Подотчет на карту

Можно и на карту, но при условии

Несмотря на то что выдача в подотчет на карту работника регулируется Указаниями Банка России от 11.03.2014 №3210-У и относится к кассовым операциям, то есть к операциям с наличными деньгами, Минфин и Казначейство России в совместном письме N 02-03-10/37209, N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013 подтвердили возможность осуществлять ее с помощью безналичного расчета — путем перечисления на личную или зарплатную карточку подотчетного лица, работника организации.

Однако такое допущение сопровождалось соблюдением ряда условий:

  • возможность безналичной выдачи подотчет должна быть предусмотрена в учетной политике организации;
  • чтобы поступившие суммы физлицу не признали доходом, а также чтобы обеспечить «прозрачность» банковских операций, оформляя платежное поручение на подотчетные суммы на карту сотрудника, назначение платежа обязательно должно содержать указание, что перечисляемые средства являются подотчетными. Назначение платежа в подотчет на карту (образец формулировки): «Аванс на хозяйственные нужды»;
  • сотрудник должен написать заявление о своем согласии на такое перечисление, в котором в обязательном порядке указываются банковские реквизиты счета его карточки;
  • к авансовому отчету, как и при наличных перечислениях, должны быть приложены документы, подтверждающие расходы.

Как можно тратить поступления на личный счет?

Получив подотчетные деньги на счет своей банковской карты, подотчетник может рассчитываться за произведенные расходы как непосредственно с ее счета, так и наличными. Денежные средства на личном счете никак не обосабливаются, на них не распространяются правила спецсчетов — физлицо вправе распоряжаться ими по своему усмотрению: обналичивать или рассчитываться безналом.

Это логично, так как получение денег в подотчет обязывает физлицо потратить эту сумму в соответствии с целями, на которые они получены, отчитаться за них и при необходимости возвратить неиспользованную сумму работодателю в пределах установленного срока. Все, как и при выдаче наличных, никаких новых требований по расходованию безнала нет.

Учитывая, что все поступления на счет физлица становятся формально его собственностью, лучше заранее поинтересоваться об имеющихся в отношении подотчетника открытых исполнительных производств, так как все поступления в таком случае будут списываться в оплату задолженностей. Это, конечно, не снимет с него обязанности отчитаться за расходование подотчетных сумм.

Неприятности от банка

Анализ судебной практики (по делам N 33-17131/2016, N 33-1316/2016, Определение от 07.09.2016 N 4г-10455/2016) показывает, что зачастую банки блокируют карты физлиц, на которые поступают подотчетные суммы, без объяснения причин. Связано это с отнесением такого перечисления к сомнительной сделке. Перечисление денежных средств физлицу, не являющемуся предпринимателем, с последующим обналичиванием таких средств, тем более на регулярной основе, оправдывает действия банков в соответствии с законом 115-ФЗ о легализации.

И только в случае представления документов, которые снимут подозрение банка и подтвердят экономический смысл перечислений, блокировка будет снята. На это нужно время и, возможно, дополнительные судебные расходы.

Перечисление под отчет на карточку проще и современнее, но предварительно нужно оценить возможные риски: списание поступлений в уплату долгов сотрудника, блокировка счета сотрудника банков до выявления обстоятельств. Поэтому при частых и значительных по суммам перечислениях целесообразнее воспользоваться предложением банка об открытии расчетной карты к счету организации.

Перечисление под отчет денег на карточку работника намного удобнее по сравнению с наличными расчетами: не нужно оформлять кассовые документы, ездить в банк для снятия наличных денежных средств.

Однако, как показывает практика, эти удобства перечеркиваются списанием поступивших денег в уплату долгов работника (например, кредитов), блокировкой карточки работника.

Подотчетные деньги компания может перечислить на зарплатную либо личную банковскую карту работника.

В перечень подотчетных расходов входят представительские, командировочные расходы, расходы на административно-хозяйственные нужды (приобретение канцелярии, хозяйственного инвентаря, обслуживание офисной техники и аналогичные расходы). Основанием для выплаты подотчетной суммы является приказ (распоряжение, решение), подписанное руководителем компании. Необходимости оформлять работнику заявление на выдачу денежных средств под отчет нет.

При этом выдача (перечисление на банковскую карту) подотчетных сумм может осуществляться и при наличии задолженности у подотчетного лица.

Законодательством не установлен конкретный срок, в течение которого работник должен отчитаться о потраченных подотчетных суммах. Согласно п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У, работник обязан предоставить в бухгалтерию отчет по полученным суммам не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы. Если такого приказа в компании нет, можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен, и значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня (Письмо ФНС РФ от 24.01.2005 г. № 04-1-02/704).

Важно! Денежные средства, выдаваемые под отчет своим сотрудникам, могут перечисляться на банковские карты сотрудников для осуществления операций, связанных:

  • с оплатой расходов организаций по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг;
  • с командировочными расходами;
  • с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов (Письмо Минфина РФ от 21.07.2017 г. № 09-01-07/46781).

Как правило, подотчетные деньги перечислить на банковскую карту, на которую компания перечисляет заработную плату работника.

Для перечисления подотчетных денег на банковскую карту работника, в компании издается приказ, образец которого приведен ниже:

АО «Лютик»

ПРИКАЗ №2/1

о перечислении подотчетных сумм на банковскую карту работника

9 января 2019 г. г. Москва

В целях приобретения хозяйственных товаров

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Перечислить на банковскую карту работника Цветочкина Т.Е. 50 000 (пятьдесят тысяч) рублей для приобретения хозяйственных товаров по следующим реквизитам:

номер карты 845044442000008882, счет номер 40817425550000567044 в Банк ПАО ОТП, БИК банка 044573474.

2. Ответственным за исполнение приказа назначить начальника финансового отдела П.Г. Ромашкину.

Генеральный директор Д.И. Лютиков

Как отмечают финансисты, «…учитывая положения ст.8 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в нормативном акте, определяющем учетную политику организации, следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами (Письмо Минфина РФ от 25.08.2014 г. № 03-11-11/42288)».

В Учетной политике можно сделать ссылку на утвержденное компанией Положение о расчетах с подотчетными лицами.

Фрагмент Положения:

АО «Лютик»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Приложение №1

_____________ Д.И. Лютиков

«01» января 2019 г.

О порядке выдачи денежных средств под отчет, представлении, проверки и утверждения авансовых отчетов АО «Лютик»

Приложение №1 к приказу №48 от 01.01.2019 г.

ПОЛОЖЕНИЕ о расчетах с подотчетными лицами

Настоящее Положение разработано в соответствии:

  • с Указом ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 г. № 3210-У;
  • Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ;
  • Приказом Минфина России «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 г. №94н;
  • Трудовым кодексом РФ.

Целью Положения является обеспечение правильности учета и контроль при расчетах с подотчетными лицами АО «Лютик».

Проблемы с блокировкой банковской карты

В последнее время встречаются судебные разбирательства, связанные с блокировкой банковской карты, на которую перечисляются подотчетные деньги.

Блокировка карты является процедурой технического ограничения на совершение операций с её использованием, предусматривающая отказ банка в предоставлении авторизации (получения от банка разрешения, необходимого для использования операции с картой, и обязывающая банк исполнить распоряжение ее держателя), то есть ограничение дистанционной возможности управления счетом.

Это связано с тем, что банк обязан документально фиксировать информацию, полученную в результате реализации правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, в случаях выявления необычных операций.

По этой причине банк вправе запросить, а клиенты обязаны предоставить в банк необходимую информацию (п. 14 ст. 7 Закона от 07.08.2011 г. № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма», п. 4.1 Положения о требованиях к правилам внутреннего контроля кредитной организации в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, утв. Банком РФ от 02.03.2012 г. № 375-П).

Важно! При этом действующее законодательство в сфере противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма не ограничивает кредитные организации в части объема запрашиваемых у клиентов документов.

В свою очередь, клиенты обязаны предоставлять организациям, осуществляющим операции с денежными средствами или иным имуществом, информацию, необходимую для исполнения указанными организациями требований данного федерального закона, включая информацию о своих выгодоприобретателях и бенефициарных владельцах (п. 14 ст.7 Закона № 115-ФЗ).

Например, в одном из рассмотренных судебных дел, в период с ноября 2016 г. по январь 2017 г. на счет банковской карты физического лица производились регулярные зачисления крупных денежных сумм. Перечисления осуществлялись ровными суммами, с назначением платежа «В под отчет на хозяйственные нужды». Общая сумма денежных средств, перечисленных на счет, составила: 2 платежа по 250 тысяч рублей, 17 платежей по 100 тысяч рублей.

Банком запрошены пояснения по операциям зачисления денежных средств, а также документы, подтверждающие экономический смысл проведенных операций.

В ответ на запрос Банка клиентом предоставлены следующие документы: приказ о приеме на работу на должность главного бухгалтера, трудовой договор, квитанции к приходным кассовым ордерам с назначением «возврат от подотчетного лица». Иные документы, подтверждающие оприходование денежных средств в кассу организации, не были представлены. Пояснения о причинах многократного возврата в кассу предприятия полученных в под отчет денежных средств клиентом представлены не были.

Из анализа представленных документов Банком был сделан вывод, что операции клиента не имели явного экономического смысла. Представленная информация и документы не позволили исключить подозрения в сомнительном характере проведенных клиентом операций. С учетом всей имеющейся в распоряжении Банка информации было принято решение о признании операций клиента подозрительными.

Впоследствии, в судебном заседании работница подтвердила, что данные денежные средства в наличной форме ею использовались для расплаты с контрагентами по хозяйственным договорам. Если контрагент не мог принять оплату, деньги она сдавала в кассу, но делала это только для банка, продержав их некоторое время у себя.

Судом действия ПАО «Сбербанк» признаны законными (Решение Буденновского городского суда (Ставропольский край) от 07.06.2018 г. №2-563/2018).

Но если представить своевременно в банк все документы и пояснить суть операций, то оснований для блокировки карты не будет. Как отмечено в Определении Московского городского суда от 07.09.2016 г. № 4г-10455/2016 «…физическое лицо не занимается предпринимательской деятельностью и перечисление денежных средств на его личную карту не может считаться предпринимательской деятельностью, равно как и доводы об отсутствии запрета на перечисление организацией подотчетных сумм на личные карты сотрудников, поскольку они основаны на неверном толковании норм материального права и не подтверждены доказательствами».

Условия выдачи подотчетных средств на карту сотрудника в 2019 году

Самая большая сложность, при переводе средств, выданных под отчет, с р/с на банкомат, это возможные осложнения. При неверном оформлении операций ФНС относит эти зачисления к заработку работника. И заставляет фирму пересчитывать НДФЛ, взносы и прочие удержания.

Другая проблема – это банк, замораживающий карту служащего, если заподозрит недобросовестное начисление. И третья распространенная проблема – это погашение долгов физлица за счет переведенного дохода.

Разумеется, что все эти препятствия возникают не всегда, их может и не быть. Но для этого нужно соблюдать условия выдачи подотчетных средств на карту сотрудника:

  1. Возможность безналичных платежей для командированных и для прочих подобных ситуаций должна быть прописана в учетной политике организации;
  2. В платежном поручении в графе «назначение платежа» вы однозначно прописываете, что это именно деньги под отчет. Например, аванс на оплату транспорта курьеру фирмы и т.д.;
  3. Перевод с р/с на банкомат оформлен приказом руководителя, либо имеется заявление работника с просьбой оплатить ему те или иные расходы;
  4. В бухгалтерию представляется авансовый отчет, с подтверждающими траты документами.

Соблюдение этих простых условий, избавит вас от многих неприятностей. А теперь поговорим о документальном оформлении платежа.

Документы для выдачи средств подотчет на карту сотрудника 2019

Самым первым документов, позволяющим вам выдавать деньги под отчет путем перевода с расчетного счета на карту, должен быть акт об учетной политике. В нем вы прописываете эту возможность, и таким образом закрепляете. Просто в нужном пункте документа указываете:

  • о наличном и безналичном способе;
  • на какую карту можно начислять денежные средства (зарплатная, личная, корпоративная).

Далее операция производится на основании приказа директора компании или заявления служащего. В данном случае достаточно одной бумаги. Но не будет ошибкой, если вы составите и то, и другое.

Важно! Если подотчетник еще не отчитался за прошлые отчисления, все равно можно выдать ему деньги еще раз.

Заявление или приказ пишутся в свободной форме. Выше вы можете скачать ориентировочные бланки документов. Что в них непременно должно быть:

  1. Зачем вы хотите перевести деньги (командировка, покупка товаров для компании и пр.);
  2. Сумма (цифрами и прописью);
  3. Номер счета, банк, БИК банка;
  4. Срок, когда работник может пользоваться деньгами (время исполнения поручения, командировки и т.д.);
  5. Подписи подотчетника и руководителя;
  6. Дата.

Образец заявления на выдачу денег подотчет с р/с на личную карту 2019

Образец приказа 2019

Когда приказ (заявление) готов и подписан, для банка выписывается платежное поручение. Оно заполняется точно так же, как и в любой иной ситуации.

В поле о назначении платежа вы пишите причину перевода денег. Это крайне важный момент! Он послужит веским доказательством в случае споров с ведомствами.

Когда деньги упали на банкомат к работнику. Он может снять их полностью или частично, и расплачиваться наличкой. Либо не снимать, и везде рассчитываться картой. В любом случае по окончании поручения, он представляет авансовый отчет о понесенных расходах.

Временных рамок для отчета при безнале нет. Если вам важно получить этот документ скорее, пропишите сроки в учетной политике. К нему прикладываются чеки или приравненные к ним бланки, в качестве доказательства понесенных затрат.

Вернуть лишние суммы служащий может и наличными, и путем перевода их на р/с организации.

>Как перечислить подотчет на карту сотрудника

Оформляем подотчетные деньги правильно

Выдать подотчетные деньги сотруднику организации можно тремя способами:

  • из кассы наличными деньгами;
  • через дебетовую карту, выданную ТОУФК для наличных расчетов;
  • через личную банковскую карту сотрудника.

Причем важно соблюдать целевое назначение подотчетных денежных средств: затраты на хозяйственные нужды учреждения, командировочные или представительские расходы.

ВАЖНО! Выдать подотчет на карту или наличными можно только сотруднику организации, с которым заключен трудовой и гражданско-правовой договор. Сроки, максимальная сумма и отчетный период должны быть установлены отдельным приказом руководителя.

Порядок оформления подотчета на карту сотрудника с расчетного счета:

  1. Сотрудник готовит письменное заявление, в котором указывает сумму, целевое назначение, обоснование и срок подотчета. Готовое обращение передаем руководителю.
  2. Работодатель принимает решение по предоставленному заявлению. Решение оформляется отдельным распоряжением (приказом) либо визируется заявление.
  3. Бухгалтер на основании приказа или завизированного заявления готовит платежное поручение на выдачу в подотчет на карту работника и направляет его в банк.

За полученные деньги работник должен отчитаться в установленный срок, предоставив ответственному бухгалтеру заполненный авансовый отчет и подтверждающие документы.

Можно ли осуществлять выдачу подотчета на карту сотрудника?

В законодательстве РФ нет отдельного нормативного документа, устанавливающего порядок выдачи подотчетных средств на карту сотрудника. Известное бухгалтерам указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций ЮЛ и ИП» от 11.03.2014 № 3210-У регулирует выдачу подотчета только в наличной форме.

Но опираясь на положение ЦБ РФ «Об эмиссии платежных карт» от 24.12.2004 № 266-П, можно сделать вывод: организации и ИП вправе оплачивать свои расходы через карту, оформленную на уполномоченное ими физлицо (пп. 1.5, 2.5). Эта позиция подтверждается официальными разъяснениями Минфина РФ:

  • письмом от 21.07.2017 № 09-01-07/46781;
  • письмом от 25.08.2014 № 03-11-11/42288;
  • письмом от 05.10.2012 № 14-03-03/728.

В положении ЦБ от 24.12.2004 № 266-П также представлен список расходов, которые организациям и ИП разрешено оплачивать через карту уполномоченного физлица (см. п. 2.5):

  • оплата расходов, связанных с деятельностью организации (ИП) на территории РФ;
  • оплата командировочных и представительских расходов на территории РФ и за ее пределами;
  • проведение иных операций, не запрещенных законодательством РФ.

См. также «Ошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами».

Документальное оформление выдачи денег в подотчет на карточку сотрудника

Перечисленные на карту сотрудника подотчетные денежные средства проверяющие инспекторы из ФНС, ПФР и ФСС могут легко отнести к его заработной плате. Итогом станет доначисление зарплатных налогов, страховых сборов и штрафных санкций. Чтобы избежать этих неприятностей, необходимо изначально зафиксировать в документальной форме обоснованность выдачи подотчета на карту сотрудника.

В первую очередь в учетную политику или в инструкцию по использованию подотчетных сумм надо внести следующие положения:

«Выдача денежных средств под отчет может производиться как в наличной, так и в безналичной форме.

При безналичной форме расчетов с подотчетными лицами денежные средства перечисляются на их зарплатные или личные карты с расчетного счета организации.

Возврат неиспользованных подотчетных средств может быть осуществлен в безналичной форме — в виде перевода с карты подотчетного лица на расчетный счет организации — или в наличной форме — в виде передачи наличных денежных средств в кассу организации».

Затем нужно ввести в действие приказ о подотчетных лицах и зафиксировать в нем список должностных лиц, которые могут получить денежные средства в подотчет. При небольшом рабочем штате удобнее будет указать просто перечень должностей без личных данных сотрудников. В таком случае не придется переделывать приказ при смене сотрудников.

С образцом приказа можно ознакомиться в нашей статье «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец 2018-2019».

Следующим документальным обоснованием предоставления подотчетных средств на карту будет личное заявление сотрудника или приказ руководителя о выдаче денежных средств под отчет. Законодательство разрешает оформлять только один из этих документов.

Подробнее о действующих правилах выдачи денег под отчет читайте .

К обязательным реквизитам заявления (приказа) о выдаче подотчета на карту относятся:

  • цель получения подотчетных денег;
  • сумма запрашиваемого подотчета;
  • банковские реквизиты карты, на которую производится выдача подотчета;
  • период, на который предоставляются подотчетные деньги;
  • разрешительная подпись руководителя (или лица, которое может подписывать подобные документы по доверенности от руководителя);
  • подпись подотчетного лица;
  • дата составления.

Ниже представлены готовые образцы заявления и приказа на выдачу подотчета на карту.

Скачать образец заявления о подотчете на карту

Скачать образец приказа о подотчете на карту

Срок представления авансового отчета по подотчету, выданному на карту сотрудника, в отличие от подотчета, выданного наличными, законодательством РФ не установлен. Чтобы сотрудники, получившие безналичный подотчет, своевременно сдавали авансовые отчеты, в приказе на выдачу подотчета или инструкции для подотчетных лиц добавьте положение:

«По денежным средствам, полученным под отчет безналичным способом, авансовый отчет предоставляется в срок не позднее 3 рабочих дней после окончания периода, на который выданы подотчетные средства».

Для доказательства того, что произведенные расходы были оплачены за счет полученных на карту подотчетных сумм, к авансовому отчету нужно приложить чеки с информацией по карте. Это могут быть как чеки, выданные продавцом при оплате картой товаров или услуг, так и чеки, распечатанные банкоматом при получении с карты наличных денег.

С порядком составления авансового отчета ознакомьтесь в этой статье.

Подотчет на карту

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *