Подготовка дел к передаче в ведомственный архив

Это процесс не просто длительный и трудоемкий, но и требующий знания определенных нюансов. Именно поэтому решение подобных задач лучше доверять профессионалам. Но обо всем по порядку.

Подготовка к передаче документов в ведомственный архив

Итак, если мы говорим про подготовку и передачу в ведомственный архив дел постоянного либо длительного срока хранения, то подобные документы необходимо дооформить и описать в учетной форме. Что касается дел временного хранения (до десяти лет), то данную обработку проводить необязательно — дела можно хранить в обложках, в которых проводилось формирование. Учет подобной документации осуществляется в соответствии с номенклатурой дел — данная работа проводится службой ДОУ, работниками соответствующих подразделений, под контролем экспертной комиссии. В том случае, если после подготовки и передачи дел в ведомственный архив, документы поступают на государственное хранение, то контроль будет осуществляться также и государственным архивом.

Что подразумевает оформление дел:

• систематизация документов внутри дела;
• нумерация листов и составление листов-заверителей;
• оформление реквизитов обложки дела в соответствии с установленной формой;
• архивный переплет;
• если необходимо, специалисты составляют внутреннюю опись документации в деле.

Описи для ведомственного архива

Если организации не требуется сдавать документацию на государственное хранение, достаточно подготовить два экземпляра описи: один для ведомственного архива, второй — контрольный экземпляр, который хранится в структурном подразделении. В иных случаях подготовка и передача дел в ведомственный архив подразумевает подготовку трех экземпляров описи, где третий экземпляр готовится для государственного архива. В ведомственный архив надлежит передавать дела либо длительного хранения, либо постоянного хранения. Также передаются дела по личному составу — только по описям. Что касается дел временного хранения, то передавать их в ведомственный архив нет необходимости — по прошествии срока хранения подобной документации необходимо подготовить акт об уничтожении документов.

Помощь профессионалов в вопросе подготовки и передачи дел

Выше перечислены далеко не все нюансы, которые необходимо знать при подготовке и передаче дел в ведомственный архив. Но и приведенных примеров вполне достаточно для того, чтобы убедиться — помощь профессионалов в данном вопросе будет просто неоценима. Если Вас интересует грамотная подготовка и передача дел в ведомственный архив, обращайтесь к специалистам «Архив Гарант» — вы останетесь довольны сделанным выбором. По всем вопросам обращайтесь по телефону: 8 (495) 233-73-92 или отправьте запрос на info@archives-garant.ru

Посмотреть все статьи

Передача документов на архивное хранение – это важная процедура для любой организации. Чтобы этот процесс прошел успешно, необходимо позаботиться о подготовке документов к хранению. Законодательство РФ регламентирует правила обработки документации, которые следуют перед передачей документов в архив.

Подготовка документации нужна не только для безопасного хранения, но и для того, чтобы избежать штрафов и административной ответственности, к которым может привести неправильная подготовка документов.

Порядок передачи документов в архив

Определение места хранения документов

Данный этап предполагает выбор места хранения документов. Существует несколько вариантов их хранения:

• хранение документов в офисе;
• сдача документации на внеофисное хранение;
• создание электронного архива.

Каждый из этих вариантов хранения обладает своими преимуществами и недостатками, которыми организация должна руководствоваться при выборе.

Офисное хранение документов

Для организации архивного хранения дел в офисе надо подготовить архивное пространство и обеспечить оптимальные показатели температуры и влажности воздуха для долговечного хранения документации. На этом этапе стоит закупить стеллажи для архива, специальные короба и папки, в которых будут находиться документы.

Сдача документов на хранение вне офиса

Хранение документов вне офиса предполагает их архивирование сторонней организацией. Преимущество данного способа хранения – минимальная подготовка документов, потому что всю работу выполняет архивная компания. Для этого необходимо: заключить договор с компанией, составить опись документов, передаваемых на хранение, с указанием заголовков и крайних дат дела, промаркировать дела штрих-кодом и т.д.

Создание электронного архива

Использование электронного архива в качестве места хранения организационных документов становится сегодня очень популярным. Затраты, с которыми столкнется компания при выборе данного способа архивирования, – это оплата услуги сканирования документации. На основе уже отсканированных образов формируется база данных с возможностью поиска.

Подготовка документов для хранения в государственный архив

1. Экспертиза научно-практической ценности документов

Первый шаг к передаче документов на хранение – проведение экспертизы ценности документов. Она необходима для того, что выявить и отобрать документы, которые подлежат дальнейшему хранению или уничтожению. Для этого составляются акты на выделение документов к уничтожению.

2. Формирование дел

3. Оформление дел

На обложке дела должна присутствовать следующая информация:

• наименование организации;
• код структурного подразделения;
• номер дела;
• заголовок дела;
• количество листов;
• даты дела;
• архивный шифр дела;
• срок хранения дела.

Если наименование организации поменялось, то на обложке необходимо написать новое название, а старое заключить в скобки.

4. Составление описей дел

Создание описей дел является следующим этапом в передаче документов на хранение. Опись архивной документации – это документ, который дает возможность работникам быстро ориентироваться в несистематизированной информации. Опись – это структурирование документации, подлежащей хранению, без которой невозможна ее дальнейшая передача в архив.

5. Брошюровка (переплет)

Данный этап подготовки документов включает в себя брошюровку или переплетение документов. Бывает, что в компании накопилось много документации, тогда она обращается в специализированную архивную компанию, которая самостоятельно может выполнить работы по брошюровке документов. Преимущества переплетения дел: облегчение передачи дел в архив, оперативность в поиске нужных документов и уменьшение занимаемого пространства для хранения.

6. Передача обработанных документов на хранение

После того, как все правила сдачи документов в архив были соблюдены, необходимо обязательно сдать документы в архив – государственный, ведомственный (документы по личному составу при ликвидации) или архив компании. Место хранения документации основывается на составленных ранее описях.

Какие документы надо обязательно сдать в архив при ликвидации компании?

Законодательство РФ регламентирует, что документы при ликвидации компании передаются правопреемнику или в государственный архив. Документы, подлежащие передаче в архив, имеют срок хранения 75 лет или «постоянно».

Как подготовить документы для сдачи в архив государства

Для передачи документов в архив необходимы описи дел, предисловия к описям, историческая справка. Следующие передачи в архив требуют внесения в историческую справку изменений в названии, функциях, структуре, составе документов.

После согласования описи на ЭПК архивной организации на опись ставится отметка о согласовании описи.

Перед передачей дел в госархив куратор организации от госархива проверяет дела на соответствие правилам обработки.

Каждый документ на предприятии имеет цикл жизни, в соответствие с которым ему нужно пройти путь от создания к сдаче в архив. Конечным пунктом может стать как ведомственный, так и государственный (муниципальный) архив.

Передача документов на архивное хранение, выполненное в соответствие с требованиями законодательства РФ, обеспечивает необходимые условия для последующего использования документов, например, для выдачи справок социального характера. Кроме того, сотрудники государственных архивов могут отказать в передаче документов, в том случае если они не были оформлены должным образом.

Этапы передачи документов на архивное хранение

Экспертиза научной и практической ценности документов

Начинать процедуру передачи дел на хранение следует с проведения экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности позволяет обнаружить ошибки, которые были допущены при хранении документов с непродолжительными сроками хранения. Помимо этого, экспертиза ценности подразумевает анализ документации, в ходе которого происходит отбор документов на уничтожение. Те документы, которые нужно сохранить, необходимо будет переплести и передать на хранение в архив.

Составление описей дел

Следующим этапом передачи документов на архивное хранение является составление описей дел. Архивная опись – это документ, который позволяет архивным работникам быстро ориентироваться в большом объеме несистематизированной информации. Опись представляет собой структурирование документов, подлежащих хранению, без которого невозможна дальнейшая передача их в архив.

Брошюровка (переплет документов)

На данном этапе документы нужно сброшюровать, то есть переплести. Если в компании накопилось большое количество дел, то как правило она доверяет это архивным компаниям, которые в кратчайшие сроки смогут выполнить переплетные работы для документов организации. Во-первых, брошюровка облегчает передачу документов на хранение и позволяет оперативно находить нужное дело. Есть у переплетенных дел и другое важное преимущество: они занимают на треть меньше пространства, чем необработанные документы, что является немаловажным фактором при передаче в архив большого объема документов.

Передача обработанных документов на хранение

После того как все этапы по обработке документов были пройдены (экспертиза ценности документов, составление описей и переплетные работы), организация может приступать к непосредственной передаче документов на хранение в государственный, ведомственный архив или архив компании. Это происходит в соответствие с ранее составленными описями. Если передаче на хранение подлежат особо ценные документы, то в обязательном порядке проверяется количество листов в деле.

Правила оформления при передаче документов на хранение

В ходе передачи дел на архивное хранение необходимо соблюсти некоторые правила оформления дела и его обложки. На обложке должны присутствовать следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование или код структурного подразделения;
• номер дела;
• заголовок дела;
• даты дела;
• количество листов;
• срок хранения дела;
• архивный шифр дела.

В том случае если в компании поменялось название или наименование подразделения, на обложке дела указывается новое название, а старое нужно прописать в скобках. Если в делах приложены другие бумаги, то необходимо указать название и количество приложений на обложке.

Каждому делу должен быть присвоить учетный номер, который является частью архивного шифра и обеспечивает строгий учет документов. Оформление описей дел позволяют узнать расположение дел и краткое содержание документа.

Передача дел в ведомственный архив

Ведомственным является архив, находящийся в непосредственном подчинении той или иной организации, которая не входит в систему государственной архивной службы. Это может быть и структурное подразделение организации. Ведомственный архив хранит документы организаций до передачи их на государственное хранение.

Передача документов на архивное хранение при ликвидации компании

В соответствие с законодательством Российской Федерации документы при ликвидации компании передаются правопреемнику или в государственный архив. Передаче в архив подлежат документы по личному составу (кадровые документы) со сроком хранения 75 лет, а также документы длительного срока хранения (свыше 10 лет), служащие основанием для выдачи справок.

Передача документов на государственное хранение

В ходе первой передачи документов на государственный архив составляется историческая справка на архивный фонд компании. Во время следующих передачах в историческую справку вносятся о внесенных изменениях в названии, структуре, функциях, составе и состоянии документов и др.

На всех экземплярах описи необходимо сделать отметку о приеме документов в государственный архив. Факт свершения данной процедуры оформляется актом приема-передачи дел. В том случае если существует расхождение между итоговой записью в описи и количеством дел, которое реально передается в государственный архив, то нужно сделать новую итоговую запись, соответствующую действительному положению дел. Номера отсутствующих дел прописываются в акте приема-передачи документов с пометкой о причинах. Потерянные подлинники можно заменить копиями.

Прежде чем передать документы на государственное хранение, происходит проверка научно-технической обработки дел, а также физического и санитарно-гигиенического состояния. Наряду с документами в архив нужно сдавать один экземпляр составленного акта приема-передачи дел.

Важно: работы по подготовке к сдаче документов в государственный архив оплачивает организация, которая осуществляет передачу документов.

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений – приказов, распоряжений, указаний – включает несколько этапов:

·инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа);

·сбор и анализ информации по вопросу;

·подготовка проекта распорядительного документа;

·согласование проекта документа;

·доработка проекта распорядительного документа с учетом замечаний;

·принятие решения (подписание документа);

·регистрация распорядительного документа;

·доведение распорядительного документа до исполнителей.

Процедура документирования выступает организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа, хотя, безусловно, первичной в данном случае является процедура принятия решения, на которую и накладывается процесс документирования.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

1.Необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов, а также ранее изданных распорядительных или иных документов организации.

2.Необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

В первом случае в качестве документов, инициирующих решение, выступают документы, изданные вышестоящими органами управления и организациями, или ранее изданные документы самой организации. Во втором случае информацию о необходимости принятия решений орган управления получает из таких документов, как переписка, докладные записки, служебные записки, справки, акты, протоколы, планы, отчеты и др. На основании информации, почерпнутой из этих документов, руководитель принимает решение о необходимости издания распорядительного документа.

Для выработки качественного, эффективного решения стадия сбора и анализа информации имеет особое значение. Специалисты, готовящие проект распорядительного документа, должны собрать объективную, достоверную информацию, достаточную для принятия решения. Источниками такой информации могут быть: законодательные и иные нормативные правовые акты, оперативная документация организации, документы, поступающие из других организаций, архивные документы, публикации в периодической печати, научные материалы и др. Если ранее в организации принимались решения по аналогичным вопросам, необходимо изучить ранее изданные распорядительные документы во избежание принятия решений, противоречащих или повторяющих ранее принятые решения.

Следующий этап в подготовке распорядительного документа – оформление выработанного решения в виде проекта распорядительного документа. Первоначально проект распорядительного документа оформляется не на бланке, так как он должен будет пройти этап согласования, в результате которого в проект документа могут быть внесены изменения. Текст проекта документа составляется по тем же правилам, что и окончательный текст документа, оформляемого на бланке. В верхнем правом углу проставляется слово «Проект». К тексту проекта документа составляется заголовок. Другие реквизиты (подпись, дата и др.) в проекте документа не оформляются.

Этап согласования проекта документа может состоять из визирования (внутреннего согласования) и внешнего согласования (экспертизы решения в других организациях), если оно необходимо. Визы проставляются в нижней части последнего листа проекта документа или на обороте последнего листа документа. Внешнее согласование проводится только в тех случаях, когда проект документа затрагивает интересы других организаций. Внешнее согласование проводится после того, как проведено внутреннее согласование. Внешнее согласование оформляется грифом согласования, который проставляется на последнем листе проекта документа, под текстом, или на отдельном листе согласования.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены как особое мнение или замечания. В последнем случае виза дополняется надписью «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются» и др. Замечания редакционного характера вносятся непосредственно в представленный на визирование проект документа.

Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчику проекта для доработки документа. Если при доработке проекта распорядительного документа исполнителем будут учтены не все замечания, то при передаче окончательно оформленного документа руководителю на подпись все особые мнения и замечания, не принятые составителем документа, должны будут поступить вместе с окончательно оформленным документом на рассмотрение руководителя. Руководитель имеет право принять любое решение, даже противоречащее мнению исполнителя (составителя проекта документа).

Следующий этап – доработка проекта распорядительного документа по замечаниям – предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подпись. После окончательного оформления проекта документа на бланке необходимо еще раз провести визирование документа. Повторное визирование необходимо для того, чтобы все заинтересованные должностные лица проставили свои визы на том экземпляре документа, который будет представляться руководителю на подпись. Как правило, визы оформляются на обороте последнего листа приказа (см. пример) или на отдельном листе согласования (визирования).

Если проект распорядительного документа готовился по поручению Принятие управленческого решения выражается в подписании распорядительного документа руководителем. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный, обладающий юридической силой документ. Руководитель подписывает только правильно оформленные и согласованные со всеми заинтересованными лицами проекты документов.

Подписанный распорядительный документ регистрируется в службе документационного обеспечения (распорядительные документы по личному составу регистрируются в службе персонала).

Последний этап в процедуре подготовки распорядительных документов – доведение документа до исполнителей. На этом этапе проводится тиражирование документа, его рассылка или передача исполнителям. Рассылка распорядительного документа должна проводиться в возможно сжатые сроки – в течение одного-двух дней после подписания документа.