Сроки хранения путевых листов

Хранение путевых листов в организации: срок

Какой срок хранения путевых листов установлен законодательством для предприятий и организаций в 2020 году? Как правильно хранить и учитывать данный тип документов в архиве? На эти и другие вопросы ответим в статье для бухгалтерии.

Также см.

Нужен журнал

В целях контроля за движением путевых листов на предприятии нужно делать записи в соответствующем журнале. В нем, в частности, отражается факт выдачи путевых листов раздела водителям (п. 17 раздела III приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).

Обычно организации и предприниматели используют унифицированный бланк – форму № 8, утвержденную постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78. Однако если у компании есть такая потребность, то можно разработать собственный бланк. Это законом не запрещено.

Оформлять путевые листы должны организации всех форм собственности, а также индивидуальные предприниматели. Эти субъекты должны использовать транспорт для перевозки людей и грузов (багажа) в предпринимательской деятельности и для собственных нужд

Бывает, что в журнал учета закрадываются ошибки. Допущенную ошибку нужно исправить по общим правилам (п. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

• зачеркнуть одной чертой неправильную запись так, чтобы она оставалась читаемой;
• сделать отметку «Исправлено» и указать правильную запись;
• указать дату внесения исправлений;
• поставить подпись и Ф.И.О сотрудника, ответственного за ведение журнала учета путевых листов

Сколько хранить путевые листы

Теперь расскажем про хранение путевых листов.

Срок, в течение которого компания должна обеспечить их сохранность – 5 лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).

Срок хранения для путевого листа составляет 5 лет, при условии проведения проверки или ревизии контролирующим органом в течение этого периода. Исходя из этого, можно сделать вывод, что если в течение 5 лет проверка не проводилась, то списывать путевые листы организация не вправе. Также нужно понимать, что если путевой лист является единственным документом, подтверждающим вредность, опасность, тяжесть труда, то срок его хранения возрастает до 75 лет.

При этом специального порядка хранения этих документов законодательство не устанавливает.

Путевые листы нужно прошить. Сделать это можно при помощи степлера, ниток или специального оборудования. Главное, чтобы после сшива была возможность без затруднений ознакомиться с документами и в случае необходимости сделать копии. Компания может взять за основу инструкции из приказа Росархива от 23.12.2009 № 76 и ГОСТ Р 7.0.8-2013 и устроить хранение путевых листов по рекомендованным правилам.

Вывод о сроках хранения

Срок хранения для путевого листа составляет 5 лет, при условии проведения проверки или ревизии контролирующим органом в течение этого периода (ст. 842 перечня документов). Исходя из этого, можно сделать вывод, что если в течение 5 лет проверка не проводилась, то списывать путевые листы организация не вправе.

Также если путевой лист является единственным документом, подтверждающим вредность, опасность, тяжесть труда, то срок его хранения возрастает до 75 лет.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Минимальный срок хранения первичной документации

Действующее законодательство предусматривает существование в бухгалтерии предприятий так называемых оправдательных документов. На их основании ведется бухгалтерский учет, ведется расчет сумм подлежащих к уплате налогов.

Будучи первичной учетной документацией, такие бумаги подлежат длительному хранению. Нередко, эти документы занимают внушительные площади в офисах компаний. Ведь существующие законодательные нормы предписывают их хранение в течение, по меньшей мере, пяти лет.

Для типовых документов есть Перечень, в котором указан конкретный срок хранения для каждого вида документации. Этот период исчисляется с начала следующего года после даты составления каждого отдельно взятого документа.

Законы РФ и постановления местных органов власти нужно хранить до тех пор, пока в них не отпадет надобность – то есть, пока их не отменят, либо внесут соответствующие изменения. Такое положение действительно для всех государственных организаций, а также органов местного самоуправления. Аналогичный порядок хранения указан и для проектов законов и различных нормативных актов.

Следует также обратить внимание на тот факт, что в большинстве случаев, частные компании не обязаны хранить никакие документы вечно. Если только у них не заключено соответствующее соглашение с государственными или муниципальными органами, в котором процесс хранения документации является предметом договора. В остальных случаях, сохранение документации без указания сроков является прерогативой органов власти. Исключением также являются АО, о чем будет упомянуто ниже.

Продление срока хранения того или иного документа сверх указанных в Перечне сроков – не обязанность, а право любого руководителя. Такие решения касаются учетной политики компании, а также специфики ее деятельности.

Если же речь идет о налоговых декларациях, а также о тех видах документов, которые используются для расчета уплачиваемых налогов, то для них существует отдельный порядок хранения. Его сроки составляют десять, пять лет и один год для годовых, квартальных и месячных деклараций соответственно. Но в том случае, когда у предприятия отсутствует квартальная форма отчетности как таковая, правило пятилетнего хранения распространяется и на месячные декларации.

Хотя законодательство со всей определенностью не устанавливает сроки документов, необходимых для исчисления налогов, следует ориентироваться на соответствующий пункт Налогового кодекса, предписывающий хранить их, по меньшей мере, четыре года. Во избежание недоразумений с налоговыми органами. К такой документации относится весь бухгалтерский и налоговый учет, а также те виды документов, которые подтверждают факты уплаты налогов, получение доходов и осуществление расходов.

В разъяснении Минфина РФ по этому поводу говорится, что четырехлетний срок хранения следует начинать исчислять сразу же после того, как завершился тот налоговый или отчетный период, в котором конкретный документ был использован для проведения расчетов, либо для составления отчетности.

Разумеется, все это огромное разнообразие и количество документов, подлежащих хранению, было бы тяжело содержать в порядке, если бы не архивно-переплетные машины. Они устанавливаются на специальных столах, а стопу документов фиксируют тисками. С помощью такой машины, можно самостоятельно определить, сколько отверстий должно быть на листе, и какое между ними будет расстояние. Эта функция регулируется с помощью специальной линейки. Такие машины бывают ручными, но в случае, когда речь идет о больших объемах документации, лучше применять электрические.

Архивные работы могут проводиться предприятием или организацией самостоятельно, но зачем вам лишний штат сотрудников? В таких случаях, целесообразно применять аутсорсинг. В ООО «Фирма «АРТ» вам недорого окажут все виды архивных услуг.

Говоря об установленном порядке, в котором следует хранить важные документы, нельзя не упомянуть и акционерные общества. Годовые отчеты бухгалтерии здесь должны храниться до тех пор, пока АО существует. На этот счет, выпущено соответствующее постановление ФКЦБ. Кроме того, акционерные общества обязаны хранить постоянно все документы, касающиеся их создания, имевших место реорганизаций, заключений ревизионных комиссий, протоколов проведения общих собраний, решений о выпусках ценных бумаг, свидетельства о государственной регистрации, а также ряд других.

Сохранить все перечисленные документы для АО – не простая формальность. Когда акционерное общество будут ликвидировать, все документы постоянного хранения нужно будет продолжать сохранять в архиве. Как это сделать, если общества больше нет? Есть два варианта. В одном из них, заключается договор с Госархивом, и все документы сдаются на хранение в одно из его подразделений. В другом варианте, конкурсным управляющим, либо председателем ликвидационной комиссии самостоятельно определяется место такого хранения. В частности, может быть заключен договор с компанией, которая оказывает соответствующие архивные услуги.

Если АО реорганизуется, распавшись при этом на несколько обществ, то все документы постоянного хранения должны быть переданы одному из них.

В случае утраты подлежащих хранению документов, может наступить один или несколько видов ответственности сразу: налоговая, административная и уголовная. Налоговые штрафы составляют 5 и 15 тысяч рублей соответственно за утраченные документы одного или нескольких отчетных периодов. А также десять процентов штрафа дополнительно к сумме неуплаченного налога. За каждый утраченный документ по отдельности могут начислить штраф в размере 50 рублей, если он содержался в списке бумаг, которые нужно было представить налоговой инспекции по запросу. Административная ответственность – это штраф до 3000 рублей, уголовная – до одного года лишения свободы.

Сроки хранения первичных документов

Все первичные документы нужно хранить определенный период времени.

Правила хранения бухгалтерской документации содержатся в ряде нормативно-правовых актов. Из них важно выделить Закон о бухучете и Налоговый кодекс РФ.

Минимальный срок хранения первичных документов в бухгалтерии – 5 лет. При этом срок хранения первичных документов отсчитывается не с даты составления документа, а с начала нового отчетного года. Например, накладная составлена 04.10.2019. По правилам минимальный срок хранения равен пяти годам. Значит, такую накладную нельзя уничтожить ранее 01.01.2025.

Не путайте сроки хранения первичных документов со сроками хранения документов налогового учета. Так, Налоговый кодекс устанавливает, что «данные бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов», должны храниться в течение 4 лет. Например, счет-фактура является налоговым документом, и его нужно хранить четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

А документы, подтверждающие размер убытка, переносимого на будущее в соответствии со статьей 283 Налогового кодекса РФ, должны храниться в течение «всего срока, пока организация уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков».

В письме от 16 августа 2019 года № 03-03-06/1/62257 Минфин России отмечает, что срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости объекта, должен исчисляться только с момента завершения начисления амортизации в налоговом учёте. Поэтому не выкидывайте документы на приобретение основных средств спустя четыре года после покупки этих объектов.

Так что, несмотря на установленную норму по хранению документов в четыре года, во многих случаях первичную документацию нужно хранить значительно дольше.

Обратите внимание

Документы могут храниться не только на бумаге, но и в виде электронных документов. Несоблюдение сроков хранения документов (их досрочное уничтожение) грозит доначислением налогов и наложением штрафов.

Читайте в бераторе

Ответственность за нарушения правил хранения документов

Товарно-транспортная накладная (ТТН, форма 1-Т)

Товарно-транспортная накладная (ТТН) предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная на перевозку грузов автомобильным транспортом составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую ездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов.

Форма товарно-транспортной накладной

Согласно п. 1.2. Постановления Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 автотранспортные организации при перевозке грузов должны оформлять товарно-транспортную накладную по форме № 1-Т.

Форма товарно-транспортной накладной состоит из двух разделов:

1. Товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей.

2. Транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей заказчиков автотранспорта с организациями — владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями — владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.

Оформление товарно-транспортной накладной

Составление товарно-транспортной накладной

Грузоотправитель обязан составлять товарно-транспортные накладные на каждый рейс автомобиля. При этом неважно, является ли автотранспортное средство собственностью грузоотправителя или он воспользовался услугами третьего лица для оказания автотранспортных услуг.

В заполнении товарно-транспортной накладной участвуют грузоотправитель-продавец, грузополучатель-покупатель и перевозчик.

Товарно-транспортная накладная (ТТН) выписывается в четырех экземплярах:

• первый — остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей;
• второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю;
• второй — сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза;
• третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации — владельцу автотранспорта.

Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация — владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику — заказчику автотранспорта, а четвертый — прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

Заполнение товарно-транспортной накладной

При отгрузке товара продавец-грузоотправитель составляет товарно-транспортную накладную по форме N 1-Т в четырех экземплярах.

В таблице товарного раздела отражаются данные о товаре и его стоимости (за единицу и всего), единица измерения, количество мест, вид упаковки и т.д.

При этом:

Столбец 2 «Номер прейскуранта и дополнения к нему», столбец 3 «Артикул или номер по прейскуранту» заполняется, если организация-продавец утверждает цены на товары в специальном прейскуранте и присваивает товарам определенный артикул. Однако заполнение этих граф не является обязательным.

В столбце 5 «Цена, руб. коп.» указывается цена товара с учетом акциза, НДС (если товары этими налогами облагаются).

В Столбце 10 «Масса, т» указывается брутто масса груза в тоннах (всех товаров в сумме в данной строке).

Столбец 11 «Сумма, руб. коп.» считается как умножение столбца 4 на столбец 5.

В строке «Наценка, % » указывается процент торговой надбавки, установленной организацией-продавцом. Эту графу заполняют только торговые организации.

Со стороны грузоотправителя документ подписывают лица, ответственные за отпуск товара, и главный бухгалтер, ставится печать.

К документу, как правило, прикладываются также счет-фактура и товарная накладная по форме N ТОРГ-12.

В таблице «Погрузо-разгрузочные операции» транспортного раздела грузоотправитель вносит данные о способе погрузки (ручной) и времени прибытия под погрузку и убытия автомобиля.

Время прибытия определяется по времени предъявления водителем-экспедитором на контрольно-пропускном пункте путевого листа.

Время убытия проставляют в момент подписания накладной и передачи ее экспедитору.

При приеме товара к доставке водитель-экспедитор проставляет в первых трех экземплярах накладной свои данные под таблицей транспортного раздела. Первый экземпляр транспортной накладной остается у поставщика. Он служит основанием для списания товара. Остальные экземпляры передаются водителю.

Если при доставке груза грузополучателю никаких расхождений или отклонений по количеству и качеству товара, указанным в документах не было обнаружено, то в соответствующих полях накладной проставлены прочерки.

Далее, грузополучатель ставит подпись и печать в товарном разделе накладной, а также заполняет свою часть таблицы «Погрузо-разгрузочные операции» транспортного раздела: способ разгрузки, время прибытия автомобиля на разгрузку и его убытия со склада грузополучателя после разгрузки.

Второй экземпляр товарно-транспортной накладной (и прилагаемые документы) остается у покупателя и служит основанием для оприходования товара.

Третий и четвертый экземпляры товарно-транспортной накладной водитель доставляет в свою автотранспортную компанию.

При этом столбцы 20-44 заполняют водитель и бухгалтер транспортной организации. Здесь указывается километраж пробега автомобиля, время простоя, расценки на транспортные услуги и т. д.

Исходя из данных, указанных в этих столбцах, рассчитывается стоимость транспортных услуг и заработная плата водителя.

В Столбце 26 «За транспортные услуги с клиента» указывается общая стоимость транспортных услуг.

В Столбце 27 «За транспортные услуги причитается водителю» указывается сумма заработной платы, начисленной водителю за перевозку груза.

Автотранспортная компания после указания в ТТН данных, необходимых для расчетов за транспортные услуги (расстояние перевозки, стоимость услуг, время простоя под погрузкой и разгрузкой и т.д.), направляет заказчику транспортных услуг один (третий) экземпляр ТТН и счет на оплату услуг перевозки.

На основании оставшегося (четвертого) экземпляра ТТН и путевого листа автотранспортная компания начисляет заработную плату водителю.

ТТН при транзитной поставке

Транзитная торговля представляет собой две независимые друг от друга сделки: торговая компания заключает договор купли-продажи товара с поставщиком, на основании которого обязуется оплатить приобретенный товар, а поставщик — отгрузить товар на тот склад, который укажет торговая организация, и отдельный договор с покупателем товара, в рамках которого обязуется поставить за плату товар.

При этом торговая компания в первом договоре будет выступать покупателем товара, а во втором — его продавцом.

В этом случае строки товарно-транспортной заполняются следующим образом.

В строке «Плательщик» указывается торговая компания.

Кого поставить в строку «Грузоотправитель», зависит от момента перехода права собственности.

Если в момент отправки товара его собственником стала торговая компания, то она и будет указана в данной строке. Если после отправки владельцем остался поставщик, то в строке «Грузоотправитель» будет значиться поставщик.

Заполнение строки «Грузополучатель» зависит от того, кто фактически принимает товар на складе конечного покупателя.

Если этим занимается сам покупатель, то указать нужно именно его.

Если же разгрузку производит представитель торговой компании, то в качестве грузополучателя следует указать название, адрес и телефон торговой компании.

В любом случае в поле «Пункт погрузки» должен стоять адрес поставщика, а в поле «Пункт разгрузки» – адрес конечного покупателя.

Установлены сроки хранения документов, если не проводилась налоговая проверка

При осуществлении деятельности организации создают большое количество документов. Если документы включены в соответствующий перечень, их положено хранить в течение установленных сроков.

Пунктом 1 постановления Минюста от 06.03.2018 N 56 (далее – Постановление N 56) внесены изменения и дополнения в перечень документов, образующихся в процессе деятельности организаций и ИП (далее — Перечень) <*>. В частности, скорректированы сроки хранения документов, относящихся ко многим направлениям деятельности. Это такие направления деятельности, как учет и отчетность, бухучет и отчетность, кредитование, кассовые операции, организация труда и иные направления.

В основном изменения коснулись документов, по которым отсчет срока хранения начинается после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. По ним установлен дополнительный срок – 10 лет, если такая проверка не проводилась.

Кроме того, по некоторым видам документов сроки хранения изменены. Например, переписку о составлении и представлении статотчетности <*> хранить нужно 3 года вместо 5 лет.

На заметку
Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством <*>.

Из Перечня исключены некоторые виды документов, в частности, переписка об утверждении и уточнении бухгалтерских балансов и отчетов <*>, документы о приемке выполненных работ (акты, справки и др.) <*>, документы о списании с баланса имущества, пришедшего в негодность <*> и иные документы.

Изменения вступили в силу с 22.03.2018 <*>.

Сроки хранения (с учетом изменений) некоторых видов документов представлены в таблице.

Таблица

Пункт Перечня	Вид документа	Срок хранения в государственных и негосударственных организациях, у ИП	Пояснение
БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ
169	Переписка по вопросам бухучета и бухотчетности	1 год	После проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет
173	Документы по учету валютных операций	3 года
174	Кассовые книги по валютным операциям	3 года
177	Первичные учетные документы	3 года
178	Регистры бухучета	1 год
179	Кассовые книги	1 год
180, 181	Документы о проведении зачетов взаимных требований	3 года
184, 188, 189	Документы по начислению зарплаты и о премировании работников, журналы регистрации расчетно-платежных ведомостей по зарплате и выдаче матпомощи и др.	3 года
194	Документы о выплате пособий, об оплате листков нетрудоспособности	3 года
195	Документы о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах имущества	3 года
198, 202	Листки нетрудоспособности, журналы их регистрации	3 года
203	Акты проверок кассы	3 года
207	Документы о налогообложении организаций	3 года (ранее – 5 лет)
208	Документы о подтверждении применения нулевой ставки НДС	3 года
214	Доверенности на получение (выдачу) денег и иных ценностей	3 года
219	Учетные документы (книги учета доходов и расходов, книги учета товаров (готовой продукции) и др.)	3 года
220	Книги покупок	5 лет	С даты последней записи, при условии проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет с даты последней записи
ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА. КОЛЛЕКТИВНЫЕ ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ
467, 468	Журналы учета рабочего времени, табели использования рабочего времени	3 года	После проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет
ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ, УЧЕТ РАБОТНИКОВ
649	Приходно-расходные книги по учету бланков трудовых книжек	3 года	После проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет
ПРАВОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
66	Договоры, контракты по финансово-хозяйственной деятельности и документы к ним	3 года	После окончания срока действия договора, контракта, проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет после окончания срока действия договора, контракта
ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ
34	Переписка по административно-хозяйственным вопросам	3 года	После проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет
РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
21.2	Приказы, распоряжения руководителей по административно-хозяйственным вопросам	3 года (ранее — 5 лет)	После проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет
ТРАНСПОРТНОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ
1142,1143	Путевые листы, журналы их учета	3 года	После проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет

На заметку
Сроки хранения документов, указанные в Перечне, обязаны соблюдать все организации и ИП <*>.

Какой срок действия путевого листа?

По общему правилу организация, использующая автомобиль должна составлять путевой лист. Срок действия этого документа в 2020 году сокращен. Можно ли составлять путевой лист на день, рейс или на целый месяц? На сколько составляют путевой лист по новым правилам? Давайте разбираться.

Также см.

Правило для всех

Организации и индивидуальные предприниматели, занимающиеся перевозкой пассажиров и грузов, должны оформлять путевые листы. Для этих целей руководителем компании назначается ответственное лицо.

Составлять документ нужно на каждое транспортное средство, которое занято в перевозке грузов, багажа или пассажиров (п. 9 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152). Причем это правило распространяется не только на автотранспортные предприятия – профессиональных перевозчиков, но и на обычные организации, использующие автотранспорт для собственных нужд. Главный критерий – наличие пассажиров или груза.

Составлением путевых листов решается ряд задач. Во-первых, представители Минтранса, ГИБДД, Росздравнадзора и Роструда могу проверить отметки о техническом состоянии автомобиля и медосмотре сотрудника, доказывающие, что машина исправна, а водитель прошел медосмотр и может ею управлять.

Во-вторых, путевой лист – первичный документ, подтверждающий экономическую обоснованность расходов компании на автомобиль (зарплата водителя, ГСМ и т.д.).

Срок оформления

В 2020 году года действуют важные правила составления путевых листов. Если до 2019 года этот документ можно было оформлять на несколько поездок в разные рабочие дни или смены, то с 2019 года это законодательно запрещено. Запрет действует с 1 марта 2019 года.

По новым правилам путевой лист должен оформляться (п. 10 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152):

• перед каждым рейсом, если рейс длиннее рабочей смены или рабочего дня;
• перед началом первого рейса, если рейс короче смены или рабочего дня, и в течение дня у водителя один или несколько рейсов.

Таким образом, срок действия путевого листа легкового автомобиля не может быть больше продолжительности рейса или рабочего дня водителя. Аналогичное правило действует и для грузовиков.

Также см. “Путевой лист на двух водителей“.

Путевой лист на месяц: можно оформлять?

Путевой лист может быть оформлен на срок более одного дня, но не превышающий одного месяца (п. 10 Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152).

Минтранс в письме от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ разъяснил, что путевой лист можно оформить одним из способов:

1. Выписать новый путевой лист.
2. Проставить в ранее оформленном путевом листе обязательные реквизиты:

• показания одометра;
• даты и время очередных выезда и заезда транспортного средства;
• даты проведения контроля его технического состояния и медицинских осмотров.

При этом все остальные реквизиты должны быть неизменными.

Из этих разъяснений следует, что путевые листы даже на однодневные рейсы можно оформлять на срок, превышающий один день. Главное – проставлять в них показания одометра, сведения о выезде и заезде, отметки о медосмотре и контроле технического состояния перед каждым рейсом и после возвращения из него.

Таким образом, приходим к выводу:

Путевой лист можно выписать на день, месяц или несколько дней. В путевом листе сроком больше чем на день проставляйте по каждой поездке ее дату и время, показания одометра, отметки о медосмотре и техническом состоянии автомобиля (Письмо Минтранса от 04.04.2019 N ДЗ-514-ПГ).

Путевой лист на месяц (образец 2020) – скачать можно здесь

Путевой лист на один день

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Основания для оформления путевых листов

Путевой лист в ПДД

При этом «установленные случаи» в ПДД не расписаны, потому придется обратиться к другим нормативным правовым документам.

Порядок заполнения и обязательные реквизиты унифицированных путевых листов

Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководители организации, а также лица, отвечающие за эксплуатацию грузовых автомобилей и участвующие в заполнении документа.

Путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом до его выдачи водителю на каждое транспортное средство. Остальные данные позднее заполняют ответственные работники организации — владельца автотранспорта и заказчики.

Путевой лист остается в организации — владельце автотранспорта, в нем повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика, которые служат основанием для учета работы автомобиля в течение рабочего дня.

Путевой лист обычно выдается только на один день или смену. На более длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Согласно Приказу N 152 путевой лист должен содержать:

• наименование и номер путевого листа;
• сведения о сроке действия путевого листа;
• сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
• сведения о транспортном средстве;
• сведения о водителе.

В унифицированной форме путевого листа должны быть проставлены:

• порядковый номер;
• дата выдачи;
• серия и номер автомобиля, его марка;
• цель поездки;
• штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

В наименовании путевого листа приводится тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист грузового автомобиля и т.д.).

Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации. В заголовочной части путевого листа проставляется также печать или штамп юридического лица, индивидуального предпринимателя, владеющих соответствующими транспортными средствами на правах собственности или ином законном основании.

Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:

• для юридического лица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;
• для индивидуального предпринимателя — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона.

Сведения о транспортном средстве включают:

• тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того, — модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;
• государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;
• показания спидометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);
• дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.

Даты, время и показания спидометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случая, если индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя. В этом случае индивидуальный предприниматель проставляет эти сведения сам.

Сведения о водителе включают:

• фамилию, имя, отчество водителя;
• дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества. Обязательное медицинское освидетельствование водителя перед рейсом и после него предусмотрено в п. 1 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения».

Что касается описания маршрута следования в путевом листе, связанного с выполнением перевозок или служебного задания, то он записывается по всем пунктам следования автомобиля. В Письме Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129 указано, что путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение ГСМ.

Если на автомобиле осуществляются лицензируемые виды перевозок, то по строке «Лицензионная карточка» делается соответствующая отметка. Если автомобиль используется для управленческих нужд, то эта строка прочеркивается.

Заполнение раздела «Движение горючего» производится в полном объеме по всем реквизитам исходя из фактических затрат и показателей приборов. При этом приводятся:

• показание спидометра;
• остаток горючего при выезде и возвращении.

Показатели спидометра используются для определения (подтверждения) пробега автомобиля, который по совокупности с данными о потреблении топлива напрямую определяет расчетную величину израсходованного топлива. Соответственно, и расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега.

В Письме ФНС России от 16.07.2010 N ШС-37-3/6848 указано, что если показания спидометра в конкретном периоде времени не могут достоверно отражать фактический пробег автомобиля (например, в результате выхода спидометра из строя), то данное обстоятельство должно быть задокументировано и соответствующим образом отражено в поле «Показания спидометра» соответствующей формы путевого листа.

При этом фактический пробег автомобиля может быть подтвержден иными документами, в частности, объективно (результаты измерений) отражающими расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным спидометром. Факты начала использования приборов после их ремонта также требуют документирования с отражением начального значения показателя спидометра.

Графы «Показания спидометра» заполняются механиком или ответственным работником, назначенным руководителем организации.

Обратите внимание! Показания спидометра на начало дня должны совпадать с показаниями спидометра на конец предыдущего дня.

Показатель по графе «Результат работы автомобиля за смену, пройдено, км» должен быть равен разнице между показаниями спидометра на конец и на начало рабочего дня.

ФР = Овы ЗГ — Ово,

где ФР — фактический расход горючего;

Овы — остаток горючего в баке автомобиля при выезде;

ЗГ — заправленное (выданное по заправочному листу) в течение рабочего дня (смены) горючее;

Ово — остаток горючего в баке автомобиля при возвращении.

Расход горючего по норме определяется в соответствии с Методическими рекомендациями «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», утвержденными распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (далее — Методические рекомендации N АМ-23-р). До настоящего времени ведутся споры об обязательности применения вышеназванного документа.

Тем не менее читателям журнала следует учитывать, что ФНС России Письмом от 15.04.2008 N СК-6-5/281 направила их налоговым органам для руководства в работе. Минфин России также придерживается мнения об обязательности применения Методических рекомендаций N АМ-23-р при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля (см. Письмо от 03.09.

Нормы расхода топлива установлены в литрах на 100 км (л/100 км) пробега автотранспортного средства в снаряженном состоянии. Для работы в зимних условиях предусмотрены повышающие коэффициенты. При расчете норм расхода топлива следует также учитывать и другие особенности работы автомашины, для которых в Методических рекомендациях N АМ-23-р приведены корректирующие коэффициенты.

Пример 1. Рассчитаем нормативный расход топлива для автомашины ГАЗ 2705. Норма расхода топлива для данной машины: 15 л на 100 км летом и 18 л на 100 км зимой.

Если в Методических рекомендациях N АМ-23-р отсутствуют нормы для автомобиля, то следует сделать запрос в специализированную научную организацию, осуществляющую разработку таких норм по специальной программе-методике, а после получения ответа утвердить ее приказом руководителя (п. 6 Методических рекомендаций N АМ-23-р).

Как утвердить свою форму

Если организация решила утвердить свою форму путевых листов, то следует учесть обязательные требования:

1. Наименование документа, номер и дата его выдачи. При проставлении нумерации необходимо соблюдать хронологию.
2. Срок действия путевки. Максимальный период — один месяц.
3. Информация о собственнике автомобиля. Теперь обязательно указывать ОГРН.
4. Информация о водителе транспортного средства (Ф.И.О., номер водительского удостоверения).
5. Сведения об автомобиле (государственный номерной знак, марка).
6. Данные одометра перед выездом в рейс и по возвращении в гараж (на стоянку).
7. Дата и время начала рейса и возвращения на стоянку.
8. Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
9. Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
10. Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
11. Информация о прохождении предрейсового технического осмотра с указанием даты и времени (ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты).
12. Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр транспортного средства (механик, контролер, мастер).

Заполненный документ подписью заверяет диспетчер и руководитель учреждения либо уполномоченные руководителем лица. Если предприятие использует печать (определено уставом), то путевка скрепляется печатью. Документ всегда составляется в единственном экземпляре и выдается водителю на руки. По окончании рейса водитель должен сдать его ответственному лицу под подпись.

Но каким бы ни был применяемый владельцем транспорта бланк, он должен содержать обязательные для него реквизиты, его нужно утвердить в качестве используемого и заполнять, следуя рекомендациям приказа Минтранса № 152.

О том, каковы последние изменения, внесенные в этот приказ, читайте в материале «Расширен перечень обязательных реквизитов путевого листа».

Наши специалисты на основе унифицированных бланков подготовили для вас образцы заполнения путевых листов в формате Word.

Формы первичных учетных документов в коммерческой организации определяются руководителем. Формы первичных учетных документов организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Применение разработанной в организации формы путевого листа необходимо утвердить учетной политикой. Требования к формированию учетной политики закреплены Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008) — учетная политика формируется главным бухгалтером или иным лицом, ведущим бухгалтерский учет в организации, на основе данного ПБУ и утверждается руководителем организации.

Организациям следует разработать форму путевого листа с учетом изложенных требований и утвердить ее применение учетной политикой.

Следует обратить внимание на то, что в соответствии с п. 17 Приказа Минтранса № 152 собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов.

Ниже предлагаем вам пример заполнения путевого листа.

Типовая межотраслевая форма N 3

Место для штампа
организации
AB 37
ПУТЕВОЙ ЛИСТ ЛЕГКОВОГО АВТОМОБИЛЯ ——- N ———
серия
15 марта 11
«—» ——— 20— г.
———¬
¦ Коды ¦
———
Форма по ОКУД ¦0345001 ¦
ЗАО «Фрегат» ———
Организация ————————————— по ОКПО¦52564479¦
наименование, адрес, номер телефона L———
Mersedes Benz E 280 ———¬
Марка автомобиля —————————————— ¦ ¦
A 139 XM 99 ———
Государственный номерной знак ————— Гаражный номер ¦ ¦
Чижов Е.И. ———
Водитель ———————————- Табельный номер ¦ ¦
фамилия, имя, отчество L———
77 MX N 067736 B
Удостоверение N ———————- Класс —————
стандартная, -ограниченная-
Лицензионная карточка —————————
ненужное зачеркнуть
— — —
Регистрационный N ————— Серия ——— N ———
Задание водителю ¦ Автомобиль технически исправен
¦
ЗАО «Фрегат» ¦ ——-¬
В распоряжение ——————- ¦ Показание спидометра, км ¦160863¦
наименование ¦ Выезд разрешаю L——-
¦ Лобов А.С. Лобов
———-¬ ¦ Механик ——— —————
______________________ L———- ¦ подпись расшифровка
организация ¦ подписи
Москва, ¦ Автомобиль в технически
Адрес подачи ———————-¦ исправном состоянии принял
Ленинградский пр-т, д. 80 ¦ Чижов Е.И. Чижов
————————————¦ Водитель ——— —————
___________________________________¦ подпись расшифровка

¦ подписи
—————¬¦
Время выезда из ¦15.03 в 08-00¦¦ ————T——-¬
гаража, ч, мин. L—————¦ Горючее ¦ марка ¦ код ¦
¦ ———- ——-
¦ ¦ АИ-95 ¦ — ¦
Диспетчер- Лунев П.С. Лунев ¦ L———- ———
нарядчик ——- —————— ¦ Движение горючего
подпись расшифровка ¦ ————¬
подписи ¦ ¦количество,¦
—————¬¦ ¦ л ¦
Время возвращения в ¦16.03 в 18-00¦ ——————— ————
гараж, ч, мин. L—————¦ Выдано: ¦ ¦
¦ по заправочному ————
¦ 434 ¦ ¦
Диспетчер- Лунев П.С. Лунев ¦ листу N ————¦ 125 ¦
нарядчик ——- —————— ——————— ————
подпись расшифровка ¦ Остаток: ¦ 21 ¦
подписи ¦ при выезде ————
¦ ¦ 37 ¦
__________________________________ ¦ при возвращении ————
¦ ¦ 86,9 ¦
Опоздания, ожидания, простои в ¦ Расход: по норме ————
¦ ¦ 109 ¦
пути, заезды в гараж и прочие ¦ фактический ————
отметки __________________________ ¦ Экономия ————
¦ ¦ 22,1 ¦
__________________________________ ¦ Перерасход L————
__________________________________ ¦
__________________________________ ¦ Автомобиль принял. Показа-
__________________________________ ¦ ние спидометра при возвра-
¦ щении в гараж, км ———¬
¦ ¦ 161564¦
Автомобиль ¦ L———
сдал Чижов Е.И. Чижов ¦ Лобов А.С. Лобов
водитель ——- —————— ¦ Механик ——— —————
подпись расшифровка ¦ подпись расшифровка
М.П. подписи ¦ подписи

Оборотная сторона формы N 3

Но- мер по по- ряд- ку	Код заказ- чика	Место	Время	Пройдено, км	Подпись ли- ца, пользо- вавшегося автомобилем
отправ- ления	назначения	выезда	возвра- щения
ч	мин.	ч	мин.
1		Москва	Ярославль	08	00	13	30	340	Чижов
		15.03	«ЯЗДА» 15.03
2		Ярославль	Москва
		«ЯЗДА»	ЗАО «Фрегат»	13	00	18	00	361	Чижов
		16.03	16.03

Результат работы автомобиля Расчет заработной платы:
за смену:
———¬ ——————¬
¦ 34 ¦ ¦ — ¦
всего в наряде, ч L——— за километраж, руб. коп. L——————
———¬ ——————¬
¦ 701 ¦ ¦400 руб. 00 коп.¦
пройдено, км L——— за часы, руб. коп. L——————
——————————————
——————¬
Итого, руб. коп. ¦400 руб. 00 коп.¦
L——————
бухгалтер Панкова О.В. Панкова
Расчет произвел ———— ——— ———————
должность подпись расшифровка подписи

Типовая межотраслевая форма N 4-С

Место для штампа
организации
ПУТЕВОЙ ЛИСТ
А 00137
ГРУЗОВОГО АВТОМОБИЛЯ ——- N ——
04 10 11 серия ———¬
«—» —— 20— г. ¦ Коды ¦
———
Форма по ОКУД ¦0345004 ¦
ЗАО «Фрегат», г. Москва, ¦ ¦
Ленинградский проспект, д. 80, ———
тел. (499) 198-99-99 ¦ ¦
Организация ————————————- по ОКПО ¦52564479¦
наименование, адрес и номер телефона L———
—————————————————-¬
¦ Работа водителя и автомобиля ¦
———¬ ———T——————T——T——T————
¦ Код ¦¦операция¦ время по графику¦нуле-¦пока- ¦время фак- ¦
——— ¦ ——T—T—T—- вой ¦зание ¦тическое, ¦
Режим работы ¦ — ¦¦ ¦число¦ме-¦ ч¦мин.¦про- ¦спидо-¦число, ме- ¦
——— ¦ ¦ ¦сяц¦ ¦ ¦бег, ¦метра,¦сяц, ч, ¦
Колонна ¦ — ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦км ¦км ¦мин. ¦
——— ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Бригада ¦ — ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Вольво-420 ——— ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Марка автомобиля ————————————— ——— ——— —— — — —- —— —— ————
M092 97 ¦ — ¦¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
Государственный номерной знак ———- Гаражный номер ——— ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Пуняев М.А. ¦ — ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Водитель —————————— Табельный номер L——— ——— —— — — —- —— —— ————
фамилия, имя, отчество ¦выезд из¦ 04 ¦ 04¦ 9¦ 00 ¦ — ¦763653¦04.04/9-00 ¦
554040 B, C ¦гаража ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Удостоверение N ——————- Класс ————— ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
——— —— — — —- —— —— ————
стандартная, ограниченная ¦возвра- ¦ 10 ¦ 04¦15¦ 30 ¦ — ¦768353¦10.04/15-30¦
Лицензионная карточка ————————— ¦щение в ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
ненужное зачеркнуть ¦гараж ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
468 AX 13724 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Регистрационный N ———— Серия ——- N ——— ———¬L——— —— — — —- —— —— ————
Государственный ¦ — ¦—————————————T————¬
МАЗ AX 9110 77 ¦ ¦¦ Движение горючего ¦Время рабо- ¦
Прицеп 1 —— номерной знак ———— Гаражный номер ——— ¦ ¦ты, ч, мин. ¦
марка ¦ ¦ ———-T—-T————T—-T—— ¦
Государственный ¦ ¦¦ горючее ¦вы- ¦остаток при¦сда-¦коэф- ——T——
Прицеп 2 _____ номерной знак ___________ Гаражный номер ——— ——T—- да- ——T—— но, ¦фици-¦спец-¦двига-¦
марка ¦ ¦¦мар- ¦код ¦но, ¦выез-¦воз- ¦л ¦ент ¦обо- ¦теля ¦
Государственный ¦ ¦¦ка ¦мар-¦л ¦де, л¦вра- ¦ ¦изме-¦рудо-¦ ¦
Прицеп 3 _____ номерной знак ___________ Гаражный номер ——— ¦ ¦ки ¦ ¦ ¦ще- ¦ ¦нения¦вания¦ ¦
марка ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦нии, ¦ ¦нормы¦ ¦ ¦
Государственный ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦л ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Прицеп 4 _____ номерной знак ___________ Гаражный номер L——— —— —- —- —— —— —- —— —— ——
марка — ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦ 14 ¦ 15 ¦ 16 ¦ 17 ¦
Сопровождающие лица: —————————————- —— —- —- —— —— —- —— —— ——
¦АИ-80¦ — ¦2620¦ 93 ¦ 25 ¦ — ¦ — ¦ — ¦ — ¦
_________________________________________________________________ —— —- —- —— —— —- —— —— ——
—— —- —- —— —— —- —— —— ——
¦ ПОДПИСЬ ¦
—————T——T——T—-T——————
¦ заправщика ¦меха-¦меха-¦за- ¦ диспетчера ¦
¦ ¦ника ¦ника ¦пра-¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦вщи-¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ка ¦ ¦
————— —— —— —- ——————
¦ ¦Зимин¦ ¦ ¦ Мороз ¦
L————— —— —— —- ——————-
————————————————————————————————¬
¦ ЗАДАНИЕ ВОДИТЕЛЮ ¦
——————T———-T—————————T————T——T——-T———
¦в чье распоряжение¦время при-¦ адрес пункта ¦наименование¦коли-¦рассто-¦перевезти¦

¦ (наименование и ¦бытия, ч ————T————— груза ¦чест-¦яние, ¦ тонн ¦
¦ адрес заказчика) ¦мин. ¦ погрузки ¦ разгрузки ¦ ¦во ¦км ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ездок¦ ¦ ¦
—————— ———- ———— ————— ———— —— ——- ———
¦ 18 ¦ 19 ¦ 20 ¦ 21 ¦ 22 ¦ 23 ¦ 24 ¦ 25 ¦
—————— ———- ———— ————— ———— —— ——- ———
¦ОП ЗАО «Фрегат», ¦05.04 в ¦г. Серпухов,¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦г. Серпухов ¦9 ч ¦Заводской ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦00 мин. ¦проезд, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦д. 5 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
—————— ———- ———— ————— ———— —— ——- ———
¦ЗАО «Альфа», ¦05.04 в ¦ ¦г. Ярославль, ¦металл ¦ 1 ¦ 400 ¦ 1,5 ¦
¦г. Ярославль ¦15 ч ¦ ¦пр. Мира, д. 9¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦00 мин. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
—————— ———- ———— ————— ———— —— ——- ———
¦ООО «Бетта», ¦07.04 в ¦ ¦г. Орск, ¦станки ¦ 1 ¦ 2100 ¦ 0,95 ¦
¦г. Орск ¦14 ч ¦ ¦ул. Лесная, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦00 мин. ¦ ¦д. 8 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
—————— ———- ———— ————— ———— —— ——- ———
¦ЗАО «Гамма», ¦08.04 в ¦ ¦г. Уфа, ¦оборудование¦ 1 ¦ 500 ¦ 0,79 ¦
¦г. Уфа ¦15 ч ¦ ¦ул. М.Джалиля,¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦00 мин. ¦ ¦д. 15 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
—————— ———- ———— ————— ———— —— ——- ———
¦ОП ЗАО «Фрегат», ¦10.04 в ¦ ¦ ¦ ¦ 1 ¦ 1700 ¦ ¦
¦г. Серпухов ¦15 ч ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦00 мин. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L—————— ———- ———— ————— ———— —— ——- ———
Итого ¦ 3 ¦ 4700 ¦ 3,24 ¦
L—— ——- ———-
Водительское удостоверение Автомобиль технически исправен ________ Отметки организации —
проверил, задание выдал, Выезд разрешен. владельца автотранспорта _____
2620 Зимин С.А. Зимин
выдать горючего ————— литров Механик ——- ———————— ______________________________
Мороз И.В. Морозов подпись расшифровка подписи ______________________________
Диспетчер ——- ——————- ______________________________
подпись расшифровка подписи Автомобиль принял.
Пуняев М.А. Пуняев
Водитель ——- ———————-
Водитель по состоянию здоровья подпись расшифровка подписи
к управлению автомобилем
Врач И.В. Мороз
допущен ———— ———- При возвращении исправен
должность подпись автомобиль ————
Н.А. Орлова
——————— неисправен
расшифровка подписи
Сдал Зимин С.А. Зимин
Место для водитель ——- ———————-
штампа подпись расшифровка подписи
Принял Пуняев М.А. Пуняев
механик ——- ————————
подпись расшифровка подписи

На сколько выдается путевка?

Ежедневное заполнение путевых листов — довольно трудоемкое занятие. Тем более для маленьких организаций, где нет отдельного диспетчера. Поэтому возникает вопрос, можно ли оформить путевку на несколько дней?

Таким образом, путевой лист выдается:

• на 1 день, если продолжительность рейса равна 1 дню или за день выполняются несколько рейсов.
• на 1 рейс, если длительность рейса превышает 1 день.

Например, если водитель выезжает в длительный рейс по территории страны, длительность которого 2 месяца, то путевой лист оформляется только перед началом этого рейса.

Что касается организаций, автомобили которых ежедневно возвращаются на парковку, то они должны оформлять путевые листы каждый день.

Примечание. До 1 марта 2019 года путевой лист мог выдаваться на срок, не превышающий одного месяца.

Введение предсменного технического контроля

Все водители, работающие по найму, должны проходить обязательные предрейсовые медицинские осмотры. Отметка о прохождении такого осмотра ставится в путевой лист.

Также в текст документа повсеместно добавлено новое понятие «предсменный контроль технического состояния», которое используется наряду с понятием «предрейсовый контроль».

Напомню, что начиная с 21 декабря 2018 года транспортное средство должно проходить либо предсменный, либо предрейсовый технический контроль.

Т.е. в приказе Министерства транспорта исправлено еще одно несоответствие.

Что будет за нарушения

Путевой лист 2019 необходим не только для списания расходов и подтверждения их в налоговой инспекции. Также путевка необходима водителю в рейсе для подтверждения сотрудникам ГИБДД законности использования авто, перевозки пассажиров или груза. Правильно заполненная путевка подтверждает, что транспортное средство исправно, прошло технический осмотр, а водитель имеет право управлять машиной (прошел медосмотр). Если инспектору ГИБДД не предоставить бланк, то водителю грозит штраф от 500 до 3000 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ.).

Сроки хранения и ответственность

10. Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.

Если автомобиль выполняет в течение дня один или несколько рейсов, то ему, как и раньше, нужен один путевой лист на день.

Если же длительность рейса превышает 1 день, то путевой лист оформляется на целый рейс.

Например, если автомобиль выполняет длинный рейс по территории страны и возвращается на место постоянной стоянки только через 6 недель, то ему достаточно одного путевого листа.

Например, путевой лист оформлялся на месяц и в течение этого месяца автомобиль многократно возвращался в организацию, т.е. выполнял несколько десятков рейсов.

Например, каждые 2 дня имел место новый рейс, а автомобиль отвозил товары в соседний город и возвращался обратно.

С 1 марта 2019 года такой вариант невозможен и на каждый рейс должен оформляться отдельный путевой лист.

Удачи на дорогах!

Организация обязана обеспечить сохранность путевок на срок 5 лет, это установлено приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Этот же срок установлен ст. 29 Закона № 402-ФЗ для первичных учетных документов.

Ответственность за правильность составления и достоверность указанных сведений несут лица, указавшие эти сведения, а также руководитель учреждения. Некорректно составленная путевка признается ничтожной. Налоговики не примут такой документ в качестве подтверждения транспортных расходов на автомобиль, что грозит увеличением налоговой базы на прибыль и штрафными санкциями.