Разъездной характер работы

РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР РАБОТЫ

Разъездной характер работы -это работа при которой работник большую часть рабочего времени проводит за пределами места расположения компании (офиса) и при этом работодателю нет необходимости оформлять работнику командировку, а достаточно закрепить в трудовом договоре или ином локальном нормативном акте, что работа носит разъездной характер.

Закрепление в трудовом договоре разъездного характера работы позволяет сократить административные издержки работодателя, а в некоторых случаях — расходы на поездки работников и оплату их труда. Конкретный перечень должностей и критерии такой работы работодатель определяет сам. Также работодатель может закрепить за работниками зоны обслуживания, на территории которых они должны исполнять основные (ключевые) трудовые обязанности. Работодателю не придется оформлять на каждую поездку работника приказ и рассчитывать ему средний заработок. Оплата рабочего времени будет производиться на основании оклада и дополнительных выплат, закрепленных в трудовом договоре.

Критерии работы с разъездным характером

Критерии разъездной работы работодатель определяет самостоятельно.

В законодательстве нет ни легального определения, ни четких критериев разъездного характера работы. Вместе с тем с учетом разъяснений государственных органов и судебной практики можно сделать вывод, что определяющими признаками разъездного характера работы являются следующие:

— исполнение основных (ключевых) обязанностей работника требует разъездов;

— значительный объем рабочего времени работник фактически проводит за пределами территории работодателя, исполняя обязанности в пределах такого времени.

Иные критерии зависят от конкретной должности работника, исполняемой им трудовой функции, частоты разъездов и могут быть определены работодателем в индивидуальном порядке. Например, в некоторых государственных органах и учреждениях показатель особого характера работы — возможность ежедневно возвращаться к месту жительства. При разработке внутренних документов компании работодатель вправе использовать формулировки из этих нормативных актов.

Также в локальном нормативном акте работодателю предстоит определить перечень должностей (профессий) с разъездным характером работы (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). Кроме того, в трудовом договоре следует закрепить обслуживаемую территорию. Именно в ее границах работник с разъездным характером работы будет совершать служебные поездки.

Законодательно не установлено, какими пределами может ограничиваться территория обслуживания. Как правило, указывают субъект Федерации или отдельный район субъекта. Впрочем, при необходимости указывают несколько субъектов Российской Федерации или всю ее территорию.

Разъездной характер работы предполагает, что значительный объем рабочего времени работник проводит за пределами территории работодателя. Следует учитывать, что в законодательстве отсутствует запрет направлять работников, которым установлен разъездной характер работы, в служебные командировки. Это возможно в тех случаях, когда такое направление не соответствует по своим характеристикам, установленным работодателем, признакам служебной поездки при разъездном характере работы. Например, если определяющим критерием разъездного характера работы является исполнение в служебных поездках основных обязанностей работника, то направление на обучение или семинар, посещение которого не входит в типичный круг обязанностей работника, должно считаться именно служебной командировкой. Аналогичный подход должен применяться, если работник направляется за пределы установленной для него зоны обслуживания.

Таким образом, при установлении работникам разъездного характера работы работодателю потребуется локальный нормативный акт с критериями такой работы и перечнем должностей, предполагающих постоянные разъезды. Зону обслуживания лучше закрепить в трудовом договоре с работником.

Работник с разъездным характером работы может выполнять обязанности в регионах, где у работодателя нет обособленных подразделений. Но создавать его специально и ставить на учет в налоговом органе не нужно. Обособленное подразделение — любое территориально обособленное от организации подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места (п. 2 ст. 11 НК РФ). Рабочее место считается оборудованным, когда созданы все необходимые для исполнения трудовых обязанностей условия и на нем работники выполняют такие обязанности.

. Если для работника с разъездным характером работы не создается стационарное рабочее место, то оснований для постановки на учет в налоговых органах обособленного подразделения по месту осуществления таких работ не возникает (письма Минфина России от 28.07.2011 № 03-02-07/1–265 , от 01.03.2012 № 03-02-07/1–50 , от 24.05.2013 № 03-02-07/1/18634).

Разграничение разъездной работы от командировки

Если работодатель изначально пропишет, какие должности (профессии) предполагают разъездной характер работ, то ему будет легче решать конфликты с работниками по вопросу оплаты труда во время разъездов. Некоторые работники могут считать, что рабочее время во время поездок должно оплачиваться по правилам, установленным для служебных командировок, то есть по среднему заработку. Его определяют путем умножения среднего дневного заработка на количество рабочих дней, проведенных в командировке. Средний заработок может оказаться выше должностного оклада, так как в базу для его расчета помимо оклада включают стимулирующие и другие выплаты, связанные с выполнением трудовых обязанностей. Например, премии, оплата за сверхурочную и ночную работу, надбавки и т. п… Поэтому работники, совершающие постоянные поездки, могут настаивать на оплате рабочего времени исходя из среднего заработка.

В такой ситуации работодателю достаточно объяснить работнику, что правила ст. 167 ТК РФ о сохранении среднего заработка распространяются только на служебные командировки. Но к ним согласно ч. 1 ст. 166 ТК РФ не относятся служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Поэтому все разъезды в рамках выполнения трудовой функции будут оплачены по окладу, то есть на условиях, о которых стороны договорились при заключении трудового договора.

Преимущества установления разъездного характера работы

При установлении работодателем разъездного характера работы: сокращается администрирование поездок. Это связано с уменьшением объема документооборота в отношении служебных поездок, так как больше не нужны приказы. Отпадает необходимость в авансовых отчетах в отношении каждой поездки, облегчается расчет заработной платы и учет рабочего времени. Уменьшаются расходы на оплату труда. Вместо среднего заработка, используемого при оплате рабочего времени во время служебных командировок, работник получает должностной оклад (если договором не предусмотрено иное). Если у работодателя предусмотрены дополнительные выплаты к окладу (премии, доплаты и т. д.), то, как правило, оклад будет ниже среднего заработка. Появляется ряд налоговых преимуществ. В частности, установление работнику разъездного характера работы позволяет избежать риска признания создания обособленного подразделения на территории, где он работает. Облегчается использование труда иностранцев. Разъездной характер работы у такого работника позволяет увеличивать время его пребывания на территории субъекта, который не указан в разрешительных документах.

Если в компании нет коллективного договора, то размер такой выплаты и условия ее назначения прописывают в локальном нормативном акте. Кроме того, размер надбавки фиксируют в трудовом договоре с работником, который попадает под критерии для ее получения (абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Помимо этого информацию о разъездном характере работы и сумму надбавки указывают в приказе о приеме на работу.

Таким образом, на практике в большинстве случаев работодатель может сократить расходы на оплату труда при установлении разъездного характера работы. Помимо возможной экономии на среднем заработке, упрощается процесс расчета зарплаты: бухгалтеру компании не придется учитывать и проверять все выплаты, включаемые в базу для расчета среднего заработка, и проводить дополнительные операции по их расчету. Также работодатель сможет более точно оценить предстоящие расходы на оплату труда в целом.

В одних компаниях принято составлять график поездок на определенный период (неделю, месяц) или вести журнал выездов. Если в организации трудятся водители, то тут не обойтись без путевых листов, а для курьерских разъездов подойдут маршрутные листы. В любом из них целесообразно предусмотреть графы для отметок о месте назначения, цели и краткого отчета по каждой поездке, времени прибытия в офис или другое помещение работодателя.

В табеле учета рабочего времени периоды служебных поездок отмечают кодом «Я» или «01». Специально выделять время разъездов и периоды нахождения в офисе не нужно. Оба периода оплачиваются одинаково.

Разъездной характер работы для иностранного работника

По общему правилу иностранный гражданин не вправе осуществлять трудовую деятельность вне пределов субъекта, на территории которого ему выдан разрешительный документ. Однако законодательство устанавливает исключения из этого правила.

В частности, иностранный работник, если он является ВКС, вправе трудиться вне пределов субъекта Федерации, на территории которого ему выдано разрешение на работу (п. 3 Приложения, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 28.07.2010 № 564н). При этом не важно, сколько времени работник — ВКС проведет в разъездах за границами субъекта, где ему выдали разрешение на работу. Такое правило действует, если у работника разъездной характер работы и это условие закреплено в трудовом договоре.

Аванс на разъезды выдают в том же порядке, который предусмотрен для командировок. За произведенные расходы работнику предстоит отчитаться, представив авансовый отчет с чеками, билетами, квитанциями и т. д. Причем делать это нужно будет в сроки, установленные работодателем, но в любом случае, с практической точки зрения, отчитываться следует не реже одного раза в месяц. На работников с разъездным характером работы не распространяется командировочное правило «о трех днях», предусмотренное п. 26 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 .

Размер и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, устанавливают в локальном нормативном акте или трудовом договоре ). Как правило, детали включают во внутренний документ и делают на него отсылку в тексте трудового договора.

В соответствии с ч.1 ст.168 ТК РФ работнику нужно оплатить проездной; кроме того, работодатель, как правило, оплачивает работнику и услуги сотовой связи. А если поездка займет несколько дней, то работник вправе рассчитывать на суточные и оплату аренды жилья.

Разъездной характер работы: как установить правильно?

Нередко работники организаций выезжают по служебным делам: торговые представители посещают клиентов для ведения переговоров о продаже товаров, сервисные инженеры занимаются ремонтом оборудования по месту расположения клиентов, курьеры развозят заказы и т. д.

Трудовой кодекс РФ предусматривает два способа организации поездок работников:

  • служебные командировки;
  • разъездной характер работы.

Рассмотрим, что представляет собой разъездной характер работы и как правильно его установить в организации.

ЧТО ТАКОЕ РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР РАБОТЫ?

Нормы Трудового кодекса РФ о разъездном характере работы немногочисленны. Это ст. 57 и 168.1 ТК РФ. Правда, ни в одной из них нет ни определения разъездного характера работы, ни указания на то, кому он должен быть установлен.

Поэтому обратимся к старым советским и более новым отраслевым нормативным актам. Например, согласно:

  • Постановлению Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 № 169/10-87 «Об утверждении Положения о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве»;
  • Приказу МЧС России от 10.01.2008 № 3 «Об организации служебных командировок военнослужащих спасательных воинских формирований МЧС России и сотрудников Государственной противопожарной службы в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий»;
  • Приказу МВД России от 15.11.2011 № 1150 «Об организации служебных командировок сотрудников органов внутренних дел и военнослужащих внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации на территории Российской Федерации»

к разъездному характеру работы могут быть отнесены:

  • работы, при выполнении которых осуществляются регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории;
  • работы на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения организации.

Какие это могут быть профессии и должности? Вероятно, любые. Трудовое законодательство не содержит ограничений.

Например, в одной организации юрист целый день проверяет договоры, а в другой — через день ездит по судам. Или в одной организации менеджер по персоналу находится все время в одном офисе, а в другой — целый день посещает торговые точки организации для работы с персоналом. Таким образом, кому из работников установить разъездной характер работы, работодатель решает исходя из специфики своей деятельности.

Работодателю следует знать отличия разъездного характера работы от командировки. В таблице представлена сравнительная характеристика:

Если в организации трудятся работники с разъездным характером работы, перед работодателем стоят следующие задачи:

  • закрепить такой характер работы в трудовом договоре;
  • компенсировать работникам расходы согласно нормам законодательства, а также наиболее выгодным для себя способом.

ВОЗМЕЩЕНИЕ РАСХОДОВ

Согласно ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых имеет в т. ч. разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы, которые должны быть подтверждены соответствующими документами (кроме суточных). В противном случае эти суммы не могут быть отнесены на расходы.

Правоприменительная практика указывает также на иную возможность возмещения расходов: для упрощения документооборота работодатель не возмещает работнику его документально подтвержденные расходы, связанные со служебными поездками, а выплачивает фиксированную надбавку за разъездной характер работы в размере, предусмотренном локальными нормативными актами (далее — ЛНА).

Чтобы решить, какой способ использовать, работодатель должен принять во внимание не только дополнительные расходы, связанные с выплатами (налогообложение, уплата страховых взносов), но и документооборот — дополнительный документооборот косвенно увеличивает расходы работодателя (оплата времени работников).

Надбавка или возмещение по документам?

1. Возмещение расходов по документам.

Такой вариант предполагает возмещение работникам фактически понесенных ими расходов на основании проездных документов. Чаще всего используется в случаях продолжительных служебных поездок работников в другие регионы и за пределы РФ.

Расходы на транспорт работник подтверждает авиа- и (или) железнодорожными билетами, проездными билетами на автобус (иной транспорт), а в случае использования личного или служебного автотранспорта — чеками, квитанциями, маршрутными, путевыми листами и т. д.

При проживании в гостинице подтверждающим документом будет кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности (п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085).

Документально подтвержденные расходы на служебные поездки не облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ) и не подлежат обложению страховыми взносами по обязательному страхованию (письма Минфина России от 22.01.2015 № 03-04-06/1626; Минтруда России от 30.09.2014 № 17-4/В-462).

Работодатель вправе определять самостоятельно, какие документы будут подтверждать нахождение работника в служебной поездке и нужно ли согласовывать эти поездки с руководством. Возможны, например, такие варианты:

  1. Работник может сообщать о необходимости служебных поездок в служебных записках, номера которых необходимо будет фиксировать в журнале учета служебных записок (может находиться у непосредственного руководителя или ответственного работника (например, секретарь)). Виза руководителя на документе будет являться согласованием.

2. Работодатель в ЛНА может предусмотреть, что документами, повреждающими поездку, являются исключительно проездные документы, и предварительное согласование с руководством не требуется.

2. Установление надбавки за разъездной характер работы.

Как правило, такой вариант используется, когда работник ездит преимущественно в пределах одной местности. В связи с этим у него не возникают расходы на проезд и проживание в других регионах или за границей, транспортные расходы относительно невелики, и размер их предсказуем (например, только на проезд в городском транспорте). Надбавку за разъездной характер работы выплачивают, если работник выполняет работы, находясь всю или большую часть времени в разъездах (например, работники строительных и транспортных организаций, курьеры, экспедиторы).

Размер надбавки действующим законодательством не установлен. В связи с тем, что Постановление Минтруда России от 29.06.1994 № 51, предусматривающее размеры указанных надбавок, утратило силу, работодатели вправе самостоятельно устанавливать любой размер таких выплат в ЛНА.

В отношении некоторых отраслей действуют еще советские нормативные правовые акты в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ. Например:

  • Постановлением Совмина РСФСР от 12.12.1978 № 579 в отношении работников речного, автомобильного транспорта и автомобильных дорог установлено, что если их работа имеет разъездной характер, то им выплачивается надбавка в размере 20 % месячного должностного оклада (тарифной ставки);
  • Постановлением Госкомитета СССР по труду и социальным вопросам и Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 № 169/10-87 установлено, что при разъездном характере работ в строительстве работникам должна быть установлена надбавка 20 %, если они находятся в разъездах 12 и более дней в месяце, и 15 % — если менее 12 дней.

Также следует проанализировать отраслевые и региональные соглашения (например, п. 3.5 Федерального отраслевого Соглашения по дорожному хозяйству на 2014–2016 гг.). Если на работодателя распространяется то или иное соглашение, установленную им надбавку за разъездной характер работ необходимо применять.

Если ни советские нормативные правовые акты, ни соглашения на работодателя не распространяются, последний вправе устанавливать любую надбавку исходя из экономической целесообразности.

В случае установления надбавки, как правило, предполагается, что ее сумма должна компенсировать не только суточные, но и транспортные, и иные возможные расходы. Поэтому в этой ситуации работникам нет необходимости предоставлять какие-либо документы, подтверждающие расходы, что значительно облегчает документооборот и не требует временных затрат на оформление документов.

При оформлении разъездного характера работы кадровой службе следует иметь в виду в т. ч. и налоговые аспекты, обсудить их с финансовой службой работодателя, чтобы выбрать наиболее приемлемый вариант.

3. Комбинированный вариант компенсации расходов.

Самым верным, на наш взгляд, является комбинированный вариант компенсации расходов — возмещение транспортных расходов и расходов по найму жилья на основании документов, а также установление надбавки для возмещения суточных. Этот вариант наиболее полно соответствует положениям ст. 168.1 ТК РФ.

ОФОРМЛЯЕМ РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР РАБОТЫ

Согласно ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий и должностей работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, ЛНА.

Чтобы у проверяющих не возникало вопросов по учету расходов, связанных с разъездным характером работы, необходимо:

  • отразить условие о разъездном характере работы в трудовом договоре с работником (ст. 57 ТК РФ);
  • утвердить перечень работ, профессий и должностей, которые носят разъездной характер, в коллективном договоре либо ЛНА;
  • установить в коллективном договоре или ЛНА порядок документационного подтверждения поездок;
  • прописать размер и порядок выплаты надбавки в трудовом и (или) коллективном договоре (ст. 168.1 ТК РФ).

Шаг 1 Разработать и утвердить ЛНА о разъездном характере работы

Это может быть отдельное положение о разъездном характере работы (далее — Положение; пример 1) или раздел в Правилах внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР). Положение и изменения в ПВТР должны быть утверждены приказом. Работники, которым устанавливается разъездной характер работы, знакомятся с ЛНА под роспись в силу ст. 68 ТК РФ.

Шаг 2 Закрепить разъездной характер работы в трудовом договоре

Если разъездной характер работы устанавливается работнику при его приеме на работу, то данное условие сразу закрепляется в трудовом договоре. Если в течение работы — с работником заключается дополнительное соглашение (пример 2). В случае несогласия последнего работодатель (при наличии оснований и соблюдении процедуры) может прибегнуть к нормам ст. 74 ТК РФ.

Шаг 3 Издать приказ об установлении разъездного характера работы

Как нам представляется, имеет смысл отразить установление разъездного характера работы в приказе (пример 3).

Если работник принимается на работу, то в приказе о приеме на работу (по форме № Т-1 или по локальной форме, разработанной работодателем) необходимо дать указание на характер его работы.

Если работник уже работал, то издается приказ в произвольной форме.

Приказ об установлении разъездного характера работы стоит издать для того, чтобы соответствующий статус работника стал известен заинтересованным должностным лицам работодателя. Содержание трудового договора, где устанавливается разъездной характер работы, не является открытой информацией для всех работников организации (например, о необходимости начислять такому работнику надбавку бухгалтер по расчету с персоналом узнает непосредственно из приказа).

Постановление Минтруда России от 29.06.1994 № 51 «О нормах и порядке возмещения расходов при направлении работников предприятий, организаций и учреждений для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу в пути на территории Российской Федерации».

Разъездной характер работы

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *