Совмещение должностей

Оформление совмещения должностей для работника должно происходить в определенном порядке. Для этой цели служит приказ на совмещение должностей в одной организации, однако, прежде чем издать документ, необходимо получить согласие работника на дополнительный объем работ. Для этого работодатель оформляет предложение о совмещении в свободной форме, а работник, в свою очередь, может согласиться с ним или отказаться от дополнительных обязанностей. Возможна и такая ситуация, когда работник сам просит о совмещении заявлением, а работодатель выражает свое согласие.

Новый трудовой договор заключать не нужно. Если работник согласен на совмещение, сторонами подписывается допсоглашение к действующему трудовому договору. В нем фиксируются поручаемые работнику функции, срок совмещения, порядок доплаты.

Кроме того, прежде, чем издать приказ о совмещении должностей, необходимо удостовериться, что работник вправе совмещать должности. Для этого должны выполняться все условия:

  • Дополнительная работа поручается работнику у того же работодателя;
  • Работник выразил согласие на выполнение дополнительного объема работ;
  • Должность, по которой планирется поручение дополнительной работы, предусмотрена штатным расписанием;
  • Работник выполняет дополнительную работу в то же время, что и основную;
  • Графики работы совпадают – например, и по основной работе, и по дополнительной работник трудится пять рабочих дней и отдыхает два выходных дня;
  • За выполнение дополнительной работы работник получает доплату.

Если все перечисленные условия выполняются, работодатель может оформлять приказ на совмещение. Вопрос об установлении доплаты мы разберем чуть позже. Стоит обратить внимание, что количество должностей, которые работник может совмещать в одной компании, не ограничено трудовым законодательством. Поэтому теоретически можно совмещать не две, а более должностей.

Давайте разберемся по порядку, как правильно составить приказ на совмещение, какую информацию необходимо отразить в приказе.

Приказ о совмещении должностей (образец)

Если работодатель считает, что все условия для выполнения дополнительной работы соблюдены, согласие работника получено, а дополнительное соглашение к договору составлено, можно заполнять приказ о совмещении должностей. Образец, унифицированная форма такого документа не утверждена, но работодатель, учитывая особенности компании, может самостоятельно разработать и утвердить форму такого приказа.

Так как форма приказа о совмещении должностей разрабатывается работодателем самостоятельно, необходимо включить в документ следующую информацию:

  • Дату составления приказа, номер документа;
  • Вид дополнительной работы,
  • Приказ о совмещении должен содержать срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу (если срок невозможно указать точно, необходимо указать до какого момента продлится совмещение);
  • Содержание дополнительной работы (возможна ссылка на должностную инструкцию и ознакомление с ней работника);
  • Размер доплаты, которая установлена работнику.

Приказ о внутреннем совмещении должностей (образец смотрите в конце статьи) издается на основании дополнительного соглашения, заключенного с работником. Этот момент целесообразно указать в документе.

Образец приказа о совмещении должностей обязательно должен содержать строки, предназначенные для проставления подписи работниками. Данная подпись будет означать, что работник ознакомился и согласен с информацией, изложенной в документе.

Стоит учитывать, что совмещение должностей не может быть внешним, то есть не может выполняться не работником организации. Совмещение подразумевает, что работник трудится по основному месту работы и выполняет дополнительный объем работ.

Образец приказа на совмещение вакантной должности, как и во всех иных случаях (отсутствие основного сотрудника в связи с отпуском, болезнью, декретом и т.п.) будет такой же, отличаясь лишь причиной, вызвавшей необходимость совмещения.

А что делать, если совмещаемые должности (профессии) имеют одинаковое название, возможно ли совмещение в данном случае? Согласно ст. 60.2 ТК РФ, совмещение предусматривает выполнение дополнительной работы по другой или такой же должности (профессии), при этом совмещение одинаковых должностей (профессий) оформляется как расширение зоны обслуживания или увеличение объема работ, т. е. формулировка приказа будет несколько иной.

Приказ о совмещении должностей не является основанием для того, чтобы вносить записи в трудовую книжку и личную карточку работника. Никакой информации о совмещении работником должностей вносить в эти документы не нужно.

Приказ о доплате за совмещение должностей

Основанием для начисления доплаты работнику служат следующие документы:

  • Письменное распоряжение руководителя компании (в качестве такого распоряжения может выступать, например, приказ на совмещение должностей в одной организации);
  • Внутренние документы компании, устанавливающие размер доплаты, в частности, дополнительное соглашение к трудовому договору.

В перечисленных выше документах указывается должность, совмещаемая работником, дополнительный объем работы, размер доплаты (допускается указывать размер доплаты в процентном отношении к окладу или четко определенной сумме), а также срок выполнения дополнительной работы. Издавать отдельный приказ о доплате не обязательно, этот пункт может быть включен в основной приказ о внутреннем совмещении.

Условие об исполнении обязанностей, например, временно отсутствующего работника с похожей трудовой функцией может быть включено в трудовую функцию работника. Таким образом получается, что, исполняя обязанности отсутствующего коллеги, работник исполняет часть своих обязанностей. В таком случае работодатель все равно обязан установить доплату, поскольку данное требование содержит ст. 151 ТК РФ.

Ниже вы найдете образец приказа о совмещении. Вы можете воспользоваться этим примером, разрабатывая собственную форму документа.

Приказ о совмещении обязанностей (образец)

Совмещение на время отпуска

Работник ушел в отпуск, но его обязанности и должность никуда не делись и нужно его кем-то заменить. Для этого не обязательно приглашать специалистов со стороны, можно вполне обойтись своими силами. Нормы статьи 60.2 Трудового кодекса РФ позволяют поручить обязанности временно отсутствующего работника специалисту, занимающему аналогичную или другую должность. При этом такой совместитель не освобождается от своей основной работы.

Трудовым законодательством определено, что дополнительную работу можно поручить сотруднику как на условиях совмещения профессий (должностей), так и в порядке увеличения объема выполняемых работ. Например, если отсутствующий работник и совместитель занимали одинаковую должность с аналогичным кругом обязанностей. Срок такого совмещения ограничивается периодом отпуска сотрудника.

Надо понимать, что работодатель не может вот так просто взять и самостоятельно поручить любому сотруднику совмещать дополнительные обязанности. Ведь их круг жестко регламентирован трудовым договором. Поэтому, если такая необходимость возникла, работодатель может обращаться с этим к другим своим работникам. Начать нужно с предложения. Его можно сделать как в устном, так и в письменном виде. Никаких требований к оформлению такого предложения закон не предъявляет. Если работник согласен на совмещение, то он должен подтвердить свое согласие и все условия, включая доплату за совмещение профессий.

Отмена (прекращение) доплаты за совмещение должностей

Прекращение или отмена начисления доплаты сотруднику за совмещение обязанностей может случиться при наступлении различных обстоятельств:

  • истечение срока действия дополнительного соглашения, в котором регламентировалось совмещение обязанностей;
  • отсутствующий сотрудник, обязанности которого временно исполнял другой работник, вернулся к исполнению своих обязанностей. Либо же для их выполнения был взят новый сотрудник;
  • работодатель в одностороннем порядке решил прекратить договор о совместительстве;
  • совместитель также имеет право расторгнуть допсоглашение, он может больше не хотеть исполнять обязанности за двоих, так как их увеличение оказалось ему не по плечу.

Причина разрыва дополнительного соглашения о совместительстве не требует документального подтверждения. Важным в данном случае (при досрочном расторжении) является необходимость заранее уведомить о таком решении вторую сторону не позднее чем за три рабочих дня (не календарных). Предупреждать лучше письменно, форма свободная. Разрыв допсоглашения во всех случаях, кроме истечения срока его действия, необходимо оформить в виде письменного приказа, который явится основанием для бухгалтера остановить доплату. В приказе должны быть обозначены несколько обязательных пунктов:

  • причина прекращения дополнительного соглашения;
  • дата остановки начисления средств по оплате совмещения;
  • подпись работодателя;
  • подпись сотрудника, означающая его согласие и свидетельствующая о том, что информация до него донесена.

Кадровик и бухгалтер — бок о бок

Нередко функции кадровой и бухгалтерской службы пересекаются между собой. Понятно, что баланс между этими подразделениями зависит от штата компании и размеров того или иного отдела. Но очевидно, что бухгалтер не будет рад, если на него нагрузят кадровые вопросы, равно как и «кадровик» не захочет заниматься бухгалтерией. И разобраться в том, что в чьей компетенции, не всегда легко.

Работаем по понятиям

Вряд ли будет ошибкой утверждение, что главные задачи менеджера по персоналу — общение с соискателями, оформление новоиспеченного сотрудника на работу и текущее решение проблем, связанных с предоставлением отпуска, выходом на пенсию, формированием соцпакета и так далее. То есть «кадровик», в первую очередь, контактирует с работниками, разъясняет им внутренний распорядок и правила, по которым трудится компания. Но движение кадрового потока невозможно (да и попросту противозаконно) без сопутствующих и подтверждающих документов разного рода. И HR-отдел не отказывается (кто бы ему позволил!) от трудовых книжек и договоров, личных карточек и приказов о командировании, больничных листков и страховых полисов, заявлений и прочих справок.
Но когда сотруднику фирмы необходима, например, справка о доходах по форме 2-НДФЛ, несмотря на упоминание о налоге, что ближе и понятнее вроде бы финансовому подразделению, обратиться придется все равно в отдел кадров. И расписаться за стандартный вычет пригласят в ту же комнату. Зарплата — это такая категория, информацией о которой располагают обе рассматриваемые структуры. Вот только когда речь пойдет об изменении оклада или премиальных, об ошибках в расчетах отпускных, пособий и других выплат, ответственность на себя брать никто не поспешит. «Кадровик» скажет, что учет — это дело бухгалтера. А тот, в свою очередь, справедливо заметит, что приказами о тех или иных зарплатных движениях ведает отдел кадров, а его, бухгалтера, дело маленькое: — разносить проводки и исчислять налоги.
Но этой проблемой дело, конечно, не заканчивается. Вспомним о внебюджетных фондах, куда мы несем свои кровные соразмерно работающему в компании штату и их окладам, а также социальное и медицинское страхование, Пенсионный фонд, — все эти структуры неразрывно связаны с кадровым делопроизводством. Но тем бухгалтерам, кому не придется с 1 января 2010 года в период отчетности сталкиваться в очередях с такими же, как они, коллегами, можно только позавидовать и сказать, что это большая редкость — сознательная помощь кадровой службы.
Дальше идет откровенный организационный тупик в плане хранения и архивации документов. Так уж случилось, что некоторые бумаги дороги и тем, и другим. Конечно, есть электронные системы, как бухгалтерские, так и для «персональщиков», которые должны консолидировать всю информацию и помогать в поисках документов для очередной проверки или при формировании отчетности. Но, к сожалению, представители двух «лагерей» не могут разобраться, кто какие данные должен вносить: одни не вовремя вносят информацию об отпусках или изменениях оклада, а вторые не хотят принимать расходы по командировкам, так как отсутствует авансовый отчет и служебное задание.

Как должно быть…

Чем больше отдалены друг от друга кадровая и бухгалтерская служба, тем заметнее несогласованность в их действиях. Даже если не принимать во внимание простое человеческое недовольство, всерьез портящее климат в коллективе, дело может дойти до утери важных документов или ошибок в отчетности. А это значит, что решать проблему нужно прежде, чем она заявит о себе в полный голос.
Вспомним, что на помощь всегда может прийти должностная инструкция, где черным по белому будут зафиксированы функции и обязанности каждой трудовой единицы (а возможно, и ответственность за увиливания от вмененной сотруднику работы). Этим, кстати, заведует та же кадровая служба. Подписывает документ, конечно, руководитель, но содержание инструкции наверняка будет знакомо «персональщикам». Не поленитесь и вы заглянуть в эту бумагу, дабы минимизировать столкновения между отделами. А если какие-либо функции так и остались спорными, попробуйте выкроить время и обсудить этот момент либо как руководитель с руководителем (главбух и начальник кадровой службы), либо с привлечением вышестоящих «арбитров» из руководства компании.
Один из дружественных «Расчету» экспертов сформулировал золотое правило: «Кадровик работает в «человекоцифрах», а бухгалтер — в «деньгоцифрах». А это значит, что в кадровом деле бухгалтер «выкраивает» в свой отдел только то, что касается бухгалтерского и налогового учета сумм, определяемых как оплата труда, компенсационные и другие выплаты сотрудникам. Именно с этими цифрами и должен работать бухгалтер, а достоверную информацию по ним следует требовать от отдела кадров. Далее происходит расчет налоговой базы по ЕСН, удержание НДФЛ в качестве налоговых агентов и уплата страховых взносов и налогов в соответствующие структуры. Связанная с этим делопроизводством отчетность также должна находиться в компетенции бухгалтерской службы, так как декларации заполняются руками ее сотрудников, все документы при налоговых проверках проходят через этот же отдел. Структурировать документооборот важно и для тех, кто пользуется услугами аудиторов, дабы те смогли-таки найти истину среди показаний бухгалтеров и «кадровиков».
И, наконец, нелишним будет познакомить кадрового служащего с налоговым календарем. Конечно, бегать по инстанциям с отчетностью вы его вряд ли заставите, а вот придерживаться определенных периодов и дат подачи информации внутри фирмы отдел кадров вполне может. Для оптимизации делового процесса попробуйте договориться («на пальцах» или на бумаге), что о любых изменениях в ОК бухгалтерию следует ставить в известность как минимум за неделю до окончательного формирования отчетности по налогам и взносам.

…И как есть

Оказывается, компании с распределением должностей и обязанностей могут заиграться так, что удобство, экономичность и радость сотрудника значительному окладу ввиду его всесторонней занятости заменится претензиями со стороны внебюджетных фондов и, в частности, ФСС.
ФАС Уральского федерального округа было рассмотрено дело, инициированное Челябинским региональным отделением ФСС по поводу выплаты пособий по беременности и родам сотруднице ООО «ФЕНИКС-аудит». Суть в том, что госорганам не понравился объем работы, возложенный на одного человека: вступив в должность ассистента аудитора, гражданка Чеботарева выполняла «в довесок» функции еще по четырем должностям — в качестве главного бухгалтера, инспектора отдела кадров, менеджера и секретаря. Фонд посчитал такое совместительство умышленным созданием условий для получения из средств ФСС пособия в увеличенном размере. Доводы госучреждения лились рекой: возложение дополнительных обязанностей в период беременности запрещено трудовым законодательством; специфика работы аудитора, предполагающая разъездной характер работы и частые командировки, исключает одновременное выполнение обязанностей по пяти должностям; годовой заработок сотрудницы превысил заработок директора общества; до момента появления гражданки Чеботаревой перечисленные должности вообще отсутствовали.
Но в итоге арбитры усмирили пыл ФСС, напомнив о статьях 282 и 285 Трудового кодекса, которыми установлено, что совместительство представляет собой выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. Работа по совместительству может выполняться и по месту основной работы. Каких-либо ограничений в возможности совмещения в зависимости от категорий персонала ни трудовое законодательство, ни постановление Совмина СССР от 4 декабря 1981 года N 1145 «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)», регламентирующее порядок совмещения, не содержит.
ООО «Феникс-аудит», в свою очередь, разъяснило, что образование и опыт работы позволили сотруднице осуществлять выполнение всех названных функций без освобождения от основной работы. Данное обстоятельство подтверждено приказами о совмещении должностей и дополнительными соглашениями к трудовому договору (см. постановление ФАС Уральского округа от 17 марта 2009 г. N Ф09-1220/09-СЗ, дело N А76-10435/2008-61-215).

Оптимизировать неизбежное

К сожалению, идеальной организационной структуры не бывает. На нее накладываются отпечатки масштабности и направленности бизнеса, политики руководства и традиций рабочего процесса, сложившегося за время существования компании. Если, например, юридическая или консалтинговая фирма состоит из 10-20 человек (вместе с руководителями), роль отдельно сформированного кадрового отдела кажется мизерной. В этом случае «непыльную» работу вполне может взять на себя бухгалтерия.
Не с целью обидеть, но в поисках приоритетов заметим, что в большинстве своем бухгалтерская служба из нескольких штатных единиц гораздо нужнее организации, так как «кадровики» больше отвечают за внутренний порядок, а бухгалтер, несомненно участвующий во внутренних процессах, чаще подает информацию во внешние структуры. Возможно, именно поэтому компании чаще пренебрегают отдельным формированием отдела по персоналу и приписывают дополнительные обязанности бухгалтерам. Но, согласитесь, было бы странно, если бы все складывалось наоборот.
На практике становится ясно: до чего не дотянулась рука менеджера по персоналу (если таковая вообще найдется), тем придется заняться бухгалтеру. На ситуацию можно взглянуть и с другой стороны: зато все, что касается кадров и денежных да налоговых вопросов, будет сосредоточено в одном подразделении. Но здесь, как говорится, главное не переборщить.

Д. Сахарова

«Я еще и вышивать могу, и на машинке тоже…»

Забавно, что ввиду существующей недосказанности между двумя «пересекающимися» должностями на рынке труда возникла вакансия бухгалтера-«кадровика». К соискателям выдвигаются требования знаний не только в области учета на участке зарплаты и специализированного программного обеспечения для работника бухгалтерии, но также приветствуется опыт работы с миграционным законодательством и непосредственно с правилами рекрутинга и оформления на работу. Найдется птица и более высокого полета- руководитель отдела труда и заработной платы, в обязанности которого входит сдача отчетности по ЕСН, «посещение» Пенсионного фонда, расчет зарплаты, а также управление системой мотивации, ведение и оптимизация управленческого и кадрового учета. Здесь объяснение может быть следующим: либо в сотруднике нуждается компания с минимальным штатом, либо фирма находится в поисках как раз такого человека, который на предыдущей работе занимался всем и сразу не имея четкой директивы.

Автоматизируй это!

Нередко встречается ситуация, когда адекватному взаимодействию «кадровиков» и бухгалтеров мешают «аппаратные» противоречия. Зачастую кадровая служба предприятия ведет учет в одной базе данных (вернее, пользуется табличным процессором типа Excel), а потом созданные в ней табеля распечатывают и уже в бумажном виде отдают бухгалтерам, которые и вносят их уже в 1:С. Подобный алгоритм действий может создать немалые проблемы при выдаче зарплаты, и в итоге пострадают сотрудники, вынужденные получить деньги на руки с опозданием. Можно ли избежать подобных проблем и какие сложности связаны с решением этого вопроса?

О. Фартуна,
финансовый директор, Москва

Технологичное решение

Нам часто приходится сталкиваться с проблемой автоматизации кадрового учета и бухгалтерского на участке заработной платы. Решения могут быть самыми разнообразными. Проще всего вести табеля сразу в 1:С, разделив при этом полномочия между бухгалтером и «кадровиком». Когда же нет возможности или желания включить «кадровика» в систему, можно реализовать автоматическое заполнение табеля в 1:С из какого-либо табличного документа. Мы однажды разрабатывали для кадровика ряд реестров, необходимых ей в работе. Было реализовано на Excel несколько реестров, которые потом распечатывались, подшивались и служили основанием для загрузки в программу. Это целесообразно, если имеет место небольшая численность кадров. Кроме того, можно организовать почасовое автоматическое заполнение табеля — путем электронной регистрации прихода и ухода сотрудников. Но, увы, многим таким «автоматизаторам» подвластен только один участок. Чтобы добиться окончательной совместимости кадровых и бухгалтерских данных, необходимо воспользоваться дополнительными обрабатывающими программами, которые и будут всю информацию автоматом переводить в формат бухгалтерского ПО. Но прежде чем заняться поиском такого решения, стоит оценить масштаб и целесообразность затрат на подобный проект.

Т. Егорова,
специалист в области финансов, Тверь

Время сыграло злую шутку

В моей практике консультанта был случай, когда «кадровики» вели учет в Excel. В один прекрасный момент решили кадровую службу наконец автоматизировать. При непосредственном «перевооружении» «кадровики» продумали только свой раздел — ввели заполнение табеля с помощью вспомогательных таблиц прихода и ухода сотрудников на работу, из которых Excel считал фактически отработанное время и подставлял в разработанную форму табеля информацию в виде «ЧЧ:ММ»: (т.е., например, «10 часов 30 минут»). Кадровый работник в конце месяца не без восторга распечатала все это «творчество» и отнесла бухгалтеру по расчету заработной платы. Но оказалось, что 1:С воспринимает время только в десятичном формате! Таким образом, по каждому сотруднику за каждый день месяца надо было перевести данные из минут в доли от часа. Это была просто катастрофа! Вместо того, чтобы добиться более точного исчисления заработной платы, в итоге получили «кашу-малашу», которую и по сей день выправляют.

Совмещение должностей

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *