Совершенствование расчетов с подотчетными лицами

Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами

Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами поможет организовать в компании необходимый контроль движения средств, выданных под отчет, их целевого использования, а также позволит избежать ошибок и недочетов, которые могут привести к претензиям со стороны контролирующих органов. Рассмотрим, как лучше организовать учет расчетов с подотчетниками в своей компании.

Пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами

Как лучше организовать выдачу и возврат подотчета

Что необходимо контролировать при оформлении первичных документов

Какие ошибки не следует допускать при ведении учета подотчетных сумм

Итоги

Пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами

В любой организации, осуществляющей финансово-хозяйственную деятельность, происходит движение денежных средств — оплачивается все необходимое для ее жизнедеятельности. Расчеты часто производятся через сотрудников предприятия, которым выдаются деньги под отчет. Если компания ведет активную деятельность, то хорошо организованный контроль и учет подотчетных сумм поможет избежать неоправданных расходов и убытков.

Некоторые стороны учета выдачи денег под отчет регламентированы законодательными актами, которые обязан знать каждый бухгалтер, работающий с подотчетниками.

Подробно о таких нормативных документах читайте в статье «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».

Но есть и такие моменты в осуществлении операций с финансовыми средствами, выданными на хознужды, которые напрямую не оговорены нормативными актами, а налоговики склонны интерпретировать их в свою пользу, считая бухгалтерский учет слабо организованным.

Учитывая ошибки, на которые указывают аудиторские и налоговые службы, пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами можно предложить по нескольким направлениям:

  • организация предельно четкого порядка выдачи и возврата подотчетных сумм;
  • особый контроль над оформлением авансовых отчетов и оправдательных документов;
  • правильное ведение бухгалтерского учета подотчетных сумм.

Как лучше организовать выдачу и возврат подотчета

Выдача денег на нужды предприятия чаще осуществляется наличными, поэтому основным правовым документом, которым нужно руководствоваться при этом, является указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. П. 6.3 данного документа определяет три момента для выдачи денег в подотчет:

  • наличные выдаются по расходному ордеру, основанием для которого служит заверенное руководителем заявление работника;
  • отчет об использовании полученного аванса работник должен предоставить в 3-дневный срок после окончания времени, на которое были получены деньги;
  • получить следующий подотчет можно лишь при условии полного погашения предыдущего.

О правилах выдачи подотчетных сумм прочитайте в статье «Порядок выдачи авансов подотчетным лицам (нюансы)».

Остальные моменты в организации учета — размер средств на хознужды, время, на которое выдаются деньги, порядок составления отчета, сроки его проверки и утверждения руководство предприятия устанавливает по своему усмотрению.

Исходя из вышесказанного и того, что любой факт хозяйственной деятельности может быть принят к учету только на основании документального подтверждения (ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), рекомендуется разработать внутренний документ (положение, распоряжение), в котором будут зафиксированы основные моменты выдачи и возврата подотчетных сумм с учетом специфики компании.

Чтобы упростить работу бухгалтера и иметь обоснование на учет хозяйственных операций, в положении нужно оговорить сроки, на которые могут выдаваться подотчетные средства, а при необходимости — лимит денежных средств на определенные цели. Необходимо также разработать правила составления авансовых отчетов, порядок, сроки их проверки и утверждения.

ВАЖНО! Бухгалтер может предложить на утверждение руководителю самостоятельно разработанную упрощенную форму отчета, содержащую все необходимые реквизиты (ст. 4. закона «О бухгалтерском учете»).

В случае необходимости выдачи подотчетных денег сотруднику безналичным путем в положение также нужно включить эту возможность подотчета и описать ее порядок. Также рекомендуется написать, что для получения подотчета на карту сотрудник должен оформить заявление на имя руководителя с указанием данных карты. Такое разъяснение содержится в письме Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.

Чтобы знать, как правильно перевести подотчет на карту работника, прочитайте статью «Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета».

Чтобы быть уверенным в своих действиях, бухгалтеру нужно иметь список лиц, которые могут получать деньги в подотчет. Для этого руководителю нужно издать приказ, утверждающий такой перечень. Каждый сотрудник из этого списка должен быть ознакомлен с приказом под подпись.

ВАЖНО! Приказ желательно иметь отдельный — только для перечня подотчетных лиц, без включения в него других вопросов, так как при возникновении необходимости в изменении списка подотчетников проще будет издать новый приказ, касающийся только этого вопроса.

Если предприятие большое и имеет много подотчетников, то вместо поименного перечня в приказе можно указать только занимаемую должность. В таком случае при замене одного человека другим нет необходимости издавать новый список.

Что касается заявления на выдачу подотчетных сумм, оно пишется в свободной форме, но рекомендуется разработать свой бланк, на котором стоит предусмотреть отметку бухгалтера об отсутствии задолженности по подотчетным суммам. Руководителю же следует подписывать заявление только после наличия такой отметки и подписи бухгалтера. В таком случае уменьшается вероятность выдачи подотчета работнику с незакрытой задолженностью. Зафиксировать форму заявления и правила его оформления также нужно в положении по расчету с подотчетными лицами.

Посмотреть образец заявления и скачать его можно здесь: «Составляем заявление на подотчет – образец на 2015-2016 гг.».

Что необходимо контролировать при оформлении первичных документов

Много вопросов у работников налоговой инспекции возникает при проверке авансовых отчетов. И это обоснованно — расходы, сделанные подотчетным лицом, напрямую влияют на налогооблагаемую базу. Неправильно оформленные первичные документы, которые подотчетник прикладывает к отчету, не могут подтверждать произведенные затраты и уменьшать налогооблагаемую базу.

Бухгалтеру рекомендуется во время выдачи подотчетных сумм на расходы компании инструктировать сотрудника о том, какие документы он должен сдать в бухгалтерию вместе с отчетом, чтобы он был принят.

Для совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами можно разработать инструкцию для подотчетных лиц. В этом документе нужно подробно рассказать, что обязательно должно быть написано на товарных чеках, счетах-фактурах, товарных накладных и других бумагах, чтобы потраченные на хознужды деньги налоговая учла в расходах компании, а не поставила в налогооблагаемый доход сотрудника.

Обратите внимание — для обоснованности принятия факта хозяйственной операции к учету может быть недостаточно только кассового чека, подтверждающего оплату. Может потребоваться второй документ (фиксирующий получение товара или услуги), на основании которого будет сделана правильная проводка. Однако в случае его отсутствия второго документа бухгалтер может попробовать заменить его тем, который законно оформит сам.

Например, если произошло такое, что сотрудник купил необходимую для компании вещь, но предоставил только кассовый чек, в котором кроме суммы ничего нет или стоит одно общее наименование, по которому нельзя правильно оприходовать материальную ценность, то можно попробовать выйти из положения другим способом: создать комиссию, оформив ее приказом. Комиссия примет от сотрудника ТМЦ по акту приемки-передачи с полным ее описанием, на основании которого бухгалтер сможет оприходовать покупку.

Бухгалтеру следует ответственно относиться к первичным документам, которыми подтверждается факт оплаты, так как неправомочное уменьшение налогооблагаемой прибыли повлечет за собой нежелательные последствия в виде штрафов. Документы не только должны содержать все необходимые реквизиты, но и соответствовать дате и цели выданного аванса.

Какие ошибки не следует допускать при ведении учета подотчетных сумм

Расчеты с подотчетными лицами — тот участок, где от бухгалтера требуется внимание и контроль сразу по трем позициям:

  • работа с сотрудниками — организация контроля своевременной и правильной отчетности, целевого расходования денежных средств, предоставления правильно оформленных оправдательных документов;
  • контроль наличия и оформления всех необходимых первичных документов, подтверждающих факт хозяйственной операции для налогового учета;
  • правильное оформление и безошибочное ведение бухгалтерского учета.

Следуя закону, бухгалтер должен вести аналитический учет по каждой выданной сумме. Для совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами рекомендуется разработать журнал ведения учета подотчетных сумм в хронологической последовательности в разрезе подотчетных лиц и сроков отчета.

Подробнее о том, как вести аналитический учет, читайте в материале «Ведение аналитического учета расчетов с подотчетными лицами».

Если наличные, выдаваемые авансом в подотчет, превышают установленный законом лимит при расчетах юридических лиц и предпринимателей, то бухгалтеру в момент выдачи денег следует обратить внимание сотрудника на то, чтобы он не нарушал этого правила (п. 6 указания от 07.10.2013 № 3073-У). Об этом также рекомендуется написать в инструкции для подотчетников.

Для того чтобы обоснованно списывать за счет чистой прибыли дополнительные услуги, включенные и оплаченные в счета по командировочным расходам, рекомендуется делать это на основании Положения о служебных командировках, утвержденного приказом руководителя.

ВАЖНО! Бухгалтеру необходимо внимательно изучать предоставленную подотчетником первичку, чтобы правильно отделить расходы за счет чистой прибыли от расходов, отнесенных на счет издержек производства.

Бухгалтерские проводки должны использоваться в соответствии с Планом счетов (приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н). Не стоит упрощать их и списывать расходы, минуя счет по подотчетным лицам. Это нарушение фиксирования самого факта хозяйственной деятельности, которое может привести к совершению ошибки в расчетах с подотчетными лицами.

Если предприятие большое и имеет много сотрудников, которым выдаются деньги на хозяйственные расходы, рекомендуется инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами проводить чаще, чем это делается традиционно (раз в год). В таком случае своевременная отчетность подотчетных лиц будет обеспечена, а это позволит вовремя выявить и исправить ошибки в первичных документах.

Итоги

Выдача и контроль подотчетных сумм — непростой участок для бухгалтера. Тем не менее законодательством предоставлено большое поле для совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами путем формирования удобного и точного ведения учета и контроля на основании разработанных внутренних документов.

Совершенствование расчетов с подотчетными лицами

Сотрудники предприятия направляются в командировки для налаживания партнерских отношений с поставщиками, для изучения новинок поступающих на рынок, для формирования конкретных заказов клиентов, а также на приобретение товарно-материальных ценностей.

Бухгалтер получает денежные средства под отчет для приобретения канцелярских принадлежностей и бланочной продукции. Завхоз получает денежные средства для приобретения хозяйственных товаров.

В результате изучения журнала-ордера № 7 не было выявлено нарушений, связанных с выдачей новых авансов лицам, не отчитавшимся по ранее выданным суммам.

В ООО «Приоритет» аналитический учет командировочных расходов ведется в пределах норм, расходы сверх норм, установленных приказом осуществляются за собственный счет работника, что оговорено в трудовом договоре по данному сотруднику.

В ООО «Приоритет» в командировку направляется любой сотрудник организации по усмотрению руководителя, так как не утвержден круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет. Это может привести к тому, что при проверке, налоговые органы посчитают, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен. А значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня. Хотя денежные средства под отчет на предприятии выдаются на более длительный срок. Данный недостаток повлечет за собой штрафные санкции.

Чтобы избежать это, на предприятии необходимо создать приказ, в котором должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет. Также в приказе должны быть установлены:

  • · сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер;
  • · порядок представления авансовых отчетов;
  • · запрещение выдачи денег работнику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу;
  • · запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного работника другому.

Перечисленных в приказе сотрудников необходимо ознакомить с ним в обязательном порядке.

Также необходимо создать письменный приказ об установлении размера (норм) суточных.

Часто по невнимательности бухгалтера и неопытности подотчетного лица к учету принимаются авансовые отчеты, к которому прилагаются чеки и товарные чеки, где просто указано «хозтовары» или «канцтовары». Этого не должно быть, так как чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом чеке. В нем должно быть подробно описано, что, сколько и за какую цену приобрел подотчетник.

К такому товарному чеку налоговые органы обязательно предъявят претензию. Вдруг подотчетное лицо приобрело товарно-материальные ценности стоимостью меньше 10 000 рублей, но сроком службы больше 12 месяцев (например, вентилятор или калькулятор). В таком случае они должны быть оприходованы как основные средства.

Допущенную ошибку бухгалтера и подотчетного лица можно исправить, организовав комиссию из уполномоченных лиц. Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что конкретно и для каких целей приобретено. Данный акт подшивается к авансовому отчету и служит оправдательным документом.

В ООО «Приоритет» встречается такая ситуация, когда командированному работнику выдаются наличные средства организации, поступившие от покупателей. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами, так как у предприятия нет специального разрешения обслуживающего банка на использование данных денежных средств на свои нужды.

Существует определенная последовательность выдачи денег подотчетнику на приобретение той или иной продукции. Предприятие должно сначала сдать наличную выручку в банк, затем снять с расчетного счета необходимую сумму и оприходовать ее в кассу.

А можно, заранее снять с расчетного счета денежные средства на хозяйственные нужды. Данную сумму можно будет хранить в кассе предприятия и постепенно расходовать на покупку необходимых товаров, выдавая деньги под отчет. Самое главное — не превысить лимит наличных в кассе. Для данного предприятия банк установил лимит 350 000 рублей.

Находясь в командировке, зачастую подотчетные лица должны информировать руководителя предприятия или фирму-партнера по телефону о ходе выполнения задания. В таких случаях организация должна компенсировать стоимость переговоров.

Но на предприятии все телефонные переговоры оплачиваются за счет собственных средств подотчетного лица. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами. Организация ссылается на то, что при приобретении карт эксперсс-оплаты за наличный расчет, подтверждающими документами являются только кассовый чек и сама карта. А данные карты не соответствуют понятию первичного учетного документа, данному в законе «О бухгалтерском учете и отчетности», следовательно, эти расходы нельзя признать в целях налогообложения прибыли. Но, несмотря на это предприятие, может самостоятельно составить первичные учетные документы, в частности бухгалтерскую справку или авансовый отчет.

Единственной неразрешимой проблемой остается НДС, поскольку в этом случае счет-фактура не предоставляется, а без этого документа организация не вправе принять к вычету НДС.

Так же дело обстоит при оплате услуг сотовой связи подотчетным лицом через свободные кассы.

Лучшим разрешением данной проблемы является заключение договора на оказание услуг сотовой связи. Тогда предприятие сможет получать от операторов мобильной связи подтверждающие документы (счета-фактуры, акты, расшифровку телефонных переговоров).

Изучив учет расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам и по средствам, выданным на операционно-хозяйственные расходы можно сказать, что учет данных расходов на ООО «Приоритет» находится в удовлетворительном состоянии хоть и имеет ряд нарушений необходимых к устранению. Командировка на ООО “Приоритет” оформляется приказом с указанием пункта назначения, наименования предприятия, куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки. Командированному работнику выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем предприятия и скрепленное печатью. Лица, убывающие в командировки, на предприятии регистрируются в специальных журналах. После возвращения из командировки работник в течение трех дней отчитывается о проделанной работе во время командировки и использовании полученных денег. При этом об исполнении денежных средств на предприятии составляется авансовый отчет. Новый аванс подотчетным лицам выдается только после полного расчета по ранее выданному. Выдача наличными денежных средств в подотчет на командировочные расходы отражается по дебету счета 71 и кредиту счета 50. На суммы по утвержденному авансовому отчету производится запись по дебету счетов 58, 20, 25, 26, 44, 08 и кредиту счета 71. Операции по счету 71 отражаются в журнале-ордере № 7-АПК. В нем совмещается аналитический и синтетический учет по счету 71.

На предприятии ООО «Приоритет» были выявлены некоторые нарушения. Сотрудники предприятия были направлены в командировку для заключения договора, однако договор не был заключен, так как стороны по итогам переговоров не пришли к согласию. Согласно авансовому отчету данные расходы были отнесены на основное производство. Однако эти расходы необходимо было отнести на счет 97 «Расходы будущих периодов», а затем со счета 97 отнести на счет 91 «Операционные доходы и расходы». Изучив первичные документы предприятия ООО «Приоритет» были выявлены следующие нарушения: авансовый отчет главного механика Юруц К.В. оформлен с нарушениями. В частности в отчете не указаны проводки, в отчете нет подписи подотчетного лица.

В соответствии с приказом руководителя подотчетные лица получают наличные деньги, выдаваемые на основании оформленного расходно-кассового ордера. В бухгалтерии на выданные по РКО подотчетные суммы составляется запись, отражающая дебиторскую задолженность предприятию, т.е. Д71 К50. К документам, подтверждающим факт приобретения продукции (товаров, работ, услуг), относятся кассовый чек либо квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО) с приложением к ним копии товарного чека, квитанция к отрывному талону и другие приходно-расходные документы. Аналитический учет по счету ведется по каждой авансовой выдаче. В условиях применения полной журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в журнале-ордере №7. Изучив состояние расчетов с подотчетными лицам по средствам, выданным на операционно-хозяйственные расходы можно сказать, что на ООО «Приоритет» отсутствует приказ утверждающий перечень должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет. Данный приказ должен обязательно быть на предприятии для контроля над расходованием финансовых ресурсов предприятия. На предприятии были случаи принятия к учету авансовых отчетов, к которым прилагаются чеки и товарные чеки, где просто указано «хозтовары». Допущенную ошибку бухгалтера и подотчетного лица можно исправить, организовав комиссию из уполномоченных лиц. Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что конкретно и для каких целей приобретено. В ООО «Приоритет» встречается такая ситуация, когда командированному работнику выдаются наличные средства организации, поступившие от покупателей. Существует определенная последовательность выдачи денег на приобретение той или иной продукции. Предприятие должно сначала сдать наличную выручку в банк, затем снять с расчетного счета необходимую сумму и оприходовать ее в кассу. А можно, заранее снять с расчетного счета денежные средства на хозяйственные нужды.

Совершенствование бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Для обобщения информации о расчетах по подотчетным суммам согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденному приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, используется активный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в ЗАО «ППФ Тимашевская» по каждой сумме, выданной под отчет. Счет 71 дебетуется на выданные под отчет суммы в корреспонденции со счетами учета денежных средств. Расходование сумм, выданных под отчет, отражается по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Так, при приобретении подотчетными лицами за плату у других организаций и лиц оборудования, требующего монтажа, дебетуется счет 07 «Оборудование к установке» и кредитуется счет 71

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдаче и каждому авансовому отчету.

Рассмотрим основные операции в бухгалтерском учете предприятия на счетах учета подотчетных сумм. Работник ЗАО «ППФ Тимашевская» был направлен в служебную командировку в г.Калугу сроком на пять дней. Выданный аванс на командировочные расходы составил 3600 руб. Работником был своевременно представлен авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы за пять суток по найму жилого помещения в сумме 3000 руб. (включая НДС – 457,63 руб.), учтены суточные за пять дней в размере 3500 руб. Итого: 6500 руб.

Оформляются следующие бухгалтерские проводки:

Дебет 26 «Общехозяйственные расходы»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

— 3500 руб. — списана с подотчетного лица сумма суточных на себестоимость продукции;

Дебет 26 «Общехозяственные расходы»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

— 2542,37 руб. — отражена сумма расходов по найму помещения без НДС;

Дебет 19 «НДС по приобретенным ценностям»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

— 457,63 руб. — отражена сумма НДС

Дебет 68 «Расчеты по налогам и сборам»

Кредит 19 «Расчеты по НДС»

— 457,63 руб. — зачтен НДС по оплате жилого помещения.

Остановимся более подробно на отражении в учете расходов по командировкам. При направлении работника в командировку в январе 2009 года ему был выдан аванс в размере 10000 руб. По возвращении из командировки работник представил авансовый отчет, к которому были приложены документы, подтверждающие следующие расходы:

— оплата стоимости проезда к месту командировки и обратно — 4700 руб.;

— оплата стоимости проживания в месте командировки — 3500 руб.;

— суточные за 7 дней — 1400 руб.

Таким образом, принятые на основании авансового отчета расходы по командировке составили 9600 руб. (4700 руб. + 3500 руб. + 1400 руб.).

Сумма неизрасходованных средств — 400 руб. (10000 руб. — 9600 руб.) работником не возвращена.

По распоряжению руководителя предприятия неизрасходованная и своевременно не возвращенная сумма удерживается из заработной платы работника. В бухгалтерском учете делаются следующие проводки:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит 50 «Касса»

— 10 000 руб. — выданы из кассы денежные средства под отчет (аванс на командировочные расходы)

Дебет 26 «Общехозяйственные расходы»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

— 9600 руб. — отнесены на расходы предприятия расходы по командировке на основании авансового отчета

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

— 400 руб. — списана неизрасходованная и своевременно не возвращенная сумма аванса

Дебет 73/2 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

— 400 руб. — отражена сумма задолженности работника перед предприятием

В таблице 10 приведем схему учетных записей по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ЗАО «ППФ Тимашевская» (Приложение И).

Таблица 10 — Схема учетных записей по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ЗАО «ППФ Тимашевская» за 2009 г.

С кредита счетов

Содержание операции

Сумма тыс. руб.

В дебет счетов

Содержание операций

Сумма,

тыс. руб.

50

Выданы денежные средства в подотчет

2899,3

10

Оприходованы материалы, купленные подотчетными лицами

100,82

19

Отражен НДС

2,2

20

Отражены командировоч. основного производства

4,6

23

Отражены командировоч. вспомогательн.

производства

24,0

25

Отражены командировоч. цехов

16,5

26

Отражены командировоч. управления

219,0

50

Возвращен остаток

2454,1

60

Отражены расчеты с поставщиками

118,5

70

Отражен перерасход командировочных

8,4

76

Отражены обязательства

152,9

91

Отражены списанные суммы

310,1

х

Оборот по дебету

2899,3

Оборот по кредиту

3438,3

х

Остаток на 01.01.2010

2,0

х

х

Таким образом, изучив данные по учету подотчетных лиц на предприятии, сделаем выводы и разработаем методы совершенствования учета.

3 Рекомендации по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами

Рассмотрев порядок ведения бухгалтерского учета можно отметить, что бухгалтерский учет ведется сформированной бухгалтерской службой в соответствии с нормами современного законодательства. На 2009 год формирована учетная политика в целях учета и налогообложения, разработаны график документооборота, рабочий план счетов.

Недостатком в формировании бухгалтерского учета можно отметить низкую квалификацию кадров, так как за последние 7 лет повышение квалификации не проходил ни один бухгалтер.

При ведении бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами были изучены следующие документы по учету подотчетных лиц: бухгалтерский баланс (форма №1 строка 240 «Дебиторская задолженность; Отчет о движении денежных средств (форма №4); Положение об учетной политике предприятия; главная книга по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и корреспондирующим счетам; журнал-ордер № 7; журнал регистрации авансовых отчетов; приказы о направлении сотрудников в командировку; расходный кассовый ордер (форма № КО-2); приходный кассовый ордер (форма № КО-1); командировочное удостоверение (форма № Т-10); служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а); журналы учета работников, выбывающих в командировки и прибывающих из командировки; платежная ведомость (форма № -Т-53); авансовый отчет (форма № АО-1); заявление на выдачу денежных средств в подотчет; доверенность (формы № М-2 и М-2а); акт на списание представительских расходов; прочие (счет, квитанция, проездные билеты, акт закупки товарно-материальных ценностей и т.п.).

В ходе изучения данных были найдены ошибки в учете. Рассмотрим исправление ошибок в учете предприятия.

Таблица 11 — Обобщение результатов проверки учета расчетов с подотчетными лицам в ЗАО «ППФ Тимашевская»

Содержание нарушения

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Влияние на показатели отчетности

Выдача денег под отчет лицам, не рассчитавшимся по ранее выданным авансам

Не повлияло

Несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете (или ее отсутствие)

Не повлияло

Не верно отнесены на расходы предприятия командировки менеджера

15000

Занижение себестоимости

Не удержана не возвращенная во время подотчетная сумма

73/2

1300

Занижена себестоимость продукции

Не списана вовремя не израсходованная подотчетная сумма

10300

Занижена себестоимость продукции

Неверно отражены представительские расходы через подотчетное лицо

90000

Занижена себестоимость продукции

Итогом проверки явились выявленные нарушений на сумму 116600 руб.

Предприятию предложено исправить выявленные нарушения корректирующими проводками и исправлениями ошибок в документах.

Важнейшим фактором эффективной работы предприятия является своевременная и высококачественная подготовка, переподготовка и повышение квалификации персонала бухгалтерии, что способствует обширному диапазону их теоретических знаний, практических умений и навыков.

Эффективность труда бухгалтерии повысится в связи с тем, что на освоение новых видов работ и работа в старых условиях у работников с более высоким образовательным уровнем уходит в 2-2,5 раза меньше времени.

Автоматизация бухгалтерского учета позволяет анализировать и планировать деятельность организации. Благодаря универсальности программ автоматизации учета, их используют как бухгалтера, так и менеджеры, руководители и учредители. В ЗАО «ППФ Тимашевская» используется уже более 5 лет программа 1С:Бухгалтерия» версия 7.7.

Данный программный продукт давно устарел, появилась более совершенная версия 8.0, в которой наиболее профессионально и современно ведется учет подотчетных лиц в деятельности предприятия.

Стоимость программного обеспечения:

1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ — 10800руб.

Лицензия на сервер «1С: Бухгалтерия 8 ПРОФ» — 8000руб.

1С:Предприятие. Дополнительная лицензия на 5 пользователей – 20000 руб.

Обучение работы в программе 10000 руб. на 1 группу из 5 человек.

В связи с внедрением данной программы в ЗАО «ППФ Тимашевская» предполагается снижение трудоемких операций (ведение налогового учета, формирование отчетности), поэтому нецелесообразно держать штат бухгалтеров в количестве 5 человек, таким образом предлагается сократить численность бухгалтерии на 1 человека.

Произведем расчет затрат: 10800 + 8000 + 20000 + 10000 = 48800 руб.

На покупку данной программы можно направить чистую прибыль.

Предложенные методы повышения эффективности учета подотчетных сумм на предприятии позволят вести учет более эффективно.

Заключение

В данной работе было изучено состояние бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в ЗАО «ППФ Тимашевская».

За 2007-2009гг. отмечено, что выручка ЗАО «ППФ Тимашевская» увеличилась в 2009г. на 266580 тыс. руб. по сравнению с 2007г. и на 50921 тыс. руб. увеличилась в 2009 году по сравнению с 2008г. в связи с увеличением объемов продаж продукции предприятия.

Прибыль от продаж в 2009 году по сравнению с 2007 годом увеличилась а 23370 тыс. руб. По сравнению с 2008 годом прибыль снизилась на 15722 тыс. руб.

На конец 2009 года чистая прибыль составила 7805 тыс. руб., что на 20514 тыс. руб. меньше 2007 года и на 36715 тыс. руб. чем в 2008 году.

На снижение уровня прибыли повлиял рост коммерческих и прочих расходов.

Среднегодовая стоимость основных фондов, особенно производственных, снизилась на 39578 тыс. руб. в 2009 году по сравнению с 2007 годом и на 35862 тыс. руб. по сравнению с 2008 годом, так как произошло выбытие износившегося и морально устарелого оборудования.

Положительным показателем деятельности предприятия является повышение оборотных средств предприятия на 151823 тыс. руб., или на 59,2% в 2007 году по сравнению с 2009 годом и снизилась на 6588 тыс. руб. в 2009 году по сравнению с 2008 годом или на 1,6%.

Имущество ЗАО «ППФ Тимашевская» образовано в основном за счет собственных средств, которые увеличились на 52278 тыс. руб. и составили 217245 тыс. руб. Заемные средства предприятия увеличились на 74136 тыс. руб. и составили 677346 тыс. руб.

Среднесписочная численность персонала с 2007 по 2009 гг. увеличилась на 40 человек, а с 2008 по 2009 год на 2 человека.

Отмечено увеличение производительности труда персонала на 817,5 тыс. руб. в 2009 году по сравнению с 2007 годом и на 180,6 тыс. руб. по сравнению с 2008 годом на что повлиял рост выручки о продаж.

За 2007-2008 годы среднемесячная заработная плата выросла на 6287,4 руб. и в 2008-2009 гг. на 2524,5 руб. Фонд оплаты труда составил 49296,9 тыс. руб. в 2009 году, что выше на 24182,9 тыс. руб. по сравнению с 2007 годом.

На расчеты с подотчетными лицами в ЗАО «ППФ Тимашевская» распространяется порядок проведения кассовых операций. Это означает, что если подотчетному лицу поручено произвести оплату товаров, работ и услуг других организаций, то данные платежи не могут превышать предельного размера расчетов наличными деньгами, который составляет 100 тыс. руб. по одной сделке с одним юридическим лицом в день.

Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными.

При приобретении материальных ценностей для производственных нужд за наличный расчет у ЗАО «ППФ Тимашевская» подотчетное лицо обычно получает доверенность и инструктируется бухгалтером о необходимости получения требуемой товарной и платежной документации. В первую очередь, накладной на отпуск товаров с указанием отдельной строкой суммы НДС, и квитанции к приходному кассовому ордеру. В этом случае при представлении подотчетным лицом авансового отчета НДС отражается на счете 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям», и затем списывается на зачет с бюджетом, после оприходования товарно-материальных ценностей на склад.

Анализ расчетов с подотчетными лицами

Анализ состояния кредиторской задолженности с подотчетными

лицами на предприятия

В процессе финансово-хозяйственной деятельности предприятию часто приходится сталкиваться с ситуациями, когда оплатить получение материальных ценностей или различного рода работ (услуг) по безналичному расчету не представляется возможным.

Покупка небольших партий товара и некоторые операционно-хозяйственные расходы осуществляются через лиц, как правило, работников предприятия, которым выдаются наличные денежные средства для выполнения определенных действий по поручению организации.

Рассмотрим методику анализа расчетов с подотчетными лицами на примере.

С целью изучения динамики изменения кредиторской задолженности с подотчетными лицами, составим на основе данных бухгалтерского баланса (форма № 1) и регистров бухгалтерского учета (данных об остатках на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами») аналитическую таблицу 3.1.

Таблица 3.1. Данные о динамике изменения кредиторской задолженности с подотчетными лицами

Данные таблицы 3.1 свидетельствуют, что на долю кредиторской задолженности с подотчетными лицами в 2005 году приходилось 3,2% всей кредиторской задолженности.

Учитывая, что счет 71 является «активно-пассивным», то наличие кредиторской задолженности по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» свидетельствуют о том, что по итогам 2005 года в балансе была зафиксирована выданная подотчет работникам и не возвращенная в срок сумма.

Изучение первичных документов, авансовых отчетов за 2005 год показало, что, действительно, работником Сидоровым В.Н. 20 сентября 2005 года была взята подотчет сумма в размере 50 тыс.рублей для приобретения канцтоваров. Установленный в организации срок выдачи под отчет денежных средств на хозяйственные нужды составляет, согласно учетной политике организации, один квартал. В течение трех рабочих дней по истечении установленного срока работник, которому были выданы денежные средства под отчет, должен отчитаться о произведенных расходах или сдать излишние денежные средства в кассу предприятия. Срок сдачи авансового отчета Сидорова В.Н. истек 23 декабря 2005 года. Тем не менее, в связи с тем, что Сидоров В.Н. находился в указанное время на больничном, авансовый отчет им не был представлен. Соответственно, бухгалтером предприятия была сделана проводка:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — Кт 91 «расчеты с подотчетными суммами» — 50000 рублей,

То есть на счете 94 «Недостача и потеря от порчи ценностей» была отражена невозвращенная в срок подотчетная сумма, числящаяся за Сидоровым В.Н.

Далее на основании данных аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» рассмотрим состав подотчетных лиц (таблица 3.2).

Таблица 3.2. Данные о составе подотчетных лиц в 2007 году

№ п/п

Фамилия Имя Отчество

Должность

Выданная сумма, рублей

Доля в общем объеме выданных средств, %

Иванов

Геннадий Вениаминович

Начальник организационно-контрольного отдела

22096,85

5,85

Орлов

Сергей Николаевич

Начальник материально-технического снабжения

178664,63

47,33

Петрова

Татьяна Васильевна

Секретарь

100,0

0,03

Тихомиров

Сергей Васильевич

Специалист производственного бюро

43236,71

11,45

Трофимова

Наталия Алексеевна

Начальник отдела сбыта

133388,45

35,34

ИТОГО

377486,64

100,0

Данные, приведенные в таблице 3.2, свидетельствуют о том, что наибольший объем средств, выделяемых под отчет в 2007 году приходился на двух сотрудников предприятия:

начальника отдела материально-технического снабжения Орлова С.Н., что связано с необходимостью приобретения различных материалов, осуществлением общехозяйственных расходов;

начальника отдела сбыта Трофимову Н.А., что связано с осуществлением командировочных расходов.

Сопоставление списка лиц, получивших средства подотчет, со списком лиц, обозначенных в приказе директора предприятия № 25/2007-К от 28 декабря 2006 г. «О перечне сотрудников предприятия, имеющих право получать денежные средства подотчет», подтверждает, что все эти лица обозначены приказе и имели право на получение наличных средств в подотчет.

Рассмотрим направления использования подотчетных сумм, составив на основании данных аналитического учета счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» таблицу 3.3.

Таблица 3.3. Направления использования подотчетных сумм в 2007 году

№ п/п

Дебет счета

Направления использования

Сумма, рублей

Доля в общем объеме средств, %

Приобретение материалов, расходы, связанные с доставкой материалов

59899,19

15,74

Расходы, связанные с нуждами основного производства

54370,61

14,29

Общехозяйственные расходы

242897,78

63,83

Расходы, связанные с продажей товаров (готовой продукцией)

1320,00

0,35

Возврат в кассу денежных средств, ранее выданных подотчет

5000,0

1,31

Погашение задолженности перед кредиторами организации

17026,26

4,47

ИТОГО

380513,84

100,0

Таким образом, группировка сведений о направлении расходования подотчетных сумм позволяет определить — на какие нужды в основном направлялись подотчетные суммы в 2007 году. Так, согласно данным, приведенным в таблице 3.3, подотчетные суммы в основном направлялись на:

— общехозяйственные расходы (63,83%). Это расходы для нужд управления, не связанные непосредственно с производственным процессом: административно-управленческие расходы, затраты по приобретению канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, по оплате мелкого ремонта, арендная плата за помещения общехозяйственного назначения, расходы по оплате информационных, аудиторских, консультационных и т.п. услуг;

— расходы, связанные с приобретением и доставкой материалов (15,74%). Это расходы на приобретение сырья, материалов, топлива, запасных частей, инвентаря, хозяйственных принадлежностей, тары и т.п. ценностей организации;

— расходы, связанные с нуждами основного производства (14,29%). Это прямые расходы, связанные непосредственно с выпуском продукции, выполнением работ и оказанием услуг.

Практически все авансовые отчеты, представленные лицами, которым, выдавались подотчетные суммы, представлены в соответствии с предъявляемыми к отчету требованиями и приложением всех документов, подтверждающих произведенные расходы.

Между тем, специалистом производственного бюро Тихомировым С.В., представлены документы на приобретение товарно-материальных ценностей на общую сумму 13230,5 рублей без приложения товарного чека.

В то же время, отсутствие первичных документов является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, за что предусмотрены штрафы от 5000 до 15000 рублей и выше.

При принятии документов к учету бухгалтером был выдан НДС расчетным путем из стоимости материальных ценностей, приобретенных Тихомировым С.В. в розничной торговой сети.

Анализ подотчетных сумм, выданных Трофимовой Н.А., начальнику отдела сбыта предприятия, показала, что в сентябре месяце Трофимовой Н.А. были нарушены сроки сдачи авансового отчета по командировке — вместо положенной сдачи авансового отчета 20 сентября (после возвращения из командировки), отчет сдан 26 сентября.

Между тем, срок отчета по командировочным расходам установлен законодательно, в отличие от сроков отчета по авансам, выдаваемым на хозяйственные нужды и составляет — три рабочих дня со дня возвращения из командировки.

Кроме того, анализ первичных документов показал, что был нарушен и порядок выдачи подотчетных сумм. Так, 17 апреля 2007 года, начальнику организационно-контрольного отдела Иванову В.Г. была выдана подотчетная сумма в размере 5500 рублей, тогда как авансовый отчет о расходовании ранее полученных подотчетных сумм был представлен только 19 апреля 2007 года. Указанная сумма была выдана без предварительно составленной сметы расходов.

В то же время Порядком ведения кассовых операций установлено, что выдача подотчетных средств производится при условии полного отчета конкретного лица по ранее выданному ему авансу, суммы выдаются на основе утвержденной сметы расходов.

Таким образом, анализ кредиторской задолженности с подотчетными лицами, отражаемы по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», показал, что на предприятии имеются нарушения при проведении расчетом с подотчетными лицами.

В целях устранения выявленных в ходе анализа нарушений, необходимо разработать рекомендации по совершенствованию учета и анализа расчетов с подотчетными лицами.

Совершенствование расчетов с подотчетными лицами

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *