Работа с кассовым аппаратом

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса – это контрольно-кассовый аппарат, который оборудован встроенным фискальным накопителем, способным передавать информацию о финансовых расчетах в контролирующие органы в режиме реального времени. При совершении денежной операции данные сразу же поступают в налоговую службу и хранятся на ее компьютерных серверах. Работает такая аппаратура только при наличии доступа к интернету.

Из чего состоит онлайн ККМ

Чтобы подробнее разобраться в принципе работы такой техники, необходимо знать, из каких основных комплектующих она состоит.

Ее основу составляют три детали, встроенные в корпус с кнопками на наружной поверхности:

  1. Устройство, предназначенное для печати чеков.
  2. Фискальный накопитель. Он обеспечивает подписание чеков, их шифровку для фискального оператора и расшифровку данных от него.
  3. Сетевая карта. Она обеспечивает возможность подключения кассы к интернету. На ней есть специальные разъемы для подключения кабельного или беспроводного интернета.

Работа с онлайн-кассами

Не все знают, по какому принципу работает онлайн ККМ, и как происходит передача данных в ИФНС.

Принцип работы онлайн-кассы:

  1. Продавец, рассчитывая покупателя, вводит сумму при помощи клавиатуры и нажимает кнопку, чтобы напечатать чек.
  2. Введенная в чеке сумма и другая информация, связанная с продажей (наименование товара, количество и т.п.) передается в зашифрованном виде оператору фискальных данных. Это посредник, с которым предприниматель заключает договор на обслуживание.
  3. Оператор проверяет информацию и подтверждает ее получение.
  4. Ту же информацию фискальный оператор отправляет в Налоговую службу, и там она хранится не менее 5 лет.

На весь процесс уходит несколько секунд, так как система работает автоматизировано.

Важно! Договор с фискальным оператором предприниматель подписывает после покупки онлайн-кассы, при ее установке. Обслуживающая компания должна быть аккредитирована налоговой службой.

Требования к онлайн-кассе

Налоговой службой ведется специальный реестр онлайн-касс, разрешенных к использованию. Этот список можно посмотреть на официальном сайте ФНС. В данный перечень включена техника, которая соответствует государственным стандартам. Предпринимателям при приобретении кассовой техники нужно знать следующие современные требования, которые предъявляются к онлайн-кассам в соответствии со ст.4. Федерального закона №54-ФЗ от 22.05.2003 «О применении контрольно-кассовой техники…»:

  1. На корпусе должно быть обозначение заводского номера.
  2. Внутри должно быть установлено чекопечатающее устройство.
  3. Прибор должен иметь часы, способные отображать реальное время.
  4. Аппарат должен поддерживать работу фискального накопителя и передачу на него введенной информации.
  5. Аппарат должен поддерживать функцию формирования фискальных документов в электронном виде.
  6. Касса должна поддерживать печать бумажных чеков (исключение для интернет-магазинов, так как они чеки высылают в электронном формате).

Чем отличаются онлайн ККМ от касс старого образца

Главное отличие кассовых аппаратов нового поколения в том, что они поддерживают функцию подключения к интернету и передачи данных из фискального накопителя в налоговую службу. Но есть еще несколько существенных отличий, обеспечивающих им преимущества по сравнению со старыми ККМ. Сравнение отличий приводится в таблице ниже.

Онлайн ККТ Обычная ККТ
Подключение к сети интернет Да Нет
Хранение данных В фискальном накопителе В ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищенная)
Регистрация кассы В удаленном режиме через сайт фискального оператора или сайт ФНС При личном визите ИФНС
Передача данных в ИФНС В режиме реального времени Данные снимаются с ленты сотрудниками центра техобслуживания при личном визите
Обозначения на корпусе Заводской номер Голограмма. Ее отсутствие карается штрафами
Чек Содержит 24 реквизита Содержит 7 реквизитов
Формат чека Бумажный и электронный Только бумажный

Таким образом, аппараты нового поколения способны передавать информацию по финансовым расчетам в налоговую службу по сети интернет. Больше нет необходимости в техническом обслуживании от ЦТО. Это обеспечивает сокращение выездных налоговых проверок предпринимателей. Также чек, выдаваемый онлайн-кассами, содержит максимум информации, которая обеспечивает защиту прав и интересов потребителей.

Как пользоваться онлайн-кассой

Чтобы начать работу с онлайн-кассами, сначала нужно купить аппарат и зарегистрировать его в ИФНС. Во избежание последующих проблем, важно понимать, как происходит процесс и с чего нужно начать:

  1. Покупаете ККМ, включенный в официальный реестр онлайн-касс, разрешенных к применению.
  2. Подписываете договор с оператором фискальных данных, аккредитированным налоговой службой.
  3. Регистрируете модель в режиме онлайн через сайт ОФД или ФНС.
  4. Настраиваете аппарат для работы (подключаете к нему интернет).

Пошаговая инструкция по работе на кассе выглядит следующим образом:

  1. Продавец считает сумму покупок, выводит итог и получает деньги от потребителя в наличной или безналичной форме.
  2. Нужная сумма вводится на кассе.
  3. Печатается чек, который выдается покупателю в обязательном порядке.
  4. По просьбе клиента продавец формирует электронный чек.

В этот момент фискальный оператор получает информацию о проведенной операции, после чего сохраняет ее у себя на сервере. Раз в сутки он передает все данные в налоговую службу.

Как получить электронный чек:

  1. Покупатель предоставляет информацию о номере телефона или адресе электронной почты.
  2. Формируется электронный чек и покупателю передается ссылка на него.
  3. Данные можно расшифровать сканированием QR-штрих кода, который содержится в каждом чеке. Для этого в смартфоне должно быть установлено специальное приложение от ФНС.

Если сформирован ошибочный чек, и он уже распечатан, изменить ничего нельзя. Данные уйдут в контролирующие органы. В таком случае необходимо совершить операцию возврата, которая также передается в ИФНС. Такие ошибочные чеки необходимо сохранять и передавать их в налоговую службу по их требованию.

В начале рабочего времени кассир должен открыть смену, распечатав отчет об открытии смены, где указаны дата и ФИО кассира. По завершению рабочего дня нужно проводить процедуру закрытия смены. Во время процедуры в ОФД передаются данные о закрытии смены, количестве чеков, сумме операций, видах операций (наличный или безналичный расчет) и т.п. Меню у разных моделей касс разное, но принцип работы у всех одинаковый.

Чтобы процесс пользования был более понятным, посмотрите видео инструкцию по работе с онлайн-кассами.

Должностная инструкция кассира

Деятельность индивидуальных предпринимателей и организаций контролируется органами налоговой службы в режиме онлайн, поэтому допускать ошибки в работе с кассой крайне нежелательно. Это может вызвать ряд вопросов со стороны контроллеров и обусловить выездную проверку.

За финансово-расчетные операции материальную ответственность несет кассир или продавец. При приеме на работу в ИП или другое учреждение, их обучают работе с кассой, а при оформлении – выдают должностную инструкцию для ознакомления. В соответствии с правилами многих работодателей, в обязанности кассира входит следующее:

  1. Правильный расчет покупателей.
  2. Обязательная выдача сдачи в полном объеме.
  3. Внимательная работа с денежными средствами.
  4. Урегулирование с покупателями спорных вопросов (возврат товара и денежных средств).
  5. Сбор и сдача инкассации.
  6. Контроль за рабочим местом (нельзя допускать присутствия посторонних лиц у кассового ящика, оставлять рабочее место, работать без чековой ленты и т.п.).
  7. Открытие смены.
  8. Закрытие смены и передача выручки соответствующим лицам.

Ответственность за денежные средства, их излишки или недостачу несет продавец-кассир. При допущении ошибок, руководство вправе налагать штрафы в соответствии с внутренним регламентом организации.

Работать с онлайн-кассой легко и просто. Для продавца и обычных потребителей незаметен процесс обмена информацией с контролирующими органами, поэтому на деле все выглядит, как обычно.

Кто может работать с ККТ?

Работать с кассовым аппаратом могут только те люди, которые заключили с владельцем бизнеса договор о полной материальной ответственности (либо сам предприниматель). Также они должны научиться правильно эксплуатировать кассовый аппарат хотя бы на минимальном уровне (выбивать чеки, обнулять аппарат). Пройти обучение можно в центре техобслуживания ККТ.

Обратите внимание: перед началом работы кассы ИП или директор магазина вместе с кассиром должен открыть привод и счетчик ККТ, выбить отчетный чек и проверить совпадение сумм за последний день с контрольным журналом операциониста.

В обязанности директора также входит:

  • внесение точных показаний аппарата в кассовую книгу, заверение результатов своей подписью;
  • оформление начала новой контрольной ленты (на ней указывают номер кассового аппарата, дату начала ее использования и показания контрольного регистра);
  • выдача ключей от привода и самого аппарата ответственному лицу;
  • выдача кассиру мелких купюр и монет для сдачи;
  • обеспечение сотрудников, работающих с аппаратом, кассовыми и красящими лентами.

Как работать с ККТ

Давайте разберем, как работать с кассовым аппаратом: пошаговые действия. Первым делом включите аппарат. Некоторые устройства включаются кнопкой на задней панели, некоторые поворотом ключа в положение РЕГ. На табло должны высветиться нули: это означает, что все работает нормально. Дальнейший алгоритм работы выглядит так:

  1. Авторизация. Некоторые ККТ начинают работать только после того, как сотрудник будет авторизован. Для этого вам понадобится ввести свой служебный номер и пароль либо использовать специальную карту.
  2. Продажа осуществляется путем ввода нужной суммы. Введите правильную стоимость товара, используя цифровые клавиши. Затем нажмите кнопку классификации товара (обычно они разделены на группы, к примеру: одежда, обувь, продукты питания). Некоторые кассовые аппараты могут считывать штрих-код продукции, автоматически выбивая нужную сумму. Затем нажмите кнопку “Оплата” или “Наличные” и покупка проведется.
  3. Если у вас действуют какие-то скидки к полной цене, то их можно выбить прямо на аппарате. Введите его полную цену, затем выберите категорию товара, введите размер скидки и нажмите кнопку “%” (например, 15%).
  4. Если вам необходимо ввести несколько разных предметов в один чек, то набирайте их цену и нажимайте клавишу категории. Повторяйте данный процесс, пока не введете все товары, после чего нажимайте “Оплата”.
  5. Нулевой чек выбивается просто при нажатии на кнопку “Оплата” или “Наличные”.

Это простейшие правила пользования кассовым аппаратом. Более детально о сложных операциях вы можете узнать из инструкции к вашему устройству.

Замена ленты

Давайте рассмотрим как вставить ленту в кассовый аппарат — это приходится проделывать достаточно часто, поэтому необходимо довести данный процесс до автоматизма.

Вставить ленту несложно: потренируйтесь пару раз и научитесь

Индикатором заканчивающейся ленты является розовый маркер, который наносится в конце рулона. Если он появился, то подготовьте новую ленту. Порядок смены одинаков практически для всех устройств:

  1. Поднимите крышку, из-под которой выходит лента. Обычно она поднимается просто вверх, хотя на некоторых моделях есть защелки.
  2. Выньте старую бобину от закончившейся ленты.
  3. Отсоедините край новой ленты от рулона.
  4. Уложите ее в приемник размоткой вниз.
  5. Проведите ленту через фиксирующий вал и печатающее устройство.
  6. Закройте крышку и при помощи клавиши “ЧЛ” или “Вверх” промотайте ленту. Ее край выйдет из щели.
  7. Оборвите лишнюю бумагу и продолжайте работать.
  8. Старая лента опечатывается, подписывается и передается директору.

В замене ленты нет ничего сложного — осуществив операцию пару раз, вы научитесь делать это быстро и качественно.

Обязанности и порядок работы кассира

⇐ Предыдущая1234

При приеме кассира на работу руководитель юридического лица обязан под расписку ознакомить его с Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории республики Беларусь, после чего с кассиром заключается письменный договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности.

Кассир обязан проводить суммы принятых наличных денежных средств или денежных средств, снятых с банковских пластиковых карточек, через аппарат или систему и несет ответственность за сохранность всех принятых им наличных денег.

В соответствии с Правилами осуществления розничной торговли отдельными видами товаров и общественного питания, утвержденными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 07 апр.2004 г. № 384, кассир должен производить расчеты с покупателем в следующем порядке:

— четко назвать сумму денег, полученную от покупателя, и положить эти деньги отдельно на видное для покупателя место;

— выбить на кассовом аппарате чек;

— назвать покупателю выдаваемую сумму сдачи и вручить ее вместе с чеком;

— поместить полученные от покупателя наличные денежные средства в ящик для денег КСА или СКС.

Правильность расчета за приобретаемый товар покупатель проверяет на месте его проведения.

При возникновении спора об ошибке в выдаче сдачи покупатель имеет право потребовать от продавца проведения сверки показаний контрольной ленты КСА или СКС с фактической суммой наличных денежных средств в ящике для денег.

Кассиру или иному уполномоченному лицу запрещается иметь при осуществлении приема наличных денежных средств или банковских пластиковых карточек в денежном ящике аппарата или системы наличные денежные средства, не учтенные через аппарат или систему (кроме наличных денежных средств, выданных авансом для расходных операций перед началом рабочего дня (смены)

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной им работы другим лицам.

ЮЛ, подразделения, не имеющие по штатному расписанию должности кассира или имеющие одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагают на другого работника. С этим работником на время исполнения им обязанностей кассира заключается письменный договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, и руководитель ЮЛ, подразделения обязан под расписку ознакомить его с Инструкцией…

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь, по иной уважительной причине) находящиеся у него под отчетом наличные деньги немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем ЮЛ, подразделения. Результаты пересчета и передачи наличных денег отражаются в акте произвольной формы, в котором делается отметка об отсутствии кассира при проведении пересчета и передаче наличных денег.

При закрытии аптеки, окончании смены или по прибытию инкассатора, если он по графику прибывает до закрытия аптеки, кассир обязан:

— в соответствии с эксплутационной документацией на кассовый аппарат сформировать отчет закрытия смены (Z-отчет);

— подготовить денежную выручку и другие платежные документы;

— составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру ответственному администратору, или непосредственно инкассатору банка, оформив препроводительную ведомость.

Учет приходных и расходных кассовых операций в аптеке

Кассовые операции –оприходование в кассу наличных денег, соблюдение порядка и сроков сдачи наличных денег, прием и выдача наличных денег, оформление кассовых документов, порядок использования выручки, порядок и целевое использование наличных денег, полученных из касс банков, ведение кассовой книги и хранение наличных денег.

Все кассовые операции с наличными денежными средствами подразделяются на приходные и расходные.

Учет приходных кассовых операций

К приходным кассовым операциям в аптеке относятся:

— поступление денег от покупателей за реализованные товары;

— поступление денег от прикрепленной аптечной сети;

— поступление денег из банка на выплату заработной платы;

— возврат подотчетных неиспользованных сумм;

— поступление денежных средств от лиц, погашающих недостачу.

Поступление денег от покупателей за реализованные товары

а) поступление денег при изготовлении лекарственных форм.

Оплатив стоимость экстемпорального ЛС, посетитель получает на руки чек и квитанцию на заказанную лекарственную форму, а заказ учитывается в Рецептурном журнале (ф. 17-АП). Полученная сумма денег пробивается провизором на отдельном счетчике кассового аппарата. В конце смены или рабочего дня провизор-рецептар подводит итоги в «Рецептурном журнале» (ф. 17-АП), сверяет эти данные с показателями счетчика кассового аппарата. Выручка определяется по разнице показателей счетчика на начало и конец смены (дня).

б) Поступление денег от реализации готовых лекарственных средств.

Кассир получает от посетителя причитающуюся сумму и пробивает ее по отдельному счетчику кассового аппарата. Выручка от реализации ГЛС определяется по разнице показателей счетчика кассового аппарата на начало и конец дня, либо из общей выручки рецептурно-производственного отдела вычитается стоимость экстемпоральных лекарственных форм, учтенных в «Рецептурном журнале» (ф. 17-АП).

2. Поступление денег от прикрепленной аптечной сети. Прием выручки от прикрепленной аптечной сети по кассе аптеки оформляется приходным кассовым ордером (ф. № КО-1), подписанным бухгалтером.

Приходный кассовый ордер формы КО-1 утвержден приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 29 октября 1999 г. N 311 и применяется для приема денежных средств предприятиями, организациями, учреждениями, а также предпринимателями без образования юридического лица.

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу заполняются и регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях по форме 1 или форме 1-а. Выбор формы ведения журнала определяется руководителем, главным бухгалтером.

Прием наличных денег производится по приходным ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным. В подтверждение факта приема денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата. В кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Прием денежных средств по кассовым ордерам может производиться только в день их составления, причем после получения денег они должны быть немедленно подписаны кассиром.

Кассир обязан правильно заполнить все реквизиты приходного кассового ордера, исправления, хотя бы и оговоренные, в бланке ордера не допускаются.

3. Поступление денег из банка на выплату заработной платы;

Денежные средства на выплату заработной платы получают со счета в банке, а если аптека не имеет своего счета, то со счета ВСО по заполненным денежным чекам, подписанным руководителем предприятия и главным бухгалтером и скрепленным печатью учреждения. Чековую книжку предприятия получают в банке по заявлению и хранят ее в кассе вместе с наличными деньгами. Поступление денег оформляется приходным кассовым ордером (ф. № КО-1).

Должны ли аптеки применять ККТ?

Закон 54-ФЗ в новой редакции обязывает применять кассовую технику всех, кто осуществляет расчеты с населением, а в некоторых случаях и с юридическими лицами. Это обязанность не ставится в зависимость от сферы деятельности или формы собственности. Поэтому аптеки в общем случае кассовую технику применять должны.

Как известно, некоторым компаниям и ИП дается отсрочка до 1 июля 2019 года. Попадают ли под нее аптеки?

Отсрочка предоставляется только тем организациям, которые оказывают услуги населению, кроме общепита, и выписывают клиентам бланки строгой отчетности. Деятельность аптек по продаже лекарственных средств и медизделий не относится к категории услуг. Поэтому в данном случае отсрочка действовать не будет.

Есть еще индивидуальные предприниматели, которые также могут не ставить кассы до 1 июля 2019 года, но лишь в таких случаях:

  • если они оказывают услуги и заполняют бланки строгой отчетности;
  • если они осуществляют розничную торговлю на ЕНВД или ПСН без привлечения наемного персонала.

Специфика аптечный деятельности такова, что предпринимателю вряд ли удастся обойтись собственными силами. Но если это так, то кассу можно не ставить до 1 июля 2019 года. Правда, нужно учитывать, что если ИП наймет хотя бы одного сотрудника, то в течение 30 дней должен будет обзавестись кассовым аппаратом и поставить его на учет в ФНС.

Интернет-аптеки

До 1 июля 2018 года у онлайн-магазинов, в том числе аптек, не было обязанности применять кассовую технику. Однако с указанной даты правила изменились. И теперь при продаже товара в интернет-аптеке применять кассу и формировать чек обязательно.

Если аптека принимает оплату онлайн, то чек может формироваться в электронном виде. При этом передавать покупателю распечатанный документ необязательно. Электронный чек может быть направлен на email, который клиент оставляет при формировании заказа на сайте.

В соответствии с последними поправками в 54-ФЗ, пробить чек при удаленной продаже нужно не позже дня, следующего за расчетом. Но в любом случае он должен быть сформирован и передан покупателю не позже момента, когда ему передается товар.

Еще одно правило, которое применяется к интернет-аптекам — чек не должен пробиваться до момента расчета. Иначе говоря, если оплату принимает курьер, у него с собой должен быть кассовый аппарат. Выбивать чек заранее и прикладывать его к товару в данном случае будет неверно. Такое возможно только если оплата принимается до доставки товара.

Выбор кассового аппарата

Аппарат нужно подбирать исходя из потребностей бизнеса. Если поток клиентов большой, следует отдать предпочтение стационарным кассам, к которым удобно подключается дополнительное оборудование. Вот лишь пара моделей, на которые стоит обратить внимание:

  1. Атол FPrint 22ПТК. Отличается высокой скоростью печати и большим ресурсом печатного блока. Аппарат адаптирован под любые операционные системы.
  2. Viki Classic. Касса стабильно держит интернет-соединение и работает с любыми бухгалтерскими программами.

Аптекам с небольшим потоком клиентов подойдут фискальные регистраторы, которые подключаются к компьютеру или планшету. Их преимущество в невысокой цене и компактности. Например, можно остановиться на модели Атол 20ф или Атол 30ф.

Если доставка осуществляется курьером, понадобится мобильная касса. Такие аппараты умеют работать без подзарядки по 6-8 часов и больше. К тому же они компактные и легкие. Модели такого плана есть у многих производителей. Рекомендуем обратить внимание на аппараты линейки Меркурий, а также кассы Атол 90ф и Пионер 114ф.

Работа с кассовым аппаратом

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *