Сделать копию документа

18) Подлинники и копии. Виды копий. Порядок удостоверений копий.

Документы, создаваемые в первый раз, уникальные, представляющие первоисточники, принято рассматривать как подлинник. Стандарт на термины и определения ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» определяет подлинник (официального документа) как «первый или единичный экземпляр официального документа». В словаре синонимов русского языка у слова «подлинник» есть синоним — «оригинал»: от лат. originalis — первоначальный. Определяется в словарях слово «оригинал» через слово «подлинник», подлинное произведение, авторская рукопись. Оригинальный — это уникальный, индивидуальный текст или изображение, предназначенные для воспроизведения (копирования).

Однако, несмотря на уникальный характер подлинников, нередко встречаются «умноженные» оригиналы, то есть оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах, например договоры. Уже древнейшие договоры составлялись в нескольких экземплярах, и каждый считался оригиналом, так как договор составляется между договаривающимися сторонами, считающими себя равными, и каждая сторона должна иметь экземпляр совершенно точный, имеющий одинаковую юридическую, доказательную силу.

С современной техникой передачи документов на расстояние связано появление «двукратных оригиналов». При телеграфной и радиопередачах, если телеграмма и радиограмма не диктуется, появляются два документа: предъявленный для передачи и собственно телеграмма или радиограмма. И тот и другой экземпляры будут оригиналами, они имеют одинаковый текст, но по своему внешнему виду и составу оформительских реквизитов, то есть по своим характеристикам, это не один и тот же документ.

Из подлинников документов принято выделять аутентичные (греч. authentikos — подлинный, исходящий из первоисточника), то есть имеющей подтверждение подлинности. Достоверность аутентичных документов гарантируется принятыми формальностями, обычно подписанием и проставлением печатей. Например, аутентичный текст международного договора, составленный на нескольких языках, рассматривается одинаково подлинным и имеющим равную силу.

При электромагнитном способе записи установить первоначальную редакцию помогают только даты.

Наконец, среди подлинников, кроме того, различают автографы (автограф — собственноручный), документы, написанные или исправленные (например, после перепечатки) рукою автора. Так как текст сейчас многие сразу печатают машинописным способом, бывает трудно установить автора. Но если на документе есть правки от руки, это сделать значительно проще.

Признак уникальности сохраняется за подлинниками изобразительных и звуковых документов. Так, для чертежей оригиналом считается первоначальный набросок или чертеж. И здесь большое значение имеет аутентичность оригинала, то есть снабжение документа теми или иными формальностями: подписью, печатью.

Оригиналом фотодокумента являются негативы, звуковой документации — первоначальная звукозапись, матрица грамзаписи, лента электрической или магнитной записи.

Несколькими видами представлены копии документов.

Копия — это повторное воспроизведение подлинников.

Само понятие «копия» (copia — лат. множество) связано с размножением документов, повторением оригинала любого вида. В стандарте на термины и определения копия документа установлена как: «Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы».

При составлении документа на компьютере и выводе его на бумажный носитель все экземпляры документа будут иметь одинаковый вид, если бланк организации введен в память ЭВМ. В этом случае подлинник документа можно отделить от копии только подписанием, регистрацией и проставлением печати.

Если в организации применяются бланки, выполненные типографским способом, то первый экземпляр выводится на бланке и подписывается, а остальные экземпляры выводятся на чистые листы бумаги и являются копиями.

Копия может быть сделана с части документа в виде выписки. Чаще всего выписки делают из сложных документов (решений и протоколов заседаний коллегиальных органов, приказов). В виде выписки выдается только та часть документа, которая имеет отношение к запросившему ее лицу или организации. Выписка из документа заверяется подписью должностного лица (начальника канцелярии, секретаря и т.д.), а в необходимых случаях и печатью.

По способу получения копии делятся на ручные и автоматические, то есть факсимильные.

Ручные копии получаются путем переписывания оригинала от руки или на пишущей машинке.

Факсимильные копии (от слова факсимиле — точное воспроизведение каким-либо способом рукописи, документа, чьей либо подписи) получаются средствами фотографии или копировально-множительной техники. К средствам копирования документации относятся все технические средства, которые позволяют получить копии, идентичные оригиналу (факсимильные копии): фотокопии, светокопии, репродукции документов. К средствам размножения документов относятся те технические средства, с помощью которых получают оттиски, воспроизводящие содержание документа.

Необходимо также выделить микрофотокопии — копии документов в уменьшенном виде. Микрофотокопирование применяется обычно в тех случаях, когда надо скопировать большие объемы документов. Чаще всего микрофотокопии делаются на специальной микрофотопленке или микрофишах и применяются в больших архивах.

Копии различаются также в зависимости от того, каким образом они удостоверены: авторизированные, заверенные, нотариальные, незаверенные.

Авторизированной называется копия, удостоверенная автором.

Заверенная копия — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

В ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» изложены требования к реквизиту — отметка о заверении копии: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации».

Удостоверение копии с определенных видов документов, предъявляемых другим учреждениям и касающихся личных прав и интересов граждан (например: о стаже работы, рождении, браке, связанных с получением наследства и т.п.), производится в нотариате. Нотариат (англ. System of notary public offices) — система органов, на которые возложено совершение действий, направленных на юридическое закрепление гражданских прав и предупреждение их возможного нарушения в дальнейшем. В соответствии с российским законодательством о нотариате нотариальные действия совершает должностное лицо — нотариус, на должность которого может быть назначено лишь лицо, имеющее высшее юридическое образование. Копии, заверенные нотариусом, называются нотариальными, так как их соответствие оригиналу подтверждается официальным должностным лицом — нотариусом.

Копии, заверенные в установленном законом порядке, имеют такую же юридическую силу, как и подлинники.

Незаверенные копии — это копии документов, не имеющих подтверждения о своем соответствии оригиналу.

Особый вид копии представляет дубликат.

Дубликат (от лат. duplieantus — удвоенный) — второй или следующий экземпляр какого-либо документа, имеющего в отличие от другого вида копии одинаковую с подлинником юридическую силу.

В управленческой практике дубликат делается в том случае, когда при совершении сделки подлинный документ может получить только одна из сторон, например, дубликат накладной или грузовой квитанции, сертификата. Дубликат получают также при утере подлинного документа (паспорта, диплома, аттестата и т.д.). Сверху на документе делается надпись «Дубликат». Обычно дубликат выдается тем же учреждением, где был создан подлинник.

Комплект диагностических тестов

ГОУ НПО ТО «Профессиональный лицей № 43»

Комплект диагностических тестов

по учебной дисциплине «Основы делопроизводства»

для обучающихся

по профессии «Делопроизводитель»

Разработчик:

преподаватель

Володина М.Н.

Тула, 2013

Пояснительная записка

Комплект диагностических тестов по основам делопроизводства предназначены для обучающихся при освоении профессии гуманитарного профиля «Делопроизводитель».

Комплект предназначен для проведения контроля знаний.

При разработке тестов учитывались требования ФГОС по профессии «Делопроизводитель».

К заданиям предлагаются ответы, по которым обучающийся сможет проверить правильность решений.

Полученные результаты могут быть использованы в последующей деятельности, например при повторении плохо усвоенного материала.

  1. Состав реквизитов документа устанавливает:
  1. ГОСТ Р 51141 – 98;
  2. ГОСТ Р 6.30 – 2003;
  3. УСД
  1. Укажите, какой документ не входит в состав организационно-правовых документов:
  1. устав организации;
  2. штатное расписание;
  3. приказ.
  1. Укажите, какие распорядительные документы может издавать Президент РФ:
  1. указы;
  2. распоряжения;
  3. постановления.
  1. Должностная инструкция сотрудника:
  1. подлежит утверждению;
  2. не утверждается;
  3. утверждается по усмотрению руководителя.
  1. Укажите, какой нормативный документ определяет права и обязанности сотрудника:
  1. штатное расписание;
  2. устав предприятия;
  3. должностная инструкция.
  1. Типовые документы носят:
  1. обязательный характер;
  2. рекомендательный характер;
  3. ознакомительный характер.
  1. Укажите, в каком падеже формулируется заголовок к тексту должностной инструкции:
  1. в именительном;
  2. в родительном;
  3. в предложном.
  1. Укажите, какой из документов не является разновидностью копии:
  1. черновик;
  2. отпуск;
  3. дубликат.
  1. Документ, выданный взамен утерянного и имеющий силу подлинника – это:
  1. копия;
  2. отпуск;
  3. дубликат.
  1. Укажите, как называется документ, окончательно оформленный и подписанный:
  1. подлинник;
  2. отпуск;
  3. дубликат.
  1. Укажите, каким документом вносятся изменения и дополнения в должностную инструкцию:
  1. докладной запиской;
  2. приказом руководителя;
  3. листом согласования.
  1. Листы документа нумеруют:
  1. по середине нижнего поля листа;
  2. по середине верхнего поля листа;
  3. в правом верхнем углу.
  1. Укажите, можно ли оформить приказ по основной деятельности на бланке письма:
  1. можно;
  2. нельзя;
  3. по разрешению руководителя.
  1. Укажите, можно ли оформить протокол на общем бланке:
  1. можно;
  2. нельзя;
  3. по указанию руководителя.
  1. Укажите, может ли министр подписать документ, оформленный на должностном бланке заместителя министра:
  1. может;
  2. не может;
  3. по желанию.
  1. Название вида документа не указывают:
  1. в письме;
  2. в приказе;
  3. в протоколе.
  1. При оформлении документа реквизит «место составления» не указывают:
  1. в письмах;
  2. в протоколах;
  3. в приказах.
  1. При направлении документа в организацию в реквизите «адресат» инициалы ставят:
  1. до фамилии;
  2. после фамилии;
  3. по усмотрению секретаря.
  1. При направлении документа физическому лицу инициалы ставят:
  1. до фамилии;
  2. после фамилии;
  3. не имеет значения.
  1. Служебное письмо может содержать не более:
  1. 4-х адресатов;
  2. 2-х адресатов;
  3. 3-х адресатов;
  1. Обязательному утверждению подлежат:
  1. должностная инструкция;
  2. приказ;
  3. докладная записка.
  1. Внешнее согласование оформляется:
  1. визой согласования;
  2. грифом согласования;
  3. резолюцией.
  1. Укажите, каким реквизитом оформляется результат рассмотрения документа руководителем:
  1. грифом утверждения;
  2. резолюцией;
  3. грифом согласования.
  1. Укажите, в каком письме оформляется реквизит «ссылка на номер и дату входящего документа»:
  1. во всех письмах;
  2. в ответных;
  3. в инициативных.
  1. Укажите, что подписывает руководитель и главный бухгалтер:
  1. письмо-извещение;
  2. рекламное письмо;
  3. гарантийное письсо.
  1. Укажите, какой реквизит не входит в состав реквизитов служебного письма:
  1. адресат;
  2. название вида документа;
  3. подпись.
  1. Укажите, сколько бланков для письма потребуется, если служебное письмо направляется в два адресата:
  1. один;
  2. два;
  3. три.
  1. Максимальное количество адресатов в служебном письме:
  1. два;
  2. три;
  3. четыре.
  1. При оформлении телеграммы реквизиты до черты печатают:
  1. строчными буквами за исключением прописным согласно орфографии;
  2. только прописными буквами;
  3. только строчными буквами.
  1. Наличие печати в телеграмме:
  1. обязательно;
  2. необязательно;
  3. по указанию руководителя.
  1. Телеграмма оформляется :
  1. в одном экземпляре;
  2. в двух экземплярах;
  3. в трех экземплярах.
  1. Телефонограмму подписывает:
  1. руководитель;
  2. секретарь;
  3. лицо, от имени которого она передается;
  1. Текст докладной записки, как правило, состоит:
  1. из одной части;
  2. из двух частей;
  3. из трех частей.
  1. Укажите, какой реквизит не входит в состав реквизитов внешней докладной записки:
  1. заголовок к тексту;
  2. печать;
  3. подпись.
  1. Укажите, что является датой протокола:
  1. дата заседания;
  2. дата оформления;
  3. дата подписания.
  1. Вопросы в повестке для формулируются:
  1. в именительном падеже;
  2. в предложном падеже;
  3. в винительном падеже.
  1. Укажите, кто подписывает протокол:
  1. руководитель;
  2. секретарь;
  3. председатель и секретарь коллегиального органа.
  1. В тексте протокола содержание выступлений излагается:
  1. от первого лица единственного числа;
  2. от первого лица множественного числа;
  3. от третьего лица единственного числа.
  1. Укажите, какая часть в схеме построения основной части протокола может отсутствовать:
  1. СЛУШАЛИ;
  2. ВЫСТУПИЛИ;
  3. ПОСТАНОВИЛИ.
  1. Датой выписки из документа является:
  1. дата оформления документа;
  2. дата, указанная в отметке о заверении копии;
  3. дата подписания документа.
  1. Выписку из документа подписывает:
  1. руководитель;
  2. зав.канцелярией;
  3. сотрудник, оформивший выписку.
  1. Укажите, как оформляется в тексте протокола присутствовавшие, если их 22 человека:
  1. Присутствовали: 22 человека (список прилагается);
  2. Присутствовали: перечисляются фамилии присутствовавших в алфавитном порядке;
  3. По усмотрению секретаря.
  1. Укажите, утверждаются ли протоколы:
  1. утверждаются всегда;
  2. утверждаются отдельные виды протоколов;
  3. утверждаются по указанию руководителя.
  1. Докладная записка от служебной справки отличается:
  1. составом реквизитов;
  2. содержанием текста;
  3. оформлением реквизитов.
  1. Укажите, какой реквизит не входит в состав реквизитов служебной справки:
  1. название вида документа;
  2. гриф согласования;
  3. заголовок к тексту документа.
  1. Укажите, кто составляет и подписывает служебный акт:
  1. руководитель;
  2. исполнитель;
  3. комиссия.
  1. Укажите, что является датой акта:
  1. дата утверждения;
  2. дата актируемого события;
  3. дата подписания.
  1. Укажите, какой реквизит не входит в состав реквизитов акта:
  1. гриф согласования;
  2. гриф утверждения;
  3. заголовок к тексту.
  1. Укажите, сколько частей содержит текст акта:
  1. одну;
  2. две;
  3. три.
  1. Укажите, в скольких экземплярах оформляется акт:
  1. в трех;
  2. в четырех;
  3. от двух до шести.
  1. Укажите, основанием для издания какого распорядительного документа может быть акт:
  1. приказа;
  2. решения;
  3. постановления.
  1. Укажите, следует ли указывать в акте должности членов комиссии при оформлении реквизита «подпись»:
  1. указываются обязательно;
  2. должности не указывают;
  3. указывают по желанию секретаря.
  1. Укажите, какая часть текста акта может отсутствовать:
  1. вводная часть;
  2. констатирующая;
  3. заключительная.
  1. Укажите, какой документ издается на основе единоначалия:
  1. решение;
  2. приказ;
  3. постановление.
  1. Укажите, какой распорядительный документ издается на основе коллегиального руководства:
  1. приказ;
  2. решение;
  3. распоряжение.
  1. Укажите, из скольких составных частей, как правило, состоит текст распорядительного документа:
  1. из двух;
  2. из одной;
  3. из трех.
  1. Укажите, в каком падеже формулируется заголовок к тексту распорядительного документа:
  1. в родительном;
  2. в предложном;
  3. в винительном.
  1. Укажите, какой реквизит не входит в состав реквизитов приказа по основной деятельности:
  1. гриф утверждения;
  2. заголовок к тексту;
  3. номер документа.
  1. Укажите, как оформляется слово «приказываю» в тексте приказа по основной деятельности:
  1. ПРИКАЗЫВАЮ;
  2. приказываю;
  3. Приказываю.
  1. Распорядительная часть в распоряжении начинается словом:
  1. ПРЕДЛАГАЮ;
  2. РЕШАЕТ;
  3. ПОСТАНОВЛЯЕТ.
  1. Наличие основания в каждом пункте текста приказа по личному составу:
  1. обязательно;
  2. по необходимости;
  3. необязательно.
  1. Реквизит «подпись» в резюме:
  1. не оформляется;
  2. оформляется обязательно;
  3. оформляется по желанию автора.
  1. При оформлении автобиографии биографические данные автора указывают:
  1. в прямой хронологической последовательности;
  2. по усмотрению автора;
  3. в последовательности, обратной хронологической.
  1. Запись в трудовую книжку вносят:
  1. после издания приказа по личному составу;
  2. после оформления заявления о приеме на работу;
  3. после оформления личной карточки формы Т-2.
  1. Выберите правильный порядок оформления кадровых документов при приеме сотрудника на работу:
  1. трудовой договор; приказ о приеме на работу; трудовая книжка;
  2. личная карточка формы Т-2; трудовая книжка; лицевой счет по зарплате;
  3. трудовой договор; трудовая книжка; личная карточка формы Т-2.
  1. Укажите, кто оформляет и подписывает заявление о приеме сотрудника на работу:
  1. секретарь;
  2. начальник отдела кадров;
  3. сам сотрудник.
  1. Укажите, где хранятся личные карточки формы Т-2:
  1. в личном деле сотрудника;
  2. в отдельной картотеке;
  3. в папке-скоросшивателе.
  1. Укажите, какой индекс соответствует индексу кадрового приказа:
  1. № 34-к;
  2. № 45-М;
  3. № 123.
  1. Укажите, кто оформляет личную карточку формы Т-2:
  1. сам сотрудник;
  2. руководитель;
  3. секретарь.
  1. Укажите, где хранятся заявления о приеме (увольнении) сотрудника:
  1. в отдельной папке;
  2. в личном деле сотрудника;
  3. не подлежат хранению.
  1. Укажите, какой кадровый документ не подшивают в личное дело сотрудника:
  1. кадровый приказ;
  2. автобиографию;
  3. личную карточку формы Т-2.
  1. Пункты распорядительной части текста сводного кадрового приказа должны быть расположены в следующем порядке:
  1. назначить ———принять ———— уволить;
  2. уволить ——— освободить ———назначить;
  3. освободить ——— назначить ———-предоставить.
  1. Укажите, какой кадровый документ не имеет реквизита «подпись»:
  1. автобиография;
  2. анкета;
  3. резюме.
  1. В резюме биографические данные указываются:
  1. в прямой хронологической последовательности;
  2. по усмотрению автора;
  3. в последовательности, обратной хронологической.
  1. Трудовой договор оформляется:
  1. в одном экземпляре;
  2. в двух экземплярах;
  3. в трех экземплярах.
  1. Личная карточка формы Т-2 оформляется:
  1. в одном экземпляре;
  2. в двух экземплярах;
  3. в трех экземплярах.
  1. Укажите, кто составляет и подписывает внутреннюю опись документов, находящихся в личном деле:
  1. секретарь;
  2. руководитель;
  3. сам сотрудник.
  1. Укажите, какой документ не относится к кадровым:
  1. трудовая книжка;
  2. автобиография;
  3. приказ по основной деятельности.
  1. Обложка личного дела оформляется в соответствии с требованиями:
  1. ГОСТ Р 6.30 – 2003;
  2. ГОСТ 17914 – 72;
  3. ГОСТ 51141 – 98.
  1. Конверты поступивших документов:
  1. уничтожают;
  2. оставляют;
  3. уничтожают за исключением отдельных случаев.
  1. Факт поступления документа в организацию оформляют реквизитом:
  1. отметка о контроле;
  2. отметка о поступлении документа;
  3. отметка об исполнителе.
  1. Обязательной регистрации подлежат:
  1. экспресс-информация;
  2. рекламные письма;
  3. заявления граждан.
  1. Целью регистрации является:
  1. обеспечение учета и контроля;
  2. быстрый поиск документов;
  3. все вышеперечисленное.
  1. Укажите, что не входит в индекс документа:
  1. код по ОКУД;
  2. номер дела по номенклатуре;
  3. номер структурного подразделения.
  1. Жалоба или заявление, поступившие в адрес организации, имеют индекс:
  1. № 18-М;
  2. № 18;
  3. № 18 о\к.
  1. Приказ по основной деятельности имеет индекс:
  1. 34 л\с;
  2. № 34;
  3. № 34-к.
  1. Укажите, какой документ не подлежит регистрации:
  1. приказ по основной деятельности;
  2. жалоба гражданина;
  3. письмо информационного характера, присланное для сведения.
  1. Укажите, какой документ подлежит обязательной регистрации:
  1. документ, который по своему содержанию требует решения или ответа;
  2. программа совещания;
  3. планово-финансовая документация.
  1. Индивидуальные сроки исполнения документа устанавливает:
  1. исполнитель;
  2. руководитель;
  3. секретарь.
  1. Срок исполнения поступившего документа исчисляется:
  1. с момента поступления документа в организацию;
  2. с момента получения документа исполнителем;
  3. с даты подписания документа.
  1. Срок исполнения документа может продлить:
  1. тот, кто его установил;
  2. исполнитель документа;
  3. секретарь.
  1. Укажите, когда документ считается исполненным:
  1. когда есть указание руководителя;
  2. когда поставлена отметка об исполнении;
  3. после регистрации документа.
  1. Типовая номенклатура дел носит:
  1. рекомендательный характер;
  2. обязательный характер;
  3. необязательный характер.
  1. Номенклатура дел вступает в силу:
  1. с нового календарного года;
  2. каждый новый квартал;
  3. по распоряжению руководителя.
  1. Номенклатуру дел можно изменить в течение года, если:
  1. произошло изменение структуры предприятия;
  2. есть указание руководителя;
  3. есть указание вышестоящей организации.
  1. Составляет и подписывает итоговую запись в номенклатуре дел:
  1. руководитель;
  2. составитель;
  3. любой сотрудник по указанию руководителя.
  1. Сводную номенклатуру дел утверждает:
  1. руководитель архива;
  2. начальник канцелярии;
  3. руководитель учреждения.
  1. Укажите, в скольких экземплярах оформляется номенклатура дел:
  1. в двух;
  2. в трех;
  3. в четырех.
  1. Укажите, какой реквизит не входит в состав реквизитов номенклатуры дел:
  1. гриф утверждения;
  2. гриф согласования;
  3. отметка о контроле.
  1. Формирование дел осуществляется централизованно:
  1. в учреждениях I категории;
  2. в учреждениях II категории;
  3. в учреждениях III категории.
  1. Укажите, сколько форм брошюровок документов применяется в делопроизводстве:
  1. одна;
  2. две;
  3. три.
  1. При правой брошюровке документы в деле располагаются:
  1. в прямой хронологической последовательности;
  2. в последовательности, обратной хронологической;
  3. в любой последовательности.
  1. При подшивке документов с долговременным сроком хранения используют:
  1. правую форму брошюровки;
  2. левую форму брошюровки;
  3. любую форму брошюровки.
  1. Обложка дела оформляется:
  1. в начале года;
  2. по указанию заведующей канцелярией;
  3. после подшивки в дело первого исполненного документа.
  1. Сроки хранения документов, установленные типовыми перечными, в ведомственных перечнях:
  1. можно только увеличить;
  2. можно уменьшить;
  3. изменять нельзя.
  1. Датами личных являются:
  1. даты кадровых приказов о приеме и увольнении сотрудника;
  2. даты первого и последнего документов;
  3. даты оформления заявлений о приеме и увольнении сотрудника.
  1. Если в дело подшиты фотографии, они нумеруются:
  1. на лицевой стороне в правом верхнем углу;
  2. на оборотной стороне в левом верхнем углу;
  3. внизу на лицевой стороне.
  1. Листы дела нумеруют:
  1. в правом верхнем углу;
  2. в правом нижнем углу;
  3. посредине нижнего поля листа.
  1. Полному оформлению подлежат дела:
  1. с временным сроком хранения (до 10 лет);
  2. с временным сроком хранения (свыше 10 лет);
  3. все дела, которые передаются в архив.
  1. В течение делопроизводственного года документы из дел:
  1. можно выдавать;
  2. нельзя выдавать;
  3. можно выдавать по усмотрению секретаря.
  1. Выносить заверительную надпись на обложку дела:
  1. разрешается;
  2. не разрешается;
  3. разрешается по усмотрению составителя.
  1. Укажите, может ли в деле быть лист под номером 282а:
  1. может;
  2. не может;
  3. по усмотрению делопроизводителя (секретаря).
  1. Лист любого формата, сложенный и подшитый за один край:
  1. нумеруют как один лист;
  2. нумеруют с буквенным обозначением;
  3. нумеруют как два листа.
  1. Укажите, в какой реквизит обложки дела нельзя вносить изменения:
  1. в заголовок дела;
  2. в индекс дела;
  3. в название организации.
  1. Укажите, сколько хранится дело, если в нем подшиты документы со сроком хранения 3 и 5 лет:
  1. 3 года;
  2. 5 лет;
  3. 7 лет.
  1. Срок хранения дела исчисляется:
  1. с 1 января года, следующего за годом окончания дела;
  2. с 1 числа месяца, следующего за месяцем окончания дела;
  3. с момента заведения дела.
  1. Создание экспертной комиссии регламентируется:
  1. изданием приказа руководителя;
  2. протоколом заседания;
  3. документом не регламентируется.
  1. Минимальный состав членов экспертной комиссии:
  1. два человека;
  2. три человека;
  3. четыре человека.
  1. Заседание экспертной комиссии оформляется:
  1. актом;
  2. протоколом;
  3. справкой.
  1. Уничтожение дел оформляется:
  1. приказом по основной деятельности;
  2. актом об уничтожении документов;
  3. документом не оформляется.
  1. Укажите, в каком случае производится полное оформление дел:
  1. по усмотрению делопроизводителя (секретаря);
  2. по указанию руководителя учреждения;
  3. если дело имеет долговременный срок хранения (больше 10 лет).
  1. Датами дела, содержащего распорядительную документацию, являются:
  1. даты подшивки первого и последнего документов;
  2. даты первого и последнего документов;
  3. даты начала и окончания календарного года.
  1. Гриф конфиденциальности присваивается документу:
  1. исполнителем на стадии подготовки проекта документа;
  2. руководителем любого уровня;
  3. любым из перечисленным способов.
  1. Работа с документами, составляющими коммерческую тайну, регулируется:
  1. общей инструкцией по делопроизводству;
  2. инструкцией по закрытому делопроизводству;
  3. приказом руководителя.
  1. Требования, предъявляемые к сотрудникам при работе с документами, содержащими коммерческую тайну:
  1. включаются в должностную инструкцию сотрудника;
  2. включаются в устав предприятия;
  3. включаются в штатное расписание.
  1. Основанием для изменения или снятия грифа конфиденциальности является:
  1. корректировка перечней конфиденциальных сведений;
  2. указание руководителя;
  3. все вышеперечисленное.
  1. Изменения в перечень документов, составляющих коммерческую тайну, вносятся:
  1. устным указанием руководителя;
  2. в форме докладной записки на имя руководителя;
  3. распоряжением начальника канцелярии.
  1. Укажите, какие документы не могут быть отнесены к категории конфиденциальной информации:
  1. документы, определенные законодательными и нормативными актами РФ;
  2. размер и распределение прибыли;
  3. наименование фирм-контргентов.
  1. При оформление текста документа с обеих сторон листа левое и правое поля:
  1. меняются местами;
  2. остаются без изменения;
  3. изменяются по усмотрению секретаря.
  1. Выберите правильный вариант оформления заголовка и подзаголовка при оформлении текстового материала:
  1. ВНЕШНЕТОРГОВЫЙ ДОГОВОР

ВОПРОСЫ ОФОРМЛЕНИЯ;

  1. ВНЕШНЕТОРГОВЫЙ ДОГОВОР

Вопросы оформления;

  1. Внешнеторговый договор

Вопросы оформления.

  1. При оформлении документа на двух листах второй лист документа оформляется:
  1. так же, как и первый лист, на бланке организации;
  2. на чистом листе бумаги формата А4;
  3. по усмотрению секретаря.
  1. Выберите правильный вариант оформления текста:
  1. СЛУЖЕБНЫЙ ДОКУМЕНТ – официальный документ, используемый в текущей деятельности учреждения;
  2. СЛУЖЕБНЫЙ документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности учреждения;
  3. СЛУЖЕБНЫЙ ДОКУМЕНТ – официальный документ, используемый в текущей деятельности учреждения.
  1. Выберите правильный вариант оформления примечаний:

1)

Примечания: Текст на формате А4 печатают через полтора-два междустрочных интервала;

2)

Примечание: Текст на формате А4 печатают через полтора-два междустрочных

интервала;

3)

Примечание. Текст на формате А4 печатают через полтора-два междустрочных

интервала;

  1. Если текст документа оформляют через один междустрочный интервал, то абзацы:
  1. отделяют друг от друга двумя интервалами;
  2. не отделяют друг от друга;
  3. отделяют друг от друга по усмотрению автора.
  1. Выберите правильный вариант заверительной надписи в выписке из протокола:

1)

Верно

Секретарь В.И.Степанова

2)

Выписка верна

Секретарь В.И.Степанова

3)

Верно

Секретарь В.И.Степанова

Ключ к заданиям

№ тестового задания

Правильный вариант ответа

>
Перевод бумажной документации в электронный вид

Марина Авдеева, Анатолий Чиркин

Опыт работы

Технические средства

Наш опыт

Опыт работы

Перевод бумажных архивов в электронную форму интенсивно осуществляется на предприятиях во всем мире. Не осталось в стороне и Комсомольское-на-Амуре авиационное производственное объединение (КнААПО). Четыре года назад для централизованной обработки документов был создан участок перевода информации в электронную форму (участок сканирования). Работая в тесной связи с подразделениями объединения (отделы главного конструктора, главного технолога, главного метролога, планово-экономический отдел, сектор стандартизации, цеха основного и вспомогательного производства, бухгалтерия, отдел кадров и многие другие), он перевел в электронный вид более 200 тыс. листов бумажных документов формата А4.

ЛВС — локальные вычислительные сети, КВС — корпоративные вычислительные сети. Технология перевода документов в электронную форму

Подразделения, воспользовавшиеся нашими услугами, освобождаются от рутинного труда, связанного с большими затратами времени и требующего освоения программных продуктов, которые могут им в дальнейшем и не понадобиться. Процесс перевода документации в электронный вид регламентируется временным положением, действующим на предприятии.

Все необходимые сведения заносятся в карту заказа, которую с помощью инженера по АСУП участка сканирования заказчик заполняет при сдаче документов на обработку. В карте заказа указываются параметры форматирования, имена файлов и каталогов, особенности обработки и адреса хранения готовой электронной формы.

Сегодня мы предлагаем заказчикам следующие виды электронных документов:

• качественные копии бумажной технической документации, доступные для редактирования в графических редакторах (*.tif, *.jpg и др.);

• чертежи в формате AutoCAD (*.dwg);

• эскизы векторного качества для приложений Windows и баз данных в виде метафайлов Windows (*.wmf);

• книги Microsoft Excel (*.xls);

• Web-страницы (*html);

• документы, подготовленные для печати на типографском оборудовании в формате Adobe Acrobat (*.pdf) и т.д.

Кроме того, мы размещаем информацию в базах данных корпоративной сети предприятия. Таким образом, заказчики, сдав в обработку бумажные документы (зачастую ветхие и плохого качества), получают их электронные аналоги, доступные целой группе пользователей.

Стимулом к созданию участка стала потребность сопровождать изделия на экспорт документами в электронном виде. Первыми заказами, выполненными участком сканирования, были технологические карты и руководства по эксплуатации изделий, послужившие основой для создания интерактивных электронных технических руководств.

На создание первых книг общим объемом 10 тыс. листов формата А4 конструкторам и технологам понадобилось бы (по их собственным подсчетам) около полутора лет, но благодаря новой технологии эта работа была выполнена за три месяца.

Окно базы данных Scandoc, форма Книги, вкладка Регистрация

Сегодня производительность участка составляет около 6 тыс. листов формата А4 в месяц. Количество обработанной документации зависит от качества оригинала и выбранной технологии. Разработаны технологические процессы разной сложности: например, перевод в электронный вид Документ Microsoft Word простых текстов без рамок форм имеет сложность 1, а перевод чертежей в электронный вид Рисунок AutoCAD — сложность 4. Благодаря систематическому обучению персонала поддерживается высокая квалификация специалистов, что позволяет создавать качественные электронные версии различных документов.

Поступающие на обработку документы регистрируются в специальной базе данных Scandoc. В ней содержатся сведения о заказчиках и исполнителях работы, технологическом задании, сроках выполнения, адресах размещения электронных версий документов в корпоративной сети и т.д.

Технические средства

Первые работы по переводу в электронный вид были выполнены нами на сканерах Vidar TruScan Select с помощью программы TruInfo. Эти сканеры и сегодня продолжают исправно работать, позволяя выполнять сканирование на отдельных листах в черно-белом изображении шириной от 150 до 965 мм и длиной до 10 м. Возможность подбора различных настроек монохромного сканирования в программе TruInfo, удобный интерфейс с укрупненным просмотром сканируемого изображения, небольшой размер конечного файла в формате tif CCIT Group4 — основные преимущества программы TruInfo. В то же время были и определенные трудности. Например, нарушение выравнивания камер сканирования требовало полной переустановки программы TruInfo с получением от фирмы-поставщика нового кода авторизации. Неудовлетворительный результат на этих сканерах дает и сканирование в режиме Grayscale.

Для сканирования книг, технических журналов и сшитых документов, формат которых не превышает А3, мы с успехом используем цветные планшетные сканеры Paragon 1200 A3 SP PRO.

Чтобы сканировать цветные документы большого формата, иногда очень плохого качества, мы приобрели широкоформатный цветной сканер Contex с программным обеспечением RasterID, которое предлагает различные варианты настроек, благодаря чему можно повысить качество сканирования. Положительные отзывы получила автоматизация процессов обработки. Кроме того, программа поддерживает технологию ActiveX, что еще больше расширяет наши возможности.

Наш опыт

Для большинства документов хорошее качество изображений при небольших размерах файлов обеспечивает сканирование с разрешением 300 dpi. Сканирование калек, мятых и разорванных чертежей удобно проводить при помощи специальных прозрачных пакетов, приобретенных нами у компании Consistent Software.

Быстро и качественно сканируются документы, обладающие высоким контрастом, сочностью цвета, однородностью и постоянной плотностью. В этом случае оцифрованное изображение занимает незначительный объем дисковой памяти и практически не требует дальнейшей обработки. К сожалению, процент таких документов невысок (около 30%).

Участок сканирования КнААПО

Для других документов получение качественного растра требует времени. При обработке такого документа используются разработанные компанией Consistent Software программные продукты серии Raster Arts. С программами RasterDesk Pro и Spotlight Pro мы работаем начиная с третьей версии и считаем их наиболее эффективными для улучшения качества монохромных растровых изображений. В четвертой версии появилась возможность выбора растровых объектов, что позволяет редактировать растр, применяя привычные методы работы с вектором. Длительное время мы, руководствуясь пожеланиями заказчиков, обрабатывали чертежи, сохраняя их либо в растровом, либо в векторном виде, однако сегодня считаем, что пора переходить к гибридным чертежам, так как работа с ними наиболее целесообразна для быстрого создания электронных архивов. Действительно, вряд ли имеет смысл перерисовывать в AutoCAD качественные растровые фрагменты!

В программе Spotlight есть и весьма полезный режим пакетной обработки, позволяющий обрабатывать пакет растровых файлов без участия оператора. Правда, этот прием можно применять только для изображений одинакового качества.

Для чертежей плохого качества быстрее получить векторную копию растрового оригинала средствами CAD-программ, чем проводить очистку сильно загрязненного растра. Программы Raster Arts позволяют автоматически векторизовать растровые объекты, однако мы эту возможность используем редко, так как выполняем работу для разных подразделений предприятия. Настройка параметров векторизации на разные виды часто меняющихся чертежей требует существенных временных затрат. Конечно, при больших объемах однотипных чертежей более целесообразно подобрать параметры векторизации, сохранить их в виде шаблонов и автоматизировать процесс перевода документации в электронный вид, но это требует участия специалистов подразделений, которые пока делают лишь первые шаги в освоении программ серии Raster Arts.

Обычно мы используем метод сколки: вставляем растр в рисунок AutoCAD в виде ссылки в масштабе 1:1, а затем средствами инструментов панели рисования получаем векторную копию растрового оригинала. Для работы с цветными документами (мы сканируем в цвете документы очень плохого качества) RasterDesk 5 и Spotlight 5 также предлагают набор инструментов, но их применение требует больших ресурсов памяти, которые есть не на всех рабочих местах, поэтому обработка таких документов замедляется. Цветные документы в Spotlight можно преобразовать в монохромные при помощи программы Color Image Processor и далее воспользоваться инструментами, улучшающими битональные изображения.

Качественные тексты хорошо распознаются большинством OCR-программ и требуют минимальной обработки.

Для текстовой документации плохого качества, которую и прочитать-то трудно, сканирование и распознавание применять нецелесообразно. Предпочтительнее ручной набор информации (время на сканирование, распознавание и редактирование может оказаться больше, чем на ручной набор).

Информацию в электронном виде мы формируем так, чтобы при просмотре на экране компьютера ее расположение было удобным для пользователя. Листы с книжным расположением информации должны иметь книжную ориентацию, а с альбомным расположением — альбомную. При выводе на печать соответствие бумажному оригиналу сохраняется путем настройки параметров принтера.

Слои рисунка AutoCAD

При наличии в бумажном оригинале технической документации символов, написанных или нарисованных от руки, мы определяем для них вариант замены из таблицы символов или используем качественно нарисованное электронное изображение данного символа. Для рисования желательно выбирать векторный редактор и отслеживать, чтобы в электронной версии один и тот же символ не обозначался разными знаками. Для этого необходимо создать единую библиотеку символов предприятия. В бумажной документации 70-80-х годов символы чаще всего вписывались от руки, в результате чего один и тот же символ мог иметь разное написание. В Windows одни и те же символы в разных шрифтах также различаются. При выборе того или иного варианта, наряду с внешним видом, нужно учитывать наличие соответствующего шрифта на компьютерах предприятия и в выбранной программе. Например, не все знаки, написанные в Microsoft Word (*.doc), будут отображаться в рисунке AutoCAD (*.dwg) или в таблицах баз данных. Отсюда возникает проблема: установку программного обеспечения и настройку компьютеров предприятия необходимо проводить так, чтобы одни и те же документы смотрелись на всех машинах одинаково и желательно в соответствии со стандартами на электронные документы.

Инженеры Марина Авдеева и Анатолий Чиркин

Для CAD-программ необходимо использование (создание) типов линий по ГОСТ, единство текстовых и размерных стилей, систем слоев, выработка единых принципов формирования и сохранения чертежей (особенно при применении гибридных технологий). Мы, например, для удобства работы в AutoCAD выбрали светло-серый цвет экрана.

Основной шрифт, принятый для использования на предприятии, — GOSTW. Но многие подразделения начали использовать AutoCAD раньше, чем были предприняты попытки стандартизации данного процесса. Как следствие, появился большой объем электронных чертежей с разнообразными настройками, удобными для конкретных пользователей. В результате сегодня существует большое количество текстовых и размерных стилей, типов линий и т.д.

Ряд проблем возникает при переводе в электронный вид текстовых документов, оформленных по ГОСТ. Текстовую часть документа нередко требуется поместить в рамки форм. Однако создать универсальные рамки, которые полностью печатаются на любом принтере и при этом удовлетворяют требованиям стандартов, — трудная задача.

Эту проблему можно решать по-разному. Создано много вариантов рамок в Word, Excel, в растровых и векторных редакторах. Но обидно тратить на это время, да еще и подгонять результат под параметры принтера. Кроме того, нужно ли сохранять рамки для электронного вида? Можно, конечно, установить на все компьютеры специализированное программное обеспечение для работы с отсканированными формами, но насколько это целесообразно?

Благодаря тесному сотрудничеству с компанией Consistent Software мы всегда в курсе ее новых разработок. (К сожалению, не со всеми интересующими нас фирмами удалось достичь столь тесного контакта.) Из перспективных разработок Consistent Software нас заинтересовала программа PlanTracer. Она предоставляет просто фантастические возможности для создания трехмерных чертежей из растровых рисунков. Хотелось бы попробовать ее на планировках наших зданий. Быть может, недалек и переход к моделям?

Надеемся, что с помощью таких партнеров, как Consistent Software, мы сможем более профессионально решать проблемы, возникающие в процессе работы.

«САПР и графика» 1’2004

Как показало недавнее исследование, половина офисных сотрудников тратят 50% времени на работу с документами. Каждому бухгалтеру, финансисту, юристу, менеджеру и другим специалистам регулярно приходится создавать электронные копии документов, причем, в среднем, на перепечатывание одной страницы вручную они тратят около 10-15 минут. Половина сотрудников утверждают, что раз в неделю и чаще сравнивают документы, чтобы найти в них возможные несоответствия и предотвратить подписание или публикацию некорректной версии. В 90% случаев они параллельно вычитывают оба варианта текста и тратят на это более 4 часов в неделю. Как справляться с этими задачами быстрее, перестать задерживаться на работе и уделять больше времени другим, более важным делам?

Вам нужно перевести бумажные документы в электронных формат

Вопреки разговорам, число бумажных документов в офисах не сокращается. Ежедневно с ними работают 76% офисных сотрудников. Если вы тоже регулярно сталкиваетесь с «бумагами» и создаете их электронные копии, чтобы внести правки или найти в них информацию, подумайте об использовании специализированных программ.

Например, ABBYY FineReader 12 быстро распознает отсканированные или сфотографированные документы на 190 мировых языках и преобразует их в электронные редактируемые файлы или PDF. Кроме того, программа умеет работать даже со сложными документами, в которых есть таблицы, примечания и другие сложные элементы.

Работать с FineReader очень просто. Всего пара кликов – и ваш документ преобразован в нужный формат. В программе можно параллельно сравнить полученный текст с исходным изображением, а также, если нужно, внести в него правки.

Чтобы распознать документ в ABBYY FineReader 12, вы можете просто сфотографировать его на камеру мобильного телефона или планшета. Программа автоматически улучшит качество изображения, а значит, и результат распознавания. Также вы можете, если нужно, вручную обработать снимки документов в «Редакторе изображений»: осветлить его, сделать более контрастным, обрезать лишние границы и многое другое.

Вам необходимо скопировать небольшую часть многостраничного документа, и вы не хотите ждать, пока программа распознает его целиком? ABBYY FineReader 12 мгновенно открывает все страницы документа. Можно просто перейти к нужной, выделить требуемую область и нажать «Копировать», а программа распознает ее содержимое автоматически.

Результаты распознавания вы сможете скопировать в файл или отправить сразу в Word, Excel, PowerPoint и другие программы.

Вы регулярно работаете с PDF-документами

Половина сотрудников постоянно вносят правки в текст бумажных документов и PDF-файлов. В PDF-документах сотрудники ищут информацию, копируют текст, вносят правки, меняют порядок страниц, а также объединяют файлы различных форматов в один PDF. Многие работники отмечают, что выполнить все эти задачи сложно без помощи специальных программ. Наиболее частая проблема – работа с PDF-документами, полученными при сканировании. Они состоят только из изображения страницы и не содержат текстового слоя, поэтому даже для копирования и поиска информации в них необходимо распознать текст. C невозможностью скопировать текст из PDF минимум раз в месяц сталкивается 81% офисных сотрудников.

Эту проблему, как и другие задачи можно решить только специализированными программами. Одна из таких программ – ABBYY PDF Transformer+.

Так, при открытии PDF-файла, содержащего только изображение страницы, ABBYY PDF Transformer+ автоматически добавит к нему текстовый слой. Программа позволяет искать и копировать информацию из PDF-документов на 189 языках. Можно скопировать из любого PDF-файла даже часть информации – текст, таблицы и изображения – и вставить ее в другую программу: Word, Excel, PowerPoint и т.д. ABBYY PDF Transformer+ позволяет быстро поправить опечатку или заменить цифру в PDF-документах, удалить ненужный элемент или добавить текстовый блок даже в отсканированный документ.

В ABBYY PDF Transformer+ можно создавать PDF-документы из нескольких файлов различных форматов. Кроме того, программа позволяет быстро создать новый PDF-файл из одной или нескольких страниц открытого документа.

Если вы занимаетесь согласованием PDF-документов, ABBYY PDF Transformer+ значительно упростит вам работу. В программе можно добавлять именные комментарии и статусы к обсуждениям («Принято», «Отклонено», «Отменено» или «Завершено»), просматривать все комментарии к странице или всему документу. ABBYY PDF Transformer+ позволяет отсортировать комментарии по автору, дате или статусу обсуждения.

Также вы можете отметить статус документа или подчеркнуть его конфиденциальность, добавив на него уникальный штамп. Чтобы посторонние люди не смогли открыть, отредактировать или напечатать ваш документ, ABBYY PDF Transformer+ позволяет дополнительно установить защиту паролем. С программой вы можете не только подписать документ цифровой подписью, но и обнаружить, что в документе после подписания произошли изменения. К цифровой подписи можно добавить изображение, например, вашей подписи от руки.

Вам нужно сравнить версии документов

Половина офисных сотрудников раз в неделю и чаще сталкиваются с задачей сравнения документов. Более 60% из них – тратят более 4 часов в неделю на решение этой задачи. В 90% случаев, чтобы сравнить две версии документа, сотрудникам приходится параллельно вычитывать обе версии текстов. Решить эту задачу быстрее можно с помощью специализированного ПО, в частности, ABBYY Comparator.

Программа быстро выявляет значимые несоответствия в тексте и помогает предотвратить подписание или публикацию некорректной версии документа. У ABBYY Comparator простой и понятный интерфейс. Все, что вам нужно– загрузить отсканированное изображение документа. Программа автоматически распознает текст перед поиском различий с эталонным документом.

ABBYY Comparator находит существенные различия в документах, такие как удаление, добавление и исправление. Все несоответствия можно увидеть на отдельной панели справа, а также они подсвечиваются по тексту в обоих документах.

Кроме того, программа позволяет создать подробный отчет-таблицу о различиях и сохранить в формате Word или PDF-документа. Такой отчет можно, например, приложить к письму о согласовании документов.

ABBYY Comparator позволяет сравнить два документа любых форматов: PDF, изображения, Word, Excel, PowerPoint и многие другие.

Программа поможет существенно сэкономить время юристам, менеджерам по продажам, финансистам, логистам, а также всем офисным сотрудникам, которые сталкиваются со сравнением документов – договоров, актов, технической документации или других документов.

Таким образом, сегодня можно упростить работу с документами, используя специализированные программы, которые значительно сэкономят ваше время и позволят сосредоточиться на более важных делах. Кстати, до 30 ноября пакеты программ ABBYY для работы с бумажными и PDF-документами доступны со скидкой до 25%.

Налоговые проверки становятся жестче. Научитесь защищать себя в онлайн-курсе «Клерка» — «Налоговые проверки. Тактика защиты».

Посмотрите рассказ о курсе от его автора Ивана Кузнецова, налогового эксперта, который раньше работал в ОБЭП.

Заходите, регистрируйтесь и обучайтесь. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.

Минюст разработал законопроект, придаюший юридический статус электронным документам.

Как сообщила президент Федеральной нотариальной палаты России Мария Сазонова, подобный закон может быть принят уже осенью.

Инициативы могут иметь далеко идущие последствия. Цифровые свидетельства (будь то справки, доверенности) получат силу официальной бумаги. Занимаясь важными делами, человеку не придется возить с собой чемодан документов, достаточно будет предъявить в нужном месте айфон. В целом проект может стать первым шагом к созданию цифрового общества.

Легко представить: гаишник останавливает на дороге машину и просит водителя предъявить документы. А тот показывает мобильный телефон, ноутбук или айпад. На экране — пожалуйста — высвечиваются права, техпаспорт, полис ОСАГО. Цифровая подпись нотариуса подтверждает: документы верны. Гаишник берет под козырек и отпускает водителя.

Фантастика? Вот и нет: рассуждать так могут только безнадежно отставшие от жизни люди. В мире кое- где уже такое внедряют.

Наши проекты пока более консервативны, если руководствоваться понятиями XXI века, естественно. Минюст предлагает внести поправки в ряд законов, в том числе — «Об электронной подписи», «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и другие.

Проекты устанавливают правовой режим электронного документа, обеспечивают его юридическую значимость для судов, прокуратуры и нотариата, в том числе при оказании государственных услуг в электронном виде. В целом государственные органы должны признать цифровую бумагу за настоящий документ. Хватит смотреть на электронный файл косо, в некоторых случаях он не хуже бумаги с печатью.

Все сомнения должен отмести особый пункт, который предлагается записать в закон об информации: «Юридически значимый электронный документ, подписанный электронной подписью, признается равнозначным юридически значимому документу на бумажном носителе». Наверное, больше вопросов быть не должно.

По словам Марии Сазоновой, нотариат уже сегодня в экспериментальном порядке применяет новые технологии по электронному взаимодействию с различными структурами. Например, установлены прямые электронные каналы нотариусов со Сбербанком. Теперь любой нотариус, имеющий цифровую подпись, может запросить по сети в Сбербанке информацию о счетах умершего человека. Новый проект — оформление завещаний, удостоверенных капитанами находящихся в плавании рыболовецких судов. Любопытная деталь: в прошлом году на нотариальном семинаре в Германии юристы разных стран обсуждали, стоит ли признавать завещания, написанные, скажем, на обоях тонущей яхты. Вроде бы это не документ. С другой стороны, человек четко выразил свою волю в последние минуты жизни. Донести предсмертные распоряжения другим способом не было возможности. Ответа, как быть нотариусу в такой ситуации, международные эксперты не нашли. Зато проект российского нотариата решает проблему электронным способом: компьютер даже в море сохранит последнюю волю.

Также напомним, что в прошлом году были приняты два ключевых для цифровых документов закона. Первый — закон об электронной подписи — приравнял электронный документ к бумажному. Другой закон ввел государственные услуги в электронном виде. На федеральном уровне он уже работает. Внедряются электронные услуги и во многих регионах. У отстающих времени осталось мало. С июля положения закона становятся обязательными и на региональном уровне.

Нужно ли делать бумажные копии электронных документов

Нужно ли предпринимателям создавать для электронных документов бумажные копии? Этот вопрос может показаться абсурдным, ведь сам смысл цифровизации предполагает упрощение документооборота, а не его умножение. Однако в российской реальности не всё так однозначно.

Некоторые компании прибегают к хранению бумажных копий в надежде, что это защитит их от рисков, другие считают, что старый формат удобнее в работе.

Почему многие надеются на бумажные копии

Происходящее можно попробовать объяснить через два ключевых момента.

Во-первых, в стране ещё не случилась полная и бесповоротная миграция от бумажных документов к электронным аналогам. Распространены ситуации, когда, например, бумажная копия электронной накладной нужна водителю или работнику склада, а бумажная копия договора, подписанного электронной подписью, — менеджеру, юристу или бухгалтеру. Чаще всего это делается по привычке или из-за низкой цифровизации внутренних процессов. Складские работники или водители могут не использовать специальное ПО для логистики, а офис не работать в CRM-системе.

Во-вторых, у некоторых предпринимателей доверие к бумаге больше, чем к технологиям. Зачастую это связано с двойственной и осторожной позицией государства. Если отчётность компания уже сдаёт в электронном виде, то, например, универсальные передаточные документы она ещё может использовать в бумажном. Бизнес, опасающийся налоговых проверок или судебных тяжб с контрагентами, считает, что спасётся от рисков, создавая бумажные копии на всякий случай.

Возникают ситуации, когда компания уже обменивается электронными документами с партнёрами, но «для подстраховки» или «по старинке» продолжает использовать бумажные копии.

Во многих случаях присутствует элемент заблуждения. Бумага сама по себе не поможет ни в суде, ни при общении с инспектором ФНС, ни при отгрузке или разгрузке товара. Электронные документы всегда точнее бумажных, поскольку в них минимизированы возможные искажения данных.

Судебная практика давно и обширно наполнена примерами принятия электронных документов в качестве достаточных доказательств. Электронные архивы удобнее бумажных, поскольку позволяют искать нужные документы за считанные минуты, а доступ к ним защищён надёжнее, чем сейфы в банках.

Тезис об удобстве применения в работе бумаги постепенно становится маргинальным. Крупный и средний бизнес уходит от этой практики, оснащая водителей, склады, менеджеров, торговых представителей, мерчандайзеров и других работников необходимым софтом, включая специальные мобильные решения, избавляющие от необходимости возить с собой документы. Вопрос максимального отказа от бумаги для значительной части бизнеса будет закрыт в ближайшие годы.

Где хранить

Самая острая проблема при создании бумажных копий – необходимость физического хранения дополнительных носителей информации. Для крупных дистрибьюторов, производителей и торговых сетей, где объём внешнего документооборота может исчисляться десятками и сотнями тысяч бумаг в месяц, это вопрос решается достаточно однозначно — хранить в электронном виде в облачных архивах, дата-центрах или собственных серверах. Создавать при этом параллельный бумажный архив копий — задача бессмысленная. Для такого количества бумаги, которую нужно беречь в течение 5 лет по требованиям закона, требуются колоссальные по размерам складские помещения.

От внимания налоговой инспекции бумажные копии не спасут. Если ФНС не найдёт оригиналов документов у одной стороны сделок, она начнёт кросс-проверку и пришлёт инспекторов к другой стороне. Там налоговая потребует предоставить документы. И даже если в компании ведётся идеальный учёт и создаются копии, бухгалтерия столкнётся с проблемой: нужно быстро найти данные, не нарушив сроков.

ФНС может запросить информацию не по конкретному поставщику или определённой дате, а по большому списку номеров, не связанных друг с другом. Бухгалтерия потратит много времени и усилий, чтобы найти каждый бумажный документ. Единственный путь — не умножать бумажные копии, а внедрить хороший электронный архив.

Что относить в суд

Рассмотри ещё одну распространённую ситуацию. Одна сторона поставила товар, а другая отказалась платить, ссылаясь на отсутствие бумажных оригиналов сопроводительных документов. Поставщик подал иск в суд. Заканчиваются такие споры одинаково. Если между компаниями заключён договор, в котором электронный документооборот упомянут как формат взаимодействия, а «пострадавшая» сторона имеет на руках все подтверждающие документы, подписанные электронной подписью, то суд безусловно встанет на её сторону. Доводы о необходимости «предъявить бумаги» уже не работают.

Наоборот, риск того, что бумажный вариант признают недействительным, поддельным, ошибочным, более вероятен, чем это было бы с электронным оригиналом.

Согласно п. 5 ст. 9 федерального закона от 6 ноября 2011 года №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» первичный учётный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Подлинником документа является первый или единичный его экземпляр, согласно п. 3.1 Национального стандарта РФ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17 октября 2013 года №1185-ст).

— Из приведённых нормативно-правовых актов следует, что при осуществлении электронного документооборота подлинником является именно документ в электронном виде, подписанный электронной подписью. Замена или дублирование подлинника документа его электронным скан-образом действующим законодательством не предусмотрена, — объясняет глава юридического отдела Edisoft Артём Манушкин. — Таким образом, даже если электронный документ перевести в бумажный формат, такой документ не будет рассматриваться в качестве подлинника, первого единичного экземпляра. Указанная правовая позиция подтверждается, в том числе письмом ФНС России от 6 февраля 2014 года №ГД-4-3/1984@.

Истории о том, что суды не принимают в качестве доказательств электронные документы и требуется обязательно нести только распечатанные копии, давно потеряли актуальность. Хотя возможность предоставить бумаги ещё остаётся опциональной.

В соответствии со ст. 41 Арбитражного процессуального кодекса РФ лица, участвующие в деле, вправе представлять в арбитражный суд документы в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Приказом Судебного департамента при ВС РФ от 28 декабря 2016 года №252 утверждён порядок подачи в арбитражные суды Российской Федерации документов в электронной форме, в том числе в форме электронного документа.

«На сегодняшний момент существует возможность предоставления в суд доказательств в форме электронного документа. В случае необходимости стороны могут предоставить электронный документ в суд на бумажном носителе в качестве заверенной копии оригинала», — подытоживают юристы Edisoft.

Эти ситуации единичны, поэтому у бизнеса нет необходимости создавать бумажные копии заранее по каждой сделке. Надо довериться технологиям.

Сделать копию документа

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *