Равнозначность электронного документа документу на бумажном носителе

Статья 103.8. Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе
Комментарий к статье 103.8
Комментируемое нотариальное действие является новеллой и введено в российское законодательство в 2013 г. <1>. Цель — упрощение делового оборота. Электронный документ, удостоверенный надлежащим образом, позволяет ускорить совершение множества необходимых действий: от регистрации имущества до обеспечения сохранности важных документов. Эффект от этого действия имеет место в случае юридической подготовки сделки, где стороны находятся в различных регионах. Вместо бумажных документов, получение которых может затянуться в зависимости от скорости оказания почтовых услуг, возможно использование электронных документов, заверенных нотариально. В таком виде могут быть представлены учредительные документы, свидетельства о регистрации и любые иные документы, требуемые для проведения юридической подготовки сделки.
———————————
<1> Федеральный закон от 21 декабря 2013 г. N 379-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».
Комментируемая статья использует термин «документ». Это означает, что нотариус может удостоверить равнозначность любого документа, за исключением тех, которые перечислены в законе. В настоящее время установлены только два ограничения: во-первых, это сделки, заключенные в простой письменной форме; во-вторых, это документы, удостоверяющие личность. В отношении этих двух типов документов не допускается удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе.
Такие ограничения связаны с тем, что удостоверенный нотариально электронный документ имеет такую же юридическую силу, как и документ на бумажном носителе. Очевидно, что подобное правило не может применяться в отношении всех документов, поэтому законодатель предусмотрел исключения из него. В то же время некоторые сомнения вызывает изъятие из установленного порядка документов, удостоверяющих личность. Думается, что в связи с дальнейшим развитием информационных технологий и внедрением их в повседневную жизнь электронный паспорт будет более востребован, чем его бумажный аналог.
Важно иметь в виду, что нотариус удостоверяет равнозначность электронного документа документу на бумажном носителе не только в отношении тех документов, которые он сам удостоверил, но и в отношении любого иного документа, представленного ему заявителем.
Возникает вопрос о характере правовой работы нотариуса при совершении данного действия. Правовая работа в данном случае заключается только в определении статуса предъявленного ему документа. Во-первых, нотариус определяет критерии документа, которыми он пользуется при совершении других нотариальных действий, т.е. ему должен быть предъявлен именно документ со всеми необходимыми признаками (см. комментарий к ст. 77). Для того чтобы это сделать, он должен проанализировать соответствующее законодательство. Во-вторых, нотариус должен исключить удостоверение равнозначности в отношении тех видов документов, в отношении которых законодатель запрещает совершение этого нотариального действия. В данном случае нотариус также проводит правовую работу. Вся иная деятельность имеет скорее технический, чем юридический, характер.
Удостоверяя равнозначность, нотариус должен отсканировать представленный ему документ. Причем законодатель устанавливает специальные технические требования к создаваемому нотариусом документу в электронном виде. Они сформулированы в Требованиях к формату изготовленного нотариусом электронного документа <1>. Созданный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса <2>. Созданный файл с графическим изображением представленного документа и файл с квалифицированной электронной подписью нотариуса и представляют собой электронный документ, равнозначность которого документу на бумажном носителе удостоверена нотариусом.
———————————
<1> Требования к формату изготовленного нотариусом электронного документа, утв. Приказом Минюста России от 29 июня 2015 г. N 155.
<2> Подробнее о технических действиях, обеспечивающих совершение данного нотариального действия, см.: Косарев А.Ю. Удостоверение равнозначности электронного и бумажного документов // Нотариальный вестникъ. 2014. N 11. С. 61 — 64; Царелунго А.Б. Удостоверение равнозначности электронных и бумажных документов // Нотариальный вестникъ. 2016. N 9. С. 9 — 19.

Свидетельствование верности копий документов

Заверение копий документов — одно из самых популярных нотариальных действий. Ведь очень часто, собираясь подавать пакет документов в какую-либо организацию, в списке требований мы встречаем именно формулировку «нотариально заверенная копия паспорта/свидетельства о рождении/свидетельства о браке». Часто этой услугой пользуются, чтобы не предъявлять оригинал документа. В большинстве случаев копия, заверенная нотариусом, имеет такую же юридическую силу, что и оригинал документа.

Свидетельствование копий документов осуществляется нотариусом в порядке, предусмотренном Основами законодательства РФ о нотариате. При совершении этого нотариального действия нотариус свидетельствует верность копий документов, а также выписок из них, не противоречащих законодательству РФ. У нотариуса можно заверить копию документа, выданного юридическим лицом, гражданином или органом государственной власти.

Свидетельствование верности выписки из документа осуществляется только тогда, когда оригинал документа содержит несколько отдельных решений, не связанных между собой. В выписке должен быть отражен полный текст части документа, содержащей определенный вопрос. При свидетельствовании верности копии с копии документа, копия документа также должна быть засвидетельствована нотариально или в ином установленном законодательством Российской Федерации порядке.

В соответствии с «Основами законодательства РФ о нотариате» нотариус не свидетельствует копии документов, которые:

— имеют приписки, подчистки, неоговоренные исправления или зачеркнутые слова в тексте;

— выполнены карандашом;

— содержат нечитаемый или нечетко написанный текст, а также стертые подписи и печати;

— являются ветхими, или у них нарушена целостность.

Однако ряд требований, предъявляемых ранее к документам граждан или юридических лиц при посещении ими нотариуса, с июля 2015 года упростился. Так, статья 45 Основ теперь включает в себя новые требования к документам, представленным для совершения нотариального действия. В частности раньше требовалось, чтобы представленные для совершения нотариального действия документы были прошиты. Теперь целостность документа, изложенного на нескольких страницах, должна быть обеспечена путем его скрепления или иным, исключающим сомнения в его целостности, способом. Кроме того, появилась оговорка, касающаяся правила, которое запрещает принимать документы, имеющие неоговоренные исправления, подчистки, приписки, зачеркнутые слова. Теперь появилось исключение из этого правила. В статье говорится о том, что если имеющиеся в документе неоговоренные исправления или иные недостатки являются несущественными, для цели, ради которой представлен документ, если нотариус понимает смысл документа, и это никак не связано с фамилией, именем, отчеством, с суммами и датами рождения, то такой документ принимается.

Нотариус не свидетельствует подлинности копий следующих документов:

— документов, не легализованных на территории РФ в установленном законом порядке и не соответствующих нормам международного права;

— документов на иностранном языке (подлинность подписи переводчика на переведенном документе должна быть удостоверена нотариусом).

Заверение копии документа, объем которого больше одного листа, осуществляется нотариусом только в том случае, когда все листы оригинала прошиты (или скреплены иным, исключающим сомнения в его целостности, способом) и пронумерованы.

Обратиться к нотариусу за свидетельствованием копии документа вправе любой гражданин, в том числе и не являющийся владельцем документа.

Перед заверением копий документов нотариус должен проверить, полностью ли соответствует копия оригиналу (по информации и внешним признакам).

Заверенную копию нотариус выдает на руки заявителю только после того, как его личность будет подтверждена документально. Для этого необходимо предъявить документ, удостоверяющий личность. Предпочтительнее — паспорт.

уполномоченное государством должностное лицо, имеющее право совершать нотариальные действия от имени Российской Федерации в интересах российских граждан и организаций (юридических лиц).

Совет 1: Как заверить документ у нотариуса

Заверить копию у нотариуса может любой человек, если у него есть удостоверение личности (паспорт или иной документ). Обратиться может физическое и юридическое лицо, однако требования к копиям, которые они хотят заверить, отличаются.

На копии документа от физического лица должны быть данные паспорта и адрес по месту регистрации.

На копии документов от юридического лица должны быть все необходимые реквизиты: номер, дата, печать, подпись должностного лица и т.д.

Копию нотариус заверит, только если у клиента есть оригинал документа. Причем, если на оригинале есть исправления (приписки, подчистки), в заверении откажут.

Чтобы узнать, будет ли копия конкретного документа иметь юридическую силу, нужно заранее проконсультироваться с юристом и нотариусом, описав ситуацию, в которой клиент хочет использовать копию. От ситуации многое меняется: например, в суде даже нотариально заверенной копии в качестве доказательства может быть мало. А может быть и достаточно — зависит от дела, которое рассматривают. Слишком много нюансов в таких вопросах, и без помощи юриста не обойтись.

Однако знать, какие документы нотариус вправе заверять, а какие – нет, нужно.

Электронная цифровая подпись нотариусом

Оформление ЭЦП – современная тенденция документооборота. Ним может воспользоваться юридическое и физическое лицо. Электронная цифровая подпись нотариуса призвана удостоверить подлинность сформированного документа, являясь фактически аналогом обычной подписи. Такую возможность нотариат получил по закону, принятому в 2014 году.

Нотариусы с ЭЦП теперь могут заверять оригиналы документов, созданные в электронном виде, подтверждать подлинность копий электронных документов. Существует целый перечень позволенных нотариальных действий, которые можно производить с помощью электронной подписи.

Сегодня существуют три вида ЭЦП: простая, неквалифицированная, квалифицированная. Последняя применяется при оформлении нотариальных удостоверений. Нотариус с ЭЦП в Москве обеспечит правильность оформления всех бумаг – вы можете быть уверены, что документ будет принят всеми государственными органами и инстанциями. Фактически, такая подпись приравнивается к собственноручно поставленной, а также печати.

Оформление ЭЦП и нотариальные действия

Законодательством предусмотрено выполнение разных действий, факт которых может быть заверен электронной подписью. К ним относятся:

  • обмен документами между физическими и юридическими лицами, включая подачу документов в различные государственные реестры;
  • получение доказательной базы – ознакомление с информацией на сайтах, по электронной почте, sms-переписке, на компьютерах, планшетах, мобильных телефонах;
  • работа с реестром залогового имущества – подача соответствующего заявления, подготовка выписки;
  • удостоверение копий бумажных и электронных документов, предоставленных на альтернативных носителях;
  • подача документов для регистрации предприятий – юридических и физических лиц-предпринимателей;
  • подача заявлений для регистрации права собственности на недвижимость;
  • получение данных из Государственного реестра юридических и физических лиц-предпринимателей для удостоверения соответствующих бумажных копий документов;
  • получение данных из реестра недвижимости для осуществления сделок купли-продажи, мены, дарения, завещания;
  • сбор информации из реестров для подготовки документов при вступлении в наследство.

Электронная цифровая подпись нотариуса: особенности ее оформления

К документам, предоставляемым в целях нотариального удостоверения в электронном виде, предъявляется ряд требований:

  • нотариус формирует цифровой документ формата XML, который является оригиналом, заверяет его своей ЭЦП;
  • электронная копия оригинала, предоставленного на электронно-цифровом носителе, должна быть оформлена в PDF-формате, сканирование выполняется с такими параметрами: разрешение 200 точек, серые оттенки, цветовая глубина 8 бит/пиксель.

Эти правила необходимо соблюдать, особенно при предоставлении документации в государственные органы, судебные инстанции.

Нотариусы с ЭЦП: процедура работы

Заверению подлинности подлежат практически все оригиналы электронных документов. Их можно самостоятельно приносить в офис или отправлять электронной почтой. Процедура выглядит следующим образом:

  • сформировать оригинал документа в электронном виде (формат XML);
  • предоставить его для проверки в нотариальную контору;
  • поставить собственную цифровую подпись;
  • после этого нотариус удостоверяет аутентичность документа своей электронной подписью.

Когда требуется перевести в электронный вид бумажный документ с последующим заверением, нотариус самостоятельно обязан произвести его сканирование в требуемом формате и с необходимыми параметрами.

Только после этого ставить на нем ЭЦП. Такому действию подлежат все документы, кроме тех, которые удостоверяют личность (паспорт, водительские права).

Для удостоверения бумажных копий электронного документа необходимо:

  • распечатать документ из сервиса, в котором он был сформирован (обязательное наличие отметки о том, что бумага была подписана ЭЦП);
  • поставить на копии собственноручную подпись главы компании, печать предприятия;
  • предоставить документ для нотариального удостоверения.

Наличие ЭЦП говорит о том, что документ подлинный, он не подвергался изменениям и правкам после заверения. Она имеет полную юридическую силу, ею часто пользуются крупные компании при оформлении контрактов, страховых обязательств и прочих видов сделок. Удобство заключается в том, что оперативно может быть собран весь пакет документов, ничего не потеряется и не придет в негодность.

Если вам нужен нотариус с ЭЦП в Москве, обращайтесь в нотариальную контору на «Окской». Нотариус осуществит удостоверяющие действия быстро, в рамках законодательной базы.

По договоренности прием может проходить в кабинете нотариуса, на дому или в офисе заказчика. Для этого предусмотрен выезд к клиенту по адресу в Москве и Подмосковье.

Равнозначность электронного документа документу на бумажном носителе

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *