Служебный автомобиль

Скажите, нужно ли оформлять путевой лист, если служебный легковой автомобиль используется в личных целях?

Путевой лист Вам не нужен. Этот документ необходим для списания топлива и учета времени водителя.

Приказ Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (ред. от 18.01.2017) «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (Зарегистрировано в Минюсте России 08.10.2008 N 12414) III. Порядок заполнения путевого листа 9. Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях. 10. Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца. 11. Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя. 12. В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т.п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации. (в ред. Приказа Минтранса России от 18.01.2017 N 17) (см. текст в предыдущей редакции) 13. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя. 14. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на указанную стоянку проставляются индивидуальным предпринимателем в случае, если указанный предприниматель совмещает обязанности водителя. 15. В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на постоянную стоянку — в путевом листе водителя, который последним заезжает на постоянную стоянку. 16. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества. 16.1. Дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов. (п. 16.1 введен Приказом Минтранса России от 18.01.2017 N 17) 17. Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов. 18. Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.

Правила оформления и ведения путевых листов

Путевой лист — очень важный документ для служебного транспорта. Если владелец автомобиля — организация, этот документ подтверждает право управления, если автомобиль частный, но используется в рабочих целях, — помогает рассчитать затраты. Проверяют путевки многие службы: и ФНС, и ГИБДД, и трудовая инспекция. Как же правильно заполнить этот документ и избежать возможных санкций за ошибки с учетом последних изменений в законодательстве? Ответы в материале PPT.ru. КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня Получить доступ

Так называемые «путевки» — это учетные первичные документы, которые должны вести все организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие автотранспорт. При этом юридические лица и ИП, оказывающие услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов. Новая форма, по которой заполняется путевой лист 2019 года, утверждена двадцать лет назад постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года № 78. Она актуальна до сих пор, хотя за эти годы в нее много раз вносились изменения различного характера. Последнее из них внес Минтранс приказом от 07.11.2017 № 476. В силу этих поправок с 15 декабря 2017 года в путевом листе нужно указывать дополнительные сведения о собственнике транспортного средства. Так, индивидуальным предпринимателям обязательно надо указать свой ОГРИП, а организациям — ОГРН.

В зависимости от вида транспортных средств и области их применения нужно использовать разные виды путевых листов. Так, отдельные новые бланки разработаны для:

  • легковых автомобилей;
  • грузовых автомобилей;
  • специального транспорта;
  • легкового такси;
  • грузового таки;
  • автобусов общественных и необщего пользования.

Порядок оформления путевых листов установлен приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152, который действует в редакции от 7 ноября 2017 года, вступившей в силу 15 декабря 2017 года. Учитывают путевые листы в специальном журнале. Разберемся подробнее, какие произошли изменения в путевых листах в 2019 году и как оформить этот документ, чтобы не возникло вопросов у проверяющих из налоговых органов и ГИБДД, которые чаще всего смотрят этот документ.

Новая форма путевого листа

Путевой лист транспортного средства необходим при выезде любого транспортного средства по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к ведению этого первичного документа установлены только для автотранспортных компаний, однако и для всех остальных он является документом строгой отчетности и должен содержать обязательные реквизиты. В 2018 году таких сведений стало больше — чиновники в конце 2017 года добавили обязанность указывать в путевом листе сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля. Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.

Если организации не подходит унифицированный бланк, она может разработать свой вариант, в котором должны быть учтены все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение нового бланка обязательно должно быть указано в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008. Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются также правила, регламентированные статьей 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ о бухгалтерском учете.

Таким образом, новые путевые листы 2019 года обязательно должны содержать следующие сведения:

  • название и номер самого документа;
  • реквизиты владельце автомобиля (ОГРИП и ОГРН);
  • дату выдачи;
  • период действия;
  • данные о водителе ТС;
  • данные о самом ТС;
  • данные о владельце ТС;
  • данные о прохождении технического осмотра перед рейсом.

Документ должен быть заверен подписью диспетчера, который его оформил и руководителем организации. Печать нужно ставить только тем организациям, которые ее используют по своему Уставу. Форма оформляется в одном экземпляре и выдается на руки водителю. После этого он должен быть возвращен уполномоченному лицу под роспись, в этом случае считается закрытым и поступает в бухгалтерию. С этого момента нужно выяснить, для чего вообще нужны путевые листы.

Порядок оформления и образец заполнения путевого листа

Оформлением этой формы для ТС в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях это может быть просто уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник. Такие обязанности должны быть делегированы приказом руководителя организации, поскольку именно тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки. Иногда оформлением путевых листов занимаются сами водители, однако по общему правилу, водители должны заполнять только свою часть документа — записывать данные о пробега автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине.

Выписать путевку можно как на один рейс или рабочий день, так и на целый месяц. Кроме того, в унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с ТС в рейсах могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением.

Путевой лист, бланк которого является унифицированным, разделен на несколько разных форм, в зависимости от вида ТС. Эти формы отличаются содержанием и требованием к заполнению. Мы собрали их в таблицу, чтобы каждая организация могла сориентироваться и выбрать необходимую.

Бланк путевого листа

Кто и как заполняет

Форма № 3 для легковых автомобилей

Можно применять для оформления рейсов легковых ТС, как в специализированных организациях, так и обычных компаниях. Особенности заполнения этой формы приведены в письме Росстата от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257

Форма № 4-с для грузовых автомобилей
со сдельной зарплатой водителям.

Форма предназначена для автотранспортных компаний, осуществляющих грузоперевозки. В ней предусмотрены графы для отметок представителей заказчика груза. Такая она может быть выдана только после того, как водитель сдал в бухгалтерию предыдущий документ. Бланк содержит отрывной талон, на основании которых исчисляется зарплата.

В форме № 4-п обязательным является указание номеров товарно-транспортных накладных на перевозимый груз. Хранить такие путевые листы следует вместе с транспортными документами. Этот бланк предназначен для двух рейсов в течение одного рабочего дня.

Путевой лист содержит отрывные корешки, которые заполняет владелец ТС на каждый рейс. Они нужны для дальнейшего предъявления счета заказчику рейсов.

Форма № 4-п для грузового транспорта с повременной зарплатой водителям.

Форма № 3-спец. для специального траспорта (автокраны, цементовозы, мусоровозы, топливные цистерны, бетономешалки и т. п.)

Форма № 4 для легкового такси

В бланке есть поле для записей показаний таксометра. Такой лист водитель получает только на смену, после чего он должен сдать его диспетчеру.

Форма № 6 для автобусов

Бланк для осуществления рейсов автобусов на городских маршрутах. В нем есть графа о предрейсовом медицинском контроле состояния водителя.

Если организации подходят такие путевые листы, бланки скачать можно прямо по ссылкам в таблице из соответствующих постановлений. На каждом учетном документе, чтобы он имел юридическую силу, обязательно должен стоять штамп организации-владельца или арендатора ТС. Кроме того, необходимо проставлять время отъезда из гаража и точное время возвращения авто на место. Нужно принимать во внимание и другие требования к их оформлению.

В частности, как при выезде ТС из гаража, так и после его возвращения в гараж записи в путевом листе должен быть проверены на соответствие показателя приборов в автомобиле, таким, как датчик топлива, одометр и т. д. Техническое состояние ТС должен завизировать уполномоченный сотрудник, например, механик организации. Данные о предрейсовом медицинском осмотре обязательно заполняет медработник с указанием даты и проставлением личного штампа. Запись должна сообщать о том, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей». При необходимости ставится также отметка о медосмотре после рейса.

Иногда для заполнения путевок используется специальная программа. Она позволяет скрывать ненужные области документа, точно определять сколько времени заняла дорога, а также ставить точное число на каждый документ. Объявление об использовании программы необходимо сделать всем диспетчерам, чтобы все путевки были оформлены одинаково. Кроме того, это облегчит жизнь водителям, которые смогут учесть каждый рубль стоимости потраченного на дорогу топлива и вывести точные остатки. Отсутствие такой программы нарушением не является, так как новые бланки не запрещается заполнять в ручном режиме.

Приказ Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 предписывает хранить закрытые путевые листы в течение пяти лет. Ответственность за корректность оформления документов несет лично руководитель организации, а также уполномоченные лица, которые отвечают за эксплуатацию ТС. Те из них, кто ставит на бланке свою подпись, несут ответственность за достоверность данных, которые они заверили. Если при проверке представители ФНС выявят нарушения в заполнении путевого листа, они могут исключить списанные по нему ГСМ из состава расходов в целях налогообложения прибыли. Тогда организации придется доплатить налог, а также уплатить штрафы и пени, назначенные проверяющими.

Правильно заполненный новый путевой лист по форме № 3 (для легкового автомобиля) выглядит так:

Титульный лист с учетом изменений в порядке заполнения (подготовлено с помощью коммерческой версии КонсультантПлюс):

Продолжение:

Обратная сторона

Учитываем затраты на служебный транспорт

Л. Г. Лагутина, доцент кафедры «Бухгалтерский учет и налогообложение» МУ им. С. Ю. Витте, к. э. н.

Журнал «Учет в сельском хозяйстве» № 2, февраль 2014 г.

Если расходы на служебный транспорт имеют непосредственное отношение к производственной деятельности хозяйства и подтверждены документами, то их можно отнести в затраты. Рассмотрим, как правильно это сделать.

Для признания расходов есть основания

Затраты на содержание служебного транспорта могут быть учтены при расчете налога на прибыль. В случае общей системы налогообложения они относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).
Сельхозпроизводители, находящиеся на упрощенной системе налогообложения с объектом «доходы минус расходы», затраты на содержание служебного транспорта учитывают на основании подпунк­та 12 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.
При уплате ЕСХН их также можно учесть (подп. 12 п. 2 ст. 346.5 Налогового кодекса РФ).
При этом важно, чтобы расходы были обоснованными и документально подтвержденными (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ). Напомним, относится это не только к фирмам, применяющим общую систему налогообложения, но и к тем, которые находятся на упрощенной системе налогообложения или применяют спецрежим в виде уплаты единого сельхозналога (п. 3 ст. 346.5, п. 2 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).
Также обратим внимание: при применении кассового метода расходы признаются только после их фактической оплаты. Такой метод их признания хозяйство может применять, например, на «упрощенке» (п. 2 ст. 346.17 Налогового кодекса РФ), а также в случае уплаты единого сельскохозяйственного налога (подп. 2 п. 5 ст. 346.5 Налогового кодекса РФ).

Применяем нормы по ГСМ

Налоговое законодательство не предусматривает нормирования расходов на горюче-смазочные материалы. Но финансисты настаивали: при определении обоснованности затрат на топливо должны учитываться нормы его расхода (письмо от 3 сентября 2010 г. № 03-03-06/2/57). Однако такая позиция не находила поддержки у судей (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 5 апреля 2012 г. № А27-8757/2011).
Впоследствии чиновники заключили, что использование норм – право, а не обязанность компании (письма Минфина России от 3 июня 2013 г. № 03-03-06/1/20097, от 30 января 2013 г. № 03-03-06/2/12).
Напомним, в настоящее время хозяйство вправе применять Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», утвержденные распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р (далее – Методические рекомендации).
Следуя им, в ряде случаев, указанных в пункте 5 раздела II Методических рекомендаций, можно проводить расчет нормы с учетом повышающего коэффициента. Так, при эксплуатации автомобиля в зимних условиях надбавка к норме определяется в зависимости от климатических районов. При этом срок ее действия и предельная величина зависят от того, в каком регионе эксплуатируется транспорт. Также учитываются и другие факторы. Например, численность населения города, использование машин в горной местности, обкатка новых автомобилей и после капитального ремонта, а также срок эксплуатации транспортного средства и его пробег.
Отметим, возможно и снижение нормы, например, при работе на дорогах общего пользования за пределами пригородной зоны на равнинной местности (п. 6 раздела II Методических рекомендаций).
В случае применения нескольких надбавок норма устанавливается по их сумме или разности к базовой норме.

Пример.

Хозяйство эксплуатирует в Москве зимой автомобиль ВАЗ-11183. Приказом руководителя утверждены те нормативные показатели расхода ГСМ, которые определены Методическими рекомендациями. Базовая норма расхода составляет 8 л на 100 км (п. 7.1 раздела II Методических рекомендаций). При этом надбавка к норме для города с населением свыше 3 млн человек составляет 25 процентов (п. 5 раздела II Методических рекомендаций), а зимняя – 10 процентов (приложение № 2 к Методическим рекомендациям). В результате нормативный расход топлива на 100 км равен 10,8 л (8 л + 8 л х 25% + + 8 л х 10%). В один из дней пробег по путевому листу составил 60 км. Поэтому по нормативу расход горючего в этот день должен быть не более 6,48 л (10,8 л х 60 км : 100 км).

Нормативы расхода смазочных материалов установлены в приложении № 1 к Методическим рекомендациям с учетом замены и текущих дозаправок на 100 л общего расхода топлива, рассчитанного по нормам.
Для масел нормативные величины установлены в литрах, а для смазок – в килограммах.
При этом показатели увеличиваются до 20 процентов для автомобилей, эксплуатируемых более пяти лет, а также после капитального ремонта.
Отметим: если типовые нормы не утверждены, то можно использовать те, которые разработаны по индивидуальным заявкам научными организациями, а затем утверждены приказом руководителя компании. А до этого момента нужно руководствоваться технической документацией на автомобили и информацией завода-изготовителя (письмо Минфина России от 10 июня 2011 г. № 03-03-06/4/67).
В случае если расход топлива превышает норму, назначается комиссия и оформляется акт замера фактического расхода горючего на 100 км пробега.

Нужно оформлять путевые листы

Для налогового учета затраты на покупку топлива не признаются расходом, так как заправка бензина подтверждает только факт его приобретения. Для признания расходов требуется их документальное подтверждение. При этом в качестве первички используется путевой лист. Его унифицированная форма утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Однако обязательна она только для специализированных и автотранспортных компаний (письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129). Остальные фирмы могут применять ту форму, которую разработают самостоятельно. При условии, что в ней будут присутствовать обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Кроме того, в пункте 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, перечислены данные, которые должен содержать этот документ. К ним относятся: наименование, номер и срок действия документа, сведения о транспортном средстве, его собственнике и водителе.
Также в путевом листе обязательно должна содержаться информация о маршруте следования машины (письмо № 03-03-04/1/129). Документ можно составлять раз в месяц или квартал. При условии, что на основании его можно судить об обоснованности расходов на ГСМ. Такой вывод можно сделать из писем Минфина России от 16 марта 2006 г. № 03-03-04/2/77 и от 3 февраля 2006 г. № 03-03-04/2/23.

Учитываем другие виды затрат

В состав расходов на содержание служебного транспорта на основании подпунк­та 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ могут включаться разные расходы. Например, на мойку машины. Против этого Минфин России не возражает (письмо от 20 июня 2006 г. № 03-03-04/1/530). При безналичной оплате с фирмой, проводящей мойку, подписывают акт об оказании услуг. При наличной оплате должен быть выдан кассовый или товарный чек. При этом налоговики считают, что в нем должна быть указана информация о марке и государственном номере того автомобиля, который обслуживался. Об этом говорится в письме УФНС России по г. Москве от 12 апреля 2006 г. № 20-12/29007.
Учитываются и затраты на парковку автомобилей. Подтвердить их можно с помощью кассового чека или квитанции (письмо Минфина России от 27 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/404).
Также автомобили должны проходить государственный технический осмотр. Без этого их эксплуатация запрещена. Об этом сказано в пунк­­те 11 Основных положений по допуску транспортных средств к эксплуатации… утвержденных постановлением Правительства РФ от 23 октября 1993 г. № 1090. Оплата процедуры техосмотра документально подтверждается с помощью кассовых чеков и платежных поручений.

Важно запомнить

Для подтверждения обоснованности понесенных расходов на горючее сельхозпроизводитель вправе применять нормы, разработанные Минтрансом России, а также утвердить собственную форму путевого листа.

служебный транспорт

Смотреть что такое «служебный транспорт» в других словарях:

  • служебный транспорт (офиса) (админ.-хоз. деятельность в спорте) — служебный транспорт (офиса) Автотранспорт, предоставляемый персоналу ОКОИ для выполнения задач своих функциональных подразделений. EN office transport… … Справочник технического переводчика

  • транспорт — сущ., м., употр. сравн. часто Морфология: (нет) чего? транспорта, чему? транспорту, (вижу) что? транспорт, чем? транспортом, о чём? о транспорте; мн. что? транспорты, (нет) чего? транспортов, чему? транспортам, (вижу) что? транспорты, чем?… … Толковый словарь Дмитриева

  • Служебный роман — Служебный роман … Википедия

  • Транспорт Петрозаводска — В этой статье описывается транспорт в Петрозаводске (карельск. Petroskoin liikendeh). Содержание 1 Виды транспорта 1.1 Дорожная сеть … Википедия

  • Железнодорожный транспорт в Африке — Список железных дорог Африки Железнодорожный транспорт в Африке развит сравнительно слабо. Длина эксплуатируемых линий около 70000 км, или 7 % от общемировой протяжённости железных дорог, хотя на континент приходится около 14 %… … Википедия

  • Выделенная полоса — на Бродвее в Нью Йорке Выделенная полоса для движения общественного транспорта (согласно ПДД «Полоса для движения маршрутных транспор … Википедия

  • Сухоборье — Посёлок Сухоборье Страна РоссияРоссия … Википедия

  • Велосипедная скорая медицинская помощь — Велосипед «Скорой помощи» в Лондоне. Велосипеды используются как служебный транспорт различными экстренными службами, такими как полиция, скорая медицинская помощь и пожарная охрана. Это обусловлено … Википедия

  • Судовой агент — Не следует путать с судебным агентом лицом, занимающимся исполнением решений суда. Судовой агент лицо, нанимаеемое судовладельцем через агентскую фирму (организацию). для представления интересов судна в чужом (не в порту приписки) порту.… … Википедия

  • GPS-трекер — (также GPS контроллер) устройство приёма передачи данных для спутникового мониторинга автомобилей, людей или других объектов, к которым оно прикрепляется, использующее Global Positioning System для точного определения местонахождения… … Википедия

  • Москвич А9 — Москвич … Википедия

Служебный автомобиль

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *