Приказ об исключении

Приказ об изменении штатного расписания — это распорядительный акт по предприятию, в соответствии с которым изменяется структура, состав или численность штата, размер заработной платы, наименование подразделений или должностей.

Содержание

Утверждение штатного расписания

Штатное расписание в государственных организациях составляют по форме Т-3, а в негосударственных могут использовать форму, разработанную самостоятельно. Но как бы оно ни было составлено, его нужно утвердить Приказом руководителя.

Но «штатку» невозможно утвердить раз и навсегда, в нее иногда приходится вносить различные изменения. В этом случае руководитель издает приказ об изменении штатного расписания.

В каких случаях необходим приказ о внесении изменений в штатное расписание

Внося изменения в штатное расписание, руководитель контролирует структуру предприятия, численность штата, и его материальное обеспечение. Приказ о внесении изменений в штатное расписание (ШР) работодатель имеет право издать при необходимости в любой момент своей деятельности. В частности, можно:

  • исключить вакантные должности или целые подразделения компании, в связи с организационными изменениями;
  • ввести новые единицы, если необходимо расширение производства, реализации или увеличение объема оказываемых услуг;
  • сократить занятые единицы, в связи с сокращением численности или штата организации (индивидуального предпринимателя);
  • изменить оклады;
  • переименовать подразделения или должности.

В любом случае решение об этом принимает руководитель, и оно обязательно оформляется специальным распоряжением. При этом поправки в ШР можно сделать двумя способами:

  • изменить старый документ;
  • утвердить новое ШР.

Важно только учитывать, что сроки от издания распоряжения до его вступления в силу могут варьироваться в зависимости от вносимых поправок. Эти сроки определены Трудовым кодексом РФ. О том, как утвердить новое ШР, мы уже рассказывали в отдельном материале. В конце статьи можно скачать образец распоряжения об утверждении документа (2020). Образец приказа об изменении штатного расписания можно разработать самостоятельно, используя примеры бланков, унифицированной формы этого документа нет.

Порядок подготовки и издания приказа

Работодатель самостоятельно принимает решение о том, каким способом изменить ШР. Например, при сокращении численности работников не обязательно утверждать и вводить этот новый локальный кадровый акт, достаточно внести изменения в уже действующий. При желании руководства организации одно ШР, утвержденное первоначально, может действовать все время. Документ только будет иметь разные версии, каждая из которых будет утверждена отдельным распоряжением.

После того как руководитель решил внести поправки, он должен дать распоряжение уполномоченному лицу, обычно это специалист по кадрам, подготовить необходимый документ. Локальные акты, связанные со ШР, являются общими по организации. Правда, чтобы выделить их из числа других, допустимо назначение им специального индекса, к примеру «ШР». Хранить такие документы желательно в отдельной подшивке, для ограничения доступа к персональной информации работников, ведь в них содержится информация о размере окладов.

Важно помнить, что если в организации есть вакантные должности, в силу статьи 25 работодатель обязан информировать об их наличии органы службы занятости. Делать это нужно каждый месяц. Поэтому держать в ШР «резервные места» нежелательно. Если человек уволился, а кандидата на его место пока нет или руководитель считает нецелесообразным брать на работу такого специалиста, должность лучше временно исключить из ШР. Тем более что вернуть ее никакого труда не составит.

Унифицированной формы такого распоряжения не существует, поэтому этот локальный акт всегда составляется работодателем в произвольной форме. Однако требования к его содержанию все же есть. В подробной статье нашего портала «Все, что нужно знать про штатное расписание в 2020 году» вы можете найти образец — Приказ о введении штатного расписания.

Все, что нужно знать про штатное расписание в 2020 году

Все, что нужно знать про штатное расписание в 2020 году

Какие сведения должны содержаться в документе

Пример приказа об изменении штатного расписания можно посмотреть в качестве рекомендации перед подготовкой документа, кроме того, необходимо ориентироваться на правила заполнения любого распорядительного акта. Приказ всегда печатается на фирменном бланке организации. В нем должно быть указано полное название фирмы, а также наименование самого распорядительного акта — «Приказ». Кроме того, к оформлению этого документа предъявляются следующие требования:

  1. В названии акта обязательно должно быть указание на его краткое содержание, например: «О внесении изменений в штатное расписание».
  2. У документа должны быть номер и дата составления.
  3. Текст должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной. В первой необходимо указать причины внесения поправок, а во второй — конкретизировать их. В качестве причин могут быть указаны, например, реорганизация фирмы, оптимизация структуры организации либо введение профессиональных стандартов.
  4. Если необходимо, в документе можно дать распоряжения уполномоченным лицам и отделам на подготовку сопутствующих процедур и документов (например, увольнение сотрудников при сокращении штатных единиц).

Подписать данный локальный акт должен директор предприятия либо уполномоченное на это лицо.

Следует обратить внимание, что в некоторых случаях (сокращение штата, корректировка окладов для действующих занятых должностей) необходимо заранее внести изменение в штатное расписание (образец приказа прилагается), то есть, дата введения поправок может не совпадать с датой самого документа, так как поправки вводятся позже. Это случается тогда, когда нормы ТК РФ требуют известить работников заранее о новых условиях, например, об увольнении в связи с сокращением их должностей или корректировок условий трудового договора (увеличение или уменьшение окладов). О таких поправках следует сообщить за два месяца, поэтому и распоряжение будет издано заранее. В других случаях (если должности вакантны) новые правила могут вступить в силу сразу.

При дополнении или удалении свободных позиций работодатель не обязан знакомить работников с вносимыми поправками. Если речь идет о нововведениях для действующих сотрудников (например, о сокращении их должностей), то с ними необходимо ознакомить под роспись. Для этого не обязательно предоставлять сам документ, достаточно направить уведомления о внесенных изменениях. В случае отказа от ознакомления придется составить соответствующий акт.

Какими приказами утвердить ШР

Сокращение структурного подразделения

Рассмотрим образец приказа, изданного в связи с сокращением целого структурного подразделения предприятия — отдела по работе с дебиторской задолженностью. Все должности в отделе не заняты, поэтому новые условия вступают в силу через два дня — в первый рабочий день после подписания локального акта. Знакомить с документом никого не нужно.

Кроме законодательных актов нашей страны, которые призваны регулировать трудовую сферу, в каждой компании есть внутренние нормативные акты.

Некоторые из них обязательны, другие разрабатываются исходя из потребностей организации.

Это могут быть:

  • инструкция по охране труда;
  • должностная инструкция;
  • правила трудового распорядка;
  • коллективный договор и др.

Эти документы отличают от других актов несколько определенных правил:

  • они утверждаются руководителем компании;
  • их действие распространяется только на работников предприятия;
  • их содержание не должно противоречить закону, ухудшая положение служащих;
  • их действие длится определенное время.

Штатное расписание — один из таких внутренних документов компании.

Законодательство

Понятие «штатное расписание» можно встретить лишь во второй части 57 статьи Уголовного кодекса Российской Федерации.

Речь там идет об обязательных пунктах трудового договора. А также в ней параллельно расшифровывается ряд понятий, таких, как должность, специальность и квалификация.

Согласно этой статье штатное расписание — это «организационно-распорядительный документ, в котором закрепляется должностной и численный состав организации, а также указывается фонд заработной платы.

Оно составляется по установленной Госкомстатом России форме и включает перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках, месячном фонде заработной платы.

По законодательству, если в договоре, заключенном сотрудником с работодателем, упоминается лишь должность или специальность, то штатное расписание — обязательный документ, который должен быть составлен по всем правилам.

Если же в договоре предусмотрено полное описание рабочих обязанностей нанимаемого человека, то расписание оформлять необязательно.

Согласно статье закона этот документ не является необходимым для ИП, он предусмотрен только для организаций.

Но по факту, при проверке федеральная инспекция оштрафует такого работодателя за нарушение Трудового Кодекса (50 тыс. руб.).

Понятие

Штатное расписание — это внутренний документ предприятия, который отражает его структуру, с обязательным перечнем профессий, должностей, специальностей, а также общую численность сотрудников, размер их заработной платы и ее составляющих.

Единого мнения насчет того, нужно или нет штатное расписание на предприятии, не существует.

Неоспоримый факт — грамотно составленный документ может помочь компании выиграть в суде спор, например, с сокращенным по штату бывшим сотрудником или избежать штрафов от проверяющих органов.

Данные, содержащиеся в документе:

  • перечень всех структурных подразделений компании, согласно иерархии;
  • сведения о численности всех штатных единиц предприятия;
  • размер заработной платы, начисляемой для каждой должности;
  • перечень всех должностей;
  • перечисление надбавок и дополнительных выплат с порядком их начисления.

Для составления штатного расписания у организации должна быть уже сформировавшаяся и устоявшаяся структура.

Именно в соответствии с ней в документе указываются все должности и штатные единицы.

Для чего нужно?

Привольно составленное штатное расписание помогает оперативно и эффективно решать ряд задач, а именно:

  • помогает руководителю и сотрудникам иметь четкое представление о структуре предприятия со всеми его подразделениями;
  • зафиксировать количество всего персонала компании;
  • проводить анализ и контроль количественной и качественной характеристик служащих;
  • контролировать и отслеживать систему оплаты труда в организации, а также размеры надбавок;
  • правильно составить трудовой договор;
  • при появлении вакансий, упрощает подбор работников.

Кроме текущих задач, штатное расписание поможет работодателю:

  • выиграть суд с бывшим сотрудником из-за сокращения;
  • объяснить отказ в трудоустройстве.

При проверке компании налоговыми органами или Фондом социального страхования этот документ тоже необходим.

Хотя его наличие и не считается обязательным, ревизоры его потребуют в любом случае, чтобы проверить правильность различных денежных начислений.

Кто составляет?

Закон не упоминает о том, кто должен составлять штатное расписание.

Это может быть:

  • руководство предприятия;
  • специально созданная группа ответственных лиц;
  • сотрудники отдела кадров;
  • сотрудники юридического отдела;
  • сотрудники экономического отдела;
  • сотрудники отдела заработной платы и организации труда.

Надо отметить, что хоть один экономист должен в обязательном порядке участвовать в заполнении документа.

Как составить штатное расписание? Подробная информация — на нашем сайте.

Как составить приказ об изменении штатного расписания? Смотрите .

Как заполнять и составлять штатное расписание в 2016 году?

Как правильно разработать и составить штатное расписание?

Для этого необходимо знать несколько правил его заполнения, использую официальную форму.

Форма и разделы

Для штатного расписания используется Унифицированная форма №Т-3.

Штатное расписание форма Т-3

Она утверждена Постановление Госкомстата РФ в 2004 году о первичных документах по учету труда. Использовать именно эту форму необязательно, но она рекомендована.

Разделы документа:

  • Официальное название организации.
  • Код подразделения.
  • Должность согласно Общероссийскому классификатору профессий и Квалификационному справочнику руководителей и специалистов.
  • Число штатных единиц организации.
  • Тарифная ставка.
  • Надбавки
  • Общая сумма заработной платы, включая надбавки.
  • Примечания.

Пошаговый алгоритм заполнения

Алгоритм заполнения штатного расписания выглядит следующим образом:

  1. Заполняется название компании согласно учредительным документам. Если предприятие имеет полное и сокращенное название, то можно выбрать любой вариант. Но во избежание спорных ситуаций, желательно закрепить выбранный вариант в любой инструкции по заполнению реквизитов компании.
  2. Заполняется номер и дата документа. Следует иметь в виду, что штатное расписание может не сразу вступить в силу, поэтому дата ставится соответствующая. Например, если документ вступит в силу 1 января 2018 года, то это число и указывается.
  3. Заполняется наименование структурного подразделения компании. В коммерческих организациях оно может быть любым, но не иностранного происхождения. Для госпредприятий соблюдение нормативов обязательно. Потому что некоторые подразделения используются, как показатель для начисления льгот при выходе на пенсию (медицинские работники, сотрудники сферы образования, работники вредных производств).
  4. Заполняется код подразделения согласно иерархии компании. Например, департамент — 01, управление — 01.01, отдел — 01.01.01, группа — 01.01.01.01.
  5. Заполняется графа «должность». Это делается в строгом соответствии с трудовым договором и трудовой книжкой. При этом для наименования разряда, специальности, категории работников используется Общероссийской классификатор профессий и Квалификационный справочник руководителей и специалистов. Сначала заполняются должности руководителей подразделений, потом их заместителей, затем специалистов и рядовых сотрудников.
  6. Заполняется число штатных единиц. Следует помнить, что имеется в виду не фактическое число сотрудников предприятия, а необходимое. Поэтому данные этой колонки могут быть долевыми (за шаг принимается значение 0,25). Для коммерческих организаций каждое значение выбирается исходя из их потребностей. Для бюджетных предприятий количество штатных рассчитывается определенным образом.
  7. Заполняется колонка «тарифная ставка». Ее значение не может быть ниже минимальной оплаты труда. Нельзя заполнять эту колонку, например, 10-15 000 рублей. Нужно указать конкретный оклад в рублях. Если он меняется в зависимости от определенных условий, то для отражения этого используются следующие колонки формы.
  8. Заполняются следующие 3 графы «надбавки» в зависимости от норм, прописанных законодательством, схемы премирования на конкретном предприятии, режима работ или наличия вредных условий труда, допускается указание сумм в рублях или процентах.
  9. Заполняется общая заработная плата, полученная путем суммирования значений колонок 5,6,7,8.
  10. Заполняются примечания, если они есть.
  11. Заполняются графы «итого». Это делается путем суммирования значений формы по вертикали (штатных единиц, окладов, надбавок и фонда заработной платы).

Образец заполнения (пример) формы Т-3 в 2016 году:

В приведенном примере оно заполнено для ООО «НЕКСТ».

Исходя из номера документа (№5) — это 5-е утвержденное штатное расписание в организации. Дата заполнения и утверждения совпадают — это 23 декабря 2015 года. А момент вступления штатного расписания в силу наступил только 1 января 2016 года, что указано отдельно.

Согласно документу, ООО «НЕКСТ» имеет только 3 структурных подразделения:

  • Администрацию (01). Подразделение включает в себя следующие должности: генеральный директор, коммерческий директор, заместитель генерального директора по АХЧ, секретарь-референт.
  • Бухгалтерию (02). Подразделение включает в себя следующие должности: главный бухгалтер, ведущий бухгалтер, бухгалтер-кассир.
  • Отдел логистики (03). Подразделение состоит из начальника отдела и логиста.

В графе №5 указаны оклады всех должностей. В колонках 6 и 7 надбавки «за интенсивность работы» и «премии молодым специалистам».

В графе №9 суммируются значения колонок 5,6,7 (графа №8 не заполнена).

В графе «итого» число штатных единиц — 10, общий оклад равен 376 000 рублей, а общий фонд заработной платы на предприятии — 477650 рублей.

Утверждение

Штатное расписание утверждается специальным приказом, что обязательно указывается (в итоговой графе документа).

Скачать образец можно здесь:

Приказ об утверждении штатного расписания

Текст приказа может быть следующим: «Утвердить штатное расписание от 15 июля 2016 года № 15 с численным составом в количестве 10 штатных единиц с месячным фондом оплаты труда 250 000 рублей».

Подписи и печати

Штатное расписание обязательно подписывается руководителем компании и главным бухгалтером.

Если документ состоит из нескольких листов, допускается подписывать каждый лист в специально предусмотренных для этого полях. Это может понадобиться, например, в организации, где сначала утверждают документ в филиалах, а затем в головном офисе.

Ставить печать на утвержденном расписании можно, но это необязательно.

Действует документ, как правило, 1 год.

Изменения в него вносят следующим образом:

  • составляют новое штатное расписание;
  • вносят поправки в уже утвержденный документ, делая пометку в нем согласно новому приказу.

В чем отличие штатного расписания и штатной расстановки?

Можно ли уменьшить оклады в штатном расписании? Узнайте .

Можно ли отменить приказ о сокращении штата? Как это сделать правильно? Читайте .

Сроки хранения

Согласно Приказу Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, сроки хранения штатного расписания определяются следующим образом:

  • по месту утверждения и разработки — постоянно;
  • в другой организации — 3 года;
  • штатно-списочный состав сотрудников — 75 лет.

Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558

Могут ли подрядчики работать по штатному расписанию?

Штатное расписание распространяется только на тех сотрудников, которые работают по трудовому договору.

Работники по договору подряда не включаются в штатное расписание, потому что их отношения с работодателем регулируются Гражданским Кодексом РФ, в котором нет упоминаний об этом документе.

Подводя итоги, можно сказать, что штатное расписание не обязательный, но необходимый документ для систематизации кадровой информации в компании и для ее эффективной деятельности, не говоря уже о том, что его наличие — гарантия успешного прохождения любых ревизий.

Штатное расписание – это документ, содержащий структуру, состав и численность работников организации. Документ составляется по унифицированной форме Т-3. Существует два способа изменения штатного расписания:

  • изменение самого расписания (в этом случае оформляется новый документ по форме Т-3);
  • издание приказа об изменении штатного расписания (в случае, если изменения не существенны).

Приказ об утверждении штатного расписания относится к документам по основной деятельности и подписывается руководителем организации (директором) или уполномоченным им лицом (например, начальником кадровой службы).

Как составить приказ об утверждении штатного расписания: образец содержания

Приказ составляется на общем бланке организации, не содержит констатирующей части и начинается сразу со слова «Приказываю». Это связано с тем, что в тексте данного документа не требуется указывать основания или дополнительные пояснения. Конечно, кадровый специалист может указать причины издания нового приказа, если они имеются, но это необязательно.

Унифицированной формы приказа об утверждении штатного расписания в трудовом законодательстве не предусмотрено, поэтому кадровые специалисты оформляют данный документ произвольно или по существующим образцам. С данным распорядительным документом необходимо ознакомить под роспись заинтересованных лиц, то есть всех сотрудников, которых касаются изменения.

Образец приказа об утверждении нового штатного расписания регистрируется в журнале регистрации распоряжений по основной деятельности и хранится в организации постоянно (ст. 19 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» от 20.12.2019 г.).

Популярные документы и процедуры:

  • Договор мены
  • Образец листа ознакомления с приказом
  • Образец договора купли продажи квартиры
  • Должностная инструкция водителя автомобиля
  • Пример должностной инструкции

Как перевести сотрудника на 0.5 ставки:

  1. Сотрудник пишет заявление о переводе его на пол ставки, или получает письменное уведомление.
  2. Составляется и подписывается дополнительное соглашение к трудовому договору.
  3. Издается соответствующий приказ с указанием обоснования данного перевода.

При необходимости изменения рабочей нагрузки может понадобится перевести сотрудника с полной ставки на половинную. Перевод оформляется как по инициативе работника, так и работодателя. Документация разрабатывается в организации, так как законодатель не запрещает изменение режима труда по данному основанию. Как перевести работника с полной ставки на 0.5 ставки, пошагово рассмотрим ниже. Чтобы кадровая инспекция не нашла нарушений в оформлении подобного изменения режима труда, вся документация должна оформляться правильно.

Изменение режима труда по инициативе работника

Рассмотрим, как происходит перевод на полставки по инициативе работника. У любого человека возникают обстоятельства, не позволяющие посвящать работе 8 часов в день. Иногда увольнение — это слишком радикальное решение, Трудовой кодекс подсказывает более мягкий вариант: возможность работать неполное рабочее время (ст. 93 ТК РФ). Переход на такой режим происходит по соглашению сторон. В сэтом случае работник пишет заявление с просьбой изменить режим труда. Это заявление на перевод на 0.5 ставки по инициативе работника, примерный бланк которого показан на иллюстрации.

Образец заявления

Несмотря на то что в стандартных случаях необходимо добиться в этом вопросе согласия работодателя, есть категории трудящихся, которым нельзя отказать в просьбе о работе на полставки. Это:

  • беременные;
  • родители или опекуны детей до 14 лет;
  • ухаживающие за больным родственником (подтвердить этот факт призвано медзаключение, в соответствии с Приказом Минздравсоцразвития от 02.05.2012 № 441н).

Как оформляется переход на неполный рабочий день по желанию работника

Шаг 1. Составляется и подписывается дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении ставки.

Образец допсоглашения к трудовому договору

Подобный перевод может быть как постоянным, так и временным. Такое условие прописывается в документах.

Шаг 2. После того как в отдел кадров поступило заявление работника, директор выразил свое согласие на перевод сотрудника на неполный рабочий день и составлено дополнительное соглашение, составляется приказ.

Образец приказа

Отделу кадров дана возможность разработать единый документ (бланка установленного образца законодателем не разработано) и оставить пустые строки для заполнения основания распорядительного акта.

Распоряжение обязательно должно оформляться в письменном виде, иметь подпись руководителя, выполняющего функции единоличного исполнительного органа компании или специально уполномоченного на осуществление данных функций лица.

Структура бланка:

  • в шапку входит: наименование организационно-правовой формы и самой организации, адрес и ИНН;
  • наименование распорядительного акта;
  • текст с указанием причины и основания для его издания. Обычно работодатель ссылается на производственную необходимость или другие причины (или на заявление сотрудника), побудившие принять такое решение. Основанием служит дополнительное соглашение об изменении режима труда и сам трудовой договор непосредственно;
  • текст приказа с конкретными распоряжениями, касающимися нового режима работы и отдыха;
  • подпись;
  • место подписи работника об ознакомлении с распоряжением.

Сотрудник, после ознакомления с приказом, подписывает его в обязательном порядке.

Изменение режима труда по инициативе работодателя

В условиях ухудшения финансового положения многих компаний и угрозы массовых увольнений возможен перевод на полставки по инициативе работодателя и это довольно распространенная мера . В этом случае сокращенный рабочий день (ст. 74 ТК РФ) вводится на срок до 6 месяцев.

Список необходимых документов при переходе на неполный рабочий день по инициативе работодателя

Если режим меняет администрация предприятия, очень важно придерживаться правил, установленных в ст. 74 Трудового кодекса РФ, поскольку такие решения вызывают много конфликтов и должны тщательно документироваться.

Об изменении условий взаимодействия необходимо предупредить в письменной форме каждого сотрудника отдельно за два месяца до даты начала их применения, изложив в уведомлении причину такого решения.

Если согласие специалиста не получено, ему предлагается другая должность в соответствии с квалификацией и состоянием здоровья (необходимо предложить все подходящие имеющиеся вакансии). При отсутствии такой вакансии или в случае отказа сотрудник увольняется по соответствующему основанию. Все документы должны выполняются в письменном виде и их необходимо подшить в дело.

Если согласие на новые условия получено, оформляется дополнительное соглашение аналогично показанному выше.

Таким образом, список необходимых документов выглядит следующим образом:

  • письменное уведомление (в соответствии со ст. 74 ТК РФ, если инициатива в изменении условий взаимодействия исходит от администрации предприятия);
  • дополнительное соглашение;
  • приказ.

Приказ об исключении

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *