По возвращении из командировки

Вопрос № 1: можно ли командировать сотрудника в тот же город?

Ответ: да, можно.

Трудовой кодекс определяет командировку как поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Как видим, речь идет именно о месте работы, а оно указывается в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). Как правило, в трудовом договоре в качестве места работы указано наименование организации и ее адрес.

Получается, что направление сотрудника для выполнения служебного задания в другую организацию, пусть даже расположенную в том же городе и даже на той же улице, формально может быть командировкой. Подтверждает этот вывод и норма пункта 3 Положения о командировках*. В ней уточняется, что местом постоянной работы считается место расположения организации (структурного подразделения), работа в которой обусловлена трудовым договором.

Таким образом, если сотрудник будет выполнять работу в другой организации в том же городе, то ему можно оформить командировку. Суточные в таком случае выплачивать не требуется, так как сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться в место жительства (п. 11 Положения о командировках). Отпадает и необходимость оплаты расходов на проживание. В остальном же командировка в данном случае оформляется в обычном порядке. Но здесь работодателя может поджидать другая сложность. И об этом наш второй вопрос.

Вопрос № 3: может ли командировка длиться один день?

Ответ: да, может.

На самом деле в Трудовом кодексе и в Положении о командировках вопрос о минимальной продолжительности командировки деликатно обойден стороной. Лишь в пункте 2 старой, еще советской Инструкции о командировках** сказано, что командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен вернуться из командировки в тот же день, в который он был командирован. Из этого косвенно следует, что командировка может быть и однодневной. Однако, как уже было сказано, более позднее законодательство (ТК РФ и Положение о командировках) подобной оговорки не содержит. Но и запрет на однодневные командировки эти акты также не содержат.

Из всего этого можно сделать лишь один вывод – однодневные командировки не запрещены, но документы по ним лучше оформить, что называется, по полной программе (командировочное удостоверение и отчет). Это не будет лишним и для налоговых целей. Обратите внимание, что суточные при однодневной командировке выплачиваются только при поездках заграницу, да и то в размере 50 процентов от норматива. При внутрироссийских «однодневках» суточные не выплачиваются (п. 11 и 20 Положения о командировках).

Вопрос № 4: может ли командировка длиться бесконечно долго?

Ответ: нет, не может.

В старой Инструкции о командировках содержится четкая норма о том, что срок командировки не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не мог превышать одного года (п. 4 Инструкции о командировках). Однако в Положении о командировках (более позднем документе) подобного ограничения уже не содержится. Так, в пункте 4 Положения сказано лишь, что срок командировки работодатель устанавливает с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Выходит, что работодатель при необходимости может направить сотрудника в командировку и более чем на 40 дней. Но бесконечной командировка быть все равно не может. Ведь, как мы помним, командировка, согласно статье 166 ТК РФ, – это поездка сотрудника для выполнения служебного поручения. Соответственно, длительность командировки определяется сроками выполнения этого поручения, которое четко зафиксировано в документе, составляемом при направлении сотрудника – командировочном удостоверении.

Таким образом, если трудинспектор обнаружит, что задание выполнено, а сотрудник все еще в командировке, или что задание сформулировано так, что его выполнение может длиться бесконечно долго, то такую «командировку» вполне могут признать переводом работника. Работодателя же в таком случае ждет ответственность вплоть до приостановления деятельности фирмы и дисквалификации руководителя (ст. 5.27 КоАП РФ). А если это обнаружит налоговый инспектор, то под удар могут попасть суточные и оплата проезда. Кроме того, если командировка длится более одного месяца, налоговики могут решить, что компания создала обособленное подразделение.

Вопрос № 8: какой документ обязательно оформлять при направлении работника в командировку?

Ответ: командировочное удостоверение.

Данный вопрос сегодня решен достаточно четко. Пункт 7 Положения о командировках гласит: «на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, определяющее срок его пребывания в командировке, а также устанавливающее дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату отбытия из него (из них)». Из этого следует, что при направлении работника в командировку необходимо иметь решение работодателя (форма этого решения не уточняется, значит, оно может быть и устным, и неунифицированным), а также командировочное удостоверение, составленное по унифицированной форме № Т-10 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1).

Заметим, что ранее в данном вопросе возникала путаница из-за того, что законодательство предусматривало вариативность оформления. Работодатель мог сам решить, какой документ составить: приказ о командировке или командировочное удостоверение (п. 2 Инструкции о командировках). Но данная норма больше не применяется, поскольку она противоречит Положению о командировках (ст. 423 ТК РФ).

Вопрос № 10: как быть, если работник опоздал на поезд или на самолет?

Ответ: купить ему новый билет.

В ситуации, когда работник опоздал к отправлению транспорта, который должен доставить его в командировку или из нее, организация оказывается в правовом тупике. Дело в том, что статья 166 ТК РФ обязывает работодателя оплатить проезд работника к месту выполнения служебного задания и обратно. Обязывает без каких-либо исключений и альтернатив. Значит, не оплатить второй билет работодатель не имеет права.

Удержать же стоимость «просроченного» билета с сотрудника работодатель не может. В этом ему препятствует статья 137 ТК РФ. В ней содержится исчерпывающий перечень ситуаций, когда возможно удержание денег из заработной платы сотрудника. И в этом перечне ничего не сказано о возможности удержать стоимость неиспользованного билета. Поэтому работодателю остается либо договариваться с сотрудником по-хорошему, либо обращаться в суд с иском о взыскании с работника данной суммы. Если сотрудник согласится добровольно внести в кассу средства в счет погашения причиненного компании ущерба, то ККТ применять не потребуется, так как нет факта продажи товара, работы, или услуги.

* Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).

** Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР». Данная Инструкция действует в части, не противоречащей ТК РФ и Положению о командировках.

«Кадровик. Кадровый менеджмент», 2008, N 10

Большинство крупных компаний уже имеет разветвленную филиальную сеть либо движется по пути освоения новых рынков. Из-за острой нехватки на местах квалифицированных менеджеров среднего звена руководители компаний, как правило, направляют своих представителей в продолжительные поездки для становления, координации и развития бизнеса в регионе или в краткосрочные командировки для контроля текущего состояния дел. Что значит командировка для работодателя и для работника — об этом размышляют сотрудники кадровых агентств, руководители кадровых служб организаций.

«Основные игроки современного рынка труда обнаруживают очевидную тенденцию к укрупнению. Если 7 — 10 лет назад активно развивались региональные компании и коммерческие организации, то сегодня наиболее ценных специалистов делят между собой крупные иностранные и федеральные фирмы, которые продолжают наращивать свой потенциал путем слияний и поглощений, — констатирует Александра Степанишина, руководитель отделения по подбору персонала Kelly Services (Екатеринбург). — Поскольку создаваемые таким образом компании имеют чрезвычайно разветвленную структуру с несколькими территориальными центрами, командировки сотрудников этих организаций становятся неотъемлемой частью рабочего процесса». Что касается кадрового рынка, то в описаниях вакансий часто встречается фраза «возможны командировки», и в большинстве случаев работодатели сразу оговаривают условия: уточняется территория, куда может быть направлен специалист, и время, которое могут занимать предполагаемые разъезды.

Плюсы и минусы деловых поездок

Командировка, которой сопутствует правильно намеченная цель (со стороны руководства) и грамотно оформленные результаты поездки (со стороны командированного), может предоставить специалисту ряд преимуществ:

— значительно возрастают шансы в достаточно короткие сроки получить повышение;

— расширяется сфера влияния в компании, так как специалист становится одним из тех, кто достоверно осведомлен о текущем состоянии дел в филиалах;

— у коллег и руководства формируется представление о таком сотруднике как о человеке, способном к самостоятельной работе, что способствует повышению веса специалиста в компании;

— накапливается опыт реализации start-up проектов и решения разного рода нетипичных задач, делающий послужной список гораздо весомее.

Александра Степанишина считает, что «замещение позиции, предполагающей большое количество командировок, — это не только шанс перешагнуть сразу через несколько ступеней в движении вверх по карьерной лестнице, но и отличная возможность приобрести опыт переговоров на самых разных уровнях, что очень украшает резюме любого кандидата».

В то же время частые рабочие поездки могут иметь и отрицательные стороны:

— возникновение проблем в семье;

— опасность, что вместо того, чтобы зарекомендовать себя перед руководством в качестве перспективного работника, человек, напротив, пропадет из поля зрения сотрудников, проводя существенную часть рабочего времени вдали от родного офиса. Поэтому очень важно по возвращении из командировок грамотно преподносить полученные результаты непосредственному руководителю и коллегам;

— вероятность смещения прямых обязанностей в сторону курьерского или секретарского функционала. Вряд ли положительное влияние на продвижение по службе окажут многочисленные поездки с целью отвезти/привезти документы или сопровождения важной персоны. Поэтому имеет смысл заранее оговорить с руководством намерения, в связи с которыми происходит отправка на удаленный объект.

Почему так манит дорога?

Регулярные командировки могут быть одной из основных рабочих обязанностей специалиста, особенно если он занимает руководящую должность в крупной компании с разветвленной региональной сетью, и готовность соискателей к частым разъездам является определяющим фактором при выборе претендентов на такую позицию. Поэтому тем кандидатам, чья трудовая деятельность напрямую связана с развитием региональных подразделений, при создании резюме необязательно уточнять этот момент. «Если у подобных специалистов резюме составлено грамотно, подробно описан функционал, то вывод о количестве командировок можно сделать уже исходя из текста, поэтому дополнительные упоминания о готовности к поездкам окажутся лишними», — полагает Александра Степанишина. Однако бывают такие случаи, когда, к примеру, соискатель согласен на командировки, но не готов к путешествиям на самолете. Тогда, как советует Кристина Шукурова, консультант по подбору персонала агентства The Russian Connection Group, лучше указать в CV это ограничение, дабы сразу отсеять неприемлемые предложения.

Многие соискатели, принимая решение о поиске нового места работы, намеренно останавливают свой выбор на вакансиях иностранных или совместных компаний, чтобы иметь возможность заграничных командировок с перспективой занять должность в головном офисе фирмы.

Например:

Павел М. устроился в российско-английскую компанию, где командировки составляли 35% его рабочего времени, два года провел в разъездах по маршруту Москва — Лондон и обратно. Зарекомендовав себя в качестве ответственного и профессионального сотрудника, он получил предложение о переходе в головной офис компании в Англии.

«На должности, связанные с частыми деловыми поездками, мы стараемся подбирать таких кандидатов, которым нравятся путешествия, нестандартные задачи, общение с новыми людьми, — рассказывает Ирина Осадчая, пресс-секретарь МТС. — К тому же многих специалистов зарубежные командировки привлекают возможностью языковой практики».

Обычно кандидаты соглашаются на частые долговременные и удаленные командировки в начале карьеры, чтобы иметь возможность за довольно короткий срок получить опыт самостоятельной работы и добиться повышения по служебной лестнице с увеличением уровня дохода. «Зачастую вакансии, на которых предполагаются командировки, оцениваются выше, чем аналогичные, но без разъездов, — свидетельствует Валерия Дворцевая, генеральный директор КА «ВИЗАВИ Консалт». — Как правило, компенсация за деловые поездки включает в себя оплату командировочных расходов, премии по результатам, повышение оклада (до 30%), дополнительные страховки, учет выходных дней в командировке в качестве рабочих, выходной день по возвращении». Поэтому если соискатель готов к частым разъездам, но не имел соответствующего опыта, то в его интересах будет обозначить в резюме или сопроводительном письме свое согласие, поскольку компания-работодатель обязательно обратит на это внимание.

Например:

Александр Р. в своем резюме указал о возможности удаленных командировок, так как в силу личных обстоятельств хотел на время сменить обстановку. На собеседовании на должность менеджера проекта в крупную российскую компанию работодатель предложил ему заняться реализацией проекта в открывшемся подразделении компании в Екатеринбурге при условии, что в ближайший год около 70% рабочего времени ему придется провести вдали от дома, но в зависимости от окончательных итогов гарантировалось повышение. Обдумав условия и открывающиеся перед ним перспективы, соискатель согласился. Проект был завершен через 1,5 года, и по результатам работы Александру было предложено курировать другой проект, причем оклад был повышен и время, проводимое в разъездах, сокращено до 30%.

Полина Сухарникова, консультант компании AVANTA Personnel, полагает, что «наличие деловых связей в различных регионах, несомненно, увеличивает стоимость кандидата на рынке труда. Не секрет, что ряд компаний продвигает сотрудников по карьерной лестнице, ставя их на более высокие позиции в других регионах. В этом случае умение быстро адаптироваться и оперативно включиться в работу на новом месте сыграет немаловажную роль».

Опыт как относительное преимущество

На некоторых позициях опыт частых деловых поездок играет если не ключевую, то довольно значимую роль при выборе кандидатов. По мнению Александры Степанишиной, наличие опыта длительных командировок работодатели склонны воспринимать как дополнительную гарантию способности кандидата четко выполнять возлагаемые на него обязанности. Во-первых, сотруднику потребуется значительно меньшее количество времени на то, чтобы войти в нужный ритм работы. Во-вторых, переходя на новую позицию, кандидат будет более объективно соизмерять свои способности с уровнем поставленных задач.

В то же время следует заметить, что для многих должностей, предполагающих регулярные командировки, от соискателей не требуется наличия соответствующего опыта. По мнению Кристины Шукуровой, если вакансия подразумевает длительные или частые деловые поездки, работодатель в первую очередь обратит внимание на такие личные качества соискателя, как гибкость, мобильность, умение быстро адаптироваться, работать с большими объемами информации. И кандидатам необходимо оценить, готовы ли они в ближайшее время к постоянным переездам и перелетам, проживанию в гостиницах, как это воспримут близкие им люди. «На собеседовании соискателям может быть предложен бизнес-кейс, участие в деловой игре с целью определения таких компетенций, как способность оперативно принимать решения, работать в ситуации стресса, брать на себя ответственность», — рассказывает Полина Сухарникова. «В тех случаях, когда кандидат отвечает заявленным в вакансии требованиям, способен к принятию самостоятельных решений и готов отвечать за свои действия, мы можем быть уверены, что, несмотря на отсутствие соответствующего опыта, с возложенными на него в командировках задачами он успешно справится», — полагает Лилия Попова, руководитель отдела персонала компании «Чистый свет» (ГК FACILICOM).

Однако, как считает Ирина Осадчая, по наличию или отсутствию опыта частых командировок нельзя определить эффективность и профессионализм кандидата. Например, многие сотрудники курьерских служб проводят в командировках до 95% рабочего времени, но это совершенно не означает, что все они являются профессионалами в своем деле. И наоборот — бухгалтеры выполняют свою работу вообще без разъездов. Поэтому, по мнению эксперта, строка в резюме о предшествующих деловых поездках не играет какой-либо определяющей роли, а выступает в качестве дополнительной информации.

«Опытное поле» читателя

Виктор Агафонов, директор по работе с персоналом АМО ЗИЛ

— Многие развивающиеся предприятия, которые находятся в крупных городах, например в Москве, в силу разных причин — дефицита трудовых ресурсов, стоимости земли, аренды зданий, больших экологических затрат — стараются вывести свои филиалы в другие регионы. На этом этапе не обойтись без командировок: требуется подготовка нового производства, монтаж и размещение оборудования, построение организационной схемы самого холдинга, создание инфраструктуры и т.п. Именно такие вопросы приходилось и приходится решать в свое время и АМО ЗИЛ, имеющему заводы в регионах.

Основная мотивация сотрудника, направляемого в такую командировку, — его заинтересованность в результатах своего труда. Успешный запуск объекта — это и оценка его деятельности, что, конечно, является важным фактором для дальнейшей карьеры. Многие наши сотрудники — будущие руководители производств — приобрели в таких командировках необходимый опыт, показали свою состоятельность и самостоятельность. Командировки в регионы бывают регулярно в целях осуществления единой кадровой политики, принятой в холдинге, — как кадровой, так и экономической. Считаю важным обратить внимание, что следует отличать разовую командировку (по трудовому законодательству на срок не более 40 дней) от выезда специалиста в тот же филиал на год, чтобы, например, подтянуть какое-то направление, — это уже будет временный перевод на другую работу в рамках трудового договора, что у нас также практикуется. Поскольку командировки являются важным элементом в организации производства, задача работодателя — обеспечить сотрудникам нормальные условия труда и проживания. У нас, например, есть для командированных сотрудников жилой фонд, в случае выезда группы сотрудников стараемся обеспечить их доставку к месту работы и обратно служебным транспортом.

Чтобы командировки пошли на пользу

В большинстве случаев на должности, связанные с постоянными деловыми поездками, работодатели предпочитают рассматривать кандидатов без семейных обязательств, поскольку такие сотрудники более мобильны. «Если речь идет о позиции, подразумевающей большое количество командировок, то больше шансов занять ее будет иметь специалист, не имеющий семьи. С другой стороны, рынок специалистов может быть настолько узким, что компания сделает предложение о работе и женщине с маленьким ребенком, если она готова много ездить и имеет няню, и кандидату старше той возрастной планки, которая была изначально установлена, — замечает Полина Сухарникова. — Главное, чтобы опыт, знания и навыки соответствовали задачам кандидата на искомой позиции».

Перед тем как отправить отклик на заинтересовавшую вакансию или дать согласие на собеседование, соискателям следует внимательно ознакомиться с должностными характеристиками. При наличии в объявлении фразы «возможны частые командировки» нужно определить для себя готовность к деловым поездкам. Если ответ будет отрицательный, то, скорее всего, вакансии компаний, обладающих разветвленной филиальной сетью, таким соискателям не подойдут, поскольку многие серьезные позиции будут наверняка связаны с многочисленными командировками. «Если же соискатель готов к частым деловым поездкам, ему следует отразить этот факт в сопроводительном письме. Желательно сразу оговорить и процентное соотношение, например: командировки могут занимать до 90% рабочего времени, — рекомендует Кристина Шукурова. — Также можно ограничить возможность длительных разъездов, допустим, только 20% от рабочего времени». Когда соискатель хочет сделать упор на наличии у себя «разъездного» опыта, желательно указать в резюме, в каком городе базировался офис компании, где сотрудник числился в штате, и уточнить подведомственную территорию и партнеров, с которыми поддерживались деловые отношения в процессе трудовой деятельности. Тем самым увеличиваются шансы кандидата встретить работодателя своей мечты, а компании — получить грамотного командировочного.

По материалам online-журнала

Командировочные не выдаются авансом, какие могут быть налоговые последствия

ИА ГАРАНТ

Сотрудники организации направляются в служебные командировки на территории РФ. Оплата командировочных производится путем перечисления денежных средств на зарплатную карту после представления авансового отчета по возвращении из командировки (по факту). Суточные при направлении сотрудников в служебные командировки, согласно положению о командировках, принятому в организации, выплачиваются в размере 1500 руб. Какие в данной ситуации существуют налоговые риски (налог на прибыль, НДФЛ), связанные с установлением суточных в размере 1500 руб.? Какие неблагоприятные последствия могут быть у организации, если она не выдает аванс на командировку?

Документальное подтверждение

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются, в частности, возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). Статьей 168 ТК РФ установлен перечень таких расходов, в который включаются: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Важным моментом является то, что порядок и размеры такого возмещения определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. При этом каких-либо ограничений по установлению размера суточных трудовое законодательство РФ не содержит.

В соответствии со ст. 166 ТК РФ особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение). При этом п. 10 Положения предусматривает обязанность работодателя по выдаче работнику при направлении его в командировку денежного аванса на оплату расходов, указанных в ст. 168 ТК РФ.

На подотчетное лицо, в свою очередь, пунктом 26 Положения возлагается обязанность по возвращении из командировки представить работодателю:

— авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, а также документы, подтверждающие осуществленные в командировке расходы;

— отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем организации, в письменной форме.

Обязанность по составлению авансового отчета в такой же срок устанавливается и пунктом 4.4 Положения Банка России от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ».

Из прочтения данных норм следует, что составление авансового отчета по возвращении из командировки обусловлено получением перед отправлением в командировку денежных средств в качестве аванса на оплату командировочных расходов. Так как в рассматриваемом случае командировочному сотруднику аванс не выдавался, у него отсутствует как обязанность, так и возможность составлять «авансовый» отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах (смотрите также постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 10.10.2013 N 09АП-30657/13). Кроме того, такой сотрудник не является подотчетным лицом. В то же время у организации остается обязанность по возмещению расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ) и отражению этих операций в своем учете (часть 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ)).

Полагаем, в такой ситуации командировочному сотруднику следует представить организации отчет о произведенных расходах, форму которого организации следует разработать и предусмотреть в своей учетной политике. За основу можно взять форму N АО-1, утвержденную постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

На основании такого отчета работодатель возместит расход командированного сотрудника и сможет учесть суммы такого возмещения в бухгалтерском учете. Еще раз хотим обратить внимание, что такой отчет не может являться авансовым, исходя из того, что сотруднику не выдавался аванс перед командировкой.

Отметим, что в ситуациях, кода работники осуществляют расходы от своего имени и за свой счет, существует риск переквалификации налоговыми органами отношений между организацией и командированным сотрудником (пп. 3 п. 2 ст. 45 НК РФ, п. 6 постановления Пленума ВАС РФ от 10.04.2008 N 22, письмо Минфина России от 08.02.2013 N 03-02-07/1/3089).

Пунктом 1 ст. 183 ГК РФ предусмотрено, что при отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии не одобрит данную сделку. То есть в рассматриваемой ситуации существует риск того, что налоговыми органами возмещение расходов сотруднику может быть признано коммерческой сделкой между этим сотрудником и организацией.

В соответствии с п. 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 N 57 под прямым последующим одобрением сделки представляемым, в частности, могут пониматься письменное или устное одобрение; конкретные действия представляемого, если они свидетельствуют об одобрении сделки, например полная или частичная оплата товаров, работ, услуг, их приемка для использования.

Полагаем, что в такой ситуации принятый к учету отчет о произведенных расходах и возмещение сотруднику осуществленных им расходов будет являться письменным одобрением этих расходов и подтверждением того, что они понесены сотрудником в интересах организации. При этом организации следует уделить пристальное внимание письменному оформлению таких расходов, которое позволит однозначно определить данные расходы как расходы, осуществленные ее сотрудником в ее интересах в рамках служебной командировки.

Отчет о произведенных расходах и прилагаемые к нему документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями ст. 9 Закона N 402-ФЗ (письма Минфина России от 05.08.2013 N 03-03-06/1/31261, от 23.07.2013 N 03-03-06/1/28978).

Налог на прибыль организаций

Нормой п. 1 ст. 252 НК РФ предусмотрены обязательные требования к расходам, соответствие которым позволяет принять к учету в целях исчисления налога на прибыль те или иные расходы. К таким требованиям относятся:

— расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены. При этом под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами, осуществленными в результате отношений между российскими организациями, понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ;

— расходы должны быть произведены в рамках осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы организации на командировки учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. При этом данной нормой предусмотрен перечень расходов на командировки, учитываемых в целях налогообложения прибыли.

А) Учет в целях налогообложения суточных в размере 1 500 рублей

Как было сказано выше, размер суточных определяются коллективным договором или локальным нормативным актом в размере, установленном по усмотрению организации.

Отметим, что в настоящее время налоговым законодательством РФ не предусмотрено нормирование расходов на командировки. Поэтому организация вправе учесть в целях налогообложения прибыли суточные в размере, установленном ее Положением о командировках, то есть в размере 1 500 рублей, при выполнении требований, установленных пунктом 1 ст. 252 НК РФ. При этом документальным подтверждением таких расходов является командировочное удостоверение (смотрите также письма Минфина России от 26.12.2012 N 03-04-06/6-368, от 01.04.2010 N 03-03-06/1/206, УФНС России по г. Москве от 24.03.2009 N 16-15/026454).

Таким образом, сам по себе факт установления в Положении о командировках Вашей организации суточных в размере 1500 рублей не влечет за собой налоговых рисков в целях главы 25 НК РФ. Расходы на выплату суточных учитываются организацией в этом размере в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в случае соответствия таких расходов требованиям ст. 252 НК РФ.

Б) Возмещение командировочных расходов, в том числе суточных, после возвращения сотрудника из командировки

Официальные органы неоднократно выражали мнение, что по командировочным расходам хозяйственной операцией является признание (начисление) организацией задолженности перед работником по суммам понесенных им расходов на командировку (списание подотчетной суммы с работника). Первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является утвержденный руководителем организации авансовый отчет. При этом к такому отчету должны прилагаться соответствующие оправдательные документы. В случае оформления авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов, как не имеющая надлежащего документального подтверждения на основании п. 1 ст. 252 НК РФ (письма Минфина России от 19.11.2009 N 03-03-06/1/764, от 14.09.2009 N 03-03-05/169, ФНС России от 25.11.2009 N ММ-22-3/890@, от 18.08.2009 N 3-2-06/90).

Таким образом, нормы НК РФ и письменные разъяснения официальных органов не ставят правомерность учета командировочных расходов в зависимость от факта выплаты аванса. Такие расходы могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в случае их обоснованности, документального подтверждения и направленности на получение дохода.

Письменных разъяснений официальных органов и судебных решений, напрямую посвященных ситуациям, аналогичным рассматриваемой, нам найти не удалось.

Отметим, что известны судебные решения по налоговым спорам, в основе которых лежали ситуации, где не только не уплачивались авансы, но и не составлялись авансовые отчеты.

Тем не менее судьи квалифицировали спорные расходы как соответствующие требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ (постановления ФАС Московского округа от 07.04.2009 N КА-А40/2620-09, от 14.01.2003 N КА-А40/8830-02, Девятого арбитражного апелляционного суда от 10.10.2013 N 09АП-30657/13 (оставлены без изменения постановлением ФАС Московского округа от 11.02.2014 N Ф05-17737/13 по делу N А40-155983/2012)).

В то же время полагаем, что наличие указанной судебной практики свидетельствует о том, что налоговые органы нередко предъявляют претензии к учету командировочных расходов в целях налогообложения прибыли в подобных случаях.

По нашему мнению, факт учета командировочных расходов на основании отчетов, фактически не являющихся авансовыми, сам по себе не создает для организации риска непризнания налоговыми органами таких расходов.

НДФЛ

А) Налогообложение суточных в размере 1 500 рублей

В соответствии с нормой, установленной абзацем двенадцатым п. 3 ст. 217 НК РФ, при оплате работодателем сотруднику расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы, перечень которых определен данной нормой. Суточные освобождаются от обложения НДФЛ в размере, не превышающем 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

Таким образом, факт установления в Положении о командировках Вашей организации суточных в размере 1 500 рублей сам по себе не вызывает возникновения налоговых рисков в целях главы 23 НК РФ. Риски в данном случае могут возникнуть в связи с неправильным исчислением налоговой базы, в которую не включаются только 700 рублей, в то время как оставшиеся 800 рублей (1 500 рублей — 700 рублей) подлежат обложению НДФЛ.

Такие же разъяснения содержатся в письмах Минфина России (смотрите, например, письма от 06.03.2013 N 03-04-06/6713, от 26.12.2012 N 03-04-06/6-368, от 10.02.2011 N 03-04-06/6-22).

Напомним, что суточные в целях обложения НДФЛ не требуют документального подтверждения их использования (смотрите, например, письма Минфина России от 07.10.2013 N 03-03-06/1/41508, от 05.03.2013 N 03-04-06/6472, от 04.03.2013 N 03-04-06/6394, от 01.03.2013 N 03-04-07/6189).

Б) Налогообложение возмещения командировочных расходов после возвращения из командировки

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения), в частности, все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат. К таким выплатам, в числе прочих, относятся выплаты, связанные с возмещение командировочных расходов, осуществленных в связи с исполнением сотрудником своих трудовых обязанностей. Такие выплаты освобождаются от обложения НДФЛ в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.

Таким образом, нормами НК РФ освобождение от обложения НДФЛ возмещения командировочных расходов не ставится в зависимость от факта выплаты суточных авансом, то есть до командировки.

Эта позиция подтверждается и арбитражной практикой (постановление ФАС Поволжского округа от 03.05.2007 N А55-13747/06).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Гусев Кирилл

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей

По возвращении из командировки

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *