Счет 71 01

Счет 71. Расчеты с подотчетными лицами

В ходе рабочего процесса нередко возникает потребность в выделении средств на различные нужды. Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» позволяет бухгалтеру фиксировать все подотчетные операции по взаиморасчетам с работниками предприятия. Контроль финансов подотчетных лиц помогает выявить неоптимизированные траты, отследить недостачи по выделяемым средствам и ошибки при организации расчета в целом.

Особенности счета 71

Работа предприятия сопровождается возникновением ситуаций, при которых необходим расчет за наличные средства. Чаще всего это обусловлено поездкой сотрудника в командировку или организацией досуга клиенту компании.

Для получения подотчётных средств сотрудник должен написать соответствующее заявление на имя руководителя с указанием необходимой денежной суммы. Также в заявлении указывается предполагаемая дата трат и предназначение запрашиваемых ресурсов. Заявление подписывается у директора и сотрудник получает деньги на руки.

Запрещено выдавать материальные средства, если по выданным ранее ресурсам у работника не закрыта отчетность. При необходимости допускается вариант списания средств в качестве утери по счету 94.

Сотрудник организации обязан предоставить отчёт с приложением оригиналов всех документов в течение 3 дней после совершения трат. Отчетность по хозяйственным и другим видам затрат может быть представлена спустя три дня после завершения срока, на который выдавались денежные средства. Так как ни один норматив не содержит срока сдачи документов, то дополнительно можно утвердить акт, согласно которому работник обязан предоставить отчетность именно в это время.

Использование счета 71 в бухгалтерском учете

Счет ведется по дебету и кредиту. Дебетовые расчеты выполняются с учетом вносимых средств. При внесении на счет первым будет отображаться номер операции, а затем — номер общего счета. В случае с кредитными операциями запись выполняется в обратном порядке. В целом расчеты по счету 71 можно разделить на несколько категорий:

Операция	Счет
Приобретение подотчетным лицом различных материалов
Сдача подотчетным лицом выданных авансом средств. Выручка, полученная от реализации продукции
Погашение задолженности подотчетным лицом перед поставщиком
Различные траты, которые возникли в процессе ведения деятельности компании или поездок в командировку	26, 44, 10, 11, 15
Возврат и выдача чековых книжек
Невозвращенные в кассу в оговоренные сроки суммы
Переоформление задолженности подотчетных лиц в связи с изменением места их работы

Данные корреспондентские счета учитываются отдельно, поэтому важно иметь подтверждение каждой операции. При невозвращении остатка средств работником в кассу предприятия они могут быть списаны в качестве недостачи. Бухгалтеру при выполнении всех расчетов необходимо придерживаться принятых стандартов и указывать каждый пункт трат в определенном порядке.

Счет 71 бухгалтерского учета «Расчеты с подотчетными лицами»

Операции, которые отражаются в бухгалтерии на счете 71

Счет 71 активный или пассивный?

Что показывает дебет счета 71?

Что показывает кредит счета 71?

Проводки и учет невозвращенных подотчетных сумм

Что может показать оборотно-сальдовая ведомость по счету 71?

Пример заполнения оборотно-сальдовой ведомости

Операции, которые отражаются в бухгалтерии на счете 71

Счет 71 в бухгалтерии предназначен для отражения расчетов компании с подотчетниками, т. е. с лицами, которые получили деньги под отчет от компании для оплаты каких-либо ее нужд.

К таким расходам можно отнести:

• закупки ТМЦ;
• оплата работ или услуг;
• расходы, связанные с командировками.

Подотчетниками могут быть только лица, работающие в компании по трудовому договору или в рамках ГПД. Выдача денег под отчет может осуществляться на постоянной основе или в разовом порядке.

Список сотрудников, получающих деньги регулярно, утверждается в приказе руководителя. В нем также указывается срок, на который работнику выдаются деньги фирмы. Для разового получения денег работнику необходимо написать заявление с указанием суммы и срока, на который она требуется.

Получивший деньги сотрудник, в соответствии с п. 6.3 Указаний ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У, должен отчитаться по расходам не позднее 3 дней после:

• окончания срока, на который выдавались деньги;
• завершения командировки;
• окончания периода нетрудоспособности;
• выхода из отпуска.

Операции по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведутся согласно требованиям Плана счетов бухучета, утвержденного приказом Минфина РФ от 30.10.2000 № 94н.

Счет 71 активный или пассивный?

Чтобы понять, является ли счет 71 активным или пассивным, нужно разобраться в том, что показывают проводки, отражаемые на нем.

Счет 71 бухгалтерского учета — это синтетический счет, аналитика которого ведется по каждой подотчетной сумме. Он может иметь кредитовое и дебетовое сальдо как по аналитическим счетам, как и по счету в целом. Поэтому счет 71 в бухгалтерском учете относят к активно-пассивным счетам.

При этом по своей сути это активный счет. Ведь здесь показываются расчеты с работниками по суммам, полученным для оплаты нужд компании, а вовсе не расчеты по «скрытому кредитованию» организации ее сотрудниками в форме оплаты производственных и хозяйственных расходов.

При составлении бухгалтерской отчетности сальдо расчетов с подотчетными лицами на счете 71 показывается развернуто.

Дебетовое сальдо 71 счета показывается в составе краткосрочной дебиторской задолженности по строке 1230, а кредитовое — в составе краткосрочной кредиторской задолженности, которая показывается в строке 1520.

Малые предприятия, имеющие право вести учет в упрощенном порядке согласно п. 4 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, отражают кредитовые остатки в строке 1230 «Финансовые и другие активы», а кредитовые сальдо — в строке 1520 «Кредиторская задолженность».

Что показывает дебет счета 71?

Дебет счета 71 показывает выдачу под отчет работникам организации денежных средств в корреспонденции со счетами, отражающими учет денежных средств:

• Дт 71 Кт 50 — работнику выданы денежные средства на хознужды из кассы фирмы;
• Дт 71 Кт 51 (52) — сотруднику переведены деньги с расчетного или валютного счета фирмы на командировочные расходы,

где:

счета 50, 51, 52 — счета, на которых ведется учет денежных средств.

Операция показывает авансирование расходов, совершаемых работником в интересах компании. Такие операции отражаются в левой таблице лицевой стороны авансового отчета. Дебетовое сальдо по 71 счету складывается из денежных средств, оставшихся на руках у подотчетников.

Что показывает кредит счета 71?

Кредит 71 счета показывает расходы, совершенные подотчетником для нужд организации. При этом в дебетовой стороне проводки указываются счета, на которых ведется учет затрат на приобретение ТМЦ, услуг и т. д. Они показывают, на какие цели были потрачены деньги, полученные под отчет:

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

• Дт 10, 11, 41 Кт 71 — оприходованы ТМЦ, оплаченные подотчетником;
• Дт 19 Кт 71 — принят к учету выставленный поставщиками НДС;
• Дт 76 Кт 71 — оплачены услуги сторонней организации;
• Дт 20, 26, 44 Кт 71 — отражена оплата затрат, связанных непосредственно с нуждами основного производства, общехозяйственными нуждами или с реализацией товаров;
• Дт 50 (51) Кт 71 — подотчетником возвращены неиспользованные деньги в кассу или на расчетный счет компании,

где:

• счета 10, 11, 41 — счета учета материальных ценностей;
• счет 19 — «НДС по приобретенным ценностям»;
• счета 20, 26, 44 — счета учета затрат на основное производство, хозяйственные нужды или реализацию товаров;
• счет 76 — «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами».

Эти проводки по счету 71 делаются после предоставления подотчетным лицом авансового отчета и отражаются в правой таблице лицевой стороны авансового отчета.

Кредитовое сальдо счета показывает наличие перерасхода у подотчетника.

Проводки и учет невозвращенных подотчетных сумм

Не возращенные вовремя подотчетным лицом суммы показываются по кредиту 71 счета в корреспонденции с 94 счетом «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

Дт 94 Кт 71 — списание невозвращенных подотчетником сумм на недостачи.

После чего, в зависимости от обстоятельств, такие суммы могут отражаться в составе:

• удержаний из заработной платы работника — Дт 70 Дт 94;
• прочих расчетов с сотрудниками — Дт 73 Дт 94.

Удержать из заработной платы сотрудника неизрасходованную сумму подотчета можно только в течение одного месяца после даты, до которой должен быть возвращен аванс (ст. 137 ТК РФ). Удержание делается на основании письменного распоряжения руководителя с согласия работника.

Во всех остальных случаях эта сумма относится на прочие расходы с сотрудником.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Согласно ст. 138 ТК РФ сумма вычета не может превышать 20% от выплаченной сотруднику заработной платы.

Что может показать оборотно-сальдовая ведомость по счету 71?

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 позволяет увидеть процесс формирования остатков по синтетическому счету в разрезе его аналитики.

Аналитическим признаком (субконто), по которому строится ведомость, выступают подотчетные лица.

Оборотно-сальдовая ведомость формируется за некоторый промежуток времени и позволяет проконтролировать:

• входящую и конечную задолженность подотчетных лиц перед организацией;
• входящую и конечную задолженность компании перед сотрудниками;
• суммы, полученные под отчет;
• суммы, по которым отчитались подотчетники.

Она состоит из 7 столбцов:

• в первом указываются счет и его аналитический признак;
• во 2-м и 3-м — сальдо на начало периода;
• в 4-м и 5-м — дебетовые и кредитовые обороты счета 71;
• в 6-м и 7-м — сальдо на конец периода.

По каждому столбцу таблицы выводится отдельный итоговый результат.

Пример заполнения оборотно-сальдовой ведомости

У подотчетника Симонова С. на 01.04.2018 есть перерасход по одной сумме, полученной под отчет, в размере 1000 руб. и задолженность по второй в размере 5000 руб. Срок отчета по ней еще не наступил. Суммы отражаются на начальных остатках.

Во втором квартале Симонов С. получил из кассы 1000 руб. (дебетовый оборот) и составил авансовый отчет на вторую сумму в размере 4500 руб. (кредитовый оборот).

После этого другой подотчетник Васильев А. получил сумму на хознужды — 2800 руб. (дебетовый оборот).

Теперь конечное сальдо в ведомости примет вид:

Симонов С. — конечное дебетовое сальдо: 500 руб.

Васильев А. — конечное дебетовое сальдо: 2800 руб.

Учет расчетов с подотчетниками компания ведет с использованием субсчета 71.01 «Расчеты с подотчетниками в рублях».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Получить под отчет новую денежную сумму работник может до полного расчета по предыдущей.

***

На счете 71 отражаются расчеты между организацией и подотчетными лицами. В дебете счета показываются суммы, выданные на оплату нужд компании, а по кредиту счета отражаются оплаченные товары, работы, услуги. Для наглядности контроля движения сумм по счету используется оборотно-сальдовая ведомость.

Хочу продолжить рассказывать о формировании обороток по разным счетам, и сегодня на очереди оборотная ведомость по счету 71.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» используется практически всеми предприятиями. В программе 1С Бухгалтерия 8 редакция 2 у данного счета есть несколько субсчетов, мы с вами рассмотрим самый первый субсчет, который тоже называется «Расчеты с подотчетными лицами». Счет является активно-пассивным. Это означает, что сальдо по счету может быть как по дебету, так и по кредиту. Дебетовое сальдо – означает дебиторскую задолженность или задолженность подотчетного лица перед предприятием. Кредитовое сальдо, наоборот, показывает кредиторскую задолженность или задолженность предприятия перед подотчетным лицом.

Сама структура счета активная. Это означает, что по дебету будет показываться увеличение задолженность подотчетного лица (в случае выдачи ему денежных авансов), а по кредиту – уменьшение задолженности (при представлении документов на выданные суммы или возврате неиспользованных денежных средств).

Авансы подотчетному лицу могут выдаваться из кассы или с расчетного счета.

Для того, чтобы отчитаться по выданным денежным средствам работник представляет авансовый отчет. Более подробно о формировании авансового отчета в 1С можно почитать .

Рассмотрим, как формируется оборотная ведомость по счету 71 в 1С. В нашем примере у нас будет два подотчетных лица: Петров Петр Петрович и Иванов Иван Иванович. Петрову были выданы деньги из кассы расходным кассовым ордером на сумму 1 000 рублей на хозяйственные расходы. Иванову 10 000 рублей с расчетного счета на командировочные расходы.

Далее Петров представил авансовый отчет на сумму 900 рублей, а Иванов на сумму 11 800 рублей.

Оборотная ведомость по счету 71 формируется из меню «Отчеты» в верхней части программы. Нужно выбрать «Оборотная ведомость по счету». Также ее можно сделать через закладку «Касса». В правой нижней части этой закладки под названием «Отчеты», самый последний пункт – это ОСВ по счету 71.

Какой вывод мы можем сделать из данного регистра? Обороты по дебету счета формы оборотная ведомость по счету 71 показывают денежные средства, которые были выданы подотчетным лицам и, соответственно, увеличение их задолженности перед предприятием. По кредиту счета мы видим те суммы, по которым подотчетные лица представили авансовые отчеты и уменьшили свою задолженность перед предприятием.

Далее рассмотрим сальдо на конец периода. По работнику Иванову сальдо составляет 1 800 руб. по кредиту. Это означает, что Иванов потратил больше денежных средств, чем ему было выдано (11 800 рублей, вместо 10 000 рублей). Поэтому предприятие должно Иванову 1 800 рублей.

По работнику Петрову сальдо на конец месяца по дебету. Это означает, что Петров должен предприятию 100 рублей, так как ему было выдано 1 000 рублей, а авансовый отчет был представлен только на сумму 900 рублей.

Если посмотреть общее сальдо в регистре оборотная ведомость по счету 71, оно составляет 1 700 рублей по кредиту, и это задолженность предприятия перед подотчетными лицами.

Подотчетным лицом называется служащий предприятия, получивший наличные деньги из кассы компании для оплаты производственных или коммерческих расходов. Взаимоотношения организации и сотрудников по кассовым операциям регулирует Указание Центрального банка № 3210 от 11.03.2014г. Для контроля операций по движению и остаткам наличных денег, полученных персоналом, в бухгалтерском учете утвержден счет 71 — «Расчеты с подотчетными лицами».

Характеристика счета 71

Активно-пассивный счет 71 фиксирует по кредиту производимые работниками траты, а по дебету их оплату. Синтетический учет показывает общие суммы оборотов и остатков по взаимоотношениям персонала с организацией в части производственных расходов, а аналитические регистры конкретизируют информацию.

Анализ счета 71 организуется по каждой сумме для соблюдения законодательства, по которому отводится три дня (п. 6.3 Указаний) для отчета за полученные деньги. У командировочных сотрудников отсчет начинается после приезда, у работающих на местах – с даты расходного кассового ордера. По информационному содержанию счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» является регистром материального учета и до поступления в бухгалтерию документов, содержащих информацию об израсходовании отпущенных средств, выдавать следующую сумму работнику запрещено.

Учетная политика, утвержденная в организации, определяет каким будет 71 счет: активный или пассивный. Если установлено, что расходы оплачиваются после их совершения, то остаток будет постоянно кредитовый. Такой вариант применяется организациями, в которых траты персонала характеризуются маленькими суммами и эпизодичностью. Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 имеет дебетовый итог, если учетная политика предусматривает авансирование расходов. Предварительная выдача денег сотрудникам практикуется предприятиями, чья деятельность связана с частыми, длительными командировками или постоянными закупками за наличный расчет.

При активно-пассивном методе организации расчетов с персоналом схема счета 71 строится в следующем порядке:

	Дебет	Кредит
Остаток на начало периода в развернутом виде	Задолженность служащих перед организацией	Задолженность организации перед служащими
Обороты	Выдача денежных средств
		Приобретение материалов, услуг
Остаток на конец периода в развернутом виде	Долг предприятия перед сотрудниками	Долг сотрудников перед предприятием

71 счет бухгалтерского учета – это регистрация информации о подотчетниках не только по операциям с наличными деньгами, но и по безналичным перечислениям на личные банковские карточки служащих или корпоративные карты. Расчеты с работниками посредством финансовых учреждений не подпадают под контроль Указаний Центрального банка № 3210 от 11.03.2014 г., так как сч. 71 не корреспондирует с 50 «Касса». Следовательно, отсутствует обязанность соблюдения 3-х дневного срока для отчета за полученные средства и ограничение на выдачу денег не отчитавшемуся работнику.

Проводки по счету 71

Типовые операции по регистрации расчетов с подотчетными лицами регламентирует Приказ Минфина № 94н в редакции от 08.11.2010 г., закрепляющий законодательно План счетов бухгалтерского учета. Согласно параграфам документа 71 счет бухгалтерского учета – это регистр, содержащий сведения о взаимоотношениях с персоналом по денежным средствам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные, командировочные расходы. По кредиту отражаются использованные суммы:

Дебет 71 счета показывает каким образом работникам выдавались средства – через кассу (50), банк (51, 52, 55) или они получены от сторонних организаций (76). Запрещена личная передача подотчетных сумм между сотрудниками. Валюту ведения расчетов определяют субсчета 71 счета: рублевый 71/01 и валютный 71/02.

Инструкция к плану счетов предусматривает типовые корреспонденции для систематизации единого подхода предприятий к ведению бухгалтерии. Отсутствующая в ней корреспонденция счета 71 вводится организацией самостоятельно при соблюдении правил Инструкции. Пример – рублевые операции по авансовой оплате поставщику или отражению входного НДС: кредитуется счет 71 1 с дебетом 60 1 «Расчеты с поставщиками» и 19 3 «НДС при приобретении МПЗ».

Приказом руководителя компании устанавливается срок, на который выдаются подотчетные средства. Превышение времени нахождения на руках персонала наличных денег квалифицируется как недостача – формируются проводки по 71 счету в корреспонденции с 94. После выяснения обстоятельств суммы вычитаются из заработной платы по заявлениям служащих или относятся на финансовые результаты при невозможности возврата.

Аналитический учет по счету 71

Контроль денежных сумм организуется по каждому работнику, получающему денежные средства для оплаты производственных, коммерческих расходов. В зависимости от того, каким назначен учетной политикой предприятия 71 счет — активный или пассивный, информация анализируется по виду остатков. Дебетовые суммы отслеживаются по дате получения с целью предотвращения повторных выдач наличных и ревизии за своевременностью предоставления авансовых отчетов. По кредиту счета 71, расчеты с подотчетными лицами контролируются для получения точных сведений о задолженности компании перед служащими и планирования ее погашения.

Синтетический и аналитический учет сумм, выданных работникам, или долг предприятия перед ними отражается в карточке. Внешний вид регистра варьируется в зависимости от используемой бухгалтерской программы.

Образец карточки счета 71 за период с 01.07.2017 – 10.07.2017:

Период	Документ	Аналитика Дт	Аналитика Кт	Дебет		Кредит		Текущее сальдо
				Сч		Сч
Сальдо на начало								Д 10 000,00
05.07.2017	Авансовый отчет 65 от 04.07.2017 Оплата услуг по акту У097 от 01.06.2017	Аренда офиса	Пригорова А.А.	26	12 000,00			К 2 000,00
06.07.2017	Расходный кассовый ордер 00045 от 06.07.2017	Хлзрасходы	Пригорова А.А.			50.01	2 000,00
Оборот за период и сальдо на конец				12 000,00		2 000,00		0,00

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
 

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы. (в ред. Приказа Минфина РФ от 18.09.2006 N 115н) (см. текст в предыдущей редакции) На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» корреспондирует со счетами: по дебету по кредиту 50 Касса 07 Оборудование к установке 51 Расчетные счета 08 Вложения во внеоборотные 52 Валютные счета активы 55 Специальные счета в 10 Материалы банках 11 Животные на выращивании 76 Расчеты с разными и откорме дебиторами и кредиторами 15 Заготовление и приобретение 79 Внутрихозяйственные материальных ценностей расчеты 20 Основное производство 91 Прочие доходы и расходы 23 Вспомогательные производства 25 Общепроизводственные расходы 26 Общехозяйственные расходы 28 Брак в производстве 29 Обслуживающие производства и хозяйства 41 Товары 44 Расходы на продажу 45 Товары отгруженные 50 Касса 51 Расчетные счета 52 Валютные счета 55 Специальные счета в банках 70 Расчеты с персоналом по оплате труда 73 Расчеты с персоналом по прочим операциям 76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами 79 Внутрихозяйственные расчеты 91 Прочие доходы и расходы 94 Недостачи и потери от порчи ценностей 97 Расходы будущих периодов 99 Прибыли и убытки