СКАНИРОВАННЫЙ ДОКУМЕНТ КАК СРЕДСТВО ДОКАЗЫВАНИЯ
В ГРАЖДАНСКОМ ПРОЦЕССЕ
Стремительное развитие и широкое использование информационных технологий ставит перед учеными-юристами задачу по пересмотру основных положений гражданского процессуального права, т.к. неизбежно влечет за собой необходимость адаптации гражданского процесса к новым коммуникационным технологиям.
В настоящее время законодательно закреплено применение электронных документов в качестве доказательств в гражданском процессе: так статья 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» определяет соответствующие условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, а статья 55 ГПК РФ относит такие документы к доказательствам по делу.
Но, как и часто это бывает при введении качественно новых технологий в судебную сферу, в этой области возникают определенные правовые препятствия. А, как известно, оформление и использование документов в правовых отношениях всегда вызывает много проблем.
Согласно Постановлению Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 «сканирование документа» — получение электронного образа документа (абзац введен Постановлением Правительства РФ от 07.09.2011 N 751). Таким образом, отсканированный документ – это электронный образ документа. Замечу здесь, что больше никаким другим нормативно-правовым актом в настоящее время не дано определение интересующего нас понятия. Из этого следует, что суд не имеет права рассматривать «электронные образы» в качестве доказательств по гражданским делам, т.к. абзац 2 статьи 55 ГПК представляет их в закрытом перечне: «Эти сведения могут быть получены из объяснений сторон и третьих лиц, показаний свидетелей, письменных и вещественных доказательств, аудио- и видеозаписей, заключений экспертов». К письменным доказательствам «сканированные документы» статья 71 ГПК не относит, кроме того не устанавливает, что допущение в качестве письменных доказательств документов, полученных указанными в статье способами, осуществляется не только в случаях и в порядке предусмотренных нормами ГПК, других нормативных правовых актов, но и договором. (Надо признать, что отсутствие такого дополнения позволяет иметь место противоречию между ст. 160 ГК и ст. 71 ГПК, что было успешно устранено в АПК). А статья 60 ГПК гласит, что обстоятельства дела, которые в соответствии с законом должны быть подтверждены определенными средствами доказывания, не могут подтверждаться никакими другими доказательствами. Стало быть, отсканированный документ, в его понятийном виде, не проходит через фильтр данных статей и, следовательно, не может служить средством доказывания в гражданском процессе.
Однако все же обратимся к пункту 2 статьи 160 ГК РФ, определяющую письменную форму сделок: «Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон». Повторюсь, законы и иные правовые акты не регулируют такой порядок применения сканированного документа в гражданском процессе. Следовательно, только соглашение сторон в договоре может определять юридическую силу и порядок использования «сканированного» или по закону «электронного образа» документа. Возможность использования средства доказывания из соглашения сторон – это уже иная проблема, вызвавшая немало дискуссий. Тем не менее, раз закон предусматривает такой способ – он, несмотря на указанное выше противоречие статей ГК и ГПК, все же используется. Но, как и отмечается в законе, этот способ включения «сканированного документа» в круг средств доказывания и закрепления за ним юридической силы возможен только при условии заверки данного документа с помощью факсимильной, электронной или иного аналога собственноручной подписи. На практике способы и методы закрепления за сканированными документами юридической силы при помощи нотариальной фиксацией сводятся к заверки распечатки соответствующего файла, что в принципе приравнивает сканированный документ к копии, при этом теряется весь первоначальный смысл сканирования. Полезными в юридической практике сканированные документы являются в том случае, если это договор, стороны которого проживают вдали друг от друга. Тогда одна сторона, подписав, может отсканировать его и, заверив ЭЦП, переслать другой стороне. Такой механизм считается надежным и довольно часто применяется.
Приведу примеры из судейской практики – как решаются дела с интересующим нас понятием.
1) В постановление Выборского городского суда от 16 августа 2010 года о возвращении иска Л. к ООО «К.» указывается, что отсканированный и отправленный с электронного почтового ящика Л. договор, который был лично подписан Л. и в котором была предусмотрена возможность приравнивания сканированного документа к оригиналу, не может рассматриваться как доказательство исполнения договора, т.к. не позволяет установить, подан ли он надлежащим лицом. Как мы видим, в данном случае суд мотивирует отказ не столько невозможностью использования отсканированного документа в виду его ненадлежащего заверения, сколько способом его передачи.
2) В решении Василеостровского районного суда от 18 декабря 2011 года по делу о признании наследства М. в оценке доказательств указывается, что суд не может принять во внимание отсканированный документ (в котором так же указывалось о его полноценной юридической силе), т.к. этого не позволяют положения ст. 71 ГПК. Здесь же мы видим прямую ссылку на противоречие статей, указанное выше.
Как отмечают некоторые юристы, «новизна проблем доказывания возникает из новизны средств информации — таким образом, эти проблемы по существу являются фактическими и могут быть решены относительно прямым применением существующих принципов способом сходным тому, когда они применяются к другим генерируемым компьютером доказательствам и к более традиционным вещественным доказательствам».
Так, рассмотренный нами казус со сканированным документом может решаться несколькими способами:
1) дать законную характеристику «сканированному документу» как виду электронных документов, что будет означать приравнивание его к письменным доказательствам, тогда будет использоваться ст. 71 ГПК, при этом необходимо будет определить все параметры сканирования как информационно-технологического процесса;
2) приравнять отсканированные документы к копиям письменных доказательств, что было бы в полнее логично, т.к. сам механизм сканирования по техническим характеристикам не сильно отличается от механизма копирования;
3) включить термин «электронный образ» в статью 55 ГПК (что представляется менее рациональным, т.к. с развитием технологий в дальнейшем также придется расширять этот круг, что может привести к расклассификации доказательств в понятия неопределенного порядка);
4) определить сканированный документ не как «образ документа», а как просто «документ» и дополнить ст. 71 ГПК следующим содержанием: «Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», а также документы, подписанные электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором. Тогда приведенный нами второй пример из практики суда решался бы совсем иначе.
5) добавить в компетенцию нотариусов возможность заверки отсканированных документов при помощи ЭЦП.
Также существует мнение ученых о необходимости принятия нового закона, непосредственно регулирующего исследуемый нами сканированный документ. Но такая точка зрения не близка мне, так как я считаю, что, благодаря дальнейшему развитию информационных технологий, необходимо будет при каждом подобном изобретении принимать новый закон. Это может привести к нагромождению правовой базы и, что представляется более важным, такая тенденция может привести к разрозненности источников гражданского праворегулирования, а это рушит все стремление законодателя кодифицировать право.
Так как информационные технологии развиваются и совершенствуются с каждым днем, то у рассмотренного примера в скором будущем появятся аналоги, и нужно будет так же решать казусы связанные и с ними. Применение электронных документов сегодня порождает многочисленные вопросы. От решения их техническими и правовыми средствами будет зависеть эффективность использования электронных документов в гражданском обороте. Главное, чтобы определяющими оставались принципы законности и справедливости.
Уважаемые руководители предприятий, учреждений, организаций, индивидуальные предприниматели, граждане!
Судебным департаментом в соответствии с Федеральным законом от 8 января 1998 г. № 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации», в целях реализации положений Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, Федерального закона от 24 июля 2002 г. № 96-ФЗ «О введении в действие Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации», Федерального закона от 23 июня 2016 г. № 220-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части применения электронных документов в деятельности органов судебной власти» разработан и утвержден приказом от 28 декабря 2016 г. № 252 Порядок подачи в арбитражные суды Российской Федерации документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа.
В целях экономии времени и денежных средств Арбитражный суд Ивановской области рекомендует направлять исковые заявления, заявления, ходатайства, жалобы с приложенными к ним документами, а также иные документы, необходимые для приобщения к материалам дела — в отсканированном виде, в рекомендованном формате, посредством электронного документооборота через информационную систему «Мой арбитр» (https://my.arbitr.ru) в соответствии с действующим законодательством и утвержденным Порядком подачи в арбитражные суды Российской Федерации документов в электронном виде.
По всем возникающим в процессе подачи документов в электронном виде вопросам, обращаться Отдел обеспечения электронного судопроизводства и судебной статистики Арбитражного суда Ивановской области: Дмитриев Михаил Вадимович (начальник отдела 23-53-09, 58-40-20), Клюева Ирина Сергеевна (ведущий специалист отдела 23-53-09, 95-03-13).
Бумажные документы теряются, их можно испортить и крайне сложно быстро отправить куда-либо. Сегодня при архивировании и в документообороте используются скан-копии. Скан-копии документов — это электронные образцы, которые получают путем сканирования. При помощи сканирования удается сделать качественную электронную копию в графическом формате.
Для электронных документов не требуются стеллажи и хранилища. Они хранятся на специальных носителях. На диске или flash-карте можно держать тысячи электронных скан-копий. Да, такие носители тоже могут портиться. Но сегодня существуют «облачные» хранилища, на которых можно без проблем разместить огромное количество документации. Это открывает новые возможности для архивирования.
Содержание
Где используются копии?
Скан-копии документов используются повсеместно. Сканируют личные документы, бухгалтерские, юридические и медицинские бумаги. При этом бумажные оригиналы сохраняются — пока что они необходимы. Копия передает оригинал в деталях. Электронный вариант документа можно увеличивать, чтобы рассмотреть детали: штампы, подписи, фото.
На качественной копии остаются водяные знаки от документов, подделать такой образец крайне сложно. Скан-копия в некоторых случаях заменяет оригинал. Например, для подтверждения персональных данных может требоваться скан паспорта. По сути, это фотография главных страниц паспорта, где отражены сведения о человеке.
С электронными документами нужно поступать так же, как с оригиналами. Не рекомендуется отправлять отсканированные бумаги посторонним лицам. Скан паспорта или другого персонального документа может использоваться злоумышленниками в своих целях. Для архивирования таких данных используют защищенные носители.
Архивирование электронных копий
Как и бумажные документы, скан-копии можно архивировать и сохранять. Для этого нужны надежные защищенные хранилища, чтобы документы не попали злоумышленникам. Сканы личных документов стоит хранить на защищенной flash-карте с паролем. Бухгалтерскую документацию сохраняют на дисках и хранят, как бумажные оригиналы.
Компания «Архивный Эксперт» может обработать любой объем бумаг и перевести в цифровой формат документацию организации. Мы гарантируем конфиденциальность данных и быструю обработку архивов.
Что такое электронный документ?
Чтобы ответить на вопрос, обратимся к Федеральному закону от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Согласно п. 11.1 ст. 2, электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
Только те электронные документы, которые подписаны квалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе (п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).
Что такое скан-копия документа?
Скан-копия – это электронный образ документа, который уже есть на бумаге. А электронный документ – это документ, которого на бумаге никогда не было.
Проще говоря, документ, оформленный на бумаге, не будет считаться оригиналом, если вы сделаете его скан-копию. Соответственно, не будет считаться оригиналом и электронный документ, если вы его распечатаете его на бумаге.
Важно ли для инспекторов, электронный документ или электронная копия?
Следует понимать, что при электронном документообороте (ЭДО) в электронном виде создаются не электронные копии бумажных документов (электронные образы), а именно оригиналы электронных документов.
Замена подлинника документа его электронным скан-образом действующим законодательством не предусмотрена (Письмо ФНС России от 17.05.2016 N АС-4-15/8657@).
Если вы оформляете документ в бумажном/электронном виде, заверяя его собственноручной/квалифицированной электронной подписью, такой экземпляр и будет являться подлинником.
В соответствии с пунктом 3.1 Национального стандарта Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» подлинником считается первый или единичный экземпляр документа.
Узнайте за 5 минут, как собирать документы от контрагентов прямо в «1С» — смотрите видеоролик!
Смотреть видео
Какой аппарат лучше купить – копир или сканер? А может, остановить выбор на мультифункциональном устройстве?
Давайте рассмотрим эти вопросы
Итак, копирование документов – это их размножение на бумажных носителях. «Прогнав” бумагу через копировальный аппарат, мы получим тот же документ во множестве экземпляров. В народе это называется «ксерокс”. Поскольку пару десятков лет назад самым известным копиром был аппарат марки Ксерокс (Xerox), то и получаемые копии, и даже сам процесс копирования в России стали называть именно так. Количество копий, которые можно снять с документа, не ограничено. Всё, что для этого понадобится – белая бумага нужного формата.
Сканирование документов
А вот для сканирования документов никакой бумаги не нужно. Сканер тоже создаёт копию документа, но в электронном виде, и сохраняет её на компьютере. Выглядит это как фотография. На этом «снимке” графически отображается любой текст, картинка, таблица, чертёж и т.д.
Так что же всё-таки выбрать
Снятие копий – хороший вариант, если одну и ту же бумагу Вам нужно «подшить” в разные папки. К примеру, Вы ведёте бумажный архив, состоящий из множества папок: «Документы длительного хранения”, «Документы по личному составу” и т.д. В этом случае копировальный аппарат станет Вашим верным помощником.
Работает автономно
Если архив фирмы электронный или Вы планируете создать таковой в скором времени – здесь не обойтись без сканера. Подумайте, как удобно: каждый оцифрованный файл сразу же отправляется в нужную папку архива. А перед этим виртуальную копию можно будет обработать в специальной программе. Скажем, распознать нечёткий текст или изменить яркость картинки. К тому же сканирование документов позволит быстро разослать их по электронной почте множеству абонентов.
Многофункциональное устройство
Если же Вам необходимо и копирование, и сканирование документов, есть экономичный выход – МФУ (многофункциональное устройство). Сначала этот аппарат создаёт цифровую копию оригинала, а затем, если нужно, выводит её на печать.