Сроки хранения документов

Содержание

Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ: новые сроки хранения документов по личному составу

С. Е. Нестеров

Журнал «Оплата труда в государственном и муниципальном учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение» № 4/2016

Какие сроки временного хранения архивных документов установлены Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ? В чем отличие временного хранения архивных документов от временного хранения документов Архивного фонда РФ?

Документы по личному составу – это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 43-ФЗ) были установлены сроки временного хранения таких документов. Каковы эти сроки? В чем отличие временного хранения архивных документов от временного хранения документов Архивного фонда РФ? Каковы особенности хранения документов в архиве учреждения? В каком порядке уничтожаются документы в связи с истечением срока их хранения? Как происходит передача документов в государственные или муниципальные архивы? Ответы на эти вопросы вы найдете в представленной статье.

Об обязанности обеспечивать сохранность архивных документов

Согласно ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ) архивный документ – это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. Документы Архивного фонда РФ – архивные документы, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие постоянному хранению.

На основании ч. 1 ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ обязанность по обеспечению сохранности архивных документов, в том числе документов по личному составу, распространяется:

  • на государственные органы;
  • на органы местного самоуправления;
  • на организации;
  • на граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.

Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов (ч. 1 ст. 13 Федерального закона № 125-ФЗ).

К сведению

Архив – структурное подразделение учреждения, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов (ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст). Нормативно-методическим документом, определяющим деятельность архива, являются Основные правила работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

В целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов государственные органы, органы местного самоуправления и организации должны руководствоваться в работе с архивными документами законодательством РФ (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти), законодательством субъектов РФ и муниципальными правовыми актами (ч. 5 ст. 14 Федерального закона № 125-ФЗ). К упомянутым правилам относятся, в частности, Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.

Сохранность архивных документов обеспечивается в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 названного закона.

Частью 3 ст. 6 Федерального закона № 125-ФЗ предусмотрено, что перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, а также инструкцию по применению этих перечней утверждает специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти. В настоящее время действуют:

  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее – Перечень);
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения;
  • Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.

Перечень подготовлен в соответствии с Федеральным законом № 125-ФЗ с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов РФ, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов. Можно предположить, что после внесения поправок в Федеральный закон № 125-ФЗ будут внесены изменения и в данный перечень.

Напомним, что кадровой документации в Перечне отведены разд. 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение». Кроме того, некоторые кадровые документы фигурируют в иных разделах данного перечня. Например, штатное расписание, штатная расстановка, должностные инструкции указаны в п. 1.2 «Организационные основы управления» разд. 1 «Организация системы управления».

В зависимости от значимости документов возможны:

  • постоянное хранение документов Архивного фонда РФ;
  • временное хранение архивных документов;
  • временное хранение документов Архивного фонда РФ.

Постоянное хранение документов Архивного фонда РФ предполагает хранение таких документов без определения срока (бессрочное хранение) (п. 12 ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ).

Временное хранение архивных документов осуществляется до их уничтожения в течение сроков, предусмотренных нормативными правовыми актами (п. 13 ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ).

Что касается временного хранения документов Архивного фонда РФ, в соответствии с п. 14 ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ это хранение данной категории документов до их передачи на постоянное хранение. Порядок такой передачи установлен ст. 21 Федерального закона № 125-ФЗ.

По правилам ч. 1 ст. 21 Федерального закона № 125-ФЗ документы Архивного фонда РФ, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы.

Правильно организовать хранение документов во время делопроизводства, а также при их подготовке к архивному хранению поможет номенклатура дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения по установленной форме (п. 3.4.1 Основных правил работы архивов организаций). Форма номенклатуры дел приведена в приложении 7 к правилам.

Номенклатура дел используется при проведении экспертизы ценности документов, а также для определения сроков хранения дел, содержащих документы временного хранения (п. 2.3.3 Основных правил работы архивов организаций).

В силу п. 3.4.3 Основных правил работы архивов организаций номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

О сроках временного хранения документов по личному составу

Сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение установлены в ст. 22 Федерального закона № 125-ФЗ. До внесения изменений в пп. «б» п. 4 данной статьи для документов по личному составу был предусмотрен срок временного хранения до их поступления в государственные и муниципальные архивы – 75 лет. Однако согласно поправкам, внесенным Федеральным законом № 43-ФЗ, данная норма из текста пп. «б» п. 4 ст. 22 Федерального закона № 125-ФЗ была исключена. Теперь срокам временного хранения документов по личному составу посвящена отдельная статья – ст. 22.1.

Отметим, что Федеральным законом № 43-ФЗ предусмотрено снижение срока хранения документов по личному составу с 75 до 50 лет.

Правда, такое новшество не распространяется на документы по личному составу:

  • созданные до 2003 года;
  • образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой.

Итак, в зависимости от даты создания документы хранятся:

Документы по личному составу, созданные

До 2003 года (п. 1 – 3 ч. 1 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ)

Начиная с 2003 года (п. 1 – 3 ч. 2 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ)

В государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами

В течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения

В течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения

В государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов,

С даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов

С даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после

органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций

после истечения указанного срока хранения

истечения указанного срока хранения

В иных организациях

Не менее 75 лет со дня создания

Не менее 50 лет со дня создания

На основании ч. 3 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся:

  • в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, – в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
  • в государственных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, названных в п. 1 ч. 3, – с даты поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения обозначенного срока хранения.

Хранение документов в архиве учреждения

Документация постоянного и долговременного хранения, завершенная делопроизводством, должна передаваться для хранения в архив учреждения.

В силу п. 3.7.2 Основных правил работы архивов организаций в учреждении в каждом структурном подразделении ежегодно должны составляться описи под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, сформированные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел учреждения, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

К сведению

Архивная опись – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания (п. 3.7.1 Основных правил работы архивов организаций). Описи составляются отдельно:

  • на дела постоянного хранения;
  • на дела временного (свыше 10 лет) хранения;
  • на дела по личному составу;
  • на дела, состоящие из документов, характерных только для данного учреждения (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т. п.).

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 12 к Основным правилам работы архивов организаций) в трех экземплярах и представляются в архив учреждения через год после завершения дел в делопроизводстве.

Передача документации в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем учреждения.

Документацию временного хранения (до 10 лет) на хранение в архив учреждения передавать не следует. Пунктом 3.3.2 Основных правил работы архивов организаций предусмотрено, что такая документация хранится в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежит уничтожению.

К сведению

Комплектование архива учреждения осуществляется за счет документации, отобранной экспертной комиссией.

Постоянно действующая в учреждении экспертная комиссия на основании критериев ценности документов осуществляет их отбор на хранение в архиве учреждения (проводит экспертизу их ценности). Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива (п. 2.3.4 Основных правил работы архивов организаций).

Уничтожение документов в связи с истечением срока их хранения

Акты о выделении дел к уничтожению оформляются после составления архивных описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем учреждения (п. 3.7.24 Основных правил работы архивов организаций).

После утверждения описей учреждения разрешается уничтожение дел с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

Уничтожение дел оформляется актом о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, утверждаемым руководителем учреждения. Форма акта приведена в приложении 4 к Основным правилам работы архивов организаций.

Отобранные к уничтожению и включенные в акты дела передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

Согласно п. 2.4.7 Основных правил работы архивов организаций дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию должны осуществляться под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Передача документов в государственные или муниципальные архивы

В соответствии с ч. 2 ст. 23 Федерального закона № 125-ФЗ учреждения должны обеспечивать отбор, подготовку и передачу документов в государственные или муниципальные архивы согласно правилам, установленным специальным уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.

Итак, документы учреждения, относящиеся к документам Архивного фонда РФ, должны быть своевременно сданы в государственные или муниципальные архивы. Названные документы принимаются от учреждений государственным и муниципальным архивами, организацией Российской академии наук в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководством архива по согласованию с учреждением (п. 4.4.1 Правил). Внеплановый прием документов Архивного фонда РФ, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется при ликвидации учреждения или в случае угрозы сохранности архивных документов.

Архивные документы принимаются в государственный и муниципальный архивы, организацию Российской академии наук в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.

Обратите внимание

Работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств учреждения, передающего указанные документы.

Документы Архивного фонда РФ должны быть приняты в государственный и муниципальный архивы, организацию Российской академии наук по утвержденным экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) описям дел, документов, документы по личному составу – по согласованным ЭПК описям дел, документов, архивные документы с неистекшими сроками временного хранения – по сдаточным описям.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой – в учреждении. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов. Дальнейшее хранение документов Архивного фонда РФ осуществляется государственными или муниципальными архивами.

В заключение отметим, что на основании ст. 27 Федерального закона № 125-ФЗ за нарушение законодательства об архивном деле в РФ, в том числе за уничтожение документов в нарушение установленных Перечнем сроков хранения документов, юридические лица, а также должностные лица и граждане несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, предусмотренную законодательством РФ.

Так, согласно ст. 13.20 ­КоАП РФ нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на граждан – в размере от 100 до 300 руб.;
  • на должностных лиц – от 300 до 500 руб.

Утвержден Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Утвержден Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182.

Утвержден Главархивом СССР от 15.08.1988.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. Приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19.

Что это мне пришло, кто знает???
10
Превышен Срок Хранения для :mvpdpr@mail.ru
Департамент Сохранности <afety@reliable-storage.biz>
Кому: mvpdpr@mail.ru

Уведомляем Вас о том, что бесплатный срок хранения вашей посылки истекает через два часа. Для того чтобы продлить хранение, пожалуйста, пройдите на страницу:

<< Продлить Хранение >>

В противном случае Вам будет начислена пеня в размере 150р/день за 1 сутки хранения.

Другие вопросы

  • Где сейчас Аршавин, если не в составе нашей сборной?
  • Вы бы хотели вживую встретить Роберто Карлоса??
  • Скажите, для приема борьбы «грудь»и обязательно надо мостик?
  • год не ел мяса. Скажите,я год не ял мясо.Если начну есть,и заниматься спортом. Я не растолстею?
  • вот в мае все увидят динамо на вершине они старались и судьба повернется так, как никто этого не ожидал
  • тренировка дома исключительно на рельеф! будут результаты? пью протеин
  • Ахаххааа Динамо — Амкар 0:1 Отскочит Динамо как ЦСКА?
  • Плиз подкиньте музончик для бега и тренировки? Пожалуйста подкиньте песни для бега и тренировки? быстрый и медленный )
  • Занятия турником. Подскажите программу тренировок для увеличения кол-ва подтягиваний с 20 до 30 раз.
  • что означает ампула ЛФ в батскетболе? как расшифровается?

Сколько посылка или письмо хранится в отделении?

Срок хранения почтовых переводов и письменной корреспонденции, к которой также относятся международные мелкие пакеты – 30 дней. Иные почтовые отправления – 15 дней, если более длительный срок хранения не предусмотрен договором об оказании услуг почтовой связи. Отправления с пометкой «Судебное» хранятся 7 дней.

Исчисление срока хранения начинается со следующего рабочего дня ОПС, следующего за днем поступления отправления или почтового перевода в место вручения.

Срок хранения регистрируемых почтовых отправлений можно продлить на срок до 2 месяцев со дня поступления в отделение с помощью дополнительной услуги1. Для этого адресат (или его доверенное лицо) должен подать в отделение, куда на его адрес поступают посылки или письма, письменное заявление с указанием паспортных данных.2

На поступившее в отделение отправление, сотрудники почтовой службы приносят адресату извещение, по которому адресат и получит отправление или перевод, имея при себе документ, удостоверяющий личность.

При наличии простой электронной подписи (ПЭП) вручение происходит без бумажного извещения — при получении в отделении заказного письма или посылки достаточно назвать свою фамилию или номер отправления, а также номер телефона, указанный при регистрации. На этот номер придет СМС с кодом, который надо назвать оператору, чтобы получить отправление.

По истечении сроков хранения регистрируемые отправления (посылки, заказные и ценные письма, заказные и ценные бандероли, заказные открытки, экспресс-отправления EMS) пересылают по обратному адресу за счет отправителя. Если отправитель не забирает возвращенное отправление в течение срока хранения — отправление считается «невостребованным» и хранится 6 месяцев, после чего уничтожается.

Простые письма, бандероли, открытки не возвращаются отправителю. Они считаются невостребованными и хранятся 6 месяцев, после чего уничтожаются.

«Хранение и получение в ОПС почтовых отправлений и ППИ (в соответствии с заявлением / распоряжением)» является дополнительной платной услугой, которая оплачивается по Тарифам, установленным Предприятием.

В соответствии с п. 34 Правил оказания услуг почтовой связи продление срока хранения почтового отправления/почтового перевода адресатом возможно только в случае, если такая возможность предусмотрена в соответствии с договором об оказании услуг почтовой связи, заключенного с отправителем. При отсутствии на оболочке / в информационной системе ОПС отметки «Срок хранения не подлежит продлению» адресат может написать заявление на продление срока хранения.

Накопление свыше 11 месяцев равно размещение?

Какие последствия могут (должны) наступить при нарушении срока накопления отходов в специально обустроенных для этой цели местах?

В настоящее время согласно ст. 1 Федерального закона от 10.01.2002 № 7-ФЗ «Об охране окружающей среды» (в ред. от 03.07.2016) накоплением отходов является временное складирование отходов (на срок не более чем 11 месяцев) в местах (на площадках), обустроенных в соответствии с требованиями законодательства в области охраны окружающей среды и законодательства в области обеспечения санитарно-эпидемиологического благополучия населения, в целях их дальнейших утилизации, обезвреживания, размещения, транспортирования.

КСТАТИ

Предельный срок накопления отходов усматривается только из определения понятия «накопление отходов». При этом положений, прямо запрещающих накопление отходов свыше 11 месяцев, законодательство об отходах производства и потребления не содержит.

Таким образом, если попытаться квалифицировать действия хозяйствующего субъекта, накапливающего отходы в местах накопления свыше 11 месяцев, формально невозможно указать, какое требование законодательства они нарушают.

При этом следует учитывать, что определение понятия «накопление отходов» требованием по своей сути не является, никаких предписаний, указаний к действию, запретов на совершение действий не содержит.

Однако накопление отходов после окончания предельного срока накопления, а точнее непринятие мер по определению дальнейшей судьбы отходов (передача на обезвреживание, утилизацию, размещение), всегда связывали с риском наступления следующих последствий:

• возможность привлечения к административной ответственности за нарушение требований при обращении с отходами по ст. 8.2 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (в ред. от 03.04.2017);

• возникновение у хозяйствующего субъекта обязанности по внесению платы за негативное воздействие на окружающую среду (далее — НВОС) в части размещения отходов.

Очевидно, что накопление отходов с превышением предельного срока не может автоматически превратить процесс накопления в процесс размещения, если отходы не находятся в этот момент в объекте размещения отходов.

Этот вывод без труда можно сделать из определений понятий «хранение отходов» и «захоронение отходов», которые составляют деятельность по размещению отходов, а также понятий объектов размещения отходов. Так, размещение отходов осуществляется исключительно в специализированных (специальных) объектах, предназначенных для хранения отходов, захоронения отходов. При этом размещение отходов не осуществляется в местах, предназначенных для накопления отходов (временного складирования отходов).

Также следует учитывать, что отходы, которые накапливаются, в т.ч. свыше предельного срока накопления, могут никогда не стать размещенными.

Например, образователь отходов, вне зависимости от превышения предельного срока накопления, через какой-то промежуток времени передал отходы на утилизацию (использование). В подобной ситуации говорить о состоявшемся факте размещения отходов только потому, что отходы «залежались» на производственной площадке хозяйствующего субъекта, — абсурдно, учитывая их дальнейшую судьбу.

Однако, вопреки здравому смыслу, практика предъявления администратором платы за НВОС требований об исчислении и внесении платы за количество отходов, которые находятся в местах накопления отходов с превышением предусмотренного законом срока накопления, была довольно распространена без какого-либо адекватного нормативного обоснования.

В настоящее время — после внесения изменений, касающихся порядка исчисления платы за НВОС в части размещения отходов, в Федеральный закон № 89-ФЗ, издания Правил исчисления и взимания платы за негативное воздействие на окружающую среду и утверждения формы декларации о плате за НВОС (с указаниями по ее заполнению) — попытки обосновать необходимость внесения платы за размещение отходов при превышении предельного срока накопления отходов, на наш взгляд, будут встречаться чаще.

См. Федеральный закон от 29.12.2014 N 458-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об отходах производства и потребления», отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации» (в ред. от 28.12.2016).

Правила исчисления и взимания платы за негативное воздействие на окружающую среду (далее — Правила) утверждены Постановлением Правительства РФ от 03.03.2017 № 255.

Форма декларации утверждена Приказом Минприроды России от 09.01.2017 № 3 «Об утверждении Порядка представления декларации о плате за негативное воздействие на окружающую среду и ее формы».

Сроки хранения документов

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *