Преимущества электронного документооборота

Системы электронного документооборота

Автоматизация работы с документами до сих пор остается одним из важнейших направлений современного делопроизводства. Преимущества использования систем электронного документооборота оценили большинство современных организаций: начиная с государственных структур, заканчивая небольшими частными компаниями. Они значительно упрощают деятельность, связанную с рутинной бумажной работой: сокращают временные и материальные затраты, обеспечивают безопасность информации, поддерживают прозрачность бизнес-процессов. У большинства руководителей уже не возникает вопроса, зачем нужна СЭД. В современных компаниях она становится необходимым элементом ИТ-инфраструктуры.

СЭД представляет собой специализированное программное обеспечение, предназначенное для работы с неструктурированными документами. Она позволяет создавать, изменять, искать и передавать любую цифровую документацию. В некоторых случаях СЭД может эволюционировать в ECM-систему (Enterprise content management), которая носит более масштабный характер. Система управления корпоративным контентом выполняет все функции СЭД и вместе с тем обладает технологиями управления информацией.

Нормативная база в области СЭД

Несмотря на растущую популярность автоматизированных систем, деятельность их разработчиков практически не регулируется на законодательном уровне. При создании программного обеспечения и его внедрении в качестве ориентира используются следующие нормативно-правовые акты:

  • N149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
  • ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело;
  • ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации;
  • N1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»;
  • Постановление Правительства № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
  • N152-ФЗ «О персональных данных»;

Функции электронных систем документооборота

Ответом на вопрос, зачем нужна СЭД могут служить те качественные изменения, которые система электронного документооборота вносит в большинство процессов работы с документами. К основным функциям СЭД относятся:

  • Создание, регистрация, обработка, передача и хранение документации;
  • Отслеживание изменений в документах и контроль срока их исполнения;
  • Создание справочников;
  • Движение документов, передача прав на их применение, рецензирование и исправление;
  • Формирование отчетов;
  • Разграничение доступа;
  • Контроль версий;
  • Автоматизация главных участков делопроизводства;
  • Управление заседаниями, совещаниями, договорами.

Задачи СЭД в делопроизводстве на разных организационных уровнях

Многие руководители задаются вопросом, зачем нужна СЭД им лично. Большинство видит в ней лишь инструмент службы делопроизводства, технологию, не влияющую на административные процессы. Однако она значительно облегчает взаимодействие разных иерархических уровней организационной структуры, позволяя оперативно обмениваться актуальной информацией и принимать решения на ее основе.

Задачи СЭД можно классифицировать в соответствии с уровнями управления компанией:

  • Руководство компании, главы структурных подразделений:
    ○ оперативное получение данных, необходимых для принятия управленческих решений;
    ○ контроль исполнения документов;
  • Помощники руководителей, секретари, референты:
    ○ быстрый и точный поиск служебной документации;
    ○ контроль исполнительской дисциплины;
    ○ сокращение сроков подготовки проектов;
    ○ ускорение процессов согласования и утверждения;
    ○ облегчение подготовки мероприятий;
  • Финансово-экономическая и бухгалтерская служба:
    ○ сокращение сроков передачи из филиалов в головную организацию;
    ○ снижение риска потери первичной документации;
    ○ сокращение временных затрат на подготовку отчетов, подборку документов для сверок или проверок органов государственного надзора;
  • Юридическая служба
    ○ уменьшение трудоемкости работы по подготовке договоров, соглашений, контрактов;
    ○ контроль сроков исполнения;
    ○ оперативный поиск локальных нормативных актов.

Скачайте документы по теме:

  • Инструкция по делопроизводству (фрагмент). Организация документооборота
  • Журнал учета поступления и выбытия электронных документов
  • Журнал учета миграций и перезаписей электронных документов
  • Инструкция по работе с корпоративной электронной почтой
  • Должностная инструкция администратора баз данных

Преимущества использования систем электронного документооборота

Среди существующих на рынке систем электронного документооборота принято выделять: системы делопроизводства, цифровые архивы, системы workflow и ECM. Все они различны по количеству поддерживаемых функций, однако, обладают схожими преимуществами, практически полностью снимающими вопрос о том, зачем нужна СЭД в современной компании. Она обеспечивает:

  • Безопасность;
  • Версионность;
  • Моментальный поиск;
  • Оперативное формирование отчетов и уведомлений;
  • Маршрутизацию;
  • Интеграцию с web;
  • Систематизацию документации в базе данных;
  • Сканирование и распознавание бумажных оригиналов;
  • Возможность создания резервных копий;
  • Информационную поддержку бизнес-процессов.

Технические возможности СЭД

Система электронного документооборота имеет ряд очевидных преимуществ перед традиционными технологиями делопроизводства. Внедрение новых технологий позволяет расширить функциональные возможности СЭД. Примером таких технологий могут служить:

  • Сканирование и распознавание бумажной документации

Сканирование и распознавание корреспонденции при получении, передача бумажного оригинала в архив и предоставление сотрудникам его цифровой версии для дальнейшего использования помогает систематизировать входящие документальные потоки.

  • Использование медиа-технологий

Современные СЭД позволяют обмениваться не только графическими изображениями и текстовыми файлами, но поддерживают большинство существующих медиа-форматов. Мультимедиа позволяют более емко представить поставленные перед подчиненными задачи, передать особенности требуемой реализации.

  • Электронная подпись

Технология электронной подписи повышает информационную безопасность СЭД. Она позволяет удостоверять авторство служебных актов, облегчает процесс согласования между руководителями разных организационных уровней.

  • Шифрование конфиденциальной документации и каналов ее передачи

Шифровка облегчает передачу документов высокого уровня секретности, а также помогает регламентировать доступ к ним с помощью цифровых ключей.

  • Массовая рассылка

Интеграция с электронной почтой дает возможность оперативно рассылать распоряжения и уведомления большому числу сотрудников, что значительно повышает оперативность исполнения заданий.

  • Печать отчетов

Еще один пример того зачем СЭД нужна современной организации можно увидеть в возможности автоматизированного формирования отчетов. Это способствует значительной экономии времени и повышению эффективности работы каждого сотрудника.

Внедряя систему электронного документооборота, большинство компаний в первую очередь думает об экономических выгодах автоматизации. Тем не менее, оценка системы по уровню снижению затрат верна лишь частично. Основная задача подобных систем — повышать качество административных решений. Если СЭД помогла решить первоначальные задачи проекта внедрения, значит ее использование оправдано, и ответ на вопрос: зачем нужна СЭД, уже найден.

Ожидания преимуществ от внедрения СЭД

По результатам исследования CNews Analytics, при внедрении системы электронного документооборота организации ожидают получить следующие преимущества:

Источник: CNews Analytics (по данным опроса)

Таким образом, преимущества автоматизации документооборота – не только в ежедневном, но и долговременном эффекте от использования СЭД. Вы получаете удобный инструмент для организации работы руководителей, их помощников и советников, специалистов (исполнителей), служб документационного обеспечения, IT-специалистов. Ключевыми преимуществами использования СЭД станут оптимизация бизнес-процессов, совершенствование системы управления организацией и общее повышение качества деятельности компании.

Из этих преимуществ следует эффективность работы всей организации:

  • Уменьшаются затраты.

  • Повышается качество обслуживания заказчиков, а значит, и повышается их лояльность.

  • Как следствие, повышается удовлетворенность клиентов.

  • Увеличивается скорость реагирования на запрос.

  • Возможность контролировать все происходящие бизнес-процессы в режиме реального времени.

  • Обеспечивается лучшая управляемость – можно планировать и контролировать исполнение планов и быстрее реагировать на изменения внешней среды.

  • Увеличивается скорость распространения информации по компании. В крупных компаниях с огромным объемом документооборота даже небольшие задержки в перемещении документов, умноженные на плотность их потока, очень существенны.

  • Изменение корпоративной культуры – внедрение СЭД приводит к созданию более эффективных деловых коммуникаций между структурными подразделениями организации и внутри самих подразделений.

  • Улучшение морального климата и степени удовлетворенности сотрудников своим трудом.

  • Более быстрое и качественное принятие решений.

  • Обеспечение соответствия существующим правилам и законам.

  • Повышение привлекательности для инвестиций.

  • Облегчение внедрения системы управления качеством.

  • и многое другое.

Эффективность внедрения систем ЭОС для различных категорий пользователей организации:

  • Руководителям. Оперативно принимать решения по документам и предоставляет эффективные средства контроля их исполнения.

  • Должностным лицам (исполнителям). Предоставление «виртуального рабочего места», на котором имеются простые и удобные средства для работы с деловыми документами неограниченного числа пользователей.

  • Службе документационного обеспечения. Профессиональное решение для ведения как традиционного, так и электронного документооборота.

  • Помощникам руководителей и секретарям-референтам. Поддержка качественного информационного и документационного обеспечение руководства.

  • ИТ-специалистов. Гибкие механизмы настройки и администрирования системы, возможности интеграции с любыми бизнес-приложениями.

Хотите узнать больше об использовании СЭД для повышения эффективности вашего бизнеса? Закажите презентацию системы у себя в офисе!

Результатом внедрения новых технологий в область обработки информации является стремительное повышение производительности, сравнимое с тем, которое дали стандартизации и сборочные конвейеры в начале промышленной революции. В информационном обществе, когда большинство работающих занято производством, хранением и переработкой информации, организации, не использующие информационные технологии, оказываются неконкурентоспособными.

Недостатки традиционного «бумажного» документооборота

«Бумажный документ» – информация, зафиксированная на бумажном носителе и неразрывно связанная с ним, обладающая определенными реквизитами, такими, как дата, подпись и т. д.

Главной особенностью (недостатком) бумажного документа является именно его привязка к материальному носителю. А значит, в случае потери, уничтожения носителя утрачивается и непосредственно документ, вся информация, зафиксированная в нем.

Очевидно, что в век информационных технологий традиционная схема управления документооборотом не способна справиться с существующими объемами работы.

При работе с документами на всех предприятиях, ведущих классический «бумажный» документооборот, возникают практически одинаковые проблемы:

  • неизбежная потеря документации и, как следствие, информации, зафиксированной в ней;

  • накопление огромного количества документов, назначение и источник появления которых неизвестны;

  • длительная подготовка и согласование документации, а следственно, низкая скорость обработки информации и реакции на новые воздействия;

  • противоречивый характер принимаемых решений ввиду низкой скорости передачи документов и информации лицам, принимающим решения;

Как результат, традиционный документооборот содержит значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда даже противоречат друг другу.

Внедрение автоматизированной системы делопроизводства и документооборота является единственным способом решения таких проблем.

Основные принципы автоматизации документационного обеспечения

Повысить эффективность работы с документами можно, изменив тип носителя информации. На применение того или иного носителя влияют следующие факторы:

  • стоимость хранения информации;

  • стоимость (время) поиска нужной информации;

  • стоимость коллективного использования информации;

  • стоимость (время) передачи документа от одного сотрудника к другому.

Использование компьютеров для создания, оформления, хранения и передачи стало предпосылкой к появлению электронного документа.

Структура ЭД включает в себя две части: общую (содержание документа и информация об адресате) и особую (электронная цифровая подпись).

Электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, который позволяет установить отсутствие утраты, искажения или изменения информации в электронном документе, а также подделки подписи обладателя электронной цифровой подписи. ЭЦП защищена от подделки, получается в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа.

В соответствии с законодательством, документ в электронном виде приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу.

Преимущества электронного документооборота

Автоматизация документооборота является важнейшим аспектом повышения конкурентоспособности любой компании. Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) существенно упрощает поиск и хранение документов, решает проблему управления правами доступа и, как следствие, многие проблемы, возникающие в процессе документационной деятельности.

Основными задачами внедрения СЭД являются:

  • эффективное управление документопотоками на предприятии;

  • централизация хранения документации;

  • повышение контроля исполнения работ по документам;

  • облегчение доступа к информации для принятия управленческих решений;

  • повышение информационной безопасности предприятия .

Все преимущества от внедрения СЭД делятся на два типа: тактические и стратегические.

Тактические преимущества обусловлены в основном сокращением затрат, такие преимущества достаточно легко определить и измерить:

  • освобождение офисных площадей;

  • снижение затрат на копирование и расходные материалы;

  • снижение затрат на доставку информации в бумажном виде (особенно значимо при внешнем документообороте);

  • снижение затрат на ресурсы: люди и оборудование.

Для оценки экономического эффекта от внедрения в организации СЭД на этапе концептуальной проработки можно произвести несколько гипотетических расчетов.

«Средний» сотрудник выполняет в день 10 операций по поиску различных документов, для выполнения каждой операции требуется в среднем 2 минуты. В 10% случаев сотрудник не находит нужный документ и тратит на его поиски еще 2 минуты. Если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу.

Средняя годовая зарплата составляет 27250 руб. (по данным Росстат).

Накладные расходы на содержание сотрудника (налоги и пр.) составляют приблизительно 100% от з/п.

Расчет экономии после внедрения СЭД:

Итог: внедрение СЭД позволяет сэкономить 2498 руб. в месяц в расчете на одного сотрудника.

Стратегические – преимущества, связанные с улучшениями в ключевых бизнес-процессах:

  • возможность коллективной работы над документацией;

  • значительное упрощение, увеличение скорости поиска и выборки документов (по различным атрибутам);

  • сохранность документов, удобство их хранения;

  • улучшение контроля за исполнением документов.

Автоматизированное рабочее место (АРМ) руководителя

Современный руководитель должен оперативно решать множество разнообразных вопросов и задач. При этом от того, насколько эффективно руководитель использует имеющийся у него ресурс – сотрудников, зависит качество и своевременность выполнения поставленных задач.

Существует огромное количество функций, выполняемых руководителями, но основными являются две: оперативное управление и принятие решений. Именно они и определяют общие требования к АРМ руководителя. К таким требованиям относятся:

  • наличие достаточно развитой базы, постоянно пополняемой оперативными и достоверными данными;

  • обеспечение возможности оперативного поиска информации;

  • представление информации в удобной наглядной форме, при высоком уровне интеграции ее на экране;

  • наличие диалоговых программных средств обеспечения принятия решений, а также средств, регулирующих организаторскую и административную деятельность;

  • обеспечение оперативной связи с другими источниками информации .

Для увеличения эффективности взаимодействия руководителей и упрощения их работы возможно использование специализированного модуля системы электронного документооборота «АРМ руководителя».

Данный компонент позволяет:

  • просматривать документы, накладывать на них текстовые, графические и аудио-резолюции (выдавать по ним поручения);

  • работать с электронными документами (рассматривать, подписывать, согласовывать), легко переключаясь между ними путем пролистывания в одном окне;

  • осуществлять контроль за исполнением документов и поручений;

  • просматривать подготовленные отчеты и аналитические справки;

  • выдавать экспресс-поручения, отправлять экспресс-запросы и комментарии к документам и поручениям;

  • быстро искать нужные документы по ключевым словам.

Заключение

В условиях современной экономики «бумажный» документооборот оказывается не в состоянии обеспечить быструю и эффективную обработку больших объемов информации, от которой зависит успех любого предприятия.

Принятие интегрированных решений, учитывающих самые разносторонние факторы и тенденции динамики их развития, немыслимо без внедрения информационных технологий .

Таким образом, системы электронного документооборота позволяют во многом увеличить эффективность и скорость управления информацией, что является особенно важным в условиях современного бизнеса.

Автоматизация рабочего места дает руководителю возможность пользоваться информацией всех рабочих мест на предприятии, за счет чего существенно повышается качество совместной деятельности сотрудников.

Список использованных источников

  1. Аладин Н.В. Электронный документооборот для всех и для всего. Банковские технологии, 2008;

  2. Анхимюк В.Л., Олейко О.Ф. Теория автоматического управления. М.: Дизайн ПРО, 2006;

  3. Корнеев И.К., Машурцев В.А. Информационные технологии в управлении. М.: ИНФРА-М, 2001.

Научный руководитель

Дубнищева Т. Я., доктор физико-математических наук, зав. кафедрой СЕНТ Новосибирского государственного университета экономики и управления, г. Новосибирск, Россия.

В настоящее время на большинстве предприятий документооборот пока остается в привычной, традиционной бумажной форме, несмотря на то, что многие компании стараются автоматизировать если не весь документооборот, то хотя бы отдельные его этапы, ведь автоматизированная технология имеет ряд существенных преимуществ.

Основным критерием при выборе организационной формы делопроизводства является объем поступивших в организацию и созданных ею документов за определенный период. Поэтому в компаниях с разветвленной структурой департаментов, связанных единой цепью множества документов, внедрение системы электронного документооборота становится жизненно важной задачей.

Рассмотрим ключевые понятия электронного документооборота. Документооборот – это процесс движения документов с момента их создания или получения до момента исполнения или реализации, и, в конечном счете, – хранение, архивация или уничтожение, если документ не представляет определенной ценности.

Электронный документооборот – это единый механизм движения документов, созданных с помощью компьютерных средств, как правило, подписанных электронной цифровой подписью, а также способ обработки этих документов с помощь различных электронных носителей.

Электронный документооборот может быть применим в любой организации: и на малом предприятии, и в огромной корпорации или холдинге с разветвленной сетью филиалов. Он обладает целым рядом преимуществ.

Во-первых, это прозрачность бизнес-процессов. Контроль над исполнением, получением, созданием и, вообще, существованием документов в электронной системе осуществляется быстрее и проще, что позволяет следить за бизнес-процессами руководству и линейным руководителям.

Также несомненным преимуществом электронного документооборота является повышение исполнительской функции. По статистике достаточно большой процент поручений не выполняется работниками. В системе электронного документооборота руководитель может контролировать все рабочие процессы, скорость и качество выполнения, а, главное, результат работы.

Сокращение времени на обработкуи исполнение самих документов. Электронный документооборот обеспечивает более быстрое создание, поиск, обработку и рассылку документов, а также автоматическое составление сводок, отчетов и реестров, что позволяет оперативно и качественно выполнять работу и, в конечном итоге, оптимизировать бизнес-процессы.

Внедрение системы электронного документооборота также позволяет повысить уровень конфиденциальности. Каждый участник получает именно ту степень доступа к документам компании, которая соответствует его полномочиям: чтение, редактирование документа, либо полные права. Все действия протоколируются в компьютерной системе, поэтому в любой момент можно посмотреть, кто работал с данными, вносил изменения в них.

Вообще, проблема конфиденциальности стоит очень остро. Утрата некоторых документов компании может повлечь за собой миллионные убытки. Ведь бумажные документы можно без проблем изъять из папки и всю информацию передать на сторону. При внедрении в компанию системы электронного документооборота полностью исключить утечку информации, конечно, не удастся, однако всегда можно посмотреть, кто из сотрудников, когда, в какой момент и каким образом пользовался этими документами.

Электронный документооборот позволяет оптимизировать процесс обучения новых сотрудников и внедрение новых процессов в компанию. Внедрение новых инструкций и положений при электронном документообороте происходит значительно быстрее, нежели информирование каждого сотрудника по-отдельности и ознакомление его с бумажными документами.

Электронный документооборот повышает корпоративную культуру. Все структуры компании работают в едином информационном пространстве, что позволяет практически каждого сотрудника вовлечь в корпоративные процессы.

Существование электронного документооборота на предприятии позволяет быстрее адаптироваться к изменениям на рынке международных стандартов. При возникновении новых стандартов компания, работающая в системе электронного документооборота, может изменить свои документы под новый шаблон, что повышает уровень конкурентоспособности на рынке.

Следует отметить, что электронный документооборот имеет и свои недостатки. Существенным минусом системы электронного документооборота является проблема сохранности документов. Ведь в любой момент в компьютер может проникнуть вирус, не сработать система сохранения документов. Проблему можно решить созданием системы резервирования.

Одним из минусов системы электронного документооборота являются кадры, или персонал, который занят в системе. В процессе автоматизации документооборота, возможно, не удастся избежать стрессов среди сотрудников, привыкших к ручному труду и обладающих недостаточными знаниями об электронном документообороте.

В системе электронного документооборота особенно важен грамотный ввод данных. Человеческий фактор здесь особенно важен, ведь от качественной работы квалифицированного персонала будет зависеть дальнейшее бесперебойное функционирование системы.

Также на этапе приобретения и внедрения системы электронного документооборота неизбежны большие затраты для компании, которые, впрочем, компенсируются сокращением временных затрат на работу с документами и оптимизацией бизнес-процессов.

Отрицательно сказывается на повсеместном внедрении электронного документооборота и географический фактор. Электронный обмен документами возможен далеко не со всеми контрагентами из-за отсутствия единого информационного пространства. Поэтому многим компаниям приходится параллельно вести и традиционный «бумажный», и электронный обмен документами. Однако пересылки актов, договоров электронным способом упростили бы работу между заказчиками и клиентами в любом сегменте рынка, особенно, между географически отдаленными регионами.

Необходимо отметить, что обязательным реквизитом большинства документов, придающим им юридическую силу, является личная подпись. Юридическая сила электронного документа подтверждается электронной подписью, которой согласно 63-ФЗ, существует три вида. В настоящее время большинство государств юридически равноправными считают документы на бумажных носителях, подписанных обычной подписью и электронный документ, который подписывается квалифицированной электронной подписью.

В кадровом делопроизводстве полный переход к системе электронного документооборота невозможен, так как если кадровый документ должен содержать личную подпись работника, необходимо его оформление в бумажном виде для должного обеспечения правовых взаимоотношений работника и работодателя.

Кроме того, строго регламентировано ведение трудовых книжек. Этот и ряд других кадровых документов могут оформляться, заполняться и храниться исключительно в бумажной форме.

Однако преимущества электронного документооборота настолько очевидны, что сегодня сложно представить себе кадровую службу, ведущую документооборот исключительно в бумажной форме.

Электронный документооборот входит в трудовые отношения и на законодательном уровне. Весной 2013 года Трудовой кодекс РФ был дополнен главой «Особенности регулирования труда дистанционных работников». Обе стороны – работодатель и работник – для оформления трудовых отношений должны обладать электронной подписью. Если человек постоянно работает как фрилансер или на дому, потратиться на электронную подпись и в дальнейшем оптимизировать данный процесс, конечно, стоит.

Система электронного документооборота имеет свои преимущества и может стать полезна для крупного предприятия с разветвленной структурой подразделений. Однако на данном этапе своего существования система обладает целым рядом недостатков, которые тормозят процесс перехода от бумажного к полному электронному документообороту. Все это требует серьезных доработок и на технологическом, и на законодательном уровне.

Налоговые проверки становятся жестче. Научитесь защищать себя в онлайн-курсе «Клерка» — «Налоговые проверки. Тактика защиты».

Посмотрите рассказ о курсе от его автора Ивана Кузнецова, налогового эксперта, который раньше работал в ОБЭП.

Заходите, регистрируйтесь и обучайтесь. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.

Плюсы и минусы кадрового электронного документооборота

Кадровый электронный документооборот представляет собой систему формирования, накопления и обмена кадровыми электронными документами как для целей самой компании, так и для информационного обмена с заинтересованными сторонами.

Элементы законодательно закрепленного кадрового электронного документооборота сейчас уже действуют: можно оформлять в электронной форме трудовые договоры с дистанционными сотрудниками, если у них есть электронная подпись (ст. 312.3 ТК РФ).

В скором времени стоит ожидать повсеместного внедрения кадрового электронного документооборота. Минтруд уже проводит эксперимент по данной теме (приказ Минтруда России от 26.03.2018 № 194):

Для работников эта система также выгодна: они смогут без посещения кадровой службы запрашивать в электронном виде документы и заключать договоры.

В последнее время все чаще ведутся разговоры об одной из форм электронного взаимодействия работодателя и работника, а также иных заинтересованных лиц — повсеместном внедрении электронных трудовых книжек.

Подробности об этом см. в материале «Электронные трудовые книжки — все за и против».

Переход на электронный документооборот в кадровой сфере в скором времени позволит проходить трудовые проверки дистанционно через интернет.

Его основной существенный недостаток — невозможность сразу перевести весь объем документов в электронную форму, так как отдельные кадровые документы должны обязательно содержать личную подпись работника для обеспечения должного правового обеспечения взаимоотношений работодателя и работника. А чтобы обязать работника оформить электронную подпись, понадобится время и законодательные инициативы.

Достоинства и недостатки бухгалтерского электронного документооборота

Финансовые службы, в частности бухгалтерские структуры, в наибольшей степени зависят от качественного и быстрого документооборота. Этим подразделениям электронный документооборот позволяет:

  1. Систематизировать и автоматизировать работу бухгалтерии.

Преимуществами бухгалтерского электронного документооборота мы пользуемся уже довольно долгое время. Возможность формировать и обрабатывать электронные документы в специализированных учетных программах позволяет не только сократить трудозатраты, но и избежать ошибок на всех этапах создания и обработки документов (программа не позволит сделать ошибку или сразу ее выявит).

  1. Решать внутрикорпоративные задачи.

Например, выдавать электронные расчетные листки. Их можно рассылать на электронную почту или размещать в личных кабинетах каждого сотрудника на корпоративном сайте компании. Чиновники против электронного способа выдачи расчетных листков не возражают (письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). Нужно только закрепить его в локальном акте компании.

  1. Наладить безбумажные технологии взаимодействия с внешними заинтересованными пользователями (банками, ИФНС, ПФР, ФСС и др.).

Об электронных формах взаимодействия с иными внешними для компании структурами мы расскажем далее.

Скажем и о ложке дегтя. Нам хорошо известен существенный недостаток этой системы. Перебои с интернетом или сбои в работе оборудования, проблемы с регулярным обновлением ПО, электронных ключей и сертификатов могут сослужить плохую службу любому финансовому работнику.

Компании и ИП, которые из-за сбоев и вирусов вовремя не смогут отчитаться контролерам или несвоевременно направят ответы на их запросы, могут пострадать материально (попасть на штрафные санкции).

Электронное взаимодействие с ПФР, ФСС, ИФНС

Постепенно налаживается взаимообмен электронными документами хозяйствующих субъектов с налоговыми органами, ФСС, ПФР и иными инстанциями. Благодаря строго формализованным электронным форматам обмен информацией и документами происходит быстро, без лишней волокиты и произвола чиновников. Это большой плюс для любой компании или ИП.

Взаимодействие с ПФР

В ПФР можно в электронном виде представлять отчетные документы персонифицированного учета (ст. 8 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Главное, чтобы обеспечивалась их гарантированная защита от несанкционированного доступа. Этот процесс строго регламентирован:

Электронное взаимодействие с ФСС

Соцстрах тоже не новичок в электронном документообороте. Страхователи имеют возможность сдавать в фонд электронную отчетность не выходя из офиса — достаточно зарегистрироваться на портале фонда (заполнить заявление прямо в системе) и получить электронную подпись (ЭП).

ФСС этот процесс тоже регламентировал:

Также можно электронно взаимодействовать с фондом и через оператора ЭДО, заключив с ним соответствующий договор.

С недавнего времени к преимуществам электронного документооборота можно отнести внедрение системы выдачи и обработки электронных листков нетрудоспособности.

У страхователей появилась возможность запрашивать электронные больничные и работать с ними (если они заключили соответствующее соглашение):

  • через личный кабинет на сайте ФСС;
  • АРМ «Подготовка расчетов для ФСС»;
  • собственное программное обеспечение страхователя (некоторые учетные бухгалтерские программы по учету зарплаты и кадров позволяют это реализовать).

Цепочка электронного взаимодействия «страхователь — ФСС» по работе с электронными больничными (ЭБ):

У работников возникают информационные преимущества от электронного документооборотав системе ФСС РФ. Они смогут контролировать свой ЭБ, отслеживая этапы его обработки и начисления пособия, если зарегистрируются на портале «Госуслуги» (при наличии подтвержденной учетной записи).

Подробности об электронных больничных см. по .

Электронный документооборот с ИФНС

Пожалуй, это самый распространенный вид электронного документооборота. Налоговая отчетность преимущественно поступает в ИФНС в электронном виде. Контролеры тоже предпочитают общаться с налогоплательщиками посредством электронных технологий (путем передачи электронных требований, запросов и т. д.).

Системы электронного документооборота

В зависимости от степени интеграции, системы электронного документооборота можно разделить на следующие виды:

  • Универсальные системы электронного документооборота (EDMS системы). Это независимые системы документооборота, полностью предназначенные для автоматизации процесса управления документацией. Как правило, такие системы используют клиент-серверную технологию работы.
  • Системы управления групповой работой. Эти системы обеспечивают распределенную работу с документами и данными группы пользователей. Их основное назначение – обеспечить совместную работу. Поэтому, системы управления групповой работой имеют значительно меньший функционал, чем EDMS системы.
  • Встроенные модули в составе информационных систем управления. Такие модули имеют все ERP системы. Данные модули также имеют ограниченный функционал (в сравнении с EDMS системами) и, как правило, без внедрения базового функционала ERP системы не работают.

Еще одним направлением, по которому можно структурировать системы электронного документооборота, является область применения. Существуют системы электронного документооборота, которые ориентированы на специальные виды документации или сферы деятельности. Например, PDM системы, системы поддержки разработки ПО, системы типа HelpDesk, системы поддержки медицинской документации, и пр.

Внедрение системы электронного документооборота

Внедрение системы электронного документооборота включает в себя несколько этапов, которые организация должна выполнить самостоятельно вне зависимости от участия поставщика системы. Эти этапы включают в себя набор логически взаимосвязанных действий и мероприятий, которые позволят организации оценить проект в целом, и повысить вероятность успешного завершения проекта.

Общая схема этапов внедрения системы электронного документооборота представлена на рисунке.

Основные этапы внедрения системы электронного документооборота включают в себя:

Этап 1. Определение базовых процессов и процедур.

Цель данного этапа заключается в четком определении состава существующих процессов документооборота и процедур обработки документации. Для этого необходимо провести детальный анализ существующих процессов и процедур.

В ходе этого этапа необходимо:

  • определить процессы верхнего уровня;
  • определить детальный состав процессов;
  • определить бизнес цели для процессов документооборота;
  • определить технические цели для процессов документооборота.

Этап 2. Определение требований к процессам документооборота.

На данном этапе определяется, какие изменения необходимо внести в процессы документооборота, чтобы они работали эффективно и могли быть автоматизированы.

На данном этапе необходимо:

  • провести технологическую оценку процессов документооборота;
  • определить бизнес требования к процессам;
  • подготовить карты процессов «как должно быть»;
  • установить измеряемые характеристики процессов;
  • сформулировать технические требования к процессам документооборота и подготовить техническое задание.

Пример документов:

Карта процесса «Управление входящей корреспонденцией» Карта процесса «Управление исходящей корреспонденцией» Техническое задание на автоматизацию документооборота

Этап 3. Формирование критериев выбора системы электронного документооборота.

На основании данных первого и второго этапов необходимо сформулировать набор критериев для выбора системы электронного документооборота. Критерии выбора системы электронного документооборота будут во многом определять объем дальнейших работ и порядок организации взаимодействия с поставщиком системы.

На данном этапе необходимо:

  • классифицировать существующие документы по видам;
  • провести оценку существующих форм документов;
  • определить состав данных, которые будут перенесены в электронный вид;
  • определить требования к пользовательскому интерфейсу;
  • составить набор критериев выбора системы электронного документооборота.

Этап 4. Выбор системы электронного документооборота.

Этот этап позволяет организации определить основные технологии, на основании которых будет работать система электронного документооборота, выбрать подходящую систему и определить поставщика услуг по внедрению системы электронного документооборота.

На данном этапе необходимо:

  • определить состав функций системы документооборота;
  • определить вид системы документооборота, наибольшим образом соответствующий потребностям организации;
  • сформировать список возможных поставщиков системы электронного документооборота;
  • выбрать поставщика системы электронного документооборота.

Этап 5. Управление проектом внедрения системы электронного документооборота.

После выбора поставщика системы электронного документооборота необходимо разработать план внедрения. Этот этап может занять достаточно много времени, однако время на планирование поможет значительно сократить время на внедрение системы. План может быть разработан совместно с поставщиком услуг.

План управления проектом должен включать следующие работы:

  • проектирование функционала системы;
  • внедрение системы;
  • тестирование и оценка работы системы;
  • опытная эксплуатация системы;
  • доработка и настройка системы.

Этап 6. Документирование системы.

Этот этап может выполняться параллельно с предыдущим этапом. Целью данного этапа является создание определенных организационных правил, которые обеспечат стабильную работу системы электронного документооборота.

На данном этапе необходимо:

  • провести обучение персонала;
  • разработать процедуры и регламенты взаимодействия пользователей;
  • разработать руководства по работе с системой.

Критерии выбора системы электронного документооборота

Критерии выбора системы электронного документооборота во многом зависят от потребностей и возможностей организации. Детальный состав критериев должен определяться непосредственно на основании бизнес целей и технических целей процессов документооборота.

Помимо детальных критериев, организация должна использовать и обобщенные критерии, которые связаны с видами систем электронного документооборота и применяемыми технологиями.

К таким обобщенным критериям относятся:

  • «зрелость» системы электронного документооборота. Необходимо оценить уровень «зрелости» выбираемой системы. Такая оценка позволит понять, как долго система существует на рынке, какое количество организаций применяет эту систему, существуют ли обновления системы. Если система новая, и только вышла на рынок, то существует большая вероятность ошибок в работе системы. Это может привести к проблемам в ходе эксплуатации системы электронного документооборота.
  • Соответствие стандартам отрасли. В различных видах деятельности существуют свои стандарты, прямо или косвенно влияющие на документооборот организации. При выборе системы необходимо обращать внимание, каким образом требования этих стандартов учитываются в системе электронного документооборота.
  • Соответствие целям и критическим факторам успеха. При выборе системы необходимо учитывать степень соответствия целям организации. Важно, чтобы система максимально соответствовала целям и ключевым требованиям организации. Если система не соответствует требованиям, то необходимо изменить выбор системы, но не менять ключевые требования и цели. Организация может изменить часть требований под конкретную систему документооборота, но только если эти требования не являются критическими для процессов организации.
  • Уровень технической поддержки. Этот критерий относится к выбору поставщика системы электронного документооборота. Необходимо оценить уровень технической поддержки системы, как во время внедрения, так и во время эксплуатации системы.
  • Масштабируемость системы. Этот критерий выбора важен с точки зрения расширения деятельности организации. При увеличении объемов работ и расширении базы пользователей системы она должна позволять организации масштабировать решения.
  • Доступность системной документации. Помимо пользовательской документации для организации может быть важным иметь доступ к документации по администрированию или изменению настроек системы.
  • Защита системы. При выборе системы электронного документооборота необходимо обращать внимание на применяемые меры обеспечения безопасности в системе. У организации могут существовать свои требования по политике безопасности и конфиденциальности данных. Выбираемая система должна позволять настраивать доступ к информации и документам в соответствии с политикой безопасности организации.
  • Отказоустойчивость системы. Для некоторых организаций время простоя системы электронного документооборота может быть критическим фактором. При выборе системы необходимо обращать внимание, сколько времени может потребоваться на восстановление системы в минимальной рабочей конфигурации.
  • Стоимость владения. При выборе системы необходимо учесть общую стоимость владения системой: стоимость покупки лицензий, стоимость администрирования, стоимость расширения системы, стоимость технической поддержки и обновления, стоимость аппаратного обеспечения и пр.

Данные критерия включают в себя наиболее общие аспекты выбора системы электронного документооборота. Для разработки полного состава критериев необходимо привлекать многие подразделения организации: руководство, юридическую службу, ИТ подразделения, технических специалистов, специалистов по документообороту и пр.

Электронный документооборот Текст научной статьи по специальности «Экономика и экономические науки»

Жильников А.Ю., Михайлова О.С.

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Воронежский экономико-правовой институт

Ключевые слова: электронный документооборот, электронный документ, электронная подпись, управление.

Аннотация: данная тема посвящена проблемам внедрения системы электронного документооборота в организациях.

Keywords: electronic document management, electronic document, electronic signature, management.

В настоящее время, в период развития инновационной информационно-ориентированной экономики актуальным становиться вопрос внедрения инновационных технологий в процесс управления, движения документов в организациях. Решение проблемы внедрения электронного документооборота в государственный аппарат управления взяло на себя Правительство РФ, возглавляемое её председателем Д.А. Медведевым.

Так, в соответствии с ГК РФ от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 28.12.2016) электронным документом, передаваемым по каналам связи, признается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

Актуальным является внедрение систем электронного документооборота в организации, занимающиеся хозяйственной деятельностью. Рассмотрим ключевые особенности и понятия электронного документооборота (ЭДО).

Электронный документооборот — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Электронная подпись (ЭП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Основные принципы электронного документооборота :

— однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

— возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

— непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

— единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

— эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

— развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Электронный документооборот имеет свои достоинства и недостатки.

Внедрение систем электронного документооборота позволяет :

1. Полностью автоматизировать процесс работы с документами;

2. Обеспечить организацию работы с удаленными пользователями и группами пользователей;

3. Обеспечить интеграцию с внешними системами электронной почты;

4. Наращивать базовые возможности системы электронного документооборота с помощью модульности и наличия встроенных инструментальных средств;

5. Обеспечить процесс одновременной работы в системе неограниченного числа пользователей;

6. Повысить эффективность работы с документами;

7. Повысить корпоративную культуру работы с документами;

8. Значительно уменьшить объемы бумажного документооборота;

9. Сократить время на обработку и пересылку документов, время поиска документов, время согласования и утверждения проектов документов;

10. Обеспечить все документационные процессы с одновременным использованием электронных и бумажных версий документов;

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

11. Упорядочить процесс регистрации всех видов документов (регистрация из электронной почты и web-форм, поддержка потокового сканирования, регистрация файлов любого формата);

12. Обеспечить управление потоками работ (передача документов между исполнителями);

13. Обеспечить процесс работы с взаимосвязанными документами;

14. Обеспечить управление документом на протяжении всего жизненного цикла;

15. Обеспечить прозрачность всех процессов с момента создания документа до момента его сдачи в архив;

16. Сохранение истории работы с документами (учет времени и авторов всех действий с документом, сохранение рабочих комментариев, поддержка версионности присоединенных файлов);

17. Проследить историю создания документа;

18. Обеспечить четкий процесс согласования и утверждения документов;

19. Выстроить отлаженную систему поручений;

20. Обеспечить четкий контроль исполнительской дисциплины;

21. Производить сортировку документов по любым критериям;

22. Обеспечить поиск информации по различным атрибутам и полнотекстовый поиск;

23. Обеспечить автоматизацию сбора и анализа статистических данных о движении документов;

24. Обеспечить архивное хранение электронных образов документов;

25. Обеспечить регламентацию прав доступа;

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

26. Обеспечить мгновенный доступ к документам;

27. Уменьшить количественные потери документов.

Так же система электронного документооборота имеет свои недостатки. Их стоит брать во внимание при принятии решений о внедрении систем электронного документооборота. Если компания внедряет систему электронного документооборота с самого своего основания, то «стрессов» у сотрудников оно не вызовет. А если решение принимает компания, у которой уже достаточно долгое время действует обычный документооборот, то нужно принимать во внимание то, что реформирование системы может вызвать ряд «стрессов» у сотрудников. Все новое, принимается с трудностями. Также, нужно принять во внимание тот факт, что компания может понести затраты на приобретение программ и систем документооборота, а также на их внедрение и дальнейшее обслуживание.

Также существуют пробелы в информационной безопасности. Так как рынок наводнен «пиратским» дисками с перекачанными базами данных серьезных государственных структур, имеющих хорошую

защиту, что можно говорить о предприятиях мелкого и среднего бизнеса. Конкуренция — закон бизнеса. Недобросовестному конкуренту получить информацию, размещенную на бумажных носителях, сложнее: документы могут храниться в разных помещениях, шкафах (столах, сейфах), разрозненных папках. С электронными базами данных проще. Современные хакеры посредством удаленного доступа взламывают дорогостоящие программы с высочайшей степенью защиты.

Следующий недостаток это резкое увеличение потока документооборота. Как результат — серверы не справляются, падает производительность труда. При наличии бумажного документооборота такой резкий рывок невозможен.

И еще один недостаток — это увеличение трудозатрат как следствие увеличения документооборота. Работодатель не успевает адекватно реагировать на подобные скачки в принятии решений по кадровым вопросам. Объемы возрастают, тогда как штатный состав остается прежним.

Основной проблемой внедрения системы электронного документооборота является модернизация технической инфраструктуры, в том числе приобретение необходимого оборудования (источники бесперебойного питания, серверы и т.д.) и программного обеспечения (ПО). Затем проводится установка программного обеспечения на сервер и рабочие места пользователей, а также настройка системы в соответствии с организационной структурой компании.

Другой проблемой является обучение персонала навыкам работы с системой электронного документооборота. Этап обучения часто совмещается с началом эксплуатации системы. Как правило, пользователи получают базовые знания по работе в системе электронного документооборота в группах, формируемых в зависимости от их роли в системе. Полученные знания закрепляются на рабочих местах при консультационной поддержке специалистов, проводивших внедрение системы электронного документооборота.

Опытная эксплуатация системы документооборота проводится с целью выявления скрытых отклонений от технического задания и неучтенных требований. В случае их выявления проводится соответствующая корректировка настроек системы электронного документооборота.

По нашему мнению процесс внедрения СЭД, независимо от сферы ее деятельности организации, численности ее персонала и территории присутствия — сложный многоэтапный процесс, который необходимо

реализовывать во всех организациях, так как данная система позволит систематизировать, облегчить и повысить эффективность работы всей организации.

Список литературы

1. Глекова Н.Л., Жильников А.Ю. Анализ процесса реализации политики импортозамещения // В сборнике: Инновационные подходы к решению социально-экономических, правовых и педагогических проблем в условиях развития современного общества материалы I международной научно-практической конференции. 2015. С. 139-142.

2. Егорихина М.С., Козлов С.Н. Теоретические аспекты программного бюджетирования как процесса повышения эффективности функционирования государственных и муниципальных финансов // Вестник НГИЭИ. 2015. № 7 (50). С. 15-20.

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

3. Науменко Т.В. Маркетинг и маркетинговые коммуникации в системе современной экономики // Конкурентоспособность в глобальном мире: экономика, наука, технологии. 2016. № 3 (15). С. 171-176.

4. Гришенцев А.Ю., Коробейников А.Г. Постановка задачи оптимизации распределённых вычислительных систем // Программные системы и вычислительные методы. 2013. № 4. С. 370-375.

5. Жильников А.Ю. Региональная инновационная система // В сборнике: Теоретические и прикладные вопросы науки и образования сборник научных трудов по материалам Международной научно-практической конференции: в 16 частях. 2015. С. 62-65.

6. Иванов С.Л., Шамин А.А. Расширение возможностей защиты информации в MS Excel посредством применения макросов // Вестник НГИЭИ. 2016. № 4 (59). С. 93-98.

Иванова О.Н., Зиновьева Н.М.

ИННОВАЦИОННЫЕ ПОДХОДЫ К УПРАВЛЕНИЮ МОТИВАЦИЕЙ ПЕРСОНАЛА

Воронежский экономико-правовой институт

Ключевые слова: интеллектуальный потенциал, традиционный подход, инновационный подход, мотивация персонала.

Аннотация: В статье рассмотрены ключевые понятия, входящие в состав методологии оценки эффективности управления интеллектуальным капиталом, такие как «интеллектуальный потенциал организации», «творческий потенциал» и

Преимущества электронного документооборота

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *