приказа. Этой датой должны быть произведены начисления по НДФЛ, налог перечисляется в бюджет в день фактического удержания сумм или на следующие сутки.

При наличии задолженности по подотчетным средствам за уволенным работником после окончания периода исковой давности организация вправе перевести сумму долга в разряд безнадежных задолженностей. После этого можно произвести списание в затраты по правилам п. 14.3 ПБУ 10/99.

Бухгалтерский и налоговый учет

Задолженность сотрудника по подотчетным средствам является его обязательством перед работодателем. В категорию доходов сумма может перейти, если руководством компании будет принято решение простить долг. По истечении периода досудебного урегулирования проблемы (1 месяц) на размер задолженности начисляются страховые взносы. Сумму взносов можно зачесть или произвести ее возврат при выполнении одного из условий:

  • сотрудником добровольно были возвращены средства;
  • сумма долга была засчитана в расходы на основании авансового отчета и документов, подтверждающих целевой характер затрат.

Списание задолженности с уволенных сотрудников реализуется двумя путями:

  • через расходование части резерва сомнительных долгов;
  • через отнесение суммы долга на финансовые результаты.

В первом случае составляется проводка между дебетом 63 и кредитом 71 счета, во втором — дебетовый оборот записывается по 91 счету, а кредитовая запись — по 71 счету. Одновременно с этими корреспонденциями сумма отражается в забалансовом учете на счете 007. В данных забалансового учета информация о списанных безнадежных долгах такого типа должна отображаться на протяжении 5 лет с даты закрытия задолженности.

Нюансы налогового учета

Факт выдачи денежных ресурсов наемному работнику в подотчет не является основанием для возникновения в учете расходной операции. Возвращаемые сотрудником остатки неиспользованных средств не могу быть отнесены к доходам предприятия. Величина подотчетных сумм не учитывается в расчете налога на прибыль, ее надо показывать в составе дебиторской задолженности.

Долги, признанные безнадежными, списываются в налоговом учете на расходы внереализационного типа. Для перевода задолженности в разряд безнадежной необходимо документально обосновать факт окончания срока исковой давности. При применении УСН (с любым видом объекта налогообложения) или ЕНВД списанные безнадежные дебиторские задолженности не могут уменьшать налоговую базу.

Счета, проводки

Учет подотчетных сумм ведется на 71 счете. При несвоевременном возврате остатка средств, выданных работнику авансом, величина долга в учете причисляется к недостачам. Удержания подотчетных сумм проводятся как уменьшение суммы недостачи, числящейся за конкретным ответственным лицом. Типовые корреспонденции в этом сегменте учета такие:

  • Д71 – К50 или 51 – отражена выдача денег в подотчет;
  • Д94 – К71 — неизрасходованная подотчетная сумма, не внесенная в срок в кассу, отнесена на недостачи;
  • Д70 – К94 – произведено удержание остатка подотчетных средств из заработной платы (при наличии письменного согласия должника);
  • Д73 – К94 – обозначен долг по подотчетным средствам, который невозможно погасить за счет ежемесячного заработка физического лица;
  • Д50 или 51 – К73 – запись составляется в ситуациях добровольного закрытия задолженности сотрудником и при погашении требуемой суммы в принудительном порядке по решению суда;
  • Д91 – К73 – фиксация факта прощения долга;
  • Д70 – К68 – по прощенной сумме задолженности осуществлено начисление подоходного налога;
  • Д91 – К69 – показано начисление страховых взносов на подотчетные суммы, которые перешли из группы долгов в категорию доходов сотрудника.

Как в 1С отразить удержание остатка неизрасходованной суммы (по выданным подотчетным средствам) при выдаче зарплаты? Был выдан аванс подотчетному лицу, отчет предоставлен на меньшую сумму.

Нормативное регулирование

Неиспользованную сумму работник должен вернуть в срок, установленный локальными актами работодателя (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У). Если работник возвращает неизрасходованный аванс до истечения данного срока, долга не возникает, поэтому речь в данном случае идет не о «принудительном» удержании, описанном в ст. 137-138 ТК РФ, а об исполнении работодателем воли работника.

Работник вправе распорядиться своей заработной платой по своему усмотрению, представив соответствующее заявление работодателю. При этом ст. 138 ТК РФ об ограничении размера удержаний при взыскании долга в данном случае не применяется (Письмо Роструда РФ 26.09.2012 N ПГ/7156-6-1). Иначе говоря, работник может указать в заявлении любую сумму, которую он хотел бы вычесть из своей зарплаты в счет возмещения подотчета.

БУ. Погашение работником из зарплаты суммы неизрасходованного аванса, если срок возврата денежных средств не истек, отражается проводкой (Инструкция по применению плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н, далее — Инструкция по применению плана счетов N 94н, План счетов 1С):

  • Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».

Но!

Сумма невозвращенных подотчетных средств отражается на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (Инструкция по применению плана счетов N 94н), если:

  • работник не отчитался в установленные сроки;
  • авансовый отчет не утвержден руководителем (затраты не одобрены);
  • нарушен срок возврата денег, установленный в организации.

Тогда проводка имеет вид:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».

НУ. При удержании подотчетных сумм в налоговом учете дохода не возникает (п. 1 ст. 41 НК РФ).

НДФЛ и Страховые взносы. Удержанные суммы не влияют на расчет НДФЛ и страховых взносов.

Учет в 1С

Работнику Организации Игнатову П. С. выдан аванс на командировочные расходы в размере 10 000 руб.

13 сентября после возвращения из командировки работник предоставил авансовый отчет на сумму 9 000 руб. Остаток аванса, не подтвержденный документально, составил 1 000 руб. В этот же день Игнатов П. С. написал заявление, в котором изъявил желание о том, чтобы Организация вычла эту сумму из его ближайшей зарплаты. Согласно Положения о командировках Организации срок возврата подотчетных средств истекает 30 сентября.

Сумма подотчетных средств удержана из зарплаты работника.

Обратите внимание: слово «удержана» в данном случае мы применяем для того, чтобы был понятен механизм операции, однако напоминаем, что речь здесь идет о добровольном погашении аванса, не перешедшего в долги работника.

Шаг 1. Отразите в учете удержание подотчетной суммы документом Операция, введенная вручную в разделе Операции — Бухгалтерский учет — Операции, введенные вручную — кнопка Создать — Операция.

В документе укажите:

  • от — дата удержания подотчетной суммы;
  • Дебет — 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
    • Субконто 1 — работник, не возвративший подотчетную сумму, выбирается из справочника Физические лица;
  • Кредит — 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»;
    • Субконто 1 — работник, не возвративший подотчетную сумму, выбирается из справочника Физические лица;
  • Сумма — неизрасходованный остаток подотчетных средств, в нашем примере 1 000 руб.

Шаг 2. Отразите удержание подотчетной суммы в начислении зарплаты сотрудника документом Начисление зарплаты через раздел Зарплата и кадры —Зарплата — Все начисления — кнопка Создать — Начисление зарплаты.

Табличная часть документа заполняется автоматически по кнопке Заполнить.

Чтобы отразить сумму, вычитаемую из зарплаты сотрудника, в документе Начисление зарплаты создайте новое Удержание по кнопке Удержать — Новое удержание.

В карточке Удержание укажите:

  • Наименование — Удержание подотчетных сумм;
  • Сумма — сумма удержания, в нашем примере 1 000 руб.

В табличной части документа Начисление зарплаты появится новая графа Удержано.

В поле Удержано автоматически заполнится сумма удержания.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

  • Дт 26 Кт 70 — начисление зарплаты работнику;
  • Дт 70 Кт 68.01 — удержание НДФЛ из зарплаты;
  • Дт 26 Кт 69 — начисление страховых взносов.

В проводках документа Начисление зарплаты удержание подотчетной суммы из зарплаты сотрудника не отражается. Удержание в этом документе нужно сделать для того, чтобы эта сумма была отражена в расчетной ведомости и расчетном листке, а также учитывалась при определении суммы зарплаты к выплате.

См. также:

  • Документ Авансовый отчет
  • Оформление авансового отчета в 1С Бухгалтерии 8.3 по шагам
  • Порядок учета расчетов с подотчетными лицами: законодательство
  • Удержание из зарплаты ущерба за недостачу

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Как вычесть из зарплаты выданные ранее подотчет средства?

Как вычесть из зарплаты выданные ранее подотчет средства — этот вопрос рано или поздно задает каждый бухгалтер. Ответ на него не так однозначен, как может показаться. Рассмотрим все варианты.

О чем нужно помнить бухгалтеру при выдаче денег под отчет

Как обязано отчитаться подотчетное лицо

Способы удержания из заработной платы средств и типовые проводки по погашению подотчета

Итоги

О чем нужно помнить бухгалтеру при выдаче денег под отчет

Выдача денег под отчет регламентируется указанием Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У, устанавливающим порядок ведения кассовых операций (далее — порядок № 3210-У). Исходя из его положений, есть 3 основных момента, о которых необходимо помнить каждому бухгалтеру при выдаче денег под отчет:

  1. Деньги в подотчет выдаются на основании письменного заявления лица, получающего средства. К обязательным реквизитам такого заявления относятся (кроме Ф. И. О., должности и подписи заявителя): сумма подотчетных средств, срок, на который деньги выдаются, дата и подпись руководителя, разрешившего выдать средства в подотчет (п. 6.3 порядка № 3210-У).
  2. Сроки выдачи денег в подотчет могут быть установлены учетной политикой или отдельным приказом. Так проще будет подотчетным лицам писать заявления, а бухгалтеру — проверять сроки возврата средств. Законодательно границы сроков, на которые выдаются деньги в подотчет, не установлены. Этот вопрос решает каждое предприятие самостоятельно.

ВАЖНО! На предприятии должен быть приказ о том, кто имеет право получать деньги в подотчет.

  1. Прежде чем выдать деньги подотчетному лицу, бухгалтер обязан проверить, нет ли у заявителя задолженности по предыдущим подотчетам. Если такая задолженность имеется, деньги в подотчет выдавать нельзя (абз. 3 п. 6.3 порядка № 3210-У).
  2. Подотчетное лицо обязано отчитаться о подотчетной сумме или вернуть в кассу предприятия неиспользованные средства не позднее чем через 3 дня после окончания срока, на который ему выдавались деньги. Если деньги выдавались на командировку, подотчетник обязан отчитаться в 3-дневный срок после возвращения.

ВАЖНО! Если в указанный в заявлении период, на который выданы деньги в подотчет, работник заболел или ушел в отпуск, он должен отчитаться в течение 3 дней по выходе на работу.

О том, как регламентируется выдача и возврат подотчетных средств, можно прочитать в статье «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».

Еще один важный нюанс — максимально возможная сумма, которую можно выдать в подотчет. Здесь есть свои ограничения.

Рекомендуем посмотреть материал «Какую сумму можно выдавать под отчет в 2016 году?».

Как обязано отчитаться подотчетное лицо

Для списания с работника денег, полученных в подотчет, существует установленная форма, называемая «Авансовый отчет». Бланк авансового отчета (АО) в графах о расходовании сумм заполняет подотчетное лицо самостоятельно. К АО прилагаются первичные документы, подтверждающие факт расхода.

Скачать бланк авансового отчета

В соответствующих столбцах таблицы обратной стороны бланка АО подотчетное лицо указывает:

  • порядковый номер записи;
  • дату расходования средств (выдачи первичного документа);
  • номер первичного документа;
  • наименование первичного документа;
  • сумму расхода.

Если списываются суточные расходы, не имеющие первичных документов, указывается дата расхода, ставится размер суточных, утвержденный на предприятии. Следует также указать номер приказа, на основании которого выдавались суточные командированному лицу.

В итоговой строке бланка подотчетное лицо ставит сумму израсходованных средств. Бухгалтер проверяет соответствие суммы по отчету сумме полученных подотчетным лицом средств.

Если сумма по авансовому отчету больше, чем была выдана подотчетнику, то производится доплата подотчетному лицу из кассы предприятия или (по его заявлению) на банковскую карту.

Как это сделать правильно, смотрите здесь «Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета».

Если сумма списываемых по авансовому отчету средств меньше, чем была выдана подотчетнику, он обязан вернуть остаток денег предприятию. Если подотчетное лицо не вернуло остаток неизрасходованных (не списанных по авансовому отчету) средств либо не отчиталось в указанные сроки, у него появляется задолженность перед предприятием по суммам, полученным в подотчет.

Способы удержания из заработной платы средств и типовые проводки по погашению подотчета

Существует 3 возможных варианта развития событий:

  1. Подотчетное лицо признает долг и пишет заявление на удержание полученных под отчет средств, по которым оно осталось должно, из его заработной платы.
  2. Работодатель удерживает долг подотчетника по своей инициативе. Эта ситуация, в свою очередь, предполагает 2 возможных варианта развития событий:
  • когда подотчетное лицо не оспаривает долга, предприятие в течение месяца с окончания срока, к которому сотрудник должен был отчитаться, может принять решение об удержании денег;
  • когда подотчетное лицо не согласно с фактом задолженности, решение об удержании денег может принять только суд.
  1. Руководитель решил простить долг подотчетному лицу.

В первом случае, когда подотчетник признает долг и пишет заявление с просьбой удержать у него подотчетные деньги из зарплаты, можно удержать единовременно всю сумму долга, если иное не указано в заявлении на удержание (письмо Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1).

Во втором случае, когда подотчетник не оспаривает факт задолженности, бухгалтер имеет право удержать с работника долг. Для этого необходимо принять решение (издать приказ) об удержании долга в течение месяца от даты, установленной для сдачи авансового отчета в бухгалтерию или возврата подотчетных сумм. В приказе обязательно должна быть проставлена подпись сотрудника, свидетельствующая о том, что возражений у него не имеется. Эта норма установлена ст. 137 ТК РФ.

Ст. 138 ТК РФ устанавливает ограничения на общий размер всех сумм, удерживаемых из заработной платы, — 20% (в некоторых случаях — 50 или 70%).

Приведем типовые проводки по рассмотренным выше операциям:

Дт

Кт

Описание операции

Выдача в подотчет наличных денег из кассы предприятия

Отражена задолженность по невозвращенным подотчетным средствам

20–44

Начислена заработная плата сотруднику

Удержан НДФЛ из зарплаты

Погашена задолженность сотрудника

В случае же, когда подотчетное лицо оспаривает долг, решить вопрос может только суд. При этом по истечении месячного срока от крайней отчетной даты бухгалтер обязан доначислить на сумму невозвращенных подотчетных средств страховые взносы (ст. 7, 8 закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Что касается НДФЛ, он начисляется по факту списания задолженности в связи с решением суда (если суд принял решение в пользу работника) либо на дату прощения задолженности.

Прощение задолженности — это последний вариант возможного развития событий при невозврате подотчетных сумм. Если принято решение простить долг подотчетному лицу, необходимо издать соответствующий приказ (можно также ограничиться получением соответствующей резолюции руководителя на заявлении подотчетного лица о прощении ему долга).

Дата резолюции (или приказа) считается датой списания долга с должника (п. 2 ст. 415 ГК РФ). В этот день необходимо начислить НДФЛ на сумму списываемой с должника задолженности. В соответствии с п. 6 ст. 226 НК РФ необходимо удержать с налогоплательщика (подотчетного лица) сумму НДФЛ и в этот же день (или на следующий) перечислить налог в бюджет. Удержать НДФЛ можно при выплате подотчетному лицу заработной платы.

Проводки при прощении долга по невозвращенному подотчету выглядят так:

Дт

Кт

Описание операции

Списан долг на основании приказа

Удержан НДФЛ с суммы списанного долга

Начислены взносы по списанной задолженности

Итоги

При выдаче подотчетных сумм бухгалтер предприятия обязан вести учет сроков их возврата. Если подотчетник своевременно не отчитался за выданные суммы (или не вернул их), возможно удержание их из зарплаты. Процедуру такого удержания может инициировать как сотрудник, так и работодатель.

Подробнее о том, как взыскать подотчет с директора предприятия, можно узнать из статьи «Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора».

Скажем, на приобретение ТМЦ или на командировочные расходы. Для определения перечня лиц, которые могут получать деньги под отчет, работодатель может издать приказ о назначении подотчетных лиц. Деньги могут выдаваться наличными из кассы или путем перечисления на карту работника. Получив деньги под отчет, работник в дальнейшем должен будет отчитаться за них. То есть предоставить работодателю документы, подтверждающие понесенные за его счет расходы, и вернуть остаток.

При выдаче денег подотчет необходимо руководствоваться Указанием Банка России от

Как вычесть из зарплаты выданные ранее подотчет средства — этот вопрос рано или поздно задает каждый бухгалтер. Ответ на него не так однозначен, как может показаться. Рассмотрим все варианты.

Как вычесть из зарплаты выданные ранее подотчет средства?

Как вычесть из зарплаты выданные ранее подотчет средства — этот вопрос рано или поздно задает каждый бухгалтер. Ответ на него не так однозначен, как может показаться.

Рассмотрим все варианты. О чем нужно помнить бухгалтеру при выдаче денег под отчет. Способы удержания из заработной платы средств и типовые проводки по погашению подотчета. Выдача денег под отчет регламентируется указанием Банка РФ от Исходя из его положений, есть 3 основных момента, о которых необходимо помнить каждому бухгалтеру при выдаче денег под отчет:.

На предприятии должен быть приказ о том, кто имеет право получать деньги в подотчет. Если в указанный в заявлении период, на который выданы деньги в подотчет, работник заболел или ушел в отпуск, он должен отчитаться в течение 3 дней по выходе на работу.

Еще один важный нюанс — максимально возможная сумма, которую можно выдать в подотчет. Здесь есть свои ограничения. Бланк авансового отчета АО в графах о расходовании сумм заполняет подотчетное лицо самостоятельно. К АО прилагаются первичные документы, подтверждающие факт расхода.

Скачать бланк авансового отчета. Если списываются суточные расходы, не имеющие первичных документов, указывается дата расхода, ставится размер суточных, утвержденный на предприятии.

Следует также указать номер приказа, на основании которого выдавались суточные командированному лицу. В итоговой строке бланка подотчетное лицо ставит сумму израсходованных средств. Бухгалтер проверяет соответствие суммы по отчету сумме полученных подотчетным лицом средств.

Если сумма по авансовому отчету больше, чем была выдана подотчетнику, то производится доплата подотчетному лицу из кассы предприятия или по его заявлению на банковскую карту. Если сумма списываемых по авансовому отчету средств меньше, чем была выдана подотчетнику, он обязан вернуть остаток денег предприятию. Если подотчетное лицо не вернуло остаток неизрасходованных не списанных по авансовому отчету средств либо не отчиталось в указанные сроки, у него появляется задолженность перед предприятием по суммам, полученным в подотчет.

В первом случае, когда подотчетник признает долг и пишет заявление с просьбой удержать у него подотчетные деньги из зарплаты, можно удержать единовременно всю сумму долга, если иное не указано в заявлении на удержание письмо Роструда от Во втором случае, когда подотчетник не оспаривает факт задолженности, бухгалтер имеет право удержать с работника долг.

Для этого необходимо принять решение издать приказ об удержании долга в течение месяца от даты, установленной для сдачи авансового отчета в бухгалтерию или возврата подотчетных сумм.

В приказе обязательно должна быть проставлена подпись сотрудника, свидетельствующая о том, что возражений у него не имеется.

Эта норма установлена ст. В случае же, когда подотчетное лицо оспаривает долг, решить вопрос может только суд. При этом по истечении месячного срока от крайней отчетной даты бухгалтер обязан доначислить на сумму невозвращенных подотчетных средств страховые взносы ст.

Что касается НДФЛ, он начисляется по факту списания задолженности в связи с решением суда если суд принял решение в пользу работника либо на дату прощения задолженности. Прощение задолженности — это последний вариант возможного развития событий при невозврате подотчетных сумм. Если принято решение простить долг подотчетному лицу, необходимо издать соответствующий приказ можно также ограничиться получением соответствующей резолюции руководителя на заявлении подотчетного лица о прощении ему долга.

Дата резолюции или приказа считается датой списания долга с должника п. В этот день необходимо начислить НДФЛ на сумму списываемой с должника задолженности. В соответствии с п. Удержать НДФЛ можно при выплате подотчетному лицу заработной платы. При выдаче подотчетных сумм бухгалтер предприятия обязан вести учет сроков их возврата.

Если подотчетник своевременно не отчитался за выданные суммы или не вернул их , возможно удержание их из зарплаты. Процедуру такого удержания может инициировать как сотрудник, так и работодатель. Подписывайтесь на новости. Подписаться ОК. Присоединяйтесь к нам в соц. Исходя из его положений, есть 3 основных момента, о которых необходимо помнить каждому бухгалтеру при выдаче денег под отчет: Деньги в подотчет выдаются на основании письменного заявления лица, получающего средства.

К обязательным реквизитам такого заявления относятся кроме Ф. Сроки выдачи денег в подотчет могут быть установлены учетной политикой или отдельным приказом. Так проще будет подотчетным лицам писать заявления, а бухгалтеру — проверять сроки возврата средств. Законодательно границы сроков, на которые выдаются деньги в подотчет, не установлены. Этот вопрос решает каждое предприятие самостоятельно.

Прежде чем выдать деньги подотчетному лицу, бухгалтер обязан проверить, нет ли у заявителя задолженности по предыдущим подотчетам. Если такая задолженность имеется, деньги в подотчет выдавать нельзя абз. Подотчетное лицо обязано отчитаться о подотчетной сумме или вернуть в кассу предприятия неиспользованные средства не позднее чем через 3 дня после окончания срока, на который ему выдавались деньги.

Если деньги выдавались на командировку, подотчетник обязан отчитаться в 3-дневный срок после возвращения. Скачать бланк авансового отчета В соответствующих столбцах таблицы обратной стороны бланка АО подотчетное лицо указывает: порядковый номер записи; дату расходования средств выдачи первичного документа ; номер первичного документа; наименование первичного документа; сумму расхода.

Способы удержания из заработной платы средств и типовые проводки по погашению подотчета Существует 3 возможных варианта развития событий: Подотчетное лицо признает долг и пишет заявление на удержание полученных под отчет средств, по которым оно осталось должно, из его заработной платы.

Работодатель удерживает долг подотчетника по своей инициативе. Эта ситуация, в свою очередь, предполагает 2 возможных варианта развития событий: когда подотчетное лицо не оспаривает долга, предприятие в течение месяца с окончания срока, к которому сотрудник должен был отчитаться, может принять решение об удержании денег; когда подотчетное лицо не согласно с фактом задолженности, решение об удержании денег может принять только суд.

Руководитель решил простить долг подотчетному лицу. Приведем типовые проводки по рассмотренным выше операциям: Дт Кт Описание операции 71 50 Выдача в подотчет наличных денег из кассы предприятия 94 71 Отражена задолженность по невозвращенным подотчетным средствам 20—44 70 Начислена заработная плата сотруднику 70 68 Удержан НДФЛ из зарплаты 70 94 Погашена задолженность сотрудника. Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс. Добавить в закладки. Предыдущая статья Следующая статья.

Советуем прочитать. Последнее с форума. Ваш вопрос. Отражена задолженность по невозвращенным подотчетным средствам.

Удержание из заработной платы подотчетных сумм

Аванс за несостоявшуюся командировку — в счет зарплаты: правомерно ли? Однако командировка не состоялась. Приказ о ее отмене датирован Можно ли денежные средства, уже выданные работнику, зачесть в счет его будущей зарплаты?

Возможно ли использование личной «зарплатной» карты для перечисления денежных средств под отчет?

С 1 января года порядок расчетов с подотчетными лицами устанавливает пункт 4. Банком России 12 октября г. А именно, расходный ордер для выдачи наличных денег под отчет оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица при наличии на нем собственноручной надписи руководителя о сумме денег и о сроке, на который они выдаются, подписи руководителя и даты. Заявление на имя руководителя работник составляет в произвольной форме, однако должен конкретно характеризовать предстоящие расходы. Надпись руководителя содержит новую информацию для работника — о сроке, в который неизрасходованные деньги подлежат возврату. А значит, работник должен подтвердить в письменной форме , что это распоряжение до него доведено. Полагаем, что без подобной оговорки деньги выдаче под отчет не подлежат.

Удержание (зачет в счет заработной платы) остатка подотчетных сумм при увольнении

Средства подотчет выдаются сотруднику либо на основании его заявления, либо на основании распоряжения руководителя компании. В документе-основании должно быть отражено распоряжение руководителя о сроке, на который выдается подотчет. В течение трех дней после истечения этого срока сотрудник должен сдать авансовый отчет вместе с документами, которые подтверждают произведенные расходы. Если работник в течение срока, на который получил средства, их не потратил, то он должен их немедленно вернуть организации. Подотчетные средства, которые подчиненный не вернул своевременно, следует отражать как его задолженность перед компанией до истечения срока исковой давности в соответствии со статьей ГК РФ. Они не являются доходом работника и не подлежат обложению НДФЛ. НДФЛ следует исчислить и удержать в случаях:. Но если подчиненный длительное время не возвращает неизрасходованные средства, не предоставляет документы, подтверждающие расходы, а компания не предпринимает никаких действий к взысканию долга сотрудника, то с большой долей вероятности проверяющие органы признают этот долг доходом работника и начислят НДФЛ п. Чтобы избежать претензий налоговиков, следует внимательно следить за правильностью ведения операций с работниками по выданным деньгам. Если сотрудник не возвращает подотчет, у компании есть один месяц для того, чтобы удержать его из зарплаты.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Учет расчетов с подотчетными лицами в 1С

Заявление на удержание подотчетных сумм

Размер и срок, на который выдаются деньги под отчет, определяет руководитель организации. Причем нет никакой разницы, выдаются средства наличными из кассы учреждения или перечисляются сразу на банковскую карту сотрудника. Поэтому если работник не отчитался за выделенные денежные средства в установленный срок, можно вычесть сумму из зарплаты должника. По истечению срока выдачи денег под отчет, сотрудник обязан отчитаться предоставить авансовый отчет и подтверждающие документы в течение трех рабочих дней, согласно п.

В практике работы с подотчетниками нередки ситуации, когда работник, получив подотчетный аванс, отчитывается на меньшую сумму, либо не представляет авансовый отчет. В этой ситуации сотрудник должен вернуть неизрасходованный аванс.

Те расходы, которые нельзя произвести безналичными расчетами, а также расходы по командировкам организация может оплатить через своих работников. Для этого она должна выдать им под отчет денежные средства. Как быть, если подотчетное лицо не отчиталось по ранее выданному авансу и не вернуло подотчетные суммы в установленный срок?

Истребование подотчетных сумм

Новости Инструменты Форум Барометр. Войти Зарегистрироваться. Вход для зарегистрированных:. Забыли пароль? Войти через:. Раньше вы входили через. Восстановление пароля. Отправить Регистрация.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Удержание из зарплаты подотчетных сумм

Как по закону оформить удержание подотчетных сумм из заработной платы – образец приказа, заявления

По закону работник, получивший средства в подотчет обязан отчитаться о них не позже 3 дней. Это происходит после истечения срока, на который выданы деньги или после выхода на работу, если дата возврата пришлась на больничный, отпуск или командировку.

Зачастую на практике можно встретить ситуации, когда работники отчитываются на меньшую сумму, в результате у них образовывается задолженность перед организацией.

Если человек имеет возможность, он вносит сумму долга в кассу предприятия. В противном случае работодатель взыскивает ее с зарплаты.

Можно ли удержать из зарплаты подотчет?

Ст. 137 ТК РФ дает право работодателю взыскать задолженность по неиспользованным подотчетным суммам.

Однако, для этого он должен совершить ряд последовательных манипуляций:

  • взять согласие с работника — ;
  • издать приказ об удержании.

Удержать долг из заработной платы компания может.

Правда не всегда это получается сделать мирным путем, поэтому дело может закончиться и принудительным взысканием.

Как взыскать средства с заработка работника?

Работодатель устанавливает для своего персонала срок, на который выдаются подотчетные суммы.

В течение 3 дней после его окончания работники должны представить в бухгалтерию авансовый отчет, подтверждающий фактическое расходование средств по назначению.

Если сотрудник в это время находился на больничном листе, в отпуске или командировке, авансовый отчет и возврат оставшихся средств он вправе осуществить по выходу на место труда.

Если у сотрудника остались неизрасходованные деньги, он просто вносит их в кассу предприятия. Однако не всегда все получается так гладко.

Иногда работник просто не в состоянии совершить возврат.

Тогда на основании согласия сотрудника и изданного приказа об удержании, бухгалтер может удержать подотчетную сумму с заработной платы в размере, не превышающем 20% от зарплаты за месяц. Данное ограничение устанавливает ст. 138 ТК РФ.

Указанный предельный размер удержания рассчитывается от дохода за минусом НДФЛ.

Разберем, как это выглядит на конкретном примере.

Пример

Исходные данные:

Кузин Иван Петрович поехал в командировку, ему в подотчет было выдано 10 тыс. руб.

Он вернулся раньше и отчитался с помощью авансового отчета только на сумму в 2 тыс. руб.

Соответственно, перед организацией у него образовалась задолженность по подотчетной сумме = 10000 – 2000 = 8000.

У работника не оказалось возможности вернуть деньги в кассу. Но он письменно согласился на ежемесячные удержания из зарплаты в размере 20%.

Начисленная заработная плата сотрудника за месяц составляет 25 тыс. руб.

Расчет:

Чтобы удержать долг, бухгалтер должен совершить следующие манипуляции:

  • Удерживает с заработной платы НДФЛ: 25000 – 25000 * 13% = 21750.
  • Рассчитывает максимальную сумму, которую можно взыскать с работника = 20% от зарплаты получается: 21750 * 20% = 4350.
  • После удержания части долга по подотчетной сумме на руки человек получит сумму = 21750 – 4350 = 17400.

Получается за 2 месяца с такой зарплатой бухгалтер взыщет всю задолженность.

Документы основания

Первичным документом, по которому выявляется задолженность работника по подотчетным суммам перед предприятием, является авансовый отчет формы № АО – 1, утвержденный работодателем.

Именно в нем отражаются выданные сотруднику суммы и подтвержденные документально расходы.

Однако нельзя только на основании авансового отчета взыскать с работника долг.

С этой целью, на основании письменного согласия работника издается приказ об удержании из зарплаты неизрасходованных подотчетных сумм.

Он и будет являться основанием для взыскания суммы долга.

Если сотрудник не дает согласия, и договоренность не достигнута, то работодателю нужно обращаться в суд с иском.

Тогда документом – основанием будет выступать исполнительный документ: постановление суда или исполнительный лист.

Однако до момента получения такого документа пройдет как минимума месяца полтора, за это время сотрудник может успеть уволиться.

Тогда взысканием будет заниматься уже не работодатель, а судебный пристав-исполнитель — порядок удержания по постановлению судебных приставов.

Нужно ли согласие сотрудника?

По статье 137 ТК РФ удержания работодатель может производить из зарплаты работника, если последний не оспаривает основания и размеры удержаний. Поэтому, чтобы избежать проблем в дальнейшем рекомендуется заручиться письменным согласием работника.

Только при наличии заявления от сотрудника можно издавать приказ и производить взыскание.

Специальной формы письменного согласия законодательством не предусмотрено, он оформляется в свободной форме, но должно содержать всю значимую информацию.

Если согласие сотрудник не дает, работодателю придется обращаться в судебную инстанцию с требованием взыскать задолженность в принудительном порядке.

Скачать пример заявления о согласии на взыскание подотчетной суммы с зарплаты — word.

Приказ на удержание подотчетных сумм

Решение работодателя оформляется в виде приказа или распоряжения.

Конкретная форма приказа не утверждена на законодательном уровне, но в документ рекомендуется включить обязательные пункты:

  • название компании;
  • наименование бланка, в связи с чем составлен;
  • номер документа;
  • дата составления;
  • требование о взыскании задолженности по подотчетной сумме с обозначением размера удержания и личных данных должника;
  • с какой даты и в каком размере производить удержания с заработной платы;
  • на кого возлагается контроль за исполнением приказа;
  • подпись руководителя и работника, с которого будут производиться удержания;
  • указывается документ основание для оформления приказа: согласие работника.

Приказ составляется на листе формата А–4 без ошибок. Если документ содержит недостоверную информацию, работодатель рискует оказаться привлеченным к ответственности за взыскание без оснований.

Скачать примерный образец приказа об удержании подотчетной суммы с зарплаты — word.

При увольнении

Иногда на момент увольнения у сотрудника присутствует сумма задолженности по подотчетным суммам.

Если согласие с работника об удержании уже было взято, и приказ по предприятию издан, с расчетных сумм также производится взыскание в размере не более 20%.

Остаток задолженности работник может добровольно внести в кассу предприятия при получении расчета при увольнении.

Для этого бухгалтер печатает расходный и приходный кассовый ордер одновременно.

Когда сумма задолженности выявлена непосредственно в момент увольнения, работодателю необходимо придерживаться той же схемы действий, что с работающим сотрудником.

При нежелании сотрудника выплачивать задолженность по подотчетной сумме, работодатель не имеет права задерживать его увольнение.

Сумму долга он может взыскать уже после его расчета.

Для этого необходимо обратиться сначала с исковым заявлением в суд, потом с постановлением суда к судебным приставам исполнителям.

Выводы

По теме удержания из зарплаты неизрасходованных подотчетных сумм сделаем несколько основных выводов:

  • Работник может внести сумму задолженности добровольно через кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.
  • Удержать долг можно в размере не более 20% с зарплаты за месяц. Процент удерживается с начисленной заработной платы за минусом НДФЛ.
  • Для удержания подотчета необходимо заручиться согласием работника и издать соответствующий приказ.
  • При отсутствии желания платить долг, работодатель вправе взыскать его через судебный орган. Тогда удержания будут производиться уже на основании исполнительного документа.

Как удержать из зарплаты подотчетную сумму

Согласно Указанию ЦБ № 3210-У сотрудник, получивший деньги в подотчет, должен отчитаться по ним в течение трех рабочих дней после:

  • дня истечения срока, на который выдан подотчет;
  • возвращения на работу, если дата возврата пришлась на время отсутствия работника по причине командировки, болезни, отпуска.

В практике работы с подотчетниками нередки ситуации, когда работник, получив подотчетный аванс, отчитывается на меньшую сумму, либо не представляет авансовый отчет. В этой ситуации сотрудник должен вернуть неизрасходованный аванс.

Если сотрудник вовремя не вернул неиспользованный подотчет, у работодателя имеется возможность удержать из зарплаты подотчетную сумму. Порядок удержания описан в статье 137 ТК РФ.

На принятие решение о взыскании из зарплаты отводится один месяц после окончания срока возврата аванса. Поскольку списание из зарплаты возможно только в случае, если работник согласен с размером и самим фактом удержания, целесообразно получить его согласие в письменном виде. Решение работодателя оформляется в виде приказа или распоряжения. В нем же можно отвести место, где работник выразит свое согласие на списание из заработной платы.

Образец приказа на удержание

Скачать

Объем удержаний с сотрудника не должен превышать 20% начисленной заработной платы.

Взыскание задолженности по подотчету в судебном порядке и прощение долга

Если прошел отведенный месячный срок либо если работник не согласен с взысканием из заработной платы, организация может взыскать задолженность через суд. Сделать это необходимо в течение обычного срока исковой давности, регламентированного статьей 196 ГК РФ. Обратиться в суд компания может в течение трех лет с даты, когда работник должен был вернуть подотчетные деньги.

ВАЖНО! Если работодатель примет решение не взыскивать долг с работника, то невозвращенные средства станут доходом работника. В этом случае организация должна исполнить обязанность налогового агента согласно главе 23 НК РФ и удержать у сотрудника НДФЛ с невозвращенного подотчета либо сообщить в налоговую о невозможности удержания (Письмо Минфина от 24.09.09 № 03-03-06/1/610).

Удержание подотчетных сумм из заработной платы: проводки

Согласно Плану счетов бухучета и инструкции к нему, не возвращенные вовремя подотчетные средства списываются с кредита счета 71 в дебет счета 94, а в дальнейшем с кредита 94 либо в дебет 70 (если долг удерживается из зарплаты), либо в дебет 73 (при невозможности списания из зарплаты).

Удержание подотчета из заработной платы проводки

Налоговые последствия невозврата подотчетных сумм

Срок, на который можно выдавать под отчет наличные деньги, законодательно не ограничен. Однако этот срок должен установить руководитель организации, сделав соответствующую запись на заявлении работника о выдаче ему подотчетных сумм (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Если срок возврата подотчетных сумм установлен руководителем, то не позже чем через три рабочих дня после его окончания сотрудник должен отчитаться за полученные деньги (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). При командировках такой срок исчисляется с того дня, когда сотрудник вернулся из командировки (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Отдельно скажем про ситуацию, когда сотрудник не смог вовремя отчитаться из-за болезни. Например, человек вернулся из командировки и на следующий день заболел.

В таком случае представить авансовый отчет сотрудник должен не позднее трех рабочих дней с даты фактического выхода на работу. Об этом сказано в пункте 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Ситуация: когда сотрудник должен представить авансовый отчет, если срок возврата подотчетных сумм не установлен. Подотчетные суммы выданы для оплаты товаров (работ, услуг)?

Авансовый отчет сотрудник должен представить в тот же день, когда он получил деньги.

По общему правилу сотрудник должен представить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Вопрос о том, как отчитаться по подотчетным суммам, если срок возврата не установлен, в Указании Банка России от 11 марта 2014 г.

Совет: в связи с неоднозначностью вопроса организации лучше установить срок, на который выдаются подотчетные суммы. Это поможет избежать возможных разногласий с контролирующими ведомствами.

В любом случае невозврата подотчетных денег, будь то инициатива сотрудника либо организация сама простила этот долг, у сотрудника возникает доход, который является объектом обложения НДФЛ. Таким образом, организация выступает налоговым агентом. Однако если работник уволился, то возможность удержать НДФЛ организации может не представиться. В этом случае ответственный бухгалтер должен уведомить налоговые органы о том, что НДФЛ не был удержан и перечислен в бюджет.

Как это сделать? Путем сдачи справки 2-НДФЛ, где будет указана сумма неудержанного налога. В какой срок это сделать? До 1 марта года, следующего за годом, в котором не был удержан налог (п. 5 ст. 226 НК РФ). Учтите, что годовую форму 2-НДФЛ по этому работнику также нужно будет сдать.

Подробнее об этом в материале «Чиновники настаивают: о неудержанном НДФЛ нужно отчитаться дважды».

Кроме того, необходимо сообщить и самому сотруднику-налогоплательщику, что он получил доход, удержать НДФЛ с которого организация не смогла. Сделать это нужно, также выслав справку 2-НДФЛ с признаком «2».

Также сумма неудержанного НДФЛ должна быть показана в строке 080 формы 6-НДФЛ.

О правилах заполнения строки 080 расчета 6-НДФЛ читайте в статье «Порядок заполнения строки 080 формы 6-НДФЛ».

В письме Минфина РФ от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610 разъяснено, что при увольнении датой получения дохода в виде невозвращенного подотчета является день увольнения. Удержать НДФЛ нужно при фактической выплате средств работнику (п. 4 ст. 226 НК РФ). В связи с этим, если уволенному сотруднику выплачивается окончательный расчет и его хватает на удержание НДФЛ по невозвращенному подотчету, то работодатель должен это сделать.

Помимо НДФЛ на сумму невозвращенного подотчета необходимо начислить и уплатить страхвзносы (п. 5 Приложения к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250).

Бухучет

Шаг 1. Отразите удержание в начислении зарплаты сотрудника документом Начисление зарплаты через раздел Зарплата и кадры —Зарплата — Все начисления — кнопка Создать — Начисление зарплаты.

Табличная часть документа заполняется автоматически по кнопке Заполнить.

Чтобы отразить сумму, вычитаемую из зарплаты сотрудника, в документе Начисление зарплаты создайте новое Удержание по кнопке Удержать — Новое удержание.

В карточке Удержание укажите:

  • Наименование — Удержание подотчетных сумм;
  • Сумма — сумма удержания, в нашем примере — 1 000 руб.

В табличной части документа Начисление зарплаты появится новая графа Удержано.

В поле Удержано автоматически заполнится сумма удержания.

Рассмотрим ниже типовые транзакции по отражению расчетов с подотчетными лицами. Проводки сформированы исходя из инструкции к плану счетов, утвержденной приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н.

Наименование операции

Дт

Кт

Выданы деньги подотчетнику

50 (51)

Возвращена неиспользованная сумма аванса в рамках срока, на который выдан аванс

50 (51)

Сотрудник не вернул аванс по окончании срока, на который он выдан

Удержан долг за счет зарплаты или окончательного расчета при увольнении

Отражена задолженность сотрудника перед организацией при невозможности удержать ее из зарплаты

Долг погашен сотрудником по истечении срока, на который выдан аванс

50 (51)

Задолженность списана по истечении срока исковой давности или при прощении долга работодателем

По решению организации начислены страховые взносы на сумму невозвращенного долга

Удержан НДФЛ из окончательного расчета сотрудника при подписании соглашения между сотрудником и организацией о прощении долга по подотчету либо при отказе сотрудника вернуть долг

Шаг 1. Отразите в учете удержание подотчетной суммы документом Операция, введенная вручную в разделе Операции — Бухгалтерский учет — Операции, введенные вручную — кнопка Создать — Операция.

В документе укажите:

  • от — дата удержания подотчетной суммы;
  • Дебет — 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
    • Субконто 1 — работник, не возвративший подотчетную сумму, выбирается из справочника Физические лица;
  • Кредит — 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»;
    • Субконто 1 — работник, не возвративший подотчетную сумму, выбирается из справочника Физические лица;
  • Сумма — неизрасходованный остаток подотчетных средств, в нашем примере 1 000 руб.

Шаг 2. Отразите удержание подотчетной суммы в начислении зарплаты сотрудника документом Начисление зарплаты через раздел Зарплата и кадры —Зарплата — Все начисления — кнопка Создать — Начисление зарплаты.

  • Наименование — Удержание подотчетных сумм;
  • Сумма — сумма удержания, в нашем примере 1 000 руб.

В табличной части документа Начисление зарплатыпоявится новая графа Удержано.

Дебет 94 Кредит 71

– отражена сумма, выданная под отчет сотруднику и не возвращенная в срок.

Дебет 70 Кредит 94

– удержана из зарплаты сотрудника невозвращенная подотчетная сумма.

Такой вывод следует из Инструкции к плану счетов (счета 70, 71, 94).

Пример отражения в бухучете удержания подотчетных сумм, не возвращенных в установленный срок

Менеджеру ООО «Альфа» А.С. Кондратьеву было выдано 3000 руб. на покупку канцтоваров. Он приобрел канцтовары на 2000 руб. и сдал их на склад. К авансовому отчету Кондратьев приложил все необходимые подтверждающие документы (товарный чек, кассовый чек и т. д.).

Остаток неизрасходованной подотчетной суммы – 1000 руб. (3000 руб. – 2000 руб.) – Кондратьев в срок не вернул. Эта сумма удерживается из его зарплаты по приказу руководителя организации и с письменного согласия Кондратьева.

Зарплата Кондратьева – 15 000 руб. Детей у Кондратьева нет, поэтому соответствующие стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.

Поскольку сумма удержаний меньше этой величины (1000 руб. {amp}lt; 2610 руб.), весь невозвращенный остаток подотчетной суммы взыскивается сразу.

Дебет 94 Кредит 71– 1000 руб. – отражена подотчетная сумма, не возвращенная в срок;

Дебет 44 Кредит 70– 15 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»– 1950 руб. (15 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с зарплаты Кондратьева;

Дебет 70 Кредит 94– 1000 руб. – удержана не возвращенная в срок подотчетная сумма;

Дебет 70 Кредит 50– 12 050 руб. (15 000 руб. – 1950 руб. – 1000 руб.) – выплачена зарплата Кондратьеву.

Ситуация: как учесть при налогообложении не возвращенные в срок подотчетные суммы?

Поскольку при выдаче сотруднику денег под отчет организация не несет расходов, а при возврате подотчетных сумм не получает доходов, такие суммы при расчете налогов не учитываются.

Это касается как организаций, которые применяют общую систему налогообложения (п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273 НК РФ), так и тех, кто платит единый налог при упрощенке или ЕНВД (п. 2 ст. 346.17, п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Выданные под отчет суммы являются дебиторской задолженностью сотрудника до того момента, пока он не представит авансовый отчет, приложив к нему документы, подтверждающие произведенные расходы, и не внесет остаток неиспользованной суммы в кассу. Это следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Если сотрудник не вернул в срок неизрасходованные подотчетные суммы, то бухгалтер организации может удержать сумму задолженности из зарплаты сотрудника (ст. 137 ТК РФ).

Однако поскольку денежные средства, выданные под отчет сотруднику, не являются расходом, то и при несвоевременном погашении дебиторской задолженности дохода у организации не возникает. Это справедливо для всех организаций независимо от применяемой системы налогообложения. Такой вывод можно сделать из положений, статей 41, 346.29 Налогового кодекса РФ.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении удержания подотчетных сумм, не возвращенных в срок

В марте менеджеру ООО «Альфа» А.С. Кондратьеву было выдано 3000 руб. на покупку канцтоваров. Он приобрел канцтовары на сумму 2000 руб. и сдал их на склад. К авансовому отчету Кондратьев приложил все необходимые подтверждающие документы (товарный чек, кассовый чек и т. д.).

Остаток неизрасходованных подотчетных сумм – 1000 руб. (3000 руб. – 2000 руб.) – Кондратьев в срок не вернул. Эта сумма удерживается из его зарплаты за апрель по приказу руководителя организации и с письменного согласия Кондратьева, полученного в марте.

Поскольку сумма удержаний меньше этой величины, весь невозвращенный остаток подотчетной суммы взыскивается сразу.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете следующие записи.

Дебет 94 Кредит 71– 1000 руб. – отражена подотчетная сумма, не возвращенная в срок.

При расчете налога на прибыль за март бухгалтер «Альфы» не учел в составе расходов сумму непогашенной дебиторской задолженности по подотчету.

Дебет 44 Кредит 70– 15 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву за апрель;

При расчете налога на прибыль за апрель бухгалтер «Альфы» не учел в составе доходов несвоевременно возвращенную подотчетную сумму.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении удержания подотчетных сумм, не возвращенных в срок. Организация применяет упрощенку

ООО «Альфа» применяет упрощенку (объект «доходы за вычетом расходов»).

Менеджеру ООО «Альфа» А.С. Кондратьеву было выдано 3000 руб. на покупку канцтоваров. Он приобрел канцтовары на 2000 руб. и сдал их на склад. К авансовому отчету Кондратьев приложил все необходимые подтверждающие документы (накладную, кассовый чек и т. д.).

Поскольку сумма удержаний меньше этой величины (1000 руб. {amp}lt; 2610 руб.), весь невозвращенный остаток подотчетной суммы взыскивается сразу.

При расчете единого налога бухгалтер «Альфы» не учел в составе:

  • расходов – сумму, выданную под отчет сотруднику;
  • доходов – сумму несвоевременно погашенной дебиторской задолженности.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении удержания подотчетных сумм, не возвращенных в срок. Организация применяет ЕНВД

ООО «Альфа» – плательщик ЕНВД. Менеджеру организации А.С. Кондратьеву было выдано 3000 руб. на покупку канцтоваров. Он приобрел канцтовары на 2000 руб. и сдал их на склад. К авансовому отчету Кондратьев приложил все необходимые подтверждающие документы (накладную, кассовый чек и т. д.).

Максимальная сумма, которую можно удержать из месячной зарплаты сотрудника, составляет:(15 000 руб. – 15 000 руб. × 13%) × 20% = 2610 руб.

Сумма выплаченной зарплаты, удержания и задолженность сотрудника по подотчетным суммам на расчет ЕНВД не влияют.

Ситуация: как определить дату, когда организация может списать в связи с истечением срока исковой давности подотчетные суммы, которые числятся за уволившимся сотрудником?

Чтобы определить день, когда можно списать неистребованные подотчетные суммы, воспользуйтесь следующей методикой.

1. Установите дату, с которой начинается срок исковой давности.

Отсчет срока исковой давности нужно вести со дня, следующего за датой, когда сотрудник должен был вернуть долг (ст. 191 ГК РФ). Например, если сотрудник должен был вернуть подотчетную сумму 5 октября, срок исковой давности отсчитывайте с 6 октября. Ведь задолженность сотрудника по подотчетным суммам относится к обязательствам с определенным сроком исполнения.

Погасить задолженность сотрудник должен не позднее трех рабочих дней после того, как закончился срок, на который ему были выданы деньги (при направлении сотрудника в командировку – не позднее трех рабочих дней после дня его возвращения) (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, п.

2. Отсчитайте три года с даты начала срока исковой давности.

По обязательству в виде невозвращенных подотчетных сумм срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). Специального срока исковой давности для данного случая законодательство не устанавливает (п. 1 ст. 197 ГК РФ). Поэтому срок исковой давности закончится в тот день, когда он начинался, только тремя годами позже (абз. 1 п. 1 ст. 192 ГК РФ).

Какими документами оформить удержание

Если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса, то удержите эти деньги из его зарплаты. Для этого руководитель организации издает приказ о взыскании в произвольной форме. Оформляют приказ не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета. Взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний.

Отражение удержания в регистрах УСН

По не предопределенным удержаниям проводки в документе Начисление зарплаты не формируются. Поэтому в регистрах по УСН сумма затрат на оплату отразится без учета удержания, следовательно, расходы признаются не корректно.

Документ Выдача наличных оформляется на сумму без учета удержания, запись в регистры также создается без учета этой суммы:

  • регистр Книга учета доходов и расходов (раздел I);
  • регистр Расходы при УСН;
  • регистр Прочие расходы.

Для корректного отражения расхода по удержанной сумме необходимо внести:

  • Приход в регистре Прочие расчеты на сумму удержания 1 000 руб. — для отражения по вспомогательному регистру УСН фактическое удержание суммы из зарплаты для расходов УСН
  • Расход в регистре Расходы при УСН на сумму удержания 1 000 руб. — зачет удержания в счет выплаты зарплаты по регистрам УСН.

После выполнение всех условий необходимо зарегистрировать удержание отдельной строкой в КУДиР с помощью документа Запись книги доходов и расходов УСН.

По кнопке Еще — Выбор регистров добавьте регистры Расходы при УСН и Прочие расчеты.

Заполните вкладку Расходы при УСН.

Укажите:

  • Вид движения — Приход;
  • Статусы оплаты расходов УСН — Не оплачено;
  • Элемент расхода — работник, с которого удерживается сумма, выбирается из справочника Физические лица;
  • Расчетный документ— документ Начисление зарплаты, в котором отражено удержание;
  • Сумма — сумма удержания с минусом, в нашем примере — 1 000 руб.;
  • Валюта — руб.;
  • Отражение в НУ — Принимаются.

Заполните вкладку Прочие расчеты.

Укажите:

  • Вид движения — Расход;
  • Счет учета — 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
  • Контрагент — работник, с которого удерживается сумма, выбирается из справочника Физические лица;
  • Расчетный документ— документ Начисление зарплаты, в котором отражено удержание;
  • Сумма — сумма удержания с минусом, в нашем примере — 1 000 руб.;

Внесите запись в КУДиР с помощью документа Записи книги доходов и расходов УСН в разделе Операции — УСН — Записи книги доходов и расходов УСН — кнопка Создать.

ИА «Гарант»

Директор взял деньги в подотчет путем перечисления с расчетного счета организации на свою личную «зарплатную» карту. Часть денежных средств взял на выплату зарплаты себе.

Возможно ли использование личной «зарплатной» карты для перечисления денежных средств под отчет? Каков порядок оформления бухгалтерских документов при использовании подотчетным лицом перечисленных ему средств не в соответствии с их целевым назначением?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Организация вправе перечислять денежные средства под отчет на «зарплатные» (личные) карты своих сотрудников при наличии письменных заявлений от них с указанием реквизитов банковской карты, суммы и срока, на который выдаются деньги, подписи руководителя и даты. Такой способ предоставления денежных средств под отчет должен быть предусмотрен в локальном нормативном акте организации и в ее учетной политике.
При отсутствии документального подтверждения целевого использования перечисленных «подотчетных» средств и их невозврате организация вправе удержать соответствующую сумму из заработной платы, издав соответствующий распорядительный документ.
Обоснование вывода:
В соответствии с п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание N 3210-У) для выдачи наличных денег работнику под отчет (подотчетное лицо — в понимании Указания N 3210-У) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
При этом какие-либо нормы, регламентирующие порядок предоставления безналичных денежных средств работнику под отчет, отсутствуют; не урегулирован также и срок, в течение которого подотчетное лицо должно отчитаться по полученным им, не связанным с командировками, денежным средствам.
Согласно п. 2.3 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием» клиент — физическое лицо осуществляет с использованием банковской карты следующие операции:

  • получение наличных денежных средств в валюте РФ или иностранной валюте на территории РФ;

  • получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории РФ;

  • оплату товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) в валюте РФ на территории РФ, а также в иностранной валюте — за пределами территории РФ;

  • иные операции в валюте РФ, в отношении которых законодательством РФ не установлен запрет (ограничение) на их совершение;

  • иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства РФ.

Из приведенной нормы следует, что перечень операций, которые физические лица могут осуществлять с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт, является открытым и ограничивается только теми операциями, в отношении которых действуют запреты (ограничения) на их совершение, установленные законодательством РФ. На это обстоятельство указывает и ЦБР, отмечая, что вопрос, касающийся возможности выдачи денежных средств под отчет работникам посредством зачисления на их банковские счета, предназначенные для осуществления операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства (письма ЦБР от 23.07.2009 N 29-1-1-7/4625, от 24.12.2008 N 14-27/513).
В настоящее время каких-либо запретов на оплату или компенсацию общехозяйственных и иных документально подтвержденных расходов посредством перечисления организацией денежных средств на банковские карты сотрудников ТК РФ не содержит. Поэтому организации вправе перечислять денежные средства на банковские карты своих сотрудников, в том числе на их «зарплатные» карты, в целях осуществления этими сотрудниками с использованием таких карт расходов, связанных с задачами и нуждами организаций. Все положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами, как и сам способ предоставления подотчетных сумм (путем перечисления денежных средств на банковские («зарплатные») карты сотрудников), устанавливаются организацией самостоятельно в локальном нормативном акте и в учетной политике (п. 7 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организаций», ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», письмо Минфина России и Федерального казначейства от 10.09.2013 NN 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554, письма Минфина России от 31.03.2016 N 02-03-09/18115, от 28.01.2014 N 02-03-09/3057, от 05.10.2012 N 14-03-03/728). В платежном поручении следует указать, что перечисленные средства являются подотчетными, при этом организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов (письмо Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288).
Частью 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) предусмотрено: каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. Обязательные реквизиты первичного учетного документа перечислены в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, сам документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). В качестве такого первичного документа может быть использована как унифицированная форма, так и форма, самостоятельно разработанная на основе унифицированной.
Согласно Указаниям по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма N АО-1), утвержденным постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 (далее — Указания), данная форма применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.
Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.
На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9). Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Как разъяснено в ранее упомянутом письме Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288, при безналичном перечислении средств под отчет сотруднику к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой.
На практике встречаются ситуации, схожие с рассматриваемой — когда на основании заявления сотрудника (в том числе являющегося руководителем) производится зачет заработной платы в счет погашения задолженности по ранее полученным в подотчет денежным средствам (постановления Арбитражного суда Северо-Западного округа от 26.07.2016 N Ф07-2887/16 по делу N А56-17622/2012, Шестого арбитражного апелляционного суда от 21.03.2011 N 06АП-662/2011, апелляционной инстанции Арбитражного суда Томской области от 17.01.2007 N А67-6240/06). Оформлялись такие действия приказом, соглашением о прекращении обязательств.
На наш взгляд, при удержании сотрудником аванса по заработной плате из выданных на его банковскую карту подотчетных сумм не соблюден установленный законодательством способ выплаты сотрудникам заработной платы. Ведь выплата заработной платы является безусловной обязанностью работодателя, и ТК РФ не предусматривает возможности зачета выданных работнику денежных средств в счет задолженности перед ним работодателя по заработной плате (Апелляционное определение Московского городского суда от 28.02.2014 N 33-4562/14) (смотрите также рекомендуемый к ознакомлению материал). В Апелляционном определении СК по гражданским делам Суда Ханты-Мансийского автономного округа от 09.04.2013, например, сказано, что довод ответчика (организации) о том, что работник не представлял авансовые отчеты по полученным им на хозяйственные расходы суммам, не влечет отказ в удовлетворении иска о взыскании заработной платы, поскольку по требованию работника о взыскании заработной платы не допускается зачет выданных работнику подотчетных сумм.
Кроме того, типовая схема проводок не предусматривает операции по направлению подотчетных средств на выплату заработной платы сотруднику или проведение зачета расчетов по соответствующим счетам. Поэтому мы считаем, что в таком случае при отсутствии оправдательных документов неиспользованный аванс должен быть возвращен подотчетным лицом.
В случае нарушения работниками установленного порядка использования средств, полученных под отчет (невозвращения сумм и непредставления оправдательных документов об израсходованных суммах), организация вправе произвести удержания таких сумм. На основании абзаца третьего части второй ст. 137 ТК РФ работодатель может не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. При удержании из заработной платы своевременно не возвращенных подотчетных сумм необходимо соблюдать ограничение размера удержаний, предусмотренные ст. 138 ТК РФ (письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).
Иными словами, организация вправе удержать не подтвержденную оправдательными документами сумму из заработной платы при ее невозврате, издав соответствующий распорядительный документ (например приказ), определив в нем срок и сумму возможного удержания (с учетом ограничения).
В бухгалтерском учете при удержании из заработной платы не возвращенных сумм, выданных под отчет, делаются записи:
Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
— учтена сумма средств, выданная работнику под отчет и не возвращенная в срок;
Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 94
— удержаны подотчетные средства из заработной платы работника.
При невозможности удержания невозвращенных подотчетных сумм из заработка работника по каким-либо причинам организация может требовать возврата такого рода денежных средств в судебном порядке (ст. 248 ТК РФ).
Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:
— Энциклопедия решений. Учет перечисления подотчетных сумм на банковские карты сотрудников;
— Энциклопедия решений. НДФЛ с невозвращенных подотчетных сумм;
— Энциклопедия решений. Учет при перечислении заработной платы на банковские карты сотрудников.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Волкова Ольга
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

Удержана подотчетная сумма

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *