План для проекта

Как составить план проекта?

Перед тем как заняться составлением, менеджер должен быть осведомлен о большом количестве вопросов, которые будут возникать на протяжении всего проекта, и ответов на них. Каждый вопрос можно выделить отдельно. Но все же лучше определить общие характерные шаблоны и модели. Итак, что же необходимо делать менеджеру для составления плана проекта.

1. Общайтесь

Первым шагом к успеху является общение с командой о целях, участниках, задачах, т.д. Менеджер должен знать, кто и за какую задачу ответственен, о сроках, а также просто обо всем, что происходит в проекте.

Стоит добавить, что общение – это не только первый шаг. Общаться стоит на протяжении всего проекта – это ключ к успеху.

2. Определите участников и цели

Определение всех участников проекта иногда вызывает сложности: их может быть очень много. Более того, они прямо или косвенно, в большей или меньшей степени могут оказывать влияние на проект. Именно поэтому важно определить всех тех, кто напрямую влияет на составление плана и серьезно отнестись к их пожеланиям.

Кто может быть участником проекта:

  • Заказчик – человек, непосредственно финансирующий и утверждающий работу;
  • Менеджер проекта – человек, занимающийся планированием с последующим созданием, исполнением и контролем над проектом;
  • Команда проекта, которая создает конечный продукт. Члены команды участвуют во многих важных процессах, среди которых разработка, обеспечение качества, работа над дизайном и т.д. Как правило, они не утверждают проект;
  • Конечный пользователь;
  • Другие. В этот список могут входить самые разнообразные люди: риск-аналитики, специалисты по снабжению и т.д.

Что можно сделать на этой стадии? Проведите интервью с ключевыми участниками. Так вы поймете, какие требования ставятся, и какие цели стоит достигнуть. Наиболее эффективным способом достижения целей является SMART методика постановки целей.

Проведение интервью также позволяет менеджеру осознать, какую проблему решает проект, и почему вообще он финансируется.

Это наш почему вопрос.

3. Определите весь объем работ

Несомненно, самая важная часть любого планирования. Все ключевые моменты выделяются и обсуждаются здесь: обоснование, описание продукта, критерии соответствия, цели и результаты, ограничения, предположения, стоимостная оценка и некоторые другие. Все участники проекта должны прийти к полному пониманию и соглашению на этой стадии. Как только обсуждение заканчивается, все важное заносится в документ, в котором фиксируются описание содержания и объема проекта.

На этой стадии также уменьшаются риски недопонимания, которые могут привести к неконтролируемому расширению масштабов проекта.

Это наш что вопрос.

4. Определите роли и ответственности

Одна из важнейших задач менеджера – распределение задач между членами команды. Они должны знать свои роли и сферу ответственности. И, конечно же, не следует забывать, что команды – это сформированные единицы с определенным числом участников.

Это наш кто вопрос.

5. Составьте график проекта

Этот пункт – непосредственное продолжение предыдущего. Как только роли и ответственность будут распределены, следующим шагом будет установление продолжительности работы для каждого ресурса с датами начала/окончания.

Это наш когда вопрос.

На этой же стадии менеджер устанавливает ключевые события, критический путь – в общем, имеет дело с графиком выполнения работ.

Какой же инструмент для работы с проектом выбрать?

6. Визуализируйте план проекта при помощи диаграммы Ганта

Заметим, что некоторые люди, говоря о графике, подразумевают весь проект. Это не совсем так. Визуализированный график – это всего лишь часть планирования и плана как такового. Весь проект представляет собой более сложную структуру.

Воспользуйтесь GanttPRO – онлайн инструментом для планирования проектов. С его помощью менеджер может:

  • Создавать и распределять задачи;
  • Устанавливать их продолжительность с датами начала и окончания.
  • Устанавливать зависимости между задачами. Менеджер следит за всеми событиями и знает, когда завершающаяся задача дает начало следующей;
  • Следить за прогрессом отдельно взятых событий и проекта в целом;
  • Определять ресурсы, необходимые для выполнения задач;
  • Устанавливать стоимость ресурсов;
  • Взаимодействовать с членами команды и просматривать все сделанные ими изменения;
  • Следить за ключевыми событиями;
  • Визуализировать критический путь – наиболее короткий промежуток времени, необходимый для завершения проекта.

С диаграммами Ганта GanttPRO легко управлять процессами планирования и составлять проект.

7. Управляйте рисками

Все стадии проекта могут подвергаться рискам. Поэтому управление ими – один из важнейших моментов в планировании.

Опытный менеджер способен не только оценивать и предвидеть такие ситуации, но и создавать план со способами их решения. Команда, в свою очередь, также должна знать, как реагировать на любые перемены.

Какие риски могут возникнуть?

  • Оптимистичные ожидания о времени и затратах;
  • Плохо обозначенные требования и пожелания;
  • Плохо обозначенные роли и ответственности;
  • Перемены в требованиях;
  • Новые требования;
  • Сокращение бюджета;
  • Плохое взаимодействие.

Подытожим

Идентичных проектов не существует. Один может быть отлично реализован без рисков и перенесенных сроков. Другой может провалиться, даже если в нем будут те же участники, затраты, график и цели. Риски и перемены в проекте неизбежны. Но все же облегчить само планирование и составить план помогут грамотно распланированные объем работ, график, оцененные риски и отличная командная работа. В таком случае даже трудные проекты могут приносить удовольствие.

А у вас есть опыт планирования проектов?

Организация проектных работ

Предпроектная разработка

Предварительно разрабатывается технико-экономическое обоснование проекта (ТЭО). Оно выполняется, как правило, генеральным проектировщиком по поручению заказчика. ТЭО включает:

-обоснование потребности в данном продукте и в мощности производства, экономической целесообразности;

-определение областей применения продукции и ее номенклатуры;

-сопоставление характеристики качества продукции (ГОСТ, ТУ);

-выбор места строительства;

-указание источников обеспечения производства сырьем и основными материалами, энергией;

-составление генерального плана строящегося предприятия и разработку транспортных коммуникаций;

-изложение основных технологических решений: — сравнительную характеристику промышленных методов получения целевого продукта, — краткое описание выбранной технологической схемы, — обоснование типа основных аппаратов, — определение числа зданий и их назначения, — составление таблиц расходных коэффициентов на единицу продукции, — характеристику сточных вод, газовых выбросов и твердых отходов, — экологические мероприятия и организацию техники безопасности.

После выполнения ТЭО генеральный проектировщик вновь по поручению заказчика составляет задание на проектирование. В задание входят: — схема развития отрасли, — документы о месте строительства, — характеристика качества продукции, — мощность производства, — источники сырья, воды и энергии, — сроки строительства по очередям, — согласование принятых решений с надзорными организациями.

Предпроектная разработка заканчивается выдачей исходных данных на проектирование: — ТЭО, — задание на проектирование, — отчет НИР – технологический регламент, — отчет об изыскательских работах на площадке строительства, — данные о состоянии атмосферы, водоемов и почв в районе площадки строительства.

Общая часть – пояснительная записка, разрабатывается главным инженером проекта. В нее входит краткое изложение основных решений, исходные данные на проектирование, правила, инструкции и ГОСТы.

1 раздел. Технико-экономическая часть проектируется инженерами-экономистами на основании исходных данных на проектирование, исходных норм и стоимостных показателей. Проводится анализ эффективности капитальных вложений, эксплуатационных затрат, технико-экономических показателей проекта. Генеральный план строительства и транспортных коммуникаций выполняется специалистами в области планирования предприятий и транспорта, а экологическая часть – инженерами-экологами.

11 раздел. Решения по технологии производства, состоящие из следующих частей: а) монтажно-технологической, б) автоматизации и контроля производства, в) вопросов электроснабжения, г) теплоснабжения, д) связи и сигнализации, е) организации строительства, ж) организации труда и управления производством.

Монтажно-технологическая часть разрабатывается инженерами-технологами и механиками. Это – основа проекта и на ее базе выполняются все остальные разделы проекта. Монтажно-технологическая часть включает сведения о потребности в сырье, реагентах, топливе и энергоресурсах; характеристику товарной продукции; обоснование решений по технологии производства; материальные и топливно-энергетические балансы; обоснование выбора оборудования; разработку вопросов техники безопасности и экологии; организацию ремонтных работ; обоснование численности производственного персонала.

Разделы б) – ж) выполняются соответствующими специалистами на основании заданий, выданных инженером-технологом.

Приложения: заказные спецификации на оборудование длительного цикла изготовления; ведомости на остальное серийно изготавливаемое оборудование; исходные требования на разработку нестандартного оборудования, согласованные с разработчиками этого оборудования.

Чертежи: принципиальная химико-технологическая схема; схема компоновки зданий, сооружений, оборудования; план-схема межцеховых технологических коммуникаций; схема механизации ремонтных работ.

111 раздел. Основные строительные решения: а) архитектурно-строительная часть, б) водоснабжение и канализация, в) отопление и вентиляция, г) гражданская оборона, д) выделение санитарной зоны и объекты перспективной застройки.

Эти разделы разрабатываются соответствующими специалистами.

1У раздел. Жилищно-гражданское строительство.

У раздел. Сметная документация.

У1 раздел. Паспорт проекта.

Рабочая документация со сметами состоит из рабочих чертежей, ведомостей объектов строительных и монтажных работ, смет.

Проектировщик несет ответственность за все ошибки, обнаруженные в проекте. Возникшие замечания строительно-монтажной организации рассматриваются генеральным проектировщиком и, после согласования с заказчиком, в проект вносятся изменения.

Вся деятельность представителей генерального проектировщика на строящемся объекте отражается в журнале авторского надзора. Авторский надзор имеет распорядительные права до подписания акта о приемке объекта.

Планирование стоимости проекта

Методы планирования стоимости проекта

Стоимость проекта может быть рассчитана различными способами. Например, на основе анализа других проектов и расчета по аналогии. Или исходя из стоимости основных параметров проекта, например, строительных материалов и затрат на оплату работы.

Стоимость проекта может быть рассчитана по принципу «сверху-вниз», когда исходя из общей стоимости проекта определяется стоимость отдельных задач. Или по принципу «снизу вверх», когда, наоборот, рассчитывается стоимость отдельных задач и, затем по их сумме вычисляется стоимость проекта.

В среде MS Project используется последняя методика – расчет по принципу «снизу вверх». Она же является наиболее точной, хотя и наиболее трудоемкой.

Cтоимость проекта в MS Project рассчитывается по следующим формулам:

Общая стоимость проекта = Фиксированная стоимость ресурсов и задач + стоимость назначений.

Стоимость назначения = стоимость ресурса * длительность назначения (при почасовой ставке)

или

Стоимость назначения = фиксированная стоимость ресурса.

Таким образом, если для каждого ресурса определить затраты на его использование, MS Project автоматически рассчитает затраты для каждого назначения ресурсов на отдельные задачи, затем рассчитает сумму затрат для каждой задачи и, наконец, общие затраты на проект.

Что понимается в MS Project под термином ресурсы: трудовые и материальные

Трудовые ресурсы – это люди, сооружения и оборудования.

Особенность трудовых ресурсов в том, что после окончания задачи они не заканчиваются и могут быть назначены для исполнения работы над другими задачами.

Материальные ресурсы – это материалы и сырье. Они в процессе выполнения задачи используются полностью и после окончания не доступны для назначения другим задачам.

Единичные и групповые ресурсы.

Единичные ресурсы – это отдельные люди или оборудование.

Групповые (объединенные) ресурсы – это множество идентичных или взаимозаменяемых ресурсов. Например: редакторы или секретари. Все отдельные ресурсы, входящие в объединенный ресурс, должны иметь одинаковые затраты и использовать один календарь ресурсов, определенный для этой группы. Нельзя для них назначать отдельные ставки и указывать отдельное нерабочее время.

Что такое затраты и какие различают затраты: фиксированные, на трудовые ресурсы и общие

Фиксированные затраты – это затраты, связанные с задачей напрямую. Например: сборы на получение разрешения на строительство.

Затраты на трудовые ресурсы — это затраты каждого ресурса, назначенного задаче. Связаны со временем работы или с усилиями, затраченными на назначение и с затратами времени использования ресурса.

Общие затраты – сумма затрат на ресурсы и фиксированных затрат.

Как вычисляются затраты на трудовые ресурсы

Затраты на трудовые ресурсы вычисляются по формуле

Затраты на ресурсы = затраты единицы времени ресурса * количество времени, которое ресурс тратит на выполнение задачи.

Например: если ресурс стоит 50 руб. в час. и назначен на 5 часов, то затраты на ресурс составят 250 руб.

Как вычисляются затраты на задачу

Если задаче назначить несколько ресурсов, то затраты на задачу будут равны сумме затрат назначений.

Как вычисляются затраты на материальные ресурсы

Затраты на материальные ресурсы прямо не связаны с длительностью задачи, не зависят от нее.

Затраты на материальные ресурсы = количество единиц ресурса * затраты единицы ресурса.

Например: количество метров ткани * затраты на метр ткани

Определение стоимости ресурсов

В среде MS Project cтоимость использования ресурса определяется в окне Resource information (Информация о ресурсе) на вкладке Costs (Затраты) посредством ввода значений в Таблицы норм затрат.

В разделе Cost rate table (Таблицы норм затрат) имеется 5 таблиц норм затрат с одинаковой структурой — содержат вкладки A, B, C, D и E.

В таблице для ресурса в формате число/единица времени можно указать ставки оплаты ресурса:

  • Стандартная ставка (поле Standart Rate) — для работы в обычное рабочее время
  • Ставка сверхурочных (поле Overtime Rate) — для работы в сверхурочное время
  • Затраты на использование (поле Per Use Cost) (специальные затраты на назначение, которые не зависят от количества рабочих часов)

Ставки вводятся в формате: число/единица времени. Например, 1000$ /mo (1000$/мес) – что соответствует 1000 долларов за месяц трудозатрат.

Ставки ресурса могут изменяться во время исполнения проекта. В поле Effective Date (Дата действия) можно указать дату, с которой действуют новые ставки оплаты ресурса.

Поле Effective Date можно заполнять, только начиная со 2-й строки таблицы. Ставки можно указывать как в абсолютном числовом значении, так и в процентном отношении от значения в предыдущей строке. Например, +10%.

Для материальных ресурсов ставки использования вводятся без единиц измерения этих ресурсов. Введенное значение система рассматривает, как стоимость одной единицы материального ресурса (например, коробки).

План для проекта

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *