Ежегодно в каждый четвёртый четверг октября отмечается Международной день без бумаги. В 2016-м году – это 27 октября. Портал Ecoidea.by подготовил несколько полезных советов, которые смогут снизить количество используемой бумаги на рабочем месте.
- Печатайте с двух сторон, настройте на компьютере/принтере двухстороннюю печать в качестве приоритетного варианта.
- Для печати неофициальных документов используйте черновики. Однако помните, что некоторые черновики, содержащие важную или конфиденциальную информацию, для этого не пригодны.
- Используйте экономичные шрифты: Century Gothic, Calibri, Times New Roman. Они позволяют экономить как расход краски, так и место на листе.
- Для печати неофициальных документов настройте узкие поля до (до одного сантиметра по всем сторонам).
- Избавьтесь от лишних частей отчёта (титульная страница, список литературы и прочие менее значимые для чтения части) перед тем, как его распечатывать для предварительного чтения.
- Чтобы уменьшить количество копий отчётов, публикаций, делитесь печатными документами с коллегами. Не делайте копий больше, чем надо.
- Проверяйте документы перед пуском на печать с помощью автоматической проверки орфографии, а также функции предварительного просмотра (Preview).
- По возможности, используйте систему электронного документооборота.
- Складывайте уже ненужную бумагу для записей в макулатуру.
- Пишите на двух сторонах страниц в блокноте.
- Использованную бумагу сдавайте на переработку (предварительно удалите металлические скобы, пластиковые части – пружины, уголки, а также другие элементы, затрудняющие переработку). В макулатуру можно выбрасывать картон, писчую бумагу, газеты чёрно-белые и цветные, глянцевые журналы, картонную упаковку, рекламные буклеты и брошюры, конверты, календари, блокноты, тетради, книги, бумагу из шредера.
В Международный день без бумаги ведущие компании из разных областей экономики объединяются для того, чтобы поделиться личным опытом сокращения нерационального расхода бумаги и провести собственные акции поддержки. Цель этого дня — показать на реальных примерах, как и с помощью каких технологий каждая организация может внести свой вклад в сохранение природных ресурсов.
Уникальность акции в том, что она приносит пользу не только природе, но и бизнесу. Использование технологий электронного документооборота, оптимизация бизнес-процессов в компаниях позволяют организациям постепенно сокращать расходы на печать, хранение и транспортировку бумаги. В то же время, по данным Ассоциации по вопросам управления информацией и изображениями (Association for Information and Image Management, AIIM), экономия или переработка тонны бумаги позволяет «спасти» 17 деревьев, 26 тысяч литров воды, три кубических метра земли, 240 литров горючего и четыре тысячи киловатт*часов электричества.
Очевидно, что полный отказ от бумажных документов является недостижимым и ненужным. Однако, осваивая современные технологии в области информационных технологий и управления информацией, можно добиться весомого вклада в экономию ресурсов как на уровне компании и государства, так и в практике каждого отдельного человека. Международный день без бумаги — это отличный повод поделиться опытом в использовании безбумажных технологий и рассказать другим, о том, как можно вносить ежедневный посильный вклад в защиту экологии с пользой для бизнеса и жизни.
