ТК РФ 62

Выдаем работнику документы, «связанные с работой»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 23 ноября 2018 г.

Содержание журнала № 23 за 2018 г.М.А. Кокурина,
старший юрист Перечень документов, которые работодатель обязан передавать работнику по его заявлению, открытый. Но действительно ли любой документ, связанный с работой сотрудника в компании, может оказаться у него в руках? Обязан ли работодатель отсылать такие бумаги по требованию работника по почте? Эти и некоторые другие ситуации обсуждали с нами читатели.

Сроки передачи документов лучше не растягивать

Сотрудник запросил у нас такой обширный перечень документов, связанных с работой, что, боюсь, в 3 дня с изготовлением копий и выписок я не уложусь. Есть ли какая-то возможность удлинить этот срок?

— Законодательно такой возможности не предусмотрено. ТК РФ дает не более 3 рабочих дней со дня получения заявления сотрудникаст. 62 ТК РФ. То есть, если он представил вам заявление в среду, документы вы вправе выдать не позднее понедельника. Опоздание может обернуться для работодателя:

•административным штрафом на организацию и/или ее руководителя за несвоевременное предоставление документов работникуПостановление ВС Республики Саха (Якутия) от 21.03.2017 № 4-а-82/2017. При этом ссылаться на малозначительность нарушения бесполезно, так как суды, штрафуя работодателя, указывают на то, что опасность деяния заключается в пренебрежительном отношении работодателя к своей установленной законом обязанности — своевременно предоставить сотруднику требующиеся ему документыПостановление ВС Республики Татарстан от 17.10.2017 № 4а-1545/2017;

•обязанностью возместить моральный вред сотруднику в связи с несвоевременной выдачей ему нужных бумагАпелляционное определение Ставропольского крайсуда от 11.05.2016 № 33-3359/2016.

Если вы понимаете, что не успеваете подготовить нужные бумаги в срок, попробуйте договориться с работником, исключите обвинения в пренебрежительном отношении к своим обязанностям:

•поставьте работника в известность о нехватке времени;

•передайте ему в срок часть запрошенных бумаг;

•сообщите сотруднику, когда вы готовы передать документы по его просьбе. Кстати, некоторые суды признают небольшую задержку в предоставлении документов некритичной, если она укладывается в разумный срок. К примеру, 3 дня прошли, но работодатель передал документы в первый рабочий день после истечения этого срокаАпелляционное определение Воронежского облсуда от 07.06.2016 № 33-3912/2016.

Можно направить сотруднику такое уведомление.

Общество с ограниченной ответственностью «Волшебный»

Отдел кадров
Менеджеру Иванцову П.О.

УВЕДОМЛЕНИЕ № 1

г. Пермь

13.09.2018

Уважаемый Павел Олегович, на Ваш запрос от 12.09.2018 о выдаче документов сообщаем следующее. В связи с обширным списком запрошенных Вами бумаг (48 документов) мы не успеваем подготовить их копии и выписки из оригиналов в 3 рабочих дня, предусмотренных для этого ст. 62 ТК РФ, то есть к 17.09.2018.

Будем готовы передать Вам все документы 19.09.2018.

Генеральный директор

Е.К. Панин

Уведомление получил, не возражаю получить документы 19.09.2018

13.09.2018

П.О. Иванцов

График отпусков выдаваться работнику не должен

Сотрудник запросил у меня графики отпусков за 2016 и 2017 гг. Но у меня их нет. Как правильно поступить?

— График отпусков — это локальный нормативный акт, который должен храниться в компании 1 год со дня окончания действия графикап. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Поэтому вполне оправданно, что у вас нет графика за 2016 г. А вот отсутствие графика за 2017 г. — это нарушение, за которое трудинспекция при проверке в 2018 г. вправе оштрафовать. Ведь он должен храниться у вас в течение всего 2018 г.

Вместе с тем передавать копию графика сотруднику вы не обязаны, поскольку в этом документе имеются персональные данные других работников. Поэтому по его запросу вы вправе выдать ему выписку из имеющегося графика отпусков.

В вашей ситуации рекомендуем выдать работникуп. 19 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558:

•или копии приказов о предоставлении ему отпусков за 2016 и 2017 гг., если в приказе упоминается об отпуске только этого сотрудника;

•или выписки из приказов о предоставлении отпусков за 2016 и 2017 гг., если в них содержатся распоряжения об отпусках еще и других сотрудниковст. 88 ТК РФ.

С ЛНА можно знакомиться неоднократно

Когда мы нанимали работника, его знакомили с локальными нормативными актами компании под роспись. Сейчас он работает уже несколько лет и опять просит тот же ЛНА для ознакомления. Можно ли ему отказать?

— Нельзя. Законом работникам не запрещено уточнять положения ЛНА компании в процессе работы. Значит, они могут это делать, а не только знакомиться с такими актами при поступлении на работу. Хотя судебная практика не дает однозначного ответа, обязан ли работодатель выдавать копию ЛНА по запросу сотрудника.

Так, некоторые суды считают, что обязан, если ЛНА связаны с трудовой деятельностью работника. Например, если сотрудник попросил копию правил установления заработной платы с целью проверки правомерности и обоснованности начисления ему зарплаты или свою должностную инструкциюАпелляционные определения Приморского крайсуда от 27.06.2017 № 33-6331/2017; Нижегородского облсуда от 29.11.2016 № 33-14383/2016; Постановление ВС Республики Татарстан от 17.10.2017 № 4а-1545/2017.

Другие суды, поддерживают отказ работодателей, передать работнику ЛНА, с которым он уже был ознакомлен, по его запросуАпелляционные определения ВС Республики Татарстан от 12.10.2017 № 33-16465/2017; ВС Республики Башкортостан от 02.11.2016 № 33-22118/2016; Кемеровского облсуда от 13.07.2017 № 33-7354/2017; Свердловского облсуда от 16.11.2016 № 33-20407/2016.

Причем некоторые суды обращают внимание на то, что выдавать копии ЛНА не нужно, так как они являются общедоступными для ознакомления в компанииАпелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 19.04.2016 № 33-3227/2016. Например, их можно прочитать в любое время на корпоративном сайте или в бухгалтерииАпелляционное определение Мосгорсуда от 18.07.2016 № 33-27630/2016.

Но у специалиста Роструда иное мнение на этот счет.

Выдача копии ЛНА по запросу работника

ДУДОЛАДОВ Игорь Иванович
Заместитель начальника отдела контроля рассмотрения территориальными органами обращений, Роструд

— В ст. 62 ТК РФ сказано, что по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у этого работодателя и др.).

Перечень документов и их копий, упомянутых в ст. 62 ТК РФ, не является исчерпывающим. В связи с этим копии таких документов, как ЛНА, регламентирующих права и обязанности работодателя и работников (например, положение об оплате труда и премировании, положение о пропускном режиме и др.), подлежат выдаче работнику в безусловном порядке. Ведь ЛНА в этом случае являются документами, связанными с работой такого сотрудника. Поэтому работодателю надлежит предоставить работнику их копии независимо от того, имеется ли в компании свободный доступ к ЛНА или нет.

Во избежание спора с работником мы бы советовали передавать ему по его письменному заявлению копию текста ЛНА.

Документы для работника ищутся по названиям

Работник написал заявление о выдаче документов о работе. Ни одного реквизита не указал! Как я их искать буду?

— Реквизиты нужных сотруднику документов он знать не обязанПостановление ВС Республики Саха (Якутия) от 21.03.2017 № 4-а-82/2017. А вот работодатель обязан выдать документы, если такое заявление от сотрудника поступилост. 62 ТК РФ.

Наверняка он указал в заявлении названия нужных ему бумаг, и вам этого должно быть достаточно. Ищите по названиям, а если что-то не понятно, уточните у работника. Предположим, работнику, который является материально ответственным лицом, нужны копии документов по инвентаризации. Если инвентаризаций было несколько, уточните у него, за какой период ему нужны документы.

Нотариальная доверенность для получения документов не нужна

Бывшая работница запросила у нас копии приказов, касающихся ее работы. Я подготовила. Но забирать их будет ее супруг. Должна ли я потребовать у него нотариально заверенную доверенность на получение таких бумаг?

— Не должны. Достаточно, чтобы супруг бывшей работницы:

•оставил вам ее заявление о предоставлении документов;

•предъявил свой паспорт и доверенность в простой письменной форме от супруги на получение документов.

Работник просит прислать документы почтой? Лучше сделать это

Наш бывший сотрудник прислал нам заявление с требованием выслать ему по почте на указанный в заявлении адрес документы, связанные с его работой. Обязаны ли мы это делать или достаточно подготовить бумаги, а он пусть сам приезжает и их забирает?

— В принципе не обязаны, поскольку в ТК РФ не закреплена обязанность работодателя направлять запрашиваемые работником документы по почтест. 62 ТК РФ.

Но некоторые работники жалуются в трудинспекцию, если им не высылают их бумаги по почте. А подобные жалобы чреваты внеплановой трудовой проверкой, по результатам которой работодателя в лучшем случае могут обязать выслать документы работнику почтой, а в худшем — оштрафовать директора за нарушение трудового законодательствач. 1 ст. 5.27 КоАП РФ; подп. «б» п. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства от 01.09.2012 № 875.

Возможно, результаты проверки удастся оспорить в судеАпелляционное определение ВС Удмуртской Республики от 14.02.2018 № 33а-776/2018. А возможно, и нетПостановление ВС Республики Саха (Якутия) от 21.03.2017 № 4-а-82/2017. Поэтому безопаснее выполнить просьбу работника о пересылке запрашиваемых им бумаг, особенно если в его заявлении указана причина, вызвавшая такую необходимость. Допустим, теперь бывший работник проживает в другом регионе и не может явиться за нужными бумагами лично.

Комментарий к статье 62 ТК РФ

Комментируемая статья устанавливает право работника потребовать от работодателя копии документов, связанных с работой. Перечисленные документы должны быть выданы работнику не позднее трех дней со дня подачи письменного заявления работника и должны быть заверены надлежащим образом (подпись руководителя или уполномоченного им лица, печать организации (предприятия, учреждения), проставлены номер и дата выдачи, т.е. все необходимые для документа реквизиты). Если работнику выдается копия документа, то на нем помимо указанных реквизитов делается отметка о том, что подлинник документа находится в данной организации (предприятии, учреждении).

Перечень документов не является исчерпывающим. Работник может, например, потребовать от работодателя характеристику для участия в конкурсе на выборную должность и работодатель обязан ее выдать, так как необходимым условием участия в конкурсе является представление документов, среди которых упоминается и характеристика с места работы.

Другой комментарий к статье 62 ТК РФ

1. Статьей 62 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя выдать работнику по письменному заявлению последнего трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), а также копии документов, связанных с работой.

Право работника, предусмотренное комментируемой статьей, распространяется на любые виды документов, которые могут содержать информацию о его трудовой деятельности у данного работодателя.

Ранее КЗоТ 1971 года устанавливал обязанность работодателя выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (ст.39) и справку о работе в соответствующей организации с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы (ст.40).

В комментируемой статье содержится перечень документов, связанных с работой, копии которых подлежат выдаче. Это, например, копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате.

Федеральным законом от 30 июня 2006 года N 90-ФЗ этот перечень был дополнен справкой о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование. Право на получение указанного документа обусловлено правом работника беспрепятственно получать от работодателя информацию о начислении страховых взносов и осуществлять контроль за их перечислением в бюджет Пенсионного фонда России, предусмотренным ст.15 ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в РФ».

О необходимости получения копий документов или справок, выписок работник сообщает работодателю в форме письменного заявления.

Требований к содержанию такого заявления трудовое законодательство не содержит. Вместе с тем в заявлении работнику следует указать конкретные виды документов, копии которых ему необходимо выдать, а также обосновать соответствующее требование ссылкой на ст.62 ТК РФ.

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

В п.1 Указа Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 года N 9779-10 «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» установлено, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.

Копии документов заверяются в соответствии с нормами ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Срок, в течение которого работодатель обязан выдать работнику по его требованию копии связанных с работой документов, не может превышать трех дней со дня подачи соответствующего заявления.

Помимо копий документов работодатель в течение трех рабочих дней обязан выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения).

Данное положение введено в комментируемую статью Федеральным законом от 21 июля 2014 года N 216-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием федеральных законов «О страховых пенсиях» и «О накопительной пенсии». В соответствии с этим же Федеральным законом комментируемая статья дополнена ч.4, которая возлагает на работника обязанность не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

2. В случае неисполнения обязанности, предусмотренной ст.62 ТК РФ, работодатель может быть привлечен к административной ответственности на основании ст.5.27 КоАП РФ.

В случае если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Задержка работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесение в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника на основании ст.234 ТК РФ могут быть расценены как лишение работника возможности трудиться и, как следствие, утраты возможного заработка.

Обязанность работодателя выдать по требованию работника копии тех или иных документов предусмотрена также другими статьями ТК РФ.

Так, например, в соответствии с ч.2 ст.68 ТК РФ по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу.

В целях исключения ответственности работодателя за неисполнение обязанности, предусмотренной ст.62 ТК РФ, по вине работника, например, в связи с его отсутствием или отказом от получения копий документов, работодателю следует направить работнику уведомление о необходимости явиться либо дать согласие на отправление их по почте.

Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику копий документов, связанных с работой.

Выдача документов согласно статье 62 Трудового кодекса

В некоторых случаях работники могут запрашивать документы, связанные с конкретной организацией либо должностью. С подобной просьбой чаще обращаются к работодателям. Подтверждение денежных выплат, оформление работы по совместительству, доказательство в пользу стажа – вот лишь некоторые ситуации, когда проблема становится актуальной. Статья 62 Трудового кодекса помогает разобраться с нюансами.

О чём говорится в статье 62 Трудового кодекса?

Статья 62 ТК РФ говорит о прямой обязанности руководителей выдавать документы после направления соответствующего заявления со стороны подчиненных. Важно, чтобы ответ вторая сторона получила не позднее, чем через три дня после того, как поступили соответствующие документы. Но не все директора компаний соблюдают подобные требования.

Какие документы можно запрашивать?

Статья 62 ТК РФ описывает все бумаги, которые в таком порядке можно получить со стороны руководства. Но этот перечень не надо считать исчерпывающим. Сама статья даёт ссылку на следующие позиции:

1. Справки относительно периода работы на том или ином месте; о фактически уплаченных страховых взносах за всё время; по поводу заработной платы.
2. Выписки со сведениями из трудовой книжки.
3. Копия приказа на увольнение.
4. Копии приказов по переводу на другую должность.
5. Копии приказов о приеме на работу.

Порядок запроса и выдачи документов

Первые шаги для самого подчиненного – составление заявления, процедура регистрации. Второй экземпляр гражданину желательно оставлять у себя, с пометкой о принятии. Если запрос будет только устным – со второй стороны снимают всякие обязанности.

Ходатайство о выдаче доказательств оформляют, если бумаги нужны для судебного разбирательства, а руководство отказывается передать всё мирным путём.

Подача жалобы трудовой инспекции – самое эффективное решение, если бумаги нужны другим организациям, а не только суду.

Для руководителя обязательно оформление, подпись приказа на выдачу копий, с описанием причин. После завершения регистрации заявитель получает на руки копию приказов, с заверением.

Заявление о выдаче документов, связанных с работой

Обычно такие заявления содержат следующие сведения:

• Обстоятельства, из-за которых оформление копии понадобилось.
• Реквизиты, по которым высылают ответ.
• Точная дата составления.
• Роспись заявителя.

Точная форма таких заявлений законодательством не регулируется. Многие предприятия доверяют кадровой службе разрабатывать собственные бланки, чтобы потом было проще взаимодействовать со второй стороной.

Дата получения бумаг вместе с росписью проставляется и сотрудником отдела кадров.

Выдача на руки оригинала трудовой книжки

Законы описывают всего две ситуации, когда подобное решение будет законным:

• Возврат в последний день тому, кто увольняется.
• Вместе с другими справками и расчетами трудовую книжку отдают в последний день работы.

После того, как вторая сторона составит письменное заявление о том, чтобы получить книжку на руки.

Пример – когда оригинал передают органу социального страхования. Обычно это нужно, если оформляют страховую пенсию по старости. Кадровики обязаны выдать ответ максимум через три дня после получения первоначального заявления. Те же три дня дают, чтобы вернуть трудовую книжку руководству. Время отсчитывают с момента, когда ПФР передаст бумагу гражданину.

Лучше всего оформить определенную расписку, подтверждающую выдачу и получение книжки.

Разрешают заводить специальные журналы, где отдельно фиксируют подобные ситуации. Работник ставит подпись при выдаче бумаги, представитель кадровой службы – в случае возвращения.

Копии документов

Разрешается также использовать несколько решений для таких ситуаций:

• С помощью ксерокса.
• Допустимый вариант – создание скана, а потом – распечатка.

Главное – чтобы размер распечатанной версии соответствовал оригиналу.

Копия трудовой книжки и любых других документов создаётся полная, либо частичная. Например – когда нужны определённые листы. Но копия титульной страницы нужна при любых обстоятельствах. Обязательно давать ссылку на место, где хранится подлинник. В этом случае указывают такую информацию:

• Дата.
• Номер дела.
• Наименование фирмы.

На всех листах, которые скопированы, ставят отметку о том, что информация верна. На последней странице отдельно руководитель сообщает о том, что работа гражданина в данной организации в настоящее время продолжается.

К важным условиям относят нумерацию, прошивку листов. На месте прошивки тоже должно присутствовать определенное количество сведений:

1. Общее количество страниц.
2. Подпись ответственного лица.
3. Печать.

Каждая страница содержит ФИО руководства вместе с полной расшифровкой. Отдельно стоит пост, занимаемый в компании директором. Печать должна частично охватывать текст, но последний остаётся читаемым, это важно.

Дубликаты трудовой книжки отличаются разным временем действия, в зависимости от места требования:

• Три месяца со дня выдачи в случае с визами.
• Один месяц для банков и органов соцзащиты, ПФР.
• Некоторые финансовые организации накладывают свои ограничения до 3-5 дней или до 14.

Если присутствует нотариальное оформление, любые ограничения по времени снимаются. Главное – чтобы после выдачи такой копии в оригинале не появились новые записи.

Лучше заранее проводить консультации в компании, которая требует копию. Её сотрудники подробно расскажут о способе оформления и времени, на протяжении которого информация продолжает действовать.

Выписки из документов

Иногда требуется не копия, а именно выписка:

• Из трудовой книжки.
• Из приказа.
• Из штатного расписания, и так далее.

Выпиской называют документы, воспроизводящие полный текст исходника по определенному вопросу. Для создания выписок из штатного расписания, например – копируют часть, посвященную определенному сотруднику.

Чтобы подтвердить деятельность в той или иной компании, чаще требуют выписки из трудовой книжки. Главное – заверить информацию в порядке, установленном на законодательном уровне. Для этого подпись ставит руководитель, либо уполномоченное должностное лицо. Обязательно используют печать при оформлении. В выписке могут фиксировать или отражать такие сведения:

1. О работе на протяжении конкретного периода времени.
2. Описание вознаграждений.
3. О том, что в настоящее время гражданин до сих пор занимает определенные должности.

Справки и другие документы

Есть несколько разновидностей справок и других бумаг, необходимость в которых возникает у граждан.

Вид справки	Когда требуется
Для службы занятости, с описанием среднего заработка на протяжении трёх месяцев	Это происходит, например, когда граждане обращаются к сотрудникам службы занятости для назначения пособий, после расторжения трудовых соглашений. Без подобных справок постановка на учет становится невозможной или проблематичной. Руководители выдают справки не позднее, чем спустя три дня после обращения подчиненных. Справки не имеют конкретных форм, утвержденных федеральным уровнем. Разрешают опираться на варианты, установленные государственной властью конкретных субъектов. Территориальные подразделения служб занятости отвечают за разработку. Если и такой формы нет – допустим свободный вариант, где пишут информацию относительно среднего заработка.
Сумма заработка за два календарных года	Сведения применяют, рассчитывая компенсацию за время освобождения от обязанностей с полной или частично сохраненной зарплатой, отпуска по беременности, родам, уходом за детьми, временную нетрудоспособность. Точная форма справок утверждена Приказом Минтруда от 2013 года, №213. Этот порядок говорит о том, что справки выдают в последние дни расчёта, одновременно с другими справками. Но для этого сотрудник составляет письменное заявление. Должно пройти не больше трёх рабочих дней, прежде чем подчиненный получит справку. Если вторая сторона по тем или иным причинам не может получить справку – ей направляют уведомление о том, что необходимо лично явиться для решения вопроса. Либо требуют дать согласие на отправку по почте. Если работник согласен – он сообщает руководителю.
Описание доходов физических лиц по форме 2-НДФЛ.	Статья 230 НК РФ говорит о том, что руководители выдают информацию второй стороне после направления письменного заявления. При увольнении можно получить справку и без заявления. Но такие обязанности не установлены какими-либо законодательными актами.
Копия сведения в ПФР, отправляемая для персонифицированного (индивидуального) учета	Подача самих сведений и передача справок происходят одновременно. Сроки – максимум до 15 числа во втором месяца, следующим за периодом отчетности. Обычно в роли последнего используют квартал. Что касается копий, то их отправляют работникам не позднее, чем спустя неделю после получения первоначальной версии сведений. Используются формы, установленные конкретным отделением ПФР.

Правомерные отказы в выдаче

Главное – чтобы запрашиваемые сведения действительно были связаны с работой конкретного гражданина. Если они относятся к внутренней деятельности компании – запрос далеко не всегда правомерен. Работодатель имеет право ограничиться лишь выпиской, если документы содержат конфиденциальную информацию.

Когда сведения не связаны с обязанностями сотрудника

В статье 62 ТК РФ приводится полный перечень бумаг, на которые подчиненные имеют право направлять запросы. Часто поступают заявления на выдачу бумаг, связанных с организационно-распорядительной деятельностью работодателей, с хозяйственным направлением. Тогда отказ выдавать их будет правомерен. Правило распространяется на такие бумаги:

• Штатные расписания, табели по учету рабочего времени.
• Реорганизации деятельности, структурных подразделений.
• Подтверждения доходов и расходов, результатов по финансовой деятельности за определенный период.

То же касается других бумаг, если они привязаны к тем или иным организационным вопросам, решениям. Или когда они фиксируют конкретные факты по хозяйственной деятельности субъекта.

Злоупотребление правом по получению документов

Закон не запрещает второй стороне интересоваться у подчинённого тем, с какой целью он получает те или иные бумаги. И как они будут использоваться в дальнейшем. Это особенно актуально для ситуаций, когда оформляют запрос на большое количество сведений. Каждый конкретный запрос надо изучать, учитывая сложившиеся обстоятельства. Учитывают и недопустимость злоупотребления своими правами.

Например – когда гражданин делает общий запрос по всем бумагам, связанным с работой. Это может парализовать деятельность целого отдела. А практическая польза некоторых позиций из предъявленного списка ничем не подтверждена. Поэтому допустимо, если руководитель потребует определенных уточнений.

Конфиденциальные сведения или те, что не относятся к гражданину

Законодательство о защите конфиденциальной информации тоже должно соблюдаться, в том числе – когда граждане получают определённые сведения. Например – если есть связь с коммерческой тайной. Руководитель при таких обстоятельствах имеет право потребовать расписку от подчинённого о том, что ему известны особенности.

Отдельно определяют точный перечень сведений, входящих в коммерческую тайну. Для этого на материальные носители наносят специальные грифы. Особое внимание уделяют случаям, если запрос касается бумаг, содержащих коммерческую тайну не работодателя, а третьего лица.

Служебные характеристики

Выдача служебных характеристик на практике часто вызывает спорные ситуации. Запрос на такие сведения отправляют в двух случаях:

1. В момент прекращения трудовых отношений.
2. После расторжения основного соглашения.

Эти запросы правомерны и законны. Служебная характеристика – это документ, подтверждающий факт нахождения на должности у конкретного работодателя. Но это более развёрнутый вариант справки о работе. Предоставление таких справок – один из способов реализовать право граждан на труд и его защиту.

Описание дисциплинарных проступков

При допущении дисциплинарных проступков руководство не только собирает специальную комиссию, но и организует полноценное расследование. Процесс сопровождается оформлением различных актов, протоколов. Это документы, содержащие сведения по фактическим обстоятельствам проступка. Отдельно дают юридическую оценку. Проводят анализ по предшествующему сотрудничеству с гражданином.

Отдельный вопрос – правомерность запросов, направленных на результаты таких расследований, описания самих проступков.

Законодательство при дисциплинарных проступках не обязывает проводить расследования как таковые. Приказ о применении взысканий – единственная бумага, с которой при таких обстоятельствах обязаны ознакомить подчиненных.

Общее правило гласит, что другие документы, где оформляют ход и результаты расследования, могут не передаваться второй стороне. Они считаются не связанными напрямую с обязанностями гражданина.

Поэтому и отказ руководителя будет правомерным решением при таких обстоятельствах. Исключения – ситуации, когда работник заинтересован в оспаривании решения, с применением судебных разбирательств. В этом случае требования могут оформить и сотрудники судебной инстанции. Гражданин имеет право знакомиться с информацией, как участник процесса.

Выводы

При поступлении таких запросов от подчинённых руководство должно изучать документы на предмет их связи с непосредственной работой. Отдельно определяют наличие конфиденциальных сведений вместе с коммерческими тайнами.

Важно следить за соблюдением требования относительно 3-дневного срока выдачи копий и справок, если никаких противоречий не обнаружено. Аналогичные правила распространяются на передачу гражданам отказов. Руководство могут привлечь к административной ответственности, если отказ не будет правомерным.

Это видео о выдаче работнику документов, связанных с работой:

Форма для приема вопроса, напишите свой

о письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Части вторая и третья утратили силу.

Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

Комментарий к Ст. 62 ТК РФ

Настоящая статья предусматривает обязанность работодателя выдавать работнику на основании его письменного заявления копии документов, связанных с работой, без взимания какой-либо платы, надлежащим образом оформленные (см. Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» // ВВС СССР. 1983. N 32. Ст. 492).

Второй комментарий к Статье 62 Трудового кодекса

1. Нередки случаи, когда работнику необходимы копии документов, связанных с работой. Например, решается вопрос о приеме на работу в качестве штатного совместителя. При рассмотрении трудового спора в суде работнику необходимы копии приказов о приеме на работу, увольнении с работы, переводах на другую работу; выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате и др.

Следует знать, что работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня обращения выдать ему необходимые копии документов, связанных с работой. Все копии документов должны быть заверены работодателем надлежащим образом и передаваться работнику безвозмездно.

2. Федеральным законом от 30 июня 2006 г. законодатель предусмотрел выдачу копий о начислениях и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование.

Ст. 62 ТК РФ: вопросы и ответы

Ст. 62 ТК РФ: официальный текст

Скачать ст. 62 ТК РФ

Ст. 62 ТК РФ: вопросы и ответы

Ст. 62 ТК РФ обязывает работодателя выдавать работнику документы, связанные с работой, либо заверенные копии этих документов. Простая, на первый взгляд, формулировка статьи на практике влечет за собой множество вопросов и споров, вплоть до судебных. О нюансах практики применения ТК по ст. 62 читайте в этом материале.

Изложение статьи 62 ТК РФ с комментариями 2017 года

Какие документы может запрашивать сотрудник у работодателя?

Когда можно запрашивать документы?

По какому порядку происходит запрос и выдача документов по Трудовому кодексу?

Должен ли работник обосновывать запрос документов?

Существуют ли ограничения на количество обращений за документами?

Нужно ли платить за оформление и выдачу документов?

Относится ли к документам, которые обязан выдать работодатель, характеристика?

В каком случае может быть выдан на руки оригинал трудовой книжки?

Сколько может быть на руках выданная трудовая книжка?

Изложение статьи 62 ТК РФ с комментариями 2017 года

Ст. 62 ТК РФ обязывает работодателя предоставить работнику документы (либо их копии), связанные с его работой у этого работодателя, а также определяет случай, когда может быть выдан на руки оригинал трудовой книжки.

Порядок возврата оригинала книжки работником тоже определен в ст. 62 ТК.

В соответствии с комментариями 2017 ст. 62 ТК РФ расширяет права работников по запросу документов по сравнению с КЗоТ и вместе с тем ставит дополнительные вопросы перед обеими сторонами процесса: когда и какие документы могут быть запрошены и выданы?

Кроме того, в отличие от действовавшего ранее трудового законодательства, ст. 62 ТК ставит работодателю жесткие сроки, в течение которых документы должны быть выданы работнику: не позднее 3 рабочих дней со дня получения запроса.

Статья формулирует основание, по которому может быть выдана на руки трудовая книжка (во всех прочих ситуациях она должна находиться у работодателя). Это возможно, только если работнику необходимо предоставить документ в орган социального страхования. Для всех прочих нужд работодатель выдает заверенную им же копию трудовой книжки.

О копиях читайте: «Копия заверенной работодателем трудовой книжки — образец».

Какие документы может запрашивать сотрудник у работодателя?

Список документов, указанных в ст. 62 ТК, является примерным и открытым. Судебная практика (обзоры решений мировых судей по трудовым спорам) приводит к следующим выводам в отношении характеристик документов, которые можно затребовать по ст. 62:

1. Список не ограничен. Определение «и другое» указывает на возможность запрашивать практически любые документы, отвечающие смыслу статьи.
2. Документы должны быть связаны с работой данного сотрудника у этого работодателя. Степень взаимосвязи трактуется достаточно широко. Так, например, судебными решениями удовлетворялись требования предоставить:

• копию личной карточки работника;
• регистры бухгалтерского и налогового учета, подтверждающие удержание и уплату в бюджет НДФЛ;
• копию Правил внутреннего трудового распорядка организации;
• копию Положения о премировании сотрудников организации и приказов о премировании за период работы.

Таким образом, если документ имеет хоть какое-то отношение к труду работника и его оплате, его следует предоставить.

1. При выдаче документов, касающихся нескольких работников, необходимо учитывать требования законодательства о персональных данных. Например, если работник запрашивает приказ о премировании, не следует выдавать ему полностью весь документ, т. к. помимо сведений, касающихся работника, там будут присутствовать данные других лиц. В таких случаях следует оформлять выписку из соответствующего документа, содержащую сведения только по самому обратившемуся.

О разглашении персональных данных см.: «Ответственность за разглашение персональных данных по 137 УК РФ».

Когда можно запрашивать документы?

Это второй вопрос, влекущий за собой споры, которые решались в судебном порядке. В отношении сроков обращения работника за документами выводы из судебной практики следующие:

1. Чтобы запросить документы по ст. 62 ТК, работнику необязательно состоять в действующих трудовых отношениях с работодателем, у которого он их запрашивает. Факта, что в какой-то период, пусть и в прошлом, человек являлся работником этого работодателя, достаточно для обращения с запросом.

ВАЖНО! Документы, связанные с работой у работодателя, в любое время могут быть запрошены и должны быть предоставлены (с учетом условий следующего пункта).

1. Должна существовать возможность выдать запрашиваемые документы. То есть при запросе нужно учитывать установленные сроки, в течение которых эти документы должны храниться у работодателя. Например, если бывший работник через 7 лет после увольнения просит документы по взносам в ПФР с 6-летним сроком хранения, может случиться так, что его запрос просто не смогут выполнить. Вместе с тем, если возможность выдать копии документов все-таки есть, их необходимо выдать.

О хранении документов подробнее: «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

По какому порядку происходит запрос и выдача документов по Трудовому кодексу?

Запрос подается работником в письменной форме удобным ему способом:

• лично в канцелярию или аналогичный отдел работодателя (в этом случае желательно получить отметку о принятии на втором экземпляре);
• через доверенное лицо (тогда полномочия лица передать запрос должны быть в соответствующем порядке подтверждены);
• по почте (например, заказным письмом с описью вложения).

Работодатель в течение 3 рабочих дней должен подготовить документы либо копии документов (в зависимости от того, что запрашивается) и:

• либо передать их работнику или его доверенному лицу, под расписку в соответствующем регистре;
• либо направить по почте заказным письмом с описью вложения и с уведомлением о вручении (чтобы иметь доказательства того, что запрос выполнен).

ВАЖНО! Запрос на предоставление документов должен быть составлен обязательно от имени самого работника. Третье лицо, например, муж за жену, составлять запрос не может (даже если они работают у одного работодателя).

В случае невозможности выполнить запрос полностью либо частично (например, при истечении сроков хранения запрашиваемых документов) для работника следует подготовить письменный ответ с обоснованием причин, почему его запрос не может быть выполнен. Обоснование предоставляется, так же как и документы, по запросу или вместе с ними (если запрос выполняется частично).

Должен ли работник обосновывать запрос документов?

Не должен. ТК не содержит такого требования. Разъяснениями чиновников Роструда это также подтверждается: причину, по которой работнику понадобились те или иные документы, разъяснять работодателю не нужно.

Существуют ли ограничения на количество обращений за документами?

Нет. Работник может запрашивать документы столько раз, сколько потребуется. Объективные ограничения могут быть связаны только со сроками хранения в организации документов того или иного вида.

Нужно ли платить за оформление и выдачу документов?

Нет. По требованиям ст. 62 ТК, все документы, запрашиваемые работником у работодателя, должны предоставляться безвозмездно.

Относится ли к документам, которые обязан выдать работодатель, характеристика?

Строго говоря, не относится. По положениям ТК, работнику должны быть выданы те документы, которые могут ему понадобиться для реализации его прав (на труд, на обязательное страхование, на выплату компенсаций). Вместе с тем ст. 65 ТК дает исчерпывающий перечень документов, которые нужны при устройстве на работу, и в «основном пакете» характеристики с прежнего места работы нет.

Судьи при решении споров о выдаче бывшим работодателем характеристики указывают на единственную возможность заставить работодателя ее выдать: если характеристика нужна для конкурсной государственной должности. Одновременно с этим суды замечают, что никто не может обязать бывшего работодателя давать только положительную характеристику.

То есть, если бывшему работнику для нового трудоустройства понадобилась характеристика с прежнего места работы, договариваться с работодателем о ней нужно отдельно.

В каком случае может быть выдан на руки оригинал трудовой книжки?

Только если документ необходимо предоставить в органы социального страхования (обеспечения). Например, в Пенсионный фонд для назначения пенсии.

Трудовая книжка выдается по письменному заявлению работника, в течение 3 рабочих дней (как и прочие документы по ст. 62 ТК РФ). Работник должен своей рукой сделать запись на своем заявлении «Трудовую книжку получил», указать дату, расписаться и расшифровать подпись.

Данный регламент позволит обосновать отсутствие оригинала книжки в случае проверки (например, трудовой инспекцией).

О том, какие документы потребуются при оформлении пенсии, читайте в материале «Какие документы нужны для оформления пенсии в 2016 году?».

Сколько может быть на руках выданная трудовая книжка?

Четко этот срок не регламентирован.

Подразумевается, что работник, получивший книжку на руки, в разумные сроки представит ее в тот орган соцстрахования, для которого ее взял.

После того как книжка будет ему возвращена соответствующей инстанцией, работник обязан вернуть ее работодателю также в течение 3 рабочих дней.

Заявление на выдачу копии трудовой книжки

Трудовое законодательство предусматривает обязанность работодателя выдавать работнику документы, связанные с работой, и их копии (ст. 62 ТК РФ). Эти документы выдаются работодателем на основании заявления работника. А как написать заявление на выдачу трудовой книжки (копии)?

Трудовая книжка: выдаем оригинал, копию или выписку

Если работник не увольняется, то оригинал трудовой книжки работодатель обязан выдать ему, только если трудовая книжка понадобилась такому работнику для представления в органы социального страхования (обеспечения). В иных случаях работодатель может подготовить для работника или копию трудовой книжки, или выписку из нее. Копия трудовой книжки обычно требуется банком, если гражданин хочет взять кредит.

Оригинал, копия трудовой книжки или выписка из нее представляются работнику на основании его заявления. Выдать такие документы работодатель обязан не позднее 3 рабочих дней со дня подачи работником соответствующего заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225). За нарушение срока выдачи трудовой книжки, ее копии или выписки из нее (в случае, если работник пожалуется в трудинспекцию) работодатель и его должностные лица могут быть привлечены к следующей ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• предупреждение или штраф на должностных лиц, а также работодателя-ИП в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
• штраф на работодателя-организацию от 30 000 до 50 000 рублей.

Копия трудовой книжки или выписка из нее представляется работодателем работнику бесплатно.

Составляем заявление на выдачу копии трудовой книжки

Заявление для выдачи трудовой книжки на руки, копии трудовой книжки или выписки из нее составляется в произвольном виде. Если запрашивается оригинал трудовой книжки, необходимо указать причину и место последующего представления трудовой книжки. Важно помнить, что при получении на руки оригинала трудовой книжки работник обязан будет не позднее 3 рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю (ч. 4 ст. 62 ТК РФ).

Также важно помнить, что работодатель несет ответственность за учет и хранение трудовых книжек (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 45 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 ). Поэтому при выдаче оригинала трудовой книжки работодателю нужно документально подтвердить такой факт. Например, сделать отметку в книге учета движения трудовых книжек или получить от работника расписку о получении оригинала трудовой книжки. Тем самым работодатель сможет избежать ответственности в случае, если, например, работник свою трудовую книжку потеряет.

Приведем заполненный образец заявления на выдачу трудовой книжки (копии).

ОБРАЗЕЦ ЗАЯВЛЕНИЯ/ЗАПРОСА ПО СТ.62 ТК РФ О ВЫДАЧЕ ДОКУМЕНТОВ, СВЯЗАННЫХ С РАБОТОЙ

Генеральному директору

ООО НБА Северо-Запад

Пастухову П.К.

От Хреновой Ольги Евгеньевны

Адрес: Московская область, г. Дрезна

ул. Мира д.30 кв.30

тел 8 926 100 00 00

ЗАЯВЛЕНИЕ/ЗАПРОС

о выдаче документов, связанных с работой

В соответствии со ст.62 ТК РФ прошу выдать мне заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой, а именно:

1. Копию приказа о приеме на работу в соответствии со ст.68 ТК РФ;
2. Копию приказа об увольнении с работы;
3. Справку о заработной плате за весь период работы;
4. Справку о периоде работы;
5. Копию выписки из штатного расписания в отношении заявителя;
6. Справку о начислениях заработной платы за весь период работы с расшифровкой помесячно в отношении Заявителя;
7. Копию должностной инструкции в соответствии с ч.3 ст.68 ТК РФ и Письма Роструда от 09.08.2007г. № 3042-6-0;
8. Копию приказов о направлении в командировку за весь период работы по форме Т-9;
9. Копию выписки из графика отпусков за весь период работы;
10. Копию Приказа о предоставлении отпуска работнику по форме Т-6 за весь период работы;
11. Справку о начисленных, и фактически уплаченных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование за весь период работы;
12. Копию трудового договора со всеми приложениями;
13. Копию договора об аренде автотранспортного средства;
14. Копию Правила внутреннего трудового распорядка в соответствии со ст.ст.56, 68 ТК РФ и ч.3 ст.68 ТК РФ;
15. Копию положения о структурном подразделении заявителя в соответствии ч.3 ст.68 ТК РФ;
16. Копию Положения об оплате труда и (или) премировании в соответствии ч.3 ст.68 ТК РФ;
17. Копию Положения о работе с персональными данными в соответствии п.8 ч.1 ст.86, абз.5 ч.1 ст.88 ТК РФ;
18. Копию Положения о коммерческой тайне и режиме ее обеспечения в соответствии ч.3 ст.68 ТК РФ;
19. Копию Документов, явившиеся основанием для издания приказа о расторжении трудового договора;
20. Копия Договора о полной или частичной индивидуальной или коллективной материальной ответственности;
21. Копию Карты аттестации рабочего места по условиям труда в соответствии со ст.209 ТК РФ, приказомМинистерства здравоохранения и социального развития РФ от 26.04.2011г. №342н;
22. Копию Положения о командировках в соответствии ч.2 ст.168 ТК РФ;
23. Копию Командировочного удостоверение работника по форме Т-10 за весь период работы;
24. Копию Личной карточка работника по форме Т-2;
25. Копию Приказа о поощрении работника по форме Т-11 за весь период работы.

Статья 62 ТК РФ вменяет в обязанность работодателю выдать не позднее трех рабочих дней со дня подачи, копии запрашиваемых документов. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом.

Законодательством предусмотрена в частности административная ответственность за нарушение законодательства о труде и об охране труда, ст.5.27 КоАП РФ наложение штрафа на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

В случае оставления моего заявления без надлежащего рассмотрения в установленный законом срок, оставляю за собой право обратиться в компетентные органы за защитой моих нарушенных прав, а так же в суд за компенсацией причиненного мне морального вреда в порядке ст.237 ТК РФ.

На основании выше изложенного и руководствуясь ст.62 ТК РФ

ПРОШУ:

1. Выдать мне запрашиваемые копии документов на руки;
2. Заверить выдаваемые копии надлежащим образом;
3. В случае отсутствия или отказа в выдаче отдельных документов дать мотивированный письменный ответ;
4. Рассмотреть мое заявление в трехдневный срок.

«___» ___________________ 201___года.

___________________ / _______________ /

Подпись

Примечание:

Ст.62 «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001г. №197-ФЗ — Выдача копий документов, связанных с работой

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Части вторая — третья утратили силу. — Федеральный закон от 30.06.2006г. №90-ФЗ.

***

Данная статья закрепляет право работника на получение документов, связанных с работой. Зачастую работники, работая в организации (на предприятии), не имеют на руках каких-либо документов в т.ч. и трудового договора, а для осуществления защиты своих прав, в случае возникновения возможных конфликтов, в том числе судебной защиты, работнику необходимо располагать соответствующими документами. Тем самым, работник может потребовать выдачи ему документов как после заключения трудового договора во время его действия, так и при увольнении.

Согласно п.2.1.29, п.2.1.30 «ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации.Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998г. №28) под копией документа понимается документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Соответственно заверенной копией документа понимается — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Согласно Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983г. №9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» — государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций. В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков. Предприятия, учреждения и организации высылают также копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации. Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти предприятия, учреждения, организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

Аналогичные нормы изложены и в п.3.25, п.3.26 «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» утв. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003г. №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» где отражено следующее, что оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы юридического лица заверяются печатью организации. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию). Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

В связи с тем, что обязанность по выдаче документов, связанных с трудовой деятельностью работника, возникает у работодателя, в силу положений ст.ст.62, 84-1 ТК РФ, при наличии письменного заявления работника о выдаче этих документов, то бездействие работодателя по выдаче документов, нарушает трудовые права работника и соответственно нарушение работодателем сроков выдачи документов работнику может привести к взысканию с него в пользу работника сумм, компенсирующих причиненный работнику моральный вред (ст.237 ТК РФ).

Заявление работника о выдаче копий документов, связанных с работой

Главная / Образцы / Заявление / На странице представлен образец бланка документа «Заявление работника о выдаче копий документов, связанных с работой» с возможностью скачать его в формате DOC и PDF. Тип документа: Заявление
Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.
Размер файла документа: 2,4 кб

Бланк документа

Посмотреть
все страницы
в галерее

Скачать образец документа

Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно. Руководителю __________________________________ (наименование работодателя) __________________________________ (Ф.И.О. руководителя) от _______________________________ __________________________________ (должность, Ф.И.О. работника)
ЗАЯВЛЕНИЕ о выдаче копий документов, связанных с работой
В соответствии со ст. 62 Трудового кодекса РФ прошу выдать мне заверенные надлежащим образом копии следующих документов, связанных с работой: — приказа о приеме на работу; — справки о периоде работы; — приказов о переводах на другую работу; — приказа об увольнении с работы; а также: — выписки из трудовой книжки; — справки о заработной плате; — справки о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование; — справки о периоде работы у данного работодателя; — ___________________________. (другое)
___________________/________________________________ (подпись) (Ф.И.О.)
«___»__________ ____ г.
Сохраните этот документ сейчас. Пригодится. Вы нашли то что искали? * Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам! Смежные документы

• Заявление: образцы (Полный перечень документов)
• Поиск по фразе «Заявление» по всему сайту
• «Заявление работника о выдаче копий документов, связанных с работой».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

• Заявление работника о возмещении работодателем ущерба, причиненного имуществу работника
• Заявление работников (работодателей) о предоставлении консультации по вопросам соблюдения трудового законодательства
• Заявление работника в аттестационную комиссию сферы молодежной политики в г. Протвино Московской области
• Заявление работника о предоставлении учебного отпуска с сохранением среднего заработка (пример)
• Заявление работника в комиссию по трудовым спорам по поводу взыскания заработной платы
• Заявление работника о перечислении заработной платы на счет в банке (банковскую карту) на условиях, определенных коллективным (или трудовым) договором
• Заявление работника на оказание ему материальной помощи
• Заявление работника о согласии на перевод на другую работу (по инициативе работодателя) (пример)
• Заявление работника о согласии на перевод на работу в другую местность в связи с перемещением организации
• Заявление работника о согласии на перевод на другую работу в порядке статьи 180 ТК РФ (при ликвидации организации, сокращении численности или штата работников организации)

Образец заявления ст 62 тк рф

Юридические услуги :: ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ об обязании работодателя выдать трудовую книжку, иные документы, связанные с работой, а также произвести окончательный расчет в связи с увольнением по собственному желанию

В _____________________________ суд

г. ________________________________

Истец: ____________________________

Адрес: ____________________________

Ответчик: _________________________

Адрес: ____________________________

об обязании работодателя выдать трудовую книжку, иные документы,

связанные с работой, а также произвести окончательный расчет

в связи с увольнением по собственному желанию

(в соответствии со статьями 62, 136, 140 ТК РФ) с просьбой произвести со мной окончательный расчет, выдать мне трудовую книжку, приказ о моем увольнении, копию трудового договора, справку о заработной плате для постановки на учет в Государственной службе занятости населения (для дальнейшего трудоустройства), ______ (указать иные необходимые документы).

По настоящее время процесс моего увольнения не закончен, расчет со мной не произведен, трудовая книжка мне не отдана, предложений прийти за расчетом и трудовой книжкой (в соответствии со ст. 62 ТК РФ) мне не поступало, таким образом, Ответчик препятствует мне:

– распорядиться моим правом свободы труда, включая право на труд, который каждый свободно выбирает или на который свободно соглашается, право распоряжаться своими способностями к труду, выбирать профессию и род деятельности (в соответствии со ст. 2 ТК РФ);

– обеспечить право каждого работника на своевременную и в полном размере выплату справедливой заработной платы (в соответствии со ст. 2 ТК РФ).

На основании выше изложенного и в соответствии со статьями 62, 136, 140, 234, 236, 237 ТК РФ

2. Копия заявления на увольнение по собственному желанию от “___”_________ ___ г.

3. Копия заявления от “___”___________ ____ г.

4. Квитанция об оплате государственной пошлины.

5. Доверенность представителя (если исковое заявление подписано представителем).

(представитель истца) _______________________

“___”______________ ____ г.

По вопросам составления исковых заявлений, договоров, дополнительных соглашений, других документов рекомендуем, обратится к нашим юристам по тел. 8 (919) 722-05-32

Исковое заявление о признании недействительным отказа в государственной регистрации права собственности на самовольно построенный объект недвижимости

ЗАЯВЛЕНИЕ об установлении факта принятия наследства

Запрос о предоставлении информации о выданных заключениях государственной экспертизы

Исковое заявление о признании недействительным отказа в государственной регистрации договора купли-продажи объекта недвижимости, перехода права собственности на объект недвижимости (жилой дом, квартиру, жилое помещение) и выдаче свидетельства о праве собственности

ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ о взыскании заработной платы в связи с задержкой выдачи трудовой книжки

ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ о защите чести и достоинства и возмещении морального вреда

ПРЕДМЕТ ИСКОВОГО ЗАЯВЛЕНИЯ (ИСКА)

ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ о защите деловой репутации

ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ об обжаловании дисциплинарного взыскания

Расчет исковых требований о взыскании задолженности по оплате сверхурочных работ и о взыскании компенсации причиненного морального вреда

Заявление должника о рассрочке исполнения судебного постановления

Исковое заявление об обязании передать в собственность бесплатно (в порядке приватизации) ведомственную квартиру

Исковое заявление о расторжении срочного трудового договора по инициативе работника

ЗАЯВЛЕНИЕ о признании безвестно отсутствующим

ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ о взыскании алиментов на содержание внука (внучки)

Исковое заявление о признании недействительным отказа в государственной регистрации права собственности на объект недвижимости (жилой дом и т.д.) на земельном участке, предназначенном для индивидуального жилищного строительства (на приусадебном земельном участке)

ДОПОЛНЕНИЕ К ОТЗЫВУ НА ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ

СОСТАВИТЬ ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ

ОСНОВАНИЕ ИСКОВОГО ЗАЯВЛЕНИЯ (ИСКА)

Исковое заявление о восстановлении на работе и возмещении материального ущерба, причиненного в результате незаконного лишения возможности трудиться

Выдача копий документов, связанных с работой

Какие документы может запросить работник

Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя в течение трех рабочих дней выдавать работнику документы, связанные с работой, если работник письменно об этом попросил. Казалось бы, все просто. Но на практике работодатели сталкиваются с множеством вопросов, ответы на которые закон не дает.

Опираясь на судебные решения, постараемся ответить на эти вопросы.

Как запрашивать документы

Только письменный запрос (заявление работника) является основанием для выдачи документов, связанных с работой. И это заявление играет огромную роль.

Во-первых, от даты получения заявления начнется отсчет трех рабочих дней, в течение которых нужно выдать документ. Во-вторых, только из заявления мы узнаем, какие именно документы просит работник.

В-третьих, опираясь на заявление, можно дать мотивированный отказ в выдаче документов, которые не относятся непосредственно к работе.

Если письменного запроса не было, а была только устная просьба работника, работодатель может ее проигнорировать. Суды не считают это нарушением.

Работник пишет заявление в свободной форме на имя руководителя организации (пример 1). Обязательно указывает, какие именно документы он просит выдать. Если сам прийти за документами в нужный срок работник не сможет, в заявлении он может указать, по какому адресу их можно отправить по почте.

Заявление желательно зарегистрировать. Это позволяет зафиксировать именно дату получения, ведь на деле дата написания заявления не всегда совпадает с датой получения этого заявления работодателем.

Запросить документы, связанные с работой, может не только действующий или увольняющийся работник, но и бывший. При этом не играет никакой роли, как давно он был уволен.

Какие документы не вправе требовать работник

Статья 62 ТК РФ дает работнику право требовать не любые документы организации, а только те, которые связаны конкретно с ним, с его трудовой деятельностью.

В качестве примера в данной статье перечислим некоторые виды справок и приказов по личному составу. Но этот список открытый, законодатели оставили возможность запрашивать и другие документы.

И эта неопределенность часто приводит к конфликтам.

Например, некоторые работники запрашивают копии штатных расписаний, локальных нормативных актов, инструкций, протоколов. Нужно ли их выдавать? По какому критерию определять, связан ли данный документ с работой конкретного работника? Ответа в законе нет, поэтому работодателям приходится решать это самостоятельно, на свой страх и риск.

Локальные нормативные акты

По мнению судей, локальные нормативные акты не относятся к документам, связанным с работой конкретного работника. Суды подтверждают, что работодатель не обязан выдавать копии локальных актов, с которыми работник должным образом был ознакомлен в период работы.

Штатное расписание, должностные инструкции

Суды считают, что по смыслу ст. 62 ТК РФ работодатель обязан предоставлять только те документы, которые содержат персональные данные работника, сделавшего запрос.

Соответственно, если документ такие данные не содержит и не описывает конкретную трудовую функцию работника, то и выдавать его по запросу работника не обязательно.

Приказы для подразделения, нормативные акты министерств

Письменные распоряжения организации, касающиеся структурных подразделений в целом, работодатель также не обязан выдавать по запросу работника. К такому выводу пришли сразу несколько судов.

Также работодатель не обязан знакомить работников с нормативными документами министерств и ведомств и предоставлять их копии. Даже если на основании нормативного акта работодатель разрабатывает систему оплаты труда работников, в копии документа можно правомерно отказать, ведь его составляла не компания.

Формы первичных учетных бухгалтерских документов также не являются документами, связанными с работой.

Документы с конфиденциальной информацией

Если у работника нет доступа к конфиденциальной информации, то в выдаче копий документов, содержащих эти сведения, можно отказать.

Ставропольский краевой суд попробовал обобщить законные причины не выдавать работникам копии документов.

Так, основанием для отказа выдать копию может служить наличие в документе информации, которая относится к государственной, коммерческой или служебной тайне, или наличие сведений конфиденциального характера о третьих лицах, в том числе о других работниках. К таким документам суд отнес копии материалов инвентаризации, договоров о полной коллективной материальной ответственности.

Графики отпусков, табели учета рабочего времени также содержат информацию о других работниках организации. Поэтому работодатель вправе отказать работнику в выдаче копий этих документов.

Как оформляются справки

Работникам могут понадобиться различные справки. Некоторые из них имеют установленную форму, другие составляются произвольно. Расскажем о самых распространенных.

Справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ)

Форма этой справки утверждена Приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@. С февраля 2018 г. в нее внесены некоторые изменения, главные из которых:

• из раздела 2 исчезло поле, где нужно было указывать адрес физического лица, которое получило доход;

• из раздела 4 удалены инвестиционные вычеты;

• для реорганизованных организаций добавлены дополнительные поля (форма реорганизации (ликвидации), ИНН/КПП реорганизованной организации).

Эту правку готовит бухгалтер, так как в ней указываются сведения об источнике дохода, заработной плате и удержанных налогах.

Справка о занимаемой должности и зарплате

Эту справку запрашивают для оформления визы, получения субсидии, оформления опекунства или усыновления.

Нужна она и для военкомата при первоначальной постановке на воинский учет.

Справка не имеет жесткой формы, но конкретные требования и форме документа может установить орган, для которого данная справка запрашивается (пример 2).

Оформляют справку обычно на фирменном бланке. Чтобы она имела юридическую силу, ее должен подписать руководитель организации или уполномоченный работник. Если справка содержит информацию о заработной плате либо иные сведения финансового характера, то нужна также подпись главного бухгалтера. Подписи должностных лиц заверяют печатью организации (при ее наличии).

Полномочия подписывать справки должны быть указаны либо в приказе о распределении обязанностей, либо в доверенности (ст. 8, 57 ТК РФ, ст. 185 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ)). В спорных ситуациях может потребоваться документ, дающий право подписи лицу, подписавшему справку вместо руководителя организации.

Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы

Эту справку может затребовать уволенный работник, который хочет встать на учет в центр занятости.

Другой комментарий к ст. 62 ТК РФ

1. Законодатель не связывает обязанность работодателя выдать работнику копии документов, связанных с работой, с действительной нуждаемостью работника в таких копиях. Поэтому требования работодателя к работнику представить соответствующие запросы или ходатайства от третьих лиц являются незаконными. Достаточно письменного заявления работника с указанием перечня копий документов, выдачи которых он требует. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно.

2. Общий порядок выдачи и свидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, регламентируется Указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан». Копии документов выдаются на бланках работодателя.

В таком же порядке работодатели могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Верность копии документа удостоверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится у работодателя.

Запрещается свидетельствование верности копий паспорта, заменяющих его документов, партийного, профсоюзного, военного билетов, депутатского удостоверения, служебных удостоверений, а также других документов, снятие копий с которых не допускается. Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

3. Комментируемая статья устанавливает примерный перечень документов, копии которых работодатель обязан выдать работнику; единственным легальным ограничителем этого перечня является указание на то, что документы должны быть связаны с работой данного работника. Возникает вопрос: имеет ли работодатель возможность отказать в предоставлении копии определенного документа (документов), а если имеет, то по каким основаниям?

С учетом упомянутых выше нормативных актов работодатель может отказать в выдаче копий документа, если:

в силу действующего законодательства с определенных документов запрещается снятие копий;

документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления;

документ содержит информацию, составляющую государственную, коммерческую или служебную тайну;

документ содержит информацию конфиденциального характера, касающуюся третьих лиц, в том числе других работников.

4. Как следует из ч. 1 комментируемой статьи, работодатель обязан выдать требуемые копии не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления. При подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа (см. ст. 312.1 ТК и комментарий к ней).

5. Обязанность выдать работнику копии документов, связанных с работой, сформулирована в законе и, следовательно, является внедоговорной публично-правовой обязанностью. Виновное неисполнение работодателем этой обязанности служит основанием для привлечения его к публично-правовой (административной) ответственности (ст. 5.27 КоАП с комментариями) вне зависимости от того, имелось ли об этом волеизъявление (заявление, жалоба) работника.

6. Об обязанности работодателя выдать работнику трудовую книжку и копии документов, связанных с работой, при увольнении работника см. ст. 84.1 ТК и комментарий к ней.

Консультации и комментарии юристов по законодательной системе РФ

Если у вас остались вопросы по законодательству РФ и вы хотите быть уверены в актуальности представленной информации, вы можете проконсультироваться у юристов нашего сайта.

Задать вопрос можно по телефону или на сайте. Первичные консультации проводятся бесплатно с 9:00 до 21:00 ежедневно по Московскому времени. Вопросы, полученные с 21:00 до 9:00, будут обработаны на следующий день.