Первичные документы

Содержание

Первичная документация в бухгалтерии: что это такое?

Первичная документация в бухгалтерии – это основа бухгалтерского учета. Если визуально представить систему бухгалтерского учета раскидистым деревом с густой листвой, то листики и есть первичные документы бухучета.

Собираются листики в «ветки» – регистры, из которых создается мощная «крона» дерева – синтетический учет по бухгалтерским счетам, а мощная зеленая крона – залог цветущего дерева, т.е. правильный и полный бухгалтерский учет на предприятии.

В каком порядке осуществляется расчёт неустойки по ставке рефинансирования, вы можете узнать в нашей новой публикации по ссылке.

Образец первичного бухгалтерского документа – табеля учета рабочего времени.

Что такое первичный документ в бухгалтерском учете?

Первичный документ – это типовой бланк определенного образца, заполненный в соответствии с требованиями ведения бухгалтерского учета, методическими рекомендациями статистических, налоговых, страховых, банковских и других органов.

Типовые формы первичных документов утверждают государственные органы статистики. Различные документы узкой направленности утверждаются министерствами и ведомствами по видам деятельности.

Первичные документы необходимы для оформления хозяйственных операций, они подтверждают осуществление сделки продажи-покупки, аренды, получение и расход денег,оплату поставщикам. Первичные документы – это основа бухгалтерского учета в организации.

Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности: что это такое и как его рассчитать самостоятельно – узнайте по ссылке.

Требования к заполнению первичной документации в бухгалтерии

При заполнении любого документа требуется указывать информацию – реквизиты:

  • название документа
  • дата заполнения документа
  • наименование предприятия (поставщика, подрядчика, покупателя)
  • № расчетного счета, реквизиты банка (при необходимости)
  • наименование хозяйственной операции, выраженной в количественном составе и денежной стоимости
  • указание ф.и.о. должностных лиц, имеющих право оформлять и подписывать документ
  • личная подпись каждого ответственного лица
  • оттиск печати или штампа

Отсутствие записи одного из вышеперечисленных реквизитов на документе не дает право считать документ действительным.

Образец первичной бухгалтерской документации – авансового отчета.

Виды первичных документов

  • Кассовые ордера – подтверждают движение денег в кассе предприятия.
  • Банковская выписка – свидетельствует о движении денег на расчетном счете предприятия.
  • Квитанции – подтверждают оплату услуг и налогов, покупку товара за наличный расчет.
  • Платежное поручение – подтверждает оплату поставщикам и подрядчикам по безналичному расчету.
  • Авансовый отчет – оформляется при выдаче в подотчет наличных денег.

При заполнении отчета к нему прикладываются другие первичные документы: квитанции на оплату проживания в гостинице (для командировочных), проездные билеты, товарные чеки на приобретение малоценных быстро изнашиваемых предметов, канцтоваров

  • Товарный чек – подтверждает покупку товаров и оплату услуг. Должен соответствовать требованиям: чек должен быть выдан через электронный контрольно-кассовый аппарат, зарегистрированный в налоговой инспекции и иметь фискальный номер.
  • Накладная – подтверждает отпуск товара. Указывается наименование товара, количество, цена и сумма. В бланке одной товарной накладной допускается несколько наименований товаров.
  • Товарно-транспортная накладная – дает разрешение на перевозку и доставку товаров и грузов. Кроме наименования товаров, их количества, цены и суммы, в накладной указывается марка и номер автомобиля, фамилия водителя, маршрут доставки товара.
  • Счет – документ с указанием банковских реквизитов поставщика или подрядчика, перечень товаров или услуг, и сумма оплаты.

Является разовым документом, соответствующим одной определенной хозяйственной операции. К счету прикладывают первичные документы: смету на выполнение работ, договор подряда, калькуляцию затрат, накладную на товар.

Что такое балансовая стоимость основных средств? Ответ содержится в публикации по ссылке.

Образец первичного документа – кассового ордера.

  • Табель учета рабочего времени – фиксирует отработанные часы каждым сотрудником в течение месяца
  • Расчетная ведомость – ведомость начисления заработной платы.
  • Платежная ведомость – ведомость выдачи заработной платы.
  • Расчетно-платежная ведомость – объединяет в 1 документе начисление и выдачу заработной платы, составляется на основании Табеля учета рабочего времени.

Типовые бухгалтерские первичные документы не могут изменяться по желанию руководителей предприятий.

Но каждое предприятие имеет право разработать и применять свою документацию в соответствии со спецификой деятельности.

В списке типовых первичных документов указаны основные виды документов, которые применяются практически на всех предприятиях. Видов первичных документов много, к ним относятся различные карточки учета основных средств, оборудования и мбп, калькуляционные карточки и сметы, без которых общий учет просто невозможен.

Личные листки по учету кадров, анкеты и личные дела, также относятся к первичным кадровым документам.

Что такое рентабельность предприятия и на что влияет данный показатель, вы можете прочесть в этой статье.

Исправления в первичных документах

1. Если это не бланк строгой отчетности, то документ нужно правильно переписать, а испорченный документ уничтожить.

2. Бланк строгой отчетности перечеркнуть косой линией красного цвета из одного угля листа к другому и сделать запись «аннулировано». Испорченный бланк не уничтожать.

3. Допустимые исправления: одной тонкой линией зачеркнуть неправильную запись, сверху сделать правильную запись, рядом написать «Исправленному верить», поставить подпись должностного лица и печать предприятия.

4. Нельзя! Полностью зачеркивать или заштриховывать неправильную запись, она должна просматриваться под линией зачеркивания.

Что такое бизнес-план, для чего он нужен и как его составить самостоятельно, вы можете узнать

Образец первичного документа – товарно-транспортной накладной.

Срок хранения первичных документов

  • Все документы хранятся не менее 5 лет.
  • Документы по кадрам, связанные с лицевыми счетами сотрудников, начислением заработной платы, удержанием налогов и взносов в пенсионный фонд, хранятся не менее 75 лет.
  • Для уничтожения документов, приказом по предприятию создается комиссия, которая оформляет уничтожение документов специальным актом.

Какая предусмотрена ответственности учредителей по долгам созданного ими юридического лица – узнайте

Правильное и достоверное ведение первичной документации в бухгалтерии, соответствие документооборота, позволит обеспечить четкий бухгалтерский учет на предприятии.

Что такое первичные бухгалтерские документы? Ответ содержится в следующем видео:

Первичная бухгалтерская документация на предприятии: виды и основные понятия

Первичная документация в бухгалтерии

Приветствую вас, уважаемые читатели, на моем блоге!

Обычно, я просматриваю рабочую почту каждый день, но на этой неделе не срослось, и писем накопилось немало. Сегодня решила разобрать и тема новой статьи пришла сама собой. Будем говорить о первичной документации, ведь это основа регистров и важная часть работы бухгалтера.

Во время учебы эта тема была не самой важной, да и тяжело осваивать ее в теории, но поступив на работу, пришлось наверстывать упущенное. Давайте заранее разберем все нюансы, чтобы избежать трудностей в будущем. В предыдущей теме мы разобрали бухгалтерские регистры, я знаю, немного сложновато, но после сегодняшней статьи станет немного проще.

Чтобы уверенно ориентироваться в плоскости первичной документации мы рассмотрим:

  • Понятие и назначение первичной документации предприятия.
  • Обязательные реквизиты и допустимы изменения первичных документов.
  • Группы, виды, степени детализации и возможные правки документов.
  • Сроки действия и хранения первичной документации.

Основная цель – научиться отличать первичный документ от остальной массы не менее важных бумаг, запомнить их реквизиты и виды. Обещаю, будет интересно, приступим!

Как работать с поступающими документами?

1. Определите: является ли данный документ бухгалтерским?

Документ, принимаемый к учету должен содержать существенную для отражения в учете информацию, т. е. нести в себе информацию о каком-либо совершенном хозяйственном событии.

Например, кассовый чек «говорит» об оплате кому-либо (расход денег), накладная — о перемещении ТМЦ (приход-расход) и т. д. А вот, например, заявление сотрудника с просьбой выдать аванс без визы руководителя к работе принимать нельзя.

Не являются бухгалтерскими документами всякие записки, черновики, газетные вырезки и прочее. А так же документы, составленные с нарушением установленных для них правил.

2. Определите: относиться этот документ к вашей организации или нет?

Документ, проще говоря, должен иметь отношение к данному предприятию, т. е. в нем должны быть реквизиты именно вашей организации, либо они должны быть выписаны на вашего сотрудника.

Бывает, что по разным причинам, вам приносят документы, не относящиеся к данной организации. Это возможно просто ошибка. А может быть и так, что сотрудник осознано, стремится списать с себя подотчетные суммы.

Возможно еще, что документы по закупу ТМЦ (работ, услуг) сознательно выписываются на данное предприятие с целью получить дополнительные суммы на вычет по налогам.

В случае, если несоответствие между вашим видом деятельности и сутью документа бросается в глаза, то лучше этот документ не брать к учету.

Еще один момент — возможно контрагент не имеет оснований выписывать в ваш адрес, данный документ, т. е. у вас нет с ними договорных отношений.

Например, энергоснабжающая организация выставила вам счет, не разобравшись, что потребляемую вами электроэнергию оплачивает другая организация, например, арендодатель.

3. Проверьте реквизиты.

Контрагент несет ответственность за правильность своих реквизитов сам. Сейчас многие предприятия используют компьютерные программы и поэтому ошибок в своих реквизитах, как правило, не допускают, хотя и такое бывает. А вот ваши реквизиты стоит перепроверить — в них зачастую могут быть ошибки.

Отдельно надо сказать про рукописные документы — кроме того, что в них бывают ошибки, так же бывает, что документ поддельный, т. е. например, выписаны от имени несуществующего предприятия.

Существует или нет такое предприятие, можно перепроверить через реестр налогоплательщиков на сайте Налогового комитета РК.

Подписи в документе должны быть подлинными, т. е. именно тех людей кому они принадлежат, и эти люди должны иметь право подписывать такие документы. В документах не допускается факсимильная подпись.

Печатей в одной организации может быть несколько. Проверьте, та ли печать стоит на данном документе. Например, на счет-фактуре не должна стоять печать с надписью «Отдел кадров».

Еще бывает, что документ по ошибке выписан на схожую по названию организацию. Во всех таких случаях надо обратиться в эту организацию и потребовать переделать документ.

4. Было ли фактически совершено событие, отраженное в документе?

Возможно, поставщик не поставлял вам эти ТМЦ или не оказывал вам этих услуг. Или возможно контрагент выставил счет на больший чем нужно объем, цену и соответственно сумму.

Например, на ваш склад не привозили указанный в счете товар. Ваши специалисты этот документ должны акцептовать (подтвердить). В данном примере это должен подтвердить завсклад, своей подписью о получении товара.

А цену, объем, и условия закупа надо сравнить с условиями договора. Либо это должен подтвердить экономист — маркетолог или снабженец.

5. Определите: к какому периоду относиться документ.

Периоды могут быть:

  • текущий месяц,
  • текущий квартал,
  • текущий год,
  • прошедший месяц,
  • прошедший квартал,
  • прошедший год.

От этого зависит, нужно ли принимать этот документ к учету. Да бывает и такое, что, например, приносят Счет-фактуру за прошедший период — на ваше усмотрение принимать его к учету или нет.

В целом, конечно, вы обязаны принять документ к учету, но если примите, это вызовет необходимость корректировать отчеты в т. ч. и налоговые.

Однако если отчеты прошедшего периода текущего года (прошлый квартал, прошлый месяц) исправить не составит труда, то отчеты прошлого года откорректировать бывает весьма затруднительно. Выбор за вами;

Возможно этот документ уже был (есть) у вас. Тогда либо это дубликат (копия), либо этот документ от вас забирали для чего-либо и теперь вернули. Будьте осторожны — не проводите один документ дважды. Это создаст двойные обороты, т. е. необоснованно увеличит те или иные суммы.

6. Определите: к какому разделу учета относиться документ.

Разделы учета:

  1. Касса,
  2. Банк,
  3. Материалы,
  4. Товары,
  5. Основные средства,
  6. Подотчетные лица,
  7. Поставщики,
  8. Покупатели и т. д.

Как работать с поступающими документами

Существует регламентация документов по разделам учета. Это можно прочитать в любом учебнике бухучета. Например, Выписка банка — это документ раздела «Банк», так же называется и регистр, куда вы подошьете этот документ.

Это просто. А вот с документами относящимся к приходу ТМЦ дело обстоит сложнее.

Определите, чем для вашей компании является поступившее ТМЦ: материалом, товаром, основным средством, нематериальным активом или услугой/работой (да и такое бывает)?

Материал — это то, что используется в работе и при этом расходуется, т. е. заканчивается. Например, это бумага, бензин, цемент и прочее. Материал изменяет свою форму: был цемент — стало бетонное изделие.

Товар в отличие от материала не используется в работе, оно приобретается для дальнейшей реализации, т. е. для продажи. Это единственное его отличие. А на практике товаром может быть и бумага, и бензин, и цемент — смотря, чем мы торгуем.
Справочник товаров в программе «1С» называется «Номенклатура».

Основное средство — это некое орудие труда, используемое в работе, которое в отличие от материала не меняет своей физической формы. Т. е. не заканчивается и не расходуется.

Например, это стол, компьютер, автомобиль и т. д. И через несколько лет эксплуатации они останутся столом, компьютером и автомобилем. Только в процессе эксплуатации происходит амортизация (износ) ОС.

В программе «1С» ОС называются фиксированными активами.

Бывает так же, на что некую услугу (работу) выписывают документ, будто бы вам продали товар. Например, СТО заменило масло в двигателе вашего автомобиля, а счет-фактуре вместо «замена масла» пишут «моторное масло такое-то, такое-то количество, по такой то цене».

Задайте себе вопрос: а мы получали фактически это товар на руки? Нет. Тогда — это услуга (работа) и приходовать этот документ нужно соответствующим образом.

7. В какой регистр (журнал) вы подошьете этот документ?

Определите это сразу, и желательно сразу же после обработки подшейте документ на свое место. Бывает правда, что документ пока нельзя «убрать» — он еще требует какой-то доработки или выяснения каких-то обстоятельств. Желательно завести отдельную папку для таких бумаг или отдельный лоток.

Одна из самых плохих недостатков которое могут быть у бухгалтера — это лень. Документ отложенный «на потом», может вызвать массу неприятностей.

Поэтому лучше документы обрабатывать по возможности сразу после получения. Документы, отложенные по объективным причинам, надо дорабатывать сразу же как представляется такая возможность.

8. Определите: будут ли в дальнейшем какие-либо события связанные с этим документом?

Некоторые документы могут в будущем повлечь какие-либо последствия. Например, Уведомление налогового комитета может вызвать в будущем неприятные последствия: арест счета и т. д. Поэтому с такими документами нужно заняться незамедлительно, отложив все прочие дела.

Бывают так же документы, которые могут иметь неприятные последствия после вашего подтверждения их правильности. Например, Акт сверки с указанием вашей кредиторской задолженности — это может быть основанием для подачи иска в суд против вашей компании.

Поэтому если не уверены, лучше оставьте подобные документы на усмотрение руководителя. Иные документы могут потребовать получения других документов.

Например, накладные на приход товара без счет-фактуры. Возможно, так установлено, что ваш контрагент позже выставит вам общую счет-фактуру за определенный период или объем товара.

В таком случае эти накладные надо собирать и сразу же после окончания периода или получения оговоренного объема напомнить поставщику об счет-фактуре.

Здесь же надо упомянуть о следующем: бухгалтер должен держать на контроле своевременное получение необходимых документов.

Документы, об ожидаемом поступлении которых вы знаете, надо требовать от контрагента или ответственного сотрудника в случае не получения в установленные сроки.

Первичные документы в бухгалтерском учете

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34 н (в ред. от 26.03.2007 № 26н)

При необходимости в типовой бланк могут быть включены дополнительные строки, графы, но все реквизиты, предусмотренные утвержденной формой, должны быть сохранены. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим приказом (распоряжением).

Не подлежат изменению только бланки документов по учету кассовых операций согласно Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденному Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20.

В формах, утвержденных Госкомстатом России, предусмотрены зоны кодирования информации, которые заполняются в соответствии с общероссийскими классификаторами.

Коды, по которым нет ссылок на общероссийские классификаторы (например, графы с названием «Вид операции»), предназначены для обобщения и систематизации информации при обработке данных средствами вычислительной техники и проставляются по системе кодирования, принятой в организации.

Кроме того, к учету принимаются самостоятельно разработанные малым предприятием формы, содержащие соответствующие обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом «О бухгалтерском учете».

Самостоятельно разрабатывать можно только те документы, которые не содержатся в альбомах унифицированных форм.

Реквизиты первичных учетных документов

К обязательным реквизитам первичных учетных документов относятся:

  • наименование документа;
  • дата его составления;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции в натуральном и стоимостном выражении;
  • наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личные подписи указанных лиц.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, их передача в бухгалтерию в установленные сроки для отражения в учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечиваются лицами, составившими и подписавшими эти документы.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером.Вместо руководителя и главного бухгалтера в первичных документах могут расписываться другие должностные лица, но их перечень должен быть утвержден руководителем организации и согласован с главным бухгалтером.

Первичный документ — это письменное свидетельство совершения хозяйственной операции (оплаты товара, выдачи наличных денег под отчет и т.п.) и должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.

График документооборота в организации

График документооборота в организации

Для правильного ведения первичного учета разрабатывается и утверждается график документооборота, в котором определяются порядок и сроки движения первичных документов внутри предприятия, поступление их в бухгалтерию.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию (бухгалтеру) должны быть проверены:

  • по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);
  • арифметически (подсчет сумм);
  • по содержанию (связь отдельных показателей, отсутствие внутренних противоречий).

Учетные регистры

После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается отметка, чтобы исключить возможность его двойного использования (например, проставляется дата записи в учетный регистр).

Учетные регистры — это специально приспособленные листы бумаги для регистрации и группировки учетных данных. Ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

По внешнему виду учетные регистры представляют собой:

  1. книги (кассовая, главная);
  2. карточки (учета основных средств, учета материалов);
  3. журналы (свободные либо разграфленные листы).

По видам производимых записей регистры делятся на:

  1. хронологические (регистрационный журнал);
  2. систематические (главная книга счетов);
  3. комбинированные (журнальные ордера).

По степени детализации информации, содержащейся в учетных регистрах, они бывают:

  1. синтетические (главная книга счетов);
  2. аналитические (карточки);
  3. комбинированные (журналы-ордера).

Записи в первичных документах должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, переплетаются и подшиваются в папки. Сдача документов в архив сопровождается справкой.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Исправление ошибок в первичных документах и учетных регистрах . В соответствии со ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» не допускается внесение исправлений в кассовые и банковские документы.

В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься только по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Тот реквизит первичного документа, который подлежит исправлению, зачеркивается четкой, но тонкой чертой, таким образом, чтобы было видно первоначальное значение (содержание) исправляемого реквизита. Рядом от руки делается отметка «Исправленному верить», и исправление заверяется подписью лица, внесшего исправление, с указанием фамилии и инициалов.

Восстановление первичных документов

Восстановление первичных документов

Законодательство о бухгалтерском учете не содержит четко установленных правил, которые регламентируют порядок восстановления первичных документов в случае их утраты.

В ряде нормативных актов определены только сроки хранения первичных учетных документов. Законодательством не установлено, что должна сделать организация в случае утраты документов по не зависящим от нее причинам. В Письме УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411 руководителю организации рекомендуется в случае пропажи или гибели первичных документов:

  • назначить приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели первичных документов, для участия в которой по мере необходимости приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора;
  • предпринять меры по восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно получить у банков, в которых открыты счета организации; договоры, акты, накладные можно запросить у контрагентов и т.д.

Но не всегда можно получить дубликаты всех утраченных документов, например, при наличии большого числа контрагентов, в силу отсутствия поставщиков (покупателей) по ранее известным адресам либо по причине отсутствия таких контактов. Таким образом, по объективным причинам организация не сможет восстановить все утраченные первичные документы.

Практический вопрос: что делать в этом случае? Следует ли ставить налоговый орган в известность?

По мнению ряда специалистов, ставить налоговую инспекцию в известность необязательно, тем более что это не поможет избежать возможной ответственности, а отсутствие первичных документов может грозить штрафом в соответствии со ст. 120 НК РФ.

В данном случае налогоплательщик может выбрать три варианта действий:

  1. По возможности восстановить утраченные документы (хотя бы частично).
  2. Произвести исправительные записи по не подтвержденным документально расходам и отразить исправления в уточненной декларации по налогу на прибыль за отчетный год, ведь не подтвержденные документально затраты в налоговом учете расходами не признаются.
  3. Дать возможность представителям налогового органа в случае налоговой проверки определить суммы, подлежащие уплате в бюджет, расчетным путем на основании имеющихся у налогоплательщика данных, а также на основании данных об иных аналогичных налогоплательщиках (пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ).

Федеральный закон «О бухгалтерском учете»

Статья 9. Первичные учетные документы

  1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
  2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

    а) наименование документа;
    б) дату составления документа;
    в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
    г) содержание хозяйственной операции;
    д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
    е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
    ж) личные подписи указанных лиц.

  3. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

    Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

  4. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.

    Своевременное и надлежащее оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

  5. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
  6. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.
  7. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
  8. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

    Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Проверка соблюдения правил редакционного оформления примечаний

Правила эти полезны прежде всего тем, что помогают добиться единообразия в оформлении примечаний каждого вида и избавляют от раздумий по поводу технических вопросов.

Внутритекстовые примечания к цитатам:

1. Заключаются в круглые скобки; это касается и примечаний-знаков, выражающих отношение автора к цитируемому тексту:

Цитата (!); цитата (?).

2. Начинаются со строчной буквы, если первое слово не имя собственное.

3. Заканчиваются инициалами автора примечания, которые отделяются от текста точкой и тире; инициалы принято выделять курсивом. Например:

Ннннн н н н н н н н (разрядка моя.- A.M.).

Из последнего правила делается исключение, когда примечание представляет собой расшифровку местоимения в цитате и читателю ясно, что расшифровка не является частью цитаты. В этом случае инициалы после текста расшифровки не ставят и заменяют — не всегда — круглые скобки прямыми (квадратными). Например:

Он долго стоял у дома.

Квадратные скобки предпочтительнее, так как они традиционно обозначают тексты, введенные составителем или редактором в чужой текст. Таковы, например, расшифровки сокращенных слов в письмах и документах: п ч.

Второе исключение касается выделения инициалов. В случаях, когда по техническим причинам курсив использовать нельзя, лучше вообще не выделять инициалы, чем выделять их шрифтом полужирного начертания. Резкое графическое подчеркивание инициалов неоправданно по смыслу самого выделения, нужного только по ходу чтения.

Внутритекстовые примечания в инструктивно-уставной и справочной литературе:

1. Начинаются словом Примечание (когда оно относится к одному примечанию) или Примечания (если за ним подряд следуют несколько примечаний). Слово это выделяется графически, чаще курсивом или разрядкой, и отделяется от текста примечания точкой (если стоит в единственном числе) или двоеточием (когда стоит во множественном числе). Например:

Учетно-издательский лист равен 40 000 печатных знаков. Под знаками подразумеваются видимые печатные знаки (буквы, знаки препинания, цифры и т. п.) и каждый пробел между словами.

Примечание. К учетно-издательскому листу приравниваются 700 строк стихотворного произведения и 3000 см2 графического материала.

Примечания: 1. Сокращения: ж.-д. (вместо железнодорожный), с.-х. (вместо сельскохозяйственный) и т. п. набирают через дефис.

2. Через дефис же следует набирать такие слова, как 7-часовой (семичасовой), 5-дневная (пятидневная) и т. п.

2. Набираются шрифтом пониженного кегля или со втяжкой (на более узкий формат).

3. При нескольких примечаниях подряд нумеруются одним из двух способов:

— без повторения слова Примечание перед порядковым номером и обозначением всей группы примечаний словом Примечания (как это показано в приведенном выше примере);

— с повторением слова Примечание перед каждым порядковым номером для более сильного графического отделения каждого примечания, например:

С двумя н пишутся прилагательные глагольного происхождения на -ованный, -ёванный. например: балованный ребенок, рисованный проект, корчеванный участок.

Примечание 1. В прилагательных кованый и жеваный сочетания -ов и ев- входят в состав корня, а не суффикса.

Примечание 2. В существительных, образованных от страдательных причастий и отглагольных прилагательных, пишется два н или одно н в соответствии с производящей основой, например:

а) бесприданница, воспитанник, данник, избранник, священник, утопленник;

б) вареник, копчености, мороженое, мученик, труженик, ученик.

4. При нумерации без повторения слова Примечание расположение строк может быть различным

— не только таким наиболее распространенным, как в приведенном выше примере, но и иным: слово Примечания ставится в отдельную строку, а текст каждого примечания начинается с абзацного отступа, например:

Примечания:

1. Сокращения ж.-д. (вместо железнодорожный), с.-х. (вместо сельскохозяйственный) и т. п. набирают через дефис.

2. Через дефис же следует набирать такие слова, как 7-часовой (семичасовой), 5-дневная (пятидневная) и т. п.

— все примечания, когда требуется особая компактность, помещаются в подбор, перед каждым порядковым номером (кроме первого) ставится тире или другой графический знак, способный резко обозначить начало нового примечания, а сами номера нередко выделяются полужирным, например:

Примечания: 1. Сокращения ж.-д. (вместо железнодорожный), с.-х. (вместо сельскохозяйственный) и т. п. набирают через дефис.- 2. Через дефис же следует набирать такие слова, как 7-часовой (семичасовой), 5-дневная (пятидневная) и т. п.

Подстрочные примечания:

1. Связываются с текстом при помощи знаков сноски; главным образом цифр — порядковых номеров или звездочек на верхнюю линию шрифта. Одинаковые знаки сноски ставятся в тексте у того места, к которому относится примечание, и перед самим примечанием внизу полосы:

Если знак сноски может быть поставлен в нескольких местах текста, то предпочитают то, в котором читателю удобнее сделать перерыв в чтении, т. е. после законченной мысли.

Если знак сноски надо поставить после слова, за которым следует знак препинания, то знак сноски размещают перед точкой, запятой, точкой с запятой, двоеточием, тире, но после многоточия, вопросительного и восклицательного знаков.

Не следует путать точку как пунктуационный знак с точкой — знаком сокращения. Знак сноски ставится всегда за точкой — знаком сокращения, и, если сокращенным словом, у которого стоит знак сноски, заканчивается предложение, точку как пунктуационный знак принято не ставить вообще:

Это было в 1965 г.2 Поздней осенью…

Знак сноски может быть поставлен и перед закрывающей скобкой или закрывающими кавычками, и после них. Перед ними, если относится только к последнему слову или словосочетанию текста в скобках или кавычках, и после них, если относится ко всему тексту в скобках или кавычках.

Иногда в качестве знака ссылки используют цифру-номер или звездочку с закрывающей скобкой (тоже на верхнюю линию)

Делают это, во-первых, тогда, когда двух видов знака ссылки для издания не хватает (например, требуется по-разному обозначить подстрочные примечания авторские и редакционные, к тексту и к таблицам, примечания подстрочные и затекстовые), и, во-вторых, тогда, когда знак ссылки надо поставить возле цифры или математического символа, чтобы читатель не путал знак ссылки с показателем степени или с математическим условным обозначением.

В качестве основных знаки ссылки с закрывающей скобкой вышли из употребления, так как скобка в обычных случаях — явно лишний наборный знак, только усложняющий набор.

2. Обозначаются подстрочные примечания:

звездочкой:

а) когда подстрочных примечаний немного, преимущественно по одному на страницу (нумерация каждый раз одной цифрой 1 лишена смысла), и встречаются они не часто;

б) когда текст по своему характеру приближается к художественному, а подстрочных примечаний не свыше двух-трех на страницу (при большем числе примечаний звездочки нежелательны: четыре-пять звездочек, вытянутых в ряд, портят внешний вид полосы, чрезмерно увеличивают абзацный отступ у первых примечаний и несколько затрудняют чтение, так как читателю, хоть и мгновение, но приходится подсчитывать число звездочек в поисках примечания с многозвездным знаком ссылки).

цифрой — порядковым номером:

а) когда на каждую страницу приходится преимущественно по нескольку подстрочных примечаний или

б) когда подстрочные примечания следуют часто одно за другим (при сквозной нумерации).

3. Нумеруются подстрочные примечания:

а) пополосно (поколонно):

— если в качестве знака ссылки употреблена звездочка;

— если подстрочных примечаний немного и встречаются они не часто; в этом случае порядковые номера примечаний в полосах набора в большинстве случаев не разойдутся с номерами их в рукописи и править набор из-за несоблюдения номеров подстрочных примечаний не придется;

б) насквозь (по всей книге или главе), если подстрочных примечаний на странице много или если они встречаются часто. В этом случае порядок примечаний в полосе (колонке) набора далеко не всегда совпадет с порядком их на странице машинописного оригинала — примечание второе или третье на странице оригинала окажется, например, первым на полосе верстки и при постраничной нумерации его номер, набранный по оригиналу, будет иным, чем порядковый номер примечания на полосе. Значит, потребуется исправить и строку текста со знаком ссылки и первую строку примечания во всех случаях несовпадения, т. е., по подсчету, примерно в половине примечаний. Вот почему в таких случаях предпочтительна сквозная нумерация, при которой номер примечания в оригинале и в набранном тексте всегда совпадет.

Правда, сквозная нумерация тоже не лишена недостатков. При выброске или вставке примечания, строго говоря, требуется исправить нумерацию всех примечаний, следующих за выброшенным или вставленным. Но в этом случае можно прибегнуть к не совсем законному, но допустимому приему — литерной нумерации при вставке (нннн10a; ннннн10б) и двойным номерам при выброске (нннннн10, ннннн11-12, нннн13). Второй, более мелкий недостаток сквозной нумерации при очень большом числе примечаний — длинные (трехзначные) порядковые номера: они слишком отделяют знаки препинания от слов в тексте и портят внешний вид полосы. Этого недостатка можно избежать с помощью поглавной нумерации. Экономические же выгоды сквозной нумерации столь очевидны, что выбор при значительном числе примечаний должен пасть именно на нее.

При оригинале-макете сквозная нумерация, естественно, не нужна, так как страница оригинала-макета совпадает с наборной полосой.

4. Размещаются подстрочные примечания при двух- и многоколонном наборе под своей колонкой (при этом используется и поколонная, и пополосная нумерация, помимо сквозной).

5. Подстрочные примечания завершаются указанием авторской принадлежности примечания в тех случаях, когда наряду с авторскими встречаются примечания и редактора или переводчика.

Форма такой пометы: Прим. автора; Прим. перев.; Прим. ред.

Помету обычно отделяют от текста примечания точкой и тире и выделяют курсивом или заключают в круглые скобки, также выделяя курсивом.

Пометой сопровождают не все примечания, а только те, которых меньше. Например, если большая часть примечаний принадлежит автору и лишь несколько — редактору, то помету ставят лишь у редакторских примечаний, и наоборот.

Затекстовые примечания:

1. Связываются с текстом при помощи знаков выноски (отсылки), в качестве которых употребляют вынесенные на верхнюю линию шрифта цифры, обозначающие порядковый номер примечания. Одинаковый знак выноски ставится в тексте у того места, к которому относится примечание, и перед самим примечанием.

Звездочка как знак выноски употребляется только для примечаний, входящих в научно-справочный аппарат литературно-художественного издания, — здесь же речь идет об авторских затекстовых примечаниях.

2. Нумеруются насквозь. Лучше, когда через всю книгу, а не поглавно или по разделам. При сквозной нумерации по главам работа читателя над книгой очень усложняется: надо знать, какую главу читаешь, найти рубрику главы в примечаниях, а уж затем разыскать соответствующий номер примечания.

3. Сопровождаются ссылкой на страницу, где напечатан текст, к которому относится примечание, если возможен обратный путь — от примечания к тексту. Номер страницы отделяется от текста примечания точкой и тире или заключается в круглые скобки и выделяется курсивом, слово с. (стр.) при этом ставится не всегда:

Поиск ответа

Всего найдено: 22

Вопрос № 227931

Скажите, пожалуйста, как правильно оформлять примечание. 1. Примечание: содержательно речь о …. — надо писать с заглавной или строчной буквы текст после слова «примечание» 2. Вы пишете в предыдущих ответах, что есть варианты оформления редакторских примечаний. Хотелось бы знать точно, какой из вариантов правильный: (примечение — Ред.). или (прим.ред.). Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

1. Как правило, оформление следующее: _Примечание. Содержательно…_ 2. Возможные варианты: _Текст примечания. — Примеч. ред._ и _Текст примечания. (Примеч. ред.)_

Вопрос № 227705

И Правила русской орфографии и пунктуации (ПРОП) 2006 г.(Под ред. В. В. Лопатина. М.: Эксмо, 2006), и новый академический «Русский орфографический словарь» (2-изд. М., 2005), и «Справочник издателя и автора» (СИА) под ред. Мильчина (М.: ОЛМА-пресс, 2003) предписывают написание с прописной буквы всех трех слов в названии ‘Содружество Независимых Государств’. В ПРОП (разд. «Орфография», § 170) это объясняется тем, что СНГ относится к «государственным объединениям». В СИА (п. 3.8.3), где понятию «государственное объединение» придается, судя по всему, иной смысл, говорится, что в названиях «групп, союзов и объединений государств» с прописной буквы пишется первое слово, а также собственные имена, однако в приведенном там списке примеров СНГ объявлено исключением: ‘Европейское экономическое сообщество… Лига арабских государств… НО: Содружество Независимых Государств’. Подобное написание развернутого названия СНГ тем более удивительно, что ПРОП-2006 (разд. «Орфография», § 170) вполне резонно рекомендуют писать с прописной буквы только первое слово в названиях высших учреждений РФ типа ‘Государственная дума, Федеральное собрание, Конституционный суд, Вооруженные силы’ — невзирая на их «торжественное» написание в Конституции РФ. («Поддерживаемая лингвистами тенденция к употреблению прописной буквы только в первом слове» таких названий констатируется и в СИА (п. 3.11.2, прим.).) Ваше мнение?

Ответ справочной службы русского языка

В действительности здесь два разных вопроса. Первый — об административно-территориальных наименованиях, таких как Содружество Независимых Государств). Здесь и чиновники, и лингвисты согласны в том, что все три слова в этом наименовании нужно писать с большой буквы.
Второй вопрос — о названиях органов власти, организаций, учреждений. Лингвистические справочники предписывают ипользовать большую (прописную) букву только как первую букву в названии правительственного государственного учреждения, органа власти (и поэтому написание _Государственная дума_ логично). Но сложившаяся практика письма иная: в названиях многих государственных учреждений прописная буква встречается более чем один раз. К сожалению, привести к общему знаменателю написания названий госучреждений очень трудно, так как каких-либо закономерностей в чрезмерном употреблении прописных букв не прослеживается. Наша точка зрения: названия правительственных учреждений нужно писать так, чтобы затруднения с прописной буквой не возникали. Поэтому позиция нового справочника кажется нам обоснованной.

Вопрос № 225597

Можно ли использовать суффикс -чик- при образовании ласкательных имен (прим. Ольга — Ольчик, Ира — Ирчик), на сколько это будет правильно с точки зрения словообразования?

Ответ справочной службы русского языка

Вопрос не в том, «можно или нельзя», а в том, используется ли в действительности такая словообразовательная модель. Да, в разговорной речи такое словообразование распространено.

Вопрос № 215699

Допустим, есть сноска, полностью принадлежащая редактору книги. Как лучше пунктуационно оформить примечание редактора в конце предложения: (Прим. ред.) или: . — Прим. ред. Спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

(Текст примечания. — Прим. ред.) или Текст примечания (прим. ред.).

Вопрос № 211999

Уважаемые знатоки! Подскажите, пожалуйста, нужнs ли запятst в следующих случаях и почему: 1)…существенная ее часть содержится в величине Т или в величине(,) ей обратной — частоте F. 2)В высокочастотной части спектра(,) выше 2000(,)амплитудные компоненты в этом случае уступают спектральным составляющим… 3)…Функция имеет вид импульсов(,) по форме близких к треугольникам… А также правильны ли такие предложения: 1)При этом импульсы… синхронны (с) основному(ым) тону(ом) речевого сигнала. 2)В связи с вышесказанным(,) процедура сравнения усложняется (какова зависимость?!- прим. мое) в силу…вариативности речи. 3)…Синтезированная… речь должна удовлетворять правилу: исходная и синтезированная речь не должны на слух отличаться(,) либо это отличие должно быть минимальным. Извините, что многовато, но накопилось. Заранее спасибо.Поверьте, это очень важно.

Ответ справочной службы русского языка

1. Запятая не требуется, так как определяемое существительное само по себе не выражает нужного смысла. 2. Пояснительный член предложения (_выше 2000_) лучше выделить с двух сторон с помощью тире. 3. Если основной смысл содержится в определении (_по форме близких к треугольникам_), то запятая не требуется по той же причине, что и в пункте 1.
1. Лучше: _синхронны с_. 2. Обособление обстоятельств, выраженных существительным с предлогом, факультативно (не обязательно). В данном случае запятую лучше не ставить. 3. Запятая нужна между частями сложного предложения.

Вопрос № 209898

Как лучше написать: АО СПЗ или АО «СПЗ»? Прим. СПЗ — Степногорский подшипниковый завод.

Ответ справочной службы русского языка

Правильно: _АО «СПЗ»_.

Вопрос № 201907

Добрый день! Подскажите пожалуйста, есть ли какое-нибудь общепринятое сокращение слова, обозначающего «приблизительно», «примерно», «около». Что-то вроде «ок.» или «прим.» или употребление таких сокращений неприемлемо? Огромное спасибо за ваши исчерпывающие компетентные ответы!

Ответ справочной службы русского языка

Сокращение слов _около_ — _ок._; _приблизительно — прибл._ (с точками). Страницы: первая 1

Первичные документы

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *