Любая организация/ИП в процессе деятельности сталкивается с необходимостью расчета численности. Информация может быть предоставлена внешним и внутренним пользователям в установленной законом или произвольной форме.
Содержание
Суть вопроса
Численность работников бывает: списочная, средняя и среднесписочная. Для разных целей нужно определять разную численность. Общим показателем признается численность средняя – она наиболее полно охватывает все категории работников. Следом идет списочная численность, а из нее рассчитывается среднесписочная.
Причина составления
Поводов для составления справки может быть несколько. Главный — это требования налогового законодательства.
Работники ИФНС определяют, какие организации/предприниматели должны подавать отчеты в бумажном, а какие в электронном виде на основании среднесписочного показателя.
Если цифра не превышает за год 100 человек, отчитываться можно на бумажных декларациях. Поэтому все юридические лица и предприниматели должны отчитываться с 2008 года за предыдущий по календарю год о среднесписочной численности. Справка также составляется при создании, реорганизации, ликвидации, закрытии предприятия.
Средняя численность применяется для подтверждения права на УСН, расчете ЕНВД по определенным услугам, таким как – ремонт, мойка автомобилей, ветеринарные, бытовые услуги. Также для льготного подтверждения организациям, имеющим в составе работников-инвалидов.
Сведения о среднесписочной численности не относятся к декларациям, поэтому непредставление грозит организации и руководящим лицам штрафами:
- в размере 200 рублей – на юридическое лицо или предпринимателя;
- в размере 300 – 500 рублей – на должностное лицо.
Кроме того, справки о численности в произвольной форме могут понадобиться банкам, кредитным учреждениям, собственникам фирмы и другим пользователям.
Органы подачи
Среднесписочная численность в форме справки сдается всеми налогоплательщиками независимо от регистрационной формы:
- В органы ИФНС до 20 января за предыдущий год. Когда создается новое или реорганизуется старое юридическое лицо, справку следует предоставить до 20 числа месяца, следующего за месяцем создания или реорганизации. К примеру, регистрация фирмы была 18 мая, сдать справку нужно до 20 июня с отражением информации по состоянию на 01.06.
Кто подает:
- предприятия любого режима налогообложения и вида деятельности;
- индивидуальные предприниматели с работниками.
Кто не подает:
- индивидуальные предприниматели без работников – с 01.01.2014 г. (ст.80 НК РФ). За 2013 год отчитываться уже не надо.
Справка сдается по месту регистрации предпринимателя или по месту регистрации головного офиса организации.
- В ФСС и ПФР также подаются сведения о списочной численности в составе расчетов 4-фсс и РСВ-1.
- В органы статистики подаются сведения о средней численности по формам П-4, ПМ, мп-микро по необходимости.
Большой штат трудно контролировать. Узнайте, как запросить объяснительную с работника.
Заявление на приём генерального директора не обязательно. Смотрите, почему.
Как составляется справка о численности работников организации? (образец)
Форма бланка о среднесписочной численности утверждена приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. Для правильного заполнения разработаны рекомендации, приводимые в приложении к письму ФНС России от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353а. Код формы КНД 11100018.
При составлении справки необходимо указать следующие данные:
- название документа;
- полное название органа ИФНС;
- полное название юридического лица или предпринимателя, делающего расчет;
- ИНН/КПП;
- численность по состоянию на нужную дату;
- дата заполнения бланка;
- расшифровка и подпись должностного лица.
Заполняется форма в двух экземплярах: один – для налогового органа, второй остается у заполнителя с отметкой и датой приема.
Подведя итог, следует отметить, что:
- среднесписочная численность подается в налоговые органы по форме с кодом КНД 11100018.
- данные о списочной численности предоставляются в ФСС и ПФР;
- информация о численности средней предоставляется в статистические органы.
Бланк справки о численности работников можно найти здесь:
Бланк справки о среднесписочной численности работников
Среднесписочная за период
Расчет производят на основе информации о списочной численности, учитываемой ежедневно, по среднеарифметической формуле с учетом необходимого периода – месяца, квартала или года. Сначала рассчитывается показатель за месяц, из него – квартальный и годовой.
При расчете следует руководствоваться Постановлением ФСГС № 56 от 09.10.2006 г., которое регламентирует правила отнесения категорий работников.
Для начала на основе табелей учета рабочего времени, кадровых документов необходимо рассчитать численность. В расчет берутся все сотрудники: находящиеся на работе, болеющие, отсутствующие.
В списочной численности не учитываются:
- владельцы предприятий без заработной платы;
- работники-ученики на основании договора на профессиональное обучение;
- военные;
- адвокаты;
- сотрудники, оформленные по гражданско-правовым договорам;
- лица, находящиеся за границей;
- сотрудники, направленные в другие предприятия и не получающие оплату за труд;
- сотрудники, подавшие заявление на увольнение и прекратившие работать раньше назначенной даты или не предупреждая администрацию;
- сотрудники, работающие по договорам с государственными предприятиями;
- внешние совместители.
Справка о среднесписочной численности выглядит так:
Образец справки о средней численности работников
Входят в списочную численность:
- обычные сотрудники;
- командированные сотрудники при сохранении оплаты за труд, в том числе работники, командированные краткосрочно за границу;
- болеющие сотрудники;
- сотрудники с государственными полномочиями;
- прогульщики;
- сотрудники, оформленные на неполное время работы или на полставки. Время работы берется пропорционально. Исключение – категории лиц, имеющих право на сокращенное время работы в соответствии с законом: несовершеннолетние; лица, занятые в опасных условиях; кормящие мамы; инвалиды I и II группы (при расчете берутся за 1);
- принятые с испытательным сроком;
- надомники;
- лица специальных званий;
- временно работающие сотрудники других предприятий, если в прежней не сохраняется оплата за труд;
- практикующие студенты, если они оформлены по ТК;
- сотрудники в дополнительных отпусках по обучению и поступлению без оплаты труда, не берутся при определении среднесписочных данных;
- замещающие специалисты;
- сотрудники в отпуске без сохранения с согласия руководства;
- бастующие сотрудники;
- женщины в декретных отпусках либо в отпусках по усыновлению, не берутся при определении среднесписочных данных;
- сотрудники, взявшие отпуск для учебы и получающие оплату труда;
- работники в отпусках согласно ТК, в том числе увольняющиеся после отпуска;
- лица, находящиеся в отгулах;
- вахтовики;
- иностранцы;
- лица, находящиеся под следствием.
Рассчитывая информацию за месяц необходимо просуммировать ежедневные показатели, принимая во внимание, что дни выходных и праздничных берутся по последнему перед ними рабочему дню. Затем цифру делят на количество дней месяца по календарю и округляют до целого.
Информация за квартал/год рассчитывается так: суммируется информация за все месяца и делится на 3/12. Конечный итог необходимо округлить до целого, промежуточный итог за месяц в этом случае округлять не надо.
Документы, которые могут понадобиться при подсчете данных:
- приказы о приеме/увольнении;
- приказы об отпусках и переводах;
- приказы о командировках;
- личные карточки работников;
- табеля расчета рабочего времени;
- расчеты оплат труда;
- ведомости, содержащие сведения о выплатах и расчетах.
Смотрите также видео о подаче сведений о среднесписочной численности
Штатная
Штатная численность – это число сотрудников предприятия по штатному расписанию.
Этот термин используется при бизнес-планировании численности персонала в управленческих вопросах.
Может быть закреплена в уставных документах, но в основном это касается государственных учреждений, в коммерческих структурах используется редко в связи со сложностью этой процедуры.
Рассчитывается на основе трудовых норм, учитывая плановые невыходы по данным бухгалтерского учета.
Нормативы каждое предприятие разрабатывает самостоятельно.
Ш = Н х Кн,
где Ш – численность штатная,
Н – численность нормативная,
Кн – коэффициент невыхода плановый, определяемый как:
Кн = 1 + % невыходов/100
Часто нормативные данные о численности называются явочными, а штатные — списочными. Списочные данные должны совпадать с информацией из табелей, фиксирующих посещаемость на предприятии.
Правила подсчета списочных данных:
- Берутся все лица, оформленные по трудовым договорам.
- Берутся владельцы, получающие оплату за труд.
- Берутся как присутствующие, так и отсутствующие лица.
- Данные должны совпадать с данными в табелях.
Средняя
Средняя численность используется при подсчете различных коэффициентов деятельности: производительности труда, среднего уровня оплаты.
В среднюю численность также входят:
- Лица, оформленные по договорам гражданско-правового характера. Считаются как обычные сотрудники, принятые в организацию на полное время работы. Исключение составляют предприниматели.
- Совместители внешнего характера. Считаются как работники на неполном времени работы. Если получился небольшой цифровой показатель, оставляют после запятой один знак.
Средняя численность = среднесписочная численность + работники гпд + совместители внешние.
Нюансы расчёта
При расчёте численности работников следует учитывать некоторые осбенности процедуры:
- Если организация/предприниматель действует неполный месяц, при расчете численности берется число дней по календарю за месяц. Такая ситуация возможна у нового предприятия, у предприятия, работающего сезонно. Пример: предприятие зарегистрировали 18 сентября с сотрудниками в количестве 20. Численность за сентябрь = (20 чел. х 13 д.) / 30 д. = 8,66 чел., округляем до 9.
- Если организация/предприниматель действует неполный год, при подсчете всё равно делим на 12 месяцев.
- Если была процедура реорганизации или ликвидации, необходимо учитывать при расчете данные предшественников.
- Если работа на предприятии была приостановлена, применяются общие правила.
- Если работники работают по своему желанию неполный день, то в списочной численности они учитываются как целая единица, а в среднесписочной пропорционально времени работы. При этом следует помнить, что если неполное время работы связано с законом или инициативой работодателя, то такие лица учитываются как единица всегда.
Совместители
Учет ведется в зависимости от вида совместительства. Совместители внутреннего характера принимаются за единицу невзирая от того, на какую ставку оформлены. Совместители внешнего характера не считаются, так как их учитывают на основной работе.
Декретницы
Лица, находящиеся в декретном отпуске учитываются по-разному в зависимости от вида численности.
При расчете среднесписочных данных не берутся, но включаются в списочную численность.
Так же в эту категорию входят лица, находящиеся в отпусках по уходу за детьми и по усыновлению.
Уход за детьми — незыблемое право работника. Читайте, возможно ли увольнение беременной на испытательном сроке.
Снятие ККТ с учёта в налоговой обязательно во многих случаях. Подробнее в статье.
Кредит для ИП от Сбербанка получить не сложно. Инструкцию смотрите
Неполная ставка
Сотрудники, переведенные руководством на неполное время работы или оформленные с сокращенным по законодательству (например, инвалиды, несовершеннолетние лица, кормящие матери) временем работы, принимаются за единицу.
Сотрудники с неполным рабочим днем по своему желанию, берутся при расчете:
- пропорционально рабочему времени – при подсчете среднесписочной информации;
- как единица в день – при подсчете списочной информации.
При подсчете среднесписочной численности в месяц для лиц с неполным рабочим днем следует руководствоваться следующей формулой:
время работы таких сотрудников в часах за месяц всего / длительность в часах дня работы / установленное количество дней работы в месяце.
Например, на 0,5 ставки сотрудник (при 20 рабочих днях в месяце): 80/8/20 = 0,5
Временные работники
Учитываются только на одном предприятии, чтобы избежать двойного счета. Если это лица, направленные на временной основе, обычно зарплату им выплачивает предприятие, где ведется работа.
Там же они включаются в численность.
Подавать сведения о состоянии и численности персонала на предприятии вне зависимости от формы собственности возложена на их руководителей. Эти сведения имеют важное значение для статистики и органов соцзащиты.
Предыдущая статья: Приём на работу генерального директора Следующая статья: Должностная инструкция ведущего инженера
Для определения статистических и экономических показателей работы предприятия постоянно ведется учет численного состава сотрудников. Существует несколько вариантов учета численности и способов ее вычисления.
Виды численности
На каждом предприятии, учреждении или организации ведется учет работающих по разным критериям. Существуют общепринятые показатели численности:
- общая
- списочная
- среднесписочная
- явочная
Несмотря на то, что в каждом случае речь идет об одном и том же предприятии, различные показатели могут существенно отличаться.
В общую численность включаются сотрудники, работающие на постоянной, временной и иной основе. Здесь же учитываются совместители.
Численность работников
Списочная численность включает количество постоянных и временных сотрудников, которые состоят в трудовых отношениях с предприятием.
Явочная численность – наиболее показательная характеристика, которая учитывает число лиц, фактически приступивших к работе. В отличие от списочного состава здесь не учитываются сотрудники, по каким-либо причинам отсутствующие на рабочем месте. Исключаются лица, находящиеся:
- в отпуске, в том числе декретном, учебном, очередном и так далее
- на больничном
- в командировке
- на выполнении обязанностей государственного значения
- в прогулах
Кроме фактического показателя используется нормативная явочная численность, которая показывает необходимость в обязательном количестве персонала на объектах, где предусмотрен непрерывный цикл работы.
Для чего необходим учет явочной численности
В статистической отчетности чаще используются показатели списочной численности работников, но фактическое количество сотрудников в соответствии с числом рабочих мест определить по явочной численности. Обычно явочный состав меньше списочного, так как часть персонала находится в отпуске или на больничном. С другой стороны, в списочный состав не входят лица, работающие по совместительству или договорам на разовое выполнение работ, тогда как в определении явочной численности они учитываются.
Число лиц, явившихся на работу, можно определять по табелю учета рабочего времени. Все отсутствующие лица отмечаются специальными буквенными обозначениями, например, «б» – больничный, «к» – командировка, «о» – отпуск. На временных сотрудников составляются отдельные табеля, по которым также производится учет их явочной численности и отработанного времени.
Данный показатель необходим для:
Явочная численность
- учета рабочего времени, который по факту приходится на каждого сотрудника
- подсчета общего количества отработанных часов в течение определенного времени (дня, месяца)
- расчета заработной платы по каждому сотруднику, подразделению или выполненному виду работ
- контроля соблюдения рабочего режима
- определения потерь рабочего времени по различным причинам
- составления отчетов по труду для органов статистики
Экономисты используют показатели явочной численности при расчетах:
- эффективности использования кадров
- вычисления и обоснования фонда оплаты труда
Сравнение показателя явочной и списочной численности позволяет корректировать методы кадровой работы с целью минимизации потерь рабочего времени и экономии расходов на оплату труда.
Методы вычисления явочной численности
Кроме фактического подсчета количества отработанных часов и вычисления явочного числа сотрудников, часто необходимо вычислить нормативные показатели, обеспечивающие бесперебойную работу производства.
Такие нормативы необходимы:
- на предприятиях железной дороги
- в добывающей промышленности
- энергетической промышленности и так далее
Явочный состав
Задача экономистов – вычислять необходимый явочный состав, особенно при изменении режима работы, открытии новых объектов, внедрении более совершенного оборудования, автоматизации производственных процессов и других событиях, которые влекут изменение режима работы и необходимого числа обслуживающего персонала или квалифицированных рабочих.
Существует несколько различных способов вычисления количества явочного персонала, как по отношению к количеству рабочих мест, так и в соотношении со списочной численностью.
При известном количестве рабочих мест (Р) и норм времени работы на каждом из них (Пр) явочная численность определяется следующим способом:
Я = (Р * Пр) / Нр,
т.е. число рабочих мест умножается на время работы на каждом из них и делится на количество часов работы сотрудника.
Например: существует 5 отопительных котлов, нуждающихся в круглосуточном обслуживании. Рабочий день одного сотрудника составляет 8 часов. В результате вычислений (5 * 24) / 8 = 15, т.е. для обслуживания оборудования ежедневная численность сотрудников должна составлять 15 человек.
Расчетная или фактическая явочная численность (Я) служит основанием для определения списочной численности (С) с учетом общего количества рабочих дней (Т) и средних показателей неявки на работу (Д):
С = (Я * Т) / Д
Для производств непрерывного цикла расчет производится в рабочих часах, а не в днях.
Поскольку на предприятии обычно сочетаются различные рабочие графики, то подсчет явочной численности и потребности в персонале производится отдельно по группам. Например, сначала число основных рабочих, работающих по сменам круглосуточно, затем вспомогательных сотрудников, работающих в две смены или через день, и административного персонала с 8-часовым рабочим и пятидневной неделей.
Если система работы строится для выполнения определения определенного объема (О) с учетом норм выработки (Н) и количества рабочего времени одного сотрудника, то нормативная явочная численность (Я) определяется по формуле:
Я = О /(Н * Б)
Например: в течение месяца необходимо выпустить 3000 единиц продукции, за смену один сотрудник производит 10 единиц, в месяце 20 рабочих дней. В таком случае 3000 / (10 * 20) = 15 человек.
В этом случае явочная численность подсчитывается отдельно по каждой профессии, ввиду выпускаемой продукции. Более сложные расчеты получаются, если речь идет об отдельных операциях, из которых состоит выпуск продукции, сотрудниках с различной квалификацией и, соответственно, выработкой. Единожды произведенный расчет действует до изменения условий производства. В качестве проверки рекомендуется ежегодно производить расчеты заново, чтобы не упустить произошедших изменений в кадровом составе и технологии производства.
Расчет явочной численности вспомогательных рабочих производится с учетом:
Трудоемкость
- норм выработки, как у основных рабочих
- трудоемкости работы
- норм обслуживания на одного сотрудника, например, количество станков на сотрудника ремонтной службы или количество квадратных метров территории на уборщицу
- нормативам численности, например, количество сотрудников охраны на одну смену
Существует такой показатель как коэффициент перевода явочного состава в списочную численность. Он определяется как отношение между ними.
С = Я * Ксп
На участках работы с обычным графиком работы для вычисления используются табельный и плановый фонды времени. На непрерывных производственных процессах берутся календарный и плановый фонды.
Обратным способом производится перевод списочного состава в явочную численность. Данный коэффициент необходим для расчета необходимого списочного состава, чтобы обеспечить замещение лиц, временно отсутствующих на работе. На его основе определяется необходимость в приеме новых сотрудников или сокращении штатов, превышающих потребности производства.
Все произведенные расчеты предоставляются руководителю предприятия в качестве рекомендаций. Работодатель принимает окончательное решение с учетом стабильного обеспечения рабочего процесса и экономного расходования фонда заработной платы.
Помимо явочной численности учитывается также явочный фонд рабочего времени с учетом неявок.
Превышение списочного состава над явочным экономически оправдано, так как благодаря этому гарантируется возможность подмены временно отсутствующих сотрудников. С учетом этого разрабатываются графики отпусков и выходов на работу, составляются схемы взаимозаменяемости и другие варианты распределения рабочей силы. Возможности взаимных замен оговариваются в должностных инструкциях каждого сотрудника.
Определенные сложности возникают при учете лиц, находящихся в командировке. С одной стороны они отсутствуют на работе, им требуется замена на рабочем месте, т.е. командированные сотрудники не могут учитываться в явочном составе. С другой стороны день, проведенный в командировке, приравнивается к проведенному на работе и оплачивается как рабочий. Таким образом, для расчета заработной платы откомандированные работники входят в количество явочной численности.
Особенности расчетов явочной численности
Различают способы исчисления явочного состава по факту и по нормативным показателям.
Учетом явочной численности занимаются:
Расчет численности
- сотрудники служб по работе с кадрами
- лица, ответственные за ведение табеля учета рабочего времени
- бухгалтера, начисляющие заработную плату
- экономисты по труду или лица, ответственные за составление статистической отчетности
Сроки учета явочного состава:
- ежедневный учет
- ежемесячный контроль
- сроки, необходимые для подачи отчетности
- ежегодные расчеты
- по мере необходимости в связи с изменениями производственного процесса
Подсчеты производятся двумя путями:
- исходя из общего списочного состава для определения потерь рабочего времени
- начиная с учета потребностей производства для вычисления необходимого количества сотрудников по каждому участку работу
Общая явочная численность необходима только для статистики. Подробный учет ведется отдельно по каждой специальности, цеху или выполняемой работе.
Напишите свой вопрос в форму ниже
