Система учета на предприятии

Каждый, кто открывает свою фирму или только задумывается об этом, знает, что ему предстоит вести финансовый учет. Начиная разбираться в этой теме выясняется, что существует три вида учета, а именно: бухгалтерский, налоговый и управленческий. Чем же они отличаются и какой учет вести обязательно, а какой нет? Давайте разбираться.

Для того, чтобы ответить себе на вопросы, необходимо подробно разобраться с каждым из видов.

Основные типы учета в компании

Налоговый учет – обязательный для ведения учет, который регламентирован государством, а именно Налоговым кодексом РФ. Государство жестко определило правила ведения и сдачи отчетности, а все потому, что такой учет позволяет определить налогообложение каждой организации и контролировать выплату налогов. То есть получается, что целью налогового учета является корректное отражение движения денежных средств, чтобы выделить сумму налогов и передать эту информацию государству по установленной форме.

Существует несколько систем налогообложения:

• Общая система налогообложения (ОСН), такая система по которой фирме необходимо платить налог на прибыль, налог на добавленную стоимость (НДС) и прочие виды налоги.
• Упрощенный вид налогообложения, который подразделяется на:
  • Упрощенная система налогообложения (УСН), такая система подразумевает под собой две формы. Первая форма, когда налог платится с дохода компании. Вторая форма, когда налог платится с дохода, за вычетом суммы расходов компании. Такая система является распространенной среди малого бизнеса.
  • Единый сельскохозяйственный налог – такая система используется бизнесом в сфере сельского хозяйства.
  • Единый налог на вмененный доход – система, разрешенная к использованию некоторым видам деятельности, таким как розница, бытовые услуги, реклама и прочие. Смысл системы в том, что оплата налога привязывается к определенной метрике, например, площади торговой площадки.
  • Индивидуальным предпринимателям доступен такой вид налогообложения как патентная система, смысл которой заключается в разовой оплате налога и возможности работы без налогообложения на определенный период.

Бухгалтерский (финансовый) учет – предназначен для оценки фирмы. Так же, как и налоговый учет, он является обязательным и жестко регламентирован государством, так как отчетность сдается в налоговую по установленной форме. Регламентом бухгалтерского учета в РФ является Российский Стандарт Бухгалтерского Учета (РСБУ).

Бухгалтерский учет отражает задолженности, обязательства и капитал организации, выражая все это в стоимостном эквиваленте. Все операции подтверждаются документально и содержат в себе суммы этих движений. Основным понятием являются бухгалтерские счета, по которым и происходят движения денежных средств, одновременно отражаясь на нескольких таких счетах как поступление и списание по дебету и кредиту.

Как следствие, за терминологией бухгалтерского учета кроется экономическая суть процессов организации, которая подразумевает под собой ограничения:

• Понятие гибкости – это не про бухгалтерский учет. Зачастую для понимания тех или иных операций руководителю необходима консультация опытного бухгалтера, а изменить правила ведения учета невозможно ввиду его регламентированности государством.
• Отсутствие возможности глубокой детализации – еще одна проблема, с которой сталкивается руководство. Для корректного принятия решений зачастую нужен более детальный учет финансов, чем, например, обычная детализация фонда оплаты труда по статье расхода или центру затрат.
• Бухгалтерская отчетность подразумевает отражение данных «исторического» характера, а это значит, что отчетность можно посмотреть на определенную дату и нет возможности, например, спланировать затраты на будущее.

Управленческий учет – необязательный, но зачастую необходимый вид учета, которым предпочтительно пользуются руководители, топ-менеджеры и менеджеры среднего звена для контроля определенных показателей. Такой вид учета – это своего рода метрика текущего положения дел в организации, и она дает возможность пользователю взглянуть на картину бизнеса целиком.

В чем отличие управленческого учета от бухгалтерского (финансового)?

Управленческий и бухгалтерский учет, безусловно, имеют тесную взаимосвязь, но при этом, управленческий учет несколько отличается от бухгалтерского. Основополагающем различием данных видов учета являются конечные пользователи информации и, как следствие, задачи учета и способы его ведения.

Управленческий учет не является обязательным для ведения в организации, но ввиду своей понятности руководящему составу, необходим для осуществления эффективного контроля и анализа деятельности. Основная цель управленческого учета – предоставление необходимой и достаточной информации заинтересованным лицам (руководители предприятия, собственники) для формирования стратегии управления компанией и формирования управленческих решений.

Финансовый (бухгалтерский) учет – по сути, часть управленческого учета, которая так же отражает состояние организации, но использует для этого регламентированные правила, закрепленные законодательно. Основными потребителями этой информации на ряду с руководителями и собственниками являются контролирующие госорганы.

При этом, финансовый учет зачастую понятен только бухгалтеру или аудитору в сфере бухгалтерского учета, и не содержит актуальной информации для собственника. Кроме того, финансовый учет отличается от управленческого тем, что в финансовом учета фиксируется история финансовых операций, а управленческий еще и предусматривает прогнозирование бизнес-показателей.

Налоговый и бухгалтерский учет: сходства и различия

Основные сходства этих двух видов учета:

• Обязательность ведения в организации, закрепленная законодательно
• Регламентируются государством
• Показатель отражения учета во времени носит «исторический характер»
• Информация в отчетности предоставляется в стоимостном эквиваленте
• Имеют жестко закрепленные сроки сдачи отчетности

Чем же отличается бухгалтерский учет от налогового? Основные отличительные особенности заключается в самих целях ведения учета: бухгалтерский учет используется для оценки общего состояния организации по ее активам и обязательствам, а налоговый – только для корректного расчета налоговых обязательств перед государством. Еще одно важное отличие бухучета от налогового учета – обязательность ведения: от ведения бухгалтерского учета освобождаются ИП и физлица, налоговый учет же ведут все без исключения.

Сравнительная таблица видов учета

Для того, чтобы наглядно понять суть отличия управленческого учета от бухгалтерского и налогового, предлагаем ознакомиться со сравнительной таблицей:

Сравнимые характеристики	Бухгалтерский учет	Налоговый учет	Управленческий учет
Обязательность использования вида учета в организации	Обязателен. Регламентирован государством.		Необязателен. Решение о ведении принимается руководством организации.
Регламент	Российский стандарт бухгалтерского учета	Налоговый кодекс РФ	Корпоративный регламент управленческого учета
Цель ведения учета	Отражение всех хозяйственных операций для внутренних пользователей и составление финансовых документов для внешних пользователей	Формирование полной и достоверной информации для внешних пользователей о хозяйственных операциях с целью налогообложения	Обеспечение планирования, анализа, собственно управления и контроля деятельности компании. Обеспечение информацией менеджеров, ответственных за достижение конкретных целей
Пользователи данных, получаемых при ведении учета	Руководители предприятия и его подразделений, акционеры, группы других пользователей	Внешние – Госналогслужба, внутренние – менеджеры, работающие над налоговым планированием, и аудиторы	Должностные лица – руководитель, руководящий состав и менеджеры разного уровня
Основополагающий принцип ведения учета	Учет строится на основополагающем балансовом уравнении: Активы = Капитал владельцев организации + Обязательства	Учет строится на сопоставлении всех доходов организации и экономически обоснованных расходов	Сопоставление доходов и расходов. Используется любая система аналитических записей
Основные правила	Нормы и правила, а также организация бухгалтерского учета установлены Законом «О бухгалтерском учете», Положениями по бухгалтерскому учету	Нормы и правила, установленные НК РФ.	Любые правила учета в зависимости от их соответствия целям учета.
Показатель отражения учета во времени	Финансовая история носит «исторический характер», т.е. показывает финансовое состояние на отчетную дату	История налогооблагаемой базы носит «исторический характер», т.е. отражает состояние на отчетную дату	Наравне с информацией «исторического характера» используются планы на будущее, т.е. предусматривается не только анализ, но и прогноз на будущее
Тип информации	Финансовые документы содержат информацию в стоимостном выражении	Налоговая декларация содержит информацию в стоимостном выражении	Информация в стоимостном и в натуральном выражении
Периодичность отчетности	Полный финансовый отчет организация составляет по итогам года, менее детальную отчетность – поквартально или помесячно	Полный налоговый отчет организация составляет по итогам года, менее детальную отчетность – поквартально	Аналитические отчеты крупных организаций составляются ежемесячно; отчеты по определенным видам деятельности, отдельным ее фактам могут составляться еженедельно или ежедневно

Зачем вести управленческий учет в организации?

Первым и основным преимуществом ведения управленческого учета является получение актуальной картины функционирования бизнеса, что в свою очередь помогает эффективно реагировать на внешние изменения как в периоды кризиса, так и позитивных влияний внешнего мира. Этот вид учета позволяет оперативно корректировать стратегию развития бизнеса с помощью различных метрик и их допустимых значений, выход за которые должен сигнализировать о необходимости изменения стратегии. При этом, информация отражается не только в стоимостном эквиваленте, но в качественном или количественном показателе, что приводит к улучшению восприятия текущего состояния организации.

Еще одним фактором является возможность планирования показателей, что позволяет на основе предыдущих периодов сделать прогнозы по возможным значениям показателей на предстоящие – например, анализировать сезонность при сбыте продукции.

Система учета на предприятии служит инструментом для учета, планирования, управления и контроля за всеми событиями производственного процесса (например, закупка, производство, сбыт, финансирование и т.д.) в количественном и стоимостном выражении. При этом система учета должна в приемлемой форме предоставлять количественную картину экономических процессов и фактической экономической ситуации, которая в зависимости от вида расчетов может быть представлена относительно прошедшего, текущего и будущего периодов.

Цифровые показатели системы учета на предприятии делятся на показатели номинального и реального оборота товарно-материальных ресурсов. Номинальный оборот товарно-материальных ресурсов включает движение стоимостей, которое обусловлено платежными процессами (денежный поток; финансовые расчеты, т. е. связанные с платежами; например, расчеты прибыли и убытков). Реальный оборот товарно-материальных ресурсов включает производственный процесс, оторванный от финансовых операций (поток товаров, калькулируемые расчеты, расчет затрат и результатов производства).

Финансовые и калькуляционные расчеты различаются, таким образом, тем, что они отражают различные аспекты деятельности предприятия. Финансовый расчет имеет дело с платежными процедурами/денежными потоками (возврат банковского кредита и т. п.), которые протекают между предприятием и внешней средой (поставщики, клиенты, государство, кредиторы и т. п.). Финансовый расчет направлен вовне и поэтому называется также внешним учетом. Калькуляционный расчет, напротив, основывается не на движении платежных средств, а на движении реальных товарно-материальных ресурсов (расход факторов производства и т. д.). В этом случае необходимо самим искать на предприятии значимый с информационной точки зрения показатель и потребителя такой информации. Такой калькуляционный расчет направлен внутрь, и поэтому называется также внутренним, или управленческим учетом.

Принимая во внимание указанные определения, а также задачу учесть, наглядно представить и обработать деловые операции, систему учета можно подразделить на финансовый учет, расчет затрат и результатов производственной деятельности, статистический учет и составление бюджета (расчет плановых показателей), как это представлено в табл. 1.

Таблица 1

Структура системы учета на предприятии

СИСТЕМА УЧЕТА НА ПРЕДПРИЯТИИ
Финансовый учет	Расчет затрат и выпуска	Статистический учет	Составление бюджета
* Бухгалтерский учет (учет деловых операций) * Баланс (учет остатков) * Отчет о прибылях и убытках * Распределение финансовых средств	* Расчет затрат по видам * Расчет затрат по местам возникновения * Расчет затрат по носителям (производственный учет и калькуляция)	* Анализ численных показателей, данных учета финансов и затрат для контроля экономической эффективности (расчет показателей прошлых периодов)	* Составление планов для предприятия в целом и его подразделений, например, плана сбыта, производственного плана и т.д.
Относительно прошедших периодов	Относительно прошедших и будущих периодов	Относительно прошедших периодов	Относительно будущих периодов
Внешний учет	Внутренний учет

Расчет затрат и выпуска используется для контроля экономической эффективности производства путем выявления, распределения и отнесения к местам возникновения затрат и выпущенной продукции, которые возникают в рамках выполнения задач предприятия. Расчет затрат и выпуска в частности составляет основу для:

а) калькуляции (например, цены предложения, нижней границы цены)

б) контроля экономической эффективности (сопоставление: затраты — доходы, плановые затраты — фактические затраты);

в) оперативного управления предприятием и выработки политики предприятия (например, база для принятия инвестиционных решений).

В деятельности многих современных компаний наступает момент, когда необходимо перейти от использования данных, полученных главным образом от бухгалтерии к неким отчетным формам, которые позволяют принимать управленческие решения более оперативно и с учетом тех данных, которые никогда не будут включены в бухгалтерскую отчетность. Такого рода деятельность именуют постановка управленческого учета.

Прежде всего, давайте ответим на вопрос – зачем вообще необходима какая-либо отчетность, кроме бухгалтерской? Дело в том, что большинство современных предприятий важно не только и не столько отработать план по выпуску продукции, но и добиться оптимального соотношения затрат и выручки, гарантировать конкурентоспособность продукции, вовремя перераспределить ресурсы между проектами, которые приносят прибыль и теми, которые нее не генерируют. Решить такого рода задачи без привлечения инструментария управленческого учета невозможно.

Итак, попробуем разобраться в том, что являет собой управленческий отчет как главный элемент новой системы отчетности.

Определяем особенности

Прежде всего, управленческий отчет более детальный, чем аналогичный отчет бухгалтерии (при условии что аналогичные бухгалтерские отчеты вообще существуют). Это следствие необходимости применения данных более чем в одном аналитическом процессе.

Кроме того, управленческие отчеты формируют более оперативно, чем бухгалтерские. Причина этого в том, что главным предназначением такого рода отчетности является поддержка принятия оперативных управленческих решений. В таком случае вариант формирования отчетов раз в полгода вряд ли адекватен. Тот же платежный календарь придется обновлять в режиме реального времени.

Также не стоит забывать о том, что для целей управленческой отчетности применяется построение отчетов на основе данных, которые вообще никак не учитываются при построении бухгалтерской отчетности. К примеру, задача построения отчета, который раскрывает эффективность использования складских площадей в бухгалтерии вообще не ставится, а для управленческой отчетности это вполне тривиальная вещь. Тот же БДДС весьма сложно построить на основе чисто бухгалтерских данных.

Конечно же, за особенности построения такого рода отчетности придется заплатить повышенной трудоемкостью. Таким образом, особое значение приобретает автоматизация управленческого учета. Именно широкое применение автоматизированных систем позволяет избежать ошибок и проблем при формировании отчетов.

Конечный продукт управленческого учёта – информация, необходимая для принятия управленческих решений и мониторинга их выполнения. Для этих целей определяются объекты учёта, подбираются методы формирования информации, выделяются специалисты, за которыми закрепляются определенные функции.

Под организацией управленческого учёта понимают создание условий и элементов учётного процесса с целью получения достоверной и своевременной информации и предоставления её управляющей системе предприятия для принятия решений и контроля их выполнения.

Поскольку управленческий учёт, в отличие от финансового учёта, не регламентируется государством и профессиональными сообществами, то невозможно говорить о какой-то единой системе управленческого учёта на предприятиях. Организация этого учёта – внутреннее дело каждого предприятия. Его администрация сама решает вопросы о необходимости, объемах и рамках применения управленческого учёта. Она определяет:

— как группировать затраты;

— насколько детализировать места возникновения затрат, и как увязать их с центрами ответственности;

— какие затраты учитывать: только фактические или также стандартные затраты;

— включать в себестоимость продукции все затраты на ее производство и продажу или только часть затрат;

— каким образом организовать взаимосвязь управленческого учёта с финансовым учётом.

Система управленческого учёта предполагает достаточно интенсивный процесс обработки данных. Это обусловливает формулирование следующих требований к её организации :

— совместимость с организационной и функциональной структурой хозяйствующего субъекта;

— гибкость и адаптивность к новым условиям решения поставленных задач управления;

— модульность структуры, позволяющая в зависимости от сложившихся структурных особенностей менеджмента модифицировать состав элементов системы;

— доступность для понимания управленческим аппаратом информации, генерируемой средствами управленческого учёта;

— полное исключение нерациональных, непроизводительных процедур обработки данных, громоздких и сложных для практического применения методик;

— использование эффективных средств автоматизации;

— надежность в эксплуатации и защищенность от несанкционированного доступа.

Управленческий учёт может быть организован в различных формах. Форма организации управленческого учёта представляет собой совокупность первичных документов, промежуточных информационных регистров, выходных документов-носителей и технологий обработки данных по заранее определенным схемам.

Конкретные формы организации управленческого учёта определяются технологическими, организационными, экономическими и другими особенностями предприятий, компетентностью их руководителей и специалистов, уровнем программного обеспечения, потребностью в информации для обоснования и принятия управленческих решений.

Формирование на предприятии такой сложной структуры, как система управленческого учёта, требует тщательного регламентирования применяемой методологии. С этой целью могут разрабатываться специальные положения по отдельным направлениям управленческого учёта (бюджетированию, организации документооборота, организации учёта по центрам ответственности и др.). Можно объединить все это в документе «Учётная политика организации», выделив в нем специальный раздел с грифом «Для служебного пользования», в котором будут представлены особенности учётной политики в области управленческого учёта.

Управленческий учёт имеет модульную структуру. Основными его модулями являются:

1. бюджетирование и мониторинг исполнения бюджетов;

2. калькулирование себестоимости продукции и процессов;

3. подготовка информации для специальных управленческих решений.

Модуль бюджетирование включает процедуры:

— формирование бюджетов;

— составление внутренней отчётности в разрезе бюджетных статей;

— проведение план-фактного анализа.

Если на предприятии принято комплексное бюджетирование, то в состав данного модуля также включаются работы по формированию финансовой структуры управления. Неопределённость внешней среды вынуждает специалистов предприятия составлять гибкие бюджеты, рассчитанные на возможные изменения спроса, закупочных и продажных цен и др.

Модуль калькулирование:

— реализует принцип «разные затраты – для разных целей»;

— имеет разную временную направленность;

— включает в себя не только расчёт себестоимости, но и прибыли;

— предусматривает расчёт себестоимости не только продукции, но также процессов и операций.

Калькулирование представляет собой важнейшую составную часть управленческого учёта и значительную часть области совпадения финансового и управленческого учёта при единстве учётной политики. В данном модуле ключевая роль отводится выделению групп затрат, объектов калькулирования, способов оценки и взаимосвязи отдельных элементов систем калькулирования. Это сложнейший участок бухгалтерского дела, на который привлекаются специалисты высокой квалификации. Они должны обладать не только умением и навыками выполнения учётных процедур, но также знанием о производственных и хозяйственных процессах и связанных с ними движениях стоимостей.

В модуле специальные управленческие решения обосновываются:

— стратегические управленческие решения;

— ситуационные управленческие решения.

Данный модуль включает в себя счетоводческие и аналитические процедуры, связанные с дискретными управленческими задачами. Существуют типичные группы решений, для которых разработаны специальные приёмы формирования информации.

Для обеспечения интегрированной информацией специальных моделей управления из каждого модуля выбираются необходимые инструменты, которые объединяются определенным образом и формируют принципы и процедуры специализированной модели управленческого учёта. Так, для информационного обеспечения управления по отклонениям разработан учёт по отклонениям. В его основе лежат система калькулирования «стандарт-кост», нормативный учёт и анализ гибких бюджетов.

Для управления по центрам ответственности на предприятиях используется бюджетирование и учёт по центрам ответственности.

Для реинжиниринга бизнес-процессов используется система калькулирования АВ-костинг и функционально-стоимостной анализ.

Для большинства западных учётных систем характерно наличие на предприятии двух бухгалтерий: финансовой (внешней) и управленческой (внутренней). В финансовой бухгалтерии формируется информация о доходах и расходах предприятия, о состоянии его активов и источников финансирования, дебиторской и кредиторской задолженности, взаимоотношениях с государством по уплате налогов и т. п. Она представляет информацию внешним потребителям по установленным формам отчётности.

Управленческая бухгалтерия обеспечивает решение внутренних проблем предприятия, связанных с повышением эффективности работы в разрезе центров ответственности, сфер деятельности, бизнес-процессов и т. п. Она организует синтетический и аналитический учёт движения товарно-материальных ценностей, затрат и результатов хозяйственной деятельности.

На производственных предприятиях можно выделить четыре основных варианта организации управленческого учёта. В первых двух вариантах управленческий учёт ведется отдельно от финансового учёта. Учёт затрат по экономическим элементам и доходов по видам деятельности ведётся в финансовой бухгалтерии, а учёт затрат по статьям калькуляции и доходов по видам выпускаемой продукции (работ, услуг) – в управленческой бухгалтерии. Для этой цели используются две системы бухгалтерских счётов: счета финансового учёта и счета управленческого учёта.

Первый вариант организации отличается от второго тем, что управленческий учёт ведется независимо от финансового, а взаимосвязь между ними осуществляется только оперативным путём, т. е. на базе оперативного учёта. Такой вариант организации управленческого учёта на предприятиях получил название автономного.

При втором варианте взаимосвязь между управленческим и финансовым учётом осуществляется системно, с помощью переходных и зеркальных счетов. Переходные счета обеспечивают перенос информации из финансового учёта в управленческий учёт, и обратно. Зеркальные (отражающие) счета, или счета-экраны, обеспечивают численное согласование данных финансового и управленческого учёта и выявление возможных расхождений. Такой вариант организации учёта называется двухкруговой системой.

Третий вариант – интегрированная система – предусматривает использование единой системы бухгалтерских счетов для ведения финансового и управленческого учёта. Именно данный вариант нашёл наибольшее применение на отечественных предприятиях. История его использования насчитывает многие десятилетия и тянется еще с советских времен. Формирование данных для управленческих целей на счетах финансового учёта организуется путём создания детализированного аналитического учёта.

Четвёртый вариант предусматривает объединение управленческого учёта с оперативным учётом без использования специальных бухгалтерских счетов.

Ответственность за организацию управленческого учёта несут руководители предприятий. В зависимости от объёма учётной работы они могут:

а) учредить службу управленческого учёта как самостоятельное структурное подразделение, возглавляемое соответствующим руководителем;

б) включить группы по управленческому учёту в состав разных структурных подразделений;

б) ввести в штат бухгалтерии должность специалистов по управленческому учёту (бухгалтеров – аналитиков).

В случае создания самостоятельной службы управленческого учёта следует выявить аналогичные функции, выполняемые ранее другими службами, и передать их службе управленческого учёта для исключения дублирования.

На отечественных предприятиях функции управленческого учёта обычно рассредоточены по разным подразделениям, таким, как производственная группа бухгалтерии, планово-экономический отдел, производственно-диспетчерский отдел, экономисты цехов и отделов.

Для обеспечения рационального построения учётного процесса большое значение имеет разработка плана организации управленческого учёта, который может состоять из следующих частей:

— плана документации и документооборота;

— плана счетов и их корреспонденции;

— плана отчётности;

— плана технического оформления учёта;

— плана организации труда работников бухгалтерии.

В плане документации указывается перечень документов для учёта хозяйственных операций и составляется расчёт потребности в бланках этих документов. При этом организации могут использовать типовые формы первичных учётных документов или формы, разработанные самостоятельно.

Основой организации первичного учёта служит график документооборота. Под документооборотом понимается путь, который проходят первичные документы от момента их выписки до сдачи на хранении в архив. В графике документооборота определяется круг лиц, ответственных за оформление документов, и указывается порядок, место и время прохождения документов с момента составления до сдачи в архив.

При разработке плана счетов можно использовать однокруговую (монистическую) или двухкруговую (дуалистическую) систему учета затрат.

Однокруговая система учёта затрат может осуществляться:

— без использования специальных счетов управленческого учёта (у нас он назван четвёртым вариантом организации управленческого учёта);

— с использованием системы счетов управленческого учёта.

Для обеспечения взаимосвязи управленческого учёта с финансовым учётом рекомендуется использовать счета 30 «Материальные затраты», 31 «Затраты на оплату труда», 32 «Отчисления на социальные нужды», 33 «Амортизация» и 34 «Прочие затраты». Учтённые на этих счетах затраты по экономическим элементам в конце месяца списываются на счет 37 «Отражение общих затрат», а с кредита этого счета – в дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» и 44 «Расходы на продажу».

Однокруговую систему учёта затрат целесообразно применять на малых и средних предприятиях. На крупных предприятиях рекомендуется использовать двухкруговую систему учёта затрат.

В плане отчётности указываются:

— печень отчётных форм;

— отчётный период, за который составляется та или иная форма отчёта;

— сроки представления отчётности;

— наименование служб и подразделений, а также фамилии должностных лиц, получающих отчёты;

— способы представления отчётов и фамилии работников, отвечающих за их составление.

План отчётности, как правило, состоит из двух частей. В первой части содержатся сведения по отчётности, представляемой вышестоящим пользователям; во второй части – сведения по отчётности, получаемой от нижестоящих подразделений предприятия.

В плане технического оформления учёта указывается, какое компьютерное оборудование и программное обеспечение, а также какие приборы и устройства будут использованы на предприятии. Помимо вычислительной техники следует предусмотреть применение разного рода средств механизации измерения и счёта: мерной тары, весов, счётчиков и т. п.

В плане организации труда работников бухгалтерии определяется структура данной службы, её штат, даётся должностная характеристика каждому работнику, намечаются мероприятия по повышению квалификации учётных работников.

Задачи, решаемые управленческим учётом, предъявляют повышенные требования к квалификации и кругу должностных обязанностей специалиста по управленческому учёту. К таким обязанностям, как правило, относят:

— координацию целей и планов подразделений и предприятия в целом;

— содействие руководству в достижении поставленных целей;

— организацию работы по созданию систем и ведению управленческого учёта;

— бесперебойное осуществление процессов планирования и контроля экономических результатов деятельности предприятия и его структурных подразделений;

— обеспечение прозрачности в отношении затрат и результатов по предприятию в целом, а также по отдельным подразделениям и продуктам;

— создание методической и инструментальной базы управления рентабельностью и ликвидностью предприятия;

— разработку материалов для принятия управленческих решений и представление их руководству предприятия;

— консультирование руководителей по вопросам выбора наиболее эффективных вариантов действий, помощь в управлении затратами и результатами деятельности.

Выполнение этих обязанностей предполагает наделение специалиста по управленческому учёту специфическими правами, например:

— доступ ко всей управленческой информации, в том числе к информации конфиденциального характера;

— право подготовки своего особого мнения с его аналитическим обоснованием;

— право отсрочки принятия решения с целью профессиональной его подготовки.

Поскольку специалист по управленческому учёту имеет широкий круг обязанностей и особые права, при назначении человека на данную должность предъявляются достаточно высокие требования к его теоретическим знаниям и практическим навыкам в области управленческого учёта.

Учебный курс АССА

Цели

После изучения этого раздела Вы сможете:

• описать основные характеристики качественной информации управленческого учета;
• определить типичные источники информации управленческого учета на предприятии;
• оценить обеспечение компании информацией управленческого учета;
• описать воздействие информационной технологии на системы управленческого учета.

Характеристики качественной информации управленческого учета

Чтобы информация управленческого учета была полезной для руководителей в управлении компанией, она должна отвечать следующим требованиям:

П	остоянство
Т	очность
У	местность
П	онятность
С	воевременность

При помощи акронима ПТУПС Вы, возможно, запомните эти характеристики.

Постоянство

Речь идет о последовательном подходе к подготовке информации.

Задание

В чем заключается важность постоянства при подготовке информации?

Основное правило заключается в том, что Вы должны всегда сопоставлять имеющиеся у вас данные с им подобными, так как в противном случае Вы можете прийти к неправильным заключениям, вытекающим из представленной информации. Если необходимо обеспечить сопоставление новой информации с ранее полученными данными, то регулярно представляемая информация управленческого учета должна всякий раз готовиться на постоянной основе. Единственно, когда изменение в основе подготовки информации приемлемо, — если новая база обеспечивает более полезную информацию, чем старая. Если изменение основы подготовки произошло по этой причине, то все пользователи информации должны быть поставлены в известность об изменении, его воздействии на информацию и причинах внесения изменений.

Точность

Если информация не является точной, то она, очевидно, будет мало полезна руководству. Неточная информация приводит к принятию некомпетентных решений, что неблагоприятно сказывается на результатах деятельности предприятия. Если однажды руководство узнает, что получаемая им информация может быть неточной, оно станет игнорировать ее. Со временем оно, в силу привычки, может проигнорировать также качественную информацию, представляемую ему. Точность или «надежность информации» является наиболее важным свойством качественной информации. Информация управленческого учета зачастую основывается на предположениях или оценках, сделанных руководством. Подобные субъективные факторы будут, очевидно, влиять на «точность» представленной информации. Однако целью системы управленческого учета будет оставаться обеспечение наиболее точной информацией, возможной в конкретных условиях принятия решения.

Уместность

Это означает, что информация управленческого учета, представляемая каждому руководителю, должна относиться к тем решениям, которые ему/ей предстоит принять. Изучение информации, не относящейся к делу, является пустой тратой времени и может увести в сторону от реальных проблем, касающихся решения. Исключение необходимой информации может ввести в заблуждение, и результатом этого будет принятие неправильного решения. Также помните, что информация, ценная для одного решения, может оказаться неуместной для другого и наоборот.

Понятность

Если информация непонятна тем, для кого она предназначена, то это бесполезная информация, и руководители, принимающие решения, проигнорируют ее независимо от степени ее важности. Информация должна быть представлена пользователю в доступной для понимания форме. Этой цели лучше всего достигнуть, предварительно обсудив и согласовав с пользователями информации формы и содержание документов по управленческому учету.

Своевременность

Чтобы надлежащим образом осуществлять управление в условиях сегодняшней экономической ситуации, руководству необходима самая свежая информация. Чем скорее эта информация будет представлена, тем лучше. Однако существует противоречие между своевременностью и точностью информации. Улучшение одного свойства обычно возможно только за счет другого. Однако необходимо достичь некоторого компромисса, чтобы убедить пользователей информации в том, что эти две важнейших характеристики сбалансированы.

Если информация управленческого учета не обладает этими пятью свойствами, то вероятно, что затраты на ее получение не оправдают приносимые ею выгоды.

Если информация отвечает всем вышеназванным характеристикам, то тогда решения, принимаемые на основе такой информации, имеют гораздо больше шансов оказаться правильными.

Выберите документ управленческого учета (например, отчет о ежемесячных продажах), выполненный на известном вам предприятии, и рассмотрите его с точки зрения того, отвечает ли он характеристикам качественной информации управленческого учета. Запишите полученные данные.

Рассмотрев выбранный вами отчет, обсудите свои данные с фактическими пользователями этого документа, чтобы узнать их точку зрения. Возможно, вам следует также обсудить свои выводы с бухгалтером по управленческому учету предприятия для сопоставления своей оценки с его/ее. Имейте в виду, что часто придется выбирать между характеристиками качественной информации, например, точность против своевременности (чем быстрее информация представлена, тем менее точной она может быть). Важным фактором оценки качества информации является то, удовлетворены ли ею пользователи.

Источники информации управленческого учета

Источники информации управленческого учета продиктованы целями применения такой информации. В предыдущем блоке три основных цели управленческого учета определены так:

• определение затрат;
• принятие решения;
• планирование и контроль.

Эти цели могут быть достигнуты только при наличии разнообразной информации как на самом предприятии, так и из внешних источников. Установленная система управленческой учетной информации должна быть в состоянии охватить данные, поступающие из всех отделов компании, а назначение управленческого учета — обеспечить получение необходимой информации от такой системы.

Для определения затрат необходима информация о всех расходах, понесенных предприятием, включая затраты на материалы, рабочую силу и другие расходы. Эта информация учитывается из таких источников, как счет-фактура поставщика, данные платежной ведомости, различные счета-фактуры и оплаты чеков. Компаниям, предоставляющим услуги, и некоммерческим предприятиям также нужна эта информация для определения себестоимости своих услуг или товаров.

Принятию решения должна способствовать вся имеющаяся в наличии информация, относящаяся к решению. Она может быть получена как из внутренних источников, так и из внешних. Например, когда предприятие определяет цену для продажи своих товаров, оно использует внутренние расчеты прямых затрат на производство конкретной продукции и данные внешнего анализа рынка для установления приемлемой продажной цены и нормы прибыли.

Информация по планированию и контролю обычно рождается внутри компании и включает данные о результатах деятельности прошлого периода, расчеты затрат на производство конкретной продукции, оценки других расходов, данные о результатах текущей деятельности и сопоставление планируемых и фактических результатов. Краткосрочные сметы, подготовленные компанией, являются типичным примером информации управленческого учета по планированию и контролю. Внешние источники информации по планированию и контролю включают прогнозы положения на рынке и другие статистические данные по отрасли промышленности и по стране в целом.

Ввиду разнообразного и комплексного характера деятельности предприятий, функционирующих в настоящее время, а также их различных видов, невозможно определить окончательный перечень всех источников информации управленческого учета на предприятиях. Достаточно сказать, что любые данные, которые могут быть использованы для удовлетворения потребностей руководителей в эффективном управлении компанией, являются источником информации управленческого учета. Ваш собственный здравый смысл и опыт работы также помогут вам в установлении различных источников информации управленческого учета.

Предложите три вероятных источника информации для заполнения «ежемесячного отчета о наличии материальных запасов» предприятия розничной торговли, которое продает ряд различных товаров.

Для заполнения подобного отчета необходимо будет использовать ряд возможных источников информации. Несколько предлагаемых источников перечислены ниже. Источники, с которыми Вы столкнулись, могут не попасть в этот список, однако могут подойти следующие:

• счета-фактуры кредиторов; предоставляют информацию о цене и описание полученного товара;
• формуляры складских бункеров; предоставляют информацию о размещенном и зарегистрированном количестве запасов, имеющихся в наличии;
• торговая статистика; информирует о виде и количестве товара, вычитаемого из запасов;
• записи подсчета остатков в натуре; показывают соответствие фактического количества наличных запасов данным складского учета.

Оценка степени обеспечения информацией управленческого учета

Для того чтобы оценить обеспеченность информацией управленческого учета на предприятии, вам необходимо ответить на два вопроса, касающихся представленной информации:

• Является ли она уместной и достаточной для целей управленческого учета?
• Обладает ли эта информация важнейшими свойствами качественной информации управленческого учета?

Является ли она уместной и достаточной?

Сначала вам необходимо рассмотреть всю получаемую вами информацию управленческого учета и решить, является ли она именно тем, что вам нужно для управления вашей компанией и подходит ли для наилучшего применения ваших способностей и возможностей. Хороший показатель этого можно получить, рассмотрев результаты деятельности прошлого периода и выделив те области, где результаты могли бы быть улучшены, если бы вам вовремя могла быть (или была) представлена информация большего объема или лучшего качества, которая имелась в распоряжении.

Обладает ли она важнейшими свойствами качественной информации?

На этот вопрос можно ответить, рассмотрев всю полученную информацию в свете этих пяти характеристик.

Если Вы можете ответить «да» на оба вопроса, тогда обеспечение информацией управленческого учета на вашем предприятии отвечает требованиям.

Если на любой из вопросов Вы отвечаете «нет», то необходимо немедленно принять меры для доведения степени обеспеченности информацией управленческого учета в рамках вашей компании до приемлемого уровня. Предприятием невозможно эффективно управлять без качественной информации, которая служит ориентиром для руководства при исполнении им своих обязанностей.

Как служащий или руководитель, работающий на предприятии, укажите наиболее общий, на ваш взгляд, недостаток в получаемой вами информации управленческого учета.

По своему опыту знаю, что самым распространенным недостатком информации управленческого учета является зачастую неспособность пользователя информации понять ее из-за неудачного представления и формы отчета.

Иногда на бухгалтера управления может быть возложена ответственность за разработку формы всех документов управленческого учета, предназначенных для использования компанией. Тогда он берется за дело с излишним усердием и разрабатывает формы отчетов, которые могли бы обеспечить руководителей всей необходимой информацией, но в непривычной им форме или затерявшейся среди излишних данных, не требующихся руководителям.

Если информация управленческого учета должна использоваться руководителями, то ей следует быть понятной для них. Наилучшим образом это достигается путем взаимодействия с соответствующими управляющими на этапе подготовки документов управленческого учета и обеспечения их действительно необходимой информацией, а не просто технически правильной, точной или легко подготавливаемой.

Это не означает, что квалифицированные бухгалтеры не вносят вклада в разработку отчетной документации. Наоборот, они являются необходимым и полезным дополнением к группе, разрабатывающей ее, но они никогда не должны быть единственными лицами, определяющими форму документов управленческого учета.

Оценка обеспечения компании информацией управленческого учета не должна производиться на основе однократного ознакомления с положением дел. Этот вопрос должен стать предметом текущего рассмотрения и улучшения в свете изменяющихся обстоятельств. Только тогда такая информация сможет отвечать разнообразным потребностям современных руководителей.

Влияние информационной технологии на системыуправленческого учета

Прогресс в информационной технологии оказал существенное воздействие на системы управленческого учета на всех предприятиях.

В то время как одни и те же основные приемы управленческого учета продолжают применяться к информации, накапливаемой информационной системой учета, методы и скорость сбора данных должны изменяться, чтобы не отставать от все более усложняющейся обстановки, в которой компаниям необходимо вести конкурентную борьбу.

Для сбора данных все шире используются электронно-вычислительные машины для обработки информации, а момент регистрации данных все более приближается ко времени получения этих данных. Например, если Вы заказываете билет на рейс любой крупной авиакомпании, подробные сведения в вашем заказе тут же заносятся в компьютер.

Наступление систем управленческой информации (MIS) в настоящее время имеет целью обеспечить возможно более быстрый сбор увеличивающихся объемов информации. Эта «текущая» информация затем используется руководством для совершенствования процесса принятия решений и быстрого реагирования на изменения в экономической обстановке.

Одной из разработок информационной технологии является принцип «базы данных». Он заключается в записи всех полученных данных в виде одного «пула» данных без предварительной классификации. Затем пул информации (т.е. база данных) может быть извлечен в любой форме и для любой цели. Основные выгоды от использования систем базы данных заключаются в следующем:

• данные вводятся в MIS только один раз;
• подобная система позволяет добиться гибкости отчетности.

Прогресс в технологии производства, получившей название «своевременное производство» (JIT), достигнут только благодаря достижениям в информационной технологии. JIT представляет собой процесс производства, цель которого заключается в изготовлении всех товаров на заказ и сведении к минимуму уровней хранимых запасов (вместе с затратами, связанными с этим).

Этот процесс осуществляется путем своевременных поставок сырья заводу для удовлетворения производственных потребностей предприятия (таким образом, уменьшая запасы сырья) и схождения товаров с производственной линии непосредственно перед поставкой покупателям (тем самым уменьшая запасы готовой продукции). В результате особую важность приобретают и требуют много времени деятельность по составлению графика основного производственного процесса и другие мероприятия по планированию. Также необходимо иметь хорошие отношения с поставщиками сырья, так как поставки должны быть надежными для обеспечения бесперебойной работы системы.

В результате уменьшения уровней запасов JIT сокращает также объем учетных сведений, необходимых для учета запасов. Это происходит по причине того, что запасы больше не должны представлять собой значительного актива предприятия.

Другие выгоды от JIT включают в себя совершенствование движения продукции в процессе производства, экономию производственных площадей и своевременную поставку покупателям.

Для успешного применения JIT предприятию необходима MIS, которая обеспечит руководство информацией о заказах на продажи, партиях продукции, графиках поставок сырья и т.п. по мере их возникновения. Это стало возможным только благодаря достижениям информационной технологии, которые обеспечивают быструю обработку большого объема данных.

Контрольное задание

(а) Назовите основные свойства качественной информации управленческого учета

(b) На какие вопросы необходимо ответить при оценке степени обеспеченности предприятия информацией управленческого учета?

(c) Что означает термин «своевременно» для производственного предприятия?

Ответы на контрольные задания

(a) Информация управленческого учета должна обладать следующими свойствами:

• Постоянство;
• Точность;
• Уместность;
• Понятность;
• Своевременность.

(b) При оценке обеспеченности предприятия информацией управленческого учета вам следует задать себе следующие вопросы относительно информации, представленной в данный момент:

1. Является ли она релевантной и достаточной для целей управленческого учета?

2. Обладает ли эта информация основными свойствами качественной информации управленческого учета?

Ответы на поставленные вопросы дают оценку обеспеченности компании такой информацией.

(с) Термин «своевременно» (JIT) используется для описания технологии производства, цель которой состоит в изготовлении изделий на заказ и уменьшении до минимума уровней запасов (наряду с сокращением связанных с этим затрат).

Согласно методу JIT, сырье должно поставляться на завод именно «в том виде и в тот момент», когда оно требуется, а готовые изделия следует отправлять покупателям сразу после их изготовления. Необходимо внимательно следить за планированием поставок сырья, производственными циклами и отправкой товаров покупателям, чтобы обеспечить четкую взаимосвязь всех подразделений предприятия и избежать «узких» мест.

Результатом осуществления JIT является сокращение капиталовложений компании в товарные запасы, улучшение движения продукции в процессе производства, экономия рабочих площадей и обеспечение своевременных поставок покупателям.