Первичных учетных документов

Типовые формы первичной учётной документации

Первичные учётные документации стандартизированы: организации должны использовать бланки типовых (унифицированных) форм, а также бланки специализированных форм, разрабатываемых и утверждаемых министерствами и ведомствами.

В настоящее время применяются типовые формы первичной учётной документации: •

по учёту сельскохозяйственной продукции и сырья; •

по учёту труда и его оплаты; •

по учёту основных средств и нематериальных активов; •

по учёту материалов; •

по учёту работ в капитальном строительстве; •

по учёту работ строительных машин и механизмов; •

по учёту работ в автомобильном транспорте; •

по учёту результатов инвентаризации; •

по учёту кассовых операций; •

по учёту торговых операций; •

по учёту товарно-материальных ценностей — счёта фактуры.

Типовые формы первичной учётной документации применяются организациями всех форм собственности и отраслевой принадлежности. Типовые формы предусматривают возможность обработки информации как традиционными методами, так и с применением средств вычислительной техники. Типовые формы имеют рекомендуемый формат, содержат минимальное и необходимое количество реквизитов. Допускается включать в типовые формы недостающие реквизиты, исходя из особенностей производства.

Бланки типовых форм приобретаются организацией или могут быть изготовлены ею самостоятельно с применением средств вычислительной техники. В условиях автоматизации бухгалтерского учёта при заполнении форм могут использоваться цифровые коды. Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

При отсутствии типовой формы документ составляется с учётом требований п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учёте. Номер Наименование Т-10а Служебное задание для направления в командировку и отчёт о его выполнении Т-П Приказ(распоряжение) о поощрении работника Т-11а Приказ(распоряжение) о поощрении работников Т-12 Табель учёта использования рабочего времени и расчёта заработной платы Т-13 Табель учёта использования рабочего времени Т-49 Расчётно-платёжная ведомость Т-51 Расчётная ведомость Т-53 Платёжная ведомость Т-54 Лицевой счёт Т-54а Лицевой счёт(свт) Т-60 Записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику Т-61 Записка-расчёт при прекращении действия трудового договора(контракта) с работником Т-73 Акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору(контракту), заключённому на время выполнения определённой работы Типовые формы по учёту основных средств и нематериальных активов Номер Наименование ОС-1 Акт о приёме-передаче объекта основных средст (кроме зданий, сооружений) ОС-1а Акт о приеме-передаче здания (сооружения) ОС-16 Акт о приёме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) ОС-2 Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств ОС-3 Акт о приёме-сдачи отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств ОС-4 Акт о списание объекта основных средств(кроме автотранспортных средств) ОС-4а Акт о списание автотранспортных средств ОС-46 Акт о списании групп объектов основных средств(кроме автотранспортных средств) ОС-6 Инвентарная карточка учёта объекта основных средств ОС-ба Инвентарная карточка группового учёта объектов основных средств Номер Наименование ОС-66 Инвентарная книга учёта объектов основных средств ОС-14 Акт о приеме(поступлении) оборудования ОС-15 Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж ОС-16 Акт о выявленных дефектах оборудования НМА-1 Карточка учёта нематериальных активов Типовые формы по учёту кассовых операций Номер Наименование КО-1 Приходный кассовый ордер КО-2 Расходный кассовый ордер КО-3 Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов КО-4 Кассовая книга КО-5 Книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств Типовые формы по учёту материалов Номер Наименование М-2 Доверенность М-2а Доверенность М-4 Приходный ордер М-7 Акт о приёмке материалов М-8 Лимитно-заборная карта М-11 Требование-накладная М-15 Накладная на отпуск материалов на сторону М-17 Карточка учёта материалов М-35 Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений Перечень форм первичной учётной документации по учёту торговых операций Номер Наименование ТОРГ-1 Акт о приёмке товаров ТОРГ-2 Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей ТОРГ-3 Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров ТОРГ-4 Акт о приемке товара, поступившего без счёта поставщика Номер Наименование ТОРГ-5 Акт об оприходовании тары, не указанной в счёте поставщика ТОРГ-6 Акт о завесе тары ТОРГ-7 Журнал регистрации товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары ТОРГ-8 Заказ-отборочный лист ТОРГ-9 Упаковочный ярлык ТОРГ-10 Спецификация ТОРГ-11 Товарный ярлык ТОРГ-12 Товарная накладная ТОРГ-13 Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары ТОРГ-14 Расходно-приходная накладная (для мелкорозничной торговли) ТОРГ-15 Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей

Типовые формы по учёту результатов инвентаризации

Номер Наименование Инв-1 Инвентаризационная опись основных средств Инв-1а Инвентаризационная опись нематериальных активов Инв-2 Инвентаризационный ярлык Инв-3 Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей Инв-4 Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных Инв-5 Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение Инв-6 Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути Инв-8 Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них Инв-8а Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях Инв-9 Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них Инв-10 Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств Номер Наименование Инв-11 Акт инвентаризации расходов будущих периодов Инв-15 Акт инвентаризации наличных денежных средств Инв-16 Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчётности Инв-17 Акт инвентаризации расчётов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами Прил.

к ф. Инв-17 Справка к акту инвентаризации расчётов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами Инв-18 Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств Инв-19 Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей Инв-22 Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации Инв-23 Журнал учёта контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации Инв-24 Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей Инв-25 Журнал учёта контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций Инв-26 Ведомость учёта результатов, выявленных инвентаризацией >Новый закон о бухучете: какие первичные учетные документы можно использовать

Обязательные формы: кассовые документы

Однако из этого правила существует ряд исключений.

Во-первых, для организаций государственного сектора формы первичных учетных документов устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации. В настоящее время действуют, например, формы, утвержденные приказом Минфина России от 15.12.10 № 173н. Вряд ли стоит ожидать их отмены или внесения в них существенных изменений. Так что бюджетники по-прежнему должны использовать старые формы.

Во-вторых, если органами власти утверждены обязательные к применению первичные документы, то их тоже надо применять, как и прежде.

Классический пример таких обязательных документов можно найти в положении ЦБ РФ от 12.10.11 № 373-П, которое посвящено кассовой дисциплине. Это положение напрямую обязывает все организации и индивидуальных предпринимателей использовать при оформлении кассовых операций унифицированные первичные документы. Приведены их названия и цифровые коды, которые соответствуют Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93.

Итак, обязательны к применению практически все первичные кассовые документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88:
— КО-1 «приходный кассовый ордер» — код 0310001;
— КО-2 «расходный кассовый ордер» — код 0310002;
— КО-4 «кассовая книга» — код 0310004;
— КО-5 «книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств» — код 0310005.

Кроме того, обязательными являются две формы из альбома унифицированных форм по учету заработной платы, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1:
— Т-49 «расчетно-платежная ведомость» — код 0301009;
— Т-53 «платежная ведомость» — код 0301011.

Процедура утверждения форм первички

Документы, применяемые организацией для учета фактов своей хозяйственной жизни, должны быть утверждены руководителем организации. При этом руководитель должен утвердить еще и перечень должностных лиц, имеющих право подписи этих первичных учетных документов.

Если в организации решили использовать привычные унифицированные формы, их надо всё равно утвердить в качестве применяемых организацией первичных учетных документов. Видимо, большое количество организаций так и поступят, тем более что большинство популярных бухгалтерских программ уже настроено на применение старых унифицированных форм.

В связи с этим, очень часто звучит вопрос, надо ли убирать из утверждаемого образца слова «унифицированная форма». Считаю, что если организация утвердит первичный документ с такой надписью, это никак не вступит в противоречие с новым законом.

Главное, чтобы этот документ имел все необходимые реквизиты и был утвержден руководителем организации.

Часто спрашивают, будет ли являться легитимным первичный учетный документ, на котором совсем не будет указано, кем и когда он утвержден, то есть не будет имени руководителя организации и даты утверждения. На мой взгляд, это уже явно излишние опасения. Отразите эти сведения на бланке — хорошо, не отразите — тоже нормально. Данные сведения не являются обязательным реквизитом.

Какие обязательные реквизиты должен содержать первичный учетный документ

Перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа установлен в статье 9 нового закона. Этот перечень включает в себя:
1) наименование документа;
2) дату его составления;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения этого факта с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лиц, совершивших сделку или операцию, и ответственных за правильность ее оформления, либо за правильность оформления свершившегося события;
7) подписи этих лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
В целом этот перечень идентичен прежнему.

Небольшие отличия связаны с изменением терминологии: «хозяйственную операцию» заменили на более широкое понятие «факт хозяйственной жизни». Это означает, что оформлять документами нужно не только действия самой организации — сделку или операцию, но и другие события, которые происходят помимо воли должностных лиц организации, но способны оказать влияние на ее финансовое положение или финансовый результат ее деятельности.

Уточнили требования в отношении величины измерения факта хозяйственной жизни. Поскольку применена формулировка с использованием союзов «и (или)», можно сделать вывод, что допустимо указывать, как натуральное и денежное измерения одновременно, так и только одно из них: или натуральное, или денежное. Честно говоря, это тоже не новость — и раньше первичные документы вполне могли обходиться только одним измерением. Так, документы по кассовым операциям имеют, как правило, только денежные измерители, а некоторые документы складского учета — только натуральные.

Еще одно отличие связано с расшифровкой подписей должностных лиц. Новый закон предписывает указывать фамилию и инициалы должностных лиц, тогда как старый ограничивался только личной подписью. Правда, требование о расшифровке подписи существовало и раньше — в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

Когда должен быть составлен первичный учетный документ

В статье 9 Закона № 402-ФЗ применена более короткая формулировка, которая при этом не намного отличается от предыдущей: «Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания».

Похожая формулировка была и в старом законе, но, тем не менее, сложилась устойчивая практика, когда первичный учетный документ составляется не сразу, а спустя время.
Например, организация осуществляет поставку продукции в адрес одного покупателя несколькими отгрузками. Ждет подтверждения от покупателя о приемке и только тогда составляет общую накладную ТОРГ-12 с согласованными цифрами.

Такой подход может считаться законным только в одном случае. Когда отпуск товара у поставщика учитывается другими (внутренними) первичными документами. И покупатель приходует к себе товар на основании своих приемных актов. В этом случае итоговая накладная, хоть и является документом по сделке, но не будет считаться «первичным учетным».

Конечно, когда итоговая накладная составляется на бумаге, можно поставить дату и задним числом. Поэтому такая практика и не имеет большого противодействия со стороны контролирующих органов. Но в последнее время вопрос стал обостряться в связи с использованием электронных первичных документов. Ведь там дата документа фиксируется независимым посредником — оператором электронного документооборота. И тут накладная, подписанная и отправленная через неделю после отгрузки товара, уже не может найти одобрения у налоговиков.

Исправление ошибок в первичных документах

Когда сопоставляешь нормы старого и нового законов о бухгалтерском учете, сразу обращаешь, что в новом тексте нет запрета на исправление кассовых и банковских документов. Но это вовсе не означает, что введено послабление для бухгалтеров. Речь только о наведении порядка в субординации между нормативными актами.

Ведь наличный и безналичный оборот регулируются другими законами, вот им на откуп и отдали регулирование документооборота по кассе и банку. В законе о бухучете оставили лишь хорошо знакомую всем фразу «если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета».

Таким актом, в частности, является упомянутое нами выше Положение ЦБ РФ № 373-П, где написано, что исправлять кассовые документы нельзя.

Что касается других первичных документов, то их исправлять можно. При этом необходимо поставить дату исправления и подписи лиц, заверявших эти документы изначально, с указанием фамилий и инициалов.

Самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов

3.1. Бухгалтерская справка

3.2. Бухгалтерская справка-расчет

3.3. Накладная

3.4. Книга по учету документов строгой отчетности

3.5. Приказ о создании комиссии по консервации основных средств

3.6. Приказ о переводе основных средств на консервацию

3.7. Акт о консервации объектов основных средств

3.8. Акт о расконсервации объектов основных средств

3.9. Заявление о выдаче денег под отчет

3.10. Акт инвентаризации незавершенного производства

3.11. Акт инвентаризации финансовых вложений (кроме ценных бумаг, хранящихся в кассе организации)

3.1. Бухгалтерская справка

Организация

Дата составления
БУХГАЛТЕРСКАЯ СПРАВКА

Содержание факта хозяйственной жизни:

№ п/п Пояснения Сумма, руб. Корреспонденция счетов
дебет кредит
Документ составил:
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

3.2. Бухгалтерская справка-расчет

Организация

Дата составления
БУХГАЛТЕРСКАЯ СПРАВКА-РАСЧЕТ

Содержание факта хозяйственной жизни:

Расчет показателя:

№ п/п Пояснения Сумма, руб. Корреспонденция счетов
дебет кредит
Документ составил:
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

3.3. Накладная

Организация

Номер документа Дата составления
НАКЛАДНАЯ

Отправитель

Получатель

Основание

Через кого

По документу

№ п/п Материальные ценности Ед. изм. Кол. Цена за единицу, руб., коп. Сумма без учета НДС, руб., коп. НДС, руб., коп. Всего с учетом НДС, руб., коп.
наименование, сорт, размер, марка номенклатурный номер
Всего отпущено наименований
(прописью)
на сумму руб. коп.,
(прописью)
в том числе сумма НДС руб. коп.
(прописью)
Отпуск разрешил
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Отпустил
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Главный бухгалтер
(подпись) (расшифровка подписи)
Получил
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

3.4. Книга по учету документов строгой отчетности

Обложка

(организация) (структурное подразделение) Книга по учету документов строгой отчетности Дата открытия г. Дата закрытия г.

Титульный лист
(организация) (структурное подразделение) Книга по учету документов строгой отчетности Дата открытия г. Дата закрытия г.
Лицо, ответственное за учет документов строгой отчетности
(должность, Ф.И.О.)
Приказ о назначении № от г. Договор о полной материальной ответственности № от г.

Лист Книги по учету документов строгой отчетности

Наименование формы строгой отчетности

Условная оценка 1 бланка — руб. Остаток бланков на г. — шт.

Дата От кого получено или кому отпущено Основание (наименование документа, номер, дата) Приход Расход Остаток
число месяц год кол-во, шт. серия и номер бланка (вкладыша) сумма, руб. кол-во, шт. серия и номер бланка (вкладыша) сумма, руб. кол-во, шт. сумма, руб.
Итого х х х х х
Последняя страница
В этой книге пронумеровано и прошнуровано листов. М.П.
Руководитель организации
(должность, Ф.И.О.) (подпись) (расшифровка подписи)
Приказ о назначении № от г. Договор о полной материальной ответственности № от г.

3.5. Приказ о создании комиссии по консервации основных средств

(наименование организации)

Номер документа Дата составления

ПРИКАЗ о создании комиссии по консервации основных средств

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию по консервации основных средств в следующем составе:

Председатель комиссии —
(Ф.И.О., должность)
Члены комиссии:
(Ф.И.О., должность)
(Ф.И.О., должность)

2. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на председателя комиссии

(Ф.И.О., должность)

Руководитель организации ( )

3.6. Приказ о переводе основных средств на консервацию

(наименование организации)

Номер документа Дата составления

ПРИКАЗ о переводе основных средств на консервацию

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Перевести на консервацию объект(ы) основных средств согласно приложению N 1 к настоящему приказу в связи с .

(указать причины перевода на консервацию)

2. Консервацию произвести в срок не позднее » » 20 г.

3. Ответственность за проведение консервации возложить на

(Ф.И.О., должность ответственного лица)

Руководитель организации ( )

Приложение N 1 к приказу от N
N п/п Наименование Инвентарный номер Эксплуатирующее подразделение Срок консервации объекта Перечень мероприятий по консервации Лица, ответственные за сохранность объектов на консервации

3.7. Акт о консервации объектов основных средств

(наименование организации)

УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации » » 20 г.

Номер документа Дата составления

АКТ о консервации объектов основных средств

На основании приказа руководителя от » » 20 г. N о переводе основных средств на консервацию » » 20 г. проведена консервация объекта(ов) основных средств.

1. Общие сведения об объекте(ах) основных средств

N п/п Наименование/инвентарный номер Год выпуска (постройки) Дата принятия к бухгалтерскому учету Фактический срок эксплуатации

2. Сведения о стоимости объекта(ов) основных средств на дату перевода на консервацию

N п/п Наименование/инвентарный номер Первоначальная (восстановительная) стоимость, руб. Срок полезного использования, мес. Сумма накопленной амортизации, руб. Остаточная стоимость, руб.

3. Сведения о техническом состоянии и технических характеристиках объекта(ов) основных средств

N п/п Наименование/инвентарный номер Техническое состояние на дату перевода на консервацию Масса объекта Производительность (грузоподъемность) Дата последнего капитального ремонта Примечание

4. Сведения о переводе на консервацию объекта(ов) основных средств

N п/п Наименование/инвентарный номер Причины перевода на консервацию Срок окончания консервации Лица, ответственные за сохранность объекта(ов) на консервации

5. Сведения о произведенных работах и затратах на консервацию объекта(ов) основных средств

N п/п Вид работы Первичный документ, номер, дата Стоимость, руб.
Наименование объекта/инвентарный номер
1.1
1.2
1.3
Наименование объекта/инвентарный номер
2.1
2.2
2.3
Наименование объекта/инвентарный номер
3.1
3.2
3.3
Итого

Заключение комиссии:

Предусмотренные приказом руководителя от » » 20 г. N мероприятия по консервации проведены (выбрать нужное):

— полностью;

— не полностью (указать, что именно не выполнено).

По окончании работ по консервации и после утверждения настоящего акта объект(ы) считае(ю)тся законсервированным(и).

Председатель комиссии ( )

Члены комиссии: ( )
( )
( )

3.8. Акт о расконсервации объектов основных средств

(наименование организации)

УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации » » 20 г.

Номер документа Дата составления

АКТ о расконсервации объектов основных средств

На основании приказа руководителя от » » 20 г. N о переводе основных средств на консервацию » » 20 г. проведена расконсервация объекта(ов) основных средств.

1. Общие сведения об объекте(ах) основных средств

N п/п Наименование/инвентарный номер Год выпуска (постройки) Дата принятия к бухгалтерскому учету Фактический срок эксплуатации

2. Сведения о стоимости объекта(ов) основных средств на дату расконсервации

N п/п Наименование/инвентарный номер Первоначальная (восстановительная) стоимость, руб. Срок полезного использования, мес. Сумма накопленной амортизации, руб. Остаточная стоимость, руб.

3. Сведения о техническом состоянии и технических характеристиках объекта(ов) основных средств

N п/п Наименование/инвентарный номер Техническое состояние на дату перевода на расконсервацию Масса объекта Производительность (грузоподъемность) Дата последнего капитального ремонта Примечание

4. Сведения о расконсервации объекта(ов) основных средств

N п/п Наименование/инвентарный номер Причины расконсервации Дата ввода в эксплуатацию после расконсервации Эксплуатирующее подразделение

5. Сведения о произведенных работах и затратах на расконсервацию объекта(ов) основных средств

N п/п Вид работы Первичный документ, номер, дата Стоимость, руб.
Наименование объекта/инвентарный номер
1.1
1.2
1.3
Наименование объекта/инвентарный номер
2.1
2.2
2.3
Наименование объекта/инвентарный номер
3.1
3.2
3.3
Итого

Заключение комиссии:

Предусмотренные техническими инструкциями мероприятия по расконсервации проведены (выбрать нужное):

— полностью;

— не полностью (указать, что именно не выполнено).

По окончании работ по расконсервации объект(ы) прошел(шли) испытания и введен(ы) в эксплуатацию.

Председатель комиссии ( )

Члены комиссии: ( )
( )
( )

3.9. Заявление о выдаче денег под отчет

Руководителю (название организации) (фамилия, инициалы руководителя) от (должность, фамилия, инициалы работника)

ЗАЯВЛЕНИЕ о выдаче денег под отчет

Прошу выдать мне под отчет

(сумма в рублях прописью и в круглых скобках — цифрами)

( ) руб.

на

(указать цель выдачи денежных средств: хозяйственные нужды, командировочные расходы и др.)

Обоснование суммы:

(привести обоснование и при необходимости — расчет запрошенной суммы)

Предполагаемая дата выдачи денег: » » 20 г. Срок, на который выдаются деньги .

( ) » » 20 г.
(подпись работника) (фамилия, инициалы)
Состояние расчетов с работником по выданным ему ранее под отчет суммам:
Бухгалтер: ( ) » » 20 г.
(подпись бухгалтера) (фамилия, инициалы)
Решение руководителя:
( ) » » 20 г.
(подпись руководителя) (фамилия, инициалы)
Заявление принято кассиром » » 20 г. ( ).
(подпись кассира) (фамилия, инициалы)

3.10. Акт инвентаризации незавершенного производства

Форма №
организация
подразделение
Вид деятельности
приказ, постановление, распоряжение ——————- ненужное зачеркнуть номер
Основание для проведения инвентаризации: дата
Дата начала инвентаризации
Дата окончания инвентаризации
Дата составления
АКТ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ незавершенного производства (НЗП)

Акт составлен комиссией в том, что по состоянию на » » 20 г. проведена инвентаризация незавершенного производства.

При инвентаризации установлено следующее:

Раздел 1. Фактически выявленные объекты НЗП в подразделении

№ п/п Стадия производства (готовности) продукции Фактическое количество НЗП Затраты (согласно калькуляции производственной себестоимости)
вид сумма (руб., коп.)
Итого:
Итого:
Итого:
Всего

Раздел 2. Затраты производства, отраженные в бухгалтерском учете

Наименование затрат Сумма (руб. коп.)
Основные материалы
Вспомогательные материалы
Заработная плата, страховые взносы
Энергия, топливо
Амортизация ОС
Отчисления в ремонтный фонд
Покупные полуфабрикаты
Затраты вспомогательного производства
Итого:

Раздел 3. Отклонения плановых сумм затрат на производство продукции от фактических, отраженных в бухгалтерском учете (знак «-» — превышение плановой стоимости над учетной (фактической), знак «+» — превышение учетной (фактической) стоимости над плановой)

Наименование затрат Сумма отклонений плановых затрат от фактических (-/+) (руб. коп.)
Основные материалы
Вспомогательные материалы
Полуфабрикаты
Заработная плата, страховые взносы
Энергия, топливо
Затраты вспомогательного производства

Заключение комиссии:

Председатель комиссии
должность подпись расшифровка подписи
Члены комиссии:
должность подпись расшифровка подписи
должность подпись расшифровка подписи
должность подпись расшифровка подписи
» » г.
Указанные в настоящей описи данные и расчеты проверил
должность подпись расшифровка подписи
» » г.

3.11. Акт инвентаризации финансовых вложений (кроме ценных бумаг, хранящихся в кассе организации)

Форма №
организация
подразделение
Вид деятельности
приказ, постановление, распоряжение ——————- ненужное зачеркнуть номер
Основание для проведения инвентаризации: дата
Дата начала инвентаризации
Дата окончания инвентаризации
Дата составления
АКТ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ финансовых вложений (кроме ценных бумаг, хранящихся в кассе организации)

Акт составлен комиссией в том, что по состоянию на » » 20 г. проведена инвентаризация финансовых вложений, отличных от ценных бумаг, хранящихся в кассе организации и включаемых в инвентаризационную опись по унифицированной форме N ИНВ-16.

При инвентаризации установлено следующее:

№ п/п Вид финансового вложения Первоначальная стоимость (руб., коп.) Текущая рыночная стоимость на последнюю отчетную дату (если имеется) Срок действия договора (в месяцах) Доходность (% годовых) Сумма дохода, признанного организацией на дату инвентаризации (кроме прироста стоимости) (руб., коп.) Сумма резерва под снижение стоимости (если резерв создавался) (руб., коп.)
Итого: X X X

Все подсчеты итогов по строкам, страницам и в целом по акту инвентаризации проверены.

Председатель комиссии
должность подпись расшифровка подписи
Члены комиссии:
должность подпись расшифровка подписи
должность подпись расшифровка подписи
должность подпись расшифровка подписи
» » г.
Указанные в настоящей описи данные и расчеты проверил
должность подпись расшифровка подписи
» » г.

Приложение № 3 к Учетной политике
для целей бухгалтерского учета,
утвержденной приказом от №

График документооборота

Первичный документ Составление и подписание документа Предоставление и проверка Обработка документа Передача в архив (кто, в какой срок) Примечание
Когда составляется Количество экземпляров Ответственный за составление Кто подписывает (утверждает) Срок предоставления в бухгалтерию Ответственный за проверку В каких регистрах (журналах) отражается Ответственный за обработку

Приложение № 4 к Учетной политике
для целей бухгалтерского учета,
утвержденной приказом от №

Порядок ведения кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами

Ведение кассовых операций осуществляется в соответствии с Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Первичные бухгалтерские документы

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).

Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.

Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе. Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании. Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.

Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.

Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.

ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).

Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176).

Отправляйте первичные бухгалтерские документы через Диадок бесплатно! Подключайтесь к акции «Безлимит на 2 месяца».

Попробовать

Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении. Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей. Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.

Обязательные реквизиты первичного документа

Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

  1. название (например, «Акт оказанных услуг», «Платежное поручение», «Бухгалтерская справка»);
  2. дата составления;
  3. наименование составителя документа (например, ОАО «СКБ «Контур», ООО «Союз», ИП Иванова Е.В.);
  4. содержание документа или хозяйственной операции (например, «Услуги доступа в интернет», «Переданы материалы в переработку», «Оплата по счету за канцтовары», «Начислены проценты по договору займа»);
  5. натуральные и денежные показатели (штуки, метры, рубли и т.п.);
  6. должности ответственных (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т.д.);
  7. личные подписи сторон.

Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной. А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись. Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.

До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе. Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.

Формы первичных документов

В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.

Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).

Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.

В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.

Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.

Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Кассовая первичка

Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.

Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

  • КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
  • КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
  • КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
  • КО-4 «Кассовая книга»;
  • КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов. Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей. Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.

Давайте подытожим. Итак, первичные документы — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учета. Нельзя проводить операции без подтверждающих документов. Часто бухгалтеры формируют проводки в учете на основании копии или скана первички. Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной. Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.

Скачать образец доверенности

Скачать акт выполненных работ

Скачать образец приходного ордера

Скачать образец акта о приемке-передаче объекта основных средств

Скачать инвентарную карточку учета объекта основных средств

Что такое первичные документы бухгалтерского учета

Первичными принято считать те документы, которые регистрируют определенные хозяйственные действия, уже осуществленные. Оставить запись в бухгалтерском учете и внести ее в регистр можно исключительно при наличии документации первичного учета. Она считается неотъемлемой частью системы управления предприятием. Исходя из этого можно смело утверждать, что первичные документы бухгалтерского учета — это документальное подтверждение осуществленных сделок, связанных с хозяйственной деятельностью субъекта и принесших некий экономический эффект.

Классификация

Все моменты, затрагивающие вопрос касательно первички, подчиняются положениям и нормам 402-ФЗ. В нормативе обозначено, что данные справки нужны при взаимодействии с налоговыми структурами в качестве подтверждения правильности расчетов. А это означает, что у налоговиков не возникнет никаких нареканий касательно процесса определения базы налогообложения.

В соответствии с действующими регламентами, первичная документация подлежит обязательному хранению в течение 4-х лет. В этот период налоговики могут в любой момент запросить документы для изучения и проверки. Кроме того, первичная документация часто выступает в качестве доказательной базы в судебных тяжбах.

Стоит отметить, что на законодательном уровне не закреплены конкретные формы первичной документации. По данному вопросу у хозяйствующего субъекта появляется возможность выбора того варианта, который удовлетворит его запросы и будет служить хорошим подспорьем в дальнейшей работе.

Первичные документы бухгалтерского учета: перечень

Как правило, полный список справок, выполняющих основополагающие функции, остается неизменным и утверждается на высшем уровне. На текущий момент к данной категории относят:

  1. Договора. В них оговариваются конкретные условия сделки, ответственность сторон и финансовые вопросы. В целом, тут указываются все условия, которые тем или иным образом имеют отношение к проводимой сделке. Отметим, что для некоторых операций письменная форма договора не обязательна. Так, с момента получения покупателем товарного чека, сделка признается заключенной.
  2. Счета. При помощи документов данного типа покупатель подтверждает готовность оплатить товар (услугу) продавца. А помимо того, в счетах могут быть представлены дополнительные условия сделки и зафиксированы конкретные расценки, которые продавец устанавливает на свою продукцию и услуги. Если по каким-то причинам покупателя не устроит представленный ему товар (услуга), на основании счета он имеет право требовать возврат своих средств.
  3. Товарная накладная. В ней отображается полный перечень всех товаров или материалов, которые передаются. Накладная должна быть составлена в нескольких вариантах в зависимости от количества участников сделки.
  4. Акт приема-передачи. Он составляется по итогам по итогам предоставления услуги в качестве подтверждения того, что результат труда соответствует ранее заявленным критериям и полностью одобрен принимающей стороной.
  5. Расчетные ведомости. В них отображаются все вопросы, связанные с расчетом с наемным персоналом по оплате труда. Причем здесь должна быть отображена вся информация, касающаяся премий, доплат и прочих механизмов финансового стимулирования работников.
  6. Акты приемки-передачи № ОС-1. Данный тип документации используется для фиксации любых мероприятий, связанных с вводом или выводом основных средств.
  7. Кассовые документы, к которым принадлежат приходные и расходные кассовые ордера, а кроме того, кассовая книга. В них содержатся сведения относительно финансовых, проведенных в рамках реализации, разнообразных сделках.

Классификация

Виды первичных документов в бухгалтерском учетов довольно разнообразны и прежде всего зависят от конкретной цели использования документа в обозримом будущем. Однако самый популярный классификационный признак заключается в разделении первичной документации на внутреннюю и внешнюю.

Внутренний документ является собственностью компании и выпускается ею для разрешения определенных вопросов. Он составляется специалистами фирмы и распространяет свое действие исключительно в пределах юрисдикции данной фирмы. Таким образом, указанная категория состоит из тех документов, которые необходимы для эффективного ведения хозяйственной деятельности в рамках одной компании. В то же время, если документ поступает на фирму со стороны или же составляется специалистами компании и впоследствии передается другим юрлицам (налоговым органам, клиентам и т. д.), то он будет признан как внешний.

В свою очередь, внутренние документы также имеют свои классификационные признаки, которые дают возможность сгруппировать их в три категории:

  1. Распорядительные (организационные). В них указывается информация, которая должна быть донесена до ведома сотрудников компании, структурных подразделений и филиалов и их руководителей. При их помощи компания отдает определенные распоряжения, которые должны будут тщательно выполняться. К данной группе можно отнести разнообразные приказы, распоряжения и многое другое.
  2. Исполнительные (оправдательные), в которых изначально отображаются факты, подтверждающие проведение определенных операций хозяйственного назначения и их завершение.
  3. Документы бухгалтерского оформления. Данная категория является обобщающей и нужна для систематизации сведений, содержащихся в других бумагах и их дальнейшего сбора в единый документ.

При определенных обстоятельствах документация также может быть комбинированной. В данную группу можно отнести те бумаги, которые могут одновременно содержать в себе ключевые признаки организационной и оправдательной документации. Самыми яркими примерами здесь являются различные кассовые ордера, требования, авансовая отчетность и многое другое.

Учетные регистры и их классификация

При совершении любой сделки подготавливается первичная документация. Как только она полностью оформлена, все сведения, указанные в ней, должны быть продублированы в соответствующий учетный регистр. А он являет собой своеобразный носитель, аккумулирующий основную информацию по сделке. Отталкиваясь от сути регистра, можно выделить несколько классификационных признаков. К примеру, по внешнему облику регистры предстают перед пользователями в виде книг, простых листов и учетных карт.

Исходя из механизмов ведения регистра можно выделить еще 3 группы:

  1. Хронологические, в которых все произошедшие события указываются со строгим соблюдением временных рамок. То есть сначала нужно указать те операции, которые произошли раньше и так далее. Подобные регистры наиболее сложные, так как в них содержится огромный массив информации, и довольно часто можно не учесть какое-либо действие.
  2. Систематические, в которых изначально все сделки вносятся в виде экономических показателей. Таким образом, регистры данного типа отображают экономический эффект от свершившихся хозяйственных сделок и анализируют показатели расходов и доходов. Самым ярким примером систематического регистра выступает кассовая книга.
  3. Комбинированные, которые имеют основополагающие признаки как систематических, так и хронологических регистров.

Правила оформления документов

Законодатель устанавливает определенные правила оформления документов первичного учета. Так, одним из ключевых требований считается аккуратность и отсутствие любых грамматических и пунктуационных ошибок и опечаток. Если налоговая служба обнаружит определенные недочеты, нарушителю придется заново переделывать документ, а при повторном нарушении можно попасть на штрафные санкции. В целом, по данному вопросу следует обратить пристальное внимание на следующие рекомендации:

  1. Допускается использование шариковых и чернильных ручек, специальной вычислительной техники и компьютеров.
  2. Составление можно начинать тогда, когда предполагается проведение неких хозяйственных операций, которые нужно будет отобразить. При этом, в исключительных ситуациях вполне допускается оформление документа после завершения сделки.
  3. Все расчетные данные должны быть отображены как в числовой форме, так и в письменной. Таким образом, около каждой цифры должна стоять пропись.
  4. Крайне важно заполнить все реквизиты, указанные на бланке. Если по каким-то причинам сведений нет, нельзя оставлять пустую строку. В ней должен появится прочерк.

Если не придерживаться данных рекомендаций, можно столкнуться со значительными сложностями. Так, если налоговая служба при проверке признает документ некорректным, появятся сомнения в правильности проведенных расчетов и определении налоговой базы.

Если по каким-то причинам необходимо внести определенные корректировки, ни в коем случае нельзя пользоваться корректорами и штриховкой, так как они недопустимы. Исправления можно сделать следующими способами:

  1. Контурное исправление. Если указаны неверные сведения, их необходимо перечеркнуть тонкой линией, а рядом указать правильные данные. При этом обязательно на месте каждого такого исправления должна стоять сноска «Исправленному верить» с указанием даты исправления и подписи должностного лица, который внес правку. Однако отметим, что в случае с документами, отображающими поступление и расходование денежных средств, такой способ будет нецелесообразным.
  2. Дополнительная запись. Этот способ применяют в тех ситуациях, когда суммарные значения сделок оформляются с существенно сниженными показателями. Чтобы не составлять документ по-новому, можно сделать дополнительные проводки на недостающие суммы в текущем периоде или следующим за ним.
  3. Сторнировка. Неправильная запись исправляется с применением отрицательных значений. Все неверно указанные сведения повторяются красными чернилами, а рядом указываются правильные записи.

Первичка может составляться как в письменной, так и в электронной форме. В последнее время многие компании дублируют сведения и составляют как бумажные, так и электронные версии. Первые в дальнейшем используются для внутренних интересов, а вот электронные копии передаются на проверку в ФНС по требованию.

Можно сделать несколько выводов. Государство не утверждает никаких обязательных форм для первичной документации, что дает хозяйствующим субъектам право самостоятельного определения формы документа, которая будет в дальнейшем использоваться на практике. Сразу же после оформления документа все данные из него должны быть перенесены в учетный регистр.

Первичных учетных документов

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *