Приказ о графике отпусков

Когда писать приказ

График отпусков составляется заранее – не позже чем за две недели до наступления года, по которому распределяется отпускное время. При этом, в процессе создания графика должны учитываться как пожелания сотрудников, так и производственная необходимость.

Предварительный график обязательно должен быть передан на согласование в профсоюзный орган (если таковой имеет место быть на предприятии), затем с приказом должны быть под роспись ознакомлены все работники организации (если этого не сделать, вполне могут возникнуть споры и разногласия с сотрудниками, доходящие до судебных разбирательств).

График отпусков является документом обязательным к исполнению, какие-либо корректировки могут вноситься в него только при взаимном согласии работника и работодателя, при условии, что это никоим образом не отразится на функционировании компании и не затронет интересов других сотрудников. Также изменения могут вноситься при приеме на работу новых сотрудников и в связи с вынужденными и форс-мажорными обстоятельствами.

Следует отметить, что в график вносятся все виды отпусков:

  • плановые,
  • дополнительные,
  • «прошлогодние»,
  • а также отпуски, оформляемые на «совместителей».

Также при его составлении в первую очередь следует учитывать мнение «льготников», т.е. тех сотрудников, которые по закону могут сами для себя выбирать отпускное время, не учитывая пожеланий работодателя и тех, кто относится к «особым» категориям:

  • несовершеннолетних,
  • инвалидов,
  • сотрудников с ненормированным рабочим днем (в этих случаях длительность отпуска нестандартна).

Правила составления приказа

Как любой другой приказ, данный документ на сегодняшний день не имеет строго установленного, унифицированного образца, поэтому он может составляться в свободном виде. Довольно часто сотрудники компаний используют старую, привычную типовую форму или внутренний разработанный шаблон написания приказа (который должен утверждаться в учетной политике организации), но вне зависимости от того, какой вариант будет выбран, документ всегда должен содержать ряд необходимых сведений:

  • в первую очередь это название компании,
  • дата составления документа,
  • сведения о должностном лице, от имени которого пишется приказ
  • и его подпись,
  • а также собственно содержание документа
  • и подписи всех сотрудников, которые в нем упомянуты.

При этом сам график отпусков может быть включен в приказ в «натуральном виде» или же указан в качестве приложения (это особенно актуально тогда, когда сам график в силу большого количества работников предприятия представляет из себя многостраничный документ).

Удостоверять приказ печатью предприятия не надо, поскольку он относится к внутренним документам фирмы, кроме того, начиная с 2016 года юридические лица имеют полное законное право не использовать для визирования документов оттиски штампов и печатей.

Приказ может быть написан как от руки (в последнее время этот способ применяется крайне редко), так и напечатан на компьютере, оформлен как на фирменном бланке организации (очень удобно – не нужно лишний раз вносить реквизиты), так и на обычном листе А4 формата. Составляется он обычно в одном экземпляре, который после ознакомления и подписания всеми упомянутыми в нем лицами, передается на хранение в архив предприятия, где и содержится в течение установленного для подобного рода документов, времени.

Пример составления приказа

Этот образец приказа имеет вполне стандартную форму и может быть общеприменим (с небольшими индивидуальными корректировками).

Оформляем «шапку» документа

В начале документа пишется полное наименование организации, затем указывается номер приказа (по внутреннему документообороту), вписывается населенный пункт, в котором работает компания, а также дата его составления.

Оформляем «тело» документа

Затем идет собственно приказ: сначала тут указывается ссылка на основание (обязательно должна быть в любом приказе — в данном случае это статья 123 ТК РФ) а затем подробно прописывается несколько пунктов.

  1. В первом обычно фиксируется сам факт утверждение графика с указанием года, на который он распространяется.
  2. Во втором пункте назначается ответственное лицо за сбор подписей об ознакомлении с графиком и приказом (чаще всего в роли такого сотрудника выступает специалист отдела кадров, иногда секретарь).
  3. В третий пункт вносятся необходимые указания в адрес бухгалтерии.

После этого в отдельной строке вписывается приложение (собственно сам график), а также ниже ставятся подписи руководителя организации и сотрудников, на которых возложены функции по исполнению приказа.

Нужен ли приказ об утверждении графика отпусков

Ст. 123 Трудового кодекса указывает на обязательное утверждение графика отпусков на предприятии. Руководство обязано принять меры для разработки и утверждения графика не позднее, чем за 2 недели до наступления года, для которого он составляется. Исходя из положений трудового права, график отпусков необходимо утвердить до 17 декабря года, предшествующего году отпусков. Так, график отпусков на 2020 год подлежит утверждению не позднее 17 декабря 2019 года. График отпусков в дальнейшем может корректироваться и дополняться новыми сведениями.

Мнение юриста Дмитрий Иванов Центр правовой поддержки Задать вопрос юристу

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-33-98.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

График отпусков требуется обязательно согласовать с профсоюзной организацией (если такая функционирует на предприятии), а также ознакомить с ним каждого сотрудника под подпись. Он составляется в свободном формате, но обычно работодатели используют типовую форму Т-7.

В дальнейшем утвержденному графику должны следовать как руководство компании (которое не имеет права самовольно не отпустить сотрудника в отпуск в утвержденные в графике сроки), так и сотрудники (которые не вправе нарушать сроки ухода в отпуск).

Отсутствие графика отпусков на предприятии грозит работодателю привлечением к административной ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП. Штраф для должностных лиц по ней составляет 1-5 тыс. р., для юрлиц – 30-50 тыс. р.

В процессе составления графика оплачиваемых отпусков здесь учитываются как ежегодные оплачиваемые отпуска, так и неиспользованные сотрудниками в прошлые годы, дополнительные отпуска и отпуска для совместителей.

Обычно утверждение графика отпусков руководством оформляется через приказ. Приказ не является обязательным документом: для того, чтобы график приобрел юридическую силу, он должен содержать дату и подпись руководства. Но обычно именно приказной порядок утверждения документов используется в практике работы российских компаний. Иногда в указанном приказе не только отображается сам факт его утверждения, но и прописывается другая важная информация. Например, указываются ответственные за соблюдение графика должностные лица.

Таким образом, разработка приказа об утверждении графика отпусков не является обязательной. Этот документ составляется по желанию работодателя, если это принято действующей в компании системой документооборота.

Как составить

Так как приказ об утверждении графика не является обязательным, то какие-либо требования к его подготовке в Трудовом кодексе не содержатся.

Приказ оформляется по факту разработки графика в сроки, предусмотренные ст. 123 Трудового кодекса. То есть приказ об утверждении графика отпусков не может быть составлен позднее 17 декабря.

Приказ составляется в произвольной форме и не имеет утвержденного формата, обязательного для исполнения. Компания-работодатель может утвердить свою форму приказа, которой будет ежегодно пользоваться.

Для придания приказу юридической силы целесообразно включить в него следующие моменты:

  1. Официальное наименование работодателя.
  2. Номер документа, согласно принятой системе нумерации.
  3. Сущность документа: «Утвердить график отпусков на ___ год».
  4. Перечень лиц, которые ответственны за подготовку приказа и соблюдение графика отпусков (необязательно).
  5. Подпись руководителя.
  6. Подписи лиц, которые указаны в качестве исполнителей.
  7. Дата подготовки приказа.
  8. Место подготовки приказа (город).

В качестве приложения к данному документу выступает непосредственно утвержденный график. Вносить сам график в текст приказа нецелесообразно, так как обычно это весьма весомый документ.

Формат документа и образец

Приказ следует оформить на отдельном листе стандартного формата (А4). Можно набрать этот документ на компьютере либо написать его от руки. Документ составляется в единственном экземпляре.

Печать на приказе ставить необязательно, так как он относится к документам внутреннего документооборота компании.

Впоследствии приказ передается на хранение в архив, где он должен находиться в течение всего периода, установленного для приказов. Согласно пп. «в» п. 19 Перечня типовых управленческих документов, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 2010 года №558, приказ следует хранить в течение 5 лет.

При подготовке приказа можно использовать готовый образец приказа об утверждении графика отпусков, который можно посмотреть поссылке.

Таким образом, утверждение графика отпусков является обязательной процедурой для каждого работодателя. Это правило прописано в ст. 123 Трудового кодекса. Тогда как приказ об утверждении графика отпусков не является обязательным документом, и его отсутствие не станет нарушением норм трудового права. Работодатель составляет и утверждает приказ по своему желанию. Сделать это он должен не позднее 17 декабря года, который предшествует выходу сотрудников в отпуск.

Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-33-98.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно! Рейтинг автора 73Автор статьи Виталий Куракин Юрист Написано статей 296

График отпусков на год: нюансы оформления

Ст. 123 ТК РФ обязывает работодателя до начала очередного календарного года утверждать составленный график отпусков работников. К особенностям этого документа относятся:

  • необходимость его утверждения ежегодно не позднее чем за 2 недели до начала очередного года;
  • обязательность согласования с профсоюзным органом (при наличии);
  • непременность ознакомления с ним каждого работника;
  • обязательность его как для работника, так и для работодателя;
  • создание с учетом наличия у ряда работников преимущественного права выбирать период ухода в отпуск.

Поскольку утверждению подлежит уже готовый график, работа по его созданию начинается заблаговременно и может быть инициирована соответствующим приказом руководителя.

При составлении графика в нем отражают такие виды оплачиваемых отпусков:

  • ежегодный;
  • дополнительный;
  • неиспользованный в предшествующем году;
  • оформляемый совместителем.

Вступивший в действие график может в дальнейшем корректироваться (например, в связи с переносом отпуска или отзывом из него) и дополняться (данными по вновь принятым на работу сотрудникам).

О том, что нужно сделать для отзыва работника из отпуска, читайте в материале «Оформляем отзыв из отпуска работника — образец приказа».

Отсутствие утвержденного графика отпусков может привести к наказанию работодателя в виде штрафа (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • от 1 000 до 5 000 руб. для ИП и должностных лиц;
  • от 30 000 до 50 000 руб. для юрлиц.

Нужен ли приказ об утверждении графика?

Составлять график отпусков можно по форме, разработанной работодателем самостоятельно. Однако обычно для этой цели удобно применять типовую форму Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Данная форма содержит поля для отражения всей необходимой для этого документа информации и допускает введение дополнительных граф и строк, если в этом возникает необходимость.

Обязательными реквизитами этого документа являются дата составления и утверждающая подпись руководителя. Таким образом, дополнительно утверждать график отпусков не требуется. Поэтому отдельный приказ о его утверждении не является обязательным, но может составляться, если это принято действующей системой документооборота. При этом дата такого приказа должна вписываться во временные ограничения сроков, установленных для утверждения графика отпусков ст. 123 ТК РФ.

Целесообразность такого документа может быть оправдана отражением в нем какой-то дополнительной информации, относящейся к утверждаемому графику. Например, назначением ответственных за его соблюдение.

Обязательно ли издавать приказ о подготовке графика отпусков?

Ответ на вопрос:

О подготовке графика отпусков издавать приказ не обязательно, но целесообразно.

В общем случае Трудовой кодекс не устанавливает обязанность согласовывать период предоставления отпуска с работником. Такое требование предусмотрено только при делении отпуска на части (ч. первая ст. 125 ТК РФ). Таким образом, работодатель может самостоятельно определить, когда работник пойдет в отпуск, например, на 28 календарных дней и утвердить этот период графиком отпусков.

Вместе с тем, как правило, при планировании графика отпусков, мы учитываем пожелания работников. При этом нужно учитывать и интересы работодателя, численность организации, специфику деятельности организации: технологические особенности, периоды спада и активности в работе. Поэтому, целесообразно, до утверждения графика отпусков, провести подготовительный период. Причем поручить его конкретным работникам. Для этого издают приказ «О подготовке графика отпусков». Форма документа произвольная. В нем укажите срок, до которого нужно представить списки сотрудников с указанием предполагаемых сроков отпусков. Ознакомьте с приказом всех перечисленных в нем сотрудников под роспись.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ситуация. Как составить график отпусков

Очередность ухода сотрудников в отпуск пропишите в графике отпусков. Для его оформления используйте форму № Т-7 или самостоятельно разработанную форму.

При планировании графика учтите специфику деятельности организации: технологические особенности, периоды спада и активности в работе. До составления графика отпусков работодатель может запросить у сотрудников информацию о планируемых датах отпусков. Для этого работодатель издает приказ о подготовке графика отпусков в произвольной форме. Учитывать пожелания по срокам отпусков всех сотрудников без исключения законодательство не требует. Если в организации есть профсоюз, то при составлении графика учтите его мнение.

График составляют один раз в год на следующий календарный год. Утвердить график отпусков на новый год нужно не позднее двух недель до начала следующего года, то есть до 17 декабря. Но если эта дата выпадает на выходной, то последним днем срока считается пятница. Например, в 2017 году 17 декабря это воскресенье. Значит, график отпусков на 2018 год нужно утвердить не позднее 15 декабря 2017 года. Новой организации утверждать график на год, в котором ее создали, не обязательно.

График отпусков подписывает руководитель кадровой службы и утверждает руководитель организации.

Исполнение утвержденного графика обязательно как для работодателя, так и для сотрудников.1

Об этом говорится в статье 123 Трудового кодекса РФ.

Внимание: за отказ исполнять график отпусков работодателя можно привлечь к административной ответственности за нарушение трудового законодательства, а сотрудника – к дисциплинарной. На это указывают и суды, см., например, постановление Президиума суда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 6 ноября 2015 г. № 44Г-53/2015.

Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Из ответа «Как оформить предоставление ежегодного отпуска»

Приказ о подготовке графика отпусков

ПРИКАЗ № 3

о подготовке графика отпусков на 2018 год

г. Москва 16.11.2018

Для своевременного составления графика отпусков на 2018 календарный год и в целях

исполнения требований статьи 123 Трудового кодекса РФ, а также для обеспечения

нормальной работы организации

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Руководителям структурных подразделений в срок до 8 декабря 2018 года представить в

отдел кадров списки работников подразделений с указанием предполагаемых сроков

ежегодных оплачиваемых отпусков.

2. Руководителю отдела кадров Е.Э. Громовойсоставить проект графика отпусков

работников организации на 2018год и представить его на утверждение не позднее 15 декабря

2018 года.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Директор ____________ А.В. Львов

С приказом ознакомлены:

«Альфа»

ИНН 7708123456, КПП 770801001, ОКПО 98756423

полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)

Руководитель отдела кадров Е.Э. Громова
16.11.2018
Главный бухгалтер А.С. Глебова
16.11.2018
Руководитель юридической службы Е.В. Иванова
16.11.2018

Руководитель

производственного отдела

Ю.И. Колесов
16.11.2018

С уважением и пожеланием комфортной работы, Ирина Павлова,

эксперт Системы Кадры

Приказ о графике отпусков

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *