Чем отличается секретарь от секретаря референта, коитархе

секретарь

Секретарь-референт и референт — это высшая квалификация секретаря. Они выполняют обязанности секретаря на телефоне и технического секретаря, высоком уровне. Их работа становится ответственней, ибо им предоставлено право принятия самостоятельных решений. Расширение функциональных обязанностей секретарей предполагает обязательное высшее образование и знание иностранного языка.
А чем же референт отличается от секретаря? В словаре иностранных слов читаем: «РЕФЕРЕНТ» (лат. referens (refe-rentis) — сообщающий) — должностное лицо, являющееся докладчиком, консультантом по определенным вопросам. Иными словами, речь идет о помощнике руководителя в конкретной области, которой занимается фирма (банковское дело, торговые операции, рекламный бизнес и т. п.). Президент компании вполне может дать своему помощнику, например, такое «простое» задание: подготовить проведение переговоров с иностранными партнерами. От референта в этом случае потребуется составление черновых вариантов документов, перевод их на иностранный язык, согласование даты проведения переговоров с партнерами, подготовка программы пребывания иностранной делегации, куда входят деловые встречи и культурная программа. И это лишь часть обязанностей супер — секретаря.
В современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации. Бытующий ныне модный термин «секретарь-референт» не всегда предполагает действительно такой высокий уровень, о котором мы только что говорили. Возникает путаница: там, где «требуется секретарь-референт», вполне подойдет технический секретарь, а на вакансию «секретаря», оказывается, может претендовать только референт с большим опытом работы. Специфика профессии состоит в том, что каждая последующая ступень квалификации требует новых знаний и навыков, но не исключает предыдущих. Даже референт, при блестящем знании компьютера, иностранного языка, делопроизводства, должен молниеносно реагировать на телефонные звонки и при необходимости вытереть пролитый кофе. Он помогает шефу готовиться к важным деловым переговорам и ограждает его от нежелательных посетителей, он обязан быть любезным со всеми сотрудниками фирмы и одновременно уметь соблюдать дистанцию.

Должность секретаря-референта включает довольно широкий диапазон обязанностей, которые заключаются в обеспечении эффективной работы компании путем решения административных и организационных вопросов. Рассматривая вопрос, кто такой секретарь референт, стоит отбросить стереотип о миловидной девушке, отвечающей на звонки и готовящей кофе. Часто такой сотрудник является главным помощником руководителя, надежным исполнительным ассистентом, на которого всегда можно рассчитывать. От деятельности референта зависит первое впечатление о компании, планирование рабочего распорядка, своевременность поступления важной информации в соответствующий департамент, налаживание координации между отделами, скорость и качество решения срочных организационных вопросов и прочие моменты, играющие ключевую роль в жизни организации.

Содержание

Обязанности
Личные качества
Вкратце суть должности
Как найти хорошего секретаря
Алгоритм подготовки к поиску секретаря
Новые записи:

Обязанности

Обязанности секретаря-референта разноплановые. Заключаются они в первую очередь в помощи руководителю во всех текущих вопросах. Среди основных пунктов также:

Прием входящих звонков и входящей корреспонденции, распределение писем и документов между отделами либо сотрудниками компании. Общение письменно и по телефону от лица компании, при отсутствии директора – предоставление исчерпывающей информации по интересующему вопросу;
Прием посетителей и общение с ними. Обеспечение комфортного пребывания посетителей в офисе;
Работа с документами. Подготовка документации к ознакомлению руководителя, определение важности и очередности ее поступления, систематизация, хранение, обработка входящих и исходящих писем, рассылка. Проверка и, при необходимости, коррекция документов, готовящихся к подписи;
Составление рабочего графика руководителя, выполнение служебных поручений;
Организация переговоров и совещаний, оповещение сотрудников, присутствие которых требуется на собраниях, подготовка конференц-зала либо переговорного кабинета, протоколирование заседания;
Организация командировок руководителя и сотрудников: бронирование билетов и гостиниц, контроль своевременной оплаты и качества предоставляемых услуг;
Часто среди того, что входит в обязанности секретаря референта – обеспечение сотрудников офиса канцтоварами, контроль их наличия и своевременный заказ.

Личные качества

Обобщая, чем занимается секретарь-референт, можно с уверенностью утверждать, что от его компетентности, исполнительности и обязательности зависит успешность работы компании. Поэтому к личным качествам секретаря-референта предъявляются высокие требования.

Организованность и самостоятельность. Быстрота принятия решений, оперативность их воплощения. Так как на секретаря-референта возлагаются административные и организационные обязанности, эти качества необходимы для эффективной работы.

Пунктуальность и обязательность. Ведь секретарь-референт является ключевым звеном во многих организационных вопросах, касающихся работы компании.

Многозадачность. Параллельных заданий бывает несколько, важно не упустить ни одного и качественно выполнить каждое.

Стрессоустойчивость. При работе, особенно в больших компаниях, часто возникают непредвиденные ситуации, форс-мажорные обстоятельства, брать на себя разрешение которых – в компетенции секретаря-референта.

Коммуникабельность, умение находить общий язык с людьми. Эти качества – среди ключевых при работе секретарем-референтом, ведь большинство рабочего времени проходит в коммуникации с сотрудниками и посетителями, приеме звонков.

Опрятный внешний вид, аккуратность. Это сотрудник, с которого обычно начинается знакомство с компанией, и от впечатления, произведенного на посетителей и потенциальных клиентов, зачастую зависит общее мнение о компании.

В современном корпоративном мире профессия секретаря-референта массовая и востребованная. В сотруднике, который держит руку на пульсе, нуждается каждая компания, независимо от сферы деятельности. Должность секретаря-референта ответственная и достаточно сложная, но при этом может стать успешным стартом для карьерного роста – до личного ассистента руководителя, заместителя директора и так далее.

Вкратце суть должности

Секретарь – это специалист, зачастую женского пола, который отвечает на входящие звонки в компанию и лично руководителю предприятия, отвечает за входящую корреспонденцию, составляет планы на день и выполняет другие поручения непосредственного руководителя.

Роль секретаря даже в небольшой компании велика. Дело в том, что именно он обеспечивает нормальную жизнедеятельность организации, помогая в работе руководителю. Секретаря не случайно называют хозяйкой офиса, поскольку, кроме текущих вопросов, связанных с внешней и внутренней коммуникацией офиса и документооборота, этот специалист отвечает и за организационно-хозяйственные моменты.

Кроме текущих вопросов, связанных с внешней и внутренней коммуникацией офиса и документооборота, этот специалист отвечает и за организационно-хозяйственные моменты.

Как найти хорошего секретаря

Залогом удачного поиска этого сотрудника является тщательная подготовка менеджера по подбору персонала. Зачастую нет профиля должности и прописанных обязанностей и требований. Но чтобы нанять секретаря, который будет работать эффективно, следует проработать некоторые моменты и только потом выкладывать актуальную вакансию в сеть и проводить собеседования. Лучшим инструментом для подбора кандидата является профиль должности. Он состоит из приоритетных критериев и позволяет оценить претендента наилучшим образом.

Алгоритм подготовки к поиску секретаря

Составление требований к потенциальному кандидату на должность

Обязательно требования и должностные обязанности надо согласовать с руководителем организации. Главные требования к должности секретаря:

Образование.
Знание офисных программ.
Уровень владения офисной техникой.
Уровень владения интернетом.
Знание иностранного языка (или нескольких, только если компания международного формата и необходимо проводить переговоры с иностранными партнерами).
Опыт делового общения и переписки.
Владение компьютерными программами (в зависимости от обязанностей: возможно, 1С, фотошоп).

Личные качества кандидата

Этот критерий особенно важен при выборе кандидата на эту должность. Ведь именно секретарь встречает гостей руководителя в приемной, коммуницирует с сотрудниками как лично, так и по телефону, общается со звонившими клиентами, администрацией города, партнерами и многими другими.

Поэтому секретаря стоит искать:

Доброжелательного.
Деликатного.
Коммуникабельного.
Самоорганизованного.
Ответственного.
Внимательного.
Эмоционально уравновешенного.
Стрессоустойчивого.

Внешний вид секретаря

Все привыкли видеть в приемной молодую девушку приятной внешности. Это происходит потому, что образ секретаря создает лицо компании. Секретарь-девушка должна быть привлекательной, ухоженной, одетой по офисному дресс-коду.

Не стоит завышать требования к кандидату на это должность и выбирать неправильные приоритеты. Внешность – это важно, но личные качества и квалификация в приоритете.

Описание функциональных обязанностей секретаря

По согласованию с руководителем надо составить список должностных обязанностей специалиста на этой должности. Это позволит определить соответствие квалификации и опыта кандидата.

Подбирать кандидата на должность секретаря следует не спеша, так как этот специалист должен обладать особыми навыками, высоким уровнем квалификации, и очень важны личные качества и способности к профессиональному развитию. Если учесть все вышеупомянутые критерии поиска и подбора секретаря, есть возможность выбрать отличного сотрудника, который будет не только визитной карточкой организации для партнеров и клиентов офиса, но и надежным помощником руководителя компании.

Всего найдено: 5


	Вопрос № 270021

Здравствуйте! Работаю секретарём. Ещё во время учёбы, на самом первом занятии, нам сразу рассказали, что профессии «секретарша» нет, есть профессия «секретарь», независимо от пола человека. А секретарша — это жена секретаря, равно как докторша — жена доктора, а генеральше — жена генерала. Верно ли такое толкование?