Планирование для руководителя

3. Планирование рабочего времени руководителя и специалиста

Известный немецкий специалист в области менеджмента Л. Зайверт разработал определенные правила планирования рабочего вре­мени:

  1. Планировать рабочий день на 60%, оставляя 20% на решение непредвиденных задач и 20 % на творческую деятельность (например, повышение квалификации).

2. Тщательно документировать и контролировать расход времени, что позволяет иметь о нем четкое представление, определяя будущие потребности в нем и правильное его распределение.

3. Дифференцировать задачи предстоящего периода на долго-, средне- и краткосрочные, устанавливая приоритет действий по их ре­шению.

4. Всегда последовательно до конца доводить начатое дело.

5.Составлять гибкие планы.

6.Планировать реальный объем задач, рассчитанных в соответст­вии с возможностями коллектива.

7. Использовать для планирования времени специальные бланки и карточки.

8. Переносить невыполненные задачи автоматически в планы сле­дующего периода.

9. Отражать в планах не только сами действия, но и ожидаемые ре­зультаты.

10. Задавать точные временные нормы и предусматривать на то или иное дело ровно столько времени, сколько на него действительно требуется.

11. Реализовать принцип самодисциплины, устанавливающий точ­ные сроки выполнения всех видов работ.

12. Определять приоритеты в делах.

Как показывает практика, главными причинами потерь рабочего времени являются: 1) отсутствие четкости в постановке целей и опре­делении приоритетов; 2) отсутствие планирования рабочего времени или его слабая организация; 3) низкий уровень дисциплины подчинен­ных; 4) слабое руководство, неумение работать с подчиненными, парт­нерами, посетителями.

Планирование рабочего времени является одной из главных задач руководителя, так же как и осуществление планирования деятельности организации в целом. В нашей стране менеджеры еще не научились этим заниматься и уделяют данному процессу в 4 раза меньше време­ни, чем американские коллеги. Как отмечают западные экономисты, начинать планирование необходимо с четкой постановки задач. Для этого составляется перечень дел и возможных препятствий, которые потребуют отдельного времени на их преодоление. Анализ этого пе­речня в дальнейшем позволит скорректировать план и исключить не­существенные моменты. Кроме того, планирование времени позволяет руководству критически осмысливать собственные идеи и находить эф­фективные способы их решения вовремя, создавая определенный ре­зерв времени. Планирование позволяет руководителю сконцентриро­ваться на главном с учетом сроков и времени решения основных задач. В результате планирования улучшается структура рабочего дня и возникает возможность составления расписания.

План предусматривает решение стоящих проблем в рациональной очередности. В первую очередь планируются работы с фиксированным сроком исполнения или наиболее трудоемкие, требующие боль­ших затрат времени. Нежелательно откладывать и неприятные дела, лучше их сделать раньше других. Далее планируется рутинная работа и выполнение повседневных обязанностей. Последними в плане значатся второстепенные и эпизодические дела, не требующие много вре­мени (чтение текущей корреспонденции, обход рабочих мест). Главное — в процессе планирования устанавливается точный срок окончания дел.

Но случается, что предстоящий запланированный объем работ не может быть выполнен в заданное время и тогда требуется перенесение их на более поздний срок.

Тщательное документирование времени и контроль за его использованием служат предпосылкой планирования. Различают несколько типов планов использования времени: долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные.

С помощью долгосрочных планов определяется структура времени, необходимого для реализации крупных жизненных целей, рассчитанных на многие годы, порой на десятилетия. Это может быть работа, связанная с получением образования, продвижением по службе и т. п. Среднесрочные планы — годовые, в которых осуществляется распределение времени для решения крупных конкретных задач производственного характера.

Краткосрочные — включают разбивку времени для решения задач, конкретизирующих средне- и долгосрочные планы. К ним относятся: квартальные, месячные, декадные, недельные и дневные. Начиная с месячных планов расчет времени идет уже в часах. Среди краткосрочных планов важнейшим является дневной. В него включается не более десятка проблем, среди которых треть — главных, осуществляемых в первую очередь. Эти дела, а также самые неприятные принято планировать на первую половину дня (с утра). Это позволяет к вечеру их завершить. В дневном плане однородные дела группируются в блок, что значительно экономит время и позволяет не перескакивать с одной задачи на другую.

Учитываются в дневном плане и перерывы. Они определяются исходя из работоспособности человека и времени, прошедшего с начала рабочего дня. Усталость нарастает с увеличением промежутка времени от начала рабочего дня, естественно, это снижает производительность труда менеджера или специалиста.

В современном мире при разработке дневных планов учитываются особенности индивидуальных биоритмов. Необходимо планировать ра­бочий день так, чтобы наиболее трудные часы попадали на «пик рабо­тоспособности». Этот «пик» у «жаворонков» — утренние часы, «голу­би» наиболее активны в середине рабочего дня, а «совы» — к вечеру.

Знание всех приемов и методов планирования позволяет правильно рас­пределять задания в зависимости от их сложности, трудности, ответственно­сти, напряженности в рамках рабочего дня и оптимально их чередовать.

Лучшим вариантом фиксации дневного плана служит письменное его изложение. Это не позволяет игнорировать заложенные в него дела, разгружает память, дисциплинирует, делает работу более целенаправ­ленной. Анализ выполнения плана также легче провести по записи.

Разработка (составление) плана происходит накануне вечером в не­сколько этапов: формулируются задачи (перенесенные из месячного или декадного плана, переходящие из плана предыдущего дня, нерешенные к настоящему времени), определяются необходимые на их решение за­траты рабочего времени, оставляются «окна» на случай необходимости решить срочные проблемы, планируются 5—10-минутные перерывы по­сле каждого часа работы, выделяются приоритетные задачи.

План работы менеджера уточняется утром совместно с секретарем, учитывая внезапно возникшие новые обстоятельства. В целом дневной план должен быть гибким, одновременно в нем должен четко выдер­живаться регламент, связанный с приглашением людей (посетители, проведение совещаний и т. д.).

Краткие выводы по теме

Рабочее время — это важнейший фактор производства, бережное использование которого может дать огромный эффект. Но в основе та­кого отношения к рабочему времени лежит глубокое изучение струк­туры его затрат и выявление неиспользованных резервов.

Анализ затрат рабочего времени проводится с помощью хрономет­ража и фотографии рабочего времени, которые часто называют диаг­ностикой времени, позволяющей выявить его существенные потери и определить пути улучшения его использования.

Большая роль в улучшении использования рабочего времени отво­дится его планированию, что является одной из главных задач руково­дителя. Именно планирование рабочего времени позволяет руководи­телю сконцентрироваться на главном с учетом сроков и времени реше­ния основных задач.

Нормирование и планирование рабочего времени исполнителей и руководителей значительно повышает эффективность его использова­ния и наилучшим образом сказывается на конечных результатах дея­тельности подразделений.

Правила

Тайм-менеджмент – это технология, которая учит умению эффективно управлять своим временем и контролировать его. Выделяют несколько важных правил.

Сегодня – последний день

Представьте, что сегодня последний день. Это позволит вложить все свои силы в накопившиеся дела и быстро их разгрести. Мысль о том, что нужно сделать все дела сегодня, чтобы завтра уехать в отпуск, даст положительный психологический настрой на любую деятельность.

Мысль о том, что нужно сделать все дела сегодня, чтобы завтра уехать в отпуск, даст положительный психологический настрой на любую деятельность.

Планирование задач

Задачи планировать лучше не в уме, а в своем ежедневнике. Ведь когда они наносятся на бумагу и визуализируются, то практически материализуются. Когда дело сделано, его нужно вычеркнуть из списка и перейти к следующему. Это очень помогает сосредоточиться.

Отсеивание ненужной информации

Руководителю в свой обычный рабочий день приходится выслушивать много информации, большая часть которой ему не пригодится. Поэтому важно приобрести привычку фильтровать поток данных, оставляя нужные и забывая ненужные.

Убрать факторы, пожирающие время

Случается, руководители тратят много времени впустую на социальные сети, электронную почту и даже игры в рабочее время. Такое расточительство недопустимо. Ведь эти вещи затягивают, и теряется чувство времени, что вредит работе.

Чтобы полностью сосредоточить внимание на ключевых задачах, нужно отключить все гаджеты и приложения, способные отвлечь вас. А для расслабления можно выбрать определенное четко ограниченное время и тогда заняться соцсетями, почтой и прочим.

Не заниматься несколькими делами одновременно

Конечно, иногда каждый сталкивается с необходимостью быть в двух местах одновременно. Но, когда это становится нормой, это рассеивает внимание, и ни одна задача не будет решена как следует. Разумнее выполнять такие задачи по очереди, начиная с первостепенных и заканчивая необязательными.

Самые сложные дела выполняются утром, в начале рабочего дня. Не стоит их переносить на день или вечер, ведь именно утром у человека больше всего сил. Когда утром будет сделано самое сложное, остальное уже покажется нетрудным. Хуже, когда трудоемкое дело висит на душе целый день, мешая заниматься второстепенными вещами.

Порядок на рабочем месте

Когда на столе руководителя порядок и все лежит на своих местах, проще собраться с мыслями. А вот бардак и хаос настраивают на рассеянность и лень. Да и когда на столе нагромождение бумаг, то много времени тратится на поиски нужного документа или предмета. Кроме того, рабочее место должно быть удобным и нравиться руководителю. Поэтому не грех заказать себе красивое мягкое кресло и большой стол.

Выходные по необходимости

Отдых нужен каждому, и не обязательно, чтобы он приходился на субботу или воскресенье. Появились незагруженные работой дни – смело берите выходные и, например, проводите время с семьей. Отдых помогает человеку собраться с силами и восстановиться для новых свершений. После полноценного выходного дня происходит естественное повышение эффективности использования рабочего времени.

Отдых нужен каждому, и не обязательно, чтобы он приходился на субботу или воскресенье.

Планируем рабочее время руководителя

Шутки о взаимоотношениях начальства с рабочим временем можно вспоминать до вечера. Только когда ваш руководитель в очередной раз задерживается на полтора часа, а в переговорной уже сорок минут томятся важные гости и мобильный шефа недоступен, это совсем не кажется смешным.

Или когда начальник в очередной раз работает пятничным вечером до утра субботы и, конечно, никак не может при этом без вас обойтись, вам тоже сложно найти в этой ситуации повод для радости.

А еще бывает так, что вы совместными усилиями составили расписание на всю следующую неделю, буквально по минутам, а шефа утром в понедельник срочно вызвали на прием к губернатору, и ваше идеальное расписание посыпалось как карточный домик. И вам снова нужно переносить встречи, задерживаться на работе… и искать ответы на два самых популярных вопроса: «Кто виноват?» и «Что делать?»

Так кто же виноват? Нет, не коварный губернатор, который самым подлым образом вызвал вашего шефа на ковер в понедельник в восемь утра. Хотя… он тоже. И его секретарь. И те, кто над ним. И еще погода, которая вдруг перестала быть летной, заставив его на бегу менять планы.

В общем, виноваты все те, кто не умеет управлять своим временем, и те помощники, которые не выполняют свою главную функцию – помогать руководителю организовывать его время.

Конечно, мы не можем повлиять на губернатора, его помощника, погоду и курсы валют. Но мы можем организовать (или хотя бы постараться) рабочее время своего руководителя (и свое тоже) таким образом, чтобы внезапные изменения в графике не принимали масштаб катастрофы.

Для этого нам понадобятся:

  • руководитель – 1 шт.;
  • секретарь/помощник – 1 шт.;
  • данная статья – 1 шт.;
  • достижения высоких технологий – все возможные.

Методы планирования времени

Для начала давайте обратимся к основным методам планирования времени. Скорее всего, вы с ними уже знакомы, наша задача – систематизировать эти знания.

Метод «Альпы» включает в себя пять стадий планирования:

  1. Составление списка заданий.
  2. Оценка длительности выполнения заданий.
  3. Резервирование времени (в соотношении 60:40, т.е. 40 % времени должно оставаться свободным).
  4. Принятие решений по приоритетам и перепоручению некоторых дел.
  5. Контроль (учет несделанного).

Вторая методика – закон Парето, или принцип 20/80. В общем виде его можно сформулировать следующим образом: «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий – лишь 20 % результата». В нашем случае можно сказать, что 80 % работы делаются за 20 % времени. Мы не будем пока анализировать, насколько был прав Парето и его последовали, а просто запомним соотношение.

Третий способ организации времени известен как матрица Эйзенхауэра.

Согласно данной матрице все дела можно разделить на четыре категории:

А – срочные и важные;

B – важные, но не срочные;

C – не важные, но срочные;

D – не важные и не срочные.

Распределив рабочие задачи согласно этой матрице, можно расписать очередность выполнения дел.

Ну и что делать со всеми этими методами? В идеале, конечно, их бы применять в работе вашему руководителю. Однако именно нам предстоит сейчас рассматривать их, комбинировать и делать выводы. Итак, начнем.

Один из пунктов метода «Альпы» гласит, что 40 % времени нужно оставлять свободными. Первый порыв любого из нас – усмехнуться и сказать, что это невозможно. Возможно, об этом нам ясно говорит принцип Парето: 80 % работы делается за 20 % рабочего времени. Что это значит? Что с оставшимися 80 % можно «поиграть», например, отрезав половину. Кто сказал, что они не нужны? Они просто необходимы – там еще работы 20 % осталось. Просто мы будем обращаться с ними более «вольно».

Зачем нужны 40 % резервного времени? Для чего угодно: непредвиденных вызовов к губернатору, форс-мажора на производстве, текущей работы, дорожных пробок, перекура, обязательных перерывов на отдых (об этом речь пойдет дальше), да и просто плохого самочувствия руководителя (надо же ему иметь хотя бы теоретическую возможность уйти с работы, если вместе с курсом валют поднимутся температура и давление).

Именно поэтому основной ошибкой при планировании времени является поминутный план: одно небольшое опоздание грозит тем, что придется перекраивать расписание всего дня, а за ним – целой недели.

Подобная ситуация часто возникает не только из-за большого количества задач, но и потому, что руководитель не хочет видеть полупустое расписание. Многим шефам кажется, что в этом случае они производят впечатление бездельников. Их помощники тоже нередко подвержены этой «болезни». Конечно, поначалу будет очень сложно планировать время с учетом резерва в 40 %, но вовсе не обязательно сразу стремиться к этой цифре. Во многом это зависит от того, насколько руководитель расположен к переменам и заинтересован в оптимизации собственного рабочего времени. Для начала попробуйте освободить хотя бы 10 % времени и поработать так неделю или две. Если эксперимент окажется успешным, можно двигаться в этом направлении дальше. Кроме того, может оказаться так, что именно для вашего руководителя идеальное соотношение не 60:40, а 70:30 или 50:50. Это зависит и от его типа характера, и от специфики отрасли, в которой работает ваша компания, и даже от часового пояса.

Итак, согласно методу «Альпы» при планировании рабочего времени мы составляем список задач, расписываем, сколько времени займет выполнение каждой из них, помня при этом, что в расписании нужно оставить и свободное время тоже. Этот метод также советует нам группировать однородные дела, придумывая им условное обозначение – это дополнительно сэкономит наше время.

Но в рамках данного метода ничего не говорится о расстановке приоритетов. В этом нам может помочь «матрица Эйзенхауэра».

С важными и срочными делами (А) все понятно. Когда руководитель просит вас соединить его с начальником цеха или когда ему звонит вышестоящее начальство – это срочно и важно. Если утром оказалось, что шефу нужно через три часа улететь в командировку – то же самое. А вот если, например, командировка через неделю, то задача переходит во вторую категорию – важных, но не срочных дел (B).

В идеале квадрат дел А должен быть пустым (вот зачем нам резерв времени по методу «Альпы»). На практике там часто оказываются задачи, срок сдачи которых пропущен или резко изменен.

Для дел второй категории (B) нужно установить сроки исполнения. Если ваш руководитель едет в командировку 15-го числа, значит, 14-е – крайний срок, когда должны быть готовы все его документы.

Две другие категории дел (D, C) выглядят довольно загадочно: что значит не важные, но срочные (С)? Как это? Часто, иллюстрируя эту матрицу, в квадрат С авторы статей вписывают слово «поручить». Для вашего руководителя это дела, которые он может делегировать заместителю, вам, специалистам. Например, если без предварительной договоренности на пороге приемной появляются партнеры (да, все встречи нужно назначать заранее, но это вечное «да мы вот тут в Питере, решили к вам заскочить тоже»), на встречу с ними можно отправить заместителя – не выгонять же людей, в самом деле. Руководитель в этом случае быстро принимает решение, дает поручение и забывает о происшествии, таким образом справившись со срочным, но не важным делом.

Категория D – не срочные и не важные дела – это те, которые при необходимости можно просто вычеркнуть из списка. Хотите разобрать бумаги в шкафу? Полгода этого не делали, и если сейчас у вас нет на это времени, то не нужно напрягаться и его выискивать – разберете, когда на работе наступит затишье. Никуда они не денутся, эти бумаги. Для вашего руководителя такими делами могут быть т.н. «пожиратели времени»: прочитать статью в журнале или новости на РБК, потому что все уже все прочитали, ознакомиться с биржевыми сводками (а брокеру зачем платить тогда?) и т.д. От выполнения любого из этих дел можно легко отказаться.

Проблема первая: шеф не посвящает вас в свои планы

И все было бы так просто, если бы нам не приходилось в своей работе иметь дело с другими людьми, и в первую очередь – со своим руководителем.

Самая большая проблема, с которой вы можете столкнуться при планировании рабочего времени своего руководителя, – его полное нежелание посвящать вас в свои планы. Казалось бы, это противоречит самой идее наличия у руководителя помощника. Увы, я в свое время три года работала с таким начальником и знаю не понаслышке, что такие руководители действительно бывают. Зато теперь я знаю, как с ними бороться.

Как мы уже не раз писали, главная обязанность секретаря или помощника – помогать своему руководителю выполнять его рабочие обязанности, в т.ч. организовывать его время. Но все эти методы и матрицы совершенно бесполезны, если он вам ничего не говорит: он приходит на работу каждый день в разное время, уходит – тоже. Или может пропасть на полдня, выскочив из приемной без верхней одежды. Может даже уехать в отпуск на две недели, никого, включая заместителей, не предупредив. Вы никогда не знаете, где он находится в данный момент: на тренировке в спортзале или на выездной встрече? Он не пришел на работу, потому что с утра уехал на переговоры или потому что проспал?

В приемной толпятся сотрудники со срочными документами на подпись, телефон разрывается, а вы ничем не можете помочь ни себе, ни всем этим страждущим, потому что не знаете ответа на вопросы, где руководитель и когда он появится. И вы уже запутались во вранье («Когда все это кончится?»), и вообще такое пренебрежение очень обидно и «невозможно так работать».

В это время вы не только не выполняете свои должностные обязанности, но и мешаете сотрудникам выполнять их работу, а значит, необходимо предпринимать меры. Какие?

Предпринимаем меры

1. Что делать, если он вам не говорит, куда и как надолго уходит? Спрашивать. Скорее всего, его будут раздражать такие вопросы. Объясните, что они продиктованы исключительно рабочей необходимостью, а не вашим праздным любопытством. Только ни в коем случае не упрекайте его в том, что он скрывает от вас информацию. Лучше обратитесь к нему с просьбой ставить вас в известность о своих планах.

2. Начинайте исподволь планировать его расписание. В конце дня набросайте примерный план на следующий рабочий день и принесите ему на согласование. Он может вычеркнуть из него все пункты, но зато вы будете иметь представление о его планах. На данном этапе на неделю и более долгий срок лучше ничего не планировать – это бесполезно.

3. Создайте в расписании реперные точки. Для таких точек годятся еженедельные совещания, утренние планерки, время подписания документов. Так вы будете знать, в какое время шеф точно будет в офисе, и приучите его, себя и всех сотрудников к дисциплине.

4. Обсудите возможные способы связи в случае, если руководителя не окажется в офисе: можно ли звонить на мобильный, отправлять смс, пользоваться мессенджерами? Просматривает ли он с мобильного телефона рабочую почту?

Ваша задача – не просто получать от него информацию, но и наладить контакт в целом. Пока вы этого не сделаете, никакой информации он вам предоставлять не будет. Задача эта сложная и требует больших затрат, как временных, так и психологических.

Самое главное: вы должны быть уверены в том, что у вас на все это – задавать вопросы, быть в курсе планов руководителя, составлять его расписание – есть право.

Почему руководители так себя ведут? Причины могут быть самые разные. Возможно, вы его первый помощник и он просто не привык, что свой график нужно с кем-то согласовывать. Или он всегда так себя вел, а ваши предшественники слишком его боялись или не воспринимали такую ситуацию как проблемную, вот и не пытались ничего изменить.

Описанная проблема – самая сложная из тех, с которыми вы можете столкнуться при планировании рабочего дня руководителя. Конечно, есть и другие. Но при их решении у вас будет преимущество: вам не придется бороться с ними в одиночку – руководитель будет вашим союзником.

Проблема вторая: всё слишком изменчиво

Второй по сложности является ситуация, когда в ваш рабочий график постоянно вклиниваются изменения извне. Секретари руководителей крупных предприятий (скажем, градообразующих заводов) не понаслышке знают, что это такое. Старательно выстроенный рабочий график может в любой момент претерпеть изменения, если вашего начальника срочно вызовут в городскую, областную или еще какую-нибудь администрацию; если речь идет об опасном производстве, где в любой момент может случиться ЧП, которое потребует незамедлительного присутствия руководителя. Мы уже не говорим об инвесторах, членах совета директоров, вышестоящем руководстве, головном офисе в Москве или Лондоне, откуда однажды утром может прийти срочный вызов. Предугадать все эти срочные вызовы невозможно, поскольку никакой цикличности они не имеют.

С другой стороны, если, пользуясь советом, вы резервируете руководителю свободное время, то есть шанс свести неприятные последствия от сбоя в расписании к минимуму. Кроме того, вы можете:

  1. Быть в курсе происходящего в компании. Компания решила отбить IPO или купить новое перспективное месторождение? Значит, в ближайшее время вполне вероятны срочные командировки, переговоры, длящиеся несколько суток без перерыва, работа в выходные и по ночам. Нужно быть готовыми к тому, что этот период не будет легким. Вы можете обсудить ситуацию с шефом и делегировать кому-то из заместителей часть его рутинных функций (например, подписание документов или согласование документов в СЭД). Рутинная работа требует от руководителя внимательности, сосредоточенности и к тому же отнимает довольно много времени. Если временно ее делегировать, появится дополнительное количество свободного времени и, возможно, ему и вам не придется работать по ночам.
  2. Учитывать сезонность деятельности многих компании, если таковая имеется. Северный Ледовитый океан не в любое время года судоходный. Поэтому если пароход не выйдет из порта Владивосток в порт Певек в строго определенное время, он выйдет туда только в следующем году. Это означает, что зимой нагрузка на работников порта Певек значительно ниже, чем летом. То есть полгода нужно быть в полной боевой готовности ежеминутно, зато потом на несколько месяцев можно почти расслабиться. Если в вашей компании наблюдается подобная сезонность, вы должны знать, когда наступает и заканчивается самый сложный период и быть готовыми к этому морально. В самые напряженные моменты можно думать о тех, у кого нет никакой сезонности: (например, секретари главврачей в больницах).
  3. Постараться понять, кто представляет наибольшую угрозу для вашего расписания. Далеко не каждый человек может повлиять на планы вашего начальника. Таких людей немного (например, вышестоящее начальство, глава городской или областной администрации), и с их помощниками вы можете постараться наладить контакт, чтобы иметь возможность узнавать о ближайших планах их шефов. Помощник может не рассказать вам о том, что «заклание» вашего руководителя уже внесено в расписание на следующую неделю, т.к. это запрещено или, возможно, он сам не знает, но попробовать можно. Ведь если вы знаете, что директор головного офиса на две недели уехал на Мальдивы, можно смело планировать расписание, зная, что в Москву его в ближайшие две недели с большой долей вероятности не вызовут.

В помощь секретарю: приемы работы

  1. Синхронизируйте ваше расписание. Дубликат расписания руководителя должен быть у вас обязательно. Правда, выглядеть он будет несколько иначе. Под каждым событием дня составьте список задач, которые вы должны выполнить к этому событию. Например:

11:00 Встреча с поставщиками оборудования.
Напомнить участникам о предстоящей встрече, распечатать материалы, проверить оборудование в комнате переговоров.

  1. Не игнорируйте технический прогресс. Бывают, конечно, и в наше время руководители, предпочитающие вести расписание исключительно на бумаге. У бумажного варианта немало плюсов:

– читать с листа многим удобнее, чем с экрана;

– если человек печатает не быстро, то ему легче что-то написать рядом с записью, чем вносить изменения в электронное расписание;

– в случае отключения электричества бумажный планинг никуда не денется.

Тем не менее, если ваш начальник не слишком строгий консерватор, лучше вести еще и электронный календарь, тем более что многие программы (например, Microsoft Outlook) позволяют синхронизировать календари. Таким образом, если руководитель внесет в ваш план изменения, вы сразу их увидите. В случае если изменения внесете вы, он также об этом узнает. Кроме того, этот вариант удобен, если начальник не поручает вам составлять его календарь, а занимается этим сам. Однако то, что вы должны быть в курсе его передвижений, никто не отменял.

  1. Лучше всего составлять расписание в пятницу на следующую неделю, а потом корректировать его каждый вечер на следующий день. Но нелишним будет также сравнить графики еще раз утром, на свежую голову. Если в расписании есть встречи с другими людьми, накануне обзвоните их или их помощников, уточните еще раз, что встреча в силе.
  2. Если вы ведете электронный календарь, удобно будет разделить рабочее время руководителя на зоны. В красные зоны вносите все предстоящие дела, в зеленые – то самое резервное время, о котором мы говорили выше.
  3. Всегда будьте на связи с руководителем. Даже если он в командировке, на важном совещании, на приеме у врача – договоритесь, каким образом можно с ним связаться. Так, если возникнут неожиданные изменения, вы сможете тут же дать ему знать об этом.
  4. Будьте готовы договариваться. Чтобы составить максимально удобное расписание, нивелировать последствия от его сбоев, не подвергаться чрезмерным нагрузкам, вам придется научиться договариваться: с партнерами, желающими приехать на встречу с вашим руководителем; с коллегой, не желающей раскрывать вам планы своего начальника; с собственным шефом, объясняя ему, почему удобнее будет сделать так, как предлагаете вы, а не так, как хочет он. По сути, управление временем – задача из области не только организации, но и коммуникации. Так что развивайте соответствующие навыки.

Сказать: «Вот видите, ничего сложного в планировании рабочего времени нет» будет просто издевательством – это по-настоящему сложная работа, в которой хорошо только то, что со временем вы будете приобретать все больше практических знаний и навыков, лучше узнавать своего руководителя и других людей, с которыми приходится работать. А значит, будете справляться с этой обязанностью все лучше и лучше.

бух уч

Верно

Баллов за ответ: 1/1.

Баллов: 1

Система Стандарт-кост предназначена для:

Выберите один ответ.

1. контроля затрат в ходе их осуществления;

2. выявления и анализа отклонений фактических затрат от предусмотренных по нормативу

3. учета фактической себестоимости продукции;

Верно

Баллов за ответ: 1/1.

Баллов: 1

Экономия фактической себестоимости произведенной продукции по сравнению с нормативной себестоимостью отражается на счетах:

Выберите один ответ.

1. Д-т 40 — К-т 43;

2. Д-т 40 — К-т 90-2;

3. Д-т 43 — К-т 40.

4. Д-т 90-2- К-т 40 (красное сторно);

Генеральный бюджет – это:

Выберите один ответ.

1. совокупность планов, составленных для предприятия в целом;

2. совокупность планов, составленных для основных производственных подразделений предприятия.

Верно

Баллов за ответ: 1/1.

Баллов: 1

Бюджетирование является:

Выберите один ответ.

1. частью общего процесса управления экономикой предприятия;

2. работой, позволяющей предприятию «свести концы с концами», т.е. затраты и их источники.

3. технической стороной учета затрат и результатов;

Верно

Баллов за ответ: 1/1.

Баллов: 1

Период планирования – это:

Выберите один ответ.

1. временной промежуток, на который составляются и в течение которого реализуются планы;

2. временной промежуток, в течение которого менеджеры предприятия составляют и согласовывают план.

Верно

Баллов за ответ: 1/1.

Баллов: 1

Бюджет, который составляется не для конкретного уровня деловой активности, а для определенного его диапазона, называют:

Выберите один ответ.

1. финансовым.

2. гибким;

3. статическим;

4. операционным;

Верно

Баллов за ответ: 1/1.

Баллов: 1

Балансовое уравнение запасов имеет следующий вид:

Выберите один ответ.

1. Запасы на начало периода + Поступление запасов в течение периода = Выбытие запасов в течение периода – Запасы на конец периода.

2. Запасы на начало периода + Запасы на конец периода = Выбытие запасов в течение периода + Поступление запасов в течение периода;

3. Запасы на начало периода + Поступление запасов в течение периода = Выбытие запасов в течение периода + Запасы на конец периода;

Верно

Баллов за ответ: 1/1.

Баллов: 1

Структура бюджета:

Выберите один ответ.

1. зависит от объекта планирования, размера организации и степени квалификации разработчиков;

2. строго регламентирована законодательством;

3. предполагает сбалансированность доходов и расходов;

4. устанавливается на предприятии.

Верно

Баллов за ответ: 1/1.

Баллов: 1

При разработке финансовых бюджетов ставят цель:

Выберите один ответ.

1. получить бухгалтерские точные финансовые документы;

2. определить потребность в финансировании и дать оценку общего состояния предприятия на бюджетный период;

3. сравнить фактические результаты с запланированными.

Верно

Баллов за ответ: 1/1.

Баллов: 1

В список возможных отчетов для «центра расходов» входят, в том числе, следующие:

Выберите по крайней мере один ответ:

1. план производства;

2. бюджет доходов и расходов.

3. план общехозяйственных затрат;

4. бюджет движения денежных средств;

Верно

Баллов за ответ: 1/1.

Баллов: 1

Бюджет предприятия — это

Выберите один ответ.

1. план производства и продаж;

2. финансовый план на конкретный период, согласованный с производственно-сбытовой деятельностью.

3. план его финансовой деятельности;

Верно

Баллов за ответ: 1/1.

Баллов: 1

Планирование на период до 1 года можно охарактеризовать как:

Выберите один ответ.

1. тактическое;

2. текущее;

3. стратегическое.

Верно

Баллов за ответ: 1/1.

Баллов: 1

Доходы и затраты, скорректированные на фактический объем реализации, включают в бюджет:

Выберите один ответ.

1. статический;

2. финансовый.

3. операционный;

4. гибкий;

Неверно

Баллов за ответ: 0/1.

Баллов: 1

К финансовым планам относят:

Выберите один ответ.

1. план продаж;

2. план общехозяйственных затрат;

3. бюджет производственной себестоимости;

4. прогнозный баланс;

Верно

Баллов за ответ: 1/1.

Баллов: 1

Бюджет, который составляется не для конкретного уровня деловой активности, а для определенного его диапазона, называют:

Выберите один ответ.

1. гибким;

2. финансовым.

3. статическим;

4. операционным;

Верно

Баллов за ответ: 1/1.

Баллов: 1

Балансовое уравнение запасов имеет следующий вид:

Выберите один ответ.

1. Запасы на начало периода + Запасы на конец периода = Выбытие запасов в течение периода + Поступление запасов в течение периода;

2. Запасы на начало периода + Поступление запасов в течение периода = Выбытие запасов в течение периода – Запасы на конец периода.

3. Запасы на начало периода + Поступление запасов в течение периода = Выбытие запасов в течение периода + Запасы на конец периода;

Верно

Баллов за ответ: 1/1.

Баллов: 1

Планирование на период до 1 года можно охарактеризовать как:

Выберите один ответ.

1. тактическое;

2. текущее;

3. стратегическое.

Верно

Баллов за ответ: 1/1.

Баллов: 1

Бюджетирование является:

Выберите один ответ.

1. технической стороной учета затрат и результатов;

2. частью общего процесса управления экономикой предприятия;

3. работой, позволяющей предприятию «свести концы с концами», т.е. затраты и их источники.

Верно

Баллов за ответ: 1/1.

Баллов: 1

Конечное сальдо может быть отрицательным:

Выберите один ответ.

1. в бюджете движения денежных средств;

2. в бюджете доходов и расходов.

Верно

Баллов за ответ: 1/1.

Баллов: 1

Структура бюджета:

Выберите один ответ.

1. зависит от объекта планирования, размера организации и степени квалификации разработчиков;

2. строго регламентирована законодательством;

3. предполагает сбалансированность доходов и расходов;

4. устанавливается на предприятии.

Верно

Баллов за ответ: 1/1.

Баллов: 1

При разработке финансовых бюджетов ставят цель:

Выберите один ответ.

1. определить потребность в финансировании и дать оценку общего состояния предприятия на бюджетный период;

2. получить бухгалтерские точные финансовые документы;

3. сравнить фактические результаты с запланированными.

Верно

Баллов за ответ: 1/1.

Баллов: 1

Период планирования – это:

Выберите один ответ.

1. временной промежуток, в течение которого менеджеры предприятия составляют и согласовывают план.

2. временной промежуток, на который составляются и в течение которого реализуются планы;

Верно

Баллов за ответ: 1/1.

ресурсов организации.

3. затраты, возникшие вследствие организации альтернативного производства новых видов продукции;

Верно

Баллов за ответ: 1/1.

Баллов: 1

Если руководителю предлагают принять дополнительный заказ на производство продукции, при условии что предварительно установленная цена оказалась ниже суммарных затрат на единицу продукции, ему следует:

Выберите один ответ.

1. принять заказ;

2. принять заказ с условием повышения его продажной цены.

3. немедленно отказаться от выполнения заказа;

4. провести сравнительный анализ альтернатив и после этого принять решение;

Верно

Баллов за ответ: 1/1.

Баллов: 1

Как определяется уровень маржинальной прибыли организации?

Выберите один ответ.

1. отношением среднего маржинального дохода к выручке от продаж.

2. отношением маржинального дохода на единицу продукции к выручке от продаж;

3. отношением среднего маржинального дохода к цене за единицу продукции;в) отношением маржинального дохода на единицу продукции к объему выпуска продукции;

4. отношением маржинального дохода на единицу продукции к объему выпуска продукции;

Верно

Баллов за ответ: 1/1.

Баллов: 1

Использование какого из нижеперечисленных методов представляет наилучшую базу для проведения анализа взаимосвязи «затраты — объем- прибыль»?

Выберите один ответ.

1. метод учета фактических затрат.

2. Директ-кост;

3. нормативный метод учета затрат;

4. Стандарт-кост;

Неверно

Баллов за ответ: 0/1.

Баллов: 1

Чему будет равна будущая стоимость вклада, если организация инвестирует в предложенный проект 500 000 рублей, сроком на 3 года, с условием начисления простых процентов по ставке 10% годовых?

Выберите один ответ.

1. 150 000 рублей;

2. 50 000 рублей;

3. 700 000 рублей.

4. 650 000 рублей;

Верно

Баллов за ответ: 1/1.

Баллов: 1

Если организацией планируется маржинальный доход в размере 125 000 руб., объем реализации – 500 единиц, средние переменные затраты – 500 руб., то цена реализации составит:

Выберите один ответ.

1. 750 рублей;

2. 250 рублей;

3. нет верного ответа.

4. 166 рублей;

Верно

Баллов за ответ: 1/1.

Баллов: 1

Если безубыточный объем продаж равен 420 000 руб., объем произведенной продукции составляет 600 единиц, совокупные затраты – 120 000 руб., предполагаемая выручка – 540 000 руб., то цена при безубыточном объеме продаж составит:

Выберите один ответ.

1. 500 рублей;

2. 700 рублей;

3. 200 рублей.

4. 900 рублей;

Верно

Баллов за ответ: 1/1.

1. нормативный метод учета затрат;

2. Стандарт-кост;

3. Директ-кост;

4. метод учета фактических затрат.

Неверно

Баллов за ответ: 0/1.

Баллов: 1

Эффективность инвестиционной деятельности организации отражает:

Выберите один ответ.

1. результат от вложенного капитала;

2. соотношения между достигнутым результатом за счет инвестирования и величиной инвестиций, обусловивших получение этого результата;

3. сумму процентов, полученных от вложения капитала.

Верно

Баллов за ответ: 1/1.

Баллов: 1

Какое количество книг будет издано в марте отчетного года при условии, что переменные затраты на одно издание равны 3000 руб., цена на одну книгу – 4000 руб., планируемая прибыль — 200000 руб., расходы, связанные с управлением организацией ,– 700000 руб., расходы на рекламу – 100000 руб.?

Выберите один ответ.

1. 800;

2. 200;

3. 1000;

4. 250.

Неверно

Баллов за ответ: 0/1.

Баллов: 1

Процесс принятия управленческих решений включает:

Выберите один ответ.

1. анализ возможных вариантов решения проблемы и выбор наилучшего из них;

2. выбор варианта, обеспечивающего максимально возможный выпуск продукции.

3. выбор нескольких наилучших вариантов решения проблемы;

4. выбор варианта, обеспечивающего наибольший результат от продажи продукции;

Верно

Баллов за ответ: 1/1.

Планирование для руководителя

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *