Система организации внутреннего контроля

Контроль является одной из основных функций менеджмента. Контроль в организации является непрерывным процессом, состоящим из трех основных элементов:

— установления стандартов деятельности организации, подлежащих контролю;

— измерения и анализа ее результатов, информация о которых получена с его помощью;

— корректировки хозяйственных, технологических и иных процессов в соответствии со сделанными выводами и принятыми решениями.

Система контроля в организации решает следующие задачи.

1. С помощью контроля можно заранее обнаружить во внутренней или внешней среде организации факторы, которые могут оказать существенное влияние на ее функционирование и развитие и, подготовившись необходимым образом, своевременно на них отреагировать.

2. Контроль помогает своевременно обнаружить неизбежные в деятельности любой организации нарушения, изъяны, ошибки, промахи и оперативно принять необходимые меры для их устранения.

3. Результаты контроля служат основой оценки работы организации и ее персонала за определенный период, эффективности и надежности системы управления ею.

В результате контроль позволяет избежать в будущем неудовлетворительных результатов деятельности и создать необходимые предпосылки для стимулирования персонала.

Цели контроля будут достигнуты только в том случае, если он осуществляется в соответствии с определенными принципами.

1. Контроль должен быть всеохватывающим, то есть охватывать основные сферы деятельности организации — внешнюю ситуацию и внутренние процессы, протекающие в ней.

2. Система контроля должна иметь стратегическую направленность, заданную основными приоритетами развития организации.

3. Система контроля в организации должна быть гибкой, своевременно реагировать на изменения в структуре организации и системе управления организацией.

4. Система контроля должна быть экономичной, чтобы выгоды, приносимые контролем, превышали затраты на его проведение.

5. Эффективный контроль требует индивидуализированности, нацеленной на конкретные процессы, результаты, людей без учета их личных качеств, должностного положения, связей в коллективе.

6. Ориентированность на человеческий фактор требует от контроля доброжелательности, исключения какой бы то ни было слежки за членами организации. Чрезмерного контроля над людьми следует избегать, с другой стороны, и продолжительное отсутствие контроля также является неблагоприятным признаком, свидетельствующим о безразличном отношении руководства к людям и делам организации.

7. Контроль должен быть ориентирован на результаты, конечная цель контроля состоит в решении задач, стоящих перед организацией.

Основными объектами внутриорганизационного контроля являются:

1) производственные характеристики;

2) характеристики технического потенциала;

3) характеристики кадрового потенциала организации;

4) финансовое состояние предприятия;

5) промежуточные и конечные результаты выполнения плановых заданий;

6) показатели расходования ресурсов;

7) показатели экономической эффективности.

Выходные данные учебника:

Основы менеджмента. Чернышев М. А., Коротков Э. М., Солдатова И. Ю., проф. И. Ю. Солдатовой., Чернышева М. А., Под ред. проф. И. Ю. Солдатовой., Солдатовой И., Чернышов М.А. — ред.-сост., Изд.: ИТК «Дашков и К», НАУКА/ИНТЕРПЕРИОДИКА МАИК, Наука-Пресс 2006 г.

Система контроля в организации

Главная » Предпринимателю » Система контроля в организации


Вернуться назад на Контроль в организации
Типы систем контроля могут анализировать довольно широкий класс явлений: от измерения выходов организации до измерения организационного поведения, что, конечно, сложнее. Контроль должен осуществляться на всех уровнях управления: корпоративном, дивизиональном, функциональном и индивидуальном.
Итак, рассмотрим типы контроля:
Рыночный контроль наиболее объективен, так как он производится на основе системы цен и позволяет оценить поведение фирмы, достаточно объективны и используемые показатели. Рыночная цена акций определяется в результате конкуренции, и все ее колебания дают менеджерам представление об их деятельности в виде обратной связи. Скорость возврата инвестиций измеряет отдачу инвестиционного капитала и является другой формой рыночного контроля. На корпоративном уровне такая оценка может показать результаты деятельности компании относительно других фирм, на дивизиональном уровне это дает относительную оценку работы отделений фирмы, что важно для диверсификации.
На дивизиональном уровне успех рыночного контроля зависит от способности менеджеров корпоративного и дивизионального уровня достичь равнозначных решений по ценовым ресурсам. Это очень важно для главного офиса компании со многими отделениями.
Рыночный контроль — основа планирования портфеля, так как сравнение скоростей возврата инвестиций — принципиальный путь оценки компанией деятельности своих отделений.
Контроль по выходу является следующей объективной формой контроля, который используется в отсутствие других объективных методов. При этом компания должна оценивать или прогнозировать достижение соответствующих целей по различным отделениям, функциям или подразделениям.
На дивизиональном уровне оцениваются объемы продаж, производительность, рост и контролируемая доля рынка. Эти показатели меняются в процессе деятельности отделений и отражают поведение менеджеров отделений.
На функциональном уровне также оцениваются степень достижения соответствующих целей. Функциональные результаты могут быть использованы для разработки компанией отличительных преимуществ, они одновременно — мощные методы контроля поведения персонала.
Контроль по индивидуальным результатам обычен на всех уровнях — высшие менеджеры, сбытовики, производственники и т.д. Однако, когда есть затруднения в оценки деятельности очень трудно оценить индивидуальную отдачу. Несоответствующее использование контроля по выходу может привести к отрицательным последствиям на всех уровнях организации.
Бюрократический контроль представляет собою директивную форму контролирования поведения подразделений, функциональных органов и работников. При этом им предписываются наилучшие способы достижения результатов. Правила и процедуры являются руководствами к действию. Они указывают, что должно быть сделано и таким образом стандартное поведение дает предсказуемый результат и предсказуемую реакцию. Обычно они полезны при рутинных ситуациях, но затруднительно их использование в противоположном случае.

Менеджер должен отслеживать использование бюрократического контроля, чтобы убедиться в его соответствии. Следует иметь в виду, что этот вид контроля достаточно дорогой, во всяком случае дороже рыночного.
Когда ни выходы, ни поведение не могут отслеживаться или оцениваться, организация должна найти другие формы контроля. Контроль со стороны коллектива наиболее полезен. Он основывается на создании внутренней системы результатов фирмы. Эта форма контроля, когда работники сами устанавливают нормы и результаты своего поведения. Такой контроль полезен в соединении со стандартизацией входов.
В большой организации различные отделения или продуктивные линии могут иметь различные культуры, и такая ситуация подрывает связи между ними. Контроль со стороны коллектива неудобен, когда компания быстро растет или меняется, так как нет времени для учета этих организационных изменений.
На практике различные типы контроля используются компанией одновременно и очень важно их правильное сочетание.
Рассмотренные выше системы контроля представлены в таблице.
Типы контрольных систем и их содержание:

Типы контроля

Контролируемые

характеристики

Рыночный

Цена акций,

Возврат инвестиций

Трансферные цены

По выходу

Дивизиональные результаты

Функциональные результаты

Индивидуальные результаты

Бюрократический

Правила и процедуры

Бюджеты

Стандартизация

Со стороны коллектива

Нормы

Результаты

Социальная ответственность


Выбор системы контроля зависит от используемой стратегии и стадии жизненного цикла отрасли.
Использование систем контроля при различных стратегиях:

Стратегия

Ценовое лидерство

Дифференциация

Фокусирование

Рыночный

Линейно-функциональная, продуктовая, дивизиональная

Продуктовая, дивизиональная, матричная

Линейно-функциональная

По выходу

Большое использование (например, контроль издержек)

Некоторые использования (например, контроль качества)

Некоторые использования (например, по издержкам и качеству)

Бюрократический

Некоторые использования (например, бюджеты, стандартизация)

Большое использование (например, правила, бюджеты)

Некоторые использования (например, бюджеты)

Со стороны

коллектива

Малое использование (например, по качеству или циклам)

Большое использование (например, нормы и культура)

Большое использование (например, нормы и культура)


Простые структуры управления с малой дифференциацией при ценовом лидерстве приводят к сравнительно простым формам контроля издержек деятельности фирмы.
При дифференциации задачей контрольной системы является также защита отличительных преимуществ. По этой причине большое значение приобретает бюрократический контроль и контроль со стороны коллектива. В компаниях, использующих стратегию фокусирования, контроль основывается на компромиссе контроля издержек и отличительных преимуществ. Обычно это сравнительно небольшие компании, и особое значение приобретает контроль со стороны коллектива.
Стадии жизненного цикла СЗХ и типы контроля:

Тип контроля

Стадия

По выходу

Бюрократический

Со стороны

коллектива

Зарождение

Мало используется

Мало используется

Большое использование

Рост

Мало используется

Мало используется

Мало используется

Замедление роста

От некоторого до большого использования (зависит от стратегии)

Зрелость

От некоторого до большого использования (зависит от стратегии)

Спад

Большое

использование

Большое

использование

Некоторое

использование

На стадии зарождения с учетом малых размеров и простой структуры управления достаточно контроля персонала внутри малых рабочих групп.
На стадии роста с развитием структур управления компания нуждается в развитии низкоценовой компетенции или в поиске будущих преимуществ дифференциации и контроль должен быть достаточно подвижен (в основном со стороны коллектива).
На стадии замедления роста ценовой лидер должен использовать контроль по выходу и бюрократический контроль, а дифференциатор — уделять внимание и контролю со стороны коллектива.
В стадии зрелости продукты должны быть стандартизированы, расширяться их диапазон. Для ценового лидера основная цель контроля — снижение издержек. Дифференциатор должен стремиться к развитию отличительных преимуществ. Соответственно, особое значение приобретают бюрократический контроль и контроль со стороны коллектива.
В стадии упадка контроль должен отслеживать издержки ухода из СЗХ и полные стоимости изменения стратегии. Существенно, что такая система должна быть дешевой.

Контролируемые сделки
Контрактный управляющий
Арбитражный управляющий
Внешнее управление
Внешний управляющий


| | Вверх

Мониторинг как интеграционный элемент системы внутреннего контроля



Обязательность наличия в любой организации системы внутреннего контроля и необходимость осуществления мероприятий по ее регулярным проверкам обусловлена регулирующими бухгалтерский учет и аудит нормативными правовыми актами. Система внутреннего контроля означает совокупность организационных мер, методик и процедур, используемых руководством организации в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения финансово-хозяйственной деятельности, обеспечения сохранности активов, выявления, исправления и предотвращения ошибок и искажения информации, а также своевременной подготовки достоверной финансовой (бухгалтерской) отчетности .

На наш взгляд, руководство экономического субъекта обязано создать эффективную СВК путем внедрения и обеспечения мониторинга ее функционирования, предназначенного для предотвращения и обнаружения фактов недобросовестных действий и ошибок.

Однако в научных исследованиях этому уделяется недостаточно внимания, поэтому требуется раскрыть значение мониторинга, исходя из его участия в каждом элементе системы внутреннего контроля.

Понятие «мониторинг» используется в экономической науке сравнительно недавно, его определение однозначно на сегодняшний день не сформулировано. По нашему мнению, мониторинг в СВК — система постоянного, комплексного наблюдения и на этой основе использования контрольных процедур и представления информации по данным системы бухгалтерского учета с целью выявления и предупреждения отрицательных результатов деятельности экономического субъекта.

В ходе исследования нами установлено, что каждый элемент системы внутреннего контроля, требует мониторинга — процесса периодической оценки качества их работы. Наиболее эффективной СВК является, если мониторинг встроен в инфраструктуру организации и является частью ее сущности. Встроенный мониторинг усиливает качество и результативность мероприятий, а также помогает избегать дополнительных затрат и позволяет быстрее реагировать на те или иные события.

Было предложено мониторинг, как элемент системы внутреннего контроля, рассматривать интегрировано с каждым из ее элементов. Тогда структура СВК организации будет представлена следующим образом (рис. 1).

Мониторинг, как интеграционный элемент, является важной частью СВК, позволяющий выявлять, предупреждать недостатки и нарушения, а также своевременно устранять их последствия.

Большинство организаций рассматривают задачи мониторинга как второстепенные, но именно недостаток мониторинга, как интеграционного элемента, в результате даже относительно небольших проблем может привести организацию к большим потерям. Таким образом, интеграция мониторинга во все элементы внутреннего контроля способствует разумному разграничению задач и разделению несовместимых функций, что позволит выявить все имеющиеся недостатки в работе СВК, а также содействовать взаимосвязи между элементами системы.

На наш взгляд, тесная взаимосвязь данных компонентов будет обеспечивать формирование интегрированной системы, которая способна оперативно реагировать на возникающие вызовы.

Рис. 1. Структура СВК организации при интеграции мониторинга

На основании вышеизложенного возникает объективная необходимость раскрыть понятие «мониторинг», как интеграционного элемента СВК.

Мониторинг контрольной среды

Контрольная среда — абстрактное понятие, означающее восприятие руководством хозяйствующего экономического субъекта системы внутреннего контроля, его действия по установлению и поддержанию этой системы. То есть контрольная среда включает в себя, во-первых, непосредственно все имущество предприятия; его обязательства; технологический процесс; хозяйственные операции, протекающие в нем; взаимосвязь внутренних структурных единиц предприятия и так далее .

Представленная выше модель СВК имеет линейную структуру, последовательно идущих друг за другом элементов, из которых основополагающим является контрольная среда.

На наш взгляд, контрольная среда должна обеспечивать строгое разграничение и структуру как основание для других компонентов системы внутреннего контроля. Контрольная среда — это исходное условие, определяющее возможность формирования системы внутреннего контроля. Наибольшее внимание следует уделять мониторингу контрольной среды, так как данный элемент представляет собой совокупность общего отношения органов управления экономическим субъектом к необходимости осуществления внутреннего контроля и предпринимаемых этими органами действий, создающих условия для эффективной работы других элементов и в целом системы внутреннего контроля. Действия руководства должны быть направлены, в первую очередь, на разработку комплекса внутренних регламентов, позволяющих осуществлять действенный внутренний контроль. Так как в большинстве компаний не отлажен эффективный механизм ведения контрольной среды, то именно посредством ее мониторинга можно выявить существенные недостатки и предотвратить их, тем самым повысив продуктивность СВК.

Нами были сформулированы следующие основные задачи мониторинга контрольной среды системы внутреннего контроля:

  1. выявление несоблюдения организацией и ее работниками применимого к ней законодательства, а также установленных этических норм и ценностей;
  2. раскрытие недостатков в нормативно-регламентационных документов, определяющих задачи и полномочия отдельных работников (в данном случае уже в процессе подготовки документа появляется возможность предотвратить многие нечеткости и недоучет некоторых внутренних факторов);
  3. выявление несоответствий организационной структуры потребностям экономического субъекта с учетом характера и масштаба его деятельности;
  4. нахождение недоработок кадровой политики организации (при наборе сотрудников, при контроле за осуществлением их адаптации, подготовки, обучения, продвижением по службе и вознаграждением);
  5. выявление нерациональности разделения ответственности и полномочий, а также подотчетности сотрудников друг другу.

Мониторинг контрольной среды является базовым важным процессом в системе внутреннего контроля. При непрерывном мониторинге можно организовать качественное функционирование данного элемента, что позволит построить эффективную СВК.

Мониторинг процесса оценки рисков

Процесс оценки рисков в системе внутреннего контроля представляет собой выявление и по возможности устранение рисков ведения хозяйственной деятельности, а также их возможных последствий. Следует учитывать, что риски могут быть связаны как с внешними, так и с внутренними событиями и обстоятельствами .

На наш взгляд, в данном случае мониторинг позволит выявить существенные недостатки в процессе оценки рисков, тем самым обеспечив эффективность управления рисками в организации. Качественный мониторинг будет предоставлять информацию, помогающую принимать решения для предотвращения возникновения рисков.

Нами были сформулированы задачи, выполнение которых обеспечивает данный процесс:

  1. выявление недостатков в процессе идентификации рисков;
  2. нахождение недостатков в мероприятиях по минимизации рисков;
  3. выявление неэффективных мер по снижению рисков на основе мониторинга их результатов;
  4. выявление недостатков в порядке информирования ответственных лиц о факторах (внутренних и внешних), влияющих на риски организации;
  5. сбор и накопление предшествующего опыта и обновление базы знаний.

В заключение следует отметить, что мониторинг процесса оценки рисков позволит сформулировать альтернативные стратегии, принять коррективы, и при необходимости осуществить перепланировку работы системы внутреннего контроля в данном направлении.

Мониторинг информационной системы

Эффективность функционирования внутреннего контроля как функции системы управления деятельностью организации зависит от надлежащей системы учетно-аналитического обеспечения этого процесса, то есть от наличия объективной, оперативной, достоверной и качественной информации.

Следует отметить, что для организации внутреннего контроля существенная роль отводится применению высокоэффективных информационных систем, основанных на новейших программно-технических средствах автоматизированной обработки данных, обеспечивающих получение всех видов информации: нормативно-правовой, справочной, плановой и др.

Говоря о качественной информационной системе СВК, следует подразумевать, что вся необходимая информация должна поступать в соответствующее место, время и с необходимой степенью точности сжатия.

На наш взгляд, при недостаточности информационного обеспечения СВК решение задач контроля в полном объеме затрудняется, поэтому для эффективного функционирования информационной системы необходим ее мониторинг.

Нами сформулированы задачи мониторинга информационной системы:

  1. выявление недостатков в процессе управления информационными потоками (получением и передачей информации) и обеспечением информационной безопасности;
  2. раскрытие недостатков в порядке защиты от несанкционированного доступа и распространения конфиденциальной информации;
  3. оценка разработанных мероприятий на случай непредвиденных обстоятельств.

Решение перечисленных задач, на наш взгляд, должно способствовать усилению оперативности контроля. Именно отсутствие надлежащей информационной системы может стать одной из причин ухудшения финансового положения организации. Таким образом, от того, как организована работа информационной системы (сбор, обработка, распределение информации в целях обеспечения процесса принятия решений, связанных с составлением бухгалтерской отчетности) в значительной мере зависят результативность СВК, а также эффективность управления в целом.

Мониторинг контрольных действий

В соответствии с Федеральным правилом (стандартом) аудиторской деятельности № 8 контрольные действия включают политику и процедуры, которые помогают удостовериться, что распоряжения руководства выполняются.

Нами было предложено интегрировать мониторинг с каждым элементом СВК, тогда в данном случае целью мониторинга контрольных действий будет устранение выявленных нарушений и недостатков по результатам проведенных контрольных мероприятий.

Задачи мониторинга контрольных действий:

  1. сбор, систематизация и обработка сведений, характеризующих состояние, динамику и направление контрольных действий;
  2. выявление причин несоответствия ожидаемых (запланированных, желаемых) результатов контрольных действий;
  3. проверка своевременности действий, направленных на поддержание СВК;
  4. контроль над достаточностью контрольных мероприятий (то есть не допустить нехватки, а также превышения контрольных действий, так как их чрезмерность приведет к нерациональному расходованию использованию сил и средств);
  5. проверка действенности контрольных действий (результатом контрольных действий должно быть улучшение конечных показателей).

В совокупности все сформулированные нами цели и задачи мониторинга будут составлять инструментарий для непрерывного изучения процессов, происходящих в организации, а также будут иметь колоссальное воздействие на меры по снижению рисков и повышению эффективности СВК. Таким образом, мы получим непрерывное взаимодействие и взаимообусловленность всех составляющих системы внутреннего контроля.

Мониторинг, как интеграционный элемент СВК, на наш взгляд, будет способствовать:

  1. обеспечению выполнения планов, соблюдению действующего законодательства при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности;
  2. снижению рисков принятия ошибочных управленческих решений;
  3. внедрению эффективных контрольных и других мероприятий;
  4. осуществлению эффективной и непрерывной работы системы внутреннего контроля.

Таким образом, внедрение мониторинга во все процессы деятельности организации позволит обеспечить надежность функционирования СВК, а также снизить риски принятия ошибочных решений.

Литература:

  1. Международный стандарт аудита «Выявление и оценка рисков существенных искажений, понимание организации и среды ее деятельности»;
  2. Методическиерекомендации по организации и осуществлению внутреннего контроля МР-4/2013-КпТ;
  3. Приложение № 2 к Федеральному правилу (стандарту) аудиторской деятельности № 8;
  4. Федеральное правило (стандарт) аудиторской деятельности № 8 «Понимание деятельности аудируемого лица, среды, в которой она осуществляется, и оценка рисков существенного искажения аудируемой финансовой (бухгалтерской) отчетности».

Система организации внутреннего контроля

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *