Реинжиниринг представляет собой

Этапы реинжиниринга бизнес-процессов организации

Бизнес-процесс — это реализация функции во времени, способ решения бизнес — задачи. Бизнес-процесс описывает то, как функция выполняется, в какой последовательности и в каких вариантах, а также то, как функции взаимодействуют между собой в работе компании. Бизнес-процесс отвечает на вопрос как делать. Евдокиенко В. Бизнес — процессы, процессное управление и эффективность//Консалтинг — 2012 — с.1-4.

С точки зрения этапов жизненного цикла, проект реинжиниринга, как и любой другой проект, проходит начальную фазу, фазу разработка, реализации и завершения (рисунок 1). В этом все методологии совпадают. Отличаются работы, входящие в состав основных фаз. Различия, в основном, определяются теми целями, которые необходимо достигнуть, а также теми принципами, которые лежат в основе перепроектирования процессов.

Рис.1 Схема жизненного цикла проекта реинжиниринга

Обращаясь к методологиям реинжиниринга, все их условно можно разделить на теоретический, консалтинговый и пользовательский подход.

При консалтинговом подходе основной акцент делается на этапе перепроектирования процессов, мало уделяя внимания подготовке и реализации (методологии Хаммер/Чампи, Манганелли/Клайн). При теоретическом подходе особое внимание уделяется тщательной подготовке проекта, включающей создание видения (Давенпорт).

При пользовательском подходе применяет эклектичный подход — заимствуются испытанные элементы и в консалтинговом подходе, и в теоретическом, и большое значение уделяется тщательной проработке каждого этапа проекта.

Обобщая вышесказанное, автор считает, что проект по реинжинирингу бизнеса обычно включает в себя следующие четыре этапа (рисунок 2).

Процесс реинжиниринга включает следующие четыре этапа:

1. Разработка образа будущей компании — спецификация основных целей компании исходя из ее стратегии, потребностей клиентов, общего уровня бизнеса в отрасли (определяется на основе анализа какой-либо из ведущих фирм смежной отрасли, не являющихся конкурентами и готовых предоставить необходимую информацию о себе) и текущего состояния компании.

2. Создание модели существующей компании (так называемый обратный, или ретроспективный инжиниринг). На этом этапе менеджеры с участием разработчиков информационных систем должны разработать детальное описание существующей компании, идентифицировать и документировать ее основные бизнес-процессы, оценить их эффективность.

Рис.2 Этапы проекта по реинжинирингу бизнеса

3. Разработка нового бизнеса (прямой инжиниринг):

— перепроектирование бизнес-процессов. Создание более эффективных рабочих процедур (элементарных заданий, из которых строятся бизнес-процессы), определение способов использования информационных технологий, идентификация необходимых изменений в работе персонала;

— разработка бизнес-процессов компании на уровне трудовых ресурсов.

Здесь проектируются различные виды работ, подготавливается система мотивации, организуются команды по выполнению работ и группы поддержки качества, создаются программы подготовки специалистов;

— разработка поддерживающих информационных систем. На этом этапе определяются имеющиеся ресурсы (оборудование, программное обеспечение) и реализуется специализированная информационная система компании.

4. Внедрение перепроектированных процессов. Интеграция и тестирование разработанных процессов и поддерживающей информационной системы, обучение сотрудников, установка информационной системы, переход к новой работе компании Репников Д.А. Этапы реинжиниринга бизнес-процессов компании/Д.А. Репников//Пищевая промышленность — 2009 -.

Перечисленные этапы выполняются не последовательно, а частично параллельно, причем некоторые этапы повторяются. Для разработки общего представления будущего бизнеса надо сначала разобраться в деятельности существующей компании. Таким образом, будем считать перечисленную выше последовательность этапов моделью, которая показывает, что реинжиниринг состоит из двух основных шагов: обратного и прямого инжиниринга новой компании. Отсюда:

РЕИНЖИНИРИНГ БИЗНЕСА

=

ОБРАТНЫЙ ИНЖИНИРИНГ БИЗНЕСА

+

ПРЯМОЙ ИНЖИНИРИНГ БИЗНЕСА.

Анализ существующей компании — это работа по обратному инжинирингу. Предполагается, что здесь построится абстрактная модель бизнеса и процессов, которые необходимо улучшить. Разработка новой компании — это прямой инжиниринг нового бизнеса.

Проект по реинжинирингу может быть инициирован различными способами и в различных ситуациях. Как правило, проект начинается в ответ на директиву, которая объясняет, почему что-то надо менять, и определяет цели, которые надо достичь. Эта директива запускает процесс, называемый «образ будущего» (визуализация), который строит общую схему бизнеса новой компании. Конечно, для этого надо знать стратегию компании и понимать настоящее положение дел. Как минимум, необходимо понимать компоненты, которые пересматриваются, чтобы сконцентрироваться на сущностях, которые будут изменяться. Это очень важно для того, чтобы внести радикальные перемены в бизнес без излишнего риска. Результатом данного этапа является то, что называют «спецификацией целей компании», то есть взгляд на будущий бизнес Мангушева Е.В. Особенности реинжиниринга инвестиционного процесса на предприятии/Е.В. Мангушева//Вестник Саратовского государственного технического университета — 2006 — №3 — с.148..

Таким образом, этап визуализации запускает работу по инжинирингу существующего бизнеса, в результате чего создается модель существующего бизнеса. В идеальной компании, где люди понимают, как важно иметь ясные и хорошо документированные процессы, модель существующего бизнеса уже имеется и служит основной для работы по прямому инжинирингу. Эта модель была создана, когда компания последний раз подверглась реинжинирингу, и нет надобности делать эту работу снова. Однако будем исходить из того, что большинство компаний еще не продвинулось так далеко, и они должны начать с моделирования существующей компании.

Работа по инжинирингу нового бизнеса предполагает создание одного или более новых процессов, их проектирование, разработку поддерживающей информационной системы и т.п. с целью получения модели перепроектированной компании. При этом в качестве исходных данных используется спецификация целей компании. Результат всего проекта по реинжинирингу в решающей степени зависит от этого этапа.

Проект по реинжинирингу завершается этапом внедрения перепроектированного бизнеса. На этом этапе перепроектированная компания должна быстро и органично внедриться в реальную организацию Гончапук В. Реинжиниринг бизнес-процессов или зоны ответственности/В.Гончарук//Гостиничное дело — 2007 — №3 — с.22-23..

Выполнение работ по инжинирингу является интерактивным процессом. На различных этапах могут быть обнаружены способы, позволяющие функционировать более эффективно, чем это представлялось ранее. Когда такое случается, необходимо вернуться назад и изменить спецификации целей компании. Открытия такого плана могут быть обнаружены весьма поздно, даже после того, как проект уже оттестирован. В этом случае цена итерации гораздо больше, чем на ранних этапах работы. Итерация внутри нескольких этапов, так же как и на одном этапе, не является чем-то необычным. Однако, если сначала думать, а потом делать, можно уменьшить риск задержек и дорогостоящих переделок. Хорошие методы моделирования и инструментальные средства значительно уменьшают риск.

Когда компания проводит реинжиниринг и внедряет новую модель бизнеса, она вступает в новую фазу своей жизни. Предположим, что реинжиниринг прошел успешно, и теперь компания имеет хорошо документированные процессы (по крайней мере, новые процессы). Что теперь? Остановиться на этом? Расслабиться? Ни в коем случае! Грушенко В.И., Фомченко Л.В. Кризисное состояние предприятия: поиск причин и способов его преодоления/В.И. Грушенко, Л.В. Фомченко//Менеджмент в России и за рубежом — 1998 — №1 — с.36.

В действительности, как правило, между первым и последующим проектами по реинжинирингу разница невелика. Основные различия относятся к работам по усовершенствованию бизнеса. Большие, радикальные перемены называются реинжинирингом, в то время как непрерывные изменения меньшего масштаба называют усовершенствованием бизнеса. Реинжиниринг — это не разовое усилие, он делается много раз за время жизни компании. Он проводится для процессов, не включенных в первый проект и для уже реконструированных процессов в соответствии с новыми запросами клиентов, новым уровнем конкуренции, нововведениями в процессе или методике. Группа по разработке бизнеса — это команда, которая занимается как усовершенствованием бизнеса, так реинжинирингом. Все виды деятельности, описанные в этой главе — разработка образа будущего бизнеса, инжиниринг существующего бизнеса, конструирование нового бизнеса, внедрение нового бизнеса — являются частью разработки бизнеса.

Как правило, компании не могут проводить обновление слишком часто. Работники могут не справиться с непрерывным потоком изменений. Кроме того, требуется время для хорошей проверки нововведений перед их внедрением в большем масштабе. Лучше некоторое время собирать предложения и представлять их, скажем, раз в год, если они не слишком срочные. Эффект внедрения чего-то, что еще не готово к внедрению, может быть весьма разрушительным. Помимо серьезного дисбаланса бизнеса, незрелое нововведение может подорвать доверие персонала и участников к людям, проводящим изменения. Это снижает эффективность их работы в будущем. Кроме того, требуется время для внедрения улучшений, требующих изменения системы компьютерного сопровождения компании. Этой постоянной работой по усовершенствованию следует руководить как единым целым. Необходимо собирать предложения по усовершенствованию, сначала не думая о том, как и когда они будут реализованы. Предложения нужно скомбинировать в функционально связанные и полностью интегрированные «версии», неважно, будут они реализованы техническими или людскими ресурсами. Важное средство в управлении работой по усовершенствованию — метрики. Работа по усовершенствованию должна основываться на том, насколько достигнуты цели. Следовательно, для каждого процесса необходимо установить измеримые цели. Если измеримые значения показывают, что процесс или подпроцесс не достигает своей цели, с ним, вероятно, что-то не в порядке Серенков П.С. Концепция комплексного моделирования системы менеджмента качества как методологическая основа принципа «постоянного улучшения»/П.С. Серенков//Вестник Полоцкого государственного университета, Фундаментальные науки — 2007 — №10 — с.55..

Компания должна осознавать, что риск провала реинжиниринга очень велик. В среднем процент неудач составляет от 50 до 60%. Вероятно, самым значительным фактором успеха, влияющим на будущую эффективность перепроектированных процессов, является установление коммуникации. Результаты реинжиниринга имеют колоссальное значение. Он изменяет структуру организации, реконструирует использование технологий, изменяет роль кадров и даже, вероятно, организационную культуру в компании.

Типичной ошибкой при реинжиниринге является то, что реализация разработанных процессов начинается слишком поздно. Чем больше изменений нужно осуществить, тем важнее сформировать команду по их реализации еще в процессе перепроектирования. Некоторые компании склонны использовать переходный период для изменения процессов, не спланировав своевременно их реализацию. Если компания хочет, чтобы процесс реинжиниринга был удачен, ей необходимо иметь реалистичный план, который включает в себя привлечение рабочих кадров, повышение квалификации, создание команд, работу с персоналом и изменение процессов бюджетной поддержки. Помимо этого необходимо систематически работать над изменением организационной культуры компании. Главным правилом при проведении реинжиниринга бизнес — процессов является коммуникация непосредственно перед, в течение и после каждого этапа реинжиниринга.

Как бы ни был могуществен реинжиниринг как методология изменений, он не приведет к успеху без расширенного планирования, измерения и анализа. Предпосылкой реинжиниринга является то, что организация может изменяться такими темпами и способами, которые раньше невозможно было себе представить. Реинжиниринг может способствовать этому, если существует четкое представление о будущем, план, методология для его реализации и цель Гончапук В. Реинжиниринг бизнес-процессов или зоны ответственности/В. Гончапук//Гостиничное дело — 2007 — №3 — с.22-23..

В процессе выполнения работы консультантов решаются следующие задачи:

— создание существующей модели бизнес-процессов Клиента;

— анализ существующих процессов и выработка рекомендаций по их оптимизации;

— разработка новой модели бизнес-процессов Клиента;

— внедрение новой модели бизнес-процессов.

Реинжиниринг бизнес-процессов предприятия проводится в соответствии с такими этапами, как:

— обследование предприятия;

— идентификация бизнес-процессов Клиента, оценка состава и объема работ;

— разработка системы критериев оценки бизнес — процессов;

— подготовка проекта по реинжинирингу бизнес-процессов Клиента;

— моделирование бизнес-процессов;

— документирование бизнес-процессов;

— анализ бизнес-процессов;

— выработка рекомендаций по оптимизации существующих;

— подготовка отчета по этапу 2;

— создание новой модели бизнес-процессов;

— перепроектирование существующей модели бизнес-процессов;

— имитационное моделирование новых бизнес-процессов;

— корректировка новой модели в случае несоответствия критериям результатов имитации;

— документирование новых бизнес-процессов;

— формирование модели данных, используемых в бизнес-процессах;

— выработка рекомендаций по внедрению новой модели бизнес-процессов;

— подготовка отчета по этапу 3;

— внедрение новой модели бизнес — процессов;

— организация мероприятий по изменению (внедрению) бизнес-процессов;

— подготовка отчета по этапу 4;

— завершение реинжиниринга;

— оценка проделанной работы;

— подготовка заключительного отчета по реинжинирингу бизнес-процессов.

Основные этапы реинжиниринга:

— формируется желаемый образ фирмы — формирование будущего образа происходит в рамках разработки стратегии фирмы, ее основных ориентиров и способов их достижения;

— создается модель реального или существующего бизнеса фирмы — на этом этапе воссоздается (реконструируется) система действий, работ, при помощи которых компания реализует свои цели. Производится детальное описание и документация основных операций компании, оценивается их эффективность;

— разрабатывается модель нового бизнеса — происходит перепроектирование текущего бизнеса — прямой реинжиниринг.

Для создания модели обновленного бизнеса осуществляются следующие действия:

— перепроектируются выбранные хозяйственные процессы, т.е. создаются более эффективные рабочие процедуры (задания, из которых состоят бизнес -процессы), определяются технологии (в том числе информационные) и способы их применения;

— формируются новые функции персонала — перерабатываются должностные инструкции, определяется оптимальная система мотивации, организуются рабочие команды, разрабатываются программы подготовки и переподготовки специалистов;

— создаются информационные системы, необходимые для осуществления реинжиниринга: определяется оборудование и программное обеспечение, формируется специализированная информационная система бизнеса. Необходимый для реинжиниринга уровень информационного обеспечения предполагает, что информация должна быть доступна каждому участнику проекта реинжиниринга в любой точке деловой единицы, возможно, одновременно в разных местах она однозначно интерпретируется;

— производится тестирование новой модели и ее предварительное применение в ограниченном масштабе.

— внедрение модели нового бизнеса в хозяйственную реальность фирмы, т.е. все элементы новой модели бизнеса, воплощаются на практике. Здесь важна умелая состыковка и переход от старых процессов к новым, так, чтобы исполнители процессов не ощущали дисгармонии рабочей обстановки и не переживали состояние рабочего стресса.

Эластичность перехода во многом определяется степенью тщательности подготовительных работ Габулонов А.В. Реинжиниринг: практические подходы к реорганизации/ А.В. Габулонов//Менеджмент в России и за рубежом — 2008 — №1 — с.105..

Основные этапы реинжиниринга бизнес-процессов

⇐ ПредыдущаяСтр 55 из 61

Проект реинжиниринга бизнеса, как правило, включает такие четыре этапа:

1) разработка образа будущего организации – строится картина того, как следует развивать бизнес для достижения стратегических целей. Целью этапа является выработка взгляда на новую организацию и формулировку его в терминах специфики ее целей. В команду реинжиниринга целесообразно включить субъектов внешней среды и необходимо:

обеспечить соответствие стратегических целей организации целям будущего;

выявить направления удовлетворения требований клиентов посредством их интервьюирования;

понять, как функционирует существующая организация, чтобы специфицировать новую;

сравнить данную организацию с другими из ее окружения.

По результатам данного этапа осуществляется выбор приоритетных целей и системы критериев их оценки, устанавливаются имеющиеся ограничения по ресурсам и формируются целевые функции эффективности. Кроме того, на этом этапе также разрабатывается стратегия проведения реинжиниринга организации, включая расчет сроков и объемов привлекаемых ресурсов. В дальнейшем стратегия проведения реинжиниринга представляется в виде ориентированного графа (сетевой модели), который используется для целей оперативно-календарного планирования процессов реинжиниринга;

2) анализ имеющегося бизнеса – проводится исследование деятельности организации и составляются схемы бизнес-процессов ее функционирования в данный момент. Целью этапа является выявление проблемных мест технологических и бизнес-процессов, сравнение их с передовыми подразделениями и организациями-конкурентами. Этап связан с проведением совокупности аналитических мероприятий в рамках избранного инжиниринга существующей конкурентной стратегии. Для этого, во-первых, выполняется анализ сильных и слабых сторон организации, угроз и возможностей деятельности путем проведения SWOT-анализа, PEST-анализа, SNW-анализа и других специальных инструментов. Во-вторых, выполняется оценка организационной структуры управления, инновационного, производственного и интеллектуального потенциалов. Для объективной оценки этих параметров необходимо выполнить:


анализ функциональных стратегий организации (маркетинговой, инновационной, производственной, финансовой и т.д.), а также составляющих этих стратегий;

оценку качества и конкурентоспособности продукции, которая ранее производилась, и инжинирингових услуг в рамках ее послепродажного обслуживания;

анализ ресурсного обеспечения организации и расходов, возникающих при производстве продукции, в том числе по видам и статьям затрат, центрам ответственности;

оценку степени риска в той или иной сфере бизнеса организации, а также оценку совокупного уровня риска;

3) разработка нового бизнеса – разрабатываются новые и (или) модифицированные процессы и поддерживающая их информационная система, выполняется тестирование новых процессов. Для этого моделируются ожидаемые бизнес-процессы и оценивается их фактическое или потенциальное влияние на уровень и структуру текущих расходов, а также структуру капитала организации.

На данном этапе основным инструментом реализации процессов реинжиниринга выступают соответствующие информационные технологии, для чего необходимо тесное взаимодействие между специалистами в области информационных технологий и экспертами в предметной области бизнеса. При разработке моделей новых бизнес-процессов необходимо обеспечить:

единое информационное пространство, позволяющее создать свободный обмен данных между различными подсистемами информационной системы высокотехнологичной организации в реальном режиме времени;

гибкость информационной системы, то есть возможность встраивания в систему новых приложений и информационных технологий без изменения существующей структуры. Удаление и замена рабочих компонентов системы не должны нарушать работоспособность и устойчивость информационной системы;

5) внедрение нового бизнеса – новый проект внедряется в бизнес. На этом этапе необходимо сопоставить результаты эффективности функционирования бизнес-процессов с заданными в начале реинжиниринга критериями с учетом затрат по видам функциональной деятельности. По результатам расчетов показателей эффективности реинжинирингового проекта вносятся соответствующие коррективы, то есть осуществляется стратегический и оперативный контроллинг процесса реализации проекта.

Перечисленные этапы, как правило, выполняются с определенным сочетанием во времени, причем некоторые этапы могут повторяться. При этом руководство должно разработать для персонала действенную систему мотивации. Учитывая сложности и комплексность решаемых при разработке реинжинирингового проекта задач, целесообразно привлечение специалистов по управленческому консультированию.

Следует также обеспечить надежное ресурсное обеспечение реинжинирингового проекта, в первую очередь, финансового. Так, опытным путем доказано, что проведение реинжиниринга путем самофинансирования осуществить практически невозможно. Таким образом, расширение источников финансирования инновационной деятельности организации и концентрация ресурсов на приоритетных направлениях разработки технологических инноваций являются важными аспектами реинжиниринговой деятельности высокотехнологичной организации.

Необходимо также осознать, что реинжиниринг, начинаясь с перепроектирования бизнес-процессов, этим не заканчивается. Он имеет гораздо более глубокое влияние на всю бизнес-систему. Проектирование бизнес-процессов определяет определенный уровень квалификации работников, которые будут выполнять этот процесс. Это ведет к изменению организационной структуры и системы управления для оценки, найма, обучения и развития работников. Эта система, в свою очередь, создает новый набор ценностей организации (убеждений, правил поведения, норм), который поддерживает выполнение процесса. Реинжиниринг начинается с перепроектирования бизнес-процесса, однако постепенно меняет всю организацию.

При этом успешный реинжиниринг бизнес-процессов требует:

единства исполнителей и лидеров, которые проводят изменения;

качественного управления персоналом и работниками, привлеченными к энергичным действиям по внесению изменений;

бизнес-процессов, имеющих выходы, соответствующие целям клиентов и целям бизнеса;

информационных технологий как условий радикальных изменений, идущих навстречу потребностям реализации инновационной инициативы.

Глоссарий. Реинжиниринг

Реинжиниринг — это фундаментальное переосмыс­ление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов для достижения существенных улучшений в ключевых для современного бизнеса показателях результативности.

(Майкл Хаммер и Джеймс Чампи, «Реинжиниринг корпорации»)

Хаммер и Чампи впервые ввели это определение в своей книге «Реинжиниринг корпораций». Понятие «Реинжиниринг бизнес процессов», как и ряд других макроэкономических понятий стало в последнее время основательно «затасканным». Реинжиниринг бизнес-процессов становится в руках спекулянтов от экономики чуть ли не розничным товаром, который нужно купить буквально каждому уважающему себя директору. Практика рекомендует в таких случаях обратиться к истокам, чтобы понять — нужно ли это именно Вам, и что это для Вас будет стоить. Все цитаты о том, что такое реинжиниринг — из упомянутой книги (Майкл Хаммер и Джеймс Чампи, «Реинжиниринг корпорации»). По мнению авторов, реинжиниринг в полной мере характеризуют четыре слова:

«Первое ключевое слово — «фундаментальный». Осуществляя реинжиниринг бизнес-процессов, предприниматель должен поставить на повестку дня основополагающие вопросы, касающиеся его компании и характера ее деятельности: «Почему мы занимаемся тем, чем занимаемся? И почему мы это делаем именно так?». Задаваясь подобными фундаментальными вопросами, люди часто бывают вынуждены новыми глазами взглянуть на сложившиеся негласные правила и предположения, исходя из которых они руководят своим бизнесом. И очень часто подобные правила на поверку оказываются устаревшими, неразумными или даже неприемлемыми». Реинжиниринг бизнес-процессов сам по себе ничего не дает. Это лишь один из инструментов для достижения компанией своих целей. И первое, что следует сделать руководителю или владельцу компании — убедиться, что цели эти поставлены правильно, что компания имеет четкий стратегический курс на выполнение этих целей.

«Второе ключевое слово в нашем определении — это «радикальный», которое является производным от латинско­го «radix», что значит «корень». Радикальное перепроектирование означает обращение к самым корням явлений: не проведение косметических изменений и не перетасовку уже существующих систем, а решительный отказ от всего отжившего. Радикальное перепроектирование при реинжи­ниринге бизнес-процессов сбрасывает со счетов все существующие структуры и методы и предполагает изобретение совершенно новых способов работы. Осуществить реинжиниринг бизнеса — это все равно что создать бизнес заново, а не усовершенствовать уже существующее дело, не модернизировать его или внести изменения». Последняя фраза недвусмысленно говорит о цене вопроса и в вольном переводе может прозвучать так: готовы ли Вы отдать свой бизнес за что-то новое, пока еще неизвестное? Реинжиниринг бизнес процессов — всего лишь завершающая часть тех масштабных преобразований, которые ждут Вас впереди. А начало этих преобразований должно произойти в сознании руководства, которое должно осознать, что жить придется по-новому.

«Третье ключевое слово — это «существенный». Реинжи­ниринг не имеет ничего общего с небольшими частичными или приростными улучшениями, он призван обеспечить об­щий мощный рост результативности». Эта цитата позволит Вам с почетом отступить от затеянной революции. В деятельности любой компании есть проблемные участки, есть операции и процессы, которые выполняются не оптимально. Когда речь идет о том, чтобы сократить разрыв в счете с ближайшим конкурентом, порой достаточно лишь устранить узкие места, отказаться от убыточных действий, пересмотреть некоторые взаимоотношения… Это обойдется намного дешевле, результат — предсказуем, а прессе можно сообщить, что проведен реинжиниринг бизнес процессов — нимало не покривив душой при этом.

«Четвертое ключевое слово в нашем определении — это «процессы». Хотя из всех слов определения оно наиболее важное, оно в то же время является именно тем понятием, которое представляет наибольшую трудность для большин­ства руководителей корпораций. Основная часть бизнесменов вовсе не «ориентирована на процесс»: они сосредоточены на задачах, на отдельных операциях, на людях, на структурах, но никак не на процессах». Особая важность процессного подхода в том, что он дает возможность прямо сориентировать все производимые действия на достижение цели. Процесс — естественный преобразователь воздействий, событий и ресурсов в нужный результат. Процессы существуют в любой организации, независимо от того, описаны они или нет, ведется ими управление или нет. И, в то же время, процесс — очень удобная единица для анализа, оптимизации и автоматизации управления.

Реинжиниринг с помощью ПО

Нужно отметить, что проведение реинжиринга бизнес-процессов — достаточно трудоемкая задача. Силы бизнес-аналитиков и консультантов уйдут на выявление проблем, имеющих место быть при текущей организации бизнес-процессов, на проектирование «с нуля» правильных процессов, на формирование или обновление регламентирующей документации. Система бизнес-моделирования Business Studio прямо предназначена для сокращения прямых и косвенных затрат на реинжиниринг бизнес-процессов. Автоматизация процесса проектирования новых бизнес-процессов, четкая взаимосвязь объектов и субъектов реинжиниринга сочетаются с возможностью генерации итоговых рекомендаций и регламентирующих документов различного уровня.

Реинжиниринг бизнес-процессов на примере производственного предприятия представлен в статье А. Абрамова «Как построить «бизнес-машину» или практика применения процессного подхода».

Поделиться:

Рекомендуемые материалы по тематике

Презентация доклада «Проектирование системы управления предприятием» c форума «Промышленный салон-2005»

Опыт построения организационного управления в ритейле (Процессный офис в ритейле)

Практический опыт построения модели бизнес-процессов в региональных сетевых компаниях

Построение системы процессов в среде Business Studio

Контрольная работа: Этапы реинжиниринга бизнес–процессов

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ИНСТИТУТ МЕНЕДЖМЕНТА, МАРКЕТИНГА И ФИНАНСОВ

Факультет делового администрирования

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине: Реинжиниринг бизнес-процессов

Вариант № 5

Выполнила

Преподаватель

Воронеж 2008

1. Этапы реинжиниринга бизнес–процессов

Реинжиниринг бизнес-процессов в целом можно разделить на пять этапов.

Первый этап можно назвать предплановой подготовкой компании. Прежде чем выбрать конкретную стратегию изменений, главному руководству нужно определить, насколько необходимы изменения и в какой степени они своевременны. Еще одним видом деятельности в процессе предплановой подготовки является проверка того, что все ресурсы компании имеются в наличии и отобраны участники для того, чтобы проводить изменения. Предплановая подготовка заканчивается принятием решения о начале процесса изменений. Должно быть сделано заявление, которое объясняло бы работникам компании необходимость проекта и выбора методологии радикальных изменений. Помимо всего прочего высшему руководству необходимо связаться с работниками, клиентами, поставщиками и заинтересованными лицами для того, чтобы всем стало ясно, что изменения будут «болезненными». Доводы в пользу изменений нужно привести еще до начала процесса и постоянно повторять их на каждой стадии процесса реинжиниринга.

Вторым этапом реинжиниринга является стратегическое планирование. Высшее руководство определяет основные цели реинжиниринга и назначает руководящий комитет, для которого отбирает основные объекты инновации и перепроектирования. Эта группа играет ключевую роль как «организатор процесса». Она отвечает за создание внутренних рабочих групп для проведения анализа реинжинирингового процесса и составляет рекомендации для перепроектирования и реструктурирования. Высшее руководство и руководящий комитет должны определить приоритетные направления и последовательность процедур реинжиниринга, основываясь на сегодняшних и будущих потребностях. После того как выбран проект, им следует сформировать первоначальное стратегическое направление. И здесь, прежде всего, необходимо объяснить, как будут протекать процессы в компании в будущем, насколько они значимы, определить основные понятия и ценности, ожидания новых и уже имеющихся клиентов и т. д. Обоснование заканчивается постановкой конкретных целей. Они должны быть очень четко сформулированы. Последнее, наиболее важное, на втором этапе — это выбор команды перепроектирования в зависимости от масштабности и комплексности изменении. Размер группы может быть разным от 6 до 10 или от 12 до 25 человек. Основными критериями отбора являются знания, профессионализм и готовность выполнять роль агентов изменений и инноваторов.

Третий этап реинжиниринга — это перепроектирование процессов. Перепроектирование процессов состоит из трех фаз: картографирование процессов, оценки потребителя и посредника и предвидения процессов. Картографирование — это немного больше, чем составление горизонтальных блок-схем, — отслеживание того, какие виды деятельности выполняются, кем, когда и какие решения принимаются при предоставлении конечного продукта или услуги клиенту. В ходе картографирования необходимо получить определенные данные. Это, прежде всего, качественный уровень предоставляемых услуг, цикл времени, производительность и затраты. Следующей фазой перепроектирования является анализ того, как изменяется клиент и его потребности. Эту информацию можно получить, встречаясь с клиентами, но в большинстве случаев реинжиниринговые команды используют более формальные методы, например опросы потребителей или фокус-группы. Недавно появилась новая модель оценки потребителя. Она включает в себя 5 этапов анализа:

изучение окружающей среды потребителя,

выявление требований клиента,

определение операциональных требований,

выбор проекта,

проектные уточнения.

На первом этапе нужно изучить среду, в которой существует потребитель. Это возможно с помощью исследования маркетинговых требований и ожиданий как уже имеющихся клиентов, так и потенциальных потребителей. Следующим шагом является согласование динамики рынка и потребностей клиента после анализа планов на будущее и обратной связи с клиентами. Далее необходимо операционализировать требования потребителя, создав специальные инструменты для их измерения. Из проектных идей и проектных решений с помощью метода мозгового штурма компания создает проектные концепции и альтернативы. Последним шагом является выбор решений и проектов посредством оценки альтернатив, определение среди них наилучшего, описание особенностей производства, обслуживания, доставки и оплаты продукта.

Последней фазой перепроектирования является прогнозирование процессов. Эту фазу целесообразно начинать с описания идеальной модели того, как тот или иной процесс должен удовлетворять нужды потребителя и как он будет способствовать обеспечению конкурентоспособности организации. Это идеальное прогнозирование ведет к определению внутренних процессных действий, использования ресурсов и уровня производительности, которых организации следует достичь для того, чтобы новый процесс работал. Далее определяются такие качественные характеристики процесса, которые необходимы для того, чтобы удовлетворить потребности и ожидания клиентов. Новое перепроектирование должно опираться на технологии, управление ресурсами, обучение кадров. После того как перепроектирование разработано и зафиксировано документально, его следует утвердить и протестировать.

Завершив этап перепроектирования, необходимо переходить к конверсии, четвертому этапу реинжиниринга. Для этого руководящий комитет и реинжениринговая команда передают полномочия команде по реализации, «хозяевам процессов». Чем сложнее перепроектирование, тем желательнее создание в компании специальной команды для реализации перехода. Эту группу называют командой конверсии. Она планирует процесс перехода. На этом этапе наиболее сложной задачей является решение проблем с рабочими, для которых перепроектирование представляет собой стрессовую ситуацию. Команда конверсии должна сгладить последствия этого стресса. Этот этап заканчивается, когда все эти действия включены в формальный план реализации, который далее должен пройти последний этап воплощения в жизнь.

Компания должна осознавать, что риск провала реинжиниринга очень велик. В среднем процент неудач составляет от 50 до 60%. Вероятно, самым значительным фактором успеха, влияющим на будущую эффективность перепроектированных процессов, является установление коммуникации. Результаты реинжиниринга имеют колоссальное значение. Он изменяет структуру организации, реконструирует использование технологий, изменяет роль кадров и даже, вероятно, организационную культуру в компании.

Типичной ошибкой при реинжиниринге является то, что реализация разработанных процессов начинается слишком поздно. Чем больше изменений нужно осуществить, тем важнее сформировать команду по их реализации еще в процессе перепроектирования. Некоторые компании склонны использовать переходный период для изменения процессов, не спланировав своевременно их реализацию. Если компания хочет, чтобы процесс реинжиниринга был удачен, ей необходимо иметь реалистичный план, который включает в себя привлечение рабочих кадров, повышение квалификации, создание команд, работу с персоналом и изменение процессов бюджетной поддержки. Помимо этого необходимо систематически работать над изменением организационной культуры компании. Главным правилом при проведении реинжиниринга бизнес-процессов является коммуникация непосредственно перед, в течение и после каждого этапа реинжеиниринга.

Как бы ни был могуществен реинжиниринг как методология изменений, он не приведет к успеху без расширенного планирования, измерения и анализа. Предпосылкой реинжиниринга является то, что организация может изменяться такими темпами и способами, которые раньше невозможно бьшо себе представить. Реинжиниринг может способствовать этому, если существует четкое представление о будущем, план, методология для его реализации и цель.

В процессе выполнения работы консультантов решаются следующие задачи:

Создание существующей модели бизнес-процессов Клиента.

Анализ существующих процессов и выработка рекомендаций по их оптимизации.

Разработка новой модели бизнес-процессов Клиента.

Внедрение новой модели бизнес-процессов.

Реинжиниринг бизнес-процессов предприятия проводится в соответствии с такими этапами, как:

· Обследование предприятия.

· Идентификация бизнес-процессов Клиента, оценка состава и объема работ.

· Разработка системы критериев оценки бизнес-процессов.

· Подготовка проекта по реинжинирингу бизнес-процессов Клиента.

· Моделирование существующих бизнес-процессов и проведение их оценки.

· Моделирование бизнес-процессов.

· Документирование бизнес-процессов.

· Анализ бизнес-процессов.

· Выработка рекомендаций по оптимизации существующих.

· Подготовка отчета по Этапу 2.

· Создание новой модели бизнес-процессов.

· Перепроектирование существующей модели бизнес-процессов.

· Имитационное моделирование новых бизнес-процессов. Корректировка новой модели в случае несоответствия критериям результатов имитации.

· Документирование новых бизнес-процессов.

· Формирование модели данных, используемых в бизнес-процессах.

· Выработка рекомендаций по внедрению новой модели бизнес-процессов.

· Подготовка отчета по Этапу 3.

· Внедрение новой модели бизнес-процессов

· Организация мероприятий по изменению (внедрению) бизнес-процессов.

· Осуществления контроля качества исполнения мероприятий.

· Осуществление необходимых корректировок в новой модели бизнес-процессов.

· Подготовка отчета по Этапу 4.

· Завершение реинжиниринга.

· Оценка проделанной работы.

· Подготовка заключительного отчета по реинжинирингу бизнес-процессов.

Основные этапы реинжиниринга:

Формируется желаемый образ фирмы. Формирование будущего образа происходит в рамках разработки стратегии фирмы, ее основных ориентиров и способов их достижения.

Создается модель реального или существующего бизнеса фирмы. Здесь воссоздается (реконструируется) система действий, работ, при помощи которых компания реализует свои цели. Производится детальное описание и документация основных операций компании, оценивается их эффективность.

Разрабатывается модель нового бизнеса. Происходит перепроектирование текущего бизнеса — прямой реинжиниринг. Для создания модели обновленного бизнеса осуществляются следующие действия:

Перепроектируются выбранные хозяйственные процессы. Создаются более эффективные рабочие процедуры (задания, из которых состоят бизнес-процессы). Определяются технологии (в том числе информационные) и способы их применения;

Формируются новые функции персонала. Перерабатываются должностные инструкции, определяется оптимальная система мотивации, организуются рабочие команды, разрабатываются программы подготовки и переподготовки специалистов;

Создаются информационные системы, необходимые для осуществления реинжиниринга: определяется оборудование и программное обеспечение, формируется специализированная информационная система бизнеса. Необходимый для реинжиниринга уровень информационного обеспечения предполагает, что информация должна быть доступна каждому участнику проекта ре инжиниринга в любой точке деловой единицы, возможно, одновременно в разных местах она однозначно интерпретируется;

Производится тестирование новой модели — ее предварительное применение в ограниченном масштабе.

Внедрение модели нового бизнеса в хозяйственную реальность фирмы. Все элементы новой модели бизнеса воплощаются на практике. Здесь важна умелая состыковка и переход от старых процессов к новым, так, чтобы исполнители процессов не ощущали дисгармонии рабочей обстановки и не переживали состояние рабочего стресса. Эластичность перехода во многом определяется степенью тщательности подготовительных работ.

2. Участники реинжиниринга бизнес–процессов и их функции

Первое место занимает лидер проекта реинжиниринга — один из высших менеджеров фирмы, который возглавляет реинжиниринговую деятельность. Помимо организационных обязанностей, он отвечает за идеологическое обоснование проекта реинжиниринга, создание общего духа новаторства, энтузиазма и ответственности. Лидер должен обладать высокой внутренней энергией.

Второй участник — управляющий комитет, состоящий из членов высшего руководства фирмы, лидера реинжиниринга, менеджеров процессов. Осуществляет функции наблюдения, согласования целей и стратегии реинжиниринга, согласования интересов различных рабочих команд и решения конфликтных ситуаций между ними. В случае отсутствия комитета его функции выполняет лидер реинжиниринга.

Особое место занимает менеджер, осуществляющий оперативное руководство реинжинирингом бизнеса в целом. Часто он выполняет формальную роль помощника лидера реинжиниринга. Функции, им выполняемые, — разработка методик и инструментов реинжиниринга, обучение и координация владельцев процессов, помощь в организации рабочих команд.

Заметим, что менеджеры процессов — руководители, каждый из которых ответственен за обновление отдельного делового процесса. Если в организации не определены процессы как таковые, в этом качестве выступают функциональные менеджеры. Менеджер формирует команду для перестройки данного процесса и обеспечивает условия для ее работы. Также он осуществляет функции наблюдения и контроля. Таким образом, менеджер процесса является своеобразным заказчиком реинжиниринга данного процесса.

Рабочая команда реинжиниринга — группа работников фирмы (методисты, администраторы, сотрудники по обеспечению качества изделий, документирования, координации), а также внешние участники (консультанты, разработчики). Все они и осуществляют непосредственную работу по реинжинирингу конкретного процесса.

Быстро изменяющееся окружение может свести на нет усилия по постепенному совершенствованию бизнес-процессов, ведущему всего лишь к незначительным улучшениям. К тому же такое совершенствование может оказаться чересчур медленным и запоздалым. Поэтому один из решающих факторов успеха реинжиниринга — стремительность его претворения в жизнь. Поскольку реинжиниринг предполагает коренную ломку устоявшихся управленческих функций и характера выполняемых менеджерами работ, инициировать и возглавить этот процесс должно высшее руководство компании, а ее лидер должен стать «фанатиком» реинжиниринга. А фанатик, по определению выдающегося британского политического и государственного деятеля Уинстона Черчилля, — «это человек, который не может менять свое мнение и не хочет менять тему обсуждения».

Не менее важным фактором успеха (или провала) реинжиниринга следует считать настроенность персонала на решительную и быструю перестройку не только и не столько организационной структуры корпорации, но и (самое главное и, пожалуй, самое трудное) — на коренное изменение самого характера работы каждого сотрудника и его рабочего окружения (готовность и умение выполнять расширенный круг работ, нести ответственность не только за свои собственные действия, но и за результаты командной работы).

Формирование команд, осуществляющих реинжиниринг бизнес-процессов, требует значительных инвестиций, необходимых для проведения первоначального анализа бизнес-процессов, их перепроектирования и последующего внедрения в практику функционирования организации.

Согласно Дж. Моргану, реинжиниринг подразумевает «превращение организаций в машины». Хотя в некотором смысле такая метафора и подразумевает зависимость корпорации от внутренних и внешних акционеров, требующих такого изменения ее планов, которое обеспечивало бы успех в бизнесе, на самом деле она образно выражает подчиненность чувств и дел, забот и тревог, стремлений и амбиций сотрудников стратегическим целям корпорации даже тогда, когда они наиболее уязвимы и ранимы и, как это ни парадоксально, в то же время наиболее сильны и дееспособны. Лидерство проявляет свою мощь и действенность только лишь благодаря способности мотивировать сотрудников к изменению своего индивидуального и коллективного поведения в желательном для успеха направлении.

Если менеджер фактически обладает небольшой властью, то зачастую и его подчиненные недостаточно инициативны. Сила власти лидера проявляется и подтверждается самостоятельными и инициативными действиями подчиненных.

Явная девальвация индивидуального вклада каждого сотрудника в общее дело несовместима с успешным реинжинирингом бизнес-процессов и радикальными организационными изменениями. Реинжиниринг бизнес-процессов требует от руководства формирования и распространения разделяемого всеми сотрудниками единого понимания предпочтительного будущего организации и своего вклада в его достижение, создания окружающей среды и инфраструктуры, которые бы активно способствовали обучению персонала и его профессиональному росту, и предоставляли сотрудникам возможность руководствоваться в процессе принятия решений не установленными раз и навсегда незыблемыми нормами (часто — в результате психологической обработки), а творческим воображением, фантазией, изобретательностью и находчивостью.

Принципы формирования бизнес-процессов

Бизнес-процессы, внедряемые на предприятии, могут быть самыми разными. Однако у них есть общие характеристики. Рассмотрим принципы, на основании которых формируются любые процессы:

  1. Интегрирование процессов и горизонтальное сжатие. Предполагает формирование процессов таким образом, чтобы исполнять работу могло минимальное количество специалистов (в идеале – один сотрудник). Обеспечивает возможность уменьшить число сотрудников на предприятии, а также ускорить работу. Важнейший элемент также – это сокращение числа ошибок. Чем меньше ошибок, тем меньше нужно сотрудников для их исправления.
  2. Децентрализация ответственности. Часть ответственности делегируется сотрудникам. Это делает рутинную работу более творческой, повышает скорость деятельности на предприятии.
  3. Логика реализации. Традиционный порядок – линейное (последовательное) исполнение работ. Усовершенствованный порядок – параллельное решение задач. Это позволяет сэкономить время.
  4. Диверсификация деловых процессов. Традиционные бизнес-процессы отличаются повышенной сложностью и детализацией. Реинжиниринг позволяет решить эту проблему.
  5. Формирование разных типов бизнес-процессов. Современный рынок постоянно меняется. В подобных условиях нужно предусмотреть различные деловые процессы.
  6. Рационализация управления. Постоянные проверки и затраты на управленческие процессы – все это тормозит развитие компании, поглощает ресурсы и не приносит материальной прибыли. По этой причине число проверок сокращается.
  7. Изменение порядка решения задач. Постоянные согласования решений также тормозят деловые процессы и не приносят прибыли. По этой причине они сводятся к минимуму.
  8. Использование преимуществ централизации. Элементы централизации сохраняются за счет инструментов ИТ, которые обеспечивают автономную деятельность при использовании централизованных данных.

Преобразование обеспечивает внедрение современных деловых процессов при сохранении преимуществ традиционного уклона.

Реинжиниринг

Что понимается под реинжинирингом и какие типы реинжиниринга существуют?

Реинжиниринг представляет собой разновидность метода инжиниринга.

Американский ученый М. Хамлер, вводя в научный оборот термин «реинжиниринг», дал ему такое определение:

«Реинжиниринг — это фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование деловых процессов для достижения резких, скачкообразных улучшений современных показателей деятельности компаний, таких как стоимость, качество, сервис и темпы».

Реинжиниринг в качестве приема инновационного менеджмента затрагивает инновационный процесс, направленный как на производство новых продуктов и операций, так и на их реализацию, продвижение и распространение.

В управлении инновацией реинжиниринг связан с определенной целью, стоящей перед инновацией: с текущей потребностью или со стратегической потребностью в нововведениях. Исходя из этого различают:

  1. кризисный реинжиниринг;
  2. реинжиниринг развития.

В чем сущность кризисного реинжиниринга?

Кризисный реинжиниринг вызывается резким падением объема продаж инновации в связи со снижением спроса на него или в связи с падением имиджа его продавца. Такое положение является свидетельством тенденции к снижению конкурентоспособности товара на рынке, а возможно, и к банкротству продавца. Поэтому возникает потребность в немедленном проведении мероприятий по ликвидации наметившегося кризиса. Основными причинами такого кризиса можно считать:

  • неудовлетворенность покупателей доходностью и другими привлекательными качествами данной инновации;
  • изменение политики покупателей. В частности, поворот покупателей от сиюминутной финансовой выгоды к получению доходов в перспективе от инвестиций капитала в инновации;
  • несоответствие организации и управления хозяйственным процессом требованиям времени и рыночной ситуации (в большей степени из-за личных недостатков руководителя);
  • неэффективность бизнес-процесса инноваций.

Что такое бизнес-процесс инноваций?

Бизнес-процесс инноваций представляет собой действия управленческого персонала в хозяйственном процессе и выражается множеством видов организационно-управленческой деятельности внутри предприятия, каждый из которых имеет свой вход и выход. Иначе говоря, бизнес-процесс инноваций есть упорядоченная совокупность работ во времени и пространстве с указанием их начала и конца.

Рис 1. Бизнес-процесс инновации (упрощенный вид)

На рисунке видно, что бизнес-процесс инновации в упрощенном виде включает в себя три частных бизнес-процесса:

1) Бизнес-процесс заявки на инновацию.
Начинается с четкой формулировки идеи создания данной инновации и заканчивается перечнем конкретных требований, которым должен соответствовать новый продукт или новая операция

2) Бизнес-процесс производства инновации.
Начинается с получения заказа с указанием конкретных характеристик продукта или операции и заканчивается появлением самого продукта или операции в материализованной форме в виде вещи, готовой к продаже.

3) Бизнес-процесс реализации инновации.
Начинается с выставления ее на продажу и заканчивается самой продажей, а в отдельных случаях и послепродажным сервисным обслуживанием.

В чем сущность реинжиниринга развития?

Реинжиниринг развития вызывается снижением объема продажи продукта (операции) в связи с тем, что действующая структура организации и управления хозяйственным процессом продавца по своему уровню развития уже достигла того определенного предела, выше которого продажа инновации невозможна (рис 2.).

Рис 2. График, характеризующий реинжиниринг развития

Реинжиниринг развития рассчитан на внедрение инновации для перспективной перестройки бизнес-процесса и предполагает переход от бизнес-процесса к бизнес-процесс-реинжинирингу.

Бизнес-процесс-реинжиниринг представляет собой оптимизацию и управление хозяйственным процессом и может быть проведен следующими методами:

1) Ориентация на весь процесс.
Здесь действенный результат при перестройке бизнес-процесса достигается путем реорганизации всего процесса в целом, а не при решении отдельных задач и аспектов этого процесса.

2) Ориентация на качественный скачок.
В этом случае хозяйствующий субъект при перестройке бизнес-процесса ставит своей целью не устранение каких-то отдельных недостатков в работе, а революционный прорыв (скачок) в технологии производства и продажи продукта.

3) Ликвидация закомплексованности в бизнесе.
Использование данного метода предполагает отказ от устоявшихся правил работы, от ранее незыблемых принципов ведения хозяйственного процесса и переход к новым технологиям бизнеса.

4) Использование эффективных технологий в бизнесе.
Этот метод направлен на применение более результативных форм рекламы и СМИ, которые соответствуют новым целям работы в современных условиях и в конкретной ситуации. Сюда можно отнести использование сети Интернет, консультации в СМИ, миниконференции по инновации (на предприятии, по телевидению, по радио) и др.

Кто участвует в проведении реинжиниринга?

На основе международного опыта для осуществления среднего проекта выделяют следующих участников реинжиниринга компании:

  • Лидер проекта — член высшего руководства компании, который возглавляет организацию и проведение реинжиниринга.
  • Владельцы процессов — менеджеры, отвечающие за обновляемые процессы.
  • Главный методист — специалист компании, отвечающий за развитие методик и инструментариев поддержки реинжиниринга, а также координирующий выполнение различных проектов в рамках этой кампании.
  • Команда реинжиниринга — группа специалистов (сотрудники компании, а также эксперты и разработчики, приглашенные со стороны) для проведения реинжиниринга выбранного процесса.
  • Комитет наблюдателей. Образуется из представителей высшего руководства компании. Основная цель комитета — определение общей стратегии по реинжинирингу и контроль выполнения работ по проекту.

Каким образом успешно осуществить реинжиниринг?

На сегодняшний день неудачей заканчивалась реализация примерно половины проектов по реинжинирингу. Причины неудач и факторы, способствующие успеху, постоянно исследуются. Исследователи отмечают такие факторы успеха как:

  • мотивация проекта, заинтересованное и компетентное руководство;
  • поддержка сотрудников, четко определенные роли и обязанности;
  • понятность (прозрачность) проекта, осязаемые результаты и приемлемый риск;
  • фокусирование на приоритетных целях и автономный бюджет проекта;
  • технологическая поддержка и консультационное сопровождение.

В то же время хотим предостеречь Вас от наиболее характерных и часто встречающихся ошибок:

 Не путайте реинжиниринг с усовершенствованием. Вот их основные различия:

ПАРАМЕТРЫ МЕТОДЫ
Усовершенствование Реинжиниринг
Уровень изменений Наращиваемый Радикальный
Начальная точка Существующий процесс «Чистый лист»
Частота изменений Непрерывно/единовременно Единовременно
Требуемое время Короткое Длительное
Направление Снизу-вверх Сверху-вниз
Охват Узкий, на уровне функций Широкий, межфункциональный
Риск Умеренный Высокий
Основное средство Статистическое управление Информационные технологии
Тип изменения Культурный Культурный/структурный

Не пытайтесь просто улучшить существующие процессы вместо того, чтобы полностью перепроектировать их.

 Проводя реинжиниринг, не ущемляйте ничьих интересов.

 Осуществляя реинжиниринг, не довольствуйтесь малым.

 Не завершайте реинжиниринг преждевременно и в то же время не растягивайте процесс проведения реинжиниринга..

 Не концентрируйте внимание только на бизнес-процессах, игнорируя все остальное (например, реструктуризацию компании для подготовки ее к внедрению проекта).

 Избегайте недооценки роли ценностей и убеждений исполнителей. Не отступайте перед сопротивлением сотрудников, недовольных последствиями реинжиниринга.

 Осуществляйте реинжиниринг только сверху-вниз и ни в коем случае не наоборот.

 Назначайте в качестве ответственного за реинжиниринг только компетентного менеджера.

 Выделяйте достаточное количество ресурсов на проведение реинжиниринга.

 Не проводите реинжиниринг в числе множества других мероприятий.

>Реинжиниринг бизнес процессов

Реинжиниринг бизнес процессов предприятия

Реинжиниринг в качестве приема инновационного менеджмента затрагивает инновационный процесс, направленный как на производство новых продуктов и операций, так и на их реализацию, продвижение, диффузию. Поскольку конечной целью реинжиниринга являются нововведения (т.е. инновации), то реинжиниринг в более узком понимании есть реинжиниринг инноваций.

Реинжиниринг представляет собой инженерно-консультационные услуги по перестройке предпринимательской деятельности на основе производства и реализации инноваций. Американский ученый М. Хамлер, который ввел в научный оборот термин «реинжиниринг», дал ему такое определение.

Реинжиниринг — это фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование деловых процессов для достижения резких, скачкообразных улучшений современных показателей деятельности компаний, таких как стоимость, качество, сервис и темпы.

Это определение содержит четыре ключевых понятия: «фундаментальный», «радикальный», «резкий» («скачкообразный») и «процесс». Хотя понятие «процесс» («бизнес-процесс») является в данном контексте наиболее важным, его трудно объяснить менеджерам, так как большинство из них привыкло иметь дело с задачами, работами, структурами, людьми, но не с процессами.

Бизнес-процесс — это система последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы, т.е. результаты процесса, представляющие ценность для потребителей (рис. 1).

Рис. 1. Типичные бизнес-процессы, проектируемые и совершенствуемые в ходе реинжиниринговой деятельности

Рис. 2. Классификация бизнес-процессов

Эффективность бизнес-процессов зависит от ряда показателей (рис. 3).

Рис. 3. Показатели эффективности бизнес-процессов

Направления улучшения управления бизнес-процессами приведены на рис. 4.

Рис. 4. Улучшение управления бизнес-процессами

Реинжиниринг — это фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование организации и ее важнейших процессов.

Основополагающей целью реинжиниринга бизнес-процессов является гибкое и оперативное приспособление к ожидаемым изменениям запросов потребителей: соответствующее изменение стратегии, технологии, организации производства и управления на основе эффективной компьютеризации.

Результатом реинжиниринга является улучшение важнейших количественно измеряемых показателей.

Реинжиниринг бывает успешным, только если он находится в тесной связи с организационным развитием организации.

По степени воздействия на организационную структуру различают эволюционный и революционный реинжиниринг бизнес-процессов.

При эволюционном реинжиниринге оптимизируется внутренняя интеграция различных бизнес-процессов, но не вносятся существенные изменения в функционирование организации.

При революционном реинжиниринге перепроектируются все бизнес-процессы и происходит переориентация организации на новый вид бизнеса.

При реинжиниринге осуществляется либо перепроектирование, либо совершенствование бизнес-процессов (табл. 1).

Таблица 1. Сущность реинжиниринга

Вид реинжиниринга

Ситуация для применения

Кризисный реинжиниринг (перепроектирование бизнес-процессов)

Состояние глубокого кризиса(потеря конкурентоспособности, отказ потребителей от товаров и т.п.)

Реинжиниринг развития (совершенствование бизнес-процессов)

Удовлетворительное текущее положение при нежелательных тенденциях и неблагоприятных прогнозах. Благополучная ситуация при желании ускорить и увеличить отрыв от конкурентов

В общем виде реинжиниринг решает следующие задачи:

  • способствует созданию сети связей для чрезвычайных условий (поскольку развивает горизонтальные управленческие связи);
  • создает организационные предпосылки для централизации информационных потоков (поскольку способствует получению информации, систематизированной по конкретным процессам);
  • содействует разделению функций высшего руководства и созданию сети оперативных групп (поскольку позволяет применить для этих целей технологию работы процессных команд);
  • мотивирует творческий подход, анализирует ситуации и коллективную работу (поскольку на основе этих принципов видоизменяются характер работы и роль работников при реинжиниринге);
  • позволяет успешно совмещать координацию стратегии из центра и децентрализованное исполнение решений (поскольку опирается на смешанные процессы и матричные структуры управления);
  • создает организационные условия реструктуризации предприятия (поскольку увязывает изменения структуры управления с деятельностью процессных команд).

Базовые категории реинжиниринга отражены в табл. 2.

Таблица 2. Базовые категории реинжиниринга

Базовые категории

Сущность категории

Деловая процедура

Функция, задача, цепь событий, происходящих в течение определенного времени и обладающих распознаваемым результатом

Бизнес-процесс

Горизонтальная иерархия внутренних и зависимых между собой функциональных действий, конечной целью которых является выпуск продукции или отдельных

Бизнес-система

Связанное множество бизнес-процессов, конечной целью которого является выпуск продукции в виде товаров, услуг, документов

К основным принципам реинжиниринга бизнес-процессов относятся:

  • концентрация ответственности: несколько рабочих процедур объединяются в одну (горизонтальное сжатие процесса);
  • делегирование полномочий в сочетании с самоконтролем: исполнители принимают самостоятельные решения (вертикальное сжатие процесса);
  • естественный порядок выполнения процесса, например параллельный, а не последовательный;
  • различные варианты исполнения процессов в зависимости от ситуации;
  • выполнение работы там, где ее можно сделать наиболее эффективно (вплоть до ее передачи клиенту процесса);
  • сокращение объема согласований, проверок и контроля — контроль со стороны менеджеров заменяется по возможности контролем со стороны потребителей данного процесса.

Возможные характеристики процесса реинжиниринга по основным критериям отражены в табл. 3.

Таблица 3. Характеристика реинжиниринга по основным критериям

Критерии

Реинжиниринг

Происхождение метода

Инженерные науки, консультационная практика по менеджменту

Основная идея

Радикальное переосмысление и перепроектирование предприятия или производственно-хозяйственных процессов

Принципиальная позиция менеджера

Мышление дискретными категориями, четкая постановка вопроса «Почему нужны перемены?», привлечение к участию убежденных сторонников перемен

Характер изменений

Глубокие и всеохватывающие перемены, прерывность процесса, скачкообразные изменения

Сроки реализации проектов

Несколько лет с упором на быстрый успех, измеряемый в количественных показателях

Объект изменений

Предприятие в целом или ключевые процессы

Цели

Значительное и стабильное повышение рентабельности (экономической эффективности)

Вид кризиса

Кризис ликвидности, кризис успеха

Стратегия изменений

Стратегия «сверху вниз»

Ключевые роли

Лидер, группа реинжиниринга, специалисты

Методические аспекты

Реорганизация ключевых процессов в соответствии с принятой рыночной стратегией, адаптация организационных структур и должностных инструкций,

изменение ценностных представлений, внедрение современной информационной технологии,

развитие персонала и новые методы оплаты труда

Сильные стороны

Возможность радикального обновления, шансы явного повышения рентабельности, быстрота изменений, концептуальное единство мероприятий, значительное расширение компетенции специалистов

Слабые стороны

Нестабильность в фазе изменений, ограничения во времени и действиях в связи с желанием быстро улучшить результаты, низкая социальная приемлемость

Особое внимание в методике реинжиниринга уделяется формированию команды и ее взаимодействию с коллективом организации. Процессные команды замещают старую структуру управления.

В зависимости от выполняемых работ наиболее часто используются два типа процессных команд:

  • команда объединяет совместно работающих людей разных специальностей, выполняющих рутинную и повторяющуюся работу, на длительное время;
  • команда объединяет людей для решения нестандартной и, как правило, сложной задачи. Команды подобного типа создаются на время решения задачи и по завершении проекта расформировываются. Причем один работник может быть одновременно членом нескольких команд, распределяя свое время между несколькими проектами.

Определение участников реинжиниринговой деятельности и выполняемых ими функций являются основой эффективности процесса (табл. 4).

Таблица 4. Участники реинжиниринговой деятельности и их функции

Участники

Функции

1. Лидер проекта — один из высших менеджеров фирмы

Возглавляет деятельность реинжиниринга, отвечает за идеологическое обоснование проекта, создает общий дух новаторства и ответственности

2. Управляющий комитет — члены высшего руководства, лидер проекта, менеджеры процессов

Осуществляет наблюдение, согласует цели и стратегии, интересы рабочих команд, разрешает конфликты

3. Менеджеры оперативного руководства

Разрабатывают методики и инструменты реинжиниринга, проводят обучение, координируют, помогают в формировании команд

4. Менеджеры процессов

Разрабатывают методики и инструменты реинжиниринга, проводят обучение, координируют, помогают в формировании команд

5. Рабочие команды — работники фирмы и внешние консультанты и разработчики

Осуществляют непосредственную работу по реинжинирингу

Для формирования слаженной работоспособной команды необходимы:

  • точное описание основных целей;
  • тщательная разработка бюджета;
  • идентификация ключевых ролей и фиксация объективных требований к кандидатам;
  • тщательный подбор и детальная проверка кандидатов;
  • непрерывный мониторинг, умение выявлять и исправлять ошибки.

Для осуществления реинжиниринга используются определенные инструменты (рис. 5).

Этапы проведения реинжиниринга приведены на рис. 6.

В общем случае этапы методики реинжиниринга бизнес-процессов включают следующие действия:

  • разработка проекта и выделение бизнес-процессов. Определяются цели и задачи проекта, формируется команда по реинжинирингу и определяется подход к реинжинирингу;
  • документирование бизнес-процессов. На этом этапе выполняется построение графических моделей бизнес-процессов на основе предложенной методики их документирования, хронометрируются составные операции бизнес-процессов:
  • сравнительный анализ бизнес-процессов (бенчмаркинг). Проводится анализ бизнес-процессов с целью сравнения их с бизнес- процессами передовых подразделений организации или организации-конкурента;
  • разработка образа будущей организации. Цель этого этапа- сформулировать систему взглядов на новую организацию согласно ее целям и возможностям. В команду по реинжинирингу целесообразно включать субъектов внешней среды;
  • анализ проблем и перепроектирование бизнес-процессов и технологий. Цель этапа — выявление проблемных мест технологических и бизнес-процессов:
  • внедрение новых бизнес-процессов, технологий и оценка результатов. На этом этапе необходимо сопоставить результаты эффективности функционирования бизнес-процессов с заданными в начале реинжиниринга критериями, с учетом затрат по видам функциональной деятельности.

Рис. 5. Инструменты реинжиниринга

Успех процесса реинжиниринга обусловлен определенными факторами (рис. 7).

Реинжиниринг в организациях приобретает ярко выраженную антикризисную направленность. Направленность организационных мероприятий при антикризисном управлении совпадаете динамикой изменений, происходящих при реинжиниринге.

При этом необходимо отметить следующее:

  • эффективная деятельность процессных команд может обусловить создание новых структурных единиц;
  • создание или объединение процессных команд может обусловить дробление или укрупнение предприятия;
  • создание процессных команд в новых видах деятельности способствует переходу к дивизиональной модели управления предприятием.

Рис. 6. Этапы реинжиниринга бизнес-процессов

Рис. 7. Факторы успеха реинжиниринга

Тем самым реинжиниринг повышает мобильность организации при переходе на антикризисные технологии управления, что особенно важно в современных российских условиях.

Реинжиниринг (перестройка) процесса

Реинжиниринг бизнес-процесса (РБП) — фундаментальное переосмысление и радикальная модификация бизнес-процессов для достижения перелома в работе по совершенствованию в критических текущих показателях, таких как затраты, качество, обслуживание и скорость. РБП — это философия совершенствования.

Задача РБП — достижение фундаментальных улучшений путем перепроектирования процесса таким образом, чтобы максимизировать добавление ценности, а прочие показатели минимизировать.

Этот подход можно применить как на уровне отдельного процесса, так и на уровне целой организации.

В процедуре проведения РБП можно выделить четыре фазы (рис. 8).

1. Планирование. Определяется проект РБП, формируется команда проекта и, если это возможно, определяются цели проекта.

2. Реинжиниринг, основанный на существующем процессе. Набор методов позволяет перестроить процесс, поднять его уровень, чтобы в результате резко его улучшить.

3. Преобразование. Определяют, как внедрить новый процесс с учетом существующего процесса, потребных инвестиций, обучения и т.п.

4. Внедрение. Решения, выработанные и утвержденные на двух предыдущих фазах, внедряются и меняется процесс.

Существует два принципиально разных способа применения РБП (рис. 9).

1. Систематический реинжиниринг — текущий процесс понят, документирован и проанализирован для систематического создания новых и лучших процессов.

Рис. 8. Фазы процедуры проведения реинжиниринга бизнес-процесса

Рис. 9. Способы применения РБП

Этот вид реинжиниринга проводится, опираясь на правила ESIA (erase, simplify, integrate, automate), и предполагает выполнение четырех основных действий, предназначенных для систематизации существующих процессов: уничтожить, упростить, объединить, автоматизировать.

1-й этап. Уничтожить. Исключение всех операций, которые не связаны с добавлением ценности. Эта задача очень актуальна. Например, в компании «Тойота» в расчетах большинства традиционных производственных процессов принимается, что в любое время суток 85% сотрудников заняты непродуктивной работой:

  • 5% сотрудников могут наблюдать, но не действовать;
  • 25% сотрудников чего-то ждут;
  • 30% сотрудников делают что-то, что увеличивает уровень запасов, но не добавляет ценности;
  • 25% работают, однако пользуются устаревшими стандартами и процедурами.

2-й этап. Упростить. После освобождения от всего лишнего нужно упростить до максимума все, что осталось. Обычно действие «упростить» проводится на особо сложных участках.

3-й этап. Объединить. Происходит дальнейшее облегчение движения потока от поставщика к организации и от организации к потребителю. Предприятия, которые добились создания особенно тесных связей со своими поставщиками и потребителями, обычно находятся в более выгодном положении. Они имеют большие возможности для успешного совершенствования. Типично интегрировать поставщиков основных комплектующих и их потребителей в единый процесс разработки продукции.

4-й этап. Автоматизировать. Информационные технологии, робототехническое оборудование — вот что дает мощный эффект и хорошие результаты. Однако автоматизация сложных процессов нежелательна: неопределенность может привести к большому количеству ошибок. Например, в сфере управления качеством важное значение имеет автоматизация анализа данных, собранных статистическими методам и.

2. Реинжиниринг «с чистого листа» — существующий процесс полностью разрушается и утилизируется. Новый процесс создается с нуля путем фундаментального переосмысления существующего.

Очень трудно дать общий совет, как выполнить радикальную перестройку, которая заключается в том, чтобы все разрушить и начать с чистого листа. Результат существенно зависит от творческой активности, воображения, знаний, а также наличия современных технологий и людей, способных все это воплотить в жизнь. Каждый проект РБП уникален. Вот основные вопросы, которые требуют своего разрешения.

  • Какие основные потребности мы хотим удовлетворить и для кого?
  • Почему мы хотим удовлетворить эти потребности? Согласуется ли это с общей стратегией организации?
  • Где надо удовлетворять эти потребности?
  • Когда должны быть удовлетворены эти потребности?
  • Каким образом будут удовлетворены эти потребности? Кто будет все это делать, какие нужны технологии?

Решающий фактор перестройки — творческая активность исполнителей. Чтобы разбудить воображение, дать импульс для творчества, задайте вашим сотрудникам следующие вопросы:

  • Представьте себе, что вам нужно создать образ конкурента своей собственной организации. Каким бы вы его сделали, чтобы достичь лучшего результата?
  • Как должен выглядеть идеальный процесс?
  • Если бы вы могли создать всю вашу организацию заново с чистого листа, то как бы тогда выглядели эта организация и ее конкретный процесс?

Последнее, что нужно сделать на этапе выдвижения содержательных предложений вне зависимости от выбранного способа применения метода, — разработать перечень рекомендуемых изменений в результате перестройки бизнес-процесса.


Реинжиниринг представляет собой

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *